Законно ли контролировать личную переписку работников с использованием электронной почты компании

Содержание

По мотивам вопроса, который устроил небольшой холивар. Большая часть хаброжителей сошлась на том, что чтение руководителем организации (да и кем угодно) корпоративной переписки своих сотрудников незаконно и нарушает конституцию, гарантирующую нам тайну переписки. Посмотрим, как же обстоят дела в законодательстве на самом деле.

Позиция сотрудника организации

Конституция РФ (ст. 23 Конституции РФ), «каждый гражданин имеет право на тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений. Ограничение этого права допускается только на основании судебного решения».
То есть законодательство РФ не дает работодателю права контролировать переписку сотрудников. Более того существует ст. 138 Уголовного кодекса РФ, которая гласит:
«Нарушение тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных или иных сообщений граждан наказывается штрафом в размере до 80 тыс. рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев, либо обязательными работами на срок от 120 до 180 часов, либо исправительными работами на срок до одного года».

Позиция работодателя

Корпоративная электронная почта принадлежит компании. Она должна использоваться сотрудником только для выполнения им служебных обязанностей и не предназначена для ведения личной переписки. Работодатель оплачивает почтовый трафик, используемый сотрудниками в личных целях, и их рабочее время, потраченное на личное общение. Он же будет нести убытки в случае утечки конфиденциальной информации.
Из собранных материалов, например, законно ли следить за сотрудниками, сделан основной вывод, что cт. 10 ч. 4 ФЗ РФ от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» гласит: «Обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, вправе применять при необходимости средства и методы технической защиты конфиденциальности этой информации, другие, не противоречащие законодательству Российской Федерации, меры».

Позиция юриста

Тайна переписки распространяется на лиц, участвующих в ее процессе, только при оплате этих средств и услуг оператора связи самостоятельно.
Служебная переписка организуется в производственных целях в рабочее время при помощи технических средств, принадлежащих организации. Если сотрудник включает в этот процесс личные мотивы и цели, то подобные действия можно рассматривать как удовлетворение личных потребностей за счет организации, что, соответственно, попадает под действие УК РФ или КоАП РФ со всеми вытекающими для данного лица последствиями.
То есть вся переписка, осуществляемая в рабочее время при помощи технических средств, принадлежащих данной организации, и по оплаченным ею каналам связи или передачи данных, является служебной, даже если таковая ведется в нерабочее время.

Действия руководителя (юриста)

Указать в Уставе организации, кто является собственником всех материальных, технических и интеллектуальных (информационных) ресурсов, в том числе и содержимого служебной переписки, которая осуществляется сотрудниками организации в служебное время и при помощи технических средств, принадлежащих организации.

Установить в организации режим коммерческой тайны (согласно ст. 10 ч.1 Закона «О коммерческой тайне»). Руководитель должен издать приказ, определяющий права доступа сотрудников к информации, носящей конфиденциальный характер.

При заключении с сотрудником трудового договора необходимо включить пункт, по которому работодатель оставляет за собой право контроля деятельности сотрудника на рабочем месте в служебное время, в том числе проверку содержимого служебной переписки, каким бы способом она ни велась (на бумажных носителях, при помощи электронной почты).

Читать корпоративную почту можно и порой даже необходимо.

чтение корпоративной почты
гадкий начальник
что нам Конституция

Законно ли чтение корпоративной электронной почты?

Позиция сотрудника организации

Позиция работодателя

Позиция юриста

Действия руководителя (юриста)

Читать корпоративную почту можно и порой даже необходимо.

чтение корпоративной почты
гадкий начальник
что нам Конституция

Перехват корпоративной почты: законно ли это?

Контроль служебной переписки — один из элементов безопасности компании любого уровня. Эта задача ложится на соответствующее подразделение или IT-отдел. Просмотр сообщений электронной почты обеспечивает сохранность коммерческой тайны, позволяет своевременно обнаружить сотрудников, работающих на конкурентов.

Технические процессы контроля важны, но не менее важным является юридический аспект. Перехват сообщений можно расценивать как нарушение права на тайну переписки. Такое право определяется законодательством РФ, в частности статьей 23 Конституции, также законом «О связи» от 07 июля 2003 года № 126-ФЗ. Исходя из законодательной базы, единственным законным вариантом перехвата чужих писем является решение суда, получить которое работодателю практически невозможно.

Нарушение статьи 138 Уголовного Кодекса РФ несет за собой уголовную ответственность:

нарушение первой части статьи — штраф до 80 тыс. рублей;
согласно второй части (с использованием служебного положения или специальных технических средств) — штраф до 300 тысяч рублей или лишение свободы до четырех лет;
третья часть регламентирует ответственность за приобретение технических средств несанкционированного контроля за информацией и предусматривает лишение свободы до 3 лет;
согласно статье 32 УК РФ руководитель компании и системный администратор (соучастник) несут одинаковую ответственность.

Несмотря на суровость законодательства в сфере защиты переписки, контролировать корпоративную почту можно, причем на законных основаниях. Для этого необходимо соблюдать ряд требований.

Рекомендации

Наблюдение не должно вестись за личной почтой сотрудников.
Необходимо предупредить работников о проверке корпоративных почтовых ящиков, используя для этого трудовой договор, отдельный документ или нормативный акт, подпись сотрудника об ознакомлении обязательна.
В предупреждении необходимо предусмотреть доведение информации о том, что корпоративная почта не предназначена для личной переписки.
Для использования специальных средств перехвата необходимо издать отдельное распоряжение, обязательно в письменном виде с указанием полной информации о способе контроля, периоде проведения.
Вся отчетная документация о перехвате корпоративной почты должна содержать максимально подробные сведения, она представляется руководителю, издавшему соответствующее распоряжение, копия хранится в IT-отделе.

Таким образом, без предупреждения сотрудника просматривать его переписку незаконно. Приведенные рекомендации помогут работодателю производить перехват (перлюстрацию) корпоративной почты на законных основаниях.

Эксперт-рецензент: Александр Злобин

При перепубликации статьи установка активной индексируемой гиперссылки на источник — сайт Tendence.ru обязательна!

6901 просмотр

Как регулируется слежка

Если грубо, вся переписка, осуществляемая при помощи средств, принадлежащих организации и по оплаченным ею каналам связи, является служебной — даже если она ведётся в нерабочее время. Поэтому если вы пользуетесь рабочим компьютером или рабочим Wi-Fi (даже через личный компьютер) — это уже и есть необходимое условие для слежки. Рабочее время никак не регламентируется, обычно систему мониторинга никогда не выключают. Ведь любой более-менее грамотный работник может настроить систему так, что после того, как он уйдёт с работы, отправится письмо на почту, где он сольёт всё, что хотел слить. Зачем нужна система, если в ней есть такая огромная дыра?

По закону работник не может не знать, что за ним ведётся слежка. Юристы считают, что использование программ контроля законно только при условии наличия соответствующего соглашения между работником и работодателем. Обычно при устройстве на работу подписывают трудовой договор, где написано, что служебная переписка будет контролироваться: юристы включают в договор пункт, согласно которому работодатель оставляет за собой право контроля деятельности работников в рабочее время. Есть отдельные соглашения NDA, где даётся определение конфиденциальной информации.

В уставах организаций, как правило, указано, что компания является собственником всех материальных, технических, информационных и интеллектуальных ресурсов, в том числе и служебной переписки, которая осуществляется работниками организации с помощью всех этих средств. Кроме того, в организациях обычно действует режим коммерческой тайны. Если система безопасности вводится на уже существующем предприятии, всем работникам дают на подпись соответствующие документы.

Увольняем за разглашение информации, составляющей коммерческую тайну

Трудовой договор может быть расторгнут работодателем в случае однократного грубого нарушения работником трудовых обязанностей – разглашения охраняемой законом тайны. Проанализируем, что подпадает под разглашение. Рассмотрим пошагово, как уволить сотрудника за это. Какие доказательства должен собрать работодатель? Какие документы оформить и что в них предусмотреть?

Жижерина Юлия
юрист частной практики, независимый эксперт по трудовому праву

Суды об электронной переписке в трудовых отношениях

В заключительной части цикла статей расскажем, как суды оценивают электронную переписку, которая ведется в рамках трудовых отношений. Проанализируем судебную практику, в которой рассмотрены ситуации, когда через Интернет по электронной почте направлялись следующие документы: с просьбой работника выслать трудовую книжку по почте, уведомлением сотрудника от открытом больничном листке, а также письмо-поручение руководителя подчиненному.

Наталья Храмцовская

к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов

Если такая личная переписка велась сотрудником в рабочее время и с использованием служебных устройств;
Если работодатель официально и формально (например, на уровне трудового договора или внутреннего трудового распорядка) запретил сотруднику вести личную переписку в рабочее время, и сотрудник явно с этим согласился.

«После того как сотрудник возразил, что использует учётную запись только для служебных целей, работодатель продемонстрировал ему распечатку всех его сообщений за 8 дней на 45 страницах. Среди них были письма сотрудника его брату и невесте, а также пять сообщений не со служебной, а с личной электронной почты», — говорится в материалах дела. За нарушение правил внутреннего распорядка компании инженер был уволен. В пояснении к решению говорилось: «Строго запрещено нарушать порядок и дисциплину внутри помещений компании, и особенно — использовать компьютеры, копировальную технику, телефоны, факс-аппараты для личных целей». Сотрудник же обвинил работодателя в нарушении его права на неприкосновенность частной жизни, записанное в конституции и уголовном кодексе страны.

Необходимо пояснить, что в данной ситуации работодатель находится под защитой трудового кодекса, в котором говорится, что работодатель имеет право контролировать, каким образом сотрудник выполняет свои служебные обязанности. ЕСПЧ отклонил иск, мотивировав это тем, что сотрудник был заранее уведомлён о запрете на пользование служебным оборудованием для личных целей. Кроме того, незадолго до этого коллега инженера был уволен по той же причине, таким образом, инженер не мог не знать, что руководство компании контролирует письма сотрудников.

Ну и что, спросите вы – какое отношение к российским сотрудникам и работодателям имеет решение какого-то ЕСПЧ по делу румынского инженера к румынской же компании? Оказывается, довольно непосредственное: данное решение ЕСПЧ является действительным для 47 стран Совета Европы, включая Россию. И хотя данное решение не имеет юридически обязательного значения для российских судов, выводы ЕСПЧ должны учитываться судами при рассмотрении схожих дел.

В то же время обсуждаемое постановление ЕСПЧ не надо экстраполировать. То есть, что работодатель во всех случаях, касающихся выполнения сотрудником трудовой функции, вправе любым способом контролировать в том числе и его частную (личную) жизнь — использование интернета, хранение в офисе личных вещей, прослушивание телефонных разговоров и видеомониторинг, проверка корреспонденции и т.п. Такой контроль возможен, однако для этого необходимо соблюдение ряда условий: получение предварительного письменного явно выраженного (не общего) согласия работника, влияние контролируемой информации о личной жизни работника на возможность выполнения им трудовой функции и т.д.

Решение ЕСПЧ вновь заостряет внимание на весьма неоднозначных в своём решении вопросах о том, как далеко может распространяться контроль работодателя за сотрудниками, может ли он захватывать и личное «виртуальное» пространство сотрудника, например, его переписку с помощью электронных средств связи? И как обеспечить при этом баланс интересов работника и работодателя?

Подготовлено по материалам СМИ

Легитимность негласного просмотра корпоративной почты

Практически во всех российских банках и многих крупных компаниях распространена практика негласного чтения службами безопасности почтовых отправлений. В этой статье я хотел бы рассмотреть, насколько законна эта практика, и как ее легализовать с юридической точки зрения.

Являясь юристом, я, по роду своей деятельности, неоднократно привлекался к построению систем экономической и долговой безопасности компаний, в первую очередь, для разработки правового обеспечения деятельности служб безопасности и взыскания. Пример – перлюстрация почты.

Контроль за той информацией, которую сотрудниками пересылают в своих информационных сообщениях за пределы компании, является жизненно необходимым для многих работодателей. Ежегодно умышленные утечки информации, а также, совершенные по неосмотрительности, наносят многомиллионные убытки отечественным компаниям. Срываются сделки, уходят клиенты, разгораются крупные корпоративные скандалы – не раз причиной этому был, так называемый, «слив инсайда», то есть разглашение сведений составляющих конфиденциальную информацию, коммерческую тайну или ноу-хау участника рынка. При этом профилактика возможной утечки информации, как это обычно бывает, могла бы предотвратить многие из утечек.

Однако, например, с профилактикой проверки отправлений конфиденциальной служебной информации по корпоративной почте могут возникнуть проблемы. Если сотрудники службы безопасности просто втайне от отправителя-работника будут читать его корреспонденцию (перлюстрация почты), то они формально нарушают статью 23 Конституции РФ и часть 1 статьи 138 Уголовного Кодекса РФ, что чревато проблемами с законом не только для них, но и для руководства компании:

Каждый имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени.
Каждый имеет право на тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений. Ограничение этого права допускается только на основании судебного решения.

Нарушение тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных или иных сообщений граждан — наказывается штрафом в размере до восьмидесяти тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев, либо обязательными работами на срок от ста двадцати до ста восьмидесяти часов, либо исправительными работами на срок до одного года.

Таким образом, как таковая в чистом виде перлюстрация почты силами собственных сотрудников банка, то есть без наличия разрешения суда не законна. Однако, на мой взгляд, действующее российское законодательство, а также практика Европейского Суда По Правам Человека позволяют банкам и компаниям, при правильном документальном оформлении процесса, знакомиться с сообщениями, отправляемыми работником по корпоративной электронной почте.

Для начала я предлагаю читателю познакомиться с одним интересным решением ЕСПЧ.

Копланд против Соединенного Королевства (Copland v. United Kingdom) (N 62617/00)
По материалам Постановления Европейского Суда по правам человека от 3 апреля 2007 года (вынесено IV Секцией)
Обстоятельства дела
Заявительница работала в колледже поствысшего образования, статутном учебном заведении, управляемом государством, в качестве личного помощника директора. Начиная с конца 1995 года ей пришлось тесно сотрудничать с заместителем директора. По требованию заместителя директора был установлен контроль использования ею телефона, электронной почты и Интернета.

По утверждению государства-ответчика, это было сделано для того, чтобы убедиться в том, что она не использует оборудование колледжа в личных целях. Мониторинг использования телефона предусматривал анализ телефонных счетов колледжа, указывавших вызываемые телефонные номера, дату и время звонков, а также их продолжительность и стоимость; мониторинг использования Интернета заключался в анализе посещавшихся сайтов, дат и продолжительности визитов, а мониторинг электронной почты — в анализе адресов, дат и времени отправки электронных сообщений. В период этих событий правила мониторинга в колледже не были разработаны. В английском праве также отсутствовали общие гарантии защиты личной жизни, но впоследствии было принято законодательство, регулировавшее перехват сообщений и обстоятельства, при которых работодатели могли записывать или контролировать сообщения работников без их согласия.
Вопросы права. Колледж представляет собой публичное учреждение, за действия которого государство-ответчик несет ответственность для целей Конвенции. Следовательно, вопрос касается негативного обязательства государства-ответчика не допускать вмешательства в личную жизнь и тайну корреспонденции заявительницы. Вопрос о пределах личной жизни.

Телефонные звонки из служебных помещений охватываются понятиями «личной жизни» и «корреспонденции». Отсюда следует логичный вывод о том, что электронные сообщения, отправленные с работы, должны быть защищены аналогичным образом, как и информация, полученная в результате мониторинга личного использования Интернета. Заявительница не была предупреждена о том, что ее звонки могут подвергаться мониторингу, и, следовательно, имела обоснованное ожидание в отношении тайны переговоров по своему рабочему телефону. Те же ожидания должны распространяться на электронную почту и использование Интернета.
Вопрос о наличии вмешательства в осуществление прав. Тот факт, что данные могли быть законно получены колледжем в виде счетов за телефонные разговоры, не является препятствием для установления вмешательства. Не имеет значения и то, что эти данные не раскрывались третьим лицам и не использовались против заявительницы в дисциплинарном или ином разбирательстве. Сбор и хранение без ведома заявительницы персональной информации, относящейся к использованию телефона, электронной почты и Интернета, представляли собой вмешательство в ее право на уважение личной жизни и корреспонденции.
Вопрос о том, было ли вмешательство в права осуществлено в «соответствии с законом». Чтобы отвечать требованию предсказуемости, формулировки закона должны быть достаточно ясными, обеспечивая достаточное представление об обстоятельствах, при которых власти вправе прибегнуть к предусмотренным им мерам. Довод государства-ответчика о том, что колледж в соответствии с его статутными правами был уполномочен предпринимать «все необходимое или целесообразное» для осуществления образовательной деятельности в области высшего и последующего образования, является неубедительным. Кроме того, отсутствуют данные о существовании в период событий каких-либо положений в общем законодательстве страны или локальных нормативных актах колледжа, устанавливавших обстоятельства, которые давали работодателю право осуществлять мониторинг использования работниками телефона, электронной почты и Интернета. Поэтому, оставив открытым вопрос о том, может ли мониторинг использования работником на рабочем месте телефона, электронной почты или Интернета при определенных обстоятельствах считаться «необходимым в демократическом обществе» для достижения законной цели, Европейский Суд заключает, что в отсутствие в законодательстве страны каких-либо положений, регулирующих такой мониторинг на момент событий, вмешательство не соответствовало закону.

Постановление
По делу допущено нарушение требований Статьи 8 Конвенции (принято единогласно).

Компенсация
В порядке применения Статьи 41 Конвенции. Европейский Суд присудил выплатить заявительнице 3000 евро в счет компенсации причиненного ей морального вреда.

Обращаю внимание читателей на то, что в своем решении ЕСПЧ основной акцент сделал не на незаконность мониторинга, как такового, а на недопустимость его без ведома контролируемого лица. Но об этом чуть ниже. Теперь перейдем к анализу российского законодательства. На мой взгляд, тут не следует лезть в юридические дебри, так как правильные ответы лежат на поверхности (подчеркиваю, что я пишу по корпоративным ящикам и, возможно, рабочим телефонам).

Для начала, все та же Конституция РФ – п. 3 статьи 17 КРФ: « Осуществление прав и свобод человека и гражданина не должно нарушать права и свободы других лиц».
Смотрим Гражданский Кодекс Российской Федерации: Адреса и ресурсы принадлежат работодателю на праве собственности или пользования — отсюда его гражданско-правовые полномочия (права) по их использованию (в том числе — просмотру). Право пользования ими у работника возникает лишь в силу прямого согласия работодателя в рамках исполнения им трудовых функций.
Третий ключевой момент – нормы Трудового Кодекса РФ Статья 21 ТК РФ: работник обязан: добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором; соблюдать правила внутреннего трудового распорядка (Отсюда первый вывод – необходимо подготовить для своего банка — ПВТР с указанием на то, что электронку и рабочие телефоны нельзя использовать в личных целях или передавать через них служебную информацию посторонним лицам, не в рамках исполнения возложенных на работника должностных обязанностей); бережно относиться к имуществу работодателя.
Статья 22 ТК РФ: работодатель имеет право: требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей и бережного отношения к имуществу работодателя, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка (если в ПВТР есть пункт о том, что работники не должны передавать служебную информацию посторонним лицам – это основание для того, чтобы работодатель мог проверить).
Далее, смотрим международную практику (решения Европейского суда обязательны для России). Выше я выложил постановление ЕСПЧ по делу Копланд против Соединенного Королевства (Copland v. United Kingdom) На чем акцентировал внимание ЕС. Ключевые цитаты:
«Заявительница не была предупреждена о том, что ее звонки могут подвергаться мониторингу, и, следовательно, имела обоснованное ожидание в отношении тайны переговоров по своему рабочему телефону. Те же ожидания должны распространяться на электронную почту и использование Интернета».
«Сбор и хранение без ведома заявительницы персональной информации, относящейся к использованию телефона, электронной почты и Интернета, представляли собой вмешательство в ее право на уважение личной жизни и корреспонденции».

Итак, вырисовывается следующая картина. В соответствии с Гражданским и Трудовым Кодексами работодателю дано право контролировать использование своего имущества, с чем у работника корреспондирует право бережно к нему относиться и добросовестно исполнять свои обязанности.

При этом ЕСПЧ указывает на обязательную открытость контроля, то есть работник должен быть уведомлен, что его почту могут читать, а телефон прослушивать. Это мысль правильная. ЕСПЧ в плане ограничил возможность злоупотребления правом со стороны работников на тайность переписки, так как дают возможность работодателю обоснованно утверждать, что даже если работник отправил какую-то личную информацию по читаемому сотрудниками безопасности корпоративному электронному ящику, и в рамках аудита почты служба безопасности случайно ознакомилась с данной информацией, то он сознательно не делал из нее тайны, и никаких посягательств на его личные секреты со стороны «безопасников», если они прочтут письмо нет.

Посудите сами, в чем здесь принципиальная разница между направлением какой-то личной информации по открыто читаемому корпоративному ящику или выкладывание ее тем же человеком в общий доступ, скажем, на Интернет-форуме? И в том и в другом случае человек сознает, что его текст будут читать третьим лица, причем не только те, кому текст адресован.

Например, я на подобном форуме создам тему с названием «Сообщение для пользователя такого-то, остальным не читать», потом захожу в тему и вижу, что ее читают, кроме этого человека, еще несколько участников. Совершат ли они тем самым преступление, нарушив тайну переписки? Ведь название темы ясно будет указывать, что она предназначена лишь одному конкретному участнику форума. Сомнительно, так как для меня и их изначально отсутствует тайность сообщения, так как я создал тему на открытом форуме, где ее может прочитать каждый. В чем же тогда буде принципиальная разница с чтением службы безопасности сообщений по корпоративной почте, если работник до отправки сообщения был официально предупрежден о возможности ее аудита?

А теперь переходим к Уголовному Кодексу.

Статья 138 УК РФ приведена выше, но сначала стоит ознакомиться с Общей частью УК РФ, так как, в свете того, что я написал выше, можно говорить либо об отсутствии события преступления, или об отсутствии состава.

Ст. 8. Основание уголовной ответственности Основанием уголовной ответственности является совершение деяния, содержащего все признаки состава преступления, предусмотренного настоящим Кодексом.
ч.1.ст. 14 УК РФ – понятие преступления — общественно опасное деяние – в нашем случае отсутствует, мы проверяем на законных основаниях использование своего имущества, делаем это открыто, о чем работник уведомлен;
ч. 1 ст. 25 УК РФ ( преступлением, совершенным умышленно, признается деяние, совершенное с прямым или косвенным умыслом) — статья 138 УК РФ предполагает прямой умысел – у нас его нет, мы не пытаемся подсмотреть тайны работника, а опять же, с его ведома, осуществляем свои права. Тут такой пример приведу, работник говорит по телефону в присутствии сослуживцев, которые находятся на законных основаниях в этом же помещении, и случайно включает громкую связь, в результате все слышат разговор полностью, после чего работник обвиняет остальных в том, что они нарушили тайну его телефонных переговоров, однако, в чем было нарушение, в том, что они получили инфу из-за глупости самого «потерпевшего», который позволил им ее получить из-за собственной безалаберности.

Прописать в ПВТР запрет на использование почты и телефона в личных целях;
Прописать в ПВТР право работодателя читать почту и слушать телефоны;
Ознакомить под роспись работника с этими ПВТР. Остается несколько подвешенным вопрос по чтению входящих сообщений на корпоративный ящик работника. Ведь, в них может содержаться личная информация отправителя, охраняемая законом. Конечно, можно не читать подобного рода письма, так как здесь утечки из Вашей компании быть не может. Однако, все же неплохо все в тех же ПВТР обязать работника предупреждать своих партнеров по переписке, которым он сообщает свой корпоративный адрес электронной почты, о возможности аудита сообщений. Да и в сам текст стандартного письма стоит включать информацию об этом.

Если сотрудник не читает корпоративную почту

Если сотрудник не читает корпоративную почту, просматривает сообщения редко или с опозданием по срокам, важно решать эту проблему в кратчайшие сроки, иначе пострадать могут бизнес-процессы.

Казалось бы, мелочь, какое-то электронное письмо, но если начальник привык, что почта — официальный вид связи и планировщик задач, то может устно и не напомнить о том, что в почте ждет письмо. В результате – сорванные сроки и пробуксовка работы отдела.

Если почту не читает новичок в компании, то в этом случае, сотруднику необходимо не просто формально разъяснить обязанности, но и донести, что планирование рабочего времени происходит по текущим задачам, которые приходят на адрес электронной почты.

Важно донести до сотрудника, что это неотъемлемая часть его работы и она важна для эффективной работы всей компании.

Проверьте, владеет ли сотрудник всеми навыками работы в установленной системе. Многие корпоративные почтовые сервисы одновременно являются планировщиком задач, общим календарем встреч, с учетом свободного времени того или иного сотрудника, а также позволяет сортировать письма по отделам, адресатам и сотнями других способов. Если сотрудник не уверен в своих навыках работы с электронной почтой, важно помочь ему в обучении.

Если сотрудник продолжает игнорировать корпоративную почту, возможно, есть другие эффективные способы связи, такие как общение через внутреннюю чат-платформу или регулярные совещания. Однако, если работа всей компании плотно связана именно с почтой (такой подход, например, широко распространен в ритейле), это едва ли поможет.

В конечном счете, важно построить открытую и эффективную коммуникацию между сотрудниками, чтобы все могли эффективно работать вместе, либо, если сотрудник не может соответствовать требованиям компании в этой части, расстаться.

Мониторинг корпоративной почты

Некоторые работодатели могут следить за активностью и производительностью своих сотрудников, чтобы убедиться, что они выполняют свои обязанности и не тратят рабочее время на личные дела. На самом деле, многие работодатели это делают.

По данным карьерных агрегаторов, в каждой третьей компании в России за тем, что делают сотрудники в рабочее время, пристально наблюдают. Это касается и просмотра рабочей почты, и того, какие сайты посещает сотрудник.

И даже если человек подключил свой телефон к корпоративному Wi-Fi, работодатель сможет изучить историю его браузера. Предприятия поступают так, а не иначе в стремлении защитить корпоративные интересы. Например, чтобы убедиться, что сотрудники не направляют клиентам и партнерам дезинформацию, что письма не содержат оскорбительного контекста, который может нанести ущерб репутации компании.

Организации могут мониторить отправляемую и полученную почту, чтобы обнаружить и предотвратить утечку конфиденциальной информации или нарушение правил использования корпоративных ресурсов, таких как запрещенные или незаконные деятельности.

Если возникают подозрения в нарушении правил или кодекса компании, законодательства и в любых других сомнительных ситуациях, корпоративная почта может быть использована для проверки фактов и выяснения обстоятельств происходящего.

Важно отметить, что правила мониторинга корпоративной почты могут различаться в зависимости от страны, но сотрудники обязательно должны быть уведомлены о том, что их почта может быть отслеживаема.

#деловая коммуникация
#управление персоналом
#мониторинг
#корпоративная культура
#коммерческая тайна
#корпоративная почта
#планирование задач