С 1 января 2023 года — проиндексированный МРОТ, который нужно учитывать при расчете отпускных выплат. Также с 2023 года кардинально поменялся порядок уплаты НДФЛ с оплат за отпуск. О порядке и нюансах расчета отпускных в 2023 году расскажем в статье.
- Общий порядок расчета отпускных в 2023 году
- Как определить расчетный период для оплаты отпускных
- Какие выплаты включать в расчет, а какие не учитывать при расчете отпускных
- Какие лимиты нужно учитывать при расчете отпускных в 2023 году
- Как с 2023 года по новым правилам платить НДФЛ с отпускных
- Как уплачивать страховые взносы по отпускным в 2023 году
- Как отражать отпускные в учете
- Частые вопросы
Общий порядок расчета отпускных в 2023 году
Если работаете в бухгалтерской программе, например СБИС, программа рассчитает отпускные автоматически. Чтобы понять, откуда берутся цифры, пользуйтесь нашим пошаговым алгоритмом расчета отпускных.
Расчет отпускных любой сложности в СБИС
Шаг 1. Определите расчетный период. В общем случае это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором работник уходит в отпуск (п. 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922, далее — Положение № 922).
Шаг 2. Посчитайте выплаты сотруднику за расчетный период. В общем случае это заработная плата за указанный период (п. 2 Положения № 922).
Шаг 3. Вычислите средний дневной заработок для оплаты отпуска. По какой формуле считать показатель, зависит от того, полностью сотрудник отработал расчетный период или нет. В любом случае в расчете участвует показатель 29,3 — это среднемесячное число календарных дней в году (ч. 4 ст. 139 ТК РФ, п. 10 Положения № 922).
Расчетный период считается отработанным неполностью, если в расчетном периоде сотрудник был в командировке, официально болел, ходил в ежегодный отпуск или не работал по другим причинам. Полный список исключаемых дней приведен в п. 5 Положения № 922.
Если сотрудник отработал расчетный период целиком, исключаемых дней не было, применяется формула:
Среднедневной заработок за полностью отработанный расчетный период = Заработок за расчетный период/ 12 месяцев / 29,3.
Если были исключаемые периоды, например, в расчетном периоде работник официально болел или ездил в командировку, то такие дни и оплата за них не учитываются при расчете. Формула будет более сложная:
Среднедневной заработок за неполностью отработанный расчетный период = Заработок за расчетный период / (Количество полностью отработанных месяцев × 29,3 + Количество дней в неполностью отработанных месяцах).
Количество дней в неполностью отработанном месяце = 29,3 / Количество календарных дней месяца x Количество отработанных в месяце календарных дней.
Шаг 4. Сравните полученный средний дневной заработок и минимальный. Для дальнейшего расчета в качестве среднедневного заработка берите ту величину, которая больше (п. 18 Положения № 922). Минималку вычисляйте так:
За сколько дней должна производится выплата отпускных?
Минимальный среднедневной заработок = Федеральный МРОТ / 29,3.
Шаг 5. Рассчитайте собственно сумму отпускных. Для этого используйте формулу:
Отпускные = Cреднедневной заработок x Количество дней отпуска.
Шаг 6. Начислите отпускные и страховые взносы с них. Отпускные нужно начислять на основании приказа на отпуск не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884‑6‑1, п. 16 и 18 ПБУ 10/99). Страховые взносы начисляйте одновременно с отпускными или в конце того месяца, когда начислили отпускные (п. 1 ст.
421 и п. 1 ст. 424 НК РФ).
Шаг 7. Выплатите отпускные и удержите НДФЛ в день выплаты. Выплатить работнику начисленные отпускные нужно не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884‑6‑1).
Сотрудник уходит в отпуск в понедельник. Перечислить отпускные нужно в четверг предыдущей недели или раньше.
Пример расчета отпускных
Дни отпуска сотрудника на календаре
Сотрудник (налоговый резидент РФ) уходит в отпуск с 05.06.2023 по 19.06.2023 включительно. Расчетный период: с 01.06.2022 по 31.05.2023. В расчетном периоде, а именно в декабре 2022, работник был на больничном 14 календарных дней. Это исключаемый период, не учитывается при расчете отпускных. Сумма выплат сотруднику за расчетный период, без учета больничных, — 600 000 руб.
Для расчета отпускных определим:
- количество полностью отработанных календарных месяцев — 11. Из них в 2022 году — июнь, июль, август, сентябрь, октябрь, ноябрь, а в 2023 году — январь, февраль, март, апрель, май;
- количество дней в не полностью отработанном декабре 2022 — 16,07 дня [29,3 / 31 x (31 — 14)];
- средний дневной заработок — 1 773,21 руб. [600 000 руб. / (11 мес. x 29,3 дн. + 16,07 дн.)]. Значение больше минимального (16 242 руб. / 29,3), поэтому в расчет берем фактический средний заработок.
Отпуск составляет 14 дней, хотя фактически, за счет праздника, сотрудник отдохнет 15 дней. Дело в том, что праздничный день 12 июня по закону в число календарных дней отпуска не включается и не оплачивается как день отпуска (ст. 120 ТК РФ).
Итого сумма отпускных равна 24 824,94 руб. (1 773,21 руб. x 14 дн.). На руки, за минусом НДФЛ (24 824,94 руб. x 13%), сотрудник получит 21 597,94 руб. (24 824,94 — 3 227).
Страховые взносы начисляем на сумму 24 824,94 руб. «сверху».
Что такое отпускные
Начнем с основ. Сотрудник, уходящий в ежегодный оплачиваемый отпуск, имеет право на выплату среднего заработка за весь отпускной период. Такая денежная выплата называется отпускными.
Ежегодный оплачиваемый отпуск — это период отдыха, гарантированный трудовым законодательством работникам. Отпуск оплачивается работодателем и длится в общем случае 28 календарных дней.
Минимальный срок, за который должны быть выплачены отпускные, составляет три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Осталось разобраться, три календарных или рабочих дня имеются в виду.
Календарные или рабочие?
Действительно, формулировка, использованная в ст. 136 ТК РФ, не содержит уточнений, перечислять отпускные за три календарных или рабочих дня. Однако по общему правилу, если сроки выполнения обязательств не установлены в рабочих днях, их следует исчислять в календарных (ст. 14 ТК РФ).
При этом если окончание срока приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то отпускные перечисляются в предшествующий рабочий день (ч. 8 ст. 136 ТК РФ, Письмо Роструда от 30.07.2014 № Таким образом, правильно, когда отпускные перечисляются за три календарных дня до начала отпуска.
Но есть еще загвоздка: надо ли в трехдневный срок засчитывать сам день выплаты отпускных? Роструд, к сожалению, этот момент не поясняет, зато по этому вопросу есть арбитражная практика.
Сроки выплаты отпускных в 2023 году
Таким образом, согласно действующему нормативно-правовому регулированию, отпуск должен быть оплачен не позднее, чем за три дня до его начала, при условии, что он был плановым, и заявление сотрудника сдано минимум, чем за 3 дня до его начала. Однако необходимо указать, что в Трудовом кодексе отсутствует ограничение на выплату отпускных заранее.
То есть отпуск необходимо выплачивать таким образом, чтобы до дня его начала оставалось три полных календарных дня. Например, если сотрудник будет находиться в отпуске с пятницы, то отпускные необходимо выплачивать во вторник.
Кроме того в Трудовом кодексе прямо не указано, какие дни использовать для расчета сроков выплаты отпускных. Общая практика такова, что срок исчисляют в календарных днях, то есть и в рабочих, и в нерабочих. Это также подтверждается письмом Роструда (от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1). Таким образом, если срок оплаты отпуска приходится на нерабочий день, то оплата должна быть произведена в последний рабочий день.
Также необходимо помнить, что сроки отпусков сотрудников отражают в графике отпусков, который нужно утвердить за две недели до начала года. Однако перед его составлением необходимо определить состав сотрудников, которые будут включаться в этот график.
Узнайте, какие акции и скидки на продукты «1С» доступны для вас прямо сейчас
Расчет сроков выплаты отпускных
Исходя из вышеизложенного, отпускные необходимо выплачивать за три полных календарных дня до начала отпуска. При нарушении этих правил предусмотрена плата процентов за задержку и штрафов (письмо Минтруда от 05.09.2018 № 14-1/ООГ-7157).
Однако существует неясность в случае, когда сотрудник уходит в отпуск с понедельника. В соответствии с правилами расчет и оплата отпускных в данной ситуации должны производиться не позже четверга, так как выплата в пятницу опасна за счет противоречий в судебной практике.
Ранее Роструд уточнял, что при начале отпуска в понедельник отпускные можно оплачивать в пятницу или четверг. Это подтверждается письмами от 06.06.2018 № TЗ/3464-6-1 и от 30.07.2014 № 1693-6-1. Кроме того есть решения судей, которые гласят, что сам день оплаты отпускных засчитывается в трехдневный срок (определения Кемеровского областного суда от 26.01.2017 № 33-942/2017 и Ленинградского областного суда от 06.08.2015 № 33-3731/2015, решение Московского городского суда от 18.02.2014 № 7-764/14).
Однако выплачивать безопаснее в четверг, так как есть противоположные решения судей, гласящие, что перед началом отпуска помимо дня оплаты отпуска должно быть как минимум еще три полных календарных дня. Это подтверждается решениями Пермского краевого суда от 23.01.2018 № 21-46/2018, определении Челябинского областного суда от 17.09.2015 № 11-11043/2015 и Ростовского областного суда от 16.09.2013 № 33-11864.
Даже при условии, что работник отдельно укажет в заявлении на отпуск, что получение им выплат может быть после законодательно установленного срока, это не будет мешать подаче претензии, и работодатель будет оштрафован.
Как учитывать МРОТ при расчете отпускных
В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» работодатель обязан учитывать МРОТ при расчете отпускных.
Пункт 18 содержит важное требование: оценить средний месячный заработок сотрудника, который в расчетный период, установленный на предприятии, отработал свою норму рабочего времени и сделал нормы продукции/услуг. Эта величина не может быть менее федерального МРОТ, который с 1 июня 2022 года установлен на уровне 15 279 рублей. Поэтому для всех летних отпусков 2022 года сравниваем средний заработок с величиной нового МРОТ. Для этого надо определить, отработана ли норма рабочего времени у сотрудника. В зависимости от результата порядок действий такой:
- Если сотрудник работает неполную рабочую неделю и/или сокращенный рабочий день, отпуск считается без учета МРОТ, по общему порядку исчисления среднего заработка для отпуска.
- Если рабочее время отработано полностью, средний дневной заработок умножаем на 29.3, полученную сумму сравниваем с МРОТ — 15 279 рублей.
- Если средний заработок получился меньше 15 279 рублей, то обязательно опираемся на МРОТ при расчете отпускных: 15 279 / 29,3 × число календарных дней отпуска.
Пример 1
Сотрудник идет в отпуск с 4 по 17 июля 2022 года, его средний дневной заработок — 480 рублей.
480 × 29,3 = 14 064
14 064 < 15 279
15 279 / 29,3 × 14 = 7 300,55 рубля — сумма отпускных, начисленных исходя из МРОТ.
Пример 2
Сотрудник идет в отпуск с с 23 мая по 5 июня 2022 года, его средний дневной заработок — 500 рублей. Напомним, что МРОТ 15 279 рублей действует только с 1 июня, а в мае применялся старый МРОТ — 13 890 рублей.
500 × 29,3 = 14 650 рублей
14 650 < 15 279
14 650 > 13 890 рублей
С учетом этих соотношений в мае отпускные рассчитываются по фактическому среднедневному заработку, а в июне — по минимальному.
Определять средний заработок исходя из МРОТ в данном случае придется дважды: отпускные дни мая и июня отдельно:
Дни мая: 500 × 9 = 4 500 рублей.
Дни июня: 15 279 / 29,3 × 5 = 2 607,34 рубля.
Общая сумма отпускных: 4 500 + 2 607,34 = 7 107,34 рубля.
Если средний заработок больше МРОТ, то считаем средний заработок в общем порядке.
Если отпуск совпал с праздником
Частенько у работодателей возникает вопрос: как правильно рассчитать отпускные, если в выбранный работником период попадают праздничные дни или дни переноса?
Согласно ст. 120 ТК РФ, нерабочие праздничные дни в число календарных дней отпуска не включаются, а вот дни переноса уже не попадают под это правило. Дни переноса — это, по сути, выходные дни, совпавшие с праздничными. Переносятся именно выходные дни, поэтому они включаются в продолжительность отпуска и оплачиваются в общем порядке.
Отпуск может быть предоставлен на определенное количество календарных дней или на конкретный период.
Пример. Отпуск на конкретный период
Сотрудник идет в отпуск с 6 по 19 июня. Оплате подлежат 13 дней, так как на этот период выпадает официальный государственный праздник — 12 июня. 12 июня в 2022 году приходится на воскресенье, а понедельник 13 июня стал выходным только за счет переноса с воскресенья. Значит, исключается только один день.
Пример. Отпуск на определенный период
Сотруднику предоставлен отпуск на 7 дней, он начнется 10 июня. Датой его окончания будет не 17, а 18 июня, потому что 12 июня является нерабочим праздничным днем и в число дней отпуска не входит.
Порядок расчета отпускных в 2023 году
За расчетный период при вычислении среднего заработка берется год, предшествующий тому месяцу, в котором человек планирует взять отпуск. То есть если сотрудник с нормированным графиком работы берет отпуск в августе 2023 года, то расчетный период — с 1 августа 2022 года по 31 июля 2023 года.
В коллективном договоре и других трудовых договорах может быть предусмотрен другой период расчета, если он не ухудшает положение сотрудника.
Пример расчета. Жанна планирует в отпуск на семь дней в августе 2023 года. Ее оклад не менялся за последние 12 месяцев и составляет 50 тыс. рублей. Дважды она получала премию в размере оклада, то есть 100 тыс. рублей. Соответственно, среднедневной заработок составит:
(Оклад × 12 месяцев + Сумма премии) / Отработанные рабочие дни за расчетный период = (50 тыс. рублей × 12 месяцев + 100 тыс. рублей) / 351,6 рабочего дня = 1 990,89 рубля.
Это среднесуточный (среднедневной) заработок Жанны. Следовательно, за семь дней отпуска она получит:
1 990,89 рубля × 7 дней = 13 936,23 рубля.
Пример расчета с периодом нетрудоспособности. Коллега Жанны — Оксана зарабатывает столько же и тоже получила премию в 100 тыс. рублей. Однако в октябре 2022 года она была на больничном восемь дней, за который она получила компенсанцию в 5,2 тыс. рублей. Получается, что полностью Оксана отработала только 11 месяцев, или 322,3 календарного дня.
Считаем количество календарных дней, приходящихся на отработанный период в октябре: (31 — 8)/31 × 29,3 = 21,73.
Значит, общее количество отработанных дней Оксаны составит: 322,3 + 21,73 = 344,03 дня.
Соответственно, среднедневной заработок Оксаны составит:
(Оклад × 11 месяцев + Сумма премии — больничные) / Отработанные рабочие дни за расчетный период = (50 тыс. рублей × 11 месяцев + 100 тыс. рублей — 5,2 тыс. рублей) / 344,03 = 1 874,25 рубля.
А отпускные за семь дней составят:
1 874,25 рубля × 7 дней = 13 119,75 рубля.
Расчет отпуска для сотрудников с гибким рабочим графиком
Если человек работает неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, то меняется и формула расчета. Например, сотрудник проработал не все месяцы полностью. В этом случае сначала нужно определить, в скольких месяцах человек работал все дни и это количество месяцев умножить на 29,3. Затем нужно по отдельности рассчитать количество рабочих дней в месяцах, отработанных не целиком по такой формуле:
30, 31 или 28 дней в зависимости от месяца — 20 нерабочих дней х 29,3 / 30.
Этот расчет нужно произвести по всем не полностью отработанным месяцам. Далее результаты суммируются и зарплата за отчетный период делится на это число. Так мы получаем среднесуточную зарплату, которая умножается на количество дней отпуска.
Обратите внимание, что в продолжительность отпуска сотрудника с гибким графиком входят выходные дни, попадающие в этот период. А вот нерабочие праздничные дни не засчитываются в отпускной период.
Особенности расчета отпускных при увольнении
При увольнении работника по собственному желанию или по инициативе работодателя компания обязана выплатить все отпускные за накопленные дни отпуска. Никакие заявления для этого не потребуются. Это происходит автоматически.
Формула расчета компенсации за неиспользованные дни отпуска в этом случае простая: средний заработок умножается на количество оставшихся отпускных дней. Среднесуточный доход при этом вычисляется по стандартной формуле, как и при расчете отпускных.
Обратите внимание: работнику, проработавшему 11 месяцев, компенсация полагается за полный год.
Что делать, чтобы отпускные были больше
Выгоднее всего брать отпуск в том месяце, в котором больше рабочих дней, ведь чем меньше дней в месяце, тем они дороже. А вот месяцы с официальными праздниками лучше не захватывать — они не включаются в число дней отпуска и не оплачиваются. Поэтому, если, например, взять отпуск в январе, можно потерять от 10% до 20% дохода.
В конце декабря можете получить хорошие отпускные и достаточно долго отдохнуть. В этом случае впереди будут новогодние каникулы, уже не входящие в отпуск, а зарплату за январь вам при этом начислят в полном объеме.
Главное — запомнить: если за расчетный период у вас были периоды-исключения, то вы получите чуть меньше отпускных, рассчитанных по упрощенной формуле. И наоборот: выходить в отпуск лучше после того, как в организации выплатили премию или повысили зарплату. Тогда эти суммы будут учтены при расчете отпускных.
Компенсация за неиспользованный отпуск
Деньги за дни неиспользованного ежегодного отпуска выплачивают в день увольнения работника или, если речь об увольнении не идёт, а количество накопившихся дней превышает 28, по письменному заявлению сотрудника.
Размер компенсации считают так же, как отпускные: доход за последние 12 месяцев делят на фактически отработанное за этот период время, а потом умножают на количество неиспользованных дней отпуска.
При этом важную роль играет стаж: сотрудник получает 28 дней отдыха за каждый год, а срок работы округляют до количества месяцев. Если сотрудник отработал два года и семь с половиной месяцев, его стаж составит два года и восемь месяцев.
Нельзя заменить компенсацией отпуска: беременным женщинам, работникам в возрасте до 18 лет, а также сотрудникам, занятым на вредных работах (кроме случаев увольнения).
Когда отпуск можно заменить денежной компенсацией
- Если сотрудник увольняется, и при этом у него остались неизрасходованные дни. Тогда вместе с зарплатой работодатель обязан выплатить компенсацию.
- Если сотруднику полагается удлиненный отпуск или дополнительные дни. При этом 28 дней сотрудник обязательно должен отдохнуть, а все, что выше нормы, работодатель может оплатить.
- беременным сотрудницам;
- несовершеннолетним;
- работникам, задействованным на вредном и опасном производстве.
Например, сотруднику полагается 31 день отпуска в 2023 году. Он оформил отпуск на 28 дней. Если до конца года он не израсходует оставшиеся 3 дня, их перенесут на следующий год. В 2024 году у него снова будет 31 день отпуска и еще 3 дня с 2023 года. Но он может написать заявление на компенсацию оставшихся дней деньгами.
Частые вопросы
Что будет работодателю, если он не даст отпуск сотруднику?
Если работодатель откажет в отпуске сотрудникам, ему придется выплачивать штраф. Для руководителей или ИП — предупреждение или штраф от 1 до 5 тысяч рублей, для малого предприятия — предупреждение или штраф от 1 до 5 тысяч рублей, для средней или крупной компании — от 30 до 50 тысяч рублей. При повторном нарушении сумма штрафа увеличивается. Повторным считается нарушение, допущенное в течение года после первого.
Какой период рассчитывают для начисления отпускных?
Для начисления отпускных используют 12 месяцев, предшествующих отдыху. Например, сотрудник берет отпуск с 1 сентября 2023 года, тогда при расчете учитывают период с 1 сентября 2022 года по 31 августа 2023 года.
Когда можно взять отпуск в первый раз после устройства на работу?
В первый раз после устройства на работу сотрудник может уйти в отпуск через 6 полных месяцев.
В какие месяцы выгоднее уходить в отпуск?
Месяцы с большим количеством праздников и выходных обходятся дороже, поэтому лучше работать, иначе можно потерять в доходе. Чтобы получить хорошие отпускные, выгоднее брать отпуск с максимальным количеством рабочих дней по производственному календарю. Обычно это такие месяцы как март, август и октябрь.
Сколько дней отпуска полагается несовершеннолетним работникам?
Для несовершеннолетних сотрудников отпуск должен длиться не менее 31 дня в году.
- КонсультантПлюс. Отпуск в 2023 году https://www.consultant.ru/legalnews/22364/
- Бизнес-секреты. Отпуск для сотрудника https://secrets.tinkoff.ru/biznes-s-nulya/otpusk-po-zakonu/
- РБК Life. Как правильно рассчитать отпускные в 2023 году https://www.rbc.ru/life/news/64466f459a7947f0127504e5
