Возмещение работнику командировочных расходов по своей сути является

31. В соответствии с действующим трудовым законодательством, продолжительность рабочего дня или смены, непосредственно предшествующих нерабочему праздничному дню, уменьшается на.
• один час

32. В срок, исчисляемый в календарных неделях или днях, нерабочие дни:
• включаются

33. В стаж работы, дающей право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается время .
• отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста

34. В трудовой книжке работника запись о поощрениях и награждениях за успехи в работе:
• делается

35. В трудовом договоре указываются:
• фамилия, имя, отчество работника, наименование работодателя, фамилия, имя, отчество работодателя — физического лица

36. В трудовую книжку заносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах.
• на другую постоянную работу, увольнениях, основаниях прекращения трудового договора и награждениях за успехи в работе

37. Ввод в эксплуатацию новых и реконструированных объектов производственного назначения не допускается без разрешения:
• органов государственного санитарно-эпидемиологического и технического надзора

38. Вводный инструктаж при приеме на работу проводится с работниками:
• обязательно, независимо от образования и стажа работы

39. Взыскать с работника ущерб, причиненный предприятию, по распоряжению администрации:
• можно, если ущерб не превышает размера среднего месячного заработка

40. Виды условий труда, отклоняющихся от нормальных, за которые администрация обязана производить соответствующие доплаты:
• выполнение работ различной квалификации
• работа в сверхурочное и ночное время
• совмещение профессий

41. Виновные лица в задержке исполнения решений примирительной комиссии или трудового арбитража могут привлекаться к ответственности:
• дисциплинарной и материальной

42. Включаются ли в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск непосредственно время ежегодного оплачиваемого отпуска?
• да

43. Влечет ли работа на условиях неполного рабочего времени для работников какие-либо ограничения продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска, исчисления трудового стажа и других трудовых прав?
• нет

44. Возместить причиненный ущерб предприятию добровольно работник:
• может полностью или частично

45. Возмещение работнику командировочных расходов по своей сути является:
• компенсацией

Что входит в состав командировочных расходов?

Состав командировочных расходов четко не определен законодателем. В статье 162 Трудового Кодекс РФ перечислены только основные:

• проезд до места командировки и обратно — если работник едет на своем личном автомобиле, то необходимо компенсировать ему ГСМ;
• компенсация средств, потраченных на загранпаспорт и визу;
• медстраховка при поездке за границу;
• оплата проживания (в гостинице или арендованной квартире);
• компенсация затрат на служебные телефонные разговоры (в том числе на междугородние и международные);
• суточные.

Кроме этого, необходимо компенсировать и другие расходы — например, связанные с арендой помещения для проведения презентации, с покупкой подарков партнерам, с передвижением по городу и т. д.

Какие расходы нужно возместить работнику при командировке?

Отметим, что полагается возмещение только тех трат, которые не были оплачены организацией заранее. Например, компания предварительно оплачивает билеты и номера в гостинице для сотрудников.

В других случаях компания выдает командированным наличные или перечисляет определенную сумму на карту. По расходу этих денег работникам предстоит отчитаться.

Если работник решил сэкономить — например, поселиться у своего знакомого, то часть командировочных расходов ему просто не зачтут. Если купил сувениры, сходил в ночной клуб или даже пообедал на сумму, большую, чем заранее рассчитано, то эти расходы также возмещению не подлежат.

Кстати, часто возникают претензии, что размер суточных не покрывает расходы работника на питание и передвижение по городу до места работы. К сожалению, здесь закон на стороне работодателя: размер возмещения расходов определяет организация.

По закону, минимальный размер суточных по России — 100 рублей, а максимальная сумма, которая не облагается НДФЛ — 700 рублей. Именно поэтому компании определяют расходы на суточные в этих пределах. Основанием для бухгалтерской проводки данных затрат является командировочное удостоверение.

Возмещение непредвиденных расходов

Как правило, все расходы, которые предполагается совершить работником, заранее подсчитаны. Но в некоторых случаях возникает необходимость в непредвиденных тратах.

Закон выделяет два основных обстоятельства, которые приводят к дополнительному расходованию средств: невозможность покинуть место командировки из-за погодных условий или болезни работника.

Если выехать или вылететь домой командированному помешала разгулявшаяся стихия, то ему полагается возмещение расходов, связанных:

• с обменом билета на другую дату;
• с продлением найма жилого помещения;
• с суточными за новый период.

В случае болезни сотрудника компенсации подлежат те же дополнительные командировочные расходы, что указаны выше. Кроме этого, сотруднику начисляется оплата больничного.

Для возмещения дополнительных трат, которые были произведены в командировке, работник должен направить служебную записку с их обоснованием на имя директора.

Если новый билет на поезд или самолет пришлось покупать в связи с тем, что сотрудник опоздал, возмещению такие дополнительные командировочные затраты не подлежат.

Даже если опоздание случилось по вине принимающей стороны, то доказать работодателю, что следует оплатить продление командировки, будет проблематично. Именно поэтому командированному работнику следует соблюдать условия и сроки своей служебной поездки.

Остались вопросы? Юристы помогут. Кликните и подберите лучших

Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажите. Вам не придётся изучать законы, читать статьи и разбираться в вопросе самим.

Юристы сделают всё за вас.

Согласно абз. 4 ч. 1 ст. 168 ТК РФ суточные расходы представляют собой дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, возмещаемые работодателем в случае направления работника в служебную командировку в обязательном порядке.

Возмещение расходов на оплату питания командированным работникам трудовым законодательством прямо не предусмотрено. Например, в аналогичном случае Минтруд в Письме от 11.03.2014 № 17-3/В-100 в отношении дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие) работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, оговоренных в ст. 168.1 ТК РФ, указал, что оплата организацией питания работников не предусмотрена положениями данной статьи ТК РФ.

В силу абз. 3 п. 11, п. 25 Положения о служебных командировках[3] работодатель обязан выплатить работнику суточные:

• за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни;
• за дни, проведенные в пути, в том числе за время вынужденной остановки;
• в период временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

В соответствии с положениями ТК РФ выплата суточных не относится к расходам на организацию питания работника, направленного в служебную командировку.

Для расчета суточных необходимо определить продолжительность командировки, которая определяется работодателем и зависит от объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Срок командировки определяется на основании абз. 2 п. 4 Положения о служебных командировках со дня выезда работника в командировку от места постоянной работы командированного (дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства) по день приезда из нее (дата прибытия транспортного средства в указанное место).

При однодневных командировках:

• в пределах России суточные работнику не выплачиваются, так как он может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства (п. 11 Положения о служебных командировках);
• на территорию иностранного государства суточные выплачиваются в размере 50% от суммы суточных для заграничных командировок, определенной в локальном нормативном акте соответственно исполнительного органа субъекта РФ, муниципального образования (п. 20 Положения о служебных командировках).

Напомним: в п. 3 Постановления № 729 сказано, что расходы, на оплату суточных в размере свыше установленных 100 руб. возмещаются федеральными государственными учреждениями за счет экономии средств, сложившейся в процессе исполнения бюджетной сметы получателя средств и плана финансово-хозяйственной деятельности федерального государственного учреждения.

Вопрос:

Обязаны ли работодатель компенсировать расходы командированного работника на питание, например в случае, когда стоимость завтрака включена в цену проживания в гостинице или стоимость питания включена в цену авиабилета?

В настоящее время, как правило, цена номера за сутки в гостинице включает стоимость завтрака (подтверждается данными прайс-листа гостиницы), а также стоимость проезда в поезде или перелета в самолете включает стоимость питания на борту самолета или в поезде; такие расходы включаются в документально подтвержденную стоимость проезда и проживания в командировке работника соответственно, если стоимость питания не выделена отдельной строкой.

Вопрос:

В соответствии с п. 26 Положения о служебных командировках работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, к которому прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

При этом понятие иные расходы ТК РФ не содержит.

Какие иные расходы обязан возместить работодатель командированному сотруднику?

В соответствии с п. 23 Положения о служебных командировках работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

• расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
• обязательные консульские и аэродромные сборы;
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
• иные обязательные платежи и сборы.

Таким образом, при направлении работника в зарубежную командировку возмещение вышеприведенных расходов является законодательно установленной обязанностью работодателя.

Кроме того, учреждением работнику возмещаются расходы, связанные со служебной командировкой, подлежащие компенсации в соответствии с порядком, установленным нормативно-правовыми актами исполнительных органов власти субъекта РФ, органа местного самоуправления, при наличии подтверждающих документов (чеков ККТ, квитанций), в том числе:

• расходы в виде штрафов за возврат билетов транспортной организации, если такой возврат был связан с отменой (переносом) по уважительным причинам поездки в место командировки;
• расходы на уплату курортного сбора в местах, установленных Правительством РФ;
• иные расходы, которые производятся командированным работником во исполнение требований законодательства.

Прочие расходы (расходы на связь и т. п.) работодатель вправе возмещать по своему усмотрению в пределах бюджетной сметы получателя бюджетных средств и плана финансово-хозяйственной деятельности федерального государственного учреждения, если иное не установлено нормативно-правовыми актами исполнительных органов власти субъекта РФ, органа местного самоуправления.

[1] Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений».

[2] Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений».

[3] Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

С какими комментариями используется возможность поездки на личном транспорте?

По разрешению работодателя возможно совершение поездки в командировку на транспорте, пользование которым не даст наличия проездного документа установленной формы с соответствующими датами. Это может произойти при использовании:

• служебного автомобиля;
• личного транспорта (данная возможность подтверждается письмом ФНС от 24.11.2015 № СД-4-3/20427);
• транспорта третьих лиц (по доверенности или при поездке пассажиром).

Реальность такой поездки и действительные ее даты могут подтверждаться:

• путевым листом, оформленным на соответствующее транспортное средство;
• платежными документами по расходам, осуществленным в пути следования; даты и названия населенных пунктов в них должны совпадать с промежутком времени и маршрутом следования;
• справкой принимающей стороны о датах прибытия и убытия.

Эти документы в обязательном порядке должны сопровождать служебную записку, поясняющую способ перемещения в место командировки и обратно. Без них эта записка не может стать надлежащим оправдательным документом (письмо МФ РФ от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).

Какие нестандартные ситуации могут сопровождать служебную поездку?

Нередкими для командировочных поездок являются ситуации, не предусмотренные официальными документами, например:

• Работник не выполнил задания, ради которого был направлен в командировку. Все расходы по ней тем не менее подлежат оплате в полном объеме (определение Санкт-Петербургского городского суда от 13.03.2012 № 33-3718/2012).
• Работник в командировке работал сверхурочно или в ночное время. Работа ему должна быть оплачена в повышенном размере (письмо Минтруда России от 14.11.2013 № 14-2-195).
• Работнику не выдан аванс на расходы по командировке, и он отказался ехать. Это не будет считаться дисциплинарным проступком, дающим работодателю возможность наказать работника (апелляционное определение суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 25.07.2013 по делу № 33-1595/2013).
• Работнику, убывающему в загранкомандировку, аванс выдают частично в валюте и частично в рублях. Такой вариант не противоречит действующим правилам, но должен быть закреплен во внутреннем нормативном акте и осуществляться с соблюдением валютного законодательства. Также не будет нарушением выдача работнику в валюте суммы перерасхода по загранкомандировке.
• Работодателем, не являющимся государственной организацией, суточные определены в меньшем размере, чем сумма, предусмотренная постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 (100 руб.). Это возможно, поскольку работодателю такой формы нормы суточных нужно вводить самостоятельно, и закон не устанавливает их минимально допустимой величины. Однако работник в этом случае может счесть себя подвергшимся дискриминации (ст. 3 ТК РФ) и обратиться в суд.

Таким образом, для работника, направленного в командировку, остаются действенными нормы трудового права, и случаи спорного характера не лишают его возможности получить гарантированные ст. 167 ТК РФ средний заработок и возмещение расходов по командировке.

Размеры возмещения расходов

Для работников государственных организаций Постановлением Правительства о возмещении расходов, связанных со служебными командировками, предусмотрены такие суммы возмещения:

• расходы, связанные с наймом жилья – в размере потраченной суммы, но не больше 550 рублей, при условии подтверждения трат документами, если работник не предоставил подтверждающую документацию, ему начисляется 12 рублей.
• Расходы, связанные с проездом – в размере фактически потраченной суммы, но не больше, чем стоят проездные документы. Если работник не может предоставить документы, связанные с транспортными расходами, ему оплачивается минимальная стоимость проезда в плацкарте, или в каюте десятого типа на морском транспорте и третьего на речном, или в общественном автобусе.
• Суточные расходы выплачиваются в размере 100 рублей каждый день командировки.

В организации, не относящейся к государственной, размер суточных выплат устанавливается местными нормативными актами.

Какие расходы не подлежат возмещению

Приведенный список расходов, по мнению Министерства Финансов РФ, является закрытым. Исходя из этого любые расходы работника, не связанные со съемом жилья, проездом до места командировки и обратно, и превышающие установленную соглашением сумму суточных выплат, не возмещаются.

Например, работодатель не обязан оплачивать поездки работника на такси, или другом транспорте в месте командирования, посещение работником развлекательных заведений, телефонные переговоры, не связанные с рабочей деятельностью. Тем не менее, работодателю закон не возбраняет оплачивать любые расходы работника, находящегося в командировке, если об этом заключено соглашение.

Автор статьи

Кузнецов Федор Николаевич

Опыт работы в юридической сфере более 15 лет; Специализация — разрешение семейных споров, наследство, сделки с имуществом, споры о правах потребителей, уголовные дела, арбитражные процессы.

Статья 168 ТК РФ. Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой

Статья 168 посвящена возмещению сотруднику его затрат, обусловленных служебной командировкой. В ней не только дан перечень подобных затрат, но и указаны особенности порядка этих выплат и их размеров.

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ

Полный текст статьи, путеводители, дополнительная информация – в КонсультантПлюс

• транспортные издержки сотрудника;
• расходы по найму для него жилого помещения;
• расходы из-за проживания вне места своего жительства (суточные);
• иные затраты, произведённые сотрудником с ведома нанимателя или по его разрешению.

Далее статья выделяет разные категорий сотрудников, для которых возмещение их затрат, обоснованных командировками, определяется на условиях, отличных друг от друга. Первая группа – сотрудники госструктур федерального уровня: фондов, учреждений, органов власти. Для них порядок и размеры соответствующих выплат прописываются на уровне актов Правительства РФ.

Вторая группа – сотрудники местных органов власти: территориальных фондов, учреждений субъектов РФ, муниципальных структур и т.д. Для этой группы порядок и размеры соответствующих выплат устанавливаются на уровне правовых актов субъектов РФ или властей муниципального уровня.

Порядок и размеры соответствующих выплат для других групп персонала, не попадающего в вышеупомянутые категории, устанавливаются в колдоговорах и локальных актах нанимателя. Исключения могут касаться случаев, которые особо обозначены в ТК и другом профильном законодательстве.

Рассмотренная статья, как видно из её положений, не только устанавливает расходы, обязательные к возмещению нанимателем, но и выделяет разные категории работников, для которых возможны отличия по характеру этих выплат.

Вопросы по трактовке содержания ст. 168 ТК

Каким образом определяется специфика валютных расходов сотрудника при зарубежных командировках?

Для этого используется ФЗ №173 от 10.12.03, посвящённый валютному регулированию. В нём указаны тонкости выплаты аванса в валюте, возмещения командированному сотруднику его валютных расходов и т.д. Также соответствующие моменты затрагиваются в пунктах 11, 16, 17 и 18 Постановления Правительства №749 от 13.10.08, посвящённого различным аспектам командировок. Для служащих бюджетных структур размеры этих выплат рассчитываются с помощью Постановления Правительства №812 от 26.12.05.

Что это за иные затраты, указанные в рассматриваемой статье?

В эту группу включают расходы, совершаемые в интересах организации, которую представляет командированный сотрудник. Как правило, этот сотрудник заранее согласовывает их перечень с нанимателем. Их примерами являются поездки на такси, обязательные сборы при иностранных командировках и т.д.

Какие документы нужны для выплаты суточных сотруднику?

По этой группе компенсационных выплат от сотрудника не требуется особых документов – достаточно факта его нахождения в командировке. Этим они отличаются от других компенсационных выплат, упомянутых в рассматриваемой статье, для которых, как правило, необходимы соответствующие документы, удостоверяющие траты сотрудника. Также нужно отметить, что величина суточных для командированных служащих госструктур устанавливается нормативными актами соответствующих ведомств: МЧС, МВД и пр. Например, для сотрудников МВД суточные составляют 300 руб. (Приказ МВД №519 от 27.07.20). Для сотрудников частных организаций параметры суточных указываются в колдоговорах или отраслевых соглашениях.

Отдельно следует подчеркнуть, что при однодневных командировках суточные не предусмотрены. Также они не выплачиваются в ситуации, когда командированный может, благодаря особенностям территории и условиям работы, ежедневно возвращаться на место своего основного проживания.

Как определяются транспортные расходы из данной статьи?

По умолчанию считается, что сотрудник пользуется общими разновидностями транспорта, выбираемыми исходя из условий поездки. Но в колдоговоре или локальном акте нанимателя могут оговариваться определённые ограничения на разновидность транспортного средства.

Также возможна и компенсация за применение командированным работником его личной машины – её размеры определяются расходами командированного на бензин и ГСМ.

Особо нужно подчеркнуть, что эта группа затрат компенсируется нанимателем при наличии у сотрудника подтверждающих его расходы документов, а если они отсутствуют по каким-то уважительным причинам, то размер компенсации рассчитывается на основе профильных пунктов колдоговора или локального акта нанимателя.

Подтверждение расходов

Работодателю нужно получить от сотрудника максимально полный комплект документов, подтверждающих все расходы, которые он понес во время командировки. Без документального подтверждения делать это работодатель не обязан. Но даже если он рискнет, возникнут проблемы с учетом неподтвержденных затрат при исчислении налога на прибыль.

Первичным документом, который подтверждает израсходованные суммы, является авансовый отчет. Работник предоставляет его не позднее трех дней с момента возвращения из командировки. К нему он прилагает документы, подтверждающие расходы на проезд и проживание.

Авансовый отчет хранится не менее пяти лет (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).

Как подтвердить расходы на проезд

Перечень документов зависит от того, какой именно билет — бумажный или электронный — был оформлен и вида транспорта.

Если сотрудник добирался до места командировки и обратно на самолете, то потребуются следующие документы:

Бумажный билет Электронный билет

билет, посадочный талон	маршрут-квитанция; посадочный талон с отметкой о досмотре

Если сотрудник добирался до места командировки и обратно на поезде, то к авансовому отчету прилагаются:

Бумажный билет Электронный билет

бумажный билет, посадочный купон на бланке проездного документа	распечатка контрольного купона электронного билета

Если сотрудник пользовался автобусом, то для подтверждения расходов можно предоставить билеты, талоны для проезда, кассовые чеки (БСО).

Если сотрудник добирался до места командировки на личном или служебном транспорте, рекомендуется прикладывать к отчету любые подтверждающие этот факт документы.

Как подтвердить расходы на проживание

Во время командировки сотрудник обычно либо останавливается в гостинице, либо арендует квартиру.

Если сотрудник живет в гостинице, то он прилагает к авансовому отчету счет, кассовый чек, БСО.

Если сотрудник живет на съемной квартире, то ему нужно представить договор агенты жилья, а также документы, подтверждающие оплату: чек (если аренда у юрлица), расписку арендодателя (если аренда у физлица).

Как подтвердить расходы на такси

В командировке сотрудник может либо пользоваться услугами такси, либо арендовать автомобиль. Каждый вариант предполагает свой перечень документов для подтверждения расходов.

Услуги такси Аренда авто

кассовый чек или квитанция в форме БСО (электронная квитанция расходы на такси не подтверждает), отчет о поездке	договор аренды, акт о передаче/ возврате авто, счета, чеки; для каршеринга — договор каршеринга, маршрут поездки, скриншоты личного кабинета, кассовый чек, БСО или выписка с банковского счета, отчет о поездке

Ст. 252 НК РФ устанавливает, что расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Поэтому компании должны правильно оформить документы, связанные с командировками, а для этого им нужно получить от сотрудников максимально полный набор документов, подтверждающий расходы.

От этого будет зависеть, смогут ли они учесть те или иные расходы, которые были понесены во время командировки, при исчислении налога на прибыль.

Реклама 16+. АО «ПФ «СКБ Контур». Реквизиты ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.

В Письме Минфина РФ от 08.08.2019 № 03-03-06/1/59877 даются разъяснения о подтверждении расходов на оказание услуг перевозки электронными документами. Так, информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумаге, подписанному собственноручной подписью.

Учитывая это, ФНС делает вывод, что командировочные расходы работника могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, в случае оформления документами (в том числе и электронными), соответствующими требованиям действующего законодательства, при условии обоснованности таких расходов.

Налогообложение командировочных расходов

Налог на прибыль

Командировочные расходы для целей налога на прибыль — это прочие расходы, связанные с реализацией. Они предусмотрены пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ:

• проезд к месту командировки и обратно;
• наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
• суточные или полевое довольствие;
• оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Этот перечень не является закрытым, поэтому любые иные расходы, понесенные сотрудником, при условии, что они соответствуют критериям ст. 252 НК РФ, можно включить в состав затрат. Но возмещение этих расходов должно быть предусмотрено Положением о командировках.

НДФЛ и взносы

Суммы возмещения работнику командировочных расходов не облагаются НДФЛ и страховыми взносами при условии, если они (п. 1 ст. 217, ст. 422 НК РФ):

• согласованы с руководством;
• имеют документальное подтверждение.

Отдельно нужно сказать о суточных и расходах на проживание. Для целей исчисления налога на прибыль суточные не нормируются. В тех размерах, которые установлены для суточных в Положении о командировке, работодатель вправе включить их в состав затрат. С НДФЛ и взносами дела обстоят иначе.

Необлагаемые НФДЛ и взносами суточные имеют определенные ограничения:

• Если сотрудник направляется в командировку на территории РФ, то максимум, освобождаемый от налогообложения, составляет 700 руб. в сутки.
• Если сотрудник направляется за пределы РФ, то 2 500 руб. в сутки.

Если возникают расходы, не указанные в п. 1 ст. 217, ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ, то тогда определить, нужно или нет облагать их налогами, поможет ответ на вопрос: в интересах кого понесен расход? Если возникает сомнение, что в интересах работодателя, то тогда придется облагать.

Бухгалтерия
Ведение бухгалтерии, расчет зарплаты и сдача отчетности для бухгалтеров небольших компаний

Реклама 16+. АО «ПФ «СКБ Контур». Реквизиты ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.

Статья 168.1 ТК РФ. Возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях, работами экспедиционного характера

Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой настоящей статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Комментарии к ст. 168.1 ТК РФ

Текст комментария: Отв. ред. Ю.П. Орловский «КОММЕНТАРИЙ К ТРУДОВОМУ КОДЕКСУ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ», изд.6-е

Авторы: Орловский Ю.П., Чиканова Л.А., Нуртдинова А.Ф., Коршунова Т.Ю., Серегина Л.В., Гаврилина А.К., Бочарникова М.А., Виноградова З.Д.

Издание: 2014 год

1. Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в ч. 1 комментируемой статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашением, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов также могут устанавливаться трудовым договором.

Об обязательном включении в трудовой договор условий, определяющих характер работы — разъездной, в пути, полевые работы, работы экспедиционного характера, см. коммент. к ст. 57.

Законодателем установлены виды расходов (расходы по проезду, найму жилого помещения, связанные с проживанием вне места постоянного жительства), которые работодатель обязан возместить в связи со служебными поездками работникам: постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера.

2. На локальном уровне устанавливается перечень работ, профессий и должностей работников, которым возмещаются расходы в связи с такими поездками.

Определение на уровне коллективного договора, соглашения, локального нормативного акта размера возмещаемых расходов зависит от финансовых возможностей работодателя, поэтому уровень компенсации, предоставляемый работодателями, может быть разным. Порядок возмещения расходов также регулируется на локальном уровне, и при его установлении могут учитываться как специфика производственной деятельности, так и особенности структуры организации.

3. Установление в трудовом договоре размера и порядка возмещения расходов, связанных со служебными поездками, повышает уровень предоставляемых работнику компенсаций. Величина компенсации, отраженная в трудовом договоре, не может быть меньше размера, установленного в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте.

4. В организациях, финансируемых за счет средств федерального бюджета, бюджета субъектов РФ, местного бюджета, размер возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, устанавливается законодательством.

5. Разновидностью служебных поездок работников, постоянная работа которых осуществляется в пути, является подвижной характер работ.

Возмещение расходов за подвижной характер работ устанавливается работникам в целях возмещения повышенных расходов, связанных с частой передислокацией организации (перемещением работников) или оторванностью от постоянного места жительства.

К работникам, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, относятся работники связи, железнодорожного, речного, автомобильного транспорта и др.

Возмещение расходов за разъездной характер работы устанавливается работникам, выполняющим работы на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации, в связи с поездками в нерабочее время от места нахождения организации (сборного пункта) до места работы и обратно.

6. Полевые условия — это особые условия производства геологоразведочных и топографо-геодезических работ, связанные с необустроенностью труда и быта работающих и размещением производственных объектов за пределами населенных пунктов.

Полевое довольствие представляет собой компенсацию повышенных расходов работников при выполнении работ в полевых условиях.

Выплата полевого довольствия работникам производится за все календарные дни нахождения на работе. Порядок учета времени работы и пребывания в полевых условиях устанавливается организацией и оформляется приказом.

7. Иностранный гражданин или лицо без гражданства, временно пребывающие в РФ, вправе осуществлять трудовую деятельность вне пределов субъекта РФ, на территории которого им выдано разрешение на работу, в случае выполнения ими работ по установленным профессиям и должностям. При этом общая продолжительность трудовой деятельности иностранного гражданина вне пределов субъекта РФ, на территории которого ему выдано разрешение на работу, не может превышать 60 календарных дней в течение периода действия разрешения на работу, если постоянная работа осуществляется работником в пути или имеет разъездной характер и это определено его трудовым договором (см. п. 1 Приказа Минздравсоцразвития России от 28.07.2010 N 564н «Об установлении случаев осуществления трудовой деятельности иностранным гражданином или лицом без гражданства, временно пребывающими (проживающими) в Российской Федерации, вне пределов субъекта Российской Федерации, на территории которого им выдано разрешение на работу (разрешено временное проживание)»).

Иностранные граждане, временно проживающие на территории РФ, вправе осуществлять трудовую деятельность вне пределов субъекта РФ, на территории которого им разрешено временное проживание, в случае выполнения ими работ по установленным профессиям и должностям, при этом общая продолжительность трудовой деятельности иностранного гражданина вне пределов субъекта РФ, на территории которого ему разрешено временное проживание, не может превышать 90 календарных дней в течение 12 календарных месяцев, если постоянная работа осуществляется работником в пути или имеет разъездной характер и это определено его трудовым договором (см. п. 2 Приказа Минздравсоцразвития России от 28.07.2010 N 564н).

Иностранные граждане вправе осуществлять трудовую деятельность вне пределов субъекта РФ, на территории которого им выдано разрешение на работу (разрешено временное проживание), в случае, если они являются высококвалифицированными специалистами, при этом общая продолжительность трудовой деятельности иностранных граждан вне пределов субъекта (субъектов) РФ, на территории которого (которых) им выдано разрешение на работу, не ограничивается, если постоянная работа осуществляется работником в пути или имеет разъездной характер и это определено его трудовым договором (см. п. 3 Приказа Минздравсоцразвития России от 28.07.2010 N 564н).

8. Студентам, принятым на период практики на штатные должности в геологических партиях, экспедициях, в составе экипажей судов и получающим, кроме заработной платы, полевое довольствие или бесплатное питание, выплата суточных не производится (п. 25 Положения о порядке проведения практики студентов образовательных учреждений высшего профессионального образования, утв. Приказом Минобразования России от 25.03.2003 N 1154).

9. В заключенных соглашениях устанавливается, что:

— порядок и условия выплаты полевого довольствия определяются коллективным договором (Отраслевое соглашение по подведомственным Росморречфлоту федеральным учреждениям и федеральным государственным унитарным предприятиям в сфере морского транспорта Российской Федерации на 2012 — 2014 годы; Отраслевое соглашение по организациям недропользования Российской Федерации на 2011 — 2013 годы);

— работникам, проводящим лесоустроительные обследования, размеры выплат полевого довольствия устанавливаются в кратной норме суточных расходов при оплате служебных командировок: при работе на объектах полевых работ, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, — 2,0; при работе на объекте полевых работ, расположенных в других районах, — 1,5 (Отраслевое соглашение по лесному хозяйству Российской Федерации на 2013 — 2015 годы; Отраслевое соглашение по финансируемым из федерального бюджета подведомственным Росморречфлоту учреждениям в сферах внутреннего водного транспорта Российской Федерации и образования Российской Федерации на 2013 — 2016 годы);

— работникам изыскательско-русловых партий (отрядов) полевое довольствие выплачивается в порядке и размерах, которые определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации, в зависимости от местности производства изыскательских работ. Минимальный размер выплат полевого довольствия устанавливается в расчете на одного работника в день кратно норме суточных расходов, предусмотренной действующим законодательством об оплате служебных командировок на территории РФ (независимо от занимаемой должности и получаемого должностного оклада): при работе на объектах полевых работ, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, — 2,0; при работе на объектах полевых работ, расположенных в других районах, — 1,5 (Отраслевое соглашение по финансируемым из федерального бюджета подведомственным Росморречфлоту учреждениям в сферах внутреннего водного транспорта Российской Федерации и образования Российской Федерации на 2013 — 2016 годы).

10. Возмещение расходов в виде надбавки (доплаты) при разъездном, подвижном характере работы, а также когда работа протекает в пути в заключаемых соглашениях ориентировано:

— на величину нормы суточных, установленную для служебных командировок.

При этом в одних случаях говорится, что размер должен быть не ниже установленной нормы. Возмещение расходов береговым работникам, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, при служебных поездках в пределах обслуживаемых ими участков, а также выплата надбавок взамен суточных плавсоставу, направляемому для выполнения ремонтных работ, работ по обеспечению безопасного зимнего отстоя флота вне места приписки судов, в случаях, когда они не имеют возможности возвращаться к месту постоянной работы, производится в размере не менее суточных командировочных расходов (Отраслевое соглашение по финансируемым из федерального бюджета подведомственным Росморречфлоту учреждениям в сферах внутреннего водного транспорта Российской Федерации и образования Российской Федерации на 2013 — 2016 годы);

— работникам, направляемым на лесохозяйственные работы, и работникам баз авиационной охраны лесов в пожароопасный период в случаях, когда они не имеют возможности возвратиться к месту постоянного жительства, взамен суточных выплачиваются надбавки к заработной плате в размере 1,5% месячной тарифной ставки в сутки, но не менее 50% установленного законодательством или на предприятии размера суточных (Отраслевое соглашение по лесному хозяйству Российской Федерации на 2013 — 2015 годы).

В других — не выше установленной нормы, например, суточные за подвижной характер работы рекомендуется исчислять в следующих процентах к месячным тарифным ставкам (должностным окладам): а) в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и в Амурской области — 40%; б) в других районах Российской Федерации — 30%. При этом суточные за подвижной характер работы должны составлять не более размера суточных, выплачиваемых работникам при командировках (Федеральное отраслевое соглашение по строительству и промышленности строительных материалов Российской Федерации на 2014 — 2016 годы).

Надбавка за разъездной характер работы в некоторых соглашениях дифференцирована в зависимости от количества рабочих дней, когда работа протекает в таких условиях, и от продолжительности нерабочего времени, которое работник использует для поездки до места работы. Так, в Федеральном отраслевом соглашении по дорожному хозяйству на 2014 — 2016 годы устанавливается, что в случаях, когда постоянная работа протекает в пути или носит разъездной характер и ее продолжительность составляет 12 дней и более в месяц, при этом работники имеют возможность ежедневно возвращаться к месту жительства, выплачивается надбавка в размере до 20% месячной тарифной ставки, должностного оклада, а при продолжительности работ менее 12 дней в месяц — до 15% месячной тарифной ставки, должностного оклада без учета коэффициентов и доплат. В дорожных организациях за разъездной характер работы выплачивается надбавка в размере до 20% месячной тарифной ставки, должностного оклада без учета коэффициентов и доплат, если время проезда в нерабочее время от места нахождения дорожной организации или от сборного пункта до места работы и обратно в день составляет не менее трех часов, и до 15% — если время проезда составляет не менее двух часов;

— часть должностного оклада (тарифной ставки). Так, надбавка за подвижной характер работы начисляется в процентах к тарифной ставке, должностному окладу без учета коэффициентов и доплат: в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском, Приморском краях и в Амурской области — 40%, в других районах страны — 30% (Федеральное отраслевое соглашение по дорожному хозяйству на 2014 — 2016 годы).

11. Если при служебных поездках работнику не предоставляется бесплатное жилое помещение, то возмещение расходов по найму жилого помещения компенсируется работнику работодателем. В некоторых соглашениях размер расходов по найму жилого помещения определяется в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (Отраслевое соглашение по лесному хозяйству Российской Федерации на 2013 — 2015 годы).

12. Статьей 168.1 определено, что работодатель возмещает иные расходы, произведенные работниками с его разрешения или ведома. Иные или дополнительные расходы работника при служебных поездках могут быть обусловлены характером работы, условиями ее выполнения; например, в связи с поломкой геодезического оборудования возникает необходимость его ремонта или приобретения нового оборудования. Порядок и размеры возмещения дополнительных расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного профсоюзного органа.

Возмещение иных расходов, произведенных работником в период служебных поездок, может осуществляться так же, как и в случае возмещения иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя при служебных командировках (см. п. 19 коммент. к ст. 168).