Сотрудники, которые отказываются идти в отпуск доставляют немало проблем работодателям. Трудоголики не только «быстро выгорают», но подводят свое руководство под административную ответственность.
Всем сотрудникам работодатель обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Если работник не идет в отпуск в течение двух лет подряд, руководство компании может быть оштрафовано по КоАП РФ.
Как правильно оформить отпуска
Не позднее чем за две недели до начала нового года нужно составить и утвердить график отпусков. График обязателен к исполнению для обеих сторон – и работодателя, и работников.
Ознакомить всех сотрудников с графиком отпусков под роспись.
За две недели до начала отпуска работника нужно письменно предупредить об этом.
Оформить приказ о предоставлении отпуска и ознакомить с ним работника. Если отпуск — по графику, работник может не писать заявление.
За три календарных дня до начала отпуска бухгалтерия должна выплатить отпускные.
В табеле учета рабочего времени все дни отпуска нужно отметить кодом «ОТ» или «09».
Что делать, если работник отказывается от отпуска?
Если работник не хочет уходить в отпуск и отказывается подписывать график отпусков, этот факт нужно документально зафиксировать. Например, составить акт.
Если работник выйдет на работу в период отпуска, бухгалтерия вправе не оплачивать эти дни, а в табеле проставить «отпускной» код — «ОТ» или «09».
В чем опасность для работодателя?
Очередность предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков определяется графиком. Работодатель должен утвердить его не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года, то есть не позже 17 декабря (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
При отсутствии у работодателя графика отпусков он может быть оштрафован (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ), в частности:
- должностные лица – на сумму от 1 000 до 5 000 руб.;
- работодатели – ИП – от 1 000 до 5 000 руб.;
- работодатели – юридические лица – от 30 000 до 50 000 руб.
Повторное нарушение (по ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ) влечет:
- для должностных лиц – штраф в размере от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет;
- ИП – от 10 000 до 20 000 рублей;
- юридических лиц – от 50 000 до 70 000 рублей.
График отпусков является обязательным как для работника, так и для работодателя (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Причем распространяется как на уже работающих сотрудников компании, так и поступающих в нее на работу в течение календарного года 1 .
При согласии сторон график отпусков можно нарушить. Как указал Роструд в письме от 04.08.2010 № 2286-6-1, предоставление работнику отпуска с его согласия в иные сроки, чем те, которые были предусмотрены графиком отпусков, не может расцениваться как факт, ухудшающий положение работника. Однако для предоставления отпуска в иные сроки в график отпусков следует внести изменения.
Если работник не хочет в отпуск или не знает даты — Елена А. Пономарева
Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, отпуск предоставляется по их желанию. Так, например, работодатель обязан предоставить ежегодный отпуск по желанию работника в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст.
123 ТК РФ), по желанию работницы – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ). Супругам военнослужащих отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих (п. 11 ст.
11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76‑ФЗ «О статусе военнослужащих»), ветеранам боевых действий – в любое удобное для них время (подп. 11 п. 1 ст. 16 Федерального закона от 12.01.1995 № 5‑ФЗ «О ветеранах»). В подобных ситуациях в график отпусков вносятся соответствующие изменения на основании заявления работника.
Связанный материал
В отпуск по графику: баланс интересов и документальное оформление
См. статью «В отпуск по графику: баланс интересов и документальное оформление» в № 6’ 2017. В каких случаях и по какой процедуре можно изменить период запланированного в графике отпуска? На просьбы каких работников работодатель не имеет права ответить отказом? И обязан ли работник соглашаться на перенос отпуска по инициативе работодателя?
Показан полный комплект необходимых документов: от уведомления об отпуске до приказа о его предоставлении
Предоставляя незапланированный отпуск сотруднику, когда он хочет уйти в отпуск чуть ли не завтра, главное, с чем может столкнуться работодатель, это не успеть выплатить отпускные за 3 дня до его начала, как это установлено ч. 9 ст. 136 ТК РФ. И даже если работодатель пошел на этот шаг ради ценного сотрудника, который оказался в сложной ситуации, ответственности не избежать.
Объясним, как рассчитывается этот срок. В ч. 9 ст. 136 ТК РФ написано: «оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала», т.е. не сказано, в каких (рабочих или календарных) днях надо считать. Зато из системного толкования норм ТК РФ следует, что сроки для оплаты отпуска исчисляются в календарных днях (см. письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1).
А если окончание срока выпадает именно на нерабочий день, то выплату нужно сделать накануне – в предшествующий, а не следующий рабочий день (ч. 8 ст. 136 ТК РФ). Раньше этой крайней даты отпускные тоже перечислить можно.
Пример 1. Когда выплатить отпускные и как оформить перенос отпуска
В отпуск стараются уходить с понедельника, допустим с 9 августа, тогда последним днем своевременного перечисления отпускных будет четверг 5 августа.
Если о предоставлении внезапного отпуска договорились 5 августа или раньше, то вовремя выплатить отпускные работодатель успеет, а также внести изменения в график отпусков.
Далее мы показали возможный комплект документов, которым оформляется перенос отпуска:
- если он происходит по инициативе работника, то первым документом будет его заявление, на котором желательно оформить визу его непосредственного руководителя;
- далее издается приказ о переносе отпуска и
- вносятся изменения в график отпусков;
- потом предоставление отпуска оформляется приказом.
Другой вариант: человек уходит в отпуск в среду 25 августа и отпускные ему должны были бы перечислить 21 августа, но это выходной день (если исходить из пятидневной рабочей недели), поэтому сделать это надо накануне в пятницу 20 августа.
Заявление работника о переносе отпуска
Приказ о внесении изменений в график отпусков
Отражение переноса и предоставления отпуска в графике отпусков на 2021 год
Приказ о предоставлении отпуска
- для должностных лиц – на сумму от 10 000 до 20 000 руб.;
- ИП – от 1000 до 5000 руб.;
- юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.
За повторное нарушение ответственность будет жестче (ч. 7 ст. 5.27 КоАП РФ):
- должностному лицу грозит штраф от 20 000 до 30 000 руб. или дисквалификация от 1 года до 3 лет;
- ИП – от 10 000 до 30 000 руб.;
- юридическому лицу – от 50 000 до 100 000 руб.
Как видно, пойдя работнику навстречу, работодатель может серьезно поплатиться за свою доброту. Однако выход из этой ситуации можно найти.
Как выкрутиться?
Существует 3 наиболее простых варианта, как предоставить сотруднику внезапный отпуск и не нарушить сроки выдачи отпускных.
Первое, что можно придумать, это предоставить работнику сначала отпуск без сохранения зарплаты, а ежегодный оплачиваемый отпуск – начиная со дня, следующего за днем окончания отпуска без оплаты. Согласно ст. 128 ТК РФ работнику по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы. Такой маневр позволит соблюсти срок выплаты отпускных.
Пример 2. Первая часть отпуска оформляется за свой счет, а вторая – как ежегодный оплачиваемый
Работник ООО «Пламя» 12 июля 2021 г. в связи с семейными обстоятельствами обратился с просьбой о предоставлении отпуска на 16 календарных дней с 13 июля 2021 г. Работодатель решил пойти навстречу сотруднику и предоставить отпуск. Для того чтобы не нарушить срок выплаты отпускных (у работодателя не было в запасе 3 календарных дней для оплаты отпуска), решили предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы с 13 по 16 июля 2021 г., а с 19 июля 2021 г. на 10 календарных дней – часть ежегодного оплачиваемого отпуска. 12 июля 2021 г. сотрудник написал 2 заявления:
- о предоставлении отпуска за свой счет на 4 календарных дня с 13 июля 2021 г. и
- о предоставлении с 19 июля 2021 г. части ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью 10 календарных дней.
Отпускные выплатили сотруднику 15 июля 2021 г., то есть за 3 календарных дня до начала оплачиваемого отпуска, как это необходимо. В результате такого оформления были и соблюдены интересы работника, и не нарушены правила, установленные ч. 9 ст. 136 ТК РФ о сроках выплаты отпускных.
Связанный материал
Отпуск за свой счет: правила предоставления и оформление документов
См. статью «Отпуск за свой счет: правила предоставления и оформления документов» в № 4’ 2021
Если работодатель предоставляет своим сотрудникам отпуска без сохранения заработной платы, то необходимо вести их учет. Связано это с тем, что согласно ч. 1 ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время предоставляемых по просьбе работника отпусков за свой счет, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года. Время отпуска (отпусков) без сохранения зарплаты, превышающее 14 дней, включению в указанный стаж не подлежит.
Второй возможный вариант, который можно применить, если сотруднику нужно предоставить внезапный отпуск: если у работника есть отгулы, можно предоставить вначале их, а потом уже оформить отпуск.
Третий: документально оформить отпуск позже, чем он был предоставлен фактически. Многие компании, соглашающиеся предоставить работнику внезапный отпуск, отпускают его в нужные ему даты, при этом в заявлении о предоставлении отпуска дату начала отпуска указывают с запасом в нужные 3 дня.
Между сотрудником и работодателем заключается устная договоренность, по которой сотрудник уходит в отпуск на 3 дня раньше и, соответственно, возвращается из отпуска также на 3 дня раньше. Этот способ не является законным, ведь в табеле учета рабочего времени придется ставить явку вместо отпуска, а потом отпуск вместо явки. Да и при несчастном случае с работником в этот же период могут возникнуть дополнительные проблемы. Однако многие компании, уверенные в надежности своих сотрудников и желающие пойти им навстречу, так делают. При этом не нарушается срок выплаты отпускных.
Если работодатель не захочет предоставлять внезапный отпуск, он может отказать, ссылаясь на утвержденный график отпусков. Причем нарушений здесь не будет, поскольку график отпусков обязателен как для него, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Конституционный Суд РФ в определении от 17.11.2009 № 1385-О-О указал на невозможность изменения графика отпусков по решению лишь одной из сторон.
Основания для появления обязанности продлить или перенести отпуск
Обязанность продления или переноса отпуска возникает у работодателя в случаях, когда время отдыха совпало:
- с больничным (но только самого работника, а не членов его семьи);
- периодом исполнения работником гособязанностей, требующих освобождения от работы;
- иной ситуацией, предусмотренной законодательно (в т. ч. локальным нормативным актом).
По согласованию с работником отпуск либо продлевается на неиспользованное им по вышеуказанной причине количество дней (причина должна быть подтверждена документально, но иных бумаг не потребуется), либо переносится на иные дни (в этом случае от работника нужно заявление с указанием конкретного периода).
Еще одним обязательным для работодателя основанием для переноса отпуска по инициативе работника становится нарушение им одного из сроков, имеющих значение для отпуска (предупреждения работника о его начале или выплате отпускных). Работнику в такой ситуации дается право требовать переноса времени отдыха на другой срок (ст. 124 ТК РФ).
Причины смещения отпуска по инициативе работника
Иные причины переноса отпуска по инициативе работника могут быть самыми разными, и здесь уже работодатель будет согласовывающей стороной. Однако есть ситуации, когда работодатель не имеет права на отказ. В удобное для него время отпуск будет предоставлен работнику:
- усыновившему ребенка в возрасте до 3 месяцев (ст. 122 ТК РФ);
- мужу женщины, находящейся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
- женщине, желающей присоединить очередной отпуск к отпуску по беременности и родам или отпуску по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
- родителю (в т. ч. приемному), опекуну или попечителю ребенка-инвалида, не достигшего возраста 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
- не достигшему возраста 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
- совместителю, оформляющему отпуск по месту основной работы (ст. 286 ТК РФ);
- пострадавшему при аварии на Чернобыльской АЭС или участвовавшему в ликвидации ее последствий (п. 5 ст. 14, ст. 15 закона «О социальной защите…» от 15.05.1991 № 1244-1);
- получившему дозу облучения при ядерных испытаниях на полигоне в Семипалатинске (п. 15 ст. 2 закона «О социальных гарантиях…» от 10.01.2002 № 2-ФЗ);
- отмеченному знаком «Почетный донор» (подп. 1 п. 1 ст. 23 закона «О донорстве…» от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
- инвалиду, участнику войны, ветерану боевых действий или по долгу службы находившемуся на территории их ведения, проходившему военное обучение или работавшему на оборону страны в годы ВОВ, жившему в блокадном Ленинграде (подп. 17 п. 1 ст. 14, подп. 15 п. 1 ст. 15, подп. 13 п. 1, подп. 4 п. 2, подп. 3 п. 3 ст. 16, п. 9 ст. 17, п. 9 ст. 18, п. 10 ст. 19 закона «О ветеранах» от 12.01.1995 № 5-ФЗ);
- супруге (супругу) военнослужащего (военнослужащей), получающего отпуск по месту службы (п. 11 ст. 11 закона «О статусе военнослужащих» от 27.05.1998 № 76-ФЗ);
- сотруднику ОВД, не имевшему возможности реализовать свое право на отпуск в соответствии с утвержденным графиком (п. 3 ст. 57, п. 2 ст. 64 закона «О службе в органах внутренних дел…» от 30.11.2011 № 342-ФЗ);
- Героям Труда, Соцтруда, полному кавалеру ордена Трудовой Славы (п. 2 ст. 6 закона «О предоставлении социальных гарантий…» от 09.01.1997 № 5-ФЗ);
- Героям СССР, РФ, полному кавалеру ордена Славы (п. 3 ст. 8 закона «О статусе Героев…» от 15.01.1993 № 4301-1).
Во всех иных случаях работодатель вправе как согласиться на перенос отпуска по желанию работника, так и отказать в этом. В случае отсутствия у работодателя принципиальных возражений против переноса, но несогласия с его сроками стороны должны договориться, установив сроки, устраивающие обе стороны (и работодателя, и работника).
Оформление переноса (заявление работника и приказ работодателя)
Как оформить перенос отпуска по желанию работника? Прежде всего, работник должен выразить пожелание о переносе, составив в адрес работодателя заявление об этом. Установленной формы такое заявление не имеет, но очевидно, что в нем должны присутствовать:
- данные подателя заявления (Ф.И.О., должность, название подразделения, являющегося местом работы, табельный номер);
- изложение сути вопроса (т. е. просьба о переносе с указанием причины этого и сроков, на которые должно сместиться начало отпуска);
- дата составления и подпись подателя.
О том, как может быть оформлено заявление на перенос, читайте в статье «Заявление о переносе отпуска — бланк и образец».
Образец приказа о переносе отпуска можно скачать по ссылке ниже:
Приказ станет основанием для внесения изменений в график отпусков и личную карточку работника.
А приказ о переносе ежегодного отпуска работника в связи с производственной необходимостью вы можете бесплатно скачать в КонсультантПлюс, получив пробный онлайн доступ к системе бесплатно.
Как оформить перенос отпуска в графике отпусков узнайте здесь.
Итоги
Не позднее чем за 2 недели до начала очередного года у каждого из работодателей утверждается график отпусков, которого должны придерживаться обе стороны трудового договора. Однако график допускает внесение изменений в него. Правки вносятся на основании приказа, составляемого работодателем.
Перенос может оказаться как обязательным для работодателя (в ситуациях, предусматриваемых законодательством), так и попадающим в зависимость от его решения. Конкретные даты переноса в первом случае зависят только от пожеланий работника, а во втором являются результатом достижения согласия между работодателем и работником. Чтобы выразить свои пожелания по переносу, работнику нужно написать заявление.
Заявление на отпуск
Заявление на предоставление очередного отпуска представляет собой документ, позволяющий сотруднику отправиться на законный отдых при соблюдении всех правил, которые прописаны в трудовом законодательстве РФ. Оформляется такой документ, как правило, в двух случаях:
- сотрудник отправляется в очередной оплачиваемый отпуск;
- сотрудник изъявил желание получить внеочередной отпуск (причиной может быть учёба, беременность или иные личные обстоятельства).
При желании отправиться во внеплановый отпуск желательно подтвердить его необходимость документально, в противном случае, работодатель может отказать, ссылаясь на незаменимость подчиненного на рабочем месте.
Если сотрудник уходит отдыхать в соответствии с графиком, подавать заявление не обязательно. Если в графике указывается только месяц, то написание заявления о предоставлении очередного отпуска обязательно. Такое заявление должно быть подано в обязательном порядке в срок не позднее, чем за 2 недели до начала отпуска. Это связано с тем, что бухгалтерии нужно время на подсчёт и начисление отпускных.
Заявление о предоставлении очередного отпуска пишется сотрудником, как правило, в произвольной форме. Какие-либо стандартные образцы для написания заявления о предоставлении очередного отпуска сотруднику отсутствуют.
Заявление можно написать от руки или напечатать на компьютере. Главное условие — на нём должна стоять «живая» подпись.
Заявление на перенос отпуска
Если у сотрудника по какой-то уважительной причине изменились планы на отдых, он пишет на имя руководителя организации заявление на перенос отпуска на другой срок.
Перенос отпуска — это процедура корректировки взаимных договоренностей с работодателем по поводу начала и продолжительности очередного ежегодного отдыха, закрепленного в графике отпусков.
Инициатором переноса ежегодного отпуска может оказаться каждая из сторон трудового договора.
Заявление о переносе отпуска по желанию работника пишется в произвольной форме на имя руководителя. В тексте заявления обязательно указывается причина переноса. При необходимости к заявлению могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, наличие которых также нужно отразить в заявлении (например, справка о больничном).
Когда инициатором переноса отпуска является работодатель, он направляет на имя работника письменное уведомление с просьбой согласовать перенос отпуска. В этом случае заявление о переносе отпуска в связи с производственной необходимостью от работника не нужно.
