В каких случаях заработная плата излишне выплаченная работнику может быть с него взыскана

Содержание

Как и любой человек, бухгалтер может ошибиться и начислить сотрудникам лишние суммы. Причины могут быть разными: невнимательность, технические неполадки, неверное понимание ситуации, недостоверные данные, поступившие из других отделов и т.п. Но в любом случае ошибку нужно будет исправлять. Расскажем, как правильно поступать с подобными переплатами.

В этой статье:

Когда могут возникнуть излишние выплаты в пользу сотрудников
Нужно ли согласие работника для удержания переплаты
Что делать, если работник не согласен на возврат переплаты
Последствия удержания для налогообложения
Последствия возврата переплаты

Когда могут возникнуть излишние выплаты в пользу сотрудников

Пожалуй, самая распространенная ошибка, из-за которой работники получают больше, чем положено, связана с несвоевременным поступлением информации о больничных. В результате в бухгалтерию попадает «чистый» табель учета рабочего времени, и за дни болезни начисляется зарплата. Аналогично переплата может возникнуть по сотруднику, который заболел во время командировки — из-за несвоевременного отражения болезни в Табеле ему выплачивают средний заработок за дни нетрудоспособности.

Однако ошибки могут носить и технический характер, например:

неверное определение количества дней неиспользованного отпуска, за которые положена компенсация;
путаница, когда премия, причитающаяся одному работнику, начисляется другому с такой же или похожей фамилией;
простые опечатки в суммах при начислении;
арифметические ошибки при подсчетах.

Объединяет все эти случаи необходимость последующих корректировок.

Автоматизируйте работу с сотрудниками: рассчитывайте зарплату, НДФЛ, взносы, оформляйте кадровые документы прямо в Экстерне

Статья 137 ТК РФ. Ограничение удержаний из заработной платы (действующая редакция)

Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:

для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;

для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;

для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155 настоящего Кодекса) или простое (часть третья статьи 157 настоящего Кодекса);

при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным пунктом 8 части первой статьи 77 или пунктами 1, 2 или 4 части первой статьи 81, пунктах 1, 2, 5, 6 и 7 статьи 83 настоящего Кодекса.

В случаях, предусмотренных абзацами вторым, третьим и четвертым части второй настоящей статьи, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев:

если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155 настоящего Кодекса) или простое (часть третья статьи 157 настоящего Кодекса);

если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

Статья 136 Статья 137 Статья 138
Постоянная ссылка на документ
URL документа [ скопировать ]
HTML-код ссылки для вставки на страницу сайта [ скопировать ]
BB-код ссылки для форумов и блогов [ скопировать ]
в виде обычного текста для соцсетей и пр. [ скопировать ]
Скачать документ в формате

Комментарий к ст. 137 ТК РФ

1. Удержания из заработной платы работника могут производиться в случаях, установленных законодательством, т.е. независимо от волеизъявления работодателя, и по его решению. Комментируемая статья определяет основания удержаний, производимых по решению работодателя для погашения задолженности работника, и содержит исчерпывающий перечень таких оснований.

Надо подчеркнуть, что работодатель вправе, но не обязан производить удержания. Это прямо вытекает из ч. 2 комментируемой статьи.

2. Основания и правила удержаний из заработной платы работника установлены ТК в соответствии с Конвенцией МОТ N 95 (1949). Статья 8 Конвенции предусматривает, что удержания из заработной платы разрешено производить в условиях и в пределах, предписанных национальным законодательством или определенных в коллективных договорах или решениях арбитражных судов. Трудящиеся должны быть уведомлены об условиях и пределах таких удержаний.

3. От удержаний необходимо отличать взыскание суммы причиненного работником ущерба (см. коммент. к ст. 248).

4. Наряду с удержаниями, осуществляемыми по распоряжению работодателя и имеющими цель погасить задолженность работника, существуют удержания, производимые на основании федеральных законов. Они направлены на выполнение обязанностей работника перед государством или иными лицами. Действующим законодательством установлена возможность удержания из заработной платы налогов с доходов физических лиц, административных штрафов, штрафов в качестве уголовного наказания, определенных сумм (части заработной платы) при отбывании наказания в виде исправительных работ, денежных сумм по решению суда (исполнительному листу).

5. Комментируемая статья устанавливает порядок и условия удержаний. Во-первых, работодатель должен соблюдать установленный срок — месяц со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности и т.п. Во-вторых, отсутствие разногласий с работником по поводу оснований и размеров удержания.

6. Особую трудность на практике вызывает вопрос об определении наличия (отсутствия) счетной ошибки.

Под счетной ошибкой следует понимать ошибку в арифметических действиях при расчете подлежащих выплате сумм, а также иные технические ошибки (опечатки, описки и т.п.). Неправильное применение соответствующих правовых норм счетной ошибкой не является. Не является счетной ошибкой и ошибочное перечисление денежных сумм на счет в банке. Так, рассматривая дело о взыскании с работника излишне перечисленной ему компенсации за неиспользованный отпуск (данная компенсация была перечислена дважды по ошибке работодателя), суд указал, что счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях (действиях, связанных с подсчетом), в то время как технические ошибки, в т.ч. технические ошибки, совершенные по вине работодателя, счетными не являются (Определение ВС РФ от 20.01.2012 N 59-В11-17).

7. По решению работодателя могут быть удержаны суммы, излишне выплаченные работнику в качестве гарантийных выплат при невыполнении норм труда или простое. Это возможно в том случае, когда орган по рассмотрению индивидуального трудового спора установит вину работника в невыполнении норм труда или в простое (см. также коммент. к ст. ст. 155, 157).

8. Могут быть удержаны суммы, выплаченные работнику в качестве оплаты отпуска, в случае его увольнения до окончания того рабочего года, за который предоставлен отпуск. Исключение составляют основания увольнения по инициативе работодателя, не связанные с виновным поведением работника (п. п. 1, 2, 4 ч. 1 ст. 81), и увольнение в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, либо отсутствием у работодателя соответствующей работы (п. 8 ч. 1 ст. 77).

При этом право работодателя на возврат денежных средств за не отработанные наемным работником дни отпуска, как отмечается в судебной практике, не может быть поставлено в зависимость от наличия либо отсутствия у данного работника на момент увольнения начисленной, но невыплаченной заработной платы, из которой может быть произведено удержание. В противном случае нарушался бы принцип равенства работников: они были бы поставлены в различное положение в зависимости от того, были ли им к моменту увольнения начислены какие-либо суммы (Апелляционное определение Верховного суда Республики Карелия от 27.12.2012 по делу N 33-3851/2012).

Источник комментария:

Отв. ред. Ю.П. Орловский «КОММЕНТАРИЙ К ТРУДОВОМУ КОДЕКСУ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ», изд.6-е АКТУАЛИЗАЦИЯ

ОРЛОВСКИЙ Ю.П., ЧИКАНОВА Л.А., НУРТДИНОВА А.Ф., КОРШУНОВА Т.Ю., СЕРЕГИНА Л.В., ГАВРИЛИНА А.К., БОЧАРНИКОВА М.А., ВИНОГРАДОВА З.Д., 2014

О счетной ошибке

Термин «счетная ошибка» в трудовом законодательстве не раскрывается. Поэтому, чтобы понять, что подразумевается под такой ошибкой, обратимся к судебной практике.

Так, в Определении Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 02.06.2021 № 88-8675/2021 отмечено, что счетной ошибкой, упомянутой в ст. 137 ТК РФ, может являться любая арифметическая ошибка, приведшая к переплате работнику денежных сумм, счетная ошибка – это результат неверного применения правил арифметики. В условиях автоматизированного расчета заработной платы счетная ошибка может быть сопряжена со сбоем программного обеспечения или с ошибкой механического характера при вводе исходных данных.

Вместе с тем внесение недостоверной или неполной информации в программу СПА «Алушта», то есть в систему единой базы данных по каждому военнослужащему, на основании которых истец производит расчет денежного довольствия каждого военнослужащего, по мнению суда, нельзя расценить как счетную ошибку. Эти сведения вносило конкретное лицо, которое ненадлежащим образом исполнило свои должностные обязанности.

В Определении Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 14.10.2021 № 88-8221/2021 также указано, что в условиях автоматизированного расчета заработной платы счетная ошибка может включать и ошибку, произошедшую вследствие сбоя в работе продукта программного обеспечения, используемого для соответствующих расчетов.

Принимая решение в части требований физического лица о признании незаконным удержания работодателем из его заработной платы за апрель 2020 года денежных средств и обязании ответчика вернуть истцу все удержанные суммы, суд учел положения ст. 137, 138 ТК РФ и пришел к выводу, что действия ответчика по удержанию из заработной платы истца излишне выплаченных денежных средств в полной мере отвечают названным правовым нормам, поскольку к счетной ошибке относятся и арифметическая ошибка, и сбой в программном обеспечении.

Факт такого сбоя подтверждается представленными в материалы дела доказательствами, в том числе служебной запиской главного бухгалтера, содержащей указание на то, что в связи с изменением налогового законодательства и введением нового классификатора видов оплат изменился алгоритм расчета заработной платы с 2020 года. В феврале 2020 года при корректировке программного продукта «1-С: Заработная плата» произошла программная ошибка – дважды были начислены районный коэффициент и северные надбавки на премию рабочим по шифру 401 и шифру 421, в связи с чем в апреле рабочим был произведен перерасчет заработной платы за февраль и март 2020 года по шифру 423.

Аналогичная ситуация рассмотрена и такие же выводы сделаны в Определении Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 16.09.2021 № 88-7818/2021.

Из Определения Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 01.12.2022 № 88-11026/2022, 2-644/2022 следует, что ПАО обратилось в суд с иском к физическому лицу о взыскании с него излишне выплаченной заработной платы. Истец пояснил: исполняя решение суда о взыскании с ПАО в пользу физического лица заработной платы, общество в рамках исполнительного производства перечислило денежные средства службе судебных приставов. В результате технического сбоя в программном обеспечении «1С: Зарплата и управление персоналом» ПАО повторно перечислило ответчику заработную плату.

Арбитры выяснили, что спорная сумма была включена ПАО в реестр на перечисление сотрудникам заработной платы, согласно расчетному листку за июнь 2021 года начислена ответчику в качестве оплаты труда и переведена на его банковскую карту.

Суд, руководствуясь ст. 137 ТК РФ, ст. 1109 ГК РФ, пришел к выводу об отсутствии оснований для удовлетворения заявленных требований, поскольку материалами дела не подтверждается, что денежные средства были перечислены ответчику в результате счетной ошибки. Доказательств, свидетельствующих о недобросовестном и виновном поведении ответчика, истцом суду не представлено.

Приведем также другие судебные решения, в которых организациям отказано в удовлетворении иска о взыскании излишне выплаченной заработной платы.

Пояснения организации (истца)

Позиция суда

Определение Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 07.07.2022 № 88-6013/2022

При начислении ответчику заработной платы произошла счетная ошибка, из-за которой ведомость была сформирована без учета ранее выплаченной заработной платы, в результате чего были излишне начислены и выплачены учителям школы денежные средства. Ошибка произошла вследствие программного сбоя при переносе и обновлении базы данных

Суд, оценив представленные доказательства (акт обнаружения служебной счетной ошибки, уведомление о возврате излишне выплаченных денежных средств), исходил из того, что излишне выплаченная заработная плата является результатом нарушения порядка ведения бухгалтерского учета и составления отчетности, в том числе технической ошибки при начислении ответчику заработной платы (вследствие неправильного ввода данных в бухгалтерскую программу).

Счетной ошибкой является ошибка, допущенная в арифметических действиях (в действиях, связанных с подсчетом – умножение, деление, сложение, вычитание), в то время как действия сотрудника, использующего программное обеспечение, нельзя отнести к счетной ошибке.

В итоге в рассматриваемой ситуации излишне выплаченная заработная плата не является следствием счетной (арифметической) ошибки, доказательства недобросовестности ответчика при получении перечисленной ему заработной платы не представлены

Определение Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 28.04.2022 № 88-3873/2022

В связи с интеграцией автоматизированной информационной системы бухгалтерского учета (1С) в системе «БОСС-Кадровик» по состоянию на 1 января 2021 года произошел программный сбой, что привело к искажению данных программы, повлекшему неоднократную излишнюю выплату работнику заработной платы в период с февраля по июнь 2021 года.

По мнению созданной для проведения служебного расследования комиссии, причиной ошибки стал сбой обработки excel-файла автоматизированным алгоритмом считывания данных при переносе информации из системы 1С в систему «БОСС-Кадровик». В момент обработки произошел сдвиг данных в строке excel-файла по причине наличия в ячейке excel-файла скрытых (нечитаемых) технических символов. В ячейке штатного расписания по ответчику вместо надбавки водителю за классность в размере 15% в систему «БОСС-Кадровик» перешла сумма в размере 2047,35%, в результате оклад сотрудника был умножен на некорректный процент надбавки за классность, что привело к переплате

Суд пришел к выводу об отсутствии счетной ошибки при начислении и выплате ответчику заработной платы в период с февраля по июнь 2021 года, поскольку работодатель не исполнил возложенные на него обязанности по соблюдению требований законодательства при начислении и выплате работнику заработной платы, по правильному оформлению документов, по внесению соответствующих сведений в автоматизированные системы расчета. Виновных и недобросовестных действий со стороны ответчика не установлено.

Излишне выплаченные суммы должны быть возвращены получателем, если их выплата явилась результатом недобросовестности с его стороны или счетной ошибки. Добросовестность гражданина (получателя спорных денежных средств) презюмируется.

В рассматриваемом споре судом установлено, что переплата произведена в результате не арифметической (счетной), а технической ошибки. Технические ошибки (сбой компьютерной программы, использование в расчетах неверных данных, повторная выплата заработной платы), совершенные по вине работодателя, счетными не являются, поскольку не свидетельствуют о неправильном выполнении арифметических действий

Определения Второго кассационного суда общей юрисдикции от 14.01.2021 № 88-28341/2020, от 29.10.2020 по делу № 88-22175/2020

При закрытии в 2019 году годового баланса за 2018 год и проверке сальдо по оборотно-сальдовой ведомости отделом бухучета и отчетности была обнаружена счетная ошибка в результате сбоя программы «1С: Комплексная автоматизация», приведшая к излишней выплате ответчику заработной платы

Суд пришел к выводу: данных, свидетельствующих о том, что работодателем при исчислении сумм, причитающихся ответчику, были допущены именно счетные (арифметические) ошибки, в материалах дела не имеется, также не установлено наличие виновных и недобросовестных действий со стороны ответчика

Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 22.04.2021 № 88-5503/2021

В период с сентября по октябрь 2019 года штатным программистом учреждения был осуществлен перенос данных по начислению сотрудникам заработной платы из программы «1С: Зарплата и кадры 3.0» в программу с аналогичным названием и по новой программе было произведено начисление заработной платы. При переходе на новую программу возникли технические проблемы, произошел сбой рабочих графиков в расчетах сотрудников, которые работают на 1 ставку при 40-часовой рабочей неделе. Вместо 0,5 ставки для расчета нормы часов программой была учтена полная ставка от оклада, вследствие чего оклад сотрудника был увеличен в два раза

Суд пришел к выводу об отсутствии оснований для удовлетворения исковых требований, так как истец не представил доказательств в подтверждение доводов о наличии счетной (арифметической) ошибки при начислении заработной платы. Допущенная работодателем излишняя выплата ответчику заработной платы не может быть признана счетной ошибкой, она является технической ошибкой, возникшей вследствие сбоя компьютерной программы. Также судом не установлено наличие виновных и недобросовестных действий со стороны ответчика.

По мнению арбитров, счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях (действиях, связанных с арифметическими подсчетами), технические ошибки, в том числе технические ошибки, совершенные по вине работодателя, или ошибки используемой им программы, счетными не являются

Вывод

Если работнику начислили и выплатили заработную плату за первую половину месяца в большем размере, чем положено (без учета того, что он был временно нетрудоспособен (находился на больничном)), уменьшение заработной платы за вторую половину месяца на излишне выплаченные суммы неправомерно. С учетом приведенной судебной практики полагаем, что излишнее начисление заработной платы по причине неотражения в компьютерной программе сведений о том, что работник находился на больничном, не считается счетной ошибкой.

Представленный подход подтверждается позицией Роструда. Ведомство разместило на сайте «Онлайнинспекция.рф» следующие ответы.

Вопрос:

Если на момент закрытия зарплаты за первую половину месяца не поступили данные по отклонению в работе сотрудника (болезнь, привлечение в выходной день и др.), можно ли скорректировать заработную плату за вторую половину месяца?

Ответ:

Да, но в пользу работника. Производить удержания из заработной платы за вторую половину месяца по причине неверно выплаченной за первую половину месяца заработной платы неправомерно.

Вопрос:

Не будет ли нарушением возникновение переплаты?

Ответ:

Переплата не является нарушением.

Вопрос:

Если работник заболел, а ответственный за табельный учет сотрудник не сообщил об этом при закрытии заработной платы за первую половину месяца, можно ли возникшую переплату удержать при выходе работника на работу в другом месяце? Нужно ли брать заявление о согласии на удержание переплаченной суммы с сотрудника?

Ответ:

В описанной ситуации удержание произвести нельзя.

Отказ от добровольного возврата

Если сотрудник отказывается вернуть задолженность, то в этом случае фирма несет реальные убытки. Если переплата была совершена в результате счетной ошибки или неправомерных действий работника, которые привели к переплате, тогда можно обратиться в суд и возместить ущерб в судебном порядке.

Если перечисленные выше действия так и не привели к возврату денежных средств, встает вопрос о том, с кого брать спрос и кто должен возместить данные расходы? Необходимо понимать, что переплата могла произойти по вине бухгалтера, который мог неверно ввести данные для расчета заработной платы, или по вине расчетчика, который передал в бухгалтерию недостоверные данные. Поэтому излишне выплаченная заработная плата может быть удержана с сотрудника, совершившего ошибку, вина которого будет доказана при административном расследовании данного факта.

Причиненный данный работником ущерб должен быть возмещен в порядке, описанном в ст. 248 ТК РФ. Из статьи следует следующее: если размер причиненного ущерба не превышает среднемесячного заработка работника, тогда взыскание денежных средств осуществляется на основании письменного распоряжения руководителя. Документ должен быть создан не позднее месячного срока со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба. Если установленный срок для издания распоряжения истек или размер ущерба превышает среднемесячный заработок, тогда взыскание ущерба может проведено только с согласия виновного работника или посредством обращения в суд.

Учет переплаты

Заработная плата в бухгалтерском учете отражается на счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». В результате излишней зарплаты образуется сальдо по этому счету. Если сотрудник вернул долг, то счет 70 просто «закроется». Возвращенная сумма не будет облагаться НДФЛ, пенсионными взносами и взносами на травматизм.

Если сотрудник отказался возвращать денежные средства, то необходимо быть готовым к тому, чтобы признать данные суммы в бухгалтерской отчетности в качестве расходов и обязательств. Следовательно, списать переплату на прочие расходы. При этом производится запись по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» и кредиту по счету 70.

В случае такого подхода уменьшаются экономические выгоды организации. Плюсом данного подхода является то, что такая задолженность не находится под контролем организации, и она не может рассчитывать на получение экономических выгод в будущем. Невозвращенная сумма не учитывается при учете налога на прибыль, не облагается пенсионными взносами и взносами на травматизм, но облагается НДФЛ. Окончательное решение при отражении течения денежных средств при излишней выплате сумм принимается за работодателем и главным бухгалтером.

Необходимо учитывать, что, если НДФЛ с указанной суммы был исчислен, удержан и перечислен в бюджет при ее выплате сотруднику, оснований для повторного исчисления и удержания налога в момент признания за работодателем долга безнадежным к возврату по данной сумме нет. Такая же ситуация возникает в случае страховых взносов. Если же работник добровольно возвращает излишне полученную сумму, то производится корректировка НДФЛ и производится перерасчет базы для начисления страховых взносов и имеет право на возврат или зачет суммы излишне уплаченных стразовых взносов и НДФЛ.

Переплатили зарплату – что делать с НДФЛ и страхвзносами

При возврате переплаты у сотрудника меняется в меньшую сторону сумма начисленного дохода, что приводит к уменьшению налогооблагаемой базы, а значит уменьшается и сумма удержанного налога.

Если сумма переплаты уже была отражена в отчете 6-НДФЛ, сданном в налоговый орган, надо откорректировать отчет:

в корректировке указываются уменьшенные суммы дохода и исчисленного НДФЛ;
удержанный налог отражается с учетом суммы, удержанной с возвращенной зарплаты, т.е. по НДФЛ образуется переплата.

Если переплатили налоги по зарплате, что делать налоговому агенту-работодателю — излишне удержанный и перечисленный в бюджет налог по письменному заявлению налогового агента можно вернуть или зачесть в счет следующих платежей (ст. 78, 231 НК РФ).

Переплата возникнет также по страховым взносам, если они были начислены на ее сумму, поэтому необходимые корректировки следует внести в формы РСВ и 4-ФСС. Излишне уплаченные взносы можно зачесть в счет будущих платежей или вернуть на счет страхователя-работодателя в соответствии со ст. 78 НК РФ и ст. 26.12 закона № 125-ФЗ от 24.07.1998.

Если работник откажется возвращать переплату и суд признает его правоту, переплат по уплаченному НДФЛ и страхвзносам не возникнет и корректировки в налоговом учете работодателю не потребуются.

Что делать, если работнику переплатили зарплату: проводки

Для отражения в учете излишне выплаченных средств в пользу наемного персонала начисления сторнируются. Сумма долга за работником относится на счет 73 (по дебету), при удержании составляется проводка Дт 70 – Кт 73. Если бухгалтерия переплатила зарплату ошибочно — что делать, рассмотрим на примерах.

Как в бухгалтерском учете исправить ошибки, связанные с излишне выплаченной зарплатой, рассказывает КонсультантПлюс в готовом решении. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить бесплатный пробный доступ на 2 дня.

Пример 1

Работнику при согласии нанимателя предоставлен отпуск авансом. Отпускные начислены в сумме 18 000 руб., налог удержан и перечислен в бюджет в размере 2340 руб., в итоге работнику переведено на карту 15 660 руб. После отпуска сотрудник уволился без отработки, сумма переплаты отпускных возвращена им на счет работодателя в добровольном порядке.

В учете будет составлен следующий комплекс проводок:

Дт 20 – Кт 70 – 18 000 руб. – начислен доход в виде отпускных;
Дт 70 – Кт 68 – 2340 руб. – начислен подоходный налог (НДФЛ);
Дт 20 – Кт 69 – 5400 руб. – начислены страховые взносы;
Дт 70 – Кт 51 – 15 660 руб. – отпускные переведены на банковскую карту сотрудника;
Дт 68 – Кт 51 – 2340 руб. – уплачен НДФЛ;
Дт. 69 – Кт 51 – 5400 руб. – страхвзносы уплачены;
Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 18 000 руб. – сторнированы начисления по отпускным за неотработанный период;
Дт 70 – Кт 68 – СТОРНО 2340 руб. – сторнирован начисленный налог;
Дт 20 – Кт 69 – СТОРНО 5400 руб. — сторнированы начисления страхвзносов;
Дт 51 – Кт 70 – 15 660 руб. – на счет работодателя работником возвращены излишне полученные отпускные.

Пример 2

Условия прежние – переплата отпускных за неотработанный период, но бывший работник отказался возвращать переплату добровольно и возврат денег осуществлен через суд. В этом случае производятся следующие операции:

Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 18 000 руб. – сторнированы начисления по отпускным за неотработанный период;
Дт 70 – Кт 68 – СТОРНО 2340 руб. – сторнирован начисленный налог;
Дт 20 – Кт 69 – СТОРНО 5400 руб. — сторнированы начисления страхвзносов;
Дт 73 – Кт 70 – 15 660 руб. – отражена претензия по излишне выплаченным отпускным в сумме переплаты;
Дт 51 – Кт 73 – 15 660 руб. – деньги возвращены работником по судебному решению на счет компании.

Пример 3

Условия аналогичны примеру 2, но суд выиграл работник, и возмещение по переплате работодателем не получено. В этом случае сторнированию подлежит только сумма начисленных отпускных, а переплата списывается на прочие расходы:

Дт 73 – Кт 70 – 15 660 руб. – отражена претензия в сумме переплаты;
Дт 70 – Кт 73 – 15 660 руб. – после поражения в суде работодатель снимает претензию на возврат средств;
Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 18 000 руб. – сторнируются начисленные отпускные;
Дт 91 – Кт 70 – 18 000 руб. – сумма отпускных списана на прочие расходы.

Пример 4

За январь работнику начислили зарплату в сумме 27 000 руб., удержан НДФЛ 3510 руб. Позднее обнаружилось, что при начислении была допущена арифметическая ошибка — за январь зарплата сотрудника должна была составить 22 000 руб., что на 5000 руб. меньше начисленной. За февраль начислена зарплата — 22 000 руб., удержан подоходный налог 2860 руб. Работник согласен на удержание переплаты.

Проводки в учете будут следующими:

Дт 20 – Кт 70 – 27 000 руб. – начислена зарплата за январь;
Дт 70 – Кт 68 – 3510 руб. – удержан налог из январской зарплаты;
Дт 70 – Кт 51 – 23 490 руб. – выплачена зарплата за январь;
Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 5000 руб. – сумма переплаты из-за счетной ошибки;
Дт 70 – Кт 68 – СТОРНО 650 руб. – излишне удержанный налог с суммы переплаты;
Дт 73 – Кт 70 – 4350 руб. (5000-650) – излишне перечисленная работнику сумма зарплаты;
Дт 20 – Кт 70 – 22 000 руб. – начислена зарплата за февраль;
Дт 70 – Кт 68 – 2860 руб. – удержан налог с февральских начислений;
Дт 70 – Кт 73 – 3828 руб. ((22000-2860) х 20%) – переплата удержана частично с соблюдением ограничения в 20% от месячного заработка;
Дт 70 – Кт 51 – 15 312 руб. (22000-2860-3828) – выплата зарплаты за февраль.

Остаток переплаты в сумме 522 руб. (4350 – 3828) будет удержан работодателем из зарплаты сотрудника за март.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Пересчет налогов и взносов

Необходимость пересчета налогов и взносов зависит от того, по какой причине переплатили заработную плату.

Переплата заработной платы произошла в результате ошибочных действий бухгалтерии в прошлых отчетных (налоговых, расчетных) периодах

В этом случае придется скорректировать налоговую базу по:

НДФЛ;
взносам на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;
налогу на прибыль

В результате исправления ошибки возникнет переплата по НДФЛ за прошлые периоды – ведь зарплата была излишне выплачена. Соответственно, НДФЛ – излишне удержан. Значит, нужно будет подать уточненные расчеты по форме 6-НДФЛ. Кроме того, если ошибка была совершена в прошлом году, придется сдать в налоговую инспекцию уточненную справку 2-НДФЛ – на того сотрудника, которому переплатили зарплату. Такой вывод следует из положений пункта 6 статьи 81 НК РФ.

При расчете налога на прибыль начисленную зарплату и суммы взносов включают в состав расходов. Значит, излишние начисления увеличивают сумму затрат. Соответственно – уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль. Поэтому по налогу на прибыль в данном случае возникнет недоимка, и в инспекцию нужно будет сдать уточненную декларацию. Основание – пункт 1 статьи 81 НК РФ.

Пример 2

При расчете зарплаты сотрудника за июнь 2019 года была допущена счетная ошибка. В результате ему была начислена излишняя сумма в размере 11 000 руб. Зарплата за июнь была выдана 1 июля 2019 года. Ошибку бухгалтер обнаружил 10 августа.
Бухгалтер пересчитал налоги и взносы с суммы излишне выплаченной зарплаты.
Так, за июнь были излишне начислены:

пенсионные взносы – 2420 руб. (11 000 руб. Х 22%);
взносы на социальное страхование – 319 руб. (11 000 руб. Х 2,9%);
взносы на медицинское страхование – 561 руб. (11 000 руб. Х 5,1%);
взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – 22 руб. (11 000 руб. Х 0,2%).

Также был излишне удержан НДФЛ в сумме 1430 руб. (11 000 руб. × 13%).
Бухгалтер сдал в налоговую инспекцию уточненный ЕРСВ и уточненную форму 6-НДФЛ за первое полугодие 2019 года.
В составе расходов по налогу на прибыль были ошибочно учтены суммы зарплаты и взносов. «Излишние» затраты составили:
11 000 руб. + 2420 руб. + 319 руб. + 561 руб. + 22 руб. = 14 322 руб.
В результате образовалась недоимка по налогу на прибыль за первое полугодие.
Сумма недоимки равна:
14 322 руб. Х 20% = 2864 руб.
Бухгалтер сдал уточненную декларацию по налогу на прибыль за первое полугодие 2019 года, перечислил в бюджет недоимку (2864 руб.) и пени за каждый день просрочки платежа.

Излишняя выплата зарплаты не связана с ошибками бухгалтерии

Это возможно, если переплата произошла:

из-за того, что сотрудник не выполнил нормы труда или виновен в простое (что установлено комиссией по трудовым спорам или судом);
в результате неправомерных действий сотрудника (например, он подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты по НДФЛ). Это подтверждено судом.

В подобных случаях пересчитывать налоги (взносы) и подавать «уточненки» не нужно. Ведь здесь не идет речи об исправлении ошибок прошлых периодов. Взыскание излишне выплаченной зарплаты – это удержания по инициативе администрации, которые она произвела в положенное время (после комиссии или суда). Значит, такие удержания участвуют в расчете налогов и взносов текущего, а не прошлых периодов.

Избежать сложностей, связанных с перерасчетом налогов и взносов, подачей «уточнёнок», вполне возможно, если передать расчёт зарплаты на аутсорсинг.

Мы автоматизировали все рутинные операции, благодаря чему удалось практически исключить риск совершения ошибки при расчете заработной платы.

Кроме того, точность работы каждого нашего специалиста гарантирована многоуровневой системой контроля. Но даже если случится форс-мажор – при расчете зарплаты будет допущена ошибка – ответственность за финансовые риски несет наша компания, и все потери клиента будут компенсированы 1C-WiseAdvice. Это является страховым случаем в рамках эксклюзивного полиса страхования профессиональной ответственности.

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога

Как возврат переплаты по зарплате влияет на налоги и взносы

Если переплата по зарплате произошла вследствие ошибки любого вида, и сотрудник вернул деньги, то нужно пересчитать обязательные платежи:

Уменьшить суммы начисленных страховых взносов и удержанного с работника НДФЛ.
Если уже были сданы отчеты по НДФЛ и взносам, то сдать уточненные формы.
Запросить возврат переплаты по НДФЛ и взносам из бюджета, либо зачесть ее в счет будущих платежей.
Увеличить начисленные суммы по налогу на прибыль или другим налогам, на расчет которых влияют затраты:

— НДФЛ, если работодатель — ИП на ОСНО ;

— УСН «Доходы минус расходы»;

Если уже была сдана декларация и уплачен один из налогов, перечисленных в п. 4, то сдать уточненную форму и доплатить налог с учетом пени.

Если переплата по зарплате возникла из-за виновных действий работника, подтвержденных решением суда или комиссией по трудовым спорам, то пересчитывать налоги за прошлые периоды не нужно. Работодатель должен только удержать переплату из текущих выплат после получения решения суда или комиссии.

Также не нужно пересчитывать налоги, если работник отказался вернуть переплату, а суд подтвердил его правоту, например, при технической ошибке.

Вывод

Работодатель имеет вернуть переплату по зарплате в случаях, установленных ТК РФ, например, если допущена арифметическая ошибка при расчетах.

Если работник не согласен с позицией работодателя, то решение о возврате излишне выплаченной зарплаты будет принимать суд.

Если переплата по зарплате возникла из-за ошибки, и сотрудник вернул деньги, то нужно пересчитать налоги и, при необходимости, сдать уточненные отчеты и провести доплату в бюджет.

В других ситуациях, например, если суд решил, что возвращать переплату не нужно, расчеты по налогам за прошлые периоды следует оставить без изменений.