При нарушении сотрудниками трудовой дисциплины, например, в случае опоздания, появления на рабочем месте в нетрезвом состоянии, наниматель должен потребовать у них письменное объяснение. Это нужно сделать до наложения на работников дисциплинарного взыскания. Об этом говорится в ч. 1 ст. 193 ТК РФ. Как правильно работодателю составить требование о предоставлении письменного объяснения, расскажем в статье.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Когда необходимо такое требование и почему
Требовать с сотрудника объяснительную наниматель может только в тех случаях, когда имело место нарушение трудового законодательства:
- несоблюдение норм охраны труда;
- опоздание на работу;
- отсутствие на работе 4 часа и больше;
- появление на рабочем месте в состоянии опьянения (имеется в виду наркотическое и алкогольное);
- нанесение ущерба имуществу нанимателя.
Потребовать объяснения работодатель может как устно, так и письменно. Однако письменное требование предпочтительнее, поскольку оно будет служить доказательством того, что оно действительно было составлено и объяснения были затребованы. Кроме того, на таком документе фиксируют дату совершения дисциплинарного проступка и указывают, до какого времени сотрудник должен дать письменные объяснения. На это дается 2 рабочих дня.
Если работник действительно дорожит своим рабочим местом, то в его интересах дать объяснения. Работодатель должен понимать, каковы его дальнейшие действия, поэтому объяснительная от сотрудника необходима. Но если тот ее так и не предоставит, то это не нужно трактовать в качестве доказательства вины работника в том или ином происшествии.
Что такое объяснительная записка?
Она не входит в систему бланков внутреннего и кадрового делооборота предприятия, так как необходимость в ее составлении возникает только при отклонении от штатных условий труда — опозданиях на работу, прогулах, причинении имущественного ущерба и т.д.
Составление объяснительной является правом, а не обязанностью сотрудника, однако отказ от дачи объяснений может привести к крайне неблагоприятным последствиям, вплоть до увольнения.
Выделим основные правила, которые учитываются при составлении указанного документа:
- при проведении любого служебного расследования руководство предприятия обязано затребовать у сотрудника объяснительную в письменной форме. Об отказе дать пояснения составляется соответствующий акт;
- бумага пишется на имя руководителя предприятия или непосредственного начальника, уполномоченного на урегулирование спора с работником;
- объяснительная по нарушению дисциплины труда и правил внутреннего распорядка должна быть учтена при принятии решения о назначении наказания (отказ проверить доводы, указанные в документе, влечет отмену дисциплинарного взыскания).
Обратите внимание!
Объяснительная записка на работе — советы юриста. Трудовое право
Объяснительная на работу пишется в произвольной форме самим сотрудником. Закон не содержит типовой формы указанного документа, однако работник должен придерживаться общих правил оформления.
Эта бумага подлежит регистрации с присвоением входящего номера, а при составлении в рамках служебного расследования — прикладывается к материалам проверки.
Как правильно написать объяснительную записку?
Этот документ составляется по требованию работодателя или по собственной инициативе сотрудника. При назначении служебного расследования на написание дается не более двух дней, в иных случаях срок определяется на усмотрение сторон. Целесообразно составить объяснительную директору или иному представителю предприятия в максимально сжатые сроки, чтобы не допустить негативного развития ситуации.
Вот какие правила нужно учитывать:
- если бумага пишется по факту опоздания на работу, необходимо доказать уважительность причин позднего появления на рабочем месте;
- объяснительная по болезни должна содержать информацию о заболевании, обращении к врачу или вызове его на дом (впоследствии нужно подтвердить данные больничным листком);
- документ о невыполнении порученных обязанностей или срыве производственных задач должен содержать объективные причины, по которым допущено нарушение (например, неисполнение соответствующих обязанностей другими отделами).
Обратите внимание!
Недопустимо писать бумагу под диктовку начальства или иного должностного лица. Как правило, в таких случаях могут искусственно создаваться доказательства, которые будут использованы для дисциплинарного взыскания (в том числе, увольнения по виновным основаниям).
Даже если вы признаете вину в совершении дисциплинарного проступка, обязательно укажите:
- на мотивы своих действий, поскольку допущенное нарушение может быть вызвано устранением более серьезных последствий для работодателя;
- на первый факт допущенного нарушения, так как руководитель обязан учесть все обстоятельства проступка;
- на отсутствие серьезных последствий для производственно процесса;
- на возможность возместить причиненный ущерб в добровольном порядке.
Если составляется акт по факту дисциплинарного проступка, объяснительная должна быть включена в материалы служебного расследования.
При обжаловании действий работодателя в суде будут заново оцениваться все обстоятельства нарушения.
В содержании рассматриваемого нами документа должны быть следующие пункты:
- наименование должностного лица, на имя которого составляется бумага;
- сведения о сотруднике, с указание должности и структурного подразделения;
- обстоятельства и факты (например, выявленный факт отсутствия на рабочем месте);
- объяснения сотрудника в произвольной форме;
- дата составления документа и личная подпись сотрудника.
Составив объяснительную, нужно зафиксировать факт ее получения работодателем. Для этого ставится отметка входящего номера или подпись непосредственного начальника. Целесообразно сохранить второй экземпляр документа, чтобы использовать его при дальнейшем урегулировании спора.
Виды объяснительных
Данные документы могут оформляться не только по месту постоянной работы, но и в иных обстоятельствах. Выделим наиболее распространенные виды объяснительных, с которыми вы можете столкнуться:
- составленная по факту выявленного нарушения;
- разъясняющая причины поведения на рабочем месте при отсутствии факта дисциплинарного проступка;
- составленная в отношении действий подчиненных или зависимых лиц (например, родители могут писать объяснительную записку за поведение своего ребенка в школе).
Правила оформления в разных ситуациях будут схожими — нужно максимально подробно указать все факты в хронологическом порядке, обосновать мотивы и причины своих действий, подтвердить уважительность причин нарушения трудовой дисциплины и т.д.
В каких случаях пишется объяснительная записка?
Письменное объяснение, по словам Зайцевой, может потребоваться в ряде случаев, когда сотрудник нарушает трудовое законодательство.
В каких случаях может потребоваться объяснительная записка:
- отсутствие на рабочем месте;
- опоздание на работу или ранний уход без согласования с начальством;
- присутствие на работе в состоянии опьянения;
- невыполнение сотрудником своих трудовых обязанностей или выполнение их в неполном объеме;
- невыполнение поручения от руководства, которое не входит в перечень основных обязанностей сотрудника;
- нарушение техники безопасности на рабочем месте, закрепленной соответствующим нормативным актом;
- другие нарушения трудового законодательства.
Каждый конкретный случай нарушения трудового законодательства рассматривается в индивидуальном порядке. Например, чтобы обвинить сотрудника в том, что он пришел на работу нетрезвым, нужно медицинское заключение. Если для опоздания или отсутствия на рабочем месте есть уважительная причина, то, предоставив подтверждающие документы, сотрудник также может избежать наказания.
Практические случаи применения объяснительной записки
Ситуация 1. У Дмитрия в 8 утра прорвало трубу в квартире, а в 9:30 он уже должен был быть в офисе. На работе начальник попросил его написать объяснительную, так как Дмитрий в итоге опоздал на два часа. К объяснительной записке сотрудник приложил копию акта о заливе квартиры, таким образом доказав, что потоп действительно был, и произошел он не по его вине. В результате начальник принял во внимание обстоятельства и не стал применять дисциплинарное взыскание по отношению к Дмитрию.
Ситуация 2. У Марии на работе произошел конфликт, который перерос в драку. Женщина нанесла своей оппонентке легкие травмы. В ходе разбирательств начальник заподозрил, что Мария пришла на работу в состоянии алкогольного опьянения. Для того чтобы это доказать, на предприятие вызвали нарколога, который вынес подтверждающее заключение.
Сама Мария свою вину отрицала. В объяснительной записке она заявила, что вообще не пьет и что инициатором конфликта была другая сотрудница. Оппонентка, в свою очередь, написала, что Мария действительно была пьяна и первая полезла в драку.
Приняв во внимание показания обеих сторон, а также подтверждение нарколога, начальник Марии принял решение ее уволить.
Как работник узнает, что должен написать объяснительную?
Работодатель имеет право потребовать объяснительную записку, обратившись к подчиненному как в устной, так и в письменной форме. Конечно, лучше, если уведомление работника о необходимости предоставить объяснительную будет письменным — оно послужит доказательством того, что просьба действительно была составлена и передана сотруднику.
Также в письменном уведомлении может быть отмечен дедлайн — крайний срок, когда нужно предоставить записку. По закону, сотрудник должен написать объяснительную в течение двух рабочих дней, однако начальник может дать ему больше времени на составление записки.
рабочих дня
составляет срок предоставления объяснительной для сотрудника согласно российскому законодательству
Людмила Зайцева добавила, что если работодатель не дает положенное время на подготовку записки, например, просит ее уже на следующий день, то дисциплинарное наказание сотрудник сможет оспорить уже только на этом основании.
Единого образца письменного уведомления о даче объяснительной нет. Руководитель может составить его в свободной форме, главное, чтобы документ включал необходимую информацию.
Какую информацию необходимо указать в уведомлении для сотрудника:
- название компании или предприятия;
- фамилию, имя и должность сотрудника;
- суть проблемы, какое нарушение необходимо объяснить;
- просьбу предоставить объяснительную;
- подпись руководителя и дату отправки уведомления.
Такой документ можно вручить сотруднику лично, отправить по почте или зачитать вслух при специально созванной комиссии.
В каком стиле: можно ли писать от руки, что полезно приложить к записке
Объяснительную можно составить в произвольной форме. При заполнении документа используют официально-деловой стиль речи. К записке можно приложить справки, больничные листы и прочие документы, которые подтвердят вашу невиновность.
Чем больше доказательств у вас будет, тем лучше: тогда у работодателя просто не останется оснований для дисциплинарного взыскания.
При оформлении записки нужно соблюдать определенные правила:
- в документе должна отсутствовать просторечная лексика;
- изложенная информация должна быть достоверной.
Записку составляют от имени провинившегося сотрудника. Без даты и подписи она считается недействительной.
Поделитесь шаблоном «идеальной объяснительной»
«Идеальных» шаблонов в природе не существует. Чаще всего объяснительную пишут за опоздание на работу или прогул. В таком случае стоит изложить причину. Главное – это конкретика.
Например: Я опоздал на работу 23.08.2022 года на 1 час по причине поломки и ремонта собственного автомобиля. Копии документов из ГИБДД прилагаю.
Важно! Обязательно делайте ссылки на официальные документы (лист нетрудоспособности, справка от транспортной компании и так далее).
В объяснительной должны содержаться следующие сведения:
- должность руководителя;
- наименование организации;
- ФИО руководителя;
- должность и ФИО сотрудника;
- дата составления;
- наименование посередине – «Объяснительная записка»;
- объяснение ситуации;
- личная подпись с расшифровкой.
Если же речь идет об объяснительной о невыполнении трудовой функции или должностных обязанностей, то можно указать в записке:
- что у вас не было всех необходимых инструментов для работы;
- что вас не обеспечили оборудованием;
- что вы не смогли справиться с порученным заданием в виду отсутствия должностной инструкции или отказа в предоставлении данных со стороны других ответственных лиц.
Таким образом, необходимо отразить причины и обстоятельства события, указать на то, что вы невиновны, привести аргументы в свою пользу, а также приложить документы.
Отказ от объяснительной
Сотрудник имеет право отказаться от объяснений. Тогда работодатель собирает комиссию минимум из трёх человек, комиссия составляет акт. С ним работника знакомят под подпись. Если он отказывается и от этого, члены комиссии отразят ситуацию в акте.
Отказ от объяснительной обычно воспринимается негативно и ведёт к конфликту с работодателем. Вряд ли начальство посчитает, что работник переживает из-за случившегося, вынес какой-то урок и проступок в будущем не повторится. Кроме того, если работник отказался писать объяснительную, могут возникнуть сложности с оспариванием взыскания.
Коротко
1. Объяснительная нужна обеим сторонам: и работнику, и работодателю.
2. Отказ от объяснительной невыгоден работнику, так как из-за этого ухудшаются отношения с работодателем.
3. Пишите объяснительную коротко, по делу, без лишних подробностей. Опишите причины своих действий и их последствия, укажите людей, которые могут доказать ваши слова, при необходимости приложите подтверждающие документы.
4. Если работодатель нарушает порядок наложения дисциплинарного взыскания, его можно оспорить в трудовой инспекции или суде.
Надо ли издавать приказ о требовании объяснительной
В соответствии с положениями ч. 1 ст. 193 ТК РФ, с допустившего нарушения в обязательном порядке необходимо затребовать объяснения в письменной форме. Закон не конкретизирует порядок процедуры. Поэтому вопрос о том, необходимо ли составлять отдельный приказ о взятии объяснительных с работников при допущении ими нарушений, каждый работодатель решает самостоятельно. Составление приказа обязательным не является.
- как вынести сотруднику строгое предупреждение;
- как объявить выговор за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
- как вынести дисциплинарное взыскание в виде замечания.
Как оформить требование объяснительной
Законом не предусмотрена форма запроса объяснения по поводу неисполнения трудовых обязанностей, в связи с чем существует мнение, что допустимо сделать это устно. Но во избежание проблем и отмены приказа о наложении дисциплинарного взыскания не рекомендуем полагаться только на устное уведомление, даже если сотрудник готов дать необходимые пояснения. Оформляйте документ всегда в письменном виде.
Может пригодиться: как предупредить работника о неполном служебном соответствии
Нормативно утвержденная форма уведомления отсутствует, поэтому составляйте его в произвольной форме. В него рекомендуем включить:
- должность и Ф.И.О. лица, которому оно направляется;
- требование предоставить в письменном виде объяснения с пояснением, по какому поводу их требуется предоставить (кратко опишите проступок);
- информацию о том, куда и в какой срок предоставить пояснения;
- требование к работнику о предоставлении документов для написания объяснительной, подтверждающие уважительность совершения им проступка, если таковые имеются.
(место работы, структурное подразделение)
о предоставлении работником письменного объяснения
(характеристика нарушения трудовой дисциплины)
Вы______________________________________________ (описание совершенного нарушения трудовой дисциплины).
Согласно ст. 193 Трудового кодекса РФ, до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.
На основании изложенного, в соответствии с ч. 1 ст. 193 ТК РФ , прошу предоставить в срок до «___»__________ _____г. в________________ (наименование структурного подразделения)
письменное объяснение по факту ________________«__»___________г. (характеристика нарушения трудовой дисциплины)
При наличии документов, подтверждающих уважительные причины _____________________, прошу предоставить такие документы.
С требованием ознакомлен(а):
Для сведения: можно ли лишить работника премии за дисциплинарное нарушение
Какие бывают виды объяснительных записок?
Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей на практике используется как документ дисциплинарного характера, который работодатель просит составить сотрудника, допустившего какое-либо нарушение в работе.
Объяснительная записка как юридически значимый документ чаще всего бывает представлена следующими основными разновидностями:
- объяснительная записка об опоздании на работу;
- объяснительная записка об отсутствии на работе в течение 4 часов и более;
- объяснительная записка об ошибке в работе.
Пример объяснительной об опоздании на работу можно скачать бесплатно, кликнув на картинку ниже:
Повод, в связи с которым составляется объяснительная записка в каждом случае, и есть пример невыполнения должностных обязанностей. Поэтому если сотрудник совершает проступок, то работодателю нужно требовать с него объяснительную записку не о невыполнении должностных обязанностей, а о конкретном совершенном проступке.
За невыполнение должностных (трудовых) обязанностей работодатель может привлечь работника к дисциплинарной ответственности в виде замечания, выговора или даже увольнения по соответствующим основаниям.
Как привлечь к ответственности за невыполнение работником должностных обязанностей, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.
Какова типичная структура объяснительной записки?
Рекомендуется включать в любую объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей:
- дату составления и наименование документа (с указанием конкретного проступка, разъяснения о котором сотрудник дает работодателю);
- сведения о составителе и получателе (ФИО, должности обоих сотрудников, названия подразделений, в которых они работают);
- текстовый блок, в котором рассказывается о подробностях проступка;
- подпись составителя объяснительной;
- подпись или отметку кадровой службы (или иного компетентного подразделения фирмы) о получении объяснительной.
Ключевым же элементом структуры объяснительной будет текстовый блок с разъяснениями по поводу допущенного сотрудником проступка. Здесь важно обратить внимание на:
- точность приводимых фактов — в плане указания дат, времени, конкретных мест событий, о которых рассказывает сотрудник;
- указание реальных причин допущенной недоработки, а не тех, что кажутся таковыми – это может способствовать изменению позиции работодателя;
- желательность изложения обстоятельств проступка в официально-деловом стиле.
Корректно составленная объяснительная записка — юридически значимый документ, который работник впоследствии законным образом сможет использовать в целях защиты своих прав в процессе взаимодействия с Трудинспекцией или же в суде как доказательство того, что с его стороны работодателю были своевременно даны все необходимые разъяснения по поводу действий, вызвавших его претензии.
Как провести служебное расследование по факту нарушения трудовой дисциплины работником, узнайте в КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Структура объяснительной записки
Создание объяснительной записки включает в себя следующие этапы:
Обращение: Начните свою записку с приветствия, адресованного к тому, кому она предназначена, например, “Уважаемый генеральный директор” или “Уважаемый руководитель отдела”.
Цель записки: Укажите причину написания объяснительной записки. Это поможет читателю понять контекст и знать, чего ожидать от содержания.
Объяснение ситуации: Здесь необходимо подробно описать ситуацию или проблему, которую вы объясняете. Включите все необходимые детали и факты, которые помогут читателю понять, что произошло. Будьте искренними и честными.
Объяснение последствий: Если ваше действие или бездействие привело к негативным последствиям, объясните их и признайте свою ответственность. Это показывает ваше понимание серьезности ситуации.
План действий: Опишите, что вы предпринимаете или планируете предпринять, чтобы исправить ситуацию или чтобы подобная ситуация не повторилась в будущем. Это покажет вашу проактивность и стремление к исправлению ошибок.
Заключение: Закончите записку, выразив благодарность за понимание и поддержку. Это может помочь поддержать положительные отношения с тем, кто будет читать вашу записку.
Пример объяснительной записки (текст)
Объяснительная записка
Кому: Генеральному директору ООО “Росток”
От кого: Сидорова И.А., бухгалтер
По вопросу: Прогул 20 июля 2023 г.
Уважаемый Василий Иванович,
Я хотел бы принести извинения за мое отсутствие на рабочем месте 20 июля 2023 года. Я понимаю, что мое отсутствие могло вызвать некоторые неудобства.
В этот день я не смог прийти на работу из-за того, что моя мать неожиданно заболела и я пришлось срочно ее отвезти в больницу. Ввиду неотложности ситуации, у меня не было возможности уведомить Вас заранее.
Мне совершенно ясно, что такие ситуации не должны повторяться, и я предпринял все необходимые меры, чтобы в будущем избежать подобных ситуаций. Я также готов в ближайшее время отработать время пропуска и выполнить все необходимые задачи.
Я приношу свои извинения за все причиненные неудобства и очень благодарен за ваше понимание и поддержку.
