Увольнение умершего работника пошаговая инструкция

Содержание

В случае смерти работника трудовые отношения с ним прекращаются по независящим от сторон причинам. Работодатель должен оформить кадровые документы, выдать родственникам трудовую книжку и все причитающиеся деньги. Рассказываем, как правильно оформить документы и какие нюансы необходимо учесть.

Пошаговый алгоритм, как прекратить трудовые отношения с погибшим сотрудником

Шаг 1 — получить документы для расторжения договора
Шаг 2 — издать приказ о прекращении трудового договора
Шаг 3 — передать сведения в СФР
Шаг 4 — сделать запись в трудовой книжке
Шаг 5 — выдать документы умершего
Шаг 6 — выплатить причитающиеся суммы

Шаг 1 — получить документы для расторжения договора

Трудовые отношения по причине смерти работника прекращаются на основании п. 6 ст. 83 ТК РФ. По этой же статье расторгают договоры с человеком, которого суд объявил умершим (ст. 45 ГК РФ) или признал безвестно отсутствующим (ст. 42 ГК РФ).

Примечание. Если работник умер, то применять термин «уволен» не совсем корректно. Более уместно говорить о прекращении или расторжении трудового договора.

Есть два документа, на основании которых можно расторгнуть договор в случае кончины человека (письмо Роструда от 05.09.2006 № 1552-6):

свидетельство о смерти — при подтвержденном факте гибели (ст. 68 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ);
решение суда об объявлении умершим — при отсутствии по месту жительства сведений о месте пребывания в течение пяти лет или пропаже без вести при обстоятельствах, угрожающих гибелью или дающих основания предполагать смерть от несчастного случая (п. 1 ст. 45 ГК РФ).

Пока работодатель не получит один из этих документов, у него нет правовых оснований для увольнения работника. Даже при том, что факт смерти очевиден. А до этого момента в табеле учета рабочего времени нужно ставить код «НН» — неявка по невыясненной причине.

Документальное сопровождение «вечного» увольнения

Все гражданские процессы в нашей жизни связаны с определенным «бумажным» сопровождением. Любые значимые изменения фиксируются и подтверждаются документально. Поэтому важно во всех случаях соблюдать формальную сторону процесса, не пренебрегая подготовкой соответствующих документов. Что делать, если работник умер во время ежегодного отпуска?

Какие бумаги понадобятся для увольнения сотрудника по причине его смерти?

Обоснование – свидетельство о смерти (или вступившее в законную силу решение суда о статусе исчезнувшего сотрудника).
Приказ об увольнении скончавшегося сотрудника, изданный по установленной форме № Т-8.
Личное дело сотрудника с соответствующими отметками.
Трудовая книжка с правильно оформленной записью.
Заявление родственников на передачу им причитающихся сотруднику выплат.

Алгоритм для работодателя

Получив известие о смерти работника, документально подтвержденное копией свидетельства о смерти, работодатель может начать процедуру увольнения.

Что делать если работник умер – Елена А. Пономарева

Если информация получена не самим работодателем, а руководителем низшего звена, являющимся непосредственным начальником умершего, ему нужно подать на имя руководства докладную записку об этом факте, указав все личные данные выбывшего работника и приложив копию документа о смерти.

Далее порядок действий стандартен и четко определен трудовым законодательством и кадровой практикой.

Издание приказа (форма № Т-8) об увольнении по п.6 ч.1. ст.83 ТК РФ. Естественно, почивший сотрудник не сможет поставить подпись в графе «с приказом ознакомлен», а кроме него, никто этого сделать не вправе. Так что в этом случае строка остается пустой.
Регистрация этого приказа в журнале регистраций распоряжений и приказов, касающихся личного состава.
Производится запись в личную карточку работника о причине расторжения трудового договора со ссылкой на статью ТК.
Внесение записи об увольнении в трудовую книжку: формулировка та же, что и в личной карточке.
Бухгалтерия осуществляет вычисление полагающихся выплат и вносит их в расчетный документ Т-61.
Трудовая книжка отдается родственникам умершего или, с их письменного согласия, высылается им почтой. В книге учета движения трудовых книжек об этом должна быть соответствующая пометка. Родственникам необходимо предъявить документ, подтверждающий родство. Если родственники не являются или не выражают письменного согласия на получение трудовой книжки, она должна сохраняться в архиве предприятия не менее 3 лет, а затем уничтожается в соответствии со специальным актом.
После росписи в ведомости, родственникам выдаются соответствующие денежные выплаты. Это должно произойти не позже недели после письменного обращения-просьбы о начислении выплат. При этом ведомость будет выписана на умершего работника (должна содержать информацию о его тарифной ставке, должности, табельный номер и т.п.), а в графе «Деньги получил» распишется тот, кому они выдаются, то есть родственник.

Издайте приказ

Официально прекратить трудовые отношения с умершим можно только с помощью соответствующего приказа по унифицированной форме №Т-8. Приказ издаётся в день получения свидетельства или решения суда, подписывает его только работодатель. Датой увольнения дата смерти, указанная в свидетельстве.

В трудовой книжке напишите: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника» со ссылкой на п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ». В личной карточке покойного по форме № Т-2 нужна аналогичная запись.

Если за личными документами обратятся родственники сотрудника, попросите у них подтверждение родства или брачных уз: паспорт, свидетельство о рождении или браке. Передать трудовую книжку можно под расписку или письмом с описью вложения. Реквизиты почтового отправления вносятся в книгу учёта доходов и расходов (КУДиР).

Если за документами умершего никто не обратился, вы обязаны хранить её в течение ближайших 75 лет.

Выплатите положенные суммы семье умершего

Получить выплаты может член семьи умершего, проживавший вместе с ним, или лицо на иждивении. Наследнику достаточно предъявить паспорт, заявление и документ, подтверждающий родство, в течение 4 месяцев после смерти сотрудника.

Что нужно выплатить в течение недели с момента обращения родственника:

зарплату;
компенсацию за неиспользованные отпускные дни;
прочие положенные работнику компенсации.

Если вы сняли с расчётного счёта сумму наличными, а за деньгами никто не пришёл в течение 5 рабочих дней, депонируйте их — отразите в отчётности как неполученные средства и храните отдельно. Ещё через 3 года невостребованную сумму можно учесть в доходах.

Дополнительно можно выплатить материальную помощь — если это предусмотрено трудовым договором и внутренними документами или по личной инициативе. А если родственники хоронили умершего за свой счёт, они имеют право на социальное пособие на погребение в течение 6 месяцев после. Схема такая: вы выплачиваете установленную сумму в день обращения, а потом уменьшаете на неё страховые взносы или обращаетесь в местный ФСС за компенсацией.

Положенные сотруднику выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, поэтому удерживать налог с них не нужно (п. 18 ст. 217 НК РФ). Как и с материальной помощи, если вы оказали её членам семьи, проживавшим с умершим.