Уведомление работнику о необходимости дать объяснения о невыходе на работу

Содержание

Нередко работники ненадлежащим образом выполняют возложенные на них обязанности, допускают иные нарушения при выполнении работы. За это провинившийся может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. Но прежде чем издавать приказ о наложении наказания, работодателю надлежит предъявить сотруднику требование о предоставлении объяснительной.

Требование объяснений необходимо при совершении работником проступка, за который работодатель намерен привлечь его к дисциплинарной ответственности ( ч. 1 ст. 193 ТК РФ ). Например, такие ситуации:

опоздание;
отсутствие на рабочем месте;
нахождение в состоянии опьянения;
нарушение правил охраны труда;
причинение ущерба имуществу организации;
невыполнение распоряжений руководства;
невыполнение возложенных обязанностей в соответствии с требованиями трудового договора, должностной инструкции и др.

Надо ли издавать приказ о требовании объяснительной

В соответствии с положениями ч. 1 ст. 193 ТК РФ, с допустившего нарушения в обязательном порядке необходимо затребовать объяснения в письменной форме. Закон не конкретизирует порядок процедуры. Поэтому вопрос о том, необходимо ли составлять отдельный приказ о взятии объяснительных с работников при допущении ими нарушений, каждый работодатель решает самостоятельно. Составление приказа обязательным не является.

как вынести сотруднику строгое предупреждение;
как объявить выговор за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
как вынести дисциплинарное взыскание в виде замечания.

Когда необходимо такое требование и почему

Требовать с сотрудника объяснительную наниматель может только в тех случаях, когда имело место нарушение трудового законодательства:

несоблюдение норм охраны труда;
опоздание на работу;
отсутствие на работе 4 часа и больше;
появление на рабочем месте в состоянии опьянения (имеется в виду наркотическое и алкогольное);
нанесение ущерба имуществу нанимателя.

Потребовать объяснения работодатель может как устно, так и письменно. Однако письменное требование предпочтительнее, поскольку оно будет служить доказательством того, что оно действительно было составлено и объяснения были затребованы. Кроме того, на таком документе фиксируют дату совершения дисциплинарного проступка и указывают, до какого времени сотрудник должен дать письменные объяснения. На это дается 2 рабочих дня.

Если работник действительно дорожит своим рабочим местом, то в его интересах дать объяснения. Работодатель должен понимать, каковы его дальнейшие действия, поэтому объяснительная от сотрудника необходима. Но если тот ее так и не предоставит, то это не нужно трактовать в качестве доказательства вины работника в том или ином происшествии.

Как написать требование

Не существует единой формы такого документа, обязательной к использованию, поэтому наниматели составляют его в произвольном виде.

Как не отрабатывать 2 недели при увольнении. Права работника

Документ должен содержать такую информацию:

наименование компании, где трудится провинившийся работник;
кому адресовано письмо (ФИО и должность работника);
почтовый адрес, если требование отправляют почтой;
наименование документа;
по желанию обращение к работнику;
суть проступка;
ссылку на ст. 193 ТК РФ и информацию о том, что дать ответ работник должен в течение 2 рабочих дней;
просьбу предоставить письменное объяснение;
срок предоставления работодателю объяснения;
приложение, например, служебная записка от руководителя подразделения, где трудится работник;
дата написания требования;
подпись работодателя;
графа для подписи работника и постановки даты, когда тот получил уведомление.

Работник может не согласиться расписываться в ознакомлении с документом. Можно в этом случае отправить его ему почтой с уведомлением о вручении либо зачитать вслух при специально созванной комиссии. В последнем случае составляют соответствующий акт.

К сведению! Составлением требования в крупных компаниях, конечно же, занимается не сам работодатель. Это может сделать кадровый работник или начальник «нарушителя».

Как оформить пропуск работы

Пока человек не сообщит, почему пропустил работу, или не откажется давать объяснения, работодатель не имеет законного основания признать прогул. Ведь если причина неизвестна, нельзя считать ее неуважительной. А вот фиксировать отсутствие работника нужно сразу.

Шаг 1. Докладные (служебные) записки о неявке

Если человека нет на рабочем месте, в первую очередь это заметит его непосредственный начальник. Чтобы зафиксировать факт отсутствия подчиненного, он оформляет на имя руководителя компании служебную записку. Подать такие же могут и коллеги отсутствующего работника.

Записка составляется в свободной форме. В ней указывается, что сегодня (дата) работника (ФИО, должность) нет на рабочем месте.

Шаг 2. Акт о неявке

На следующем этапе создается комиссия минимум из трех человек, включая представителя отдела кадров. Комиссия должна составить акт о неявке работника. В нем нужно зафиксировать, что в такой-то день он отсутствует на рабочем месте. Акт подписывают все члены комиссии.

Если работник на следующий день снова не пришел, составляется новый акт. Если его отсутствие продолжилось и дальше, со временем можно составлять акты реже, например, раз в неделю.

С актом о неявке нужно ознакомить и самого сотрудника под подпись, когда он выйдет на работу. Если он откажется его подписать, нужно зачитать акт о неявке вслух и составить акт об отказе работника от ознакомления с актом о неявке.

Шаг 3. Отметка в табеле

Если работник не пришел, а причина его отсутствия неизвестна, это нужно отметить в табеле учета рабочего времени. Обычно он ведется по унифицированной форме Т-13, и в нем проставляется код «НН» — неявка по невыясненной причине.

Пока отсутствие длится, код «НН» проставляется ежедневно. За эти дни зарплата работнику не начисляется.

Автоматизируйте работу с сотрудниками: рассчитывайте зарплату, НДФЛ, взносы, оформляйте кадровые документы прямо в Экстерне

Шаг 4. Уведомление о необходимости дать пояснения

Чтобы к нарушителю дисциплины можно было применить меры наказания, сначала нужно дать ему возможность объясниться. Объяснение должно быть представлено в письменной форме не позднее чем в течение двух рабочих дней (ст. 193 ТК РФ).

Работнику следует разъяснить, что и зачем от него требуется. Для этого работодатель составляет уведомление, в котором указывает следующее:

работник должен письменно в свободной форме изложить причины своего отсутствия в определенный день или период;
пояснения нужно дать не позднее двух рабочих дней с даты уведомления;
если пояснений не будет, работодатель имеет право применить меры дисциплинарного взыскания вплоть до увольнения.

Если сотрудник так и не явился, уведомление можно направить ему по почте заказным письмом. Когда он на него ответит и даст пояснение, можно переходить к следующему шагу. Если же ответа нет, увольнять его рискованно. Надежнее оставить пропавшего работника в штате, включать его в табель с кодом «НН» и периодически составлять акты о неявке.

Шаг 5. Пояснения

Вернемся к ситуации, когда работник все же нашелся и представил объяснительную. Работодатель решает, считать ли причину пропуска работы уважительной. Если да, то прогул не фиксируется. Человек просто продолжает трудиться дальше, как будто ничего не произошло.

Если работодатель признал причину неуважительной, делается вывод о том, что имел место прогул. Можно переходить к следующему шагу.

Но бывает, что сотрудник вышел, а объяснительную не пишет. В таком случае через два рабочих дня после вручения ему уведомления можно составлять акт об отказе от дачи письменного пояснения (акт о непредставлении пояснений). В нем указывают:

дату и факт уведомления работника о необходимости дать пояснения;
факт непредставления пояснений на дату составления акта об отказе.

Акт составляет и подписывает комиссия из трех человек.

Шаг 6. Фиксация прогула

Издавать какое-то особое распоряжение о признании отсутствия работника прогулом не требуется. Но нужно переоформить в его отношении табель учета рабочего времени: заменить в нем первоначально проставленные коды «НН» на «ПР», что означает прогул.

Меры взыскания: замечание, выговор, увольнение

Итак, за прогул работника разрешено уволить. Но это лишь право работодателя. Можно ограничиться другими мерами дисциплинарного взыскания — замечанием или выговором (ст. 192 ТК РФ).

В любом случае согласно ст. 193 ТК РФ, наказать работника за прогул можно в течение:

шесть месяцев со дня, когда нарушение было совершено;
одного месяца со дня, когда нарушение было выявлено (исключая время болезни и отпуска).

Какой день считать днем выявления нарушения?

Согласно разъяснениям Минтруда (письмо от 12.02.2021 №14-2/ООГ-1238), в этом случае месяц со дня выявления нарушения исчисляется не с первого дня прогула, а с последнего. Ведь только после возвращения сотрудника станет известно, какова причина его отсутствия и можно ли его за это уволить.

В таком случае исходя из приведенных выше рассуждений Минтруда, началом течения месячного срока считается день прогула.

Важно! Если дело дойдет до суда, учтите: работодатель будет обязан доказать наличие правовых оснований для увольнения за прогул, а также соблюдение всей процедуры увольнения. А суд должен будет установить, не злоупотребил ли работодатель правом на привлечение работника к дисциплинарной ответственности. Поэтому безопаснее исходить из того, что все спорные моменты будут трактоваться в пользу работника.

Приказ о взыскании

Какая бы мера наказания ни была выбрана, нужно издать приказ о дисциплинарном взыскании. В нем обычно указывают:

суть нарушения — что работник отсутствовал на работе в определенный день или период;
норму, которую он нарушил, например, конкретный пункт правил трудового распорядка;
меру взыскания;
основания, то есть перечисляют все ранее составленные документы — докладные, акты о неявке, объяснительную или акт о непредставлении объяснений и другое.

Сотрудник должен поставить на приказе свою подпись. Если он отказывается, то снова составляется акт об отказе от ознакомления, с пометкой, что документ зачитан вслух.

Например, в приказ о дисциплинарном взыскании в виде замечания можно включить такой текст:

«В связи с совершением менеджером Петровым Иваном Ивановичем дисциплинарного проступка — прогула, заключающегося в отсутствии на рабочем месте 15 августа 2023 года с 13:00 до 18:00 без уважительной причины, на основании служебных записок (указать реквизиты), акта об отсутствии на рабочем месте, письменного объяснения Петрова И. И., графика рабочего времени на 2023 год, приказываю объявить Петрову И. И. замечание».

Приказ о дисциплинарном взыскании составляется и в том случае, если с работником решено расстаться.

Увольнение

На последнем этапе издается финальный приказ — об увольнении. Для этого подходит обычная форма Т-8 или же бланк, который разработан компанией. Основанием для увольнения выступает приказ о дисциплинарном взыскании. В графе формы Т-8 «основание прекращения трудового договора» можно указать примерно следующее:

«За однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей (прогул) на основании приказа о дисциплинарном взыскании № _____, в соответствии с пп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ».

Запись об увольнении вносится в Трудовую книжку работника в такой формулировке:

«Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с прогулом, подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Длительный прогул: особенности документирования данного факта

При длительных прогулах найти работника и затребовать у него объяснения относительно причин отсутствия на работе, как правило, не представляется возможным (например, когда сотрудник на работе не появляется, на звонки не отвечает, по месту постоянного жительства информации о нем также нет).

Задача увольнения при длительном прогуле несколько сложнее, чем при классических блиц-прогулах, по ряду причин. При длительном прогуле возникают объективные сложности в неукоснительном соблюдении требований ст. 193 ТК РФ.

Если работник не появляется на рабочем месте, то, соответственно, становится затруднительным получение от него объяснений по факту невыхода на работу. Однако законодательство не запрещает в подобных случаях затребовать объяснения от работника путем направления ему почтовой корреспонденции либо телеграммы по адресу, указанному в трудовом договоре и личном деле работника.

Если адрес регистрации в паспорте отличается от фактического места проживания, которое у вас может быть, то требование о даче объяснений лучше направить во все адреса.

В судебной практике имели место случаи, когда суд восстанавливал работника на работе по тем основаниям, что считал квитанцию об отправке в адрес работника письма ненадлежащим доказательством того, что в письме содержались именно требования о даче объяснений по факту отсутствия на рабочем месте. Поэтому лучше направлять в адрес работника:

ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении либо
телеграмму. Ее следует направлять с уведомлением о вручении, а также с обязательным получением на телеграфе заверенной копии.

Тексты этих документов смотрите в Примерах 1 и 2. Текст письма может быть более развернутым, ведь здесь вы не ограничены пространством, отведенным для текста в форме телеграммы. Отправителем корреспонденции должен значиться работодатель.

Пример 1. Требование дать объяснения о причине отсутствия на работе

Пример 2. Текст телеграммы, требующей дать объяснения о причине отсутствия на работе

Просим Вас дать объяснения о причинах Вашей неявки на работу с 01 августа 2014 г. по настоящее время. В случае недачи объяснений о причинах отсутствия на рабочем месте в течение двух рабочих дней к Вам может быть применено дисциплинарное взыскание в виде увольнения за прогул.

Мнение эксперта
Пластинина Наталия, заместитель начальника службы юридического сопровождения филиала ОАО «РОСТ БАНК»

По прошествии 2 рабочих дней с даты вручения требования, направленного работнику, в силу положений ст. 193 ТК РФ работодатель вправе зафиксировать непредоставление объяснения по факту отсутствия на рабочем месте.

Однако в случае пропажи человека отсчет дат несколько затруднен – работник не приходит на почту и не получает уведомление работодателя. В данном случае отделение почтовой связи в соответствии с почтовыми правилами хранит почтовое отправление 1 месяц. В случае неполучения его адресатом, несмотря на неоднократные почтовые извещения, по истечении данного срока почтовое отправление возвращается отправителю. В нашем случае – предприятию. Со дня получения возвращенного письма либо уведомления о вручении и следует отсчитать 2 рабочих дня и составить акт о непредоставлении работником объяснений по факту отсутствия на рабочем месте.

Далее в акте отражается факт неполучения объяснений от сотрудника за подписью работника кадровой службы, непосредственного руководителя прогуливающего сотрудника, других работников.

При этом как на случай получения корреспонденции работником, так и на случай ее возврата отправителю за истечением срока хранения, факт отсутствия сотрудника на рабочем месте следует актировать с первого дня невыхода на работу (см. Пример 3) либо подтверждать комплексом иных доказательств (отсутствием подписи работника в журнале учета на пропускном пункте, докладными непосредственного начальства и т.д.). Однако акт лучше, т.к. в нем стоит подпись не только непосредственного начальника, но и свидетелей, которых суд сочтет более независимыми лицами, поэтому остальные доказательства лучше приобщите к акту.

Акты о неявке лучше оформлять по каждому дню отсутствия сотрудника на рабочем месте. При этом настоятельно рекомендуем делать это день в день, а не «задним» числом, поскольку в случае судебного разбирательства данный факт может вскрыться, что может привести к вынесению решения не в пользу работодателя. В данной ситуации акт стоит оформлять в конце рабочего дня, тогда в нем можно будет констатировать, что человек отсутствовал на работе весь день.

Если работник получил письмо, телеграмму, о чем имеется отметка на уведомлении, но на работе не появился, объяснения по факту прогула в течение 2 рабочих дней не представил, работодатель может спокойно увольнять прогульщика.

Пример 3. Акт об отсутствии на работе

Если работник потом появится на работе (ведь причины его отсутствия могут быть объективными, и тогда ему нечего бояться: после выздоровления или прекращения ЧП он может вернуться на работу), его нужно будет ознакомить со всеми актами об отсутствии на рабочем месте под подпись. Но если он откажется, то актировать придется факт отказа – это можно будет сделать единым документом в отношении отказа расписаться в ознакомлении с целым комплектом бумаг, тогда в акте об отказе их нужно будет перечислить индивидуально, например, так:

Пример 4. Фрагмент акта об отказе дать объяснения и расписаться об ознакомлении с документами

Подобный текст помещается после слов «составлен настоящий акт о нижеследующем:» (отмечено восклицательным знаком в образце акта из Примера 3). В остальном рецепт изготовления этих актов аналогичен.

Связанный материал
Временные периоды и числовые интервалы

См. статью «Временные периоды и числовые интервалы»

Следует отметить, что на практике встречаются случаи, когда работники, стараясь в силу разнообразных причин доставить неудобства работодателям, специально скрывают факт нахождения на больничном, а затем обжалуют незаконное увольнение (согласно ст. 81 ТК РФ увольнение работника по инициативе работодателя, за исключением случая ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем, в период его временной нетрудоспособности и в период пребывания в отпуске не допускается), при этом требуют оплату вынужденного прогула.

Но в подобных ситуациях суды встают на сторону работодателей, ссылаясь на п. 27 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2. При установлении судом факта злоупотребления работником правом суд может отказать в удовлетворении его иска о восстановлении на работе (изменив при этом по просьбе работника, уволенного в период временной нетрудоспособности, дату увольнения), поскольку в указанном случае работодатель не должен отвечать за неблагоприятные последствия, наступившие вследствие недобросовестных действий со стороны работника.

Если отправленная корреспонденция с просьбой дать объяснения по факту отсутствия на работе не была получена сотрудником (письмо вернулось за истечением срока хранения, никто не открыл дверь почтальону для вручения телеграммы), работодателю лучше подстраховаться и предпринять ряд дополнительных мер по поиску пропавшего человека: обратиться с заявлением о розыске в милицию, постараться выяснить у родственников сотрудника (если сведения о таковых имеются у работодателя), что с ним случилось, направить запросы в больницы. На практике мало кто из работодателей принимает подобные меры, поскольку они требуют затрат времени и сил. Поэтому и увольняют сотрудников, длительно отсутствующих на работе по невыясненным причинам, за прогул без установления причин их отсутствия.

Однако если причины отсутствия будут впоследствии признаны судом уважительными, то суд восстановит сотрудника на рабочем месте и обяжет работодателя выплатить все причитающиеся ему суммы, включая вынужденный прогул.

Кроме того, на место ненадлежащим образом уволенного человека к моменту судебного разбирательства может быть уже принят новый работник, которого придется переводить на другие должности либо решать данную проблему путем увеличения количества штатных единиц.

Во избежание подобных негативных последствий работодателю лучше предпринять все доступные меры по поиску сотрудника, несмотря на то, что законодательство не обязывает работодателя заниматься розыском.

И все же акт об отсутствии на рабочем месте и требование дать объяснения лишь фиксируют отсутствие работника, но «не копают глубже». В ситуации пропажи человека не лишним будет проведение служебного расследования, в том числе с привлечением службы собственной безопасности. Для этого приказом необходимо назначить состав комиссии по проведению расследования, а также установить сроки расследования. Даже если расследование не дало никаких результатов, это тоже необходимо зафиксировать, для этого составляется акт служебного расследования в произвольной форме. В нем можно отразить всю собранную информацию: даже сообщение в СМИ о теракте, если пропажа человека совпала с ним, данные переписки «пропавшего» в соцсетях, не говоря уже об официальных ответах из правоохранительных и иных органов.

В случае пропажи работника по неизвестным причинам наиболее подходящим из оснований, предусмотренных ТК РФ, является подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ – увольнение за прогул. Иные основания, в том числе перечисленные в ст. 83 ТК РФ, в данном случае не могут быть применены. Например, неправильным будет расторгнуть трудовой договор по п. 6 ч. 1 ст.

83 ТК РФ – «смерть работника. а также признание судом работника. умершим или безвестно отсутствующим», так как у работодателя не будет для этого свидетельства о смерти. Даже если есть основания предполагать, что коллега погиб или пропал без вести (например, он должен был лететь в отпуск в страну, где примерно в это же время произошли массовые вооруженные беспорядки), пока документальных доказательств этому нет, его следует считать «прогульщиком».

Оформление увольнения за длительный прогул: основные трудности

Итак, собрав полный комплект документов, подтверждающих соблюдение требований ст. 193 ТК РФ (затребование объяснения от сотрудника, составление актов о неполучении объяснений, актов об отсутствии работника на рабочем месте), а также предприняв усилия по поиску сотрудника, в результате которых работодатель пришел к выводу, что продолжительное отсутствие работника на рабочем месте, скорее всего, не связано с уважительными причинами, можно приступать к процедуре расторжения трудового договора.

Как ознакомить с приказом?

Общий порядок оформления прекращения трудового договора закреплен в ст. 84.1 ТК РФ, согласно которой с приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под личную подпись. В случае, когда этот документ невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под подпись, на нем производится соответствующая запись (отмечена цифрой 4 в Примере 5).

Дата прекращения трудовых отношений

Проблема заключается в том, что согласно ст. 84.1 ТК РФ днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с Трудовым кодексом или иным федеральным законом сохранялось место работы (должность).

Исходя из этой нормы днем увольнения следует указывать последний день работы, то есть день, предшествующий первому дню прогула. Так, если работник не вышел на работу 1 августа и в течение последующих нескольких дней не появился на рабочем месте, то днем увольнения следует указывать 31 июля.

Но тогда получается, что трудовые отношения между работником и работодателем прекратились 31 июля, соответственно, работник после этой даты уже не мог совершить какие-либо трудовые правонарушения в рамках прекращенного трудового договора. Следовательно, и не может иметь место увольнение за прогул. В связи с этим некоторые специалисты предлагают указывать в приказе об увольнении дату прекращения трудовых отношений, совпадающую с датой издания приказа.

Однако правильнее, на наш взгляд, указывать в приказе датой прекращения трудовых отношений последний день работы сотрудника, что по крайней мере будет находиться в соответствии с положениями ч. третьей и ч. шестой ст. 84.1 ТК РФ. Именно так мы поступили в наших образцах приказа и трудовой книжки (Примеры 5 и 6): цифрами 1 и 2 отмечены дата издания приказа и более ранняя дата увольнения последним рабочим днем человека до его пропажи.

Эта точка зрения поддерживается и Федеральной службой по труду и занятости. Согласно ее письму от 11.06.2006 № 1074-6-1 «одним из оснований увольнения за прогул (подп. «а» п. 6 ч. первой ст. 81 Трудового кодекса) может быть оставление без уважительной причины работы лицом, заключившим трудовой договор как на неопределенный, так и на определенный срок. По общему правилу во всех случаях днем увольнения работника является последний день его работы. При увольнении за прогул работника днем его увольнения будет последний день его работы, то есть день, предшествующий первому дню прогула».

Подтверждение верности этой позиции также содержится в ч. шестой ст. 84.1 ТК РФ, в соответствии с которой работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подп. «а» п. 6 ч. первой ст. 81 или п. 4 ч. первой ст. 83 ТК РФ. Таким образом, законодатель указывает на то, что при увольнении за прогул последний день работы не совпадает с днем оформления прекращения трудовых отношений.

Безусловно, указанная точка зрения более обоснованная и поддерживается Рострудом и Гострудинспекцией при проведении проверок. Однако и позиция относительно совпадения в приказе об увольнении даты издания приказа с датой прекращения трудовых отношений имеет право на существование, поскольку в случаях, когда в приказе об увольнении датой прекращения трудовых отношений указывается последний рабочий день, могут возникнуть споры в суде по этому вопросу, которые могут разрешиться как в пользу работодателя, так и нет. А в случаях, когда даты совпадают, суды, как правило, претензий не высказывают, поскольку работники не требуют изменить им дату увольнения с более поздней на более раннюю.

Таким образом, пока этот вопрос законодательно четко не разрешен.

Основания увольнения за прогул

На практике встречаются случаи, когда при увольнении за прогул, который затянулся на месяц, в приказе в основании увольнения указывался только акт за один из дней прогула, а работник на суде представлял именно на этот день доказательства уважительности отсутствия на рабочем месте (справку из травмопункта и т.п.), и его по суду восстанавливали на работе.

Во избежание подобных ситуаций некоторые специалисты рекомендуют в приказе об увольнении указывать, например, что «за прогул 01 августа 2014 г., за прогул 02 августа 2014 г. . за прогул 09 августа 2014 г.» применить меру дисциплинарного взыскания – увольнение. Поскольку трудовое законодательство не содержит ограничений относительно возможности применения одного взыскания за несколько правонарушений, если прогульщик представит оправдательные документы на 1-2 дня прогула, то по остальным он уже не сможет оправдаться. Однако есть и противники подобной позиции. Тем не менее приказы, в которых содержится указание на несколько прогулов (несколько дней прогула), судами, как правило, признаются законными. См. формулировку основания увольнения в Примере 5, отмеченную цифрой 3.

Сроки применения дисциплинарного взыскания

О чем не следует забывать при увольнении за прогул, так это о сроках применения данного дисциплинарного взыскания.

Согласно ст. 193 ТК РФ дисциплинарное взыскание применяется не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее 6 месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее 2 лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

Следует учитывать, что судебная практика выработала такое понятие, как «длящийся прогул», которое предполагает, что моментом обнаружения прогула является не тот день, в который было обнаружено отсутствие работника, а момент окончания выяснения причин его отсутствия: именно в этот момент правонарушение считается законченным и обнаруженным. Однако суд при рассмотрении каждого конкретного спора может разрешить этот вопрос и иначе, поэтому работодателю лучше подстраховаться, и если доказательства прогула собраны, то постараться успеть оформить увольнение в течение месячного срока (то есть выбирать те даты отсутствия работника на рабочем месте, которые входят в месячный срок до даты издания приказа). Мешать здесь будет в первую очередь период ожидания ответа на требование, отправленного по почте.

Трудовая книжка

В день издания приказа в трудовую книжку вносится запись об увольнении. Основание увольнения в ней должно формулироваться в точном соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом и ссылкой на соответствующий пункт, статью. См. Пример 6.

Согласно ч. шестой ст. 84.1 ТК РФ «в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки».

Пример 5. Приказ об увольнении за длительный прогул

Таким образом, в день оформления приказа об увольнении за прогул и внесения записи в трудовую книжку работодателю нужно направить в адрес работника письмо или телеграмму о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправление по почте.

Пример 6. Запись об увольнении пропавшего сотрудника в трудовой книжке

Что делать, если работник проигнорировал требование

Письменные пояснения допустивший нарушения предоставляет не позднее двух рабочих дней после получения уведомления. Непредоставление документа не препятствует работодателю издать приказ о наложении дисциплинарного взыскания. При игнорировании сотрудником направленного ему требования составьте акт, которым зафиксируйте факт непредоставления пояснений в установленный срок, после чего привлекайте нарушителя к дисциплинарной ответственности.

Пояснения даются только в письменной форме, устно либо по телефону получать их недопустимо. При наличии у работодателя подтверждения о вручении объяснительной, оформленной в виде телефонограммы от работника, использовать подобный документ неправомерно.

На практике возникают ситуации, когда дисциплинарное наказание отменяется, когда уведомление о предоставлении объяснений не согласуется с приказом по наложению взыскания. Это происходит, когда сразу после получения требования работник отказывается от дачи пояснений, а работодатель издает приказ о дисциплинарке до истечения двух рабочих дней. При обжаловании суды в большинстве случаев встают на сторону работника, отменяя приказ. Поэтому, даже при отказе сотрудника, дождитесь истечения двух дней, после чего издавайте приказ о наказании.

Об авторе статьи
Алешина Ольга

Получила высшее юридическое образование в 2005 году (Владимирский государственный университет). С 2004 года работаю по специальности. В 2011 году получила статус адвоката. С 2017 года занимаюсь написанием статей юридической тематики.

Образец уведомления работника о необходимости дачи письменных объяснений о причинах отсутствия на работе

Форма уведомления работника о необходимости дачи письменных объяснений о причинах отсутствия на работе произвольная, поскольку законодательно установленной нет. Скачайте бесплатно бланк уведомления работника о необходимости дачи письменных объяснений о причинах отсутствия на работе и заполните его с учетом своих данных.

Образец уведомления работника о необходимости дачи письменных объяснений о причинах отсутствия на работе

Вам поможет

Бланк уведомления (требования) о представлении работником письменного объяснения по факту опоздания на работу

Когда составляется документ

До наложения дисциплинарного взыскания начальник должен получить с работника объяснение в письменной форме. Это регламентируется ч. 1, ст. 193 ТК РФ. Поэтому, при малейшем нарушении трудовой дисциплины, руководитель организации направляет ему требование о предоставлении пояснений. Если организация получила ущерб, связанный с нарушением дисциплины, то объяснение поможет установить причину возникновения ущерба.

Если работник не предоставил объяснительную записку, составляется акт об отказе работника в даче объяснений. Требование и акт регистрируются в журнале исходящих документов, как официальная внутренняя документация. Независимо от того, предоставлена объяснительная или нет, налагается дисциплинарное взыскание, взыскание ущерба с работника в случае признания его вины.

Появление на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения.
Грубое поведение, нецензурная брань по отношению к коллегам.
Для водителей – выезд из гаража без разрешения директора.
Неисполнение должностных обязанностей.
Причинение вреда имуществу организации.
Использование помещений предприятия в личных, корыстных целях.

Начальник вправе предъявить требование о даче объяснений всем работникам, с которыми заключены трудовые договора, в том числе срочные.

Скачать или посмотреть образец требования о предоставлении пояснений можно на любом консультационном юридическом сайте, сайте освещающем вопросы делопроизводства.

Кому направлен – должность, Ф.И.О. работника
Номер и дата, кем направлен.
Содержание – руководитель должен описать, по какому инциденту он требует объяснение, дату и где он произошел.
Роспись начальника и печать организации.
Роспись и дата работника в получении документа.
Срок, в который должно быть предоставлено объяснение. В содержании требования о предоставлении объяснений указывается, в какой срок сотрудник должен их предоставить.

Правильность оформления

Документ составляется в двух экземплярах, один из которых остается в организации и подшивается в исходящих документах. Второй выдается работнику в руки или отправляется по почте заказным письмом с уведомлением, с описью вложения. При возврате писем, они регистрируются в журнале и подшиваются. Составляется акт, что объяснение от работника не получено.

Работник может отказаться расписываться в требовании о предоставлении объяснений. В этом случае документ отправляется почтой. Можно созвать комиссию, состоящую из коллег работника-нарушителя, составить акт об отказе в получении требования.

Если сотрудник не появился на работе в ближайшее время, можно обратиться в ОВД с заявлением о пропаже работника.

Правильность оформления процедуры нужна для того, чтобы при увольнении длительно отсутствующего работника, он не мог восстановиться на работе через суд. Судом может быть вынесено решение о компенсации морального вреда.

Документ составляется на простом листе, в машинописном виде. Единой формы документа для требования не предусмотрено.

ОБРАЗЕЦ ТРЕБОВАНИЯ

Есть договоренность о работе из дома, но нет подписанного соглашения. Можно ли уволить сотрудника за прогул?

Суды чаще всего восстанавливают работников, уволенных за прогул, если удастся доказать, что между ними и работодателем была договоренность о работе из дома, но не было оформленного дополнительного соглашения о дистанционной работе.

Пример — определение Первого кассационного суда общей юрисдикции № 88-25531/2020 от 30.11.2020. Работник в январе 2019 г. был принят на должность инженера-конструктора, в мае он несколько дней подряд отсутствовал на рабочем месте и был уволен за прогул.

Суды первых двух инстанций посчитали увольнение законным и не приняли во внимание аргумент работника о том, что по устному соглашению с работодателем он в течение всего периода работы выполнял свои должностные обязанности на дому. Суды посчитали, что работник ввиду специфики своей должности не мог осуществлять должностные обязанности дома. Кассационный суд указал, что необходимо изучить представленную переписку с непосредственным руководителем через «Скайп». Суды первых двух инстанций вынесли решения на основании того, что трудовым договором рабочим местом указан офис компании. Решения судов первых двух инстанций о том, что увольнение за прогул законно, было отменено.

Таким образом, прежде чем оформить документы на увольнение, уточните у руководства, не было ли договоренности с работником о его временной работе из дома. Если такая договоренность была и человек это докажет (например, перепиской в корпоративной почте), то суд восстановит его в должности.

До принятия закона об удаленке достаточно остро стоял вопрос о возможности увольнения дистанционного работника за прогул. Большинство судов принимали решения о том, что отсутствие связи с работодателем можно расценить только как нарушение трудовой дисциплины, но не как прогул, который остался недоказанным, так как у такого сотрудника нет рабочего места (см. апелляционное определение Волгоградского областного суда от 23.03.2018 по делу № 33-3223/2018). После появления закона об удаленке вопрос увольнения за прогул дистанционного работника станет менее актуальным, т. к. появилась «комбинированная» дистанционная работа (офис и удаленка) и возможность увольнения по ч. 1 ст. 312.8 ТК РФ в связи с отсутствием взаимодействия с работодателем более 2 рабочих дней подряд.

Если в компании есть сотрудник, постоянно работающий дистанционно, то увольнять его за прогул не рекомендуется.

Работник самовольно ушел на самоизоляцию без больничного. Это прогул?

В апелляционном определении Московского городского суда от 24.11.2020 по делу № 33-417067/2020 суд посчитал ссылку работника на то, что в обществе имелся заболевший коронавирусом коллега, в связи с чем истец посчитала возможным соблюдать режим самоизоляции и не выходить на работу, несостоятельным, поскольку представленными суду доказательствами подтверждено выполнение истцом трудовых обязанностей по иному месту работы, а относительно названного работника все требования в части охраны труда компанией-работодателем соблюдались. Если работник не представил больничный лист и нет приказа руководства, но он самовольно находится на самоизоляции без всяких на то оснований, то его допустимо уволить за прогул.

Увольнение за прогул связано с множеством нюансов, что подтверждается и докладом Роструда и судебной практикой, и эти нюансы нужно учитывать кадровику при оформлении документов.