Переход на электронные трудовые книжки повлёк за собой введение ряда новых документов. Так, появилась новая форма СТД-Р, оформление которой в зоне ответственности работодателя.
Организации выдают работникам эту форму с 2020 года, но по-прежнему на практике возникают многочисленные вопросы.
Самые актуальные разберём в данной статье.
Каким работникам компания обязана выдавать СТД-Р
Работодатель обязан выдавать форму СТД-Р только тем работникам, на которых бумажная трудовая книжка не ведётся (ч.5 ст.66 ТК РФ).
Это две категории:
— Те, кто отказались от бумажной трудовой книжки, написали работодателю соответствующее заявление и получили документ на руки.
— Те, кто впервые устроился на работу с 1 января 2021 года. У таких сотрудников нет права выбора формы ведения трудовой книжки, для них предусмотрено формирование сведений о трудовой деятельности только в электронном виде (п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Если на работника ведётся бумажная трудовая книжка, выдавать ему форму СТД-Р работодатель не обязан.
Здесь надо отметить, что многие кадровики и бухгалтеры перестраховываются и выдают СТД-Р всем работникам. Конечно, в такой ситуации нарушения не будет, никакая ответственность для работодателя не наступает, но вы сами себе усложняете документооборот.
Основные правила такие:
— Если работник не отказался от бумажной трудовой книжки, вы ведёте его трудовую книжку по общим правилам. Помимо этого, сдаёте в Пенсионный фонд форму СЗВ-ТД.
— Если у работника бумажной трудовой книжки нет (он отказался от документа или первый раз устроился на работу после 1 января 2021 года) ему надо по запросу или при увольнении выдать СТД-Р. На работника в Пенсионный фонд надо представлять СЗВ-ТД.
Когда выдают справку СТД-Р
Документы выдают по заявлению или при увольнении, если работник перешёл на электронную трудовую книжку (ЭТК).
Владельцам бумажной трудовой книжки разрешено запросить документ, но выдача остаётся на ваше усмотрение. В случае отказа работники получают выписку СТД-ПФР в Пенсионном фонде, МФЦ или на Госуслугах.
Чтобы получить справку, сотрудник подаёт заявление в свободной форме. В нём указывают наименование организации, ответственное лицо, ФИО специалиста и формат справки, ставят дату и подпись.
Образец заявление на СТД-Р в бумажной форме
Ролик «Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р»
Образец заявление на СТД-Р в электронном виде
Предложите подобную форму в качестве примера, чтобы сэкономить время кадровой службы на проверку заявлений.
По заявлению сотрудника справку выдают в течение трёх рабочих дней. Если срок выпадает на выходной или праздник, он переносится на ближайший рабочий день согласно ст. 6.1 НК РФ.
При увольнении сотрудник не подаёт отдельное заявление. Если он перешёл на ЭТК, самостоятельно приложите справку к пакету документов. В заявлении об увольнении работник может указать предпочитаемый формат и способ получения документа.
Справку отдайте в последний рабочий день с остальными документами. Если специалист выходит в отпуск с последующим увольнением, выдайте СТД-Р за день до выхода на отдых.
Формат справки СТД-Р
Актуальная форма СТД-Р утверждена Приказом Минтруда от 20.01.2020 г. № 23н.
У справки два формата:
- бумажный — с подписью директора или иного ответственного лица;
- электронный — с заверением электронной подписью уполномоченного сотрудника.
Если сотрудник не указал предпочитаемый формат, выберите его по собственному усмотрению.
Как выдать СТД-Р
Справку выдайте тем способом, который выбрал сотрудник. Если он не указал своих пожеланий, работодатель имеет право выбрать бумажный или электронный формат выдачи самостоятельно. В обоих случаях СТД-Р должна быть заверена надлежащим образом:
- бумажная СТД-Р — подписью руководителя или его доверенного лица и печатью организации (при наличии);
- электронная СТД-Р — усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченного лица.
Справку можно выдать лично в руки сотруднику, направить заказным письмом или отправить по e-mail.
Как должна выглядеть справка
СТД-Р выдается на бланке, утвержденном Приказом Министерства труда и социальной защиты от 20.01.2020 № 23н. В этом же документе прописан порядок заполнения формы.
Справка заполняется индивидуально по работнику. В ней отражаются все сведения о трудовой деятельности сотрудника за период, в котором он работал у вас. Эти сведения берутся из бумажной трудовой книжки и форм СЗВ-ТД.
Условно форму СТД-Р можно поделить на 2 части: верхняя (шапка) и нижняя (табличная).
В шапке указываются следующие данные:
- сведения о работнике — ФИО, СНИЛС, дата рождения;
- сведения о работодателе — наименование, ИНН, КПП, номер в ПФР;
- информация о том, когда работник подал заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности — день, месяц, год (это поле заполняет только работодатель, который получил соответствующее заявление от этого сотрудника).
Важно! Если ИНН, присвоенный работодателю, состоит из 10 цифр, то необходимо записать их в первых десяти знакоместах строки, а в последних двух поставить прочерки.
В нижней части (табличной) указываются все данные о трудовой деятельности работника:
| 1 | порядковый номер кадрового мероприятия в хронологическом порядке |
| 2 | дата кадрового мероприятия в формате «ДД.ММ.ГГГГ» |
| 3 | наименование кадрового мероприятия |
| 4 | должность, профессия, специальность, трудовая функция сотрудника или конкретный вид, поручаемой ему работы |
| 5 | код выполняемой сотрудником функции (заполняется с 1 января 2021 года на основании профстандартов, применяемых работодателем, с 1 июля 2021 года в соответствии с общероссийским классификатором занятий) |
| 6 | причина увольнения (указывается только при прекращении трудового договора, без сокращений, со ссылкой на пункт и часть статьи ТК РФ или другого закона) |
| 7-9 | наименование, дата издания и номер приказа или иного документа, послужившего основанием для кадрового события |
| 10 | отметка об отмене записи (ставится, если сведения о кадровом событии были по какой-либо причине отменены) |
В графе 3 нужно указывать только пять типов кадровых событий:
| ПРИЕМ | Прием на работу (службу) |
| ПЕРЕВОД | Перевод на другую работу |
| ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ | Изменение наименования страхователя |
| УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) | Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется работодателем с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.) |
| УВОЛЬНЕНИЕ | Увольнение с работы |
Заявление на выдачу СТД-Р
Для выдачи справки СТД-Р работник сначала должен написать заявление на имя руководителя компании. Оно составляется в свободной форме. Но обязательно необходимо указать, в каком виде и по какому адресу ( или лично в руки ) работодатель должен передать документ.
Предприятие обязано отреагировать на запрос в течение 3 рабочих дней. Уклонение от исполнении просьбы сотрудника влечет наложение административных санкций.
Как выдать СТД-Р при увольнении
Для выдачи справки СТД-Р при расторжении трудовых отношений с работником отдельного заявления от него не требуется. На работодателе в любом случае лежит обязанность своевременного представления документа. Это нужно сделать в последний рабочий день увольняемого лица.
При выходе сотрудника в отпуск с последующим увольнением, справку стоит выдать в последний день перед отпуском ( ч. 5 ст. 80 ТК ).
Если же работник намеренно уклоняется от получения справки или просто забыл про нее, направьте документ почтой заказным письмом с уведомлением . Ответственность за несвоевременную выдачу справки снимается с компании с даты отправки ( даже если адресат не явится за получением корреспонденции ).
Заявления нет. В каком формате выдавать СТД-Р?
При увольнении работники, как правило, заявление о выборе формата сведений о трудовой деятельности не пишут. Что в этом случае делать? ТК РФ урегулирован только один случай в уже упомянутой нами выше ч. 6 ст. 84.1: при невозможности выдать СТД-Р в день увольнения, сведения отправляются почтой «на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом».
В остальных случаях также целесообразно выдать работнику СТД-Р на бумаге, даже когда взаимодействие ведется посредством электронного документооборота (он не применяется в отношении сведений о трудовой деятельности, ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ). Дистанционному работнику тоже необходимо направить бумажный вариант СТД-Р.
В ТК РФ прямо не урегулирован данный вопрос, это следует из совокупности норм. К тому же работодатель в любом случае обязан направить уволенному дистанционному работнику копию приказа об увольнении и иные документы. Положить в конверт сведения о трудовой деятельности не составит труда.
Увольняющегося работника может не устроить такой формат. Тогда предложите ему написать заявление и дополнительно выдайте СТД-Р в форме электронного документа (текст, аналогичный Примеру 1, см. также «!» в Примере 2).
Кроме того, работник может запросить СТД-Р и после увольнения – не в период работы в данной организации (у данного индивидуального предпринимателя). Сделать это он может в любое время, но также в письменной форме. И бывший работодатель обязан предоставить сведения аналогично в течение 3 рабочих дней. Напоминаем, что сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (в том числе СТД-Р) необходимо хранить 50/75 лет начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (ст. 450 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Нужно ли фиксировать выдачу СТД-Р и отдавать документ работнику под подпись?
Законом не закреплена обязанность вести учет выданных СТД-Р. Вот трудовые книжки – да, книга или журнал по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее обязательна к ведению 2 . А сведения о трудовой деятельности могут передаваться работнику просто «под честное слово». Только такой порядок невыгоден самому работодателю.
Как он сможет подтвердить, что добросовестно выдал сведения о трудовой деятельности работнику? Никак. Исключение – отправка почтой. Дата отправки и получатель указываются в квитанции, факт получения – в уведомлении о вручении (а опись подтвердит, что именно этот документ вы направляли работнику). Поэтому при выдаче СТД-Р лично работнику это лучше делать под его личную подпись и с указанием даты получения.
Связанный материал
Как завести новый журнал и что делать со старым?
См. статью «Как завести новый журнал и что делать со старым?» в № 8’ 2022
Где именно фиксировать факт передачи СТД-Р, решает сам работодатель. Самые распространенные варианты:
1) оформление второго экземпляра СТД-Р, на котором работник делает собственноручную запись о получении, проставляет подпись и дату получения. Он остается у работодателя и хранится в отдельном деле;
2) оформление аналогичной записи на заявлении, в котором работник ранее просил выдать СТД-Р (см. «!» в Примере 1);
3) составление реестра документов, выданных работнику при увольнении, где он расписывается за получение всего комплекта документов;
4) ведение отдельного журнала учета выданных документов по форме СТД-Р, где проставляют подпись работника и дату выдачи (Пример 2);
5) оформление отдельной расписки в получении СТД-Р.
Пример 2. Образец журнала учета выдачи работникам сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р
Как должна выглядеть справка
СТД-Р выдают на бланке, утвержденном Приказом Министерства труда и социальной защиты от 20.01.2020 № 23н. В этом же документе прописаны правила заполнения формы.
Справку заполняют индивидуально для работника. В документе указывают сведения о его трудовой деятельности в период работы в конкретной компании. Эти сведения могут взять из трудовой книжки и форм СЗВ-ТД.
В первой части документа указывают:
- информацию о работнике — Ф. И. О., дату рождения, СНИЛС;
- информацию о работодателе — наименование, ИНН, КПП, номер в СФР;
- сведения о том, ведется ли трудовая книжка в электронном виде. В этом случае указывают данные заявления. Эти сведения вносит только тот работодатель, который получил соответствующее заявление от сотрудника.
В нижней части указывают все данные о трудовой деятельности работника в виде таблицы.
| № графы | Тип сведений |
| 1 | Порядковый номер кадрового мероприятия в хронологическом порядке |
| 2 | Дата кадрового мероприятия |
| 3 | Наименование кадрового действия |
| 4 | Должность, профессия, специальность сотрудника |
| 5 | Код выполняемой сотрудником функции в соответствии с общероссийским классификатором занятий |
| 6 | Причина увольнения со ссылкой на статью ТК РФ или другого закона |
| 7—9 | Наименование, дата и номер приказа кадрового события |
| 10 | Отметка об отмене записи |
В графе № 3 можно указать только пять вариантов кадровых мероприятий:
- прием — прием на работу;
- перевод — перевод на другую службу;
- переименование — изменение данных страхователя;
- установление (присвоение) — установление или присвоение сотруднику новой профессии, специальности или квалификации;
- увольнение — увольнение с работы.
Как исправить ошибку в СТД-Р
При возникновении ошибок или недостоверных данных информацию в СТД-Р нужно аннулировать.
Такая справка формируется на основании данных в ЕФС-1. Поэтому в первую очередь нужно исправить ошибку в ней и направить документ в СФР, а затем заново сформировать СТД-Р.
Если исправить только последнюю форму, могут возникнуть расхождения с данными Социального фонда и формой СТД-СФР.
Чтобы полностью аннулировать запись, в отношении кадрового мероприятия заполняются графы от 1 до 9, а в графе 10 ставят «Х».
Чтобы исправить запись, нужно отменить неправильную запись, поставив «Х» в графе 10, а затем внести в следующие строки верные данные.
Нужно ли выдавать работнику сведения по форме СТД-Р при ведении бумажной трудовой книжки?
Минтруд в письме от 10.04.2023 №14-6/ООГ-2661 пояснил, как поступить работодателю в ситуации, когда трудовая книжка ведется на бумаге, а сотрудник при увольнении требует выписку по форме СТД-Р.
Ведомство указало, что согласно ст. 66.1 ТК РФ работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника и направляет ее в СФР.
Вместе с тем, Минтруд напоминает, что работодатель был обязан уведомить каждого работника в письменной форме о возможных способах ведения трудовых сведений по 31.10.2020 включительно, а работник до 31.12.2020 включительно должен был подать работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ или о переходе на электронную трудовую книжку в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
При этом, если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, то работодатель должен был продолжить ведение трудовой книжки на бумажном носителе.
Согласно ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ в день увольнения работнику необходимо выдать трудовую книжку, если она ведется на бумаге, или предоставить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, если трудовая книжка в электронном виде.
Между тем, ведомство отмечает, работодатель может выдать по запросу работника сведения по форме СТД-Р при наличии бумажной трудовой книжки, однако это не является его обязанностью.
Минтруд напоминает, как можно получить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р:
- в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
- в СФР на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (форма СТД-СФР);
- с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Также ведомство указывает, что в законодательстве РФ отсутствует обязанность представления при увольнении выписки из ЕФС-1.
Таким образом, выписка по форме СТД-Р выдается работнику, если он перешел на электронную трудовую книжку, если у работника ведется трудовая книжка на бумажном носители, работодатель вправе выдать такую выписку по запросу работника.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
