СТД-Р заполняется только на работников, подавших заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Таким работникам СТД-Р надо выдать: при увольнении – в последний рабочий день, по запросу работника – не позднее трех рабочих дней (ст. 66.1 ТК РФ).
Если на работника ведется трудовая книжка в бумажном виде, то указанные сведения работодатель предоставлять не обязан (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ). Минтруд России подтвердил, что работодатель не обязан выдавать информацию по форме СТД-Р работнику, выбравшему ведение бумажной трудовой книжки (Письмо от 16.06.2020 N 14-2/ООГ-8465). Он может получить эти сведения в МФЦ, ПФР, на Портале госуслуг (ст.
66.1 ТК РФ).
Отметим, что если сотрудник предпочел бумажную трудовую книжку или пока не выбрал способ ее дальнейшего ведения, для получения сведений о работе он может обратиться к работодателю с письменным заявлением. В этом случае работодатель обязан действовать согласно ст. 62 ТК РФ, в которой прописан порядок выдачи документов, связанных с работой.
Каким работникам компания обязана выдавать СТД-Р
Работодатель обязан выдавать форму СТД-Р только тем работникам, на которых бумажная трудовая книжка не ведётся (ч.5 ст.66 ТК РФ).
Это две категории:
— Те, кто отказались от бумажной трудовой книжки, написали работодателю соответствующее заявление и получили документ на руки.
— Те, кто впервые устроился на работу с 1 января 2021 года. У таких сотрудников нет права выбора формы ведения трудовой книжки, для них предусмотрено формирование сведений о трудовой деятельности только в электронном виде (п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Если на работника ведётся бумажная трудовая книжка, выдавать ему форму СТД-Р работодатель не обязан.
Здесь надо отметить, что многие кадровики и бухгалтеры перестраховываются и выдают СТД-Р всем работникам. Конечно, в такой ситуации нарушения не будет, никакая ответственность для работодателя не наступает, но вы сами себе усложняете документооборот.
Основные правила такие:
— Если работник не отказался от бумажной трудовой книжки, вы ведёте его трудовую книжку по общим правилам. Помимо этого, сдаёте в Пенсионный фонд форму СЗВ-ТД.
— Если у работника бумажной трудовой книжки нет (он отказался от документа или первый раз устроился на работу после 1 января 2021 года) ему надо по запросу или при увольнении выдать СТД-Р. На работника в Пенсионный фонд надо представлять СЗВ-ТД.
В каких случаях надо выдавать СТД-Р
Этот вопрос также урегулирован статьёй 66.1 ТК РФ. Выдать форму надо:
— По заявлению работника
Для получения СТД-Р работник должен представить вам письменное заявление или направить заявление на электронную почту работодателя. Обратите внимание, что в заявлении работник указывает, в какой форме он хочет получить документ (бумажной или электронной). Вы должны составить СТД-Р именно по той форме, которая указана в заявлении работника. На подготовку заявления работодателя даётся три рабочих дня.
— При увольнении
Форму надо выдать работнику в день увольнения. При этом он не должен писать заявление на получение СТД-Р. За невыдачу формы предусмотрена материальная ответственность работодателя (ст.234 ТК РФ).
Ещё раз обратите внимание: данная обязанность возникает у работодателя только в отношении работников, у которых нет бумажной трудовой книжки.
Как выдать СТД-Р
Справку выдайте тем способом, который выбрал сотрудник. Если он не указал своих пожеланий, работодатель имеет право выбрать бумажный или электронный формат выдачи самостоятельно. В обоих случаях СТД-Р должна быть заверена надлежащим образом:
- бумажная СТД-Р — подписью руководителя или его доверенного лица и печатью организации (при наличии);
- электронная СТД-Р — усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченного лица.
Справку можно выдать лично в руки сотруднику, направить заказным письмом или отправить по e-mail.
Как должна выглядеть справка
СТД-Р выдается на бланке, утвержденном Приказом Министерства труда и социальной защиты от 20.01.2020 № 23н. В этом же документе прописан порядок заполнения формы.
Справка заполняется индивидуально по работнику. В ней отражаются все сведения о трудовой деятельности сотрудника за период, в котором он работал у вас. Эти сведения берутся из бумажной трудовой книжки и форм СЗВ-ТД.
Условно форму СТД-Р можно поделить на 2 части: верхняя (шапка) и нижняя (табличная).
В шапке указываются следующие данные:
- сведения о работнике — ФИО, СНИЛС, дата рождения;
- сведения о работодателе — наименование, ИНН, КПП, номер в ПФР;
- информация о том, когда работник подал заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности — день, месяц, год (это поле заполняет только работодатель, который получил соответствующее заявление от этого сотрудника).
Важно! Если ИНН, присвоенный работодателю, состоит из 10 цифр, то необходимо записать их в первых десяти знакоместах строки, а в последних двух поставить прочерки.
В нижней части (табличной) указываются все данные о трудовой деятельности работника:
| 1 | порядковый номер кадрового мероприятия в хронологическом порядке |
| 2 | дата кадрового мероприятия в формате «ДД.ММ.ГГГГ» |
| 3 | наименование кадрового мероприятия |
| 4 | должность, профессия, специальность, трудовая функция сотрудника или конкретный вид, поручаемой ему работы |
| 5 | код выполняемой сотрудником функции (заполняется с 1 января 2021 года на основании профстандартов, применяемых работодателем, с 1 июля 2021 года в соответствии с общероссийским классификатором занятий) |
| 6 | причина увольнения (указывается только при прекращении трудового договора, без сокращений, со ссылкой на пункт и часть статьи ТК РФ или другого закона) |
| 7-9 | наименование, дата издания и номер приказа или иного документа, послужившего основанием для кадрового события |
| 10 | отметка об отмене записи (ставится, если сведения о кадровом событии были по какой-либо причине отменены) |
В графе 3 нужно указывать только пять типов кадровых событий:
| ПРИЕМ | Прием на работу (службу) |
| ПЕРЕВОД | Перевод на другую работу |
| ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ | Изменение наименования страхователя |
| УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) | Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется работодателем с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.) |
| УВОЛЬНЕНИЕ | Увольнение с работы |
Заявление на выдачу СТД-Р
Для выдачи справки СТД-Р работник сначала должен написать заявление на имя руководителя компании. Оно составляется в свободной форме. Но обязательно необходимо указать, в каком виде и по какому адресу ( или лично в руки ) работодатель должен передать документ.
Предприятие обязано отреагировать на запрос в течение 3 рабочих дней. Уклонение от исполнении просьбы сотрудника влечет наложение административных санкций.
Как выдать СТД-Р при увольнении
Для выдачи справки СТД-Р при расторжении трудовых отношений с работником отдельного заявления от него не требуется. На работодателе в любом случае лежит обязанность своевременного представления документа. Это нужно сделать в последний рабочий день увольняемого лица.
При выходе сотрудника в отпуск с последующим увольнением, справку стоит выдать в последний день перед отпуском ( ч. 5 ст. 80 ТК ).
Если же работник намеренно уклоняется от получения справки или просто забыл про нее, направьте документ почтой заказным письмом с уведомлением . Ответственность за несвоевременную выдачу справки снимается с компании с даты отправки ( даже если адресат не явится за получением корреспонденции ).
Как выдать СТД-Р
Работодатель должен выбрать справку тем же способом, который выбрал сотрудник. Если последний не указал предпочтительный вариант, работодатель может выбрать бумажный или электронный формат справки для выдачи самостоятельно.
Бумажный СТД-Р руководитель должен заверить подписью и печатью организации.
Электронный вариант заверяют усиленной электронной подписью уполномоченного лица.
Справку можно выдать лично сотруднику на руки, направить ему заказным письмом с отметкой о вручении или по электронной почте.
Как должна выглядеть справка
СТД-Р выдают на бланке, утвержденном Приказом Министерства труда и социальной защиты от 20.01.2020 № 23н. В этом же документе прописаны правила заполнения формы.
Справку заполняют индивидуально для работника. В документе указывают сведения о его трудовой деятельности в период работы в конкретной компании. Эти сведения могут взять из трудовой книжки и форм СЗВ-ТД.
В первой части документа указывают:
- информацию о работнике — Ф. И. О., дату рождения, СНИЛС;
- информацию о работодателе — наименование, ИНН, КПП, номер в СФР;
- сведения о том, ведется ли трудовая книжка в электронном виде. В этом случае указывают данные заявления. Эти сведения вносит только тот работодатель, который получил соответствующее заявление от сотрудника.
В нижней части указывают все данные о трудовой деятельности работника в виде таблицы.
| № графы | Тип сведений |
| 1 | Порядковый номер кадрового мероприятия в хронологическом порядке |
| 2 | Дата кадрового мероприятия |
| 3 | Наименование кадрового действия |
| 4 | Должность, профессия, специальность сотрудника |
| 5 | Код выполняемой сотрудником функции в соответствии с общероссийским классификатором занятий |
| 6 | Причина увольнения со ссылкой на статью ТК РФ или другого закона |
| 7—9 | Наименование, дата и номер приказа кадрового события |
| 10 | Отметка об отмене записи |
В графе № 3 можно указать только пять вариантов кадровых мероприятий:
- прием — прием на работу;
- перевод — перевод на другую службу;
- переименование — изменение данных страхователя;
- установление (присвоение) — установление или присвоение сотруднику новой профессии, специальности или квалификации;
- увольнение — увольнение с работы.
Нужно ли фиксировать выдачу СТД-Р и отдавать документ работнику под подпись?
Законом не закреплена обязанность вести учет выданных СТД-Р. Вот трудовые книжки – да, книга или журнал по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее обязательна к ведению 2 . А сведения о трудовой деятельности могут передаваться работнику просто «под честное слово». Только такой порядок невыгоден самому работодателю.
Как он сможет подтвердить, что добросовестно выдал сведения о трудовой деятельности работнику? Никак. Исключение – отправка почтой. Дата отправки и получатель указываются в квитанции, факт получения – в уведомлении о вручении (а опись подтвердит, что именно этот документ вы направляли работнику). Поэтому при выдаче СТД-Р лично работнику это лучше делать под его личную подпись и с указанием даты получения.
Связанный материал
Как завести новый журнал и что делать со старым?
См. статью «Как завести новый журнал и что делать со старым?» в № 8’ 2022
Где именно фиксировать факт передачи СТД-Р, решает сам работодатель. Самые распространенные варианты:
1) оформление второго экземпляра СТД-Р, на котором работник делает собственноручную запись о получении, проставляет подпись и дату получения. Он остается у работодателя и хранится в отдельном деле;
2) оформление аналогичной записи на заявлении, в котором работник ранее просил выдать СТД-Р (см. «!» в Примере 1);
3) составление реестра документов, выданных работнику при увольнении, где он расписывается за получение всего комплекта документов;
4) ведение отдельного журнала учета выданных документов по форме СТД-Р, где проставляют подпись работника и дату выдачи (Пример 2);
5) оформление отдельной расписки в получении СТД-Р.
Пример 2. Образец журнала учета выдачи работникам сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р
Ответственность за невыдачу СТД-Р при увольнении и другие последствия
Непредставление СТД-Р при увольнении является серьезным нарушением и приравнивается к невыдаче трудовой книжки. Во-первых, работодателя могут привлечь к административной ответственности (по ст. 5.27 КоАП РФ), если работник обратится в ГИТ или прокуратуру. Штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ может достичь 5000 рублей на должностное лицо и ИП, 50 000 рублей на организацию.
Если же работодатель ранее уже был уличен в аналогичном правонарушении, то будет применена ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ, где размер штрафа выше (до 20 000 и 70 000 рублей соответственно).
Некоторые специалисты считают, что невыдача сведений о трудовой деятельности наказывается только по «специальной» норме. Такая действительно существует (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ), и она достаточно лояльна (штраф на должностных лиц до 500 рублей).
Только вот применяется она по другому поводу – за непредставление или представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности в ПФР. То есть за сведения по форме СЗВ-ТД.
Связанный материал
Заполняем СЗВ-ТД: последние рекомендации ПФР
См. статью «Заполняем СЗВ-ТД: последние рекомендации ПФР» в № 1’ 2022
Во-вторых, работник может обратиться в суд с требованием выдать СТД-Р и возместить неполученный заработок (а также моральный вред и судебные издержки). В соответствии со ст.
234 ТК РФ, работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок в случаях незаконного лишения его возможности трудиться, в частности, когда заработок не получен в результате задержки предоставления сведений о трудовой деятельности. Здесь стоит учитывать, что такая ответственность наступает, если работник сможет доказать факт отказа в приеме на работу другими работодателями из-за отсутствия у него сведений о трудовой деятельности.
На практике это бывает сложно. Кроме того, работодатель – не единственный источник получения сведений о трудовой деятельности. Работник может получить СТД-ПФР через портал госуслуг, в МФЦ или непосредственно в ПФР и предъявить эти сведения потенциальному работодателю для трудоустройства. Но в любом случае судебные тяжбы отнимают если не деньги, то время и нервы. Поэтому стоит выполнить законную просьбу работника.
Связанный материал
Как направлять кандидату отклик на портале «Работа в России»?
См. ответ на вопрос, надо ли отвечать соискателям, пришедшим с сайта «Работа в России», в № 7’ 2022
Работодатель отправил СТД-Р спустя месяц после увольнения. Работница не смогла отсудить средний заработок за время задержки, потому что не было доказательств обращения к другим работодателям с целью трудоустройства и отказа в этом по причине отсутствия у нее сведений о трудовой деятельности. А вот компенсацию морального вреда в размере 5000 рублей она получила (решение Нижневартовского городского суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 08.10.2021 по делу № 2-5674/2021).
Есть еще один неприятный момент, который решит своевременное вручение работнику СТД-Р, – запуск срока течения исковой давности по спору об увольнении. Он составляет один месяц со дня получения работником копии приказа об увольнении либо трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности от работодателя (ч. 1 ст. 392 ТК РФ).
Представьте: работник был так недоволен основанием увольнения, что ушел, едва увидев приказ в руках кадровика. С приказом не ознакомили, да еще и СТД-Р не отправили. Через полгода-год работник обращается в суд, и увольнение признают незаконным. За все это время работодатель должен выплатить ему средний заработок.
А вот если бы СТД-Р выслали работнику вовремя, то через месяц со дня получения письма можно было бы вздохнуть спокойно. Конечно, суд может восстановить срок исковой давности по уважительным причинам, но такие работнику надо еще найти и доказать.
Связанный материал
Правила исчисления сроков, связанных с увольнением
См. статью «Правила исчисления сроков, связанных с увольнением» в № 12’ 2019
Нужно ли выдавать СТД-Р работнику, если он выбрал ведение трудовой на бумаге
Если работник решил оставить бумажную трудовую книжку, но просит выдать ему сведения по форме СТД-Р, вы вправе ему отказать. Обязанность работодателя выдавать СТД-Р есть только в отношении сотрудников, которые перешли на электронные сведения о трудовой деятельности. Так говорит Минтруд в письмах от 10.04.2023 № 14-6/ООГ-2661, от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465. При этом ведомство отмечает, что получить данные сведения работник может в МФЦ, СФР или на портале госуслуг — по форме СТД-ПФР.
Работнику, который оставил бумажную трудовую, сведения о работе выдаются, как правило, в виде заверенной копии книжки. Если он попросит ее, отказывать нельзя. Сделать заверенную копию трудовой вам помогут рекомендации экспертов «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к правовой системе и переходите в Путеводитель по кадрам. Это бесплатно.
Однако заметим, что отсутствие обязанности выдавать СТД-Р не означает, что вы не можете ее выдать. Если выдача формы избавит вас от изготовления копии бумажной трудовой, почему бы этого не сделать?
