С 2023 организации должны учитывать изменения, касающиеся сроков хранения отчетности и бухгалтерских, налоговых, кадровых документов, а также использовать новые сроки, чтобы избежать штрафов. Расскажем, сколько нужно хранить бумаги, что грозит за нарушения, как себя обезопасить.
В этой статье:
- Бухгалтерские документы: зачем хранить
- Как подготовиться к хранению документов
- Как определить начало срока хранения
- Что делать, когда истек срок хранения документов
- Срок хранения первичных документов
- Сколько хранить налоговые документы
- Срок хранения кадровых документов
- Сроки хранения отчетности в 2023 году
- Таблица сроков хранения бухгалтерских, налоговых и кадровых документов в 2023 году
- Срок хранения статистической отчетности
- Срок хранения отчетов в ФНС и фонды
- Срок хранения отчетности ИП
- Санкции за нарушение порядка хранения документов
- Как хранятся документы в Контур.Экстерне
- Всегда доступный архив на компьютере
- Хранение рабочих документов
Ведите бухгалтерию прямо в Экстерне, а система заполнит отчеты по сведениям из учета и проверит перед отправкой
Бухгалтерские документы: зачем хранить
Организации и предприниматели ежедневно создают множество бумаг и файлов. Их важно систематизировать и хранить в соответствии с установленными правилами, это делается не только для удобства работы, при этом бумаги имеют разные сроки хранения. Например, годовую бухгалтерскую отчетность нужно хранить постоянно, а правила трудового распорядка — 1 год.
Документы прошлых периодов, даже очень давних, могут помочь:
- защитить свои интересы в суде при разногласиях с контрагентами;
- представить информацию государственным органам о бывших сотрудниках, например, чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку;
- обосновать законность операций, если возникнут вопросы у банка или налоговой.
Если не предоставить отчет по требованию, налоговые инспекторы вправе оштрафовать, а также доначислить налоги и взносы.
Если бумаги были утрачены или испорчены, компания должна постараться их восстановить.
Сколько хранить документацию по кадрам
Сроки хранения документов по кадрам варьируются от 1 до 75 лет. Полный перечень сроков приведен в Приказе Минкульта № 558 от 25.08.2010. Используйте в работе памятку: таблицу сроков хранения кадровых документов.
Вид кадрового документа
Срок хранения, год
Основание для хранения
По личному составу (трудовые договоры, личные карточки сотрудников, лицевые карточки, счета работников)
(75, если оформлены до 2003 г.)*, **
Сроки хранения приказов с 18.02.2020 — Елена А. Пономарева
Стр. 657, 658 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)
На руководителей — постоянно.
На сотрудников — 75** либо 50 лет (75, если оформлены до 2003 г.)*, **
Стр. 656 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Табели (графики), журналы учета рабочего времени
При тяжелых и опасных условиях труда — 50 (75, если оформлены до 2003 г.)*
Стр. 586 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Правила трудового распорядка
1 год после замены их новыми
Стр. 773 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Графики предоставления отпусков
Стр. 693 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Штатные расписания и изменения к ним
Стр. 71 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
- по месту разработки или утверждения
3 года после замены новыми
Подлинные личные документы сотрудников (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения и др.)
Невостребованные — 50; 75 — если оформлены до 2003 г.*
Стр. 664 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Бумаги по командировкам (служебные задания, отчеты, переписка)
5 лет (по долгосрочным зарубежным командировкам — 10 лет)**
Стр. 669 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
5 лет после возвращения из командировки.
Для командированных в районы Крайнего Севера и приравненных к ним местностям — 50; 75 — если оформлены до 2003 г.*
Стр. 668 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
О несчастных случаях на производстве
Ч. 6 ст. 230, ч. 2 ст. 230.1 ТК
* Сроки хранения кадровых документов, которые установлены Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, требуется привести в соответствие со статьей 22.1 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. То есть если документы созданы до 2003, они должны храниться 75 л. со дня создания. С 2003 — 50 л. со дня создания.
** Часть документов хранится постоянно.
*** Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (Постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595). Эти документы отменили с 08.01.2015.
Как правильно хранить кадровые документы
Документация кадровой службы по окончании работы с ними подлежат хранению. Ответственность возложена на руководителя и инспектора по кадрам. Правила и требования к хранению кадровых документов в организации утверждаются специальным положением.
Архив предприятия организуется в специальном помещении.
Организации вправе передавать кадровые документы на хранение в госархивы (125-ФЗ).
На крупных предприятиях все вопросы определения сроков и отбор к уничтожению проводит специальная экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Создается приказом руководителя предприятия.
В ее компетенцию входят вопросы:
- разработка номенклатуры и порядка ведения дел в делопроизводстве;
- экспертиза ценности отдельных кадровых документов;
- розыск недостающих дел для постоянного хранения и дел по личному составу;
- восстановление испорченных и утраченных кадровых документов.
Утвержденная ЭПК номенклатура дел выглядит следующим образом.
Документация по кадрам, подлежащая архивированию, формируется в дела. Дела соответствуют утвержденной номенклатуре. Обложка каждого дела содержит:
- наименование организации и подразделения;
- номер дела;
- заголовок;
- срок нахождения в архиве.
Например, на деле с заголовком «Заявления работников» в разделе срок хранения заявлений работников в отделе кадров указано:
- 75 л. — для заявлений руководителей и сотрудников, вошедших в личные дела;
- 5 л. — для заявлений сотрудников, которые в эти дела не вошли.
Обложка папки выглядит вот так:
Правила помещения документации в папку на хранение:
- изданы в одном году;
- вшиваются оригиналы оформленных и исполненных;
- порядок — по номерам и в хронологическом порядке.
Дела сдаются в архив организации по сдаточной описи (Приложение 23 Приказа № 526 от 31.03.2015). Там их ставят на учет и размещают в хранилище.
Дела сроком хранения до 10 лет включительно в архив не сдают. По истечении периода их уничтожают (п. 4.2 Приказа № 526 от 31.03.2015).
Срок хранения документов о награждении как «Лучшему работнику предприятия» в архиве завода?
Срок хранения документов о награждении как «Лучшему работнику предприятия» в архиве завода? За 2009, 2012 грамот не дали, есть записи в трудовой книжке. За 2011 благодарственное письмо с занесением в трудовую, так же на руках документов нет. В отделе кадров говоря 5 лет срок хранения документов, правы ли они?
Ответы на вопрос (4):
02.10.2020, 10:07,
Это лучший ответ
См. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями)
Статья 22.1. Сроки хранения документов по личному составу
Федеральным законом от 18 июня 2017 г. N 127-ФЗ статья 22.1 настоящего Федерального закона изложена в новой редакции
Статья 22.1. Сроки хранения документов по личному составу
1. Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет.
2. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.
Пожаловаться
02.10.2020, 10:07,
Ваш отдел кадров руководствуется Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», в котором срок хранения таких документов определен в 5 лет.
Документы по личному составу организации могут быть переданы в госархивы, где в соответствии со ст. 21.1. Установление и исчисление сроков хранения архивных документов Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
1. Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет.
2. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.
В тоже время ч.4 устанавливает, что
4. Положения, предусмотренные частями 1 и 2 настоящей статьи, не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения.
Поэтому, вполне вероятно, что Ваши документы вошли в определение «с иными сроками хранения».
Сроки хранения кадровых документов на примере
Про периоды, в течение которых кадровая документация должна сохраняться, расскажем на конкретном примере.
Бухгалтеру ООО «Премьера» Савиной Н. П. при приеме на работу сообщили, что помимо прямых обязанностей, связанных с бухгалтерским учетом и отчетностью, ей придется вести и кадровый учет. По мнению руководства, кадровый документооборот в компании незначительный и времени на этот участок работы потребуется немного, так как штат фирмы составляет 18 человек.
Согласившись с такими дополнительными обязанностями, Савина Н. П. приступила к своим обязанностям. Поскольку учетной работы было много, прямые бухгалтерские обязанности отнимали у нее всё рабочее время. Оформление кадровых документов требовалось не так часто — новые сотрудники не появлялись, остальные успешно трудились на своих местах, в командировки пока тоже никто не собирался, да и внутренние переводы с одного рабочего места на другое в фирме не практиковались. Поэтому в шкаф с кадровой документацией практически никто не заглядывал.
Тем не менее бухгалтер Савина Н. П. о своих кадровых обязанностях не забывала, поэтому после сдачи очередного отчета приступила к изучению имевшихся на тот момент кадровых документов. Результаты знакомства с содержимым «кадрового» шкафа оказались неутешительными — документы были разложены по папкам хаотично, личные дела сотрудников укомплектованы не полностью, часть документации от долгого хранения пришла в негодность или содержала трудночитаемый текст. Отдельные дела включали документы с разными сроками хранения (1 год, 3 года, 5 лет и 50/75 лет), в том числе часть их утратила свои качества носителей информации.
Работы по разборке кадровой документации Савина Н. П. начала с систематизации всех имеющихся кадровых документов. Перед тем как избавиться от испорченных или нечитаемых документов, она решила свериться с нормативными сроками хранения, предусмотренными Перечнем, утвержденным приказом № 236. О результатах ее работы будет рассказано в следующем разделе.
О сроках хранения документов у ИП, мы писали здесь.
Таблица сроков хранения
Шкаф с кадровой документацией состоял из нескольких отделений. Бухгалтер Савина Н. П. начала разбор бумаг с первого отсека. Результаты ее работы представлены в таблице.
Информация из Перечня, утвержденного приказом № 236
Памятка по систематизации приказов
Большое значение в деятельности любой организации, независимо от её организационно-правовой формы, полномочий, структуры и численности, имеют распорядительные документы.
Одним из основных видов распорядительного документа в управлении документационного обеспечения организации является приказ (распоряжение).
Памятка по систематизации приказов (распоряжений) в делопроизводстве организации (далее – Памятка) разработана в целях упорядочения вопросов систематизации приказов (распоряжений) в делопроизводстве организации по срокам их хранения. С учетом того, что приказ (распоряжение) – это индивидуальный правовой акт организации, выполняющей специализированные функции управления, в Памятке рассматриваются основные принципы и критерии систематизации приказов (распоряжений), но не рассматриваются все вопросы, которые могут быть предметом регулирования посредством приказов (распоряжений).
Памятка подготовлена для оказания помощи работникам кадровой службы, службы документационного обеспечения управления организации, а также может быть использована сотрудниками государственных и муниципальных архивов в работе с организациями – источниками комплектования.
1. Основные положения
1.1. Основным назначением приказа (распоряжения) является решение основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией.
1.2. Приказ – это правовой акт, принимаемый единолично руководителем организации для решения кадровых, организационных, хозяйственных и иных вопросов.
1.3. Распоряжение – это правовой акт, принимаемый единолично руководителем организации в целях разрешения оперативных вопросов, имеющий ограниченный срок действия и касающийся узкого круга должностных лиц.
1.4. Основным нормативным документом, устанавливающим принципы систематизации приказов (распоряжений), является Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень), утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
1.5. В соответствии со статьёй 19 Перечня определено 3 вида приказов (распоряжений): приказы (распоряжения) по основной деятельности, приказы (распоряжения) по личному составу и приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам.
1.6. Для каждого вида приказов (распоряжений) установлены разные сроки хранения:
1.6.1. срок хранения «постоянно» – для приказов (распоряжений) по основной (профильной) деятельности;
1.6.2. срок «75 лет ЭПК» – для приказов (распоряжений) по личному составу;
1.6.3. срок хранения «5 лет» – для приказов (распоряжений) по административно-хозяйственным вопросам и группы приказов (распоряжений) по личному составу.
1.7. Приказы (распоряжения) издаются на бланке документа установленной формы с определенным набором реквизитов.
1.8. Приказы (распоряжения) в обязательном порядке проходят процедуру регистрации в пределах календарного года. Группы приказов (распоряжений) в зависимости от назначения и сроков хранения регистрируются раздельно друг от друга. Порядковые регистрационные номера присваиваются приказам (распоряжениям) отдельно в пределах каждой группы.
1.9. Как правило, к порядковому номеру приказа (распоряжения) по основной (профильной) деятельности дополнительные буквенные индексы не добавляются.
1.10. В делопроизводстве организаций имеется практика присвоения буквенных индексов к приказам (распоряжениям) по личному составу:
1.10.1. приказы (распоряжения) по личному составу со сроком хранения «75 лет ЭПК» (прием, перевод, увольнение и другие) обозначаются буквенным индексом «л/с» ( например, № 1-л/с);
1.10.2. приказы (распоряжения) по личному составу со сроком хранения «5 лет» (краткосрочные командировки, ежегодные оплачиваемые отпуска, отпуска в связи с обучением, дисциплинарные взыскания, дежурства) обозначаются буквенным индексом «к» ( например, № 1-к).
1.11. Вопросы о введении при регистрации приказов (распоряжений) буквенных индексов должны быть урегулированы в инструкции по делопроизводству организации.
1.12. Карточки (базы данных), реестры, книги, журналы регистрации тех или иных приказов (распоряжений) имеют аналогичный регистрируемым приказам (распоряжениям) срок хранения.
1.13. Возможно более дробное разделение регистрации групп кадровых приказов (распоряжений). В этом случае выделяются самостоятельные группы и ведутся отдельные регистрационные массивы (разные журналы).
1.14. Приказы (распоряжения) группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:
1.14.1. приказы (распоряжения) по основной деятельности группируются отдельно от приказов (распоряжений) по личному составу;
1.14.2. приказы (распоряжения) по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.
1.15. Целесообразно при больших объемах документов приказы (распоряжения) по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение и т.д.), группировать в отдельные дела.
1.16. В случае нарушения принципа систематизации приказов (распоряжений) ( например, если приказы (распоряжения) по личному составу , а также временного (до 10 лет) хранения отнесены к приказам (распоряжениям) по основной деятельности и наоборот), необходимо данные приказы (распоряжения) переформировать в соответствующие дела в порядке возрастания дат в пределах календарного года.
1.17. Если в делопроизводстве организации приказы (распоряжения) по личному составу с разными сроками хранения издавались с единой валовой нумерацией, производится выделение из дел приказов (распоряжений) со сроком хранения «75 лет ЭПК» и «5 лет» и формирование отдельных дел. В данном случае о переформировании дел указывается в листе-заверителе к делу и предисловии к описи.
2. Приказы (распоряжения)
по основной (профильной) деятельности
(срок хранения – «постоянно»)
2.1. Приказ (распоряжение) по основной (профильной) деятельности – это правовой акт, издаваемый руководителем организации для обеспечения основной (профильной) деятельности организации.
2.2. Приказы (распоряжения) по основной (профильной) деятельности издаются в целях:
2.2.1. исполнения законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов управления;
2.2.2. осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, связанной с выполнением функций и задач организации.
2.3. Приказами (распоряжениями) по основной (профильной) деятельности оформляются властные полномочия организации по отношению к подведомственной сети организаций.
2.4. Перечень вопросов по основной (профильной) деятельности организации, которые могут быть предметом регулирования посредством издания приказов (распоряжений), определяется уставом (положением) организации. Соответственно, при подготовке приказа (распоряжения) по основной (профильной) деятельности необходимо обращать особое внимание на полномочия организации, указанные в уставе (положении).
2.5. Приказами (распоряжениями) по основной (профильной) деятельности организации:
2.5.1. утверждаются штатные расписания, положения структурных подразделений, должностные инструкции (должностные регламенты) работников, планы работы, отчеты о деятельности организации;
2.5.2. утверждаются локальные правовые акты (инструкции, правила, порядки, положения, перечни и другие);
2.5.3. регулируются вопросы финансирования деятельности организации, реализации государственных и ведомственных программ, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения;
2.5.4. оформляются порядок (режим) работы, осуществления контроля, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия (проведение тематических курсов, курсов повышения квалификации, семинаров, круглых столов), итоги работы, реализация специальных программ, результаты ревизий, инвентаризации имущества (основных средств) и другие;
2.5.5. создаются коллегиальные и совещательные органы, контрольные (ревизионные) органы, научные, экспертные, методические, консультативные органы (комитеты, комиссии, советы);
2.5.6. определяются порядок проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, организации воинского учета, бронирования работников, комплекс мероприятий по гражданской обороне, охране труда и т. п.;
2.5.7. регулируются вопросы делегирования полномочий, распределения зон ответственности, наделения правом ( например, электронной подписи ), координации определенных видов деятельности;
2.5.8. оформляются назначения на должности руководителей подведомственных организаций;
2.5.9. оформляются создание, переименование, реорганизация, ликвидация, смена ведомственной подчиненности учреждения, образование филиалов;
2.5.10. регулируются другие вопросы при наличии полномочий.
2.6. Подразделять приказы (распоряжения) по основной (профильной) деятельности на группы и формировать несколько дел по различной тематике не рекомендуется. В организациях, имеющих большой объем приказов (распоряжений) по основной деятельности, для осуществления оперативного поиска допускается выделение приказов (распоряжений) по основной деятельности в отдельные группы ( например, приказы (распоряжения) о проведении служебных проверок, контрольных мероприятий, государственных (муниципальных) закупок , экологической экспертизы и другие).
2.7. В организациях, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, срок хранения приказов (распоряжений) постоянного хранения не может быть менее 10 лет. В соответствии с действующим законодательством в сфере архивного дела до проведения в установленном порядке организацией экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.
3. Приказы (распоряжения)
по административно-хозяйственным вопросам
(срок хранения – «5 лет»)
3.1. Приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам – распорядительные документы, направленные на решение административно-хозяйственных задач, стоящих перед организацией.
3.2. В Перечне в разделе 10 «Административно-хозяйственные вопросы» выделены четыре направления, относящиеся к административно-хозяйственной деятельности. Приказы (распоряжения), издаваемые по указанным направлениям, следует относить к группе приказов (распоряжений) по административно-хозяйственным вопросам:
3.2.1. о соблюдении правил внутреннего распорядка деятельности (например, приказ (распоряжение) об установлении пропускного режима в организации; о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни; о нарушении правил внутреннего трудового распорядка);
3.2.2. об эксплуатации зданий, помещений (например, приказ (распоряжение) по вопросам пользования и распоряжения имуществом; о сдаче помещений в аренду; о страховании имущества; о санитарно-гигиенической обработке помещений) ;
3.2.3. о транспортном обслуживании и внутренней связи (например, приказ (распоряжение) о выделении автотранспорта; о расходе горюче-смазочных материалов; об обеспечении средствами связи конференций, совещаний; об эксплуатации средств связи; об организации защиты сетей связи);
3.2.4. об обеспечении безопасности организации (например, приказ (распоряжение) об организации противопожарной охраны организации; об улучшении технической и антитеррористической укреплённости организации; об охранной деятельности; об устройстве и эксплуатации технических средств) .
3.3. Организации, в которых перечисленные выше функции являются основной (профильной) деятельностью, приказы (распоряжения) по данным вопросам откладываются на постоянное хранение.
3.4. Приказ (распоряжение), содержащий вопросы основной деятельности и поручения административно-хозяйственного характера, относится к основной деятельности и хранится постоянно (например, в приказе (распоряжении) о подготовке и проведении конференции может содержаться поручение руководителю соответствующего подразделения об организации транспортного обслуживания участников мероприятия ).
4. Приказы (распоряжения) по личному составу
(срок хранения – «75 лет ЭПК»)
4.1. Приказами (распоряжениями) по личному составу оформляются трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентированы Трудовым кодексом Российской Федерации и другими нормативными правовыми актами. В этих приказах (распоряжениях) оформляется порядок организации работодателем и факты реализации работником трудовых функций, касающихся условий трудового договора.
Данные приказы (распоряжения) в дальнейшем послужат правовой основой для удовлетворения социально-правовых запросов граждан о трудовом стаже, заработной плате, наградах.
4.2. Приказами (распоряжениями) по личному составу оформляются:
4.2.1. прием на работу (перевод, перемещение, совмещение, замещение вакантной должности);
4.2.2. увольнение (прекращение действия трудового договора);
4.2.3. аттестация, повышение классности (разряда), присвоение звания (чина);
4.2.4. изменение фамилии (имени, отчества) в учетных документах;
4.2.5. поощрение (объявление благодарности, награждение грамотой и другие) ( необходимо отметить, что приказы (распоряжения) о награждении сторонних организаций и их работников за значительный вклад в решение задач, стоящих перед награждающей организацией, следует отнести к приказам (распоряжениям) по основной деятельности);
4.2.6. оплата труда, установление надбавки к должностному окладу (за совмещение, особый характер труда, стаж работы и т.д.), премирование работников ( в то же время приказы (распоряжения) о премировании за изобретения и рационализаторские предложения являются документами постоянного хранения) ;
4.2.7. предоставление отпусков работникам:
4.2.7.1. с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
4.2.7.2. по уходу за ребенком;
4.2.7.3. без сохранения содержания (заработной платы) ( например, по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам; работающим пенсионерам по старости; работающим инвалидам; в случаях регистрации брака; для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов и другим основаниям, предусмотренным трудовым законодательством) ;
4.2.8. направление работников в длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
4.2.9. расследования профессиональных отравлений, заболеваний, несчастных случаев;
4.2.10. прохождение практики студентов, если в этот период студентам выплачивалась заработная плата и ими уплачивались страховые взносы в Пенсионный Фонд Российской Федерации ( в случае, если заработная плата не выплачивалась, то данные приказы являются документами постоянного хранения).
5. Приказы (распоряжения) по личному составу
(срок хранения – «5 лет»)
5.1. Приказами (распоряжениями) по личному составу (срок
хранения – «5 лет») оформляются трудовые отношения, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником.
5.2. Приказами (распоряжениями) по личному составу со сроком хранения «5 лет» являются:
5.3. о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска (об отзыве из отпуска) и отпуска в связи с обучением;
5.4. об оказании материальной помощи;
5.5. о дежурствах в выходные и праздничные дни;
5.6. о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках;
5.7. о дисциплинарных взысканиях;
5.8. об объявлении конкурса на включение в кадровый резерв, о включении в кадровый резерв, об исключении из кадрового резерва.
В большинстве организаций систематизация приказов (распоряжений) производится с нарушением ее принципов: например, часто приказы (распоряжения) по личному составу, а также временного (до 10 лет) хранения относят к основной деятельности. Знание вопросов систематизации приказов (распоряжений) в текущем делопроизводстве организации позволит избежать ошибок при их формировании в дела, подготовке к архивному хранению, а также не допустить поступления документов, не имеющих исторической ценности, на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы.
Упорядочение вопросов систематизации приказов (распоряжений) исключит формирование приказов (распоряжений) по личному составу отдельно от основного комплекса кадровых документов со сроком хранения «75 лет ЭПК», остающихся на хранении в организации. Соответственно, обеспечит качественную подготовку ответов по запросам граждан о подтверждении фактов трудовой деятельности в организации.
Полный комплекс приказов (распоряжений) по основной (профильной) деятельности, переданный на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы, позволит получить максимум сведений о роли и значимости организации в системе государственного управления или конкретной отрасли.
Список использованных источников
1. Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» / Собрание законодательства Российской Федерации, 25.10.2004, № 43.
2. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти / Росархив, ВНИИДАД. — М., 2010.
3. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения / Росархив, ВНИИДАД. — М., 2011.
4. Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий системы просвещения / Министерства просвещения СССР. – М., 1981.
5. Быкова Т.А. Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: учебник / Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В.; под общей редакцией проф. Кузнецовой Т.В., 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.
6. Куняев Н.Н. Документоведение: учебник / Куняев Н.Н., Уралов Д.Н., Фабричнов А.Г.; под редакцией проф. Куняева Н.Н., 2-е изд, стер. – М.: Логос, 2011.
7. Басаков М.И. Как правильно подготовить приказ: учебно-практическое пособие / Басаков М.И., 6-е изд., испр. и доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2009.
8. Янковая В.Ф. Систематизации приказов в делопроизводстве организации / Янковая В.Ф. // Секретарь-референт. № 7 2007 / Делопроизводство.
- Социальная сфера
- Экономика района
- Финансы
- Муниципальный заказ и организация торговли
- Агропромышленный комплекс
- Имущественные и земельные отношения
- Строительство и жилищная политика
- Градостроительная деятельность
- Транспорт, связь и жилищно-коммунальное хозяйство
- Противодействие коррупции
- Гражданская защита населения
- Муниципальный контроль
- Муниципальный архив
- Комиссии, советы, штабы
- СМИ района
- Общественность района
- Национальные проекты
Сколько составляют сроки хранения кадровых документов в организации
Также, как любая документация в компании, документы по кадрам могут иметь временный (до 10 лет) длительный (до 75 лет) или постоянный срок хранения. Те бумаги, которые хранят меньше десяти лет, в архив не сдают, а просто уничтожают после истечения срока. Соответственно, все документы, которые относятся к временному хранению, находятся в структурном подразделении компании.
К ним относятся:
- приказы и люба документация, связанная с назначением дисциплинарного наказания – 3 года;
- ПВТР – 1 год, если были заменены новыми;
- графики отпусков – 3 года;
- приказы о командировках – 5 лет (если нет вредных условий труда);
- приказы по отпускам (ежегодным, учебным) – 5 лет;
- любые документы о начислении пособий (заявления, справки и т.д.) – 5 лет;
- Документация о назначении материальной помощи и оплате больничных – 5 лет;
- описание состояния охраны труда, документация об улучшении условий ОТ – 5 лет;
- табель учета рабочего времени – 5 лет;
- Любая документация по административно-хозяйственной деятельности – 5 лет;
- Согласия на обработку персональных данных – 3 года с момента отзыва или истечения срока согласия.
При этом документы, относящиеся к регламентам по обработке персональных данных (инструкции, положения), хранятся бессрочно (ст. 440 Перечня).
Как правильно хранить персональные данные, чтобы избежать утечки – читайте в новой статье ИПК
Остальная документация хранится в организации год после момента завершения делопроизводства. Далее ее оформляют по Инструкции № 44 и передают в архив.
Сроки хранения документов в архиве
Документы с длительным сроком хранения делятся Перечнем на два типа: 50 или 75 лет. В первом случае речь идет о документации, завершенной после 1.01.2003 года, во втором – о более «старых», завершенных до начала 2003 г.
К архивным документам относятся:
- Личные дела и личные карточки (если ведутся в организации) – 50/75 лет.
- Табели для работ с опасными условиями труда – 75 лет.
- Аттестация рабочих мест – 45 (если нет особых условий труда) или 75 лет.
- Трудовые договоры и допсоглашения, договоры и акты ГПХ – мин. 50 лет.
- Не меньше пятидесяти лет сохраняют любую документацию по личному составу. К ней относятся приказы, распоряжения о приеме, перемещениях, оплате, увольнении и документы переписки: заявления, служебные мили докладные).
- Штатное расписание, если организация сама его разработала, хранится постоянно. Если документ хранится в филиале, то хранят его 3 года после замены новым от головной компании.
- Распоряжения, приказы и сопутствующая переписка по основной деятельности (например, об утверждении ЛНА, назначении и снятии ответственных и т.д.).
- Оригиналы документов (трудовая книжка, диплом, медкнижка), если сотрудник так и не забрал их при увольнении и не дал разрешения на пересылку, хранят 50/75 лет.
Как и где хранить документы
Хранить бухгалтерские документы нужно по правилам из закона «О бухучёте» и п. 23-27 ФСБУ 27/2021:
- Документы хранят там, где они будут защищены от сырости, выцветания, пожаров, затоплений, грызунов и других вредных воздействий. К ним не должно быть свободного доступа людей, которые могут что-то подменить или испортить.
- Документы нужно хранить в том виде, в котором они были изначально составлены. То есть, нельзя выбросить бумажный оригинал и хранить только его отсканированную версию. Точно так же нельзя удалить из базы данных электронные документы и хранить их распечатки.
- Если документы утеряны или испорчены, нужно принять все меры, чтобы их восстановить.
- При смене руководства нужно передать новому руководителю документы. Порядок передачи организации и ИП прописывают во внутренних положениях.
С 1 января 2024 вступит в силу абз. 1 п. 25 ФСБУ 27/2021 — хранить документы и размещать бухгалтерские базы нужно будет на территории России. То есть, если вы ведёте бухучёт в системе, которая находится на зарубежном сервере, нужно будет перенести базу данных на территорию Россию. По сообщению Минфина это правило можно применять не дожидаясь 2024 года.
У бумажных трудовых книжек и вкладышей особые правила хранения — п. 41 Приказа Минтруда № 320н от 19 мая 2021 года. Их хранят как документы строгой отчётности, например, в сейфах или запертых металлических шкафах.
Что делать, когда срок хранения документов истёк
Оформите приказ о создании экспертной комиссии как минимум из трёх работников. Председателем назначьте руководителя кадровой службы или другого сотрудника, отвечающего за делопроизводство.
ИП без работников может не делать такой приказ и провести всю процедуру самостоятельно.
Экспертная комиссия должна проверить, правильно ли рассчитаны сроки хранения бумажных и электронных документов, определить, какие из них нужно уничтожить. По итогам комиссия составляют акт на уничтожение документов.
После этого документы можно уничтожить без возможности восстановления, например, измельчить в шредере. Электронные документы удаляют с носителей информации.
Если нужно избавиться от большого количества бумажных документов, можно обратиться в специализированную организацию, например, в пункт приёма вторсырья. Передачу бумаг нужно оформить приёмо-сдаточной накладной в свободной форме.
После того, как документы будут уничтожены, оформите акт. Укажите в нём каким способом вы избавились от документов, их наименование, количество, должности и ФИО работников, которые присутствовали при уничтожении.
Какой срок хранения документов, не входящих в состав личных дел?
Ю.И. Удалова,
автор ответа, консультант Аскон по юридическим вопросам ВОПРОС Как долго нужно хранить следующие документы:
- согласия сотрудников на сверхурочные работы, работу в выходной день,
- заявления о приеме и увольнении, переводе.
- По нашему мнению, срок хранения согласия сотрудников на сверхурочные работы, работу в выходной день зависит от содержания соответствующих приказов. Если в приказах не прописан пункт об оплате такой работы (издается отдельный приказ об оплате), то срок хранения согласия сотрудников будет составлять 5 лет, если в приказах упоминается оплата труда работников — 75 лет.
- Срок хранения заявлений сотрудников о приеме и увольнении, переводе, не входящих в состав личных дел, — 5лет.
ОБОСНОВАНИЕ
1. Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов независимо от их форм собственности регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ). Обязанность по ведению и обеспечению сохранности соответствующей кадровой документации установлена в ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ.
На основании ч. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558) (далее — Перечень).
Срок хранения приказов о привлечении к работе в выходные и праздничные дни, о привлечении к сверхурочным работам будет составлять 5 лет, если в таких приказах не прописан пункт об оплате такой работы, то есть издается отдельный приказ об оплате работникам, привлекаемым для работы в выходные (праздничные) дни, и сверхурочной работы. Если в приказах о привлечении к работе в выходные и праздничные дни, о привлечении к сверхурочным работам упоминается оплата труда работников, то такие приказы должны храниться 75 лет (п. «б» ст. 19 Перечня).
По нашему мнению, срок хранения документов к этим приказам, в том числе письменных согласий работников о привлечении их к работе в выходные дни или к сверхурочной работе, зависит от срока хранения соответствующих приказов. Если в приказах не прописан пункт об оплате такой работы (издается отдельный приказ об оплате), то срок хранения согласия сотрудников будет составлять 5 лет, если в приказах упоминается оплата труда работников — 75 лет.
2. Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел, хранятся 5 лет (ст. 665 Перечня).
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним:
(1) Присланные для сведения — до минования надобности
а) по основной (профильной) деятельности
(2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках — 5 л.
б) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда)
в) по административно-хозяйственным вопросам
Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел
Ю.И. Удалова,
автор ответа, консультант Аскон по юридическим вопросам
#Специалист по кадрам #Бюджетник
