Сколько хранятся заявления на отпуск работников в организации

Содержание

Каков срок хранения в организации заявления о ежегодном отпуске работника?

Сроки хранения приказов с 18.02.2020 — Елена А. Пономарева

Приказы, распоряжения (документы к ним), в частности по ежегодным оплачиваемым отпускам работников, должны храниться 5 лет, а в отношении работников с вредными и (или) опасными условиями труда срок хранения составляет 50/75 лет (п. «б» ст. 434 Перечня).
Документы, вошедшие в личное дело работника организации, хранятся в течение 50/75 лет (ст. 445 Перечня). Поэтому работодатель может в локальном нормативном акте самостоятельно определить, будут заявления о предоставлении отпуска являться частью личного дела работника или нет. При включении локальным актом в состав личного дела любых заявлений работника, в том числе заявлений о ежегодном отпуске, срок их хранения, согласно Перечню, с 5 лет увеличится до 50/75 лет.
Личные дела работников организации после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение экспертно-проверочной комиссией, о чем свидетельствует соответствующая пометка в ст. 445 Перечня (сноски 1, 2 к Перечню, п. 4.9 Инструкции N 237).
Таким образом, если заявление о ежегодном отпуске явилось основанием для его предоставления и оно не вошло в личное дело работника, срок хранения данного заявления составит 5 лет, если заявление вошло в личное дело работника, оно должно храниться 50/75 лет в зависимости от даты окончания его делопроизводством.
Срок хранения заявления о ежегодном отпуске работника с вредными и (или) опасными условиями труда составит 50/75 лет в зависимости от даты окончания его делопроизводством.

В.И. Неклюдова
Государственная инспекция труда
в Нижегородской обл.

Как долго и где хранить заявления на отпуск

В процессе делопроизводства, место, где хранятся заявления сотрудников на отпуск, определяется внутренними локально-нормативными актами. Для текущего хранения письменные обращения вкладываются в личное дело сотрудника, помещаются в папку заявлений работников или подшиваются к приказам.

Завершенные дела хранятся в отделе кадров в течение от одного года до трех (после завершения дел в делопроизводстве), а затем передаются в архив организации (пункт 4.1 приказа Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526).

Во время формирования архивных дел важно определиться с местом нахождения заявлений, потому что от этого зависит длительность. В личном деле они будут сохраняться в течение 75 лет, если дело сформировано до 2003 г., и 50 лет, если дело сформировано после 2003 г. («Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, ст. 22.1). Второй способ — приложить основания к приказам.

При таком способе архивации срок хранения заявлений приравнивается к периоду сохранения распоряжений. После формирования архивных дел документы передаются на сохранность в специально оборудованное помещение.

Сколько хранят заявления на отпуск в архиве организации, зависит от вида отпуска.

Ежегодный отпуск

Ежегодный очередной отдых сотрудников обычно организовывается по графику, и дополнительных ходатайств писать не нужно. Но если возникла такая необходимость, и работник ушел не по графику, то заявление является основанием распоряжения о ежегодном отдыхе. Следуя п. 434 пр. Росархива от 20.12.2019 № 236, срок хранения приказов на отпуск ежегодный составляет 5 лет. Такой же период сохранности — для оснований на освобождение от работы, связанное с обучением.

Предусмотрен иной срок хранения заявлений на отпуск без сохранения заработной платы или по уходу за ребенком до полутора и до трех лет. Для этих документов определена длительность 50 и 75 лет, в зависимости от даты формирования. Распоряжение Росархива № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов. » от 20.12.2019, п. 434, устанавливает, сколько хранятся приказы на отпуск без сохранения заработной платы в архиве предприятия. У личных дел сотрудников такой же интервал сбережения, поэтому поместив туда подтверждающие основания, вопрос о том, где хранить заявление на неоплачиваемый отпуск, отпадет.

Дополнительный

Дополнительные дни отдыха предоставляются за работу с вредными условиями труда. В п. 434 пр. Росархива прописано, сколько хранится приказ по дополнительному отпуску за вредные условия труда. Он составляет 50 или 75 лет, в зависимости от даты формирования.

Приказ на ежегодный очередной отпуск составляется на основании графика. Аналогично с графиком, срок хранения уведомлений о начале отпуска составляет 3 года (п. 453 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).

Период хранения оснований распоряжений соответствует сроку сохранности распорядительных документов. Целесообразно поместить заявления туда же, где хранятся приказы на отпуск сотрудников, как приложение.

Предлагаем воспользоваться памяткой, чтобы не забыть, сколько хранить документы.

Санкции за несоблюдение правил хранения

Обязанность организации беречь документы о трудовой деятельности сотрудников закреплена законодательно. Пренебрежение своими обязанностями грозит административным наказанием в виде штрафов ( ст. 13.20 КоАП РФ ).

За несоблюдение правил комплектования, сбережения, использования и учета архивных документов предусмотрен штраф:

от 1000 до 3000 рублей — на граждан;
от 3000 до 5000 рублей — на должностное лицо;
от 5000 до 10 000 — на организацию.

Обоснование

Сроки хранения архивных документов определены, в частности, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236) (далее — Перечень типовых управленческих архивных документов).

Соблюдать указанные в Перечне сроки необходимо в силу ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ).

Обращаем внимание: Росархив указал, что Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236, которым утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, обратной силой не обладает. Сроки хранения, установленные этим Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве, в том числе до вступления в силу указанного Приказа. Исключением являются документы, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если описи и акты утверждены до вступления в силу данного Приказа (Письмо от 13.03.2020 N Р/М-479).

Для государственных органов, подведомственных им организаций, а также для кредитных организаций утверждаются отдельные перечни архивных документов с указанием сроков их хранения (ч. 1, 1.1 ст. 23 Закона N 125-ФЗ).

Сроки хранения документов по личному составу предусмотрены ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ:

если делопроизводство закончено до 01.01.2003 — 75 лет;
если делопроизводство закончено после 01.01.2003 — 50 лет.

Указанные сроки не применяются к тем документам по личному составу, для которых Перечнем типовых управленческих архивных документов (другими перечнями) установлен иной срок хранения (ч. 4 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ).

Примеры сроков хранения некоторых кадровых документов

Утверждены следующие сроки хранения, в частности, приказов по личному составу (ст. 434 Перечня типовых управленческих архивных документов):

о приеме, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения зарплаты — 50 лет, если делопроизводство закончено после 01.01.2003 (75 лет, если оно закончено до этой даты);
о ежегодно оплачиваемых отпусках (кроме приказов об отпусках работников с вредными и (или) опасными условиями труда), отпусках в связи с обучением — 5 лет;
о дисциплинарных взысканиях — 3 года.

Правила внутреннего трудового распорядка организации хранятся 1 год, графики отпусков — 3 года (ст. ст. 381, 453 Перечня типовых управленческих архивных документов).

Сроки хранения архивных (в том числе кадровых) документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по ним было закончено, а реестров, книг, журналов — с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение (ч. 2 ст. 21.1 Закона N 125-ФЗ, п. 4.1 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).

Заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск храните пять лет, а по работнику с вредными и (или) опасными условиями труда, а также если включили заявление в состав личного дела работника — 50 (если оно оформлено после 01.01.2003) и 75 лет (если оформлено до 01.01.2003). Срок исчисляйте с первого января, следующего за годом, в котором заявление было закончено делопроизводством (ч. 1 ст. 17, ст.

21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. «б», примечание (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).

Включать заявления работников на ежегодный отпуск в их личное дело или нет, вы вправе определить сами в локальном нормативном акте с учетом ч. 1, 4 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ.

Материалы вашему вопросу, размещенные в СПС КонсультантПлюс.

Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов независимо от их форм собственности регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ). Обязанность по ведению и обеспечению сохранности соответствующей кадровой документации установлена в ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ.

Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 01.01.2003, хранятся 50 лет, документы, законченные делопроизводством до указанной даты, хранятся 75 лет, кроме тех документов, в отношении которых установлены иные сроки хранения. Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.

Установленные сроки хранения документов должны соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению (ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ, п. п. 4.1, 4.3, 4.8 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237 (далее — Инструкция N 237)).

На основании ч. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236) (далее — Перечень).

Документы, вошедшие в личное дело работника организации, хранятся в течение 50/75 лет (ст. 445 Перечня). Поэтому работодатель может в локальном нормативном акте самостоятельно определить, будут заявления о предоставлении отпуска являться частью личного дела работника или нет. При включении локальным актом в состав личного дела любых заявлений работника, в том числе заявлений о ежегодном отпуске, срок их хранения, согласно Перечню, с 5 лет увеличится до 50/75 лет.

Личные дела работников организации после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение экспертно-проверочной комиссией, о чем свидетельствует соответствующая пометка в ст. 445 Перечня (сноски 1, 2 к Перечню, п. 4.9 Инструкции N 237).

Таким образом, если заявление о ежегодном отпуске явилось основанием для его предоставления, и оно не вошло в личное дело работника, срок хранения данного заявления составит 5 лет, если заявление вошло в личное дело работника, оно должно храниться 50/75 лет в зависимости от даты окончания его делопроизводством.

Срок хранения заявления о ежегодном отпуске работника с вредными и (или) опасными условиями труда составит 50/75 лет в зависимости от даты окончания его делопроизводством.

Дополнительные материалы по вашему вопросу

О. Я. Решетова
автор ответа, консультант Аскон по трудовому праву и бухгалтерскому учету в бюджетных организациях

#Специалист по кадрам #Бюджетник #Документационное обеспечение работы с персоналом. КДП

Возможно, вам будут интересны эти темы:

Когда согласие на электронный кадровый документооборот от работника не нужно, уточнил Минтруд
325 07.06.2023

Согласие на электронный документооборот не требуют от лиц, у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года не было трудового стажа.

Что грозит работодателю за подписание кадровых документов факсимиле
490 10.05.2023

Работодателя, подписывающего кадровые документы факсимильной подписью, могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства.

Обновили перечень профессий, по которым иностранцев можно принимать на работу вне квоты
1333 22.03.2022

С 29 марта работодателям нужно применять новый список профессий иностранных квалифицированных специалистов.

Предложили приостановить действие основных требований к правилам и инструкциям по охране труда
1985 17.03.2022

Проект с изменениями проходит публичное обсуждение до 28 марта.

Новые детские пособия: кому и сколько
2069 10.03.2022

Президент РФ объявил об установлении новых выплат для семей с детьми.

Минобрнауки подготовило проект о выдаче электронных дипломов
1613 04.03.2022

Только по запросу учащийся сможет получить в бумажном виде, например, диплом.

Официальный сайт поставщика системы КонсультантПлюс в Санкт-Петeрбурге

Выполняем базовые требования Стандарта безопасной деятельности

Выбрать и узнать цену Стоимость консультант плюс Конструктор комплекта Сравнение комплектов
Для специалистов Для бухгалтера Для юриста Для кадровика Для руководителя Для бюджетной сферы
Легко попробовать Тест-драйв 2 дня бесплатно Тематические сборники

г. Санкт-Петербург, ул. Циолковского, д 9 к 2а БЦ «Космос»

Дополнительный

Предлагаем воспользоваться памяткой, чтобы не забыть, сколько хранить документы.

Санкции за несоблюдение правил хранения

от 1000 до 3000 рублей — на граждан;
от 3000 до 5000 рублей — на должностное лицо;
от 5000 до 10 000 — на организацию.

Вопрос 1

В соответствии с Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 55 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», приказы на предоставление всех видов отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения заработной платы хранятся в организации 75 лет, а приказы на предоставление ежегодных отпусков и отпусков, связанных с обучением — 5 лет (пункт 19 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 55).

Заявления работников на отпуск хранятся в организации 75 лет (пункт 65 б Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 55).

ООО НС Консалтинг

117342, г. Москва,
улица Островитянова, д.53, квартира 504

* Наши специалисты свяжутся с вами

При отправке заявки вы соглашаетесь на использование ваших персональных данных

Каков срок хранения в организации заявления о ежегодном отпуске работника?

Если заявление о ежегодном отпуске явилось основанием для его предоставления и не вошло в личное дело работника, срок его хранения — 5 лет, если заявление вошло в личное дело работника — 50/75 лет в зависимости от даты окончания его делопроизводством.
Срок хранения заявлений работников с вредными и (или) опасными условиями труда — 50/75 лет в зависимости от даты окончания их делопроизводством.
Ежегодно работникам должны предоставляться отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ).
Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику на основании графика отпусков, который является обязательным как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ). Следовательно, график отпусков должен быть соблюден без заявления работника, то есть при уходе работника в ежегодный отпуск в соответствии с графиком отпусков заявление работника о ежегодном отпуске не требуется.
По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен вне графика отпусков, в том числе до истечения шести месяцев непрерывной работы в организации (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). В таком случае соглашение сторон может быть оформлено в виде одобрения руководителем поданного работником заявления об отпуске с указанием дат отпуска.
Оформление заявления работника об отпуске обязательно при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска тем работникам, которые вправе его получить до истечения шести месяцев непрерывной работы в организации (ч. 3 ст. 122 ТК РФ).
Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов независимо от их форм собственности регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ). Обязанность по ведению и обеспечению сохранности соответствующей кадровой документации установлена в ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ.
Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 01.01.2003, хранятся 50 лет, документы, законченные делопроизводством до указанной даты, хранятся 75 лет, кроме тех документов, в отношении которых установлены иные сроки хранения. Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.
Установленные сроки хранения документов должны соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению (ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ, п. п. 4.1, 4.3, 4.8 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237 (далее — Инструкция N 237)).
На основании ч. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236) (далее — Перечень).
Приказы, распоряжения (документы к ним), в частности по ежегодным оплачиваемым отпускам работников, должны храниться 5 лет, а в отношении работников с вредными и (или) опасными условиями труда срок хранения составляет 50/75 лет (п. «б» ст. 434 Перечня).
Документы, вошедшие в личное дело работника организации, хранятся в течение 50/75 лет (ст. 445 Перечня). Поэтому работодатель может в локальном нормативном акте самостоятельно определить, будут заявления о предоставлении отпуска являться частью личного дела работника или нет. При включении локальным актом в состав личного дела любых заявлений работника, в том числе заявлений о ежегодном отпуске, срок их хранения, согласно Перечню, с 5 лет увеличится до 50/75 лет.
Личные дела работников организации после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение экспертно-проверочной комиссией, о чем свидетельствует соответствующая пометка в ст. 445 Перечня (сноски 1, 2 к Перечню, п. 4.9 Инструкции N 237).
Таким образом, если заявление о ежегодном отпуске явилось основанием для его предоставления и оно не вошло в личное дело работника, срок хранения данного заявления составит 5 лет, если заявление вошло в личное дело работника, оно должно храниться 50/75 лет в зависимости от даты окончания его делопроизводством.
Срок хранения заявления о ежегодном отпуске работника с вредными и (или) опасными условиями труда составит 50/75 лет в зависимости от даты окончания его делопроизводством.

В.И. Неклюдова
Государственная инспекция труда
в Нижегородской обл.

Как и где хранить документы

Хранить бухгалтерские документы нужно по правилам из закона «О бухучёте» и п. 23-27 ФСБУ 27/2021:

Документы хранят там, где они будут защищены от сырости, выцветания, пожаров, затоплений, грызунов и других вредных воздействий. К ним не должно быть свободного доступа людей, которые могут что-то подменить или испортить.
Документы нужно хранить в том виде, в котором они были изначально составлены. То есть, нельзя выбросить бумажный оригинал и хранить только его отсканированную версию. Точно так же нельзя удалить из базы данных электронные документы и хранить их распечатки.
Если документы утеряны или испорчены, нужно принять все меры, чтобы их восстановить.
При смене руководства нужно передать новому руководителю документы. Порядок передачи организации и ИП прописывают во внутренних положениях.

С 1 января 2024 вступит в силу абз. 1 п. 25 ФСБУ 27/2021 — хранить документы и размещать бухгалтерские базы нужно будет на территории России. То есть, если вы ведёте бухучёт в системе, которая находится на зарубежном сервере, нужно будет перенести базу данных на территорию Россию. По сообщению Минфина это правило можно применять не дожидаясь 2024 года.

У бумажных трудовых книжек и вкладышей особые правила хранения — п. 41 Приказа Минтруда № 320н от 19 мая 2021 года. Их хранят как документы строгой отчётности, например, в сейфах или запертых металлических шкафах.

Что делать, когда срок хранения документов истёк

Оформите приказ о создании экспертной комиссии как минимум из трёх работников. Председателем назначьте руководителя кадровой службы или другого сотрудника, отвечающего за делопроизводство.

ИП без работников может не делать такой приказ и провести всю процедуру самостоятельно.

Экспертная комиссия должна проверить, правильно ли рассчитаны сроки хранения бумажных и электронных документов, определить, какие из них нужно уничтожить. По итогам комиссия составляют акт на уничтожение документов.

После этого документы можно уничтожить без возможности восстановления, например, измельчить в шредере. Электронные документы удаляют с носителей информации.

Если нужно избавиться от большого количества бумажных документов, можно обратиться в специализированную организацию, например, в пункт приёма вторсырья. Передачу бумаг нужно оформить приёмо-сдаточной накладной в свободной форме.

После того, как документы будут уничтожены, оформите акт. Укажите в нём каким способом вы избавились от документов, их наименование, количество, должности и ФИО работников, которые присутствовали при уничтожении.

Ответственность за неправильное хранение

Пока срок хранения документов не истёк, их может запросить налоговая инспекция. Если вы уничтожите первичные документы, счета-фактуры, регистры бухгалтерского и налогового учёта раньше срока — показывать налоговой будет нечего. За это штрафуют.

По ст. 120 НК РФ штраф за грубое нарушение правил учёта:

10 000 руб., если нарушение было в течение одного налогового периода;
30 000 руб., если в нескольких периодах;
20% от неуплаченного налога или взноса, но минимум 40 000 руб, если нарушение привело к занижению налоговой базы.

По ст. 126 НК РФ за непредставление в срок первички, необходимой для налогового контроля, штраф 200 руб. за каждый непредставленный документ. Если в течение 12 месяцев ИП или организацию уже наказывали за такое же нарушение, по п. 4 ст. 114 НК РФ штраф составит 400 руб. за каждый документ.

По ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ за отсутствие первичных документов оштрафуют должностных лиц организации, например, руководителя, на сумму от 300 до 500 руб. На ИП это не распространяется.

За неправильное хранение документов, которые нужно передавать в архив, может наказывать при проверках Росархив и его территориальные органы. Для этого есть штрафы по ст. 13.20 КоАП РФ:

от 5 000 до 10 000 руб — для организаций;
от 3 000 до 5 000 руб. — для должностных лиц и ИП.

За нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек работодателя могут оштрафовать инспекторы ГИТ по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

от 30 000 до 50 000 руб. — для организаций;
от 1 000 до 5 000 руб. — для должностных лиц и ИП.

За такое же нарушение, если его совершить ещё раз, оштрафуют по ч. 2 ст. 5.27 КоАП:

от 50 000 до 70 000 руб. — для организаций; от 10 000 до 20 000 руб. — для должностных лиц и ИП.

Должностному лицу штраф могут заменить на дисквалификацию от одного года до трёх лет.

В кадровых документах есть персональные данные работников. Если их просто выбросить, это может привести к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности за разглашение персональных данных — ст. 90 ТК РФ.