Часто бизнесмены делают так: увеличились объемы работы — открыли пару вакансий, упали продажи — уволили плохого менеджера. В этом методе нет ничего зазорного, но он абсолютно не подходит, если перед вами стоит более сложная задача: открыть филиал, привлечь инвестиции или сократить расходы без потери качества услуг. В таких ситуациях к расчету численности персонала нужно подходить серьезнее. Как? Расскажем в статье.
Для подсчетов не обязательно обращаться к бухгалтеру или кадровику, все можно сделать самому. Для этого есть методики расчета численности персонала.
- Нормативная — считают по нормативам из Трудового кодекса РФ. Расчет нормы численности персонала показывает, сколько должно быть сотрудников в идеале, когда никто не уходит в отпуск, не болеет и не уезжает в командировку. Не учитывает особенности бизнеса и форс-мажоры.
Подойдет, если вы только планируете открывать бизнес и примерно прикидываете, сколько людей будет работать, сколько им платить и как лучше составить бюджет. Точных результатов вы не получите, но сможете сориентироваться на старте, когда на руках минимум конкретных цифр.
- Плановая — также считается по нормам ТК РФ, но уже учитывает особенности компании: что производит или продает, сколько часов в неделю работает каждый сотрудник и т. п. Результаты получаются более точными, чем при расчете по сухим нормам.
Подойдет, если у вас есть цель по выручке за год или сезон. Нужно рассчитать, какое количество сотрудников понадобится, чтобы воплотить этот план в реальность.
- Списочная (фактическая) — показывает, сколько всего сотрудников работает на предприятии по трудовому договору.
Понадобится, когда нужно будет оценить эффективность работы сотрудников, определить среднюю зарплату или рассчитать коэффициент текучести персонала — как часто увольняются люди. Эти сведения можно запросить у бухгалтера или в отделе кадров.
- Среднесписочная — показывает, сколько сотрудников работало в компании за месяц или год.
Бизнес уже запущен. Пора заполнять отчеты для налоговой. Для этого нужен расчет средней численности персонала на конкретный период времени. Он не учитывает тех, кто ушел в декрет, работает удаленно или по договору подряда.
- Явочная — учитывает только тех сотрудников, которые есть на рабочем месте.
Дает понимание, сколько людей должно выходить на работу ежедневно, чтобы рабочий процесс не прерывался и сервис не проседал
- Штатная — учитывает особенности бизнеса: выручку, количество рабочих часов, объемы работы на одного сотрудника. В расчет входят все работники плюс люди, которые нужны для подмены тех, кто ушел на больничный или в отпуск. Для этого к расчетам добавляется коэффициент невыхода на работу.
Вы составляете штатное расписание, которое не будет меняться в течение конкретного периода. В нем должно быть столько человек, чтобы выполнялся рабочий план, никто не был недогружен или перегружен и хватило бюджета на зарплату.
Штатная численность организации — что это, структура и нормативы
Каждый вид расчета численности служит для своих целей. Если вы хотите расширить или сократить штат, то вам стоит рассчитывать именно штатную численность. Как это сделать? Разберем в следующей главе.
Расчет штатной численности персонала
Штатная численность — количество людей, которое нужно для выполнения рабочего плана за конкретный период. Она учитывает, сколько в среднем продаж приходится на каждого сотрудника. Например, 10 путевок в Сочи за неделю, 5 квартирных сделок в месяц.
Дополнительно считается погрешность, или коэффициент выполнения нормы. Он показывает, насколько объемы работ в плане отличаются от того, что получилось на практике в прошлом году или месяце.
- V — планируемый объем работ, который нужно выполнить за конкретный период времени: месяц, год, квартал, смену. Например, заработать 1 млн рублей, пошить 20 свадебных платьев.
- ФРВ — сколько нужно времени, чтобы выполнить план. Например, 10 часов или 1 год, чтобы заработать 500 тыс. рублей.
- ВПЛ — сколько должен продать или произвести каждый сотрудник за время ФРВ. Здесь берем только отдел продаж и тех, кто производит товар или услугу, не учитываем уборщицу, офис-менеджера и т. д.
- КВН — коэффициент выполнения нормы. Он показывает погрешность между тем, сколько удалось заработать по факту за прошлый период, и тем, сколько планируется сейчас. Например, в марте сделали 10 тортов, в апреле планируем 15.
Расчет численности персонала на примере
В магазине работают 10 человек. Владелец решил сократить издержки и уменьшить количество персонала. Прежде чем это сделать, он посчитал по формуле, сколько людей должно быть в штате для оптимальной работы.
V — 1 180 000 рублей выручки за 12 месяцев;
ФРБ — 1 980 часов в год при 9-часовом рабочем дне с учетом праздников и форс-мажоров;
ВПЛ — 118 000 рублей выручки на одного человека в год и 60 рублей/час (118 000/1 980);
КВН — 1,18, он получился в результате расчета: 1,18 млн рублей разделили на 1 млн рублей выручки за прошлый год.
1 180 000/(1980 х 60 х 1,18) = 8 человек.
Это означает, что в штате небольшой избыток персонала: работают 10 человек, и можно уволить двух сотрудников.
Расчет по этому методу дает приблизительный результат: он не учитывает, что иногда сотрудники уходят в отпуск и декрет, болеют или увольняются. Чтобы результаты были более реальными, нужно посчитать коэффициент невыхода на работу и включить его в общую формулу. Он покажет, сколько нужно людей, чтобы процесс не останавливался, если кого-то не будет на работе.
Какие сотрудники не входят в списочный состав
В списки не включаются трудящиеся, перечень которых содержится в Росстате №498. Рассмотрим представителей этого перечня:
- Сотрудники, работающие по внешнему совместительству.
- ФЛ, предоставившие однократную услугу на основании гражданско-правового соглашения (к примеру, это могут быть медицинские консультации, выступление ведущих на корпоративах, ремонт техники, осуществление экспертизы).
- Специалисты, которые работают от компании за границей.
- Специалисты, которые работают на основании специального соглашения (к примеру, таким образом могут работать военнослужащие, осужденные).
- Адвокаты.
- Сотрудники, которые направлены к другому работодателю без сохранения оклада.
- Работники, которые проходят обучение в образовательных учреждениях от компании, получают стипендию.
- Сотрудники, не появляющиеся на месте работы с первого дня найма.
Сотрудники, включаемые в список, – это специалисты, которые получают зарплату от работодателя. Если трудящийся не получает заработок, он не входит в список в период отсутствия выплат.
В чем разница между списочной и штатной численностью
В законе не содержится такого понятия, как «штатная численность». Однако этот термин используется на практике. Он обозначает число трудящихся, которое оговорено в штатном расписании предприятия. То есть это количество занятых и вакантных должностей.
Списочная численность – это количество работников, с которыми работодатель оформил трудовые соглашения. При этом не важны сроки действия договора, фактическое нахождение на рабочем месте.
Штатный состав является более широким понятием. Управленец имеет право устанавливать штатную численность в соответствии со своими потребностями и пожеланиями. При этом нужно руководствоваться ожидаемым уровнем продуктивности и масштабами производства.
Штатная численность работников это люди или ставки
В HR с 2011 года. Ex-HR team lead в EPAM. Работал руководителем группы по подбору и адаптации персонала в ООО «Брянская Мясная Компания» (агрохолдинг «Мираторг»).
Мир HR переживает цифровую трансформацию. Мы слышим слова agile, распределенные команды, вовлеченность, марчар и другие. Идти в ногу со временем очень здорово, я только за. Но есть базовые понятия и принципы, от которых никуда не деться. Одно из таких — штатная численность и структура штата организации.
Рекомендации от экспертов topcareer на открытых уроках. Регистрируйтесь бесплатно →
| ВЫБРАТЬ УРОК |
Цели и нормативы расчета
За свою карьеру я успел поработать и в крупных холдингах, и в малом бизнесе — на разных этапах развития. Бизнес постоянно меняется, возникают новые задачи и направления, или приходится делать то, что изначально не предусматривалось бизнес-планом.
В качестве примера можно посмотреть на развитие HR функции. Все традиционно начинается с кадрового делопроизводства, потом отделяется рекрутмент, затем обучение, а дальше могут появиться и event managers, и фасилитаторы, и специалисты по well being. Такие же примеры можно найти и digital сфере и IT.
Казалось бы, появляются люди, и что здесь такого? Внес новую строчку в штатное расписание и забудь. Но не все так просто.
Мы все действуем в рамках правового поля.
Чтобы избежать неприятных ответов в ГИТ, нам нужно выполнить ряд формальных требований в плане подготовки локальных нормативных актов до того, как мы примем человека на работу.
Но личный опыт показывает, что между желанием заказчиков вакансии должен состояться внутренний фильтр. Важно, чтобы было точное название новой должности, ее функционал, административное и функциональное подчинение. И не общими шаблонными фразами («решать цели и задачи в плане маркетинга в социальных сетях. »), а конкретными пунктами:
- ведение корпоративного аккаунта в Инстаграме (4 поста в день),
Если в компании есть система грейдов, нужно понять, какой грейд присвоен новой должности и почему?
Если есть нормы по соотношению руководителей и линейного персонала, надо понять, насколько введение новой должности изменит пропорции.
На этих простых примерах мы видим, как изменение численности влияет на структуру штатного расписания, и какие затраты и риски мы берем на себя при изменении численности организации.
Регистрируйтесь на БЕСПЛАТНЫЕ УРОКИ
Научитесь планировать численность персонала под задачи компании
| ВЫБРАТЬ УРОК |
Методики расчета штатной численности
Про цели расчета численности мы поговорили выше. Понятно, что это необходимо. Следующий вопрос — как рассчитать штатную численность?
Здесь мы соприкасаемся с университетской дисциплиной «Экономика труда» и реальностью жизни. Советская и российская экономическая школа (Бухалков, М. И, Бычин, В.Б.Либерман) дают хорошо разработанный базис для нормирования производства, АПК, отчасти — инженерно-технических работников. Но, как показывает практика, к данным нормам надо подходить с осторожностью.
Например, в животноводстве количество рабочего персонала базируется на понятии условная голова. Теленок = 0,5 у. г, бык-производитель = 2 у.г., и количество людей рассчитывается, исходя из планируемой численности поголовья в условных головах. А количество техники, и соответственно механизаторов, — из обрабатываемой площади, количества операций, сроков выполнения сельхозработ.
Кто их рассчитывает?
Профильные специалисты на основе своего мнения. Заглянем в IT-индустрию. Принцип рынка прост, работает по схеме time and material, или по-русски — человекочасы. Из них складывается стоимость разработки. А как рассчитывают человекочасы?
Их сообщают либо сами разработчики, либо СТО (технический директор).
Как мы видим, в основе всего лежит все тот же человеческий фактор. Лучшим решением для своей собственной нормы видится комплексный анализ с привлечением экспертов.
Что такое штатная численность работников и ее отличия от других видов
Среднесписочная численность работников — это показатель, рассчитываемый за определенный период. Его получают путем подсчета работников, для которых место работы является основным + работники с неполной занятостью.
Списочная численность работников предприятия — это почти все, кто на нем работает, кроме отдельных категорий.
Фактическая численность — те, кто действительно работают в организации.
Штатная численность — наиболее сложный для расчета показатель. В нем применяются знания из экономики труда. Мы рассчитываем планируемый объем работ и делим его на норму. Для полного понимания того, сколько нам потребуется персонала, мы должны учесть коэффициент невыполнения и коэффициент абсентеизма.
Тогда мы получим то число работников, которое надо вносить в штатное расписание. Но стоит учесть и коэффициент текучести персонала, чтобы не сесть в лужу.
Методики расчета штатной численности
Для бюджетных организаций Росздравнадзор утвердил рекомендации по определению штатной численности сотрудников. Но ими могут пользоваться и частные предприятия. Вот формула, которую приводит служба:
ШЧ = (ВО / НВ) × КН
ВО — общее рабочее время за год;
НВ — норма рабочего времени для одного работника за год;
КН — коэффициент неявок (например, по больничному листку и отпуску).
Для частных компаний обычно используется методика, которая основана на сопоставлении двух показателей — выручки и рабочего времени. Вот формула:
ШЧ = ОР / (ФРВ × ПВ × КВ)
ОР — объем работ;
ФРВ — фонд рабочего времени;
ПВ — планируемая выработка на одного специалиста;
КВ — коэффициент выполнения.
Как рассчитать штатную численность: примеры
Рассчитаем численность кадров по формуле ШЧ = ОР / (ФРВ × ПВ × КВ).
Отдел бухгалтеров в компании состоит из 15 человек. Чтобы узнать, можно ли уменьшить количество специалистов, кадровик взял исходные данные:
- Запланированный ОР на первые шесть месяцев 2023 года — 58 000 000 рублей.
- ФРВ за этот же период — 1 047 часов.
- ПВ — 755 000 рублей / месяц.
- КВ — 1,17.
Чтобы рассчитать КВ, необходимо разделить плановую выработку на фактическую. Плановая выработка известна — 755 000 рублей/мес. В качестве фактической кадровик использовал показатель за предыдущие полгода — он составил 644 373 рублей / месяц. Расчеты выглядят так: КВ = 755 000 / 644 373. Итого — 1,17.
Теперь остается подставить все данные в формулу: 58 000 000 / (1 047 × 4 327 × 1,17) = 10,94. Округляем до 11 сотрудников. Выходит, что штатную численность можно сокращать с 15 до 11 работников.
Как указать в штатном расписании количество штатных единиц и тарифную ставку при приеме сотрудника на неполное рабочее время?
И. В. Тарасова
автор ответа, консультант Аскон по трудовым вопросам и кадровому делопроизводству
Сотрудник на определенной должности работает в режиме неполного рабочего времени. Как правильно заполнить штатное расписание Т-3 по его должности в графах «Количество штатных единиц» и «Тарифная ставка»? Необходимо ставить полную единицу или 0,8?
Ответ
Штатным расписанием могут быть предусмотрены как полные штатные единицы, так и неполные. Работодатель самостоятельно принимает решение о количестве штатных единиц по определенной должности в штатном расписании, исходя из своих потребностей для выполнения необходимого объема работ.
И. В. Тарасова
автор ответа, консультант Аскон по трудовым вопросам и кадровому делопроизводству
Зачем нужна «штатка»
Штатное расписание — учётный документ с информацией о структуре компании, численности работников, их должностях, квалификации, окладах и надбавках. Он нужен всем юрлицам и ИП, у которых есть постоянные сотрудники.
Запросить штатное расписание во время проверки могут налоговая или трудовая инспекции, Пенсионный фонд или Фонд соцстрахования. Например, чтобы сопоставить реальные зарплаты сотрудников с указанными на бумаге.
Штатное расписание пригодится не только в случае проверки. Документ полезен для:
- Визуализации структуры компании, количества работников в каждом отделе и подсчёта зарплат. Названия должностей в «штатке» и трудовых договорах должны совпадать.
- Анализа эффективности компании, её подразделений и кадров.
- Напоминания о вакансиях. В штатном расписании прописываются незанятые должности.
- Защиты в судебных спорах по вопросам сокращений. С помощью штатного расписания можно доказать, что руководитель не мог предложить сотруднику другую должность.
Кого не нужно вносить в штатное расписание:
- ИП, который нанимает сотрудников. В отличие от директора организации или акционерного общества с точки зрения закона он не является работником.
- Подрядчиков, работающих по договорам ГПХ. Отношения с ними регулируются нормами Гражданского кодекса, тогда как штатное расписание — нормами ТК.
За отсутствие штатного расписания компания может получить штраф. Для ИП он составит до 5000 рублей, для юрлиц — до 50 тысяч рублей.
Что указать в штатном расписании
Штатное расписание составляется по форме № Т-3. В нём должны быть:
- Название организации и код по ОКПО — общероссийскому классификатору предприятий и организаций. Код автоматически присваивает компаниям и предпринимателям Росстат. Его можно узнать в специальном разделе на официальном сайте ведомства.
- Номер документа и дата составления.
- Дата, с которой документ начинает действовать.
- Номер и дата приказа, которым утверждается «штатка».
- Количество сотрудников на каждой должности.
Самая объёмная и важная часть документа — 10 граф с данными компании:
Среднесписочная численность работников: общий порядок и формула расчета
При расчете среднесписочной численности следует руководствоваться порядком, который Росстат предписывает применять для заполнения статистической формы П-4. Этот порядок на 2022 год утвержден приказом Росстата от 24.11.2021 № 832. С 1 января 2023 года вступил в силу новый приказ Росстата от 30.11.2022 № 872.
Пошаговую инструкцию расчета ССЧ вы можете посмотреть в специальном материале, размещенном в системе «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к нему и другим материалам системы.
Общую формулу расчета среднесписочной численности работников за год можно представить следующим образом (пп. 79.6, 79.7 указаний Росстата № 832, пп. 77.7 указаний Росстата № 872 ):
СрЧ год = (СрЧ 1 + СрЧ 2 + . + СрЧ 12) / 12,
СрЧ год — это среднесписочная численность за год;
СрЧ 1, 2 и т. д. — среднесписочная численность за соответствующие месяцы года (январь, февраль, . декабрь).
В свою очередь, для расчета среднесписочной численности работников за месяц нужно просуммировать списочную численность за каждый календарный день месяца, включая праздники и выходные, и разделить эту сумму на число календарных дней этого месяца.
Пример расчета среднесписочной численности за месяц от «КонсультантПлюс»:
На 01.02.2023 в организации 35 работников, из них 2 — с неполным рабочим временем, отработавших в феврале 203 часа. С 17 февраля одна работница ушла в декрет.
Посмотреть пример полностью можно, получив бесплатный пробный доступ к системе.
О том, кто и в какие сроки представляет сведения о среднесписочной численности, читайте в материале «Подаем сведения о среднесписочной численности работников».
Среднесписочная численность вновь созданной организации: важная особенность
Вновь созданные организации при расчете суммируют среднесписочную численность за все отработанные в соответствующем году месяцы и делят полученную сумму на 12, а не на количество месяцев работы , как можно было бы предположить (п. 79.10 указаний Росстата № 832, п. 77.10 указаний Росстата № 872).
Например, организация создана в сентябре. Среднесписочная численность работников в сентябре составляла 60 чел., в октябре — 64 чел., в ноябре — 62 чел., в декабре — 59 чел. Среднесписочная численность работников за год составит 20 человек:
(60 + 64 + 62 + 59) / 12.
Порядок расчета среднесписочной численности может определяться спецификой режима налогообложения. Так, есть нюансы при применении ПСН.
Какие сведения включает в себя штатное расписание?
- Наименование организации и документа;
- номер документа, дату составления и период действия;
- наименование и код структурного подразделения;
- должность (специальность, профессия) с указанием разряда, класса, категории или квалификации в случае наличия;
- количество штатных единиц по каждой должности (специальности, профессии);
- тарифная ставка (оклад) по каждой должности (специальности, профессии);
- надбавки, положенные по должности (специальности, профессии);
- подписи должностных лиц.
Кадровик — самая стабильная профессия, даже в кризис!
С курсом профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП» вы с нуля освоите все тонкости кадрового учета: прием, увольнение сотрудников по новым правилам 2024 года, ведение воинского учета, работа в 1С:ЗУП, и получите диплом государственного образца, который подтвердит вашу новую профессию работодателю. Стоимость обучения сейчас снижена, успейте записаться по акции.
Таким образом, в штатном расписании мы можем увидеть, какие структурные подразделения существуют в данной организации, какие должности (профессии) и в каком количестве закреплены за каждым подразделением, кто кому подчиняется, так как перечень структурных подразделений и должностей выстраивается в иерархической последовательности.
В нижней строке указываются итоговые суммы по оплате труда, но при желании вы можете добавить строки с промежуточными итогами под каждым структурным подразделением, чтобы увидеть фонд оплаты труда отдельно по каждому подразделению.
Можно увидеть структуру фонда оплаты труда: окладную часть, сумму по каждой надбавке и итоговые суммы по каждой должности (профессии).
То есть штатное расписание — это план. Но, как мы знаем, к каждому плану в пару полагается факт Планировать — это, конечно, хорошо, но жизнь вносит свои коррективы.
Есть надбавки, которые устанавливаются не к должностям, а конкретному человеку, например, у рабочих может быть надбавка за работу с личным клеймом, у педагогов — за квалификационную категорию, за педагогический стаж и т.д. Как их учесть?
Как определить, есть ли вакансии в организации и сколько их?
Какова в связи с этим экономия фонда оплаты труда?
На эти вопросы помогает ответить штатная расстановка — удобный инструмент, отражающий фактическое состояние штатного состава организации.
В штатной расстановке к уже названным выше прибавляются сведения:
- фамилия и инициалы работника, замещающего позицию в штатном расписании;
- количество штатных единиц, замещаемых работником (например, по плану в штатном расписании утверждена 1 шт.ед. по должности «инспектор по кадрам», а по факту принят совместитель на 0,5 шт.ед.);
- надбавки и доплаты, установленные конкретному работнику, с учётом количества шт.ед., которые он замещает.
