С работником который ведет учет товарно материальных ценностей на складе должен быть заключен

Содержание

Если организация получает товарно-материальные ценности по месту нахождения поставщика, то на имя сотрудника, который будет их получать, выписывают доверенность.

Как правило, доверенность выдается работникам организации, но законодательством не запрещено выдавать и любым другим лицам.

Доверенность (формы № М-2а и М-2)

Для доверенностей предусмотрены типовые бланки. Их формы утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Доверенность может быть выписана по форме № М-2а или М-2.

Если представители организации получают товарно-материальные ценности у поставщиков регулярно, то доверенности выписывают по форме № М-2а, если нет – по форме № М-2.

Доверенности по форме № М-2 имеют корешки, которые подшиваются в хронологическом порядке. Доверенности по форме № М-2а корешков не имеют, поэтому их регистрируют в специальном журнале.

Как правило, на практике доверенность выписывают на 15 дней. Если же материальные ценности приобретаются у одного и того же поставщика регулярно, то на календарный месяц. Тем не менее Гражданский кодекс разрешает выписывать доверенность сроком до 3 лет.

Обратите внимание: доверенность разрешено выписывать на любой срок. В статье 186 Гражданского кодекса России, которая посвящена сроку доверенности, ничего не сказано о ее максимальном сроке действия.

Если срок действия доверенности не указан, она сохраняет силу в течение 1 года (ст. 186 ГК РФ).

В доверенности обязательно должна быть указана дата ее составления. Доверенность, в которой эта дата не указана, является недействительной.

Бухгалтер выписывает доверенность в одном экземпляре и выдает ее работнику, который будет получать товарно-материальные ценности.

Работник должен расписаться в получении доверенности на ее корешке (если доверенность выписана по форме № М-2) или в журнале учета выданных доверенностей (если доверенность выписана по форме № М-2а). Кроме того, работник должен поставить свою подпись в самой доверенности, после чего она подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Обратите внимание: круглая печать на доверенности ставится только при ее наличии (если это предусмотрено уставом организации). Об этом говорится в Методических указаниях по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов в редакции приказа Минфина России от 24 октября 2016 г. № 191н.

Работник, получающий товарно-материальные ценности, может предъявить поставщику кроме доверенности и другие документы (например, копию счета и платежного поручения на оплату материальных ценностей). Реквизиты этих документов указывают в доверенности по строке «Наименование, номер и дата документа».

Поставщик вместе с материальными ценностями должен передать представителю вашей организации товаросопроводительные документы (счет-фактуру, накладную и т. д.). Если доверенность выписана по форме № М-2, то реквизиты этих документов указывают в ее корешке (графа 8 «Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения»). Если доверенность выписана по форме № М-2а, то перечень этих документов в ней не приводится.

Бухгалтерский учет. Видео 12. Учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ)

Если работник по каким-либо причинам товарно-материальные ценности по доверенности не получил, то он должен возвратить ее в бухгалтерию. Там она должна храниться до конца текущего года.

Доверенности, по которым были выданы товарно-материальные ценности, хранятся в архиве организации 5 лет. Вот образцы заполнения доверенностей по формам № М-2 и М-2а:

Кто может быть материально ответственным лицом

Работодатель может заключать индивидуальные договоры о полной материальной ответственности только с работниками определенных категорий. Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества (далее — Перечень), утвержден Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85.

Перечень состоит из двух разделов. В первом указаны должности, которые предусматривают заключение индивидуальных договоров о полной материальной ответственности с работниками, их замещающими. В частности, это кассиры, контролеры, кассиры-контролеры (в том числе старшие), а также другие работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров). Во втором разделе перечислены виды работ, выполнение которых также позволяет работодателю заключить с работниками индивидуальные договоры о полной материальной ответственности. Такими, в частности, являются работы: по приему и выплате всех видов платежей; по расчетам при продаже (реализации) товаров, продукции и услуг (в том числе не через кассу, через кассу, без кассы через продавца, через официанта или иное лицо, ответственное за осуществление расчетов); по обслуживанию торговых и денежных автоматов; по изготовлению и хранению всех видов билетов, талонов, абонементов (включая абонементы и талоны на отпуск пищи (продуктов питания)) и других знаков (документов), предназначенных для расчетов за услуги.

Кадровик — самая стабильная профессия, даже в кризис!

С курсом профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП»вы с нуля освоите все тонкости кадрового учета: прием, увольнение сотрудников по новым правилам 2024 года, ведение воинского учета, работа в 1С:ЗУП, и получите диплом государственного образца, который подтвердит вашу новую профессию работодателю. Стоимость обучения сейчас снижена, успейте записаться по акции.

Форма Договора о полной материальной ответственности

Договор о полной материальной ответственности заключается с работником в письменной форме. Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности утверждена Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85. Договор должен быть составлен в двух экземплярах, второй экземпляр передается работнику, что подтверждается его подписью.

Работодатель может заключать с работниками договоры о коллективной (бригадной) материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ). Такие договоры заключаются, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинение вреда (ч. 1 ст. 245 ТК РФ).

Поступление товарно-материальных ценностей от поставщиков

Доверенность (формы № М-2а и М-2)

Если срок действия доверенности не указан, она сохраняет силу в течение 1 года (ст. 186 ГК РФ).

Учёт материалов и контроль за их движением на складах (в кладовых)

На складах и в кладовых предприятия (стройки) и цехов (участков) организуется аналитический учёт. В соответствии с требованиями п. 3 ПБУ 5/01 «Учёт материально-производственных запасов» единица бухгалтерского учёта материально-производственных запасов выбирается организацией самостоятельно таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной информации об этих запасах, а также надлежащий контроль за их наличием и движением. В зависимости от характера материально-производственных запасов, порядка их приобретения и использования единицей материально-производственных запасов может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа и т.п. Учёт организуется по каждой единице производственных запасов, в соответствии с порядком их хранения, вызываемом как условиями производственного потребления материалов, так и требованиями организации складского хозяйства.

Учёт движения материальных ценностей ведётся непосредственно материально ответственными лицами (заведующими складами, кладовщиками и др.).

Складской учёт осуществляется на карточках складского учёта материалов по типовой междуведомственной форме № М-17. На каждый номенклатурный номер (единицу учёта) ТМЦ должна открываться отдельная карточка. Карточки открываются бухгалтерией и передаются материально-ответственным лицам под расписку в реестре.

В полученных карточках складского учёта кладовщик заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материалов (стеллажи, ячейки и т.п.). К месту хранения прикрепляется материальный ярлык.

На основании оформленных в установленном порядке первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных и т.п.) заведующий складом (кладовщик) обязан сделать записи операций по приходу и отпуску материалов в карточках складского учёта в день совершения операций и ежедневно выводить на карточках остатки материалов (как правило, после каждой операции).

Разноска из лимитно-заборных карт (форма М-8) в карточки складского учёта данных об отпуске материалов может производиться по мере закрытия карт, но не позднее 1-го числа следующего за отчётным месяцем. В таком случае лимитно-заборные карты следует хранить вместе с соответствующими карточками складского учёта.

Работники бухгалтерии предприятия обязаны систематически (периодичность рекомендуется установить учётной политикой) осуществлять непосредственно на складах в присутствии заведующего складом или кладовщика проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, а также своевременность и правильность записей в карточках складского учёта, произведённых материально ответственными лицами.

Проверку записи операций и выведенных кладовщиком остатков по каждой операции работник бухгалтерии подтверждает своей подписью по соответствующей строке карточки складского учёта.

При необходимости материально ответственные лица обязаны по требованию указанного выше работника бухгалтерии предъявлять для фактической проверки (в натуре) определённые материальные ценности, особенно дорогостоящие. Одновременно с вышеуказанной проверкой работник бухгалтерии и кладовщик обязаны произвести приёмку-сдачу первичных документов на хранение в соответствии с принятым порядком документооборота.

Приёмка-сдача первичных документов должны оформляться, как правило, составлением специального реестра. Однако, с согласия материально ответственных лиц, подтверждением приёмки-сдачи документов может служить подпись работника бухгалтерии в карточке складского учёта о проверке записей по каждой операции.

Сдача складом лимитно-заборных карт производится немедленно после использования лимита. На конец месяца должны быть сданы все карты, независимо от полноты использования лимита.

До сдачи лимитных карт их итоговые данные выверяются с аналогичными данными цеховых экземпляров лимитных карт (при ведении карт в двух экземплярах). Это делают материально – ответственные работники складов, отпускавшие материалы, и цехов, получавшие их. Сверка данных подтверждается их подписями.

При выявлении серьёзных нарушений в работе материально ответственного лица, а также о результатах выборочных проверок и проведённом инструктаже работник бухгалтерии должен в необходимых случаях докладывать главному бухгалтеру предприятия.

При широком использовании компьютеров, в том числе для организации складского учёта, организация может отказаться от карточек складского учёта, однако в этом случае следует закрепить принятую систему учётных регистров, документооборота и системы контроля за наличием и правильностью учёта материальных запасов в учётной политике.

Учёт материальных ценностей в бухгалтерском учёте

Бухгалтерия в отношении складского учёта решает следующие задачи:

Контроль полноты и правильности оформления первичных документов.
Обеспечение тождественности данных складского учёта и данных бухгалтерского учёта.
Контроль правильности квалификации соответствующих операций с материально – производственными запасами на складе материально – ответственными лицами.
Обеспечение тождественности данных учёта структурных подразделений предприятия, между которыми осуществлялось внутреннее перемещение материально – производственных запасов.

Помимо сказанного бухгалтерский учёт (в отличие от складского) должен обеспечить правильность оценки материальных активов в бухгалтерской отчётности предприятия, для чего учётной политикой определяется способ учёта транспортно – заготовительных расходов и способ оценки материально-производственных запасов при их списании в производство.

Порядок взыскания ущерба, причиненного коллективом (бригадой)

Подлежащий возмещению ущерб, причиненный коллективом (бригадой) работодателю, распределяется между членами данного коллектива (бригады) пропорционально месячной тарифной ставке (должностному окладу) и времени, фактически отработанному за период от последней инвентаризации до дня обнаружения ущерба.

Ведущий аудитор Бурсулая Т.Д.

ЗАО «АКФ «МИАН», партнер Сервис Клауд

материальная ответственность
полная материальная ответственность

Нюансы хранения

Чтобы в системе функционирования складского хозяйства всегда был порядок, то есть ценности могли быть найдены и выданы по первому требованию, а также не утрачивались вследствие нарушений условий хранения, следует соблюдать ряд важных условий:

Оборудование складских помещений необходимыми системами ранения МПЗ (контейнерами, стеллажами, резервуарами и пр.).
Каждый вид, марку, размер, сорт, партию МПЗ следует хранить в отдельной ячейке (полке, ящике).
Наряду с системами хранения склады должны быть обеспечены измерительными приборами, адекватными учету конкретных видов выдаваемых активов.
Закладывать активы на хранение следует с одной стороны, а отпускать – с другой.
Эффективное использование полезной площади самого склада и устройств для хранения.
Размещение устройств для хранения и активов на них должно способствовать максимальной автоматизации складских работ.
Выдача однородных активов должна осуществляться в порядке очередности их попадания на склад (более «старые» следует выдать раньше).
Учет при хранении физических и химических свойств хранимых ценностей.

Документация для складского учета

Любая операция, производимая на складе с МПЗ, должна правильно отражаться в соответствующих документах.

Первичная документацияоформляет все процедуры, производимые с активами на складе. Ее регламентирует федеральное законодательство РФ. Основные документы для обеспечения сделок с МПЗ на складе приведены в таблице.

№ п/пНазвание документаКакую операцию с МПЗ он отражает

1	Акт по форме МХ-1	При приеме товарно-материальных ценностей на хранение
2	Акт по форме МХ-3	При возврате ранее сданных на хранение активов
3	Складское свидетельство	Оформляются при передаче ценного актива на ответственное хранение	Это ценная бумага на предъявителя, то есть выдать товар нужно будет только по предъявлении свидетельства
4	Складская квитанция		Выдается непосредственно тому, кто сдал товар на хранение, удостоверяет его принятие
5	Доверенность по форме М-2 или М-2а	Документ, позволяющий выдать со склада определенные ценности представителям другого предприятия
6	Приходный ордер по форме М-4	Учет МПЗ, поступивших от поставщиков
7	Акт приемки активов по форме М-7	Все сведения об активе, только что поступившем на склад
8	Лимитно-заборная карта по форме М-8	Текущий контроль над соблюдением норм выдачи со склада определенных лимитированных МПЗ – активов на нужды производства.
9	Накладная-требование по форме М-11	Учет динамики МПЗ внутри предприятия между его подразделениями
10	Накладная по форме М-15	Сопровождает отпуск ценностей другим организациям
11	Учетная карточка по форме М-17	Учет материальных ценностей внутри склада
12	Акт приходования по форме М-35	Сопровождает демонтаж основных средств

Кроме первичной документации, работники склада должны регулярно оформлять:

отчеты для руководства (по внутреннему регламенту);
учетные реестры документов;
вести книгу складского учета – завскладом вносит в нее ежемесячные сводные данные отчетов кладовщиков.

Как вести учёт доверенностей

Учёт выданных доверенностей ведут в специальном журнале. Это позволяет контролировать движения ценностей и действия материально-ответственных лиц.

Образец журнала учёта выданных доверенностей

В журнале доверенности присваивают номер, а представитель расписывается в её получении. Не позднее следующего дня после получения ТМЦ он должен представить в бухгалтерию документы на груз (накладную, счёт-фактуру и т. д.).

После этого делается отметка о выполнении поручения. Оригинал самой доверенности остаётся у поставщика вместе с экземплярами первичных документов, подтверждающих передачу товара.

Главное

Доверенность на получение ТМЦ наделяет представителя покупателя правом забрать товар у продавца. Она страхует всех участников сделки от кражи ценностей.

По доверенности груз могут получить как сотрудники фирмы (экспедиторы, менеджеры отдела поставок), так и сторонние лица (люди не из штата компании).

Доверенность оформляют в произвольной форме на бланке компании или по типовым: М-2 и М-2а. Выбор формы — дело добровольное.

️ Законодательство не ограничивает сроки действия доверенностей. По форме М-2 её, как правило, выписывают на 15 дней.

Учёт доверенностей можно вести в специальном журнале. В нём представитель — расписывается в получении документа. Бухгалтер — ставит отметку о выполнении поручения.