Испытательный срок — сложное время для новичка. В новых условиях сотрудник чувствует себя уязвимым, любая мелочь в этот период может заставить его уйти. Многие увольняются, так как не чувствуют поддержки со стороны руководства и коллег.
Освоиться новичкам помогает система трудовой адаптации кадров. Что это такое, какие проблемы решает адаптация и как внедрить систему в своей компании, расскажем в статье.
Что вы узнаете
- Что такое адаптация и зачем она нужна компании
- Какие цели у адаптации персонала
- Виды адаптации сотрудников в организации
- Кто отвечает за адаптацию
- Три возможных подхода к адаптации сотрудников
- Как организовать систему адаптации персонала
- Основные этапы адаптации новых сотрудников
- Частые вопросы
Адаптация персонала в организации — это приспособление сотрудников к рабочему процессу: знакомство с правилами и обязанностями, привыкание к коллективу. Срок адаптации индивидуален для каждого сотрудника и может длиться от шести месяцев до года.
Чтобы адаптация проходила успешно, нельзя просто оставить сотрудника один на один с новой средой: нужно составить программу адаптации, об инструментах которой мы расскажем ниже.
По-другому адаптацию новых сотрудников называют онбордингом, еще этот термин используется в дизайне интерфейсов. Там работает правило: чтобы продукт заинтересовал, должно быть сразу понятно, как он работает. Поэтому придуманы всплывающие подсказки и обучающие экраны. На то, чтобы долго разбираться, нет времени: непонятный продукт хочется сразу закрыть и забыть. То же самое касается и работы.
Неправильно выстроенный процесс адаптации обходится бизнесу в круглые суммы
В классических HR-подходах главная цель адаптации нового сотрудника ― знакомство с культурой, ценностями, укладом, бизнес-процессами компании, а также освоение корпоративных приложений и сервисов. Всё это позволяет быстро и эффективно ввести новичка в работу, минимизировать риск ошибок с его стороны и добиться максимального вовлечения нового члена команды в будущем.
При этом требования персонала к работодателю растут несмотря ни на что. Так, в мае 2020 года компания 4Service Group провела онлайн-опрос, чтобы исследовать влияние пандемии на рынок труда России и понять, как изменились факторы выбора работодателя.
По итогам опроса выяснилось, что требования к работодателю не снизились: 73% респондентов, которые находились в поиске работы, согласились бы только на лучшие условия, чем были раньше, а 58% ожидали прежний или более высокий уровень заработной платы.
Процесс адаптации можно назвать фильтром, который помогает понять, насколько человек вписывается в общий пазл компании и насколько работодатель соответствует ожиданиям новичка.
Если посмотреть на американский рынок, то, согласно исследованию компании по подбору и найму персонала Jobvite, 43% новых сотрудников увольняются после приёма на работу по причине несоответствия ожиданий.
В России в первые месяца после трудоустройства по собственному желанию увольнялись от 15% до 29% сотрудников в зависимости от возраста — по данным TalentTech, Нетологии и FL.ru.
Процесс адаптации сотрудников влияет на качество найма. А это обходится бизнесу в круглые суммы. По мнению Ксении Сухановой, руководителя модуля TalentTech.Адаптация, при увольнении сотрудника во время испытательного срока повторный наём может стоить компании до 20% от годовой зарплаты сотрудников.
Если исключить ошибки на этапе адаптации, то можно оптимизировать расходы. Для этого нужно выстроить действенную стратегию онбординга и освоить инструменты для погружения персонала в рабочую среду.
Далее рассмотрим каждый этап онбординга и способы адаптации сотрудника.
Адаптация — многоуровневый процесс
Для разработки эффективной стратегию онбординга нужно понимать, из каких этапов состоит адаптация. Для этого потребуется встать на место сотрудника и представить, какие вопросы, страхи и сомнения появляются в его голове в первые рабочие дни.
Также стоит помнить, что акклиматизация в новой компании — это достаточно стрессовый период и от того, насколько компания проявит заботу, зависит успех дальнейшего взаимодействия компании и сотрудника.
За основу моделирования процесса адаптации возьмём этапность онбординга персонала в средних и крупных организациях — эти процессы можно сокращать или расширять под задачи бизнеса:
- знакомствос компанией: предаптационный период и корпоративная адаптация;
- забота: организационная, техническая и социальная адаптация;
- обучение: профессиональная адаптация;
- интеграция: взаимодействие с наставником и внедрение в рабочие процессы;
- реагирование: сбор обратной связи от сотрудника, HR, наставника и руководителя.
Рассмотрим детально каждый этап.
Предаптационный период: первое знакомство с компанией и её представителями
Обнаружение вакансии и изучение отзывов о работодателе
На этом этапе кандидат ещё не является сотрудником компании, но от упаковки вакансии и репутации компании в открытых источниках зависит решение кандидата об отклике на предложение о работе.
Согласно исследованию Хабр Карьеры и агентства Hays, 59% респондентов в первую очередь изучают отзывы бывших сотрудников — такое же количество специалистов ищет информацию о компании до отклика на вакансию. 34% вряд ли будут откликаться на вакансию компании с плохими отзывами, а 11% точно не откликнутся.
Глобальное исследование, в котором приняли участие 200 000 человек из 32 стран, включая Россию, показало, что 96% сотрудников, сменивших место работы, проверяли репутацию потенциальных работодателей. 91% изучали хотя бы один ресурс для оценки бренда перед тем, как откликнуться на вакансию. И 55%, если находили негативные высказывания о компании, не отправляли своё резюме.
Общение с рекрутером и выполнение тестового задания
Собеседование с руководителем, взаимная оценка возможностей сотрудника и компании
Согласование предложения о работе
На этом этапе компания должна предоставить чёткий список требований к кандидату и объективную информацию о работодателе.
Развёрнутые ответы на собеседовании помогут сформировать доверие сотрудника к организации, а достоверные данные исключат риск несоответствия ожиданиям.
Так, согласно тому же исследованию Хабр Карьеры и Hays, 20% опрошенных отказались от предложения о работе из-за несоответствия реального функционала и описания вакансии, 14% — из-за нечёткого функционала.
Среди других ключевых факторов, которые повлияли на решение отказаться от офера, соискатели отметили некорректное поведение представителей компании (29%), манеру проведения интервью (25%), личность руководителя (20%).
Корпоративная адаптация: сотрудник сопоставляет свои ценности и видение работы с мировоззрением и корпоративной культурой компании
Сюда входит изучение такой информации о компании, как:
- история, позиция на рынке, конкуренты, клиенты и партнёры;
- направления деятельности, стратегические цели и приоритетные задачи;
- миссия, ценности, особенности корпоративной культуры;
- организационная структура, политика вознаграждений, критерии оценки эффективности;
- правила коммуникации с сотрудниками и руководством, чтобы эффективно общаться и решать рабочие задачи;
- истории успеха и карьерного роста действующих работников для понимания возможностей карьерного развития.
Познакомиться с корпоративной культурой новому сотруднику поможет приветственный тренинг, который обычно проводится в формате встречи, вебинара или предзаписанного видео. При использовании последнего формата не стоит забывать своевременно актуализировать информацию.
Стоит отдельно отметить значение сильной корпоративной культуры для процветания компании, в частности благодаря привлечению ценных сотрудников, для которых важно находиться в комфортной корпоративной среде с близкими по духу коллегами.
По данным кадрового агентства «Визави Консалт», 45% сотрудников покидают компанию из-за несовпадения личных ценностей с корпоративными.
Организационная адаптация: условия труда
- Правила внутреннего трудового распорядка, график работы, пиковые нагрузки, сверхурочные, командировки;
- Расположение отделов в офисе, места отдыха, приёма пищи и т.п.;
- Доступ к устройствам (ПК, телефон, оргтехника) и ресурсам компании (канцелярия, вода-чай-кофе и другие), правила работы с техникой;
- Организационно-бытовые вопросы: получение пропуска в офис и ключа от кабинета, место для личных вещей;
- Правила оформления рабочего места и уход за ним — например, в банках предъявляют жёсткие требования к внешнему виду рабочих мест, так как они представляют собой также и зону взаимодействия с клиентом.
Акклиматизация к условиям труда проходит в первый месяц работы, но график рабочего дня, нагрузок и командировок должен быть оговорен ещё на этапе собеседования — эти факторы часто становятся причиной отказа от дальнейшего сотрудничества.
По результатам глобального исследования компании Jabra, 59% опрошенных работников умственного труда отметили гибкий график как основной фактор при трудоустройстве. 65% респондентов предпочитают работать по собственному графику.
Согласно исследованию Работа.ру, график работы важен для 66% опрошенных россиян. Этот фактор по значимости идёт сразу после зарплатного вопроса.
Проявление заботы со стороны компании на этапе организационной адаптации убережет сотрудника от стресса, ощущения беспомощности и необходимости задавать коллегам большое количество вопросов.
Инструменты для онлайн-оценки кандидата: как выбрать наиболее подходящего сотрудника
Техническая адаптация: подключение к экосистеме организации
Новому члену команды потребуется:
- открытие доступов к корпоративным ресурсам (почте, системам учёта рабочего времени, планирования) и к ПО деятельности работника (CRM, кассовые программы и другие приложения для решения задач);
- инструктирование и обучение по работе с ПО;
- получение контактов технических специалистов и IT-поддержки.
Этап технической адаптации можно объединить с организационными процессами.
Социальная адаптация: работник изучает нормы поведения и общения, включается в систему взаимоотношений с коллегами
- атмосфера в коллективе, группы «по интересам»;
- стиль общения и нормы взаимодействия с руководителями, коллегами и подчинёнными;
- корпоративная конфиденциальность и этикет тем для обсуждения — например, что не нужно обсуждать с коллегами суммы сделок клиента или разглашать конфиденциальные данные компании или клиента, которые стали известны в процессе работы;
- значимые для компании торжества, правила празднования личных событий (день рождения, повышение и другое).
Задача компании — помочь новичку влиться в коллектив, предоставить общие вводные, информацию о смежных интересах и точках симпатии с другими членами коллектива. Также полезны рассылки с представлением нового сотрудника и проведение регулярных тимбилдингов.
Работа в дружелюбном коллективе и с коллегами по душе способствует максимально продуктивной работе. Согласно опросу 4Service Group, атмосфера в коллективе важна для 36% опрошенных россиян.
Этот этап ошибочно считается малозначительным. И зачастую специалист проходит социальную адаптацию в одиночку, что может стать причиной его ухода после испытательного срока. При отсутствии поддержки руководителя и команды сотрудник не будет чувствовать свою ценность для компании.
Профессиональная адаптация: знакомство с рабочими задачами, понимание своей роли в деятельности компании
Это самый значимый этап адаптации — новичок соприкасается с выполнением прямых обязанностей и осознаёт свою значимость в организационной структуре компании. Сотрудник изучает:
- должностные инструкции и стандарты работы: правила взаимодействия с клиентами, правила коммуникаций, предоставления услуг и другое;
- специфику выполнения рабочих задач: например, кассовую дисциплину, технологию приготовления кофе или алгоритм заправки автомобиля;
- информацию о продуктах, товарах, услугах компании;
- алгоритмы работы с жалобами, возражениями и сложными вопросами, поведение в чрезвычайных ситуациях;
- контакты ключевых лиц для внутреннего взаимодействия.
Задача этапа ― устранение пробелов в знаниях сотрудника и знакомство с правилами, по которым живёт компания.
Профессиональная адаптация сопровождается практическими заданиями с обратной связью — это поможет закрепить новые знания и внести необходимые коррективы в будущее поведение сотрудника.
31% участников опроса TalentTech, Нетологии и FL.ru рассказали, что им помогли бы адаптироваться объяснения, кто из коллег за что отвечает. Некоторые отметили, что пригодилась бы шпаргалка с информацией о коллегах, компании и принятом профессиональном сленге. А 18% опрошенных указали, что руководитель не мог найти время обсудить с ними цели и особенности рабочего процесса.
Интеграция в рабочие процессы: вливание в коллектив
Состоит из следующих этапов:
- передача наставнику — с инструкцией для наставника, в которой описаны его обязанности, реперные точки контроля, сроки предоставления обратной связи;
- выдача наставником практических заданий, исходя из плана задач для новичка;
- предоставление обратной связи по итогам выполнения задач;
- контроль действий нового сотрудника для их корректировки и исключения риска ошибок.
Это ключевой этап на пути к полноценному погружению новичка в работу и интеграцию в компанию, так как нацелен на формирование практического опыта жизни в команде.
Сбор обратной связи по итогам адаптации
Помогает сопоставить результаты онбординга с впечатлениями всех участников процесса:
- оценить настроение сотрудника, качество адаптации ― проводится HR-специалистом в формате анкетирования и интервью;
- составить чеклист от руководителя и наставника для оценки полученных знаний и навыков, индикаторов конструктивного и нежелательного поведения, вовлечённости новичка;
- проанализировать успешность обучения и заключение HR-специалиста на основании обратной связи от сотрудника, руководителя и наставника.
Этот этап важен для оценки настроений сотрудника и своевременной обработки возражений.
Обратная связь коллег помогает понять, справился ли новичок со своими обязанностями и стоит ли продолжать сотрудничество.
А конструктивная обратная связь сотрудника помогает HR-специалисту выявить зоны роста в процессе адаптации — например, несвоевременное предоставление заданий, отсутствие обратной связи руководителя по итогам выполнения задач, длительный процесс открытия доступов к техническим ресурсам компании.
Итак, мы увидели, что адаптация ― это объёмный разноуровневый процесс, на каждом этапе которого сотрудника должен сопровождать коллега, который поможет акклиматизироваться к новой среде и должности.
Для получения максимальной результативности онбординга следует закрепить ответственных. Это поможет оптимизировать время HR-специалиста или руководителя на работу с новым членом команды, что позволит не снижать показатели производительности компании в целом.
курс
HR-аналитика
и автоматизация
Узнать больше
- Научитесь опираться на точные данные, а не на предположения
- Сократите расходы за счёт эффективной настройки
HR-процессов - Узнаете, как увеличить эффективность и производительность сотрудников
Для чего нужна адаптация персонала
Адаптация требуется для создания максимально комфортных условий работы. Она подразумевает целый комплекс процедур, направленных на устранение различного рода сложностей при вхождении нового человека в коллектив.
- Повышает уверенность в себе. Человек лучше работает, если знает, что может получить совет у коллег, воспользоваться их поддержкой.
- Позволяет проявить свои способности. Отсутствие строгих рамок и ограничений, а также поддержка со стороны коллег и начальства позволяет каждому сотруднику проявить все свои лучшие стороны. Он может усовершенствовать имеющиеся технологии и предложить новые, разработать эффективные методики увеличения клиентской базы и т. д.
- Помогает компании получить максимальную прибыль. В слаженном коллективе всё работает как швейцарские часы — без перебоев и сложностей. Взаимопомощь в таких ситуациях — основа трудовой деятельности, ведь каждый сотрудник стремится помочь друг другу, чтобы достичь наилучшего результата.
- Эффективно борется со сложностями взаимодействия с персоналом. В большинстве случаев HR выбирает такие методы адаптации, при которых каждый специалист находит свою работу вторым домом, в котором его понимает каждый. В этом и заключается особенность трудовой деятельности управляющего персоналом.
Цели адаптации персонала можно сформулировать следующим образом:
- Грамотное распределение рабочей силы с учетом компетенций и профессионализма работников. Это позволяет компании повышать качество продукции и услуг, занять новые позиции на рынке, обойти конкурентов.
- Минимизация возможности появления психологической травмы. При проведении правильной адаптации люди не будут испытывать психологические проблемы, а эйчар сможет исключить всевозможные неприятные последствия в виде психосоматических нарушений, которые прямо или косвенно будут влиять на работоспособность.
- Возможность сформировать кадровый резерв. Специалисты, хорошо справляющиеся с поставленной перед ними задачей, могут претендовать на продвижение по карьерной лестнице, повышение в должности, увеличение дохода.
Это лишь основные моменты, которые следует учитывать при подготовке и проведении адаптации. Важно помнить, что система или программа реализации должна быть подготовлена лучшим образом. Только так навык персонала будет раскрыт в полной мере, а компания сможет достичь лучшего результата.
Оцените компетенции методом 360 градусов
Делегируйте оценку экспертам StartExam и определите зоны роста сотрудников
Как правильно провести адаптацию
Проведение адаптации необходимо начинать с главного — грамотной подготовки и изучения особенностей специалистов. В зависимости от конечной цели, которую преследует HR-специалист, типичная подготовка может включать как базовые, так и индивидуальные программы. Чтобы их реализовать, необходимо заранее подготовить план работы:
- Разобрать требования к сотруднику, выделив важные и второстепенные. Нужно оценить знания работника, его личные качества и иные факторы. Первостепенными должны быть личностные характеристики и трудовые возможности. Например, если компания выбирает веб-дизайнера, учитывают: трудолюбие, клиентоориентированность, знание трендов, уникальный стиль рисования. Преимуществом будет наличие дипломов или сертификатов об окончании профессиональных курсов (3D-дизайн, графика, рисование в различных программах, обработка изображений и многое другое).
- Помочь настроиться на продуктивную деятельность. При необходимости за каждым специалистом можно закрепить наставника. Последний введёт в коллектив, расскажет об особенностях рабочего процесса.
- Оказать активную поддержку на каждом этапе интеграции новых решений. Поддержка сотрудника в реализации креативных задумок и ответы на возникающие вопросы — полдела на пути к лучшему будущему компании.
- Контролировать на первых этапах введения в работу. Любые мероприятия или коллаборации, в которых будет участвовать новый сотрудник, заслуживают особого внимания. Постоянный и грамотный контроль позволяет раскрыть потенциал сотрудника, а также помочь ему быстро адаптироваться в новой компании.
Добро — в ваших наушниках
Подкаст о том, как работать с людьми по-человечески
Методы адаптации персонала
Индивидуальные методы
Индивидуальные методы сосредоточены на особенностях каждого нового сотрудника. К таким методам можно отнести индивидуальные встречи с HR-менеджером или непосредственным руководителем, наставничество, коучинг, менторство, персонализированные планы развития и обучения. Эти подходы позволяют учитывать уникальные карьерные цели, навыки нового сотрудника, обеспечивая более глубокое понимание корпоративной культуры, а также специфики работы в организации.
Групповые методы
Групповые методы включают в себя организацию семинаров, тренингов, корпоративных мероприятий, командообразующих активностей, нацеленных на коллективное введение новых сотрудников в корпоративную среду. Эти методы способствуют установлению связей и коммуникации между сотрудниками. Групповые мероприятия часто служат платформой для обмена опытом, создания сети профессиональных контактов внутри компании.
Комбинированные методы
Комбинированные методы объединяют элементы индивидуального и группового подходов, предоставляя комплексный опыт. Например, новый сотрудник может участвовать в групповых обучающих сессиях для освоения общих стандартов работы, в то же время получая индивидуальное наставничество по специфике своей должности. Такой подход позволяет максимально эффективно использовать ресурсы организации, предоставляет сотрудникам более полное понимание рабочего процесса.
Этапы процесса трудовой адаптации новых сотрудников в организации
Подготовительный этап
Подготовительный этап — это начальный шаг в процессе интегрирования, который начинается еще до первого рабочего дня нового сотрудника. На этом этапе организация занимается подготовкой необходимых материалов — руководства, описания должностных обязанностей, корпоративная политика. Также важным аспектом является настройка рабочего места, обеспечение доступа к необходимым инструментам, к системам. Подготовительный этап может включать предварительные встречи или вводные беседы с будущими коллегами, что помогает новичкам лучше ориентироваться в предстоящей работе.
Встраивание в коллектив
На этапе встраивания в коллектив основное внимание уделяется интеграции нового сотрудника в рабочий процесс. Этот этап включает в себя активное участие в рабочих задачах, взаимодействие с коллегами, участие в командных мероприятиях, присутствие на собраниях. Особое значение придается наставничеству, поддержке со стороны коллег, что способствует более глубокому пониманию корпоративных ценностей. Этот этап также важен для формирования профессиональных связей, установления эффективного рабочего взаимодействия.
Оценка результатов
Этап оценки результатов является заключительным. Он включает в себя анализ того, насколько эффективно новый сотрудник интегрировался в команду, овладел необходимыми навыками. Это может включать проведение обратной связи с сотрудником, оценку его работы руководителем, HR-специалистами. Оценка результатов помогает выявить области, требующие дополнительной поддержки или обучения, а также служит основой для дальнейшего карьерного роста сотрудника в организации.
Социализация
Правило первое — начните с себя
В первый день на новом месте пригласите человека к себе и проведите с ним беседу. Расскажите о компании, ее структуре, корпоративной культуре, особенностях направления работы. Проведите его по отделам, покажите, где и что находится. Это вам как руководителю понятно и известно, где отдел кадров, где бухгалтерия, а где уборная. А новенькому — нет!
Не нужно, чтобы он тратил время на поиски необходимого кабинета — пусть лучше займется изучением должностных обязанностей.
Правило второе — представьте нового сотрудника коллективу
Как руководитель, это тоже должны сделать вы. Сразу предостережем от распространенной ошибки. Не используйте школьный формат, когда новенького ставят к доске и говорят всему классу: “Познакомьтесь, это Маша, наша новая ученица”. Такое знакомство — сильнейший стресс. А начинать знакомство со стресса — не самая лучшая идея.
Поэтому мы советуем поступить по-другому.
На первое время лучше закрепить нового работника за опытным наставником. К этому вопросы мы вернемся чуть ниже, когда будем рассказывать о профессиональной адаптации. А сейчас главное — знакомство. Пригласите обоих к себе в кабинет и представьте их друг другу. И пусть идут работать.
Поверьте: дальше сами разберутся и без вас. И перезнакомятся, и общий язык найдут. Это тонкий психологический момент — в присутствии начальника подчиненные ведут себя иначе, чем без него. Они чувствуют себя свободнее и раскованнее. Поэтому знакомство произойдет в самой легкой форме.
Правило третье — вовлекайте нового сотрудника в неформальную жизнь коллектива
Итак, первое знакомство прошло, новый сотрудник уже некоторое время работает в коллективе. Чтобы закрепить эффект и ускорить адаптацию, переходим к следующему этапу. Мы уже писали о том, как важны неформальные мероприятия для формирования командного духа. Корпоративы, выезды на природу, спортивные состязания — все это способствует сплочению сотрудников.
Поэтому сразу же приглашайте новых работников на такие мероприятия. И постарайтесь, чтобы им было максимально комфортно. Не дело, когда новичок стоит у стеночки и скучает.
Правило четвертое — оградите человека от токсичных сотрудников
На первых порах новички рады любому знакомству в коллективе. И могут подружиться с теми, кто не очень хорошо на них повлияет, изначально задав негативный настрой. Почти в каждой команде есть те, кто вечно ноет о маленькой зарплате, некомпетентности руководства, субъективном отношении и так далее. Мы уже писали про токсичных сотрудников — оградите новеньких от их влияния.
Вы как руководитель как никто другой знаете коллектив. Поэтому постарайтесь мягко направлять нового сотрудника в его первых знакомствах. Опишите, кто что из себя представляет. Мол, это Иван Иванов, наш лучший работник месяца. А это Петр Петров, он первый кандидат на увольнение. Делай выводы сам, чувак.
Если чувак умен — он поймет ваши тонкие намеки.
Делать это надо максимально мягко. Скорее всего, ваши слова дойдут до всех — работники любят потрепаться и пообсуждать слова руководителя за перекуром или обедом.
Теперь перейдем к более важной части — профессиональной адаптации. Здесь также есть несколько правил.
Профессиональная адаптация
Правило первое — оцените компетентность сотрудника
Даже если новый работник — профессионал, каких мало, тонкостей именно вашей деятельности он не знает. В первые же дни работы выберите время и подробно пообщайтесь. Объясните суть задач и поинтересуйтесь, все ли человеку понятно в его работе. Не спрашивайте прямо — часто работник, не желая ударить в грязь лицом, говорит, что ему все понятно, а на самом деле просто боится, что его сочтут некомпетентным. Используйте обходные пути. Вопросы формулируйте примерно так:
- какие задачи из тех, которыми мы занимаемся, вызывают у вас наибольшие (наименьшие) сложности?
- чем из того, что мы здесь делаем, вам раньше не приходилось заниматься?
- чему бы вы хотели научиться?
Ну и так далее. По ответам станет понятно, где у нового сотрудника пробелы в навыках и умениях.
Отдельно поговорите с членами коллектива, с которыми работает новичок. Но тоже не сразу, а через некоторое время, когда остальные работники уже присмотрятся к нему.
Если вы закрепили нового работника за опытным специалистом — спросите у него. А дальше делайте выводы: какую работу поручать новичку, а какую еще рановато, куда направить его учиться и так далее.
Правило второе — всегда отвечайте на вопросы нового сотрудника касательно его профессиональных обязанностей
Повторимся: большинство работников боятся показаться некомпетентными. Поэтому неохотно задают вопросы, особенно руководителю, и варятся в собственном соку. Проходит время, ответы на вопросы так и не найдены и спрашивать уже неудобно. Есть риск, что могут ответить: “Да ты уже полгода работаешь, а элементарных вещей не знаешь! Ну ты даешь!”
Поэтому сразу дайте понять, что новый сотрудник всегда может задать свой вопрос и получить на него ответ. Можно прямо вот так: “Вы только что устроились и мы понимаем, что у вас есть вопросы. Сейчас вы можете спрашивать все — это будет уместным. Через год что-то спрашивать будет стыдно”.
Если не можете ответить сами — попросите разобраться в задаче других работников.
Правило третье — первое время будьте снисходительны
На первых порах новички будут ошибаться. И спрашивать с них так же, как и с опытных сотрудников, в корне неправильно. Если новичок допустил оплошность — не лишайте его премии и не наказывайте, а вместе разберитесь в ситуации: почему она произошла и как сделать так, чтобы это не повторялось впредь.
Пусть у человека будет какой-то период, когда ему позволительны мелкие ошибки. Которые, разумеется, были допущены неумышленно. В зависимости от специфики работы этот период может быть до одного года. Понятно, что грузчик или дворник с первого дня должен работать, как и все остальные. А вот программисту, да еще и только после университета, времени потребуется намного больше.
Правило четвертое — обучайте всех новых сотрудников
Вне зависимости от рода вашей деятельности — будь то интернет-торговля, производственное предприятие или салон красоты, вы должны постоянно проводить обучение сотрудников. В идеале — в учебных центрах. Либо отправлять их на семинары, конференции и лекции. И все новички должны находиться первыми в списках на обучение.
Очень часто бывает так, что работодатель посылает учиться одних и тех же. Это в корне неправильно. Появляется расслоение в коллективе. Причем недовольны все — и те, кто вечно учится (“Да почему опять я-то?!”) и те, кого прокачиваться не отправляют. Да и для работы это плохо: в коллективе есть один прокачанный специалист и все остальные.
Если не можете организовать обучение на стороне — вполне можно провести его самостоятельно. Подготовьте материал, распечатайте наглядные пособия и картинки и вперед. Есть еще одна распространенная практика. Сначала посылают учиться одного работника. Он едет на курсы, а потом обучает всех остальных.
Так экономится и время, и деньги.
Правило пятое — интересуйтесь, как у сотрудника идут дела на новом месте
Проявляйте интерес к его успехам, вместе разбирайте ошибки. Человек должен чувствовать, что его не бросили в новом коллективе на произвол судьбы. Через недельку после начала трудовой деятельности пригласите его к себе и разберите эти несколько дней. Что нравится, что — не очень, какие вопросы вызывают наибольшие трудности.
Не стоит ограничиваться дежурным “Ну, как дела? Осваиваешься? Ок”. Разбирайте все подробно, но не перебарщивайте. Иначе можно получить абсолютно несамостоятельного сотрудника, который потом будет бегать к вам с каждой бумажкой.
К тому, что начальник решает все проблемы сам, работники привыкают очень быстро и начинают этим злоупотреблять. Помните статью про делегирование полномочий? Перечитайте еще раз.
Сразу приучите человека к тому, чтобы он приходил к вам с вариантами решения проблемы, а не с вопросом “А как тут делать?”.
Правило шестое — интересуйтесь мнением работника
Для вас новый сотрудник — отличная возможность выявить слабые стороны вашей компании или отдела. Человек всегда приходит со свежим взглядом на вещи и видит, что можно улучшить. Тем более, если он до вас работал еще в нескольких местах. Возможно, у прежнего работодателя какие-то моменты были проработаны лучше, чем у вас. Дайте новичку высказаться на эту тему.
Тем самым вы убьете двух зайцев: во первых, новый работник будет знать, что его мнение что-то значит, а во-вторых, узнаете о своих упущениях.
Правило седьмое — сразу давайте новичку право голоса
Это вытекает из предыдущего пункта. Не стоит думать, что раз работник новый, то он ничего не понимает и не даст ценный совет. Очень даже понимает и очень даже даст. Поэтому при обсуждениях и принятии решений интересуйтесь и мнением новичка. Если специалист только после университета или колледжа — вообще красота.
Дело в том, что такие люди будут стараться все делать по учебнику, то есть правильно. Вы-то, как и большая часть коллектива, давно махнули рукой на мелкие нарушения, ошибки и неправильную организацию работ. Или просто их не замечаете — это называется “глаз замылился”.
Только что отучившийся работник эти вещи видит сразу. Больше того, у многих это вызывает справедливое возмущение — учили то их другому, а тут все не так. Потому с помощью новичка можно устранить многие упущения — достаточно только давать ему право голоса и прислушиваться к его мнению.
Адаптация новых сотрудников: как ускорить
Найм сотрудника – длительная и сложная процедура. Работник еще не приступил к своим обязанностям, а в него уже вложены финансовые и временные ресурсы. Любой работодатель заинтересован в том, чтобы адаптация новых сотрудников проходила как можно быстрее. Что для этого можно предпринять:
1. Разработать план адаптации
Это пособие для кадровой службы и руководителя новичка, где поэтапно отражены мероприятия по введению сотрудника в курс дела. Сюда можно включить:
- Ознакомительную экскурсию. Не стоит пренебрегать этим, часто сотрудник стесняется спросить, где находится столовая или комната отдыха.
- Внутренние правила и нормы: режим труда и отдыха, правила пользования мобильным телефоном в рабочее время, график совещаний и мероприятий по тимбилдингу, принятый в компании дресс-код.
- Прием сотрудника на работу: подписание трудового договора, выпуск приказа о приеме на работу, запись в трудовой книжке.
- Знакомство сотрудника с тем, как происходит обмен информацией в компании: через мессенджеры, почту или с помощью CRM-системы, а также выдача логина и пароля от корпоративной почты.
Любая компания развивается, вместе с ней меняются и регламенты, поэтому план нужно периодически актуализировать: убирать лишнее и дополнять новой информацией.
2. Провести обучение или тренинг
Это могут быть мероприятия, разработанные для обучения новых сотрудников или общие занятия для всех работников. Они могут быть индивидуальными или групповыми, например, готовый вводный видео-курс в корпоративной системе обучения.
3. Прикрепить наставника
Именно наставнику новый сотрудник может задать любые вопросы по организации работы, коммуникации с другими отделами и прочим важным нюансам.
Бесплатные инструменты для предпринимателя
Скачайте бесплатно шаблоны финансовых отчетов, калькуляторы скидок, пошаговые инструкции и методички от экспертов ПланФакта и зарабатывайте больше.
Получить Скачано
>15 000 раз
4. Наладить общение с непосредственным руководителем
Новичок должен получать обратную связь от своего начальника. Возможно, на это стоит выделить специальное время, когда можно будет задать все вопросы и получить отзыв о своей работе. Руководителю важно обратить внимание на признаки дезадаптации в поведении сотрудника:
- снижение работоспособности в течение последнего времени;
- плохие отношения с коллективом;
- пренебрежение нормами корпоративной культуры;
- нарушения дисциплины;
- зависимость от наставника или руководителя;
- снижение мотивации.
5. Включить новичка в жизнь коллектива
Нужно обязательно представить сотрудника коллективу, рассказать, что будет входить в его обязанности, по каким вопросам к нему можно будет обращаться. Если организация большая, лучше продублировать эту информацию в рассылке по электронной почте.
Также для этого подходят мероприятия по тимбилдингу. Новичок может проявить себя в спортивных состязаниях или творческих проектах. Не все готовы сразу активно включаться в корпоративную жизнь, но если человек проявляет инициативу – нужно дать ему эту возможность.
Анна Леонова, сотрудник отдела мотивации и адаптации персонала ICL Services:
«Новая работа – это всегда стресс, будь ты senior-специалистом или стажером. Новый коллектив, офис, обязанности или процессы – все это потенциальный риск, что новичку не понравится, и он уйдет в другую компанию. Именно поэтому организации делают все возможное, чтобы свести эти риски к минимуму.
В ICL Services адаптация новых сотрудников отработана до мелочей. Мы понимаем, что, чем меньше времени новичок потратит на вход в должность, тем быстрее и эффективнее начнет работать и приносить пользу бизнесу.
Первое, что видит новый сотрудник после HR в компании – это его наставник. Программа наставничества длится 3 месяца и помогает социализироваться в коллективе. Рядом всегда есть тот, кто подскажет: как пользоваться внутренним порталом, как подать заявку на тренинг, к кому обратиться по рабочему вопросу или где находится столовая. ICL Services получила за эту программу престижную премию IT HR Awards.
Портал изучен, набор новичка на столе, оборудование получено, и вот первое письмо приходит на почту. В нем сотрудник видит, что его ждали на новом месте. Кстати, всем коллегам тоже приходит рассылка с фотографией новичка, чтобы понимать, в какой команде он работает.
Вводный тренинг рассказывает о работе всех отделов компании, о социальной ответственности, процессах и проектах. Сюда приходят руководители отделов и топы, чтобы вживую рассказать о миссии компании, что тут и зачем. Проводят такой тренинг по мере набора группы.
Чтобы легче понять неофициальные правила поведения в open space, компания разработала комикс, где объясняет, что хорошо, а что не очень.
Также у нас есть электронный курс адаптации. В нем сотрудник видит какие тренинги он должен пройти и какую информацию изучить, чтобы работа стала понятнее и проще.
После испытательного срока сотрудник проходит оценку «360», которая призвана оценить его успехи за этот период. Оценивает сотрудника его руководитель, коллеги, с которыми довелось поработать, и, конечно, он сам.
Всегда нужно помнить, что в найме и адаптации участвуют две стороны. И новичок тоже оценивает компанию, когда сюда приходит. И если он не смог адаптироваться, это вопрос к компании»
Резюмируем
Адаптацию нельзя рассматривать как процесс обучения новой работе. Она предполагает погружение сотрудника в новую среду, понимание им правил поведения, взаимодействие в коллективе, принятие корпоративных норм, установку отношений с коллегами и партнерами.
Процесс адаптации обоюдный: организация оценивает сотрудника, а сотрудник – организацию. На поиски подходящего специалиста, особенно высококвалифицированного, тратится много времени, поэтому каждый работодатель заинтересован в том, чтобы сотрудник как можно быстрее начал работать с максимальной эффективностью и приносить пользу.
Адаптация новых сотрудников может идти по-разному: где-то новичка бросают в гущу событий, надеясь, что он разберется сам; где-то относятся бережно, чтобы стресс, который испытывает сотрудник, был минимальным.
Важно понимать, что длительность адаптации не совпадает с длительностью испытательного срока, она может занимать до четырех месяцев и более. Ускорить ее поможет разработанный план адаптации, прикрепление наставника, система тренингов и корпоративного обучения.
Методы адаптации персонала
Разработка планов адаптации
Компания может разработать свои документы и методические материалы с описанием всех этапов адаптации, которые сотрудники смогут использовать как инструкции. Они будут отражать ключевые положения онбординга, например:
- сценарий ознакомительной экскурсии по офису — расположение кабинетов, туалета, переговорной, места отдыха и столовой;
- внутренние правила и законы — график работы, совещаний и корпоративных мероприятий, особенности дресс-кода;
- порядок трудоустройства — подписание договора, длительность испытательного срока;
- коммуникации в коллективе — рабочие чаты и мессенджеры, доступ к корпоративной почте или CRM-системе.
Любую из CRM-систем можно интегрировать со Cквозной аналитикой Calltouch. Объедините нужные для анализа данные и контролируйте ключевые показатели в одном окне. Детальные отчеты помогут качественно анализировать маркетинг и продажи.
Интеграции
Постройте сквозную аналитику
без знаний кода
Готовые интеграции с рекламой, CRM и другими сервисами
План по адаптации регулярно обновляют, корректируют с учетом изменений в организации, появления новых правил.
Обучение и тренинги для новичков
Быстро ввести сотрудников в курс дела помогут обучающие мероприятия — тренинги, семинары и практикумы. Они могут быть индивидуальными и групповыми, практическими и теоретическими.
Многие компании автоматизируют процесс обучения и разрабатывают онлайн-курсы, создают чат-ботов и обучающие рассылки для новых сотрудников. Например, вы можете записывать видеоуроки, оценивать уровень знаний работников с помощью специальных анкет и тестов.
Персональные и групповые наставники
Некоторые организации нанимают в команду специалистов, которые выступают в роли менторов для новичков, или назначают эту задачу кому-то из руководства. Наставники сопровождают новых сотрудников в течение всего периода обучения, оказывают в том числе и необходимую моральную поддержку, отвечают на все вопросы по рабочим обязанностям.
Коммуникация и знакомство с руководством
Важный этап системы адаптации персонала — личное знакомство новичка с руководителем и получение фидбэка от него. В одних компаниях сотрудник встречается с начальством сразу, как начинает работать, в других — только спустя время.
Выделите время и пригласите новичка на встречу с руководством, где он сможет задать вопросы и поделиться своими впечатлениями о работе. Дайте первую обратную связь и расскажите, что стоит улучшить в работе. Обязательно отметьте достижения. В дальнейшем такие встречи станут нормой для сотрудника. Он научится работать с замечаниями и взаимодействовать с вышестоящими членами команды без робости.
Внедрение специалиста в коллектив
Чтобы интегрировать сотрудника в коллектив, представьте его членам команды, расскажите специалисту про его обязанности и зону ответственности. Ключевые моменты лучше сообщать человеку в письменном виде, например по электронной почте. Это снизит риск того, что он упустит важные нюансы. Кроме того, если новый специалист что-то забудет, он всегда сможет вернуться к вашему сообщению.
Пригласите новичка на корпоративное мероприятие и покажите, как принято общаться в команде. Первое время сотрудник может отстраняться и проявлять минимум инициативы, но когда почувствует себя полноценным членом коллектива, включится в процесс.
Этапы адаптации сотрудников
Чаще всего адаптация персонала в организации проходит в три этапа: ознакомление, приспособление и ассимиляция. Людям требуется разное количество времени, чтобы дойти до третьего шага, но обычно это занимает не более 6–12 месяцев.
Ознакомление
Новичок только пришел в команду, проходит испытательный срок. Он изучает цели и задачи организации, ее структуру, внутренний распорядок и знакомится с коллегами. Он сравнивает свои ожидания с реальным положением дел в компании, а также принимает решение, стоит ли оставаться в ней работать на постоянной основе.
На стадии ознакомления новенький максимально показывает себя, а работодатель оценивает его личностные и профессиональные качества. Если человек показывает хорошие результаты и соответствует новой должности, ему предлагают постоянную работу. Если новичок не раскрывается во время испытательного срока, с ним расторгают договор.
Приспособление
Сотрудник уже разобрался в устройстве компании и теперь узнает ее в деталях. Все действия специалиста контролирует куратор — разбирает с ним ошибки, дает оценку работы.
Кроме того, на этом этапе новичок налаживает взаимоотношения с другими членам команды и руководством. Обычно стадия приспособления занимает 3–6 месяцев, в редких случаях — до 12 месяцев.
Ассимиляция
Специалист привыкает к месту работы. Он четко знает свои обязанности, осознает свою ценность для команды и минимально нуждается в сторонней помощи. У сотрудника достаточно знаний и навыков, чтобы самому обучать новичков.
Продукты Calltouch помогают оптимизировать работу команды. Например, Антифрод Calltouch выявляет и помечает специальным тегом сомнительные звонки, чтобы менеджеры не тратили ресурсы на обработку нецелевых обращений. С его помощью вы сможете контролировать работу рекламных подрядчиков, отключать ненадежные площадки и экономить маркетинговый бюджет.
Защититесь от спама
и некачественных звонков с рекламы
Защититесь от спама и некачественных звонков
с рекламы
Интеграция сотрудника в команду
Следующий этап адаптации сотрудника в компании — период его интеграции в команду.
Понимание ролей
Для знакомства с коллективом можно дать новому сотруднику список коллег с их должностями и видами ролей, чтобы он мог быстро всех запомнить. Но еще удобнее это реализовано в Compass — в корпоративном мессенджере есть профили сотрудников. Карточка показывает его имя, должность и статистику активности работы человека.
Профиль сотрудника в мессенджере также может содержать полезную информацию о статусе — кто находится в отпуске, к примеру, а кто доступен для общения. Эта функция эффективна на этапе адаптации, когда новый сотрудник может быстро узнать, с кем можно связаться для решения проблем.
Приветствие в общем чате
Процесс знакомства новичка с командой можно эффективно организовать через общий для всех сотрудников чат в мессенджере. Менеджер по персоналу, пригласивший сотрудника, может сделать пост-знакомство в общем чате.
В посте стоит анонсировать приход нового участника команды — так его будущие коллеги смогут представиться и поделиться информацией о себе. Это создаст дружелюбную и открытую атмосферу, способствуя быстрой интеграции новичка в коллектив.
Например, в известных компаниях интеграция в команду удаленных сотрудников через корпоративный мессенджер стала обыденной практикой. Сотрудники могут нажать на аватарку коллеги и увидеть его название отдела, должность и контактную информацию. В компании FusionTech знакомство с удаленными сотрудниками тоже проходит с форме поста-знакомства в общем чате.
Чаты отделов и процессов
Одним из шагов в интеграции является добавление нового сотрудника в чаты отдела. На этом этапе новичок становится частью команды, получает доступ к общению, обмену опытом и совместной работе. Это позволит ему сразу войти в рабочий процесс и чувствовать себя на одном уровне с остальными сотрудниками.
Наставник
Адаптация и взаимодействие на рабочем месте зависит и от непосредственных членов коллектива. Именно они помогают новому сотруднику наладить общение, показать, как работает проект, рассказать о правилах и особенностях работы в офисе. Наставничество играет очень важную роль в этом процессе, и часто успешно введенная практика наставничества позволяет сократить время адаптации.
Наставник – это опытный коллега, который помогает новичку ориентироваться в рабочей среде, разъясняет особенности работы, поддерживает в решении задач, дает оценку результатам и помогает лучше увидеть и исправить ошибки.
Итоги
Продуманная руководством система адаптации новых сотрудников должна помочь новичкам быстрее адаптироваться в коллективе и начать полноценно выполнять свои обязанности. Ответственные за управление персоналом обычно принимают во внимание как особенности новичка, так и особенности проекта. Организация тренингов, встреч, бесед — все это инструменты, необходимые для знакомства и адаптации новеньких, решения возникающих вопросов.
Важной частью онбординга является также оценка успешности адаптации. Как правило, компания по истечению определенного срока проводит анализ, рассматривая, насколько успешно работник справляется с новыми задачами и условиями. Это дает возможность корректировать процессы адаптации с учетом конкретных потребностей и ресурсов.
Во время испытательного срока сотруднику в течение нескольких месяцев нужно должным образом понять свои обязанности и как они вписываются в общую картину работы компании. В этот период такие условия, как эффективная программа обучения, введение в культуру компании и опытный наставник становятся ключевыми элементами. Испытательный срок помогает организации оценить, насколько новый работник соответствует ожиданиям и как он проявляет себя в коллективе.
Организация менторской поддержки и содействие в решении первых вопросов помогут создать более комфортное окружение для адаптации.
Систематическая работа по адаптации новых сотрудников способствует формированию слаженного коллектива, готового к решению сложных вопросов. В конечном итоге, успешная адаптация способствует укреплению профессионализма персонала, повышению продуктивности и достижению общих целей компании.
На каждом этапе адаптации, начиная с первого дня на новом месте работы и заканчивая работой с наставником, корпоративный мессенджер может стать надежным проводником новичка в компании. Новый сотрудник быстро освоится на рабочем месте, познакомится с коллегами и начнет полноценно выполнять свои задачи. Каждый этап адаптации, подкрепленный обратной связью и поддержкой, поможет новому сотруднику почувствовать себя частью команды в первые месяцы работы.
