С какими актами необходимо ознакомить работника при приеме на работу

Содержание

Работники предприятий и организаций должны в обязательном порядке знакомиться со всеми нормативно-правовыми актами, издаваемыми внутри компании.

Бланк и образец
Онлайн просмотр
Бесплатная загрузка
Безопасно

Что такое нормативные акты

К нормативным актам относят любые документы, которые разрабатываются на предприятии и которые направлены на организацию отношений между работодателем и подчиненным, формирование рабочего процесса, создание внутренних и внешних связей и т.д.

В частности, нормативными актами считаются:

приказы и распоряжения руководства;
правила внутреннего распорядка;
правила охраны труда и безопасности на производстве;
прочие подобные документы.

Необходимо отметить, что нормативные акты могут иметь временный или постоянный характер, но они всегда действуют строго только в той компании, в которой выпускаются и идут от лица директора или администрации фирмы.

Все внутренние нормативные акты должны разрабатываться строго в соответствии с законодательством Российской Федерации и учитывать интересы как работодателя, так и его подчиненных.

Может ли сотрудник трудиться неофициально

Работодатель имеет право привлекать физических лиц для выполнения какой-то работы двумя способами:

по договору гражданско-правового характера (ГПХ);
в рамках трудовых отношений.

Договоры ГПХ заключаются для выполнения конкретного задания или работы, которая не носит постоянный характер. Например, компании на период подготовки годовой экологической отчетности нужны инженеры-экологи, но в остальное время она не может обеспечить им трудовую нагрузку.

Если же работодателю требуется человек для выполнения постоянной работы, который должен подчиняться принятым в организации правилам, то заключается трудовой договор. Он оформляется только в письменной форме (ст. 67 ТК РФ).

Верховный суд относит к характерным признакам трудовых отношений, например:

личное выполнение работником определенной трудовой функции под контролем работодателя;
подчинение правилам внутреннего трудового распорядка, графику сменности;
выполнение работы по определенной специальности, или должности.

Подробнее: п. 17 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 29.05.2018 № 15. Трудовые отношения с исполнителем по договору ГПХ могут быть признаны самим заказчиком или в судебном порядке.

Работодателю дается три рабочих дня на заключение трудового договора:

если работник уже фактически приступил к работе с разрешения ИП, директора или уполномоченного лица;
с даты признания трудовых отношений по договору ГПХ (ст. 67 ТК РФ).

За нарушение срока работодателя привлекут к административной ответственности (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ). Штраф составит для ИП до 10 000 рублей; для юрлица — до 100 000 рублей.

С какими документами надо ознакомить сотрудника при приеме на работу

Также могут быть претензии от налоговой и Социального фонда, поскольку за работающих без договора НДФЛ и страховые взносы не уплачиваются. Работодатель выплатит все суммы недоимки со штрафом в 40 % (ст. 122 НК РФ).

Сдавайте ЕФС-1 через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

С кем можно заключать трудовые договоры

По общему правилу работодатель может принимать на работу лиц, которым исполнилось 16 лет (ст. 63 ТК РФ). Но есть исключения — смотрите таблицу.

Возрастные ограничения при трудоустройстве

для иностранных граждан;
с вредными и опасными факторами;
подземные работы;
деятельность, где запрещен труд несовершеннолетних;
вахта;
в религиозных организациях;
игорный бизнес, ночные клубы;
работа с табачными изделиями, алкоголем, наркотическими препаратами, материалами эротического содержания;
совместительство;
аварийно-спасательные работы;
ведомственная охрана;
подъем и перемещение тяжестей сверх установленных норм

Кроме возрастных ограничений для трудоустройства, есть гендерные. В трудовом законодательстве определен перечень работ, на которых нельзя использовать женский труд (Приказ Минтруда России от 18.07.2019 № 512н). Это, например, подземная добыча нефти; работа со свинцом и его соединениями. Также запрещается привлекать женщин на подъем и перемещение тяжестей сверх установленных норм.

Иностранцы не могут занимать отдельные должности или работать в определенных организациях. Например, трудиться на атомных станциях (ст. 14 Федерального закона от 25.07.2002 № 125-ФЗ, перечень по Постановлению Правительства РФ от 11.10.2002 № 755).

Кадровик перед оформлением кандидата на вакансию должен учесть существующие ограничения по виду работ, профессии, должности. Если соискатель попадает под запреты, то его нельзя принимать на работу по трудовому договору.

Отказ в трудоустройстве кандидату, которого нельзя принять из-за законодательных ограничений, считается отказом из-за несоответствия деловых качеств работника. Он не нарушает трудовое законодательство (ст. 64 ТК РФ).

Кого знакомим?

Немаловажным является вопрос о том, кого следует знакомить с теми или иными документами. Скажем, ознакомление работников с организационно-распорядительными документами и документами по кадровому учету, перечисленными выше, редко может вызвать сложности у специалистов-кадровиков, поскольку в большинстве случаев с ними должны быть ознакомлены работники, перечисленные в тексте самих документов.

Что касается ознакомления с ЛНА, то в данном случае вопросов возникает немало. Поэтому далее мы поговорим именно об ознакомлении работников с ЛНА. К примеру, зачастую работодатель не разграничивает круг лиц-«ознакомителей». Так, чаще всего ошибочно могут быть ознакомлены с ЛНА:

работники, чью работу не затрагивают положения данного ЛНА;
лица, работающие на условиях аутсорсинга или аутстаффинга;
лица, оказывающие услуги или выполняющие работы по гражданско-правовым договорам (возмездного оказания услуг, подряда и др.);
работники контрагентов, партнеров организации и т.д.

Возможно, в редких случаях будет нелишним ознакомить с определенным ЛНА (например, положением об информационной безопасности или положением о коммерческой тайне) и «посторонних» лиц. Особенно это касается случаев осуществления ими деятельности на территории работодателя. Однако надо понимать, что в случае нарушения ими требований ЛНА с большей степенью вероятности правовые последствия не наступят, ведь цель такого ознакомления заключается лишь в информировании «постороннего лица» о правилах поведения и взаимодействия между работниками в данной организации.

Между тем закон предусматривает, что, во-первых, с ЛНА должны быть ознакомлены работники организации, а во-вторых, положения ЛНА должны быть непосредственно связаны с их трудовой деятельностью.

Например, с положением о материальной ответственности следует знакомить только материально ответственных лиц, то есть тех, на которых можно возложить материальную ответственность на основании закона или договора. А с положением об отделе кадров должны быть ознакомлены исключительно работники отдела кадров.

В данном контексте может возникнуть вопрос: а что если работник откажется знакомиться с ЛНА, связанным с его трудовой деятельностью? На практике такие случаи нередки. К примеру, чаще всего работники могут отказаться от «знакомства» с должностной инструкцией, оставляя за собой право оспаривания примененных к ним дисциплинарных взысканий, включая увольнение по виновным основаниям, по причине не исполнения возложенных на них трудовых обязанностей.

А бывает, что и материально ответственные лица отказываются подписывать договор о полной материальной ответственности и знакомиться с положением о материальной ответственности, чему автор в свое время был свидетелем. В данном случае материально ответственное лицо, хотя по закону к таковым относилось, брать на себя подобную ответственность не желало.

Если работник отказывается от ознакомления с ЛНА, то выбор за работодателем: либо не настаивать на ознакомлении, понимая, что положения ЛНА на такого работника распространяться не будут, и взять все риски, связанные с не ознакомлением, на себя, либо убедить работника в обязательности ознакомления с ЛНА. Если же это не удастся – применить к нему соответствующее ситуации дисциплинарное взыскание.

Как знакомим?

Порядок и способы ознакомления работников с кадровыми и организационно-распорядительными документами в основном вопросов не вызывают. Сотрудник ставит свою подпись и инициалы в соответствующей графе документа.

Что касается порядка и способов ознакомления с ЛНА, учитывая, что трудовым законодательством данный вопрос не урегулирован, практика складывается по принципу «сколько специалистов – столько и мнений». Как мы уже отмечали, закон требует ознакомить работника с ЛНА «под роспись», то есть под личную, или собственноручную, подпись. Между тем возникает справедливый вопрос: где именно ставить эту подпись?

На сегодняшний день существует немало способов ознакомления с ЛНА «под роспись», применяемых на практике специалистами по кадрам:

проставление работниками подписей и даты ознакомления в листе ознакомления с ЛНА, прилагаемом к ЛНА и сшиваемом вместе с ним (см. Пример 1);
проставление работниками подписей и даты ознакомления в специальном табеле или журнале 1 , содержащем перечень ЛНА (см. Пример 2 и Пример 3);
проставление работниками подписей в листе ознакомления с ЛНА, прилагаемом к трудовому договору (с указанием в тексте договора, что до подписания трудового договора работник был ознакомлен со всеми ЛНА, указанным в приложении к нему) (см. Пример 4).

Если поступающего на работу нужно ознакомить с ЛНА, имеющим отношение к одному или нескольким работникам (например, с должностной инструкцией), целесообразнее это сделать путем проставления подписей в самом документе с получением его копии.

Дистанционного работника можно ознакомить с ЛНА, непосредственно связанным с его работой, путем обмена с ним электронными документами с электронной цифровой подписью (ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ, ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Случается, что в крупных организациях с большой численностью персонала, особенно если у них много обособленных подразделений, находящихся в разных регионах, возникают сложности с личным ознакомлением работников с ЛНА. Кадровики в таких организациях пытаются ознакомить работников путем рассылки ЛНА по электронной почте или размещения на странице в Интранете или Интернете, на информационных досках, в корпоративных изданиях и пр.

Пример 1. Лист ознакомления работников с Правилами внутреннего трудового распорядка

Пример 2. Фрагмент журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами

Пример 3. Фрагмент журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами

Пример 4. Лист ознакомления с локальными нормативными актами

Связанный материал
Устанавливаем режим коммерческой тайны

См. статью «Устанавливаем режим коммерческой тайны»

Перечисленные способы ознакомления сотрудников с ЛНА имеют место быть, но, скорее всего, они будут носить дополнительный характер. Ведь если работник ознакомится с ЛНА, прочитав его на информационной доске, или вовсе проигнорирует его, то в случае необходимости предоставления доказательств ознакомления этого работника с ЛНА таковых не окажется.

Соответственно, если работник не будет ознакомлен с ЛНА, то в случае его нарушения у работодателя не будет оснований привлечения его к ответственности. Например, если в организации действует положение о коммерческой тайне, с которым по каким-то причинам не ознакомили работников, то в случае разглашения коммерческой тайны к работникам никаких претензий быть не может. И наоборот: если работники должным образом были ознакомлены с таким положением, то, если информация, отнесенная к коммерческой тайне, при определенных условиях попадет вовне по вине конкретного работника, его можно будет привлечь к дисциплинарной и гражданской ответственности за разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну.

Как ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами

Вы просто выдаете правила, положения, инструкции, регламенты, чтобы человек ознакомился. Можете заранее до собеседования выслать эти акты электронно.

Потом проверите, как работник их изучил, как будет действовать в той или иной ситуации по правилам компании.

Дальше нужно ознакомить сотрудника под подпись . Ст. 68 ТК не устанавливает, в каком виде это делать. Можно использовать такую форму листа ознакомления.

Обязательно укажите реквизиты документа, с которым вы ознакомили сотрудника.

Но это только часть большой работы по приему нового сотрудника. В этом деле много особенностей — ошибки будут стоить вам скандалов от сотрудников, или еще хуже, визитом трудовой инспекции.

Чтобы быть начеку и не делать типичных ошибок, приходите на курс профпереподготовки «Бухгалтер по кадровому учету для организаций и ИП: с нуля до профи».

На курсе получите:

онлайн-уроки по 10—20 минут, без воды, информативно, с примерами;
два месяца обучения с экспертами-преподавателями;
большой тест по материалам;
раздатка с чек-листами, шаблонами, инструкциями;
красный диплом на 256 ак. часов — данные внесем в ФИС ФРДО.

Поможем с резюме и сопроводительным письмом, дадим рекомендации и поможем найти работу с зарплатой от 90 000₽.

После курса сможете:

Без труда принимать и увольнять сотрудников.
Работать с электронными трудовыми книжками.
Вести кадровый документооборот.
Предотвращать трудовые споры.
Оформлять договоры.

Станьте бухгалтером по кадровому учету

#кадры
#оформление документов
#прием на работу
#трудовой договор
#локальные акты
#запись в трудовой книжке
#Центр обучения Клерка

С какими документами нужно знакомить сотрудников

Согласно статье 68 ТК РФ работодатель должен обязательно ознакомить сотрудника с ПВТР, коллективным договором и иными локальными документами, непосредственно связанными с будущей работой человека.

С ПВТР все просто, это документ, который регулирует отношения между работниками и компанией и устанавливает правила со стороны работодателя. Такой ЛНА должен быть в каждой организации (ст. 189 ТК РФ).

Коллективный договор есть не везде, обычно в крупных коммерческих или в государственных компаниях, он также регулирует взаимоотношения между работодателем и работниками, но заключается между руководством компании и профсоюзом и больше поддерживает и защищает интересы работников.

Под иными локальными регламентами понимают любые нормативные документы, касающиеся трудовой деятельности работника. К обязательным можно отнести те, которые упоминаются в Трудовом кодексе:

положение или инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ)
положение о защите персональных данных и регламент, который устанавливает порядок их обработки (ст. 86 ТК РФ);

Остальные работодатель вправе разрабатывать по своему усмотрению.

В каждой организации будет свой набор ЛНА. Например, это могут быть положение о премировании и о дисциплинарной и материальной ответственности, положение о командировках, об аттестации работников, о коммерческой тайне и другие ЛНА с учетом специфики деятельности компании.

Перечень обязательных и дополнительных документов в компании, скачайте здесь

Когда проводить ознакомление с ЛНА и каких работников знакомить

Согласно законодательству с ЛНА должны ознакомиться только те сотрудники, чью трудовую деятельность эти ЛНА напрямую затрагивают. Например, положение о ненормированном рабочем дне должны прочитать только те сотрудники, которым установили такой режим работы, а положение о командировках — те, кто будет в них ездить.

Иногда работодатели по ошибке знакомят с локальными актами сотрудников, к которым ЛНА никакого отношения не имеют, например, работников с договором ГПХ или людей, работающих на аутсорсинге. Если такие работники трудятся на территории работодателя, иногда их можно ознакомить с положением о коммерческой тайне или информационной безопасности. Но стоит помнить, что в случае нарушения их нельзя призвать к ответственности, они не работают в компании по трудовому договору.

Бывают ситуации, когда работник не хочет знакомиться с ЛНА, даже если это напрямую касается его работы. В этом случае можно зачитать ему вслух документы и составить акт о том, что ЛНА довели до сведения работника, но он отказался их подписать. Этот документ будет служить подтверждением того, что работодатель выполнил свои обязанности.

Ознакомление с локальными нормативными актами происходит до заключения трудового договора. Это важно, потому что если сделать наоборот, работник может и не захотеть знакомиться с ЛНА. Получится ситуация, когда прием на работу отменить нельзя и в будущем призвать человека к ответственности за неисполнение ЛНА тоже.

Иногда работодатели забывают довести до сведения работников тот или иной локальный акт и потом знакомят их с документами задним числом. Это незаконно. Если сотрудник поставит дату того дня, когда он прочитал ЛНА, то даже если выявят нарушения до этой даты, наказание к человеку применить нельзя, потому что положения локальных актов распространяются на работников только с даты ознакомления.

Если в ЛНА внесли изменения, то нужно заново знакомить с ними всех сотрудников, которых касаются эти документы. Если человек на больничном, в отпуске или командировке, то ознакомить его нужно в первый день выхода на работу.

Важно! Акт равносилен подписи работника, и если тот нарушит правила, закрепленные в ЛНА, который ему зачитали, то работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности.

Нюансы приема на работу отдельных категорий граждан

Прием работника на работу может включать особые этапы для отдельных категорий трудящихся.

Прием на работу иностранных граждан

Порядок приема на работу иностранцев или рабочей силы без гражданства налагает дополнительные обязательства на работодателя.

В течение трех дней необходимо уведомить органы МВД о заключении трудового договора с такими работниками.
Документы об образовании иностранцев требуется перевести на русский язык и верифицировать.
Работник должен предоставить документы о законности своего пребывания в нашей стране. Если их нет, то рискует не только приезжий, но и работодатель, которого могут привлечь к ответственности за трудоустройство нелегалов.

Стоит добавить, что ряд профессий и сфер деятельности доступен только гражданам России. Этот список устанавливается государством и субъектами, поэтому в разных регионах он отличается.

Оформление тех, кто устраивается на работу впервые

Как принять человека на работу, если это его первое место? С 2021 года сотрудникам, устраивающимся на работу впервые, заводят только электронные трудовые книжки. В остальном этапы устройства на работу новичков не отличаются от стандартного порядка. Если новый работник не имеет СНИЛС, предприятие должно подать заявку на его оформление в Социальный фонд.

Прием на работу бывшего госслужащего

Порядок оформления на работу человека, который не ранее чем за два года до этого трудоустройства был на государственной службе, требует уведомить бывшего работодателя. То есть новый наниматель должен сообщить о приеме экс-госслужащего в течение десяти дней на его прежнее место работы.

Прием временного работника

Правила приема на работу временного сотрудника устанавливают заключение срочного трудового договора. Данный прием на работу (оформление временных трудовых отношений) возможен только в некоторых, установленных законом случаях. К ним относятся:

работы сроком менее двух месяцев;
сезонный труд;
работы за рамками обычных обязанностей;
командировки за рубеж;
общественные работы и альтернативная служба;
деятельность в рамках расширения производства;
стажировка;
деятельность избирательных органов.

Кроме того, срочный договор абсолютно со всем персоналом имеют право заключать организации малого предпринимательства, в штате которых не более 35 работников (в сферах розницы и бытовых услуг – до 20 сотрудников).

Вот пример оформления срочного трудового договора.

Вы можете скачать бланк срочного трудового договора для заполнения.

Прием сотрудника по совместительству

Прием сотрудника на работу по совместительству – то есть на вторую или даже третью работу – также оформляется трудовым договором. Порядок принятия на работу и перечень документов стандартный – такой же, как и по основному месту трудоустройства.

Однако для совместителей есть несколько ограничений:

несовершеннолетние не могут работать по совместительству;
руководители не могут занимать аналогичные должности на других предприятиях без письменного разрешения основного работодателя;
занятые на вредных и опасных производствах (3 и 4 класс) не могут получить вторую работу в таких же условиях.

Вот заполненный образец договора приема работника по совместительству, а также бланк трудового договора совместителя для скачивания и самостоятельного заполнения.

Возрастные ограничения при трудоустройстве

Условия приема на работу несовершеннолетних и специалистов до 20 лет мы уже подробно разобрали. Остается вопрос об оформлении пожилых работников. Отказать соискателю предпенсионного возраста можно только в случае, если он не подходит объективным причинам, деловым качествам. Сам факт достижения такого возраста – не основание для отказа в трудоустройстве.

Как проверить соискателя на благонадежность

Принятие на работу нового сотрудника – ответственное дело. Благонадежность будущего коллеги особенно важна, если речь идет о должностях, связанных с материальной ответственностью или руководящими постами. Требования к сотруднику при приеме на работу в этом случае особенно строги.

Необходимо убедиться в том, что одним из ключевых специалистов вашей организации станет порядочный человек, не имеющий судимостей, профессиональных дисквалификаций, неуплаченных штрафов, алиментов или текущих исполнительных производств. Человек с подобным прошлым может действовать в личных интересах и в ущерб компании, чтобы справиться со своими долгами. Поэтому процесс приема на работу таких специалистов обязательно проводится с участием службы безопасности предприятия. Если в вашей организации ее нет, можно легко и быстро оценить благонадежность соискателя с помощью автоматизированного онлайн-сервиса проверки соискателей и сотрудников от CheckPerson. Эта мера предосторожности сделает прием персонала менее рискованным.

Оставьте заявку на демо-доступ, чтобы оценить полноту отчетов и получите две бесплатные тестовые проверки, которые позволят убедиться в достоверности данных. Вы сможете проверить действительность документов, кредитный рейтинг, наличие исполнительных производств в отношении кандидата и многое другое. Сотрудники техподдержки помогут выбрать пакет, идеально подходящий под запросы вашей компании.

Порядок приема на работу

Прием человека на работу — кадровая процедура, с которой начинаются трудовые взаимоотношения работодателя и работника. Ошибки при оформлении документов чреваты для компании претензиями со стороны государственных органов, а в случае инцидента между сторонами — судебным разбирательством.

Порядок приема на работу новичка зависит от того, в какую именно организацию он трудоустраивается (на государственной службе у кадровых процедур есть свои нюансы).

Прием работника на работу оформляется в два этапа:

Работник представляет необходимые для устройства на работу документы и пишет заявление о приеме.
Работодатель составляет кадровую документацию.

О том, как составляется заявление о приеме на работу, читайте здесь.

В соответствии со ст. 65 ТК РФ для трудоустройства гражданину понадобятся:

паспорт или другой удостоверяющий документ, например, паспорт иностранного гражданина;
трудовая книжка;

ВНИМАНИЕ! Если новый сотрудник на предыдущем месте работы выбрал электронную трудовую книжку, то вместо бумажной трудовой он должен принести СТД-Р.

документы воинского учета;
номер СНИЛС (пенсионное свидетельство);
документы об образовании;
справка об отсутствии судимости (для трудоустройства в органы полиции, таможни, образовательные учреждения, ФСБ, службу судебных приставов).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если для работника ваша компания не будет основным местом работы, трудовую книжку он представлять не должен. Если же работник устраивается на работу впервые, трудовую книжку и СНИЛС ему оформляет работодатель.

Здесь вы можете узнать о действиях работодателя, когда у работника нет СНИЛС, а также о том, как можно быстро его оформить.

Перечень документов для приема на работу не является закрытым. Отдельные законодательные акты устанавливают для определенных профессий или категорий граждан обязанное наличие дополнительных документов. Например, иностранцы при приеме на работу представляют полис ДМС, разрешение на работу или патент, разрешение на временное проживание в РФ, вид на жительство (ст. 327.3 ТК РФ).

ВАЖНО! С 2023 года иностранцы, кроме высококвалифицированных специалистов, имеют право на медпомощь по ОМС; полис добровольного страхования им не понадобится (Закон от 14.07.2022 № 237-ФЗ).

У водителя при трудоустройстве запросят водительское удостоверение, у продавца — личную медицинскую книжку (п. 1 приказа Роспотребнадзора от 20.05.2005 № 402).

Многие фирмы нанимают специалистов на дистанционную работу. Узнайте из экспертной публикации, размещенной в системе «КонсультантПлюс», об особенностях оформления трудовых отношений в таком формате. Получите пробный доступ к данному материалу бесплатно.

Многие работодатели при приеме на работу требуют свидетельство об ИНН, хотя этот документ не входит в перечень, установленный ТК РФ. Однако мы рекомендуем его запрашивать, поскольку налоговики могут обратить внимание на наличие ИНН в рамках проверки сведений о доходах сотрудников по НДФЛ (письмо управления налогообложения имущества и доходов физических лиц ФНС России от 23.11.2015 № 11-2-06/0733).

Кроме того, согласно ФЗ «О приостановлении действия отдельных положений законодательных актов…» от 29.12.2015 № 385-ФЗ организации и предприниматели, использующие наемный труд, обязаны были до 2023 года ежемесячно отчитываться в ПФР по форме СЗВ-ТД (сейчас ее заменил подраздел 1.1 нового отчета ЕФС-1). Среди сведений, которые страхователь должен представлять, есть и ИНН — при его наличии (подп. 3 п. 2.2 ст. 2 закона № 385-ФЗ).

Вопрос обязательности наличия ИНН при приеме на работу мы детально разобрали в тематической публикации.

При приеме на работу работник пишет заявление на имя руководителя. По закону для коммерческих организаций эта процедура необязательна, однако заявление о приеме на работу составляется во многих компаниях. В нем работник указывает должность, а также дату, с которой приступит к работе. Руководитель визирует заявление и передает его в отдел, занимающийся оформлением кадровых документов.

ВАЖНО! Для устройства на госслужбу заявление необходимо (ст. 26 ФЗ «О государственной службе» от 27.07.2004 № 79-ФЗ).

Оформление документов при приеме на работу

На основании заявления работника и распоряжения руководителя кадровая служба производит оформление работника в штат. Порядок действий такой:

Работник изучает локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, правила хранения и обработки персональных данных и т. д.) и расписывается в том, что он с ними ознакомлен (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Перечисленные внутренние регламентирующие акты должна иметь каждая компания.

В статье «Кадровые документы, которые должны быть в организации» вы найдете перечень обязательной кадровой документации и размер штрафов за ее отсутствие.

Работник знакомится с трудовым договором и подписывает его. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания сторонами либо со дня начала работы (ст. 61 ТК РФ). Один экземпляр трудового договора остается у работодателя, второй забирает работник.
Кадровая служба в трехдневный срок с даты начала работы новичка формирует приказ о его приеме на работу (ст. 68 ТК РФ). Его подписывают обе стороны трудовых отношений.
Кадровой службой вносится запись о приеме на работу в трудовую книжку. Если сотрудник проработал меньше пяти дней или эта работа не является для него основной, писать в трудовой ничего не нужно (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). По желанию совместителя на основной работе ему могут сделать запись о трудоустройстве на новое место.
Кадровик на основании сведений о работнике заполняет личную карточку Т-2. Подробнее о порядке заполнения формы Т-2 вы можете прочесть в этойстатье.
Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме или принятия иного решения, которые подтверждают оформление трудовых отношений, а также подписания сторонами договора ГПХ на выполнение работ/оказание услуг, в Социальный фонд России необходимо направить подраздел 1.1 формы ЕФС-1. О том, как заполнить ЕФС-1 при приеме нового сотрудника, мы рассказали в этом материале.

Все кадровые документы, которые необходимо оформить при приеме сотрудника на работу, эксперты «КонсультантПлюс» собрали в единую подборку. Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.