В современном динамичном мире бизнеса адаптация новых сотрудников становится ключевым фактором успеха любой организации. В этой статье мы рассматриваем, почему эффективная система трудовой интеграции персонала является не просто вспомогательным инструментом, а необходимостью для обеспечения высокой производительности, лояльности и удовлетворенности сотрудников. От понимания различных методов до изучения перспектив развития этих процессов в организациях — наша статья предлагает ценные рекомендации, которые помогут вашей компании максимально эффективно интегрировать новых сотрудников, поддерживая при этом постоянное развитие в меняющемся бизнес-ландшафте.
Как пользоваться Seeneco.BFM? Топ 10 лайфхаков
Определение адаптации персонала
Адаптация персонала — это ключевой процесс в системе управления человеческими ресурсами, который заключается в эффективном включении новых сотрудников в организационную среду. Этот процесс обуславливается необходимостью помочь новым сотрудникам освоиться в новой рабочей обстановке, понять корпоративные нормы, а также развить необходимые компетенции для успешного выполнения своих должностных обязанностей. Под интеграцией персонала понимается ознакомление с новой рабочей средой, процесс двустороннего приспособления, где организация и сам сотрудник активно участвуют в поиске эффективного взаимодействия.
Значение системы трудовой организации персонала на новом месте
Система интеграции персонала на новом рабочем месте играет важнейшую роль в обеспечении гладкого перехода для новых сотрудников, способствует повышению их продуктивности с самого начала работы в компании. Эффективная система помогает снизить уровень стресса, который всегда сопровождает процесс вхождения в новый коллектив и освоение новых обязанностей. Кроме того, такая система способствует снижению текучести кадров, так как сотрудники, чувствующие поддержку и понимание в новой среде, склонны оставаться в компании на более длительный срок. В итоге, инвестиции в разработку и реализацию системы интеграции окупаются за счет повышения общей эффективности работы организации и лояльности персонала.
Цели адаптации персонала
Общие цели
Основная цель адаптации персонала — обеспечить эффективное включение новых сотрудников в жизнь организации. Это означает не только знакомство с рабочими процедурами и корпоративной культурой, но и формирование комфортной психологической атмосферы, способствующей личностному и профессиональному развитию. Общие цели интеграции работников заключаются в минимизации стресса у новых сотрудников, сокращении времени, необходимого для достижения полной продуктивности, уменьшении риска досрочного увольнения из-за несоответствия ожиданий и реальности рабочего места.
Цели в контексте организации
В контексте организации, цели интегрирования персонала расширяются до включения таких аспектов, как укрепление корпоративной культуры, улучшение внутрикомандной работы. Через эффективную процедуру компании стремятся создать среду, где новые сотрудники могут быстро понять корпоративные стандарты, что в свою очередь способствует формированию сплоченной команды. Кроме того, целью является развитие взаимопонимания между сотрудниками, что способствует повышению общей эффективности работы, укреплению организационной лояльности.
Типы организационных структур
Процесс изменения места работника в организационной структуре
Под интенсивностью вертикальной профессиональной мобильности
понимается .
вертикальная социальная дистанция или количество экономических, профессиональных и политических слоев, которые проходит индивид в его восходящем или нисходящем движении за определенный период времени вертикальная социальная дистанция или количество экономических и политических слоев, которые проходит индивид в его нисходящем движении за определенный период времени вертикальная социальная дистанция или количество профессиональных слоев, которые проходит индивид в его восходящем движении за определенный период времени вертикальная социальная дистанция или количество экономических и профессиональных слоев, которые проходит индивид в его вертикальном движении за определенный период времени
Под всеобщностью вертикальной мобильности подразумевается число
индивидов, которые .
изменили свое социальное положение в вертикальном направлении за определенный промежуток времени изменили свое профессиональное положение в вертикальном направления и улучшили условия за определенный промежуток времени изменили свое финансовое положения в вертикальном направлении за определенный промежуток времени изменили свое рабочее положение в вертикальном нисходящем направлении за определенный промежуток времени
Поделитесь с Вашими друзьями:
Зачем необходима адаптация персонала в организации
Поскольку адаптация – «встроенный» в человека биологический и психологический механизм, он в большинстве случаев происходит сам собой. Может напрашиваться вопрос, зачем в таком случае заострять внимание на проблеме адаптации, разрабатывать ее программы, стремится повысить ее эффективность?
Действительно, человек чаще всего рано или поздно, так или иначе адаптируется к любым условиям или же адаптирует их под себя. Для этого ему нужно несколько факторов: достаточно времени, мотивация, воля к переменам и их естественные возможности. Но в процессе профессиональной деятельности все эти факторы могут слишком дорого стоить работодателю, поэтому он стремится максимально сократить и облегчить этот сложный процесс.
СПРАВКА! Исследования показывают, что 9 из 10 уволившихся, не проработав и года, приняли это решение в свои первые дни нахождения на службе.
Основные проблемы новичков
Что может осложнить человеку жизнь в его первые дни на новой работе? На что следует в первою очередь обратить внимание специалистам, занимающимся проблемами адаптации персонала? Исследования показывают, что преобладающими негативными моментами, мешающими почувствовать себя «на своем месте» вновь пришедшим сотрудникам, являются:
- недостаток организационных знаний;
- неумение ориентироваться в новой обстановке;
- скованность перед руководством и коллегами;
- отсутствие практического опыта.
К этим объективным факторам добавляются субъективные переживания, еще больше осложняющие адаптацию, такие как:
- страх показаться некомпетентным и не справиться со своими обязанностями;
- боязнь потери работы (или страстное желание как можно быстрее «продвинуться»);
- опасение не стать уважаемым в коллективе;
- отсутствие контакта с начальством (антипатичный руководитель или, наоборот, страх ему не понравиться);
- неумение «вписаться» в коллектив (опаска оказаться отверженным или не захотеть сближаться по своей инициативе) и др.
Состав группы поддержки нового специалиста зависит от размера компании
Для определения коллег, ответственных за онбординг, поможет визуализация: с кем сотрудник взаимодействует при первом контакте, кто сопровождает его дальше.
По опыту 4Service Group, в компаниях со штатом до 50 человек без ущерба для бизнеса подбор и внедрение может провести непосредственный руководитель, так как объём информации невелик. В этом случае ввод нового сотрудника в должность и коллектив не затратит много временных и эмоциональных ресурсов.
Если в организации несколько кросс-функциональных команд и иерархия уровней управления, адаптация будет многоуровневой и это потребует большего количества вовлечённых персон. Сотрудник будет поэтапно перемещаться от рекрутера к специалисту по адаптации, а от него к руководителю, наставнику — и обратно.
Рекрутер после первых контактов исключается из общего процесса коммуникаций. Остальные участники вовлечены в процесс каждый по своему сценарию:
- HR-специалист отвечает за отлаженность организационных процессов, назначает обучение (см. выше разделы корпоративной и профессиональной адаптации), отслеживает, на каком этапе адаптации находится сотрудник, контролирует выполнение плана онбординга и вовлечённость участников;
- руководитель проводит собеседования, контролирует освоение знаний, оценивает результаты сотрудника, принимает решение о продолжении или прекращении сотрудничества;
- наставник сопровождает новичка при выполнении практических задач, предоставляет ответы на вопросы, контролирует действия нового сотрудника, отвечает за его готовность к самостоятельному исполнению служебных обязанностей.
Чтобы чётко разграничить зоны ответственности, лучше составить инструкцию и ряд чеклистов для всех ролей. Подходящие методы помогут эффективно вовлечь представителей компании для равномерного касания с сотрудником на каждом этапе.
Это трудоёмкий процесс, облегчить который помогут технические решения и инструменты автоматизации. С их помощью процесс внедряется единожды и циклично повторяется с минимальными затратами усилий.
Какие технические решения могут упростить процесс адаптации
Автоматизированные сервисы для сбора и аналитики отзывов сотрудников позволяют оценить репутацию работодателя. При наличии негативных комментариев привлечение специалистов по работе с отзывами поможет минимизировать их влияние.
Воронки подбора помогают упростить работу рекрутера. На них можно переложить оценку кандидата на входе, чеклисты оценки компетенций, автообзвон кандидатов для назначения интервью или предоставления обратной связи по итогам собеседования.
Чатбот берёт на себя роль персонального куратора участников процесса:
- отправляет приветственные рассылки, чеклисты для выполнения задач наставника, руководителя и сотрудника;
- собирает данные о сотруднике, например, дату рождения, интересы;
- отвечает на популярные вопросы;
- напоминает о сроках и встречах;
- интересуется настроением, отправляет опросы;
- информирует о результатах получения обратной связи.
Платформы для обучения и оценки персонала:
- автоматизируют и консолидируют тренинговые материалы по адаптации в едином канале;
- минимизируют затраты времени и усилий на обучение;
- предоставляют расписание обучающих мероприятий;
- отправляют напоминания о назначенных курсах и оценках;
- проводят тестирование знаний;
- назначают практические задания и напоминают наставнику о предоставлении обратной связи;
- отображают аналитику результативности обучения, успешности адаптации и активности нового сотрудника.
Цели и задачи адаптации персонала в организации
- Ускорение введения в курс дела новичков.
- Снижение уровня текучести кадров.
- Мотивация сотрудников на эффективную качественную работу, максимальную отдачу и рост производительности труда.
- Сплоченность коллектива.
За организацию системы адаптации персонала и ее проведение отвечает служба по персоналу, руководитель структурного подразделения, где работает новый сотрудник.
Этапы адаптации персонала
В каждой компании существует своя программа адаптации персонала. Процесс адаптации персонала, как правило, включает следующие этапы:
- Подготовительный.
На данном этапе происходит представление новичка сотрудникам компании, организация его рабочего места, назначение куратора, документальное оформление. Также сюда может входить знакомство с историей компании, ее структурой, миссией, целями и задачами, продукцией, нормами, порядками, правилами корпоративной культуры. - Обучение.
Данный этап включает в себя теоретическую подготовку к основной работе, знакомство непосредственно со своими функциональными обязанностями и требованиями. - Практические задания.
Новичку предлагают включиться в реальный рабочий процесс сначала в качестве наблюдателя, затем самостоятельно. - Принятие решения о прохождении испытательного срока.
На данном этапе подводятся итоги работы нового сотрудника, анализируются его сильные и слабые стороны, успехи и неудачи и принимается решение касательно его дальнейшей судьбы – прошел он успешно испытательный срок и остается работать либо провалил его и уходит из компании.
Какие виды адаптации персонала существуют
Выделяют несколько типов классификаций адаптации работников:
С учётом опыта нового сотрудника адаптация может быть:
- первичной. Человек только получил диплом, ещё нигде и никогда не работал;
- вторичной. Сотрудник имеет стаж трудовой деятельности. У него есть определенные представления о том, что и как ему предстоит делать.
Но приведённая выше классификация я не принимает в расчёт реалии, предлагаемые новому работнику. С учётом этого фактора выделяют следующие виды адаптации персонала:
- профессиональная. Работодателю предстоит проверить имеющиеся у сотрудника компетенции, дать ему знания, необходимые для работы;
- производственная. Работник узнаёт, с каким оборудованием ему предстоит работать. Обязательно проводятся инструктажи по ОТ и ТБ;
- социальная. Не менее важно стать частью коллектива, влиться в него;
- финансовая. Смена компании-работодателя или даже должности в большинстве случаев сопряжена с изменением доходов. Где-то приходится корректировать и расходы, например, приходится делать пересадку с метро на автобус. Либо в новой компании больше платят, но не предусмотрена компенсация обедов;
- психофизиологическая. Например, на работу необходимо теперь приезжать на час раньше. Из-за этого меняется режим сна и отдыха. В новой компании могут быть и иные требования к внешнему виду.
Современные методы адаптации персонала
Работодатели используют самые разные методы адаптации персонала в организации. Ниже перечислены способы, пользующиеся особым спросом на текущий момент времени. И наибольшего эффекта можно добиться при их совместном использовании:
- Наставничество. Этот метод применяли ещё 50-70 лет назад. Наставник подробно объясняет и показывает на практике, что и как предстоит делать новичку. Он же может объяснить, где находятся зоны отдыха, как попасть на приём к руководству и т. д.
- Приглашение нового сотрудника на корпоративные мероприятия: совместные обеды с руководством, тимбилдинги и т. д. Здесь можно в неофициальной обстановке познакомиться с коллегами, топ-менеджерами, сотрудниками иных подразделений.
- Адаптационные беседы. Непосредственный руководитель или специалист HR-службы отвечает на вопросы новичков. Такие беседы целесообразно проводить не только сразу после подписания трудового договора, но и после 2-4 недель работы. Новому сотруднику они позволяют получить дополнительную информацию о коллективе, оплате труда. А эйчар выясняет, нет ли у вновь принятого проблем с адаптацией, конфликтов с кем-либо из коллег.
- Составление справочника нового сотрудника. В нём можно собрать информацию по следующим темам: режим работы, дресс-код, порядок документооборота в компании и т. д. При наличии справочника специалистам HR-службы не придётся постоянно отвечать на одни и те же вопросы.
- Баддинг (Buddying). Этот метод можно считать разновидностью наставничества. Опыт передает не «старый» сотрудник, а такой же «молодой», но принятый на работу ранее. Преимущество баддинга в том, что общение в этом случае строится на достаточно непринужденной основе, отсутствует некоторая доля напряженности.
- Шедуинг (Shadowing). И снова речь идёт о модификации наставничества. Отличие от «классической» версии в том, что новичок не задаёт вопросы наставнику, а повторяет за ним все действия рабочего характера.
Адаптация новых сотрудников: как ускорить
Найм сотрудника – длительная и сложная процедура. Работник еще не приступил к своим обязанностям, а в него уже вложены финансовые и временные ресурсы. Любой работодатель заинтересован в том, чтобы адаптация новых сотрудников проходила как можно быстрее. Что для этого можно предпринять:
1. Разработать план адаптации
Это пособие для кадровой службы и руководителя новичка, где поэтапно отражены мероприятия по введению сотрудника в курс дела. Сюда можно включить:
- Ознакомительную экскурсию. Не стоит пренебрегать этим, часто сотрудник стесняется спросить, где находится столовая или комната отдыха.
- Внутренние правила и нормы: режим труда и отдыха, правила пользования мобильным телефоном в рабочее время, график совещаний и мероприятий по тимбилдингу, принятый в компании дресс-код.
- Прием сотрудника на работу: подписание трудового договора, выпуск приказа о приеме на работу, запись в трудовой книжке.
- Знакомство сотрудника с тем, как происходит обмен информацией в компании: через мессенджеры, почту или с помощью CRM-системы, а также выдача логина и пароля от корпоративной почты.
Любая компания развивается, вместе с ней меняются и регламенты, поэтому план нужно периодически актуализировать: убирать лишнее и дополнять новой информацией.
2. Провести обучение или тренинг
Это могут быть мероприятия, разработанные для обучения новых сотрудников или общие занятия для всех работников. Они могут быть индивидуальными или групповыми, например, готовый вводный видео-курс в корпоративной системе обучения.
3. Прикрепить наставника
Именно наставнику новый сотрудник может задать любые вопросы по организации работы, коммуникации с другими отделами и прочим важным нюансам.
Бесплатные инструменты для предпринимателя
Скачайте бесплатно шаблоны финансовых отчетов, калькуляторы скидок, пошаговые инструкции и методички от экспертов ПланФакта и зарабатывайте больше.
Получить Скачано
>15 000 раз
4. Наладить общение с непосредственным руководителем
Новичок должен получать обратную связь от своего начальника. Возможно, на это стоит выделить специальное время, когда можно будет задать все вопросы и получить отзыв о своей работе. Руководителю важно обратить внимание на признаки дезадаптации в поведении сотрудника:
- снижение работоспособности в течение последнего времени;
- плохие отношения с коллективом;
- пренебрежение нормами корпоративной культуры;
- нарушения дисциплины;
- зависимость от наставника или руководителя;
- снижение мотивации.
5. Включить новичка в жизнь коллектива
Нужно обязательно представить сотрудника коллективу, рассказать, что будет входить в его обязанности, по каким вопросам к нему можно будет обращаться. Если организация большая, лучше продублировать эту информацию в рассылке по электронной почте.
Также для этого подходят мероприятия по тимбилдингу. Новичок может проявить себя в спортивных состязаниях или творческих проектах. Не все готовы сразу активно включаться в корпоративную жизнь, но если человек проявляет инициативу – нужно дать ему эту возможность.
Анна Леонова, сотрудник отдела мотивации и адаптации персонала ICL Services:
«Новая работа – это всегда стресс, будь ты senior-специалистом или стажером. Новый коллектив, офис, обязанности или процессы – все это потенциальный риск, что новичку не понравится, и он уйдет в другую компанию. Именно поэтому организации делают все возможное, чтобы свести эти риски к минимуму.
В ICL Services адаптация новых сотрудников отработана до мелочей. Мы понимаем, что, чем меньше времени новичок потратит на вход в должность, тем быстрее и эффективнее начнет работать и приносить пользу бизнесу.
Первое, что видит новый сотрудник после HR в компании – это его наставник. Программа наставничества длится 3 месяца и помогает социализироваться в коллективе. Рядом всегда есть тот, кто подскажет: как пользоваться внутренним порталом, как подать заявку на тренинг, к кому обратиться по рабочему вопросу или где находится столовая. ICL Services получила за эту программу престижную премию IT HR Awards.
Портал изучен, набор новичка на столе, оборудование получено, и вот первое письмо приходит на почту. В нем сотрудник видит, что его ждали на новом месте. Кстати, всем коллегам тоже приходит рассылка с фотографией новичка, чтобы понимать, в какой команде он работает.
Вводный тренинг рассказывает о работе всех отделов компании, о социальной ответственности, процессах и проектах. Сюда приходят руководители отделов и топы, чтобы вживую рассказать о миссии компании, что тут и зачем. Проводят такой тренинг по мере набора группы.
Чтобы легче понять неофициальные правила поведения в open space, компания разработала комикс, где объясняет, что хорошо, а что не очень.
Также у нас есть электронный курс адаптации. В нем сотрудник видит какие тренинги он должен пройти и какую информацию изучить, чтобы работа стала понятнее и проще.
После испытательного срока сотрудник проходит оценку «360», которая призвана оценить его успехи за этот период. Оценивает сотрудника его руководитель, коллеги, с которыми довелось поработать, и, конечно, он сам.
Всегда нужно помнить, что в найме и адаптации участвуют две стороны. И новичок тоже оценивает компанию, когда сюда приходит. И если он не смог адаптироваться, это вопрос к компании»
Резюмируем
Адаптацию нельзя рассматривать как процесс обучения новой работе. Она предполагает погружение сотрудника в новую среду, понимание им правил поведения, взаимодействие в коллективе, принятие корпоративных норм, установку отношений с коллегами и партнерами.
Процесс адаптации обоюдный: организация оценивает сотрудника, а сотрудник – организацию. На поиски подходящего специалиста, особенно высококвалифицированного, тратится много времени, поэтому каждый работодатель заинтересован в том, чтобы сотрудник как можно быстрее начал работать с максимальной эффективностью и приносить пользу.
Адаптация новых сотрудников может идти по-разному: где-то новичка бросают в гущу событий, надеясь, что он разберется сам; где-то относятся бережно, чтобы стресс, который испытывает сотрудник, был минимальным.
Важно понимать, что длительность адаптации не совпадает с длительностью испытательного срока, она может занимать до четырех месяцев и более. Ускорить ее поможет разработанный план адаптации, прикрепление наставника, система тренингов и корпоративного обучения.
