При возвращении из командировки работник должен предоставить работодателю

Содержание

В соответствии с п. 10 Положения № 749 работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Как правило, сумма аванса рассчитывается на основании сметы с учетом предварительной стоимости всех расходов, связанных с командировкой.

В связи с увеличением срока командировки у работника возникают дополнительные расходы, связанные с проживанием, возвратом (обменом) транспортных документов. Поэтому работодателю следует учесть дополнительные расходы, сопряженные с продлением срока командировки, и если аванс, выданный перед командировкой, не покрывает дополнительных расходов работника, недостающую сумму надлежит перечислить на банковскую карту, так как возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, является в соответствии с ТК РФ обязанностью работодателя.

Вопрос

На практике иногда возникают ситуации, когда работник либо выезжает до начала командировки, либо задерживается после ее окончания и находится в месте ее проведения в выходные или праздничные дни, в течение которых работник в соответствии со ст. 106 и 107 ТК РФ свободен от исполнения трудовых обязанностей.

Как правильно принять к учету расходы на приезд и нужно ли получить согласование руководителя на ранний выезд и поздний приезд в командировку?

Статьей 168 ТК РФ установлено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются положениями ст. 168 ТК РФ (п. 11 Положения № 749).

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы. В случае отправления транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее – последующие сутки. Аналогичным образом определяется день приезда сотрудника в место постоянной работы.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Таким образом, сроком служебной командировки является период со дня выезда работника в командировку по день приезда из нее.

В общем случае фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым по возвращении из командировки.

Явка работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из нее согласовывается с работодателем.

В силу ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Расходы на проезд в место командировки и обратно возмещаются работнику работодателем.

Вопрос принятия к учету проездных документов в целях компенсации расходов на проезд командированного работника в случае его раннего отъезда в командировку и более позднего приезда из нее, приходящегося на нерабочие дни, решается по согласованию с работодателем или уполномоченным им лицом.

Вопрос

В общем случае фактическое время пребывания в месте командировки определяется по датам прибытия в место командировки и убытия из места командировки с учетом предъявленных для оплаты проездных билетов.

Как определить расходы на выплату суточных, если работник выехал в место командировки ранее срока, указанного в приказе, а вернулся после установленного срока, находясь в месте командировки свои выходные дни?

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (абз. 3 п. 11 Положения № 749).

Например, в абз. 2 п. 19 Положения № 749 предусмотрено, что в случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

Таким образом, вопрос о выплате суточных за дни, предшествовавшие дате начала и окончания командировки, решается работодателем дополнительно.

В общем случае при выплате суточных учитывается срок командировки, указанный в приказе руководителя о направлении работника в командировку, без зачета дополнительного периода в пути, если задержка в месте командировки на время выходных дней произошла по инициативе работника.

Вопрос

В соответствии с п. 11 Положения № 749 работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации. Как произвести окончательный расчет с командированным работником?

Для того чтобы произвести с работником окончательный расчет после возвращения из командировки, он должен представить авансовый отчет, а также подтверждающие понесенные расходы документы в срок не позднее трех рабочих дней (п. 26 Положения № 749):

или с момента возвращения из командировки;
или со дня выхода на работу (если, например, работник заболел в командировке или сразу по возвращении из нее ушел в отпуск).

При получении авансового отчета бухгалтер возвращает работнику отрывную часть авансового отчета, являющуюся для работника распиской, которая подтверждает, что документ принят бухгалтерией к проверке.

Вопрос

Если реальный срок командировки оказался меньше планируемого (например, в связи с досрочным выполнением задания, отзывом из командировки, в связи с болезнью, иной причиной), как следует производить возмещение расходов в случае, когда работник возвратился из места командировки ранее указанного в приказе о командировке срока?

Досрочное возвращение из командировки согласовывается с работодателем независимо от причин (досрочное выполнение служебного поручения, невозможность выполнения поручения, болезнь и т. п.).

В таком случае оплата командировочных расходов производится за время фактического пребывания в командировке.

Работодателю следует оформить приказ об изменении срока командировки с указанием причины ее сокращения, на основании которого бухгалтерия произведет перерасчет суммы денежного аванса на командировочные расходы, выданного работнику перед отъездом в командировку.

Неизрасходованный остаток работник обязан вернуть работодателю.

Работодатель в силу норм ст. 137 и 138 ТК РФ вправе произвести удержание для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой, из заработной платы работника, но не более 20% начисленной суммы. Для удержания неизрасходованной суммы аванса работодателю нужно издать соответствующий приказ не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, выданного в связи с командировкой, при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).

Вопрос

Как следует поступить работодателю в случае, если у работника отсутствует (утеряна) часть документов, подтверждающих расходы, связанные с командировкой?

Согласно абз. 4 п. 7 Положения № 749 при отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащие подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

Таким образом, если у работника нет документов, подтверждающих проезд и проживание, он представляет служебную записку и (или) иной документ (см. Письмо Роструда от 19.10.2015 № 2450-6-1).

В случае проживания командированного работника в гостинице период проживания должен быть указан в договоре об оказании гостиничных услуг (пп. «д» п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг[1]). Также согласно абз. 3 п. 28 указанных правил при осуществлении расчетов за проживание в гостинице выдается кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности.

Вопрос

Может ли быть направлен в командировку студент образовательного учреждения?

В соответствии с п. 2 Положения № 749 в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Статья 166 ТК РФ определяет служебную командировку как поездку работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения.

Таким образом, если студент не является работником, указанная поездка для него не является командировкой.

В общем случае образовательные учреждения могут направлять своих студентов на мероприятия разного рода: соревнования, олимпиады, учебную практику и др. – и нести расходы, связанные с такими поездками.

[1] Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085.

Документы, подтверждающие командировочные расходы

Согласно ст. 168 ТК РФ в командировочные расходы входят оплата проезда, проживания и другие траты работника в служебной поездке.

Расходы на проезд

Добираться к месту командировки и обратно работник может на общественном транспорте или на автомобиле — личном, арендованном или служебном.

Первичные документы, которые подтвердят факт поездки в общественном транспорте — это билеты, в том числе электронные. Электронные билеты нужно распечатать. К авиабилету ещё обязательно нужен бумажный посадочный талон. После перелёта на нём должен стоять штамп «Досмотрено».

Если работник воспользуется посадочным талоном в виде штрихкода на телефоне или планшете, информации о досмотре у него не будет. Поэтому предупредите работника о том, что посадочный талон нужно распечатать или получить в аэропорту.

К документу, подтверждающему факт поездки, нужно приложить документ, который подтвердит оплату. Например, кассовый чек, бланк строгой отчётности (БСО), квитанция.

Покупку электронных билетов подтверждают БСО:

для авиабилетов — это маршрутная квитанция, которая должна быть оформлена по правилам из приказа Минтранса № 134;
для ж/д билетов — это контрольный купон, оформленный правилам из приказа Минтранса № 322.

Они приходят на электронную почту или в личный кабинет сервиса, где вы покупаете электронные билеты.

Также к расходам на проезд можно отнести услуги по оформлению билетов и стоимость постельного белья в поездах. А ещё стоимость проезда общественным транспортом к вокзалу, пристани, аэропорту, но только если они за пределами населённого пункта, где находитесь вы или организация, куда отправили работника. На все эти траты тоже должны быть подтверждающие документы — п. 12 Постановления Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 года.

Подарок для наших читателей – практическое пособие «Как работодателю подготовить отчётность в СФР и ИФНС в 2023 году» от экспертов интернет-бухгалтерии «Моё дело». Подробнейшая инструкция с примерами заполнения форм.

Как работодателю подготовить отчётность в СФР и ИФНС в 2023 году

практическое пособие для работодателя

Сотрудник вышел на работу в день возвращения из командировки: надо ли платить суточные

Эксперты Роструда разъяснили, как оплачивается день возвращения работника из командировки, если в этот день он вышел на работу.

Ведомство отмечает, что в случае выхода работника на работу в день его возвращения из командировки ему должна быть выплачена заработная плата. Также работодатель обязан выплатить работнику суточные за этот день.

Роструд поясняет, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки. В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

В аналогичном порядке определяется и день приезда работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

Такие разъяснения приводит Роструд на своем сайте , отвечая на вопросы работников и работодателей.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы, среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Заработок сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации. Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку.

Фактический срок пребывания в командировке определяется по проездным документам. В случае проезда работника на служебном или собственном транспорте, фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. К записке следует приложить путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта.

По возвращении из командировки работник обязан в течение 3 рабочих дней представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой.

Какие отчетные документы нужно предоставлять в бухгалтерию после командировки?

По возвращении из командировки сотрудник должен в течение 3 дней предоставить авансовый отчет. В нем нужно указать расходы и предоставить подтверждающие документы.

Для возмещения средств за перелет работнику также понадобится собрать несколько официальных документов, подтверждающих факт перелета. Этот пункт важно не упустить. В противном случае отдел бухгалтерии может отказать в компенсации трат в командировке.

Отчетные документы за перелет

Маршрутная квитанция

Все меньше авиакомпаний используют авиабилеты на бумажных бланках. Гораздо удобнее с электронными билетами, они всегда есть в электронной почте или личном кабинете сотрудника. Чтобы подтвердить наличие купленного билета в базе данных, пассажиру выдается маршрутная квитанция. В ней указывается имя пассажира, номер рейса, стоимость билета, дата и время вылета, а также сам маршрут.

Наличие маршрутной квитанции при регистрации на рейс не требуется. Так как авиакомпания уже владеет данными о пассажире, для посадки достаточно иметь паспорт.

Данная квитанция является документом строгой отчетности, поэтому важно ее не потерять и предоставить отделу бухгалтерию в течение трех дней после прибытия.

Если билет куплен в авиакассе, маршрутная квитанция выдается на руки. Если онлайн — отправляется на указанную электронную почту.

Посадочный талон

На стойке регистрации в аэропорту пассажиру дают посадочный салон. На нем будет указано, что зона контроля пройдена и пассажир отправился в зону для посадки.

Этот документ подтверждает, что сотрудник действительно совершил полет по назначенному маршруту. Его также необходимо отдать в бухгалтерию, чтобы получить возмещение затрат на поездку.

Очень важно сохранить посадочный талон. Его потеря может сильно усложнить жизнь. Сотруднику придется делать запрос в авиакомпанию. Есть компании, которые отказывают в выдаче копии талона. В других компаниях эта услуга может быть платной.

В любом случае будет потеряно много времени в ожидании ответа авиаперевозчика.

Кассовый чек

Казалось бы, маршрутная квитанция есть, посадочный талон — тоже. Но зачастую отделу бухгалтерии этого недостаточно. Необходим кассовый чек. Как дополнительная подстраховка на случай поддельной маршрутной квитанции.

Поэтому сохраните чек, который подтверждает покупку авиабилета. Если билет куплен в авиакассе с помощью банковской карты, сотрудник получит слип. Если же покупка произошла онлайн с банковской карты, сотруднику придется получить выписку по денежным средствам. Ее можно получить в банкомате или в офисе банка.

После деловой поездки сотрудник также должен предоставить документы, подтверждающие проживание в гостинице во время командировки. Они необходимы как обоснование трат за проживание в отеле при сдаче авансового отчета.

По закону командированный сотрудник имеет право на возмещение средств за проживание в отеле или квартире во время деловой поездки. Сумма возмещения и список документов, подтверждающих проживание в отеле, определяет работодатель. Это должно быть прописано во внутренних актах компании.

Налог на прибыль будет исчисляться на основании этих документов, так как это входит расходы на командировку. Поэтому важно, чтобы подтверждающие документы отражали деловой характер расходов.

В некоммерческой организации работодатель предоставляет оплату за проживание согласно нормативным актам государства, так как деньги выдают из федерального бюджета. Также предусмотрены ограничения на проживание в отеле – не более 2000-3500 рублей.

Если же, находясь в командировке, сотрудник может ежедневно возвращаться домой, расходы на гостиницу в этом случае не возмещаются.

Оплата гостиницы в командировке: какие документы нужно предоставить

По возвращении из командировки сотруднику необходимо предоставить счет о проживании в гостинице отделу бухгалтерии. Работодатель может возместить расходы после командировке или же предоставить средства до поездки.

Все средства, потраченные в гостинице, должны быть подтверждены чеком или другим бланком отчетности. Счет должен содержать факт проживания в отеле, время заселения и выезда, реквизиты отеля, ФИО командированного и стоимость номера. На бланке в обязательном порядке должны содержаться печать и подпись.

В счет могут быть включены дополнительные услуги. Например, услуги в ресторанах, барах и оздоровительных комплексах. Работник может воспользоваться ими за свой свет. Работодатель такие расходы возмещать не должен.

Оплачивать проживание в гостинице в командировке можно как наличным, так и безналичным расчетом. Этот вопрос лучше обсудить с руководителем заранее.

Документы, подтверждающие проживание в гостинице в командировке

Работник в течение 3 дней после возвращения из командировки предоставляет авансовый отчет вместе со счетом с гостиницы. Правильно заполненный бланк должен включать в себя:

Полное юридическое название отеля;
Наименование регистра;
Адрес;
Печать;
Серию документа;
Шестизначный номер;
ИНН, КПП и другое.

По закону официальным документом считается отчетный бланк, изготовленный в типографии. Либо распечатанный через автоматизированные системы с учетом требований законодательства. Отчет, распечатанный из обычного документа, не будет принят.

Если сотрудник не предоставил отчетные документы

В случае, если работник не смог предъявить документы о проживании, работодатель может запросить информацию в отеле. Гостиничная организация в ответ должна направить справку о проживании с указанием периода. Это справка не имеет такой же юридической силы, как отчетный бланк для налоговой инспекции. Однако, все равно считается косвенным подтверждением потраченных средств и может служить основанием при расчете.

Избежать проблем с отчётными документами и сэкономить время можно, если организовывать командировки через онлайн-системы. Автоматическая выгрузка билетов и авансовых отчетов поможет бухгалтерии быстро решить вопросы с командировкой. Справку о совершенном перелете или закрывающие документы также можно найти в личном кабинете.

Попробуйте онлайн-систему управления бизнес поездками JetWings. Подробнее об организации командировок смотрите по ссылке.

Летайте с комфортом для бизнеса и бухгалтерии.

При возвращении из командировки работник должен предоставить работодателю

Об особенностях направления работников в служебные командировки

В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса Российской Федерации Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение об особенностях направления работников в служебные командировки.

2. Министерству труда и социальной защиты Российской Федерации давать разъяснения по вопросам, связанным с применением Положения, утвержденного настоящим постановлением. (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 25.03.2013 № 257)

Председатель Правительства Российской Федерации В.Путин

УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства Российской Федерацииот 13 октября 2008 г. № 749

ПОЛОЖЕНИЕ об особенностях направления работников в служебные командировки

1. Настоящее Положение определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки (далее — командировки) как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств.

2. В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

3. В целях настоящего Положения местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации) , работа в которой обусловлена трудовым договором (далее — командирующая организация) .

Работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал) , находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой. (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 29.07.2015 № 771)

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

4. Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

5. Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

6. (Пункт утратил силу — Постановление Правительства Российской Федерации от 29.12.2014 № 1595)

7. Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.

В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности) , фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта) .

В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается договором, кассовым чеком или документом, оформленным на бланке строгой отчетности, подтверждающим предоставление гостиничных услуг по месту командирования и содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 18 ноября 2020 г. № 1853 «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации». (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 01.03.2023 № 329)

При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки) .

(Пункт в редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 29.07.2015 № 771)

8. (Пункт утратил силу — Постановление Правительства Российской Федерации от 29.07.2015 № 771)

9. Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.

10. Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) .

11. Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные) , а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями статьи 168 Трудового кодекса Российской Федерации. (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 16.10.2014 № 1060)

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные) , возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 настоящего Положения.

При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются работнику в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым настоящего пункта. (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 16.10.2014 № 1060)

В случае пересылки работнику, находящемуся в командировке, по его просьбе заработной платы расходы по ее пересылке несет работодатель.

12. Расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов) , подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей. (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 14.05.2013 № 411)

13. В случае вынужденной остановки в пути работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения. (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 16.10.2014 № 1060)

14. Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории Российской Федерации возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, предусмотренных абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения. (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 16.10.2014 № 1060)

15. (Пункт утратил силу — Постановление Правительства Российской Федерации от 29.12.2014 № 1595)

16. Оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом «О валютном регулировании и валютном контроле».

Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории Российской Федерации осуществляется в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения, с учетом особенностей, предусмотренных пунктом 19 настоящего Положения. (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 16.10.2014 № 1060)

17. За время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются:

а) при проезде по территории Российской Федерации — в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения для командировок в пределах территории Российской Федерации; (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 16.10.2014 № 1060)

б) при проезде по территории иностранного государства — в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения для командировок на территории иностранных государств. (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 16.10.2014 № 1060)

18. При следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

19. При направлении работника в командировку на территории государств — участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам) . (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 29.12.2014 № 1595)

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

20. Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных, определяемой в порядке, предусмотренном абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения, для командировок на территории иностранных государств. (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 16.10.2014 № 1060)

21. Расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения. (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 16.10.2014 № 1060)

22. Расходы по проезду при направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в порядке, предусмотренном пунктом 12 настоящего Положения при направлении в командировку в пределах территории Российской Федерации.

23. Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д) иные обязательные платежи и сборы.

24. Возмещение иных расходов, связанных с командировками, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы, в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения. (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 16.10.2014 № 1060)

25. Работнику в случае его временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

За период временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

26. Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:

авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой; (В редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 14.05.2013 № 411; от 29.12.2014 № 1595)

абзац. (Утратил силу — Постановление Правительства Российской Федерации от 29.12.2014 № 1595)

Как не ошибиться при расчетах по командировочным

Учет и налогообложение расчетов по командировкам связаны со множеством нюансов. Обычно этими расчетами занимаются те же специалисты, которые начисляют зарплату.

Если вы сомневаетесь в компетентности штатных сотрудников и не уверены в отсутствии ошибок — обращайтесь за помощью в специализированную бухгалтерскую компанию. Так, аудит расчета зарплаты в 1C-WiseAdvice поможет вам проверить своего бухгалтера и оценить ситуацию на этом важном участке. Если будут найдены ошибки — мы исправим их и пересчитаем все выплаты.

Вывод

Сотрудник, вернувшийся из командировки, имеет право на компенсацию всех документально подтвержденных расходов.

Но произвести расчет по итогам командировки следует только после тщательной проверки привезенного «пакета».

Документы проверяются визуально, а, в случае необходимости — направляются запросы в организации, оказавшие услуги.

Если командировок много, возрастает риск пропустить подделку или ошибиться в начислении.

Хотите быть уверены, что на этом участке все в порядке — передайте расчеты с сотрудниками на аутсорсинг.

Документы для подтверждения расходов в авансовом отчёте по командировке

Каждая израсходованная подотчётным лицом сумма должна быть подтверждена соответствующим документом (одним либо несколькими). Все подтверждающие документы должны быть приложены к авансовому отчёту и храниться вместе с ним.

Если служебная поездка заграничная, необходимо построчно перевести первичные документы. Для этого необязательно обращаться к профессионалам. Допускается перевод самого работника, в достаточной мере владеющего иностранным языком (письмо Минфина от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202).

Расходы на поезд, самолёт

Ранее работники сдавали в бухгалтерию железнодорожные билеты и авиабилеты (вместе с посадочным талоном со штампом о досмотре).

Так как в 2022 году большинство проездных документов оформляются в электронной форме, состав документов изменился.

Подтверждающие документы при покупке электронных билетов:

На самолёт:

маршрут или квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок по п. 2 приказа Минтранса от 08.11.2006 № 134)

бумажный посадочный талон со штампом о досмотре или справка от перевозчика (письмо Минфина от 28.02.2019 № 03-03-05/12957)

На поезд: контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на ж/д транспорте по п. 2 приказа Минтранса от 21.08.2012 № 322)

Другие командировочные расходы

Если при расчёте за другие командировочные расходы (оплата гостиницы и т.д.) кассовый чек или бланк строгой отчётности получен в электронном виде, чтобы подтвердить эти расходы, нужно распечатать его на бумаге. Минфин в письме от 21.04.2017 № 03-01-15/24307 установил, что такой документ подойдёт, чтобы обосновать командировочные расходы.

По законодательству руководитель организации самостоятельно устанавливает срок, когда в бухгалтерию должны быть предоставлены авансовый отчёт и подтверждающие документы. Поэтому он может быть любым (п. 6.3 указания Центробанка от 11.03.2014 № 5587-У).

Однако для командировок есть исключение, касающееся всех работодателей: работник обязан предоставить авансовый отчёт по командировке в течение 3 рабочих дней после возвращения (п. 26 Положения о командировках).

Ниже приведём пример заполнения авансового отчёта по командировке.