При соблюдении каких требований допускается использовать личный транспорт работника для выполнения

Содержание

Коптевская межрайонная прокуратура г. Москвы разъясняет об использовании личного транспорта для выполнения трудовых обязанностей.
Использования личного транспорта для выполнения трудовых обязанностей. При использовании работником личного имущества ему выплачивается компенсация. Однако транспорт должен использоваться работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах.

Компенсация выплачивается за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику. Также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Такие требования закреплены в ст. 188 Трудового кодекса РФ.
Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Если личный транспорт используется в служебных целях сотрудниками учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, органов принудительного исполнения Российской Федерации, федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы и таможенных органов Российской Федерации, размеры компенсации установлены постановлением Правительства РФ от 17.01.2013 № 14 (1650 рублей в месяц за использование мотоцикла, 3300 рублей в месяц за использование легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб/см включительно; 4100 рублей в месяц — за использование легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб/см).
Для работников остальных организаций и предприятий размер компенсации определен постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (600 рублей, 1200 рублей и 1500 рублей соответственно).
Статья подготовлена:
Помощником Коптевского межрайонного прокурора г. Москвы
Д.А. Зуевой

Другие новости по теме:

О сроках предъявления требования о компенсации морального вреда, причиненно .
Выплаты и права работников при прекращении организацией трудовой деятельнос .
Коптевская межрайонная прокуратура разъясняет:
Коптевская межрайонная прокуратура г. Москвы разъясняет о последствиях нена .
О введении административной ответственности за воспрепятствование работодат .

Трудовой договор или дополнительное соглашение.

Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником в служебных целях личного имущества ему выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) личного транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием.

Однако выплата данной компенсации возможна при соблюдении следующих условий:

работник использует транспортное средство в интересах работодателя;
работодатель знает об этом или согласен на это;
размер компенсации установлен соглашением сторон трудового договора, заключенным в письменной форме.

Суды, рассматривая иски работников о возмещении расходов за использование личного имущества, говорят, что обязательным условием для возникновения у работодателя такой обязанности является использование работником автомобиля с согласия (ведома) работодателя и в его интересах. А это подтверждается письменным соглашением.

Компенсация сотрудникам транспортных расходов и расходов на проезд к месту работы и обратно.

Например, Пермский краевой суд в Апелляционном определении от 16.08.2017 по делу № 33-8949/2017 указывал, что соглашение о размере компенсации и возмещения расходов, связанных с использованием имущества работника в интересах работодателя, должно быть выражено в письменной форме, может быть достигнуто как при заключении трудового договора, так и позднее в качестве дополнительного условия трудового договора. Письменная форма названного соглашения является обязательной. Поскольку подобное соглашение работник представить не смог, во взыскании расходов и компенсации было отказано. Аналогичное решение было вынесено Санкт-Петербургским городским судом в Апелляционном определении от 05.04.2018 № 33-7704/2018 по делу № 2-2512/2017.

Нужно ли компенсировать расходы сотруднику, который использует для работы автомобиль и управляет им на основании доверенности?

Да, нужно. Однако спорным в такой ситуации является вопрос обложения страховыми взносами этой компенсации. В частности, Минтруд в Письме от 13.11.2015 № 17-3/В-542 и ФСС в Информационном письме от 14.03.2016 № 02-09-05/06-06-4615 считают, что передача имущества по доверенности не влечет перехода права собственности к лицу, которому выдана доверенность, и данное имущество не может считаться личным имуществом работника. Трудовым кодексом не предусмотрено возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества. Следовательно, суммы компенсации, выплачиваемые работнику за использование транспортного средства, управляемого им на основании доверенности, облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Однако есть иное мнение, высказанное судами: транспортное средство, полученное по доверенности, принадлежит работнику на законных основаниях, поэтому относится к личному имуществу. Следовательно, компенсация за его использование выплачивается в соответствии с Трудовым кодексом и не облагается страховыми взносами. Об этом говорится в определениях ВС РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 и ВАС РФ от 24.01.2014 № ВАС-4/14.

Определяем размер компенсации.

Повторимся, что размер компенсации расходов работника на использование личного имущества устанавливается соглашением сторон.

При определении размера работодатели руководствуются:

1. Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Этим документом зафиксированы нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:

легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 1 500 руб. в месяц;
легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 1 200 руб.;
мотоциклы – 600 руб.

2. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563.
Названным документом утверждены правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием. В частности, установлены следующие предельные размеры:

легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 3 000 руб. в месяц;
легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 2 400 руб.;
мотоциклы – 1 200 руб.

необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
времени использования личного транспорта в служебных целях;
объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности.

Для получения компенсации и возмещения расходов служащий подает заявление с указанием сведений, для исполнения каких его должностных обязанностей и с какой периодичностью используется им личный транспорт. К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства. При этом возмещение расходов на приобретение ГСМ производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

Оформляем условие о компенсации за использование автомобиля и возмещении расходов, связанных с его использованием

Допустим, при заключении трудового договора стороны договорились, что работник будет использовать свой автомобиль в служебных целях. В таком случае условия о компенсации за его использование и возмещении расходов, связанных с использованием автомобиля, должны быть прописаны в трудовом договоре.

Выглядеть это может следующим образом.

5.2. При использовании личного имущества Работника Работодатель обязан выплачивать ему компенсацию. Ее размер определяется соглашением сторон трудового договора и устанавливается приказом руководителя учреждения.

В процессе работы заключается дополнительное соглашение, в котором фиксируются точное наименование и марка автомобиля, реквизиты документов, подтверждающих право владения этим автомобилем (ПТС, свидетельство о государственной регистрации и т. д.), а также размер и порядок выплаты компенсации и виды расходов, которые будут компенсироваться. Приведем выдержку из дополнительного соглашения.

1. В соответствии со ст. 188 ТК РФ дополнить трудовой договор пунктами следующего содержания:

«5.3. С 01.09.2018 Работник при исполнении своих должностных обязанностей согласно должностной инструкции, связанных с разъездами для служебных целей, использует принадлежащее ему на праве собственности транспортное средство (свидетельство о государственной регистрации 52ОХ 123456) – легковой автомобиль марки «Форд Фокус» (Ford Focus) 1.4 МТ, год изготовления ТС 2013, рабочий объем двигателя 1 388 куб. см, государственный регистрационный знак Х110ТТ152RUS, идентификационный номер (VIN) ASNB22123U9A003789, цвет белый.

5.4. С 01.09.2018 Работнику выплачивается ежемесячная компенсация за использование личного транспортного средства в служебных целях в размере 1 200 (одна тысяча двести) руб., а также возмещаются расходы:

на приобретение горюче-смазочных материалов согласно нормам расхода топлива и смазочных материалов, указанным в методических рекомендациях (утверждены Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р), на основании представленных чеков ККТ АЗС и путевых листов;
на техническое обслуживание и текущий ремонт с учетом фактического времени эксплуатации транспортного средства и пробега для служебных целей, а также прочих факторов на основании дополнительного соглашения Сторон в каждом конкретном случае.

5.5. Работник в течение трех рабочих дней после окончания месяца использования автомобиля в служебных целях представляет отчет с отражением общей информации о времени использования и пробеге транспортного средства в служебных целях, а также расходов на приобретение горюче-смазочных материалов с приложением путевых листов и чеков ККТ АЗС. Работодатель утверждает отчет Работника в течение двух рабочих дней.

5.6. Компенсация за использование транспортного средства в служебных целях выплачивается в последний день месяца за текущий месяц использования, а возмещение расходов производится не позднее трех рабочих дней с даты утверждения Работодателем отчета Работника».

Для того чтобы работник смог получить компенсацию, издается приказ.

Муниципальное бюджетное учреждение
дополнительного образования «Специализированная
детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва № 16

по художественной гимнастике»

(МБУ ДО СДЮСШОР № 16)

14 августа 2018 г. г. Н. Новгород

На основании ст. 188 ТК РФ и дополнительного соглашения от 14.08.2018 к трудовому договору от 11.09.2017 № 12

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить с 01.09.2018 водителю И. И. Иванову ежемесячную компенсацию в размере 1 200 (одна тысяча двести) рублей за использование в служебных целях его личного транспортного средства марки «Форд Фокус» (Ford Focus) 1.4 МТ, год изготовления ТС 2013, рабочий объем двигателя 1 388 куб. см, государственный регистрационный знак Х110ТТ152RUS, идентификационный номер (VIN) ASNB22123U9A003789, цвет белый.

2. Возмещать водителю И. И. Иванову следующие расходы, возникающие при использовании в служебных целях личного транспортного средства:

– на приобретение горюче-смазочных материалов согласно нормам расхода топлива на основании представленных чеков ККТ АЗС и путевых листов;

– на техническое обслуживание и текущий ремонт с учетом фактического времени эксплуатации транспортного средства и пробега для служебных целей, а также прочих факторов, на основании дополнительного соглашения в каждом конкретном случае.

3. Главному бухгалтеру Е. Е. Петровой производить выплаты И. И. Иванову за использование личного транспортного средства в следующие сроки:

– ежемесячную компенсацию – в последний день месяца;

– выплату, связанную с возмещением расходов, – не позднее трех рабочих дней с даты утверждения предоставленного И. И. Ивановым отчета, в котором отражена информация о времени использования и пробеге транспортного средства в служебных целях, а также расходах на приобретение горюче-смазочных материалов.

Директор Сидоров С. С. Сидоров

С приказом ознакомлены:

главный бухгалтер Петрова, 15.08.2018 Е. Е. Петрова

водитель Иванов, 14.08.2018 И. И. Иванов

Личный авто в служебных целях: сколько? как? почему?

Согласно ст.188 ТК РФ при использовании работником личного транспорта в интересах работодателя, ему выплачивается компенсация за использование и возмещаются расходы, связанные с таким использованием. Размер возмещения расходов определяется в трудовом договоре.

Согласно п.1 пп.11 ст.264 НК РФ данная компенсация может быть включена в налоговую базу по налогу на прибыль в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ N92 от 08.02.2002г.

Норма расходов (руб. в месяц)

Легковые авто с рабочим объемом

двигателя до 2.000 куб. см. включительно 1.200

Легковые авто с рабочим объемом

двигателя свыше 2.000 куб. см. включительно 1.500

Суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с эксплуатацией автомобиля не облагаются НДФЛ (п.1 ст.217 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 20.04.2015 N03-04-06/22274 ) и страховыми взносами (пп.2 п.1 ст.422 НК РФ, Письмо Минтруда РФ от 27.07.2016 N17-3/В-291) в пределах, установленных Соглашением работника и работодателя при наличии подтверждающих документов.

Могут ли расходы на износ, горюче-смазочные материалы, ремонт, возмещаемые сотрудникам учитываться в составе расходов по налогу на прибыль?

Согласно Письму Минфина от 14.08.2017г. №03-03-06/1/52036

В размерах вышеприведенных компенсаций, уже учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт). Поэтому их стоимость не может быть повторно включена в состав расходов.

Какими документами подтвердить расходы, связанные с использованием работником личного автомобиля?

Следующие документы необходимо подготовить для подтверждения расходов:

Документы, подтверждающие принадлежность автомобиля работнику;
Документы, подтверждающие факт использования автомобиля в служебных целях. Например, если работник находится в отпуске, то такие расходы не могут быть компенсированы;
Документы, подтверждающие сумму понесенных расходов (путевые листы, чеки на покупку ГСМ, др.).

документы, подтверждающие затраты на горюче-смазочные материалы;
путевой лист по форме ______ с указанием маршрута следования по служебным поручениям.

Сумму компенсации можно предусмотреть в Соглашении в фиксированной сумме или выплачивать на основании расчетной величины (например, в зависимости пройденных километров).

Если принято решение выплачивать компенсацию на основании расчетной величины, тогда в Соглашении следует прописать порядок расчета и ежемесячно готовить бухгалтерскую справку.

Компенсируется стоимость __ литров бензина, в сумме _____ руб. (чеки АЗС прилагаются к настоящей справке);
Компенсируется износ автомобиля в фиксированном размере в сумме ____ руб.;
Компенсируется стоимость платной парковки за ___ рабочих дней в сумме ________ руб. (квитанции об оплате прилагаются к настоящей справке).

#компенсация
#компенсация за использование личного транспорта
#личный транспорт
#нормируемые расходы

Этот пост написан блогером Трибуны. Вы тоже можете начать писать: сделать это можно здесь.

Мнение Минтруда об использовании работниками организаций служебного (корпоративного) транспорта и оформлению взаимоотношений работодателя и работника по передаче транспортного средства.

—>

После обсуждения на деловом завтраке, организованном Объединением АХП, изменений в Федеральный закон от 20.12.2017 N 398-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О безопасности дорожного движения», хотелось поделиться нашим опытом в рамках организации охраны труда и решения вопроса с проведением медицинских осмотров в компании, которая передавала автомобили своим торговым представителям на основании договора аренды.

Сразу хочу обратить Ваше внимание, что описанная ниже ситуация не относится к должности «Водитель». Если в соответствии со штатным расписанием Вы приняли сотрудника на должность водителя, и основной его обязанностью является перемещение пассажиров или грузов, то для данной должности в соответствии с требованиями законодательства необходимо проводить все предусмотренные медицинские осмотры, в том числе предрейсовые, а в некоторых случаях и послерейсовые. Для остальных сотрудников, у которых основной функцией перевозки не являются, возможно стоит рассмотреть вопрос о переименовании должности водителя например в Специалиста по логистике, Менеджера по транспорту и т.п. А если автомобилями компании пользуются Менеджеры, торговые представители, мерчендайзеры и другие сотрудники занимающие подобные должности, то будет полезно узнать мнение Минтруда на этот счет, которое нам удалось получить в виде официального письма в ответ на наш запрос. Можно предпринять попытку получить подобное письмо от Министерства транспорта в качестве разъяснения на вопросы относительно содержания автопарка, а также возможности сдачи в аренду или передаче на других законных основаниях транспортных средств сотрудникам компании, не являющимися водителями (иногда, для получения желаемого ответа необходимо правильно поставить вопросы).

Минтруд России дал следующие разъяснения об эксплуатации транспортных средств, принадлежащих организации и необходимости проведения предрейсовых медосмотров сотрудников, которые ими управляют, но не являются водителями:

Выдержка из письма ниже (письмо составлено 13.03.2015, в рамках законодательства по охране труда по данному вопросу ничего не изменилось).

Руководитель Группы Компаний «Техно-Консалт» Преснякова Мария 8-916-835-24-55

Можно ли уменьшить налог на прибыль

В налоговом учете расходы на выплату компенсации за использование личных автомобилей в служебных поездках можно относить к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Но есть нормы, установленные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 ( подп.11 п.1 ст. 264 НК РФ) .

В 2023 году норма компенсации за использование личного автомобиля:

для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно — 1 200 руб./мес.;
для легковых автомобилей с объемом двигателя более 2 000 куб. см — 1 500 руб./мес.

Расходы, превышающие данные нормы, на выплату компенсации в налоговом учете по налогу на прибыль не учитывают ( п. 38 ст. 270 НК РФ ).

Подтвердить расходы поездок для налогового учета можно документами:

путевые листы, содержащий маршрут, пройденный километраж, расход ГСМ;
журнал учета поездок, содержащий маршрут следования, цель поездки, подтверждающий производственный характер;
отчет сотрудника об осуществленных за месяц поездках, с описанием по каждой поездке необходимости этой поездки;
расчет суммы компенсации, определяемой с учетом интенсивности использования личного автомобиля в служебных целях, затрат по эксплуатации автомобиля (чеки за техническое обслуживание и ГСМ);
трудовой договор или соглашение к нему, должностная инструкция, подтверждающая разъездной характер работы сотрудника.

Необходимо иметь также копию паспорта транспортного средства.

Путеводитель. Какие затраты признаются расходами для налога на прибыль

НДФЛ и взносы

НДФЛ и взносами не облагайте всю сумму компенсации и расходов на ГСМ (Письмо Минфина России от 06.12.2019 № 03-04-06/94977).

Внимание
Не нужно применять нормы из Постановления № 92 при расчете НДФЛ с компенсации за использование личного транспорта. Данные нормы нужны только для налогового учета по налогу на прибыль и УСН.

Если компенсация будет необоснованно высокая, налоговики могут посчитать данную выплату за заработную плату и доначислять и НДФЛ, и взносы. Поэтому очень важно в бухгалтерии иметь все необходимые подтверждающие документы.

Еще по теме в КонсультантПлюс

По этой теме

Консультант Плюс
Бесплатный доступ на 2 дня Получить
Получить бесплатный доступ
на 2 дня

Спасибо за ваше обращение!

14.11.2022 — 24.11.2022
Курс повышения квалификации
15.11.2022 — 16.11.2022
Подписаться на рассылку

Поздравляем! Вы успешно подписались на рассылку

У вас уже есть обслуживаемая система КонсультантПлюс?

Получите полный доступ к КонсультантПлюс бесплатно!

Вы переходите в систему КонсультантПлюс

Прайс-лист 1С
Купить Консультант Плюс
Купить 1С
Записаться на семинар
Большой тест-драйв

Калькуляторы
Производственный календарь
Путеводители
Удаленная поддержка
Приложение Информер
Помощь Информер
Тесты

Вакансии
О нас
Контакты
Политика конфиденциальности
Новости законодательства

ежедневно, c 9:00 до 19:00
127083, г. Москва, ул. Мишина, д. 56

Согласие на обработку персональных данных

Физическое лицо, ставя галочку напротив текста «Я даю согласие на обработку персональных данных» и/или нажимая на кнопку отправки заполненной формы на интернет-сайтах — https://www.4dk.ru/, https://4dk-consultant.ru, https://4dk-reg.ru, https://meprofi.ru, https://cpk4dk.ru (далее — Сайты), обязуется принять настоящее Согласие на обработку персональных данных (далее — Согласие).

Действуя свободно, своей волей и в своем интересе, а также подтверждая свою дееспособность, физическое лицо дает свое согласие ООО «ЧТО ДЕЛАТЬ КОНСАЛТ», местонахождение: 127083, г. Москва, ул. Мишина, д.56, ЭТАЖ 3, КОМ. 307, ОГРН 5137746191941, ИНН 7714923575 (далее — Оператор), на обработку своих персональных данных со следующими условиями:

1. Согласие дается на обработку персональных данных, с использованием средств автоматизации.

2. Согласие дается на обработку следующих персональных данных:

• фамилия, имя, отчество;
• место работы и занимаемая должность;
• адрес электронной почты;
• номера контактных телефонов

3. Оператор осуществляет обработку полученной от Пользователей информации в целях оказания услуг в соответствии с уставной деятельность, в том числе предоставления Пользователю доступа к персонализированным ресурсам Сайтов; связи с Пользователем, путем направления уведомлений, запросов и информации, касающихся оказываемых услуг, исполнения соглашений и договоров; обработки запросов и заявок от Пользователя, а также проверки, исследования и анализа данных, позволяющих поддерживать и улучшать сервисы Оператора.

4. Основанием для обработки персональных данных является: статья 24 Конституции Российской Федерации; устав Оператора; настоящее согласие на обработку персональных данных.

5. В ходе работы с персональными данными будут совершены следующие действия: сбор, запись, систематизация, накопление, передачу (распространение, предоставление, доступ), хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, блокирование, удаление, уничтожение.

Пользователь дает свое согласие на передачу своих персональных данных при условии обеспечения в отношении передаваемых данных целей использования, предусмотренных п.3, следующим лицам, являющимся партнерами Оператора:

ООО «ЧТО ДЕЛАТЬ СИСТЕМА»
Местонахождение: 127083, г. Москва, вн.тер.г. муниципальный округ Савеловский, ул. Мишина д.56. Этаж/комн 6/617
ИНН 7714469778; ОГРН 1217700112080.
ООО «ЧТО ДЕЛАТЬ»
Местонахождение: 127083 г. Москва, ул. Мишина д.56, комната 306
ИНН 7714378062; ОГРН 1167746252728.
ООО «ЧТО ДЕЛАТЬ АУДИТ»
Местонахождение: 127083 г. Москва ул. Мишина д.56, этаж 5, комната 509
ИНН 7714948185; ОГРН 5147746225798.
ООО «ЧТО ДЕЛАТЬ КВАЛИФИКАЦИЯ»
Местонахождение: 127083, г. Москва, ул. Мишина, д.56
ИНН 7714349600; ОГРН 1157746706523.
ООО «ЧДВ»
Местонахождение: 127083, г. Москва, ул. Мишина, д. 56, этаж 6, ком.609
ИНН 7714988300; ОГРН 1177746359889.
ООО «СЕРВИС СОФТ»
Местонахождение: 430030, Республика Мордовия, город Саранск, ул. Васенко, д.13,этаж 4, помещение 7
ИНН 1327032250/ОГРН 1181326002527.
ООО «ЧТО ДЕЛАТЬ РЕШЕНИЕ»
Местонахождение: 127083, г. Москва, ул. Мишина, д.56, офис 308
ИНН 7714986720 / ОГРН 1177746340617.

6. Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано субъектом персональных данных. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в пунктах 2 — 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Федерального закона 152-ФЗ.

7. Согласие действует все время до отзыва субъектом согласия на обработку персональных данных.