Для целей организации статистического и налогового учета компаниям следует определять величину такого показателя, как списочная численность работников (как рассчитать ее, мы рассмотрим ниже).
Списочная численность работников — это количество штатных сотрудников организации на определенный день месяца. Этот показатель применяется компаниями и предпринимателями при составлении таких налоговых и статистических отчетов, к примеру, как форма 4-ФСС и «Сведения о неполной занятости и движении работников за квартал».
Определим, какие категории работников должны быть учтены при исчислении величины списочной численности, а какие исключаются из расчета.
Списочная численность персонала: каких работников учитывать
Определение списочной численности работников осуществляется на основании положений, закрепленных в приказе Росстата № 498 от 26.10.2015 года (далее – приказ) в редакции от 27.10.2016 года.
В соответствии с п. 78 приказа списочная численность работников предприятия — это основа для исчисления среднесписочной численности, не менее значимого показателя.
При определении списочной численности должны учитываться работники, которые трудятся в компании на основании трудовых договоров, как с указанием срока действия, так и бессрочных. К ним относят даже тех сотрудников, которые заняты в компании не постоянно, а временно или привлекаются для выполнения сезонных работ. Важно отметить, что в списочную численность также включаются работники, которые фактически отсутствуют на рабочем месте в установленный день – командированные сотрудники, временно нетрудоспособные, отпускники. Полный список лиц, учитываемых при исчислении списочной численности, представлен в п. 79 приказа.
Тем не менее, определенная группа работников исключается при определении списочной численности работников. К их числу относят:
- Работники, трудящиеся по внешнему совместительству;
- Граждане, с которыми заключен договор ГПХ;
- Лица, работающие по спецдоговорам (военные и иные);
- Собственники компании, которые не получают заработную плату.
С полным перечнем можно ознакомиться в п. 80 приказа.
Списочная и среднесписочная численность: что это и как ее рассчитать
Количественная характеристика персонала на предприятии измеряется такими показателями, как списочная и среднесписочная численность работников. Каждый вид численности используется для различных целей.
Что такое среднесписочная численность работников
Среднесписочная численность (ССЧ) — это усреднённый показатель количества работников, которые числились на предприятии в течение определённого временного интервала.
К примеру, рассчитать месячный ССЧ можно по формуле:
ССЧ = Сумма СЧ за все дни месяца/Число дней в месяце
Каких работников учитывать при расчёте среднесписочной численности?
СЧ показывает, сколько человек работало на предприятии в определённую дату. Учитываются все сотрудники в штате:
фактически работавшие в день, за который ведётся расчёт, в том числе удалённые;
отсутствовавшие на рабочем месте по каким-либо причинам, например:
командировка;
отпуск;
декрет;
болезнь;
выполнение общественных обязанностей;
прогул.
акционеры и учредители, если предприятие выплачивает им зарплату.
В расчёте списочной численности каждый работник берётся за единицу и учитывается однократно. Следовательно, СЧ представляет собой сумму единиц персонала.
Значение СЧ должно соответствовать табелю учёта рабочего времени — документу, который служит обоснованием для начисления зарплаты.
Среднесписочная численность вновь созданной организации
Вновь созданные организации при расчете суммируют среднесписочную численность за все отработанные в соответствующем году месяцы и делят полученную сумму на 12, а не на количество месяцев работы.
Когда нужна среднесписочная численность
Среднесписочная численность работников компании и ИП — один из самых важных показателей. Его нужно определять при сдаче РСВ — расчета по страховым взносам, квартальных расчетов в ФСС и Пенсионный фонд, а также при составлении статистической отчетности. Кроме того, от среднесписочной численности зависит, в каком виде налогоплательщики и страхователи должны отчитаться перед инспекцией и фондами.
Отличия списочной от среднесписочной численности
Чтобы понять отличия ССЧ от СЧ необходимо обратиться к понятию ССЧ и подробной формуле её расчета.
Среднесписочная численность работников общий порядок и формула расчета
При расчете среднесписочной численности следует руководствоваться порядком, который Росстат предписывает применять для заполнения статистической формы.
Общую формулу расчета среднесписочной численности работников за год можно представить следующим образом :
СрЧ год = (СрЧ 1 + СрЧ 2 + . + СрЧ 12) / 12
СрЧ год — это среднесписочная численность за год;
СрЧ 1, 2 и т. д. — среднесписочная численность за соответствующие месяцы года (январь, февраль, . декабрь).
В свою очередь, для расчета среднесписочной численности работников за месяц нужно просуммировать списочную численность за каждый календарный день месяца, включая праздники и выходные, и разделить эту сумму на число календарных дней этого месяца.
Каких работников не нужно включать в ССЧ
При расчёте СЧ а, следовательно, и ССЧ не нужно учитывать:
контрагентов и подрядчиков, с которыми сотрудничество оформлено договором ГПХ;
собственников бизнеса, если они не получают зарплату;
специалистов, которые проходят учёбу с отрывом от производства;
внешних совместителей.
Если сотрудник занимает больше одной ставки или является внутренним совместителем, то в СЧ он приравнивается к единице. В отличие от внутренних совместителей, внешние в СЧ не учитываются.
Также есть категории кадрового состава, которые учитываются при определении списочной численности, но не учитываются для среднесписочной. Это неработающие сотрудники в декрете, отпуске по уходу за детьми или учебном отпуске без сохранения зарплаты.
ССЧ сотрудников с полным рабочим днем
Если часть работников занята полное рабочее время, а другая часть — неполное рабочее время, среднесписочную численность нужно считать следующим образом. Сначала определить среднесписочную численность сотрудников на полном графике за каждый месяц отчетного периода. Затем найти среднесписочную численность сотрудников на неполном графике за каждый месяц отчетного периода.
При подсчете ССЧ сотрудников с полным рабочим днем, прежде всего, необходимо выяснить, какой была численность работников в каждом из календарных дней месяца, включая выходные и праздники. Численность в нерабочий день принимается равной численности в предшествующий рабочий день.
Численность за каждый день месяца нужно просуммировать и разделить на количество календарных дней месяца. Полученное число следует округлить до целого значения (остаток менее 0,5 отбрасывается, остаток 0,5 и более округляется в большую сторону).
ССЧ работников с неполной ставкой
Работников, занятых неполное рабочее время, нужно считать обособленно. Правда, это относится лишь к тем, кто переведен на неполный график по трудовому договору, штатному расписанию, либо давал письменное согласие на неполное рабочее время.
Люди, для которых сокращенное рабочее время установлено на основании закона (инвалиды, несовершеннолетние и проч.), учитываются на общих основаниях как целые единицы. Кроме того, на общих основаниях учитываются специалисты, перешедшие на неполное рабочее время не добровольно, а по инициативе работодателя.
Обособленный учет подразумевает, что каждый не полностью занятый работник учитывается в среднесписочной численности пропорционально отработанному времени. Алгоритм расчета следующий. Чтобы определить показатель за месяц, нужно взять количество человеко-часов, отработанных всеми не полностью занятыми сотрудниками в данном месяце. Важная деталь: если в рабочий день человек отсутствовал по причине болезни, отпуска или прогула, количество человеко-часов берется за предыдущий рабочий день.
Полученный результат необходимо разделить на продолжительность рабочего дня. В итоге получится количество человеко-дней за данный месяц.
Далее показатель человеко-дней за месяц необходимо разделить на количество рабочих дней по календарю данного месяца. Полученная величина — это среднесписочная численность не полностью занятых работников за месяц.
ССЧ всех работников, пример расчета
Среднесписочная численность рассчитывается для квартала, полугодия, 9 месяцев и года. Принцип такой: посчитайте количество работников за каждый месяц периода и разделите на количество месяцев в этом периоде.
Если за период расчёта ничего не менялось — сотрудники не увольнялись и не приходили, работали на полной ставке, просто посчитайте их по головам.
Бывают ситуации посложнее. Появляются новые сотрудники и уходят старые, кто-то берёт декретный отпуск, а кто-то работает неполный день. Чтобы всё правильно посчитать, делаем следующее.
1. Считаем ССЧ сотрудников с полным рабочим днем.
Сложите работников за каждый день месяца — даже тех, кто болел или был в отпуске — и разделите на общее число дней в месяце.
Таким же способом посчитайте сотрудников за остальные месяцы.
2. Считаем ССЧ сотрудников с неполной ставкой.
Если у вас нет сотрудников с неполным рабочим днём, переходите к следующему шагу.
Сначала посчитайте, сколько часов отработали все сотрудники с неполной ставкой за каждый месяц.
Отработанные часы сотрудников разделите на дневную норму рабочих часов, умноженную на число рабочих дней в месяце.
3. Считаем ССЧ всех сотрудников.
Сложите ССЧ сотрудников с полным рабочим днём и неполной ставкой за каждый месяц. Результат округлите до целого числа.
Разделите количество работников на полной и неполной ставке на количество месяцев в периоде. Снова округлите до целого числа.
Численность рассчитывается за периоды:
· квартал – посчитайте ССЧ сотрудников с января по март и разделите на 3;
· полугодие – посчитайте ССЧ сотрудников с января по июнь и разделите на 6;
· 9 месяцев – посчитайте ССЧ сотрудников с января по сентябрь и разделите на 9;
· год – посчитайте ССЧ сотрудников с января по декабрь и разделите на 12.
Итоговый результат среднесписочной численности работников нужен для РСВ и 4-ФСС.
Особенности отражения среднесписочной численности в отчетности
От ССЧ зависит, как работодатель будет отчитываться по сотрудникам: на бумаге или электронно. Например, РСВ можно сдавать на бумаге, только если сотрудников не больше 10. Еще ССЧ влияет на ограничения для УСН и патента. На патенте численность не должна превышать 15 человек, а на УСН — 130. Если сотрудников станет больше, придется сменить систему налогообложения.
Сроки представления отчетности по среднесписочной численности
Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год представляются организациями в налоговый орган не позднее 20 января текущего года.
В случае создания (реорганизации) организации — не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором организация была создана (реорганизована).
Что грозит за непредставление сведений
Информация подается в составе Расчета по страховым взносам (РСВ).
За срыв срока при сдаче РСВ ответственность предусмотрена ст. 119 НК РФ
— штраф в размере от 5% до 30% от суммы неуплаченных вовремя взносов, но не менее 1000 руб.
Если субъект хозяйствования не подаст сведения по форме П-4, к нему могут быть применены меры воздействия в соответствии со ст. 13.19 КоАП РФ:
· административный штраф в отношении должностных лиц выписывается в сумме от 10 до 20 тыс. руб.;
· штраф применительно к юридическим лицам в размере от 20 до 70 тыс. руб.;
· при повторном нарушении максимальный уровень взыскания для должностных лиц возрастает до 50 тыс. руб., для предприятий до 150 тыс. руб.
Средняя численность
Понятие средняя численность (СЧ) более широкое. Так, согласно п. 75 Указаний средняя численность включает:
- ССЧ сотрудников по трудовым договорам;
- среднюю численность внешних совместителей;
- среднюю численность исполнителей по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).
Важно! В состав средней численности исполнителей по договорам ГПХ не включают: самозанятых, ИП, а также лиц, с которыми заключены авторские договоры на передачу имущественных прав (п. 81 Указаний).
Среднюю численность внешних совместителей рассчитывают так же, как и ССЧ работников на неполном дне — пропорционально отработанному времени.
Среднюю численность исполнителей по договорах ГПХ рассчитывают так же, как и ССЧ работников на полном дне. То есть исполнитель учитывается за целую единицу каждый день, пока действует его договор. В выходные (праздничные, нерабочие) дни численность исполнителей по ГПД определяют по предшествующему рабочему дню.
Когда нужна среднесписочная численность
Во-первых, показатель ССЧ входит в ряд отчетов, которые сдают предприятия в контролирующие органы. Например, ССЧ отражается в расчете по страховым взносам, расчете 4-ФСС, некоторых формах отчетности в Росстат (П-4, П-5 и т. д.)
Во-вторых, на основе величины ССЧ бухгалтер определяет способ подачи отчетности в госорганы.
Так согласно п. 3 ст. 80 НК РФ налогоплательщик обязан сдать декларацию электронно, если его ССЧ за предшествующий год больше 100 человек.
А расчет 4-ФСС в Соцстрах сдают электронно, если ССЧ за предшествующий расчетный период больше 25 человек (ст. 24 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Важен показатель ССЧ и для применения некоторых льгот.
Так, вновь созданные IT-компании вправе претендовать на льготу по страховым взносам, если их ССЧ не меньше 7 человек (ст. 427 НК РФ).
А предприятия, на которых трудятся инвалиды, могут получить освобождение от НДС, если ССЧ инвалидов среди работников не меньше 50% (письмо Минфина № 03-01-11/82904 от 22.09.2020).
Рассмотрим схему расчета среднесписочной численности для наиболее частых случаев:
Тип сотрудника
Учет в списочной численности
Учет в среднесписочной численности
Пример
Основной сотрудник с полным рабочим днем
n — количество отработанных сотрудником календарных дней в месяце;
m — количество календарных дней месяца
Сотрудник увольняется с 20 июня.
В списочную численность на 30 июня он включается как 0 (поскольку на 30 июня уже не работает в организации).
В среднесписочную численность за июнь он включается как:
Основной сотрудник с неполным рабочим днем, установленным по соглашению сторон (ст. 93 ТК РФ)
x — количество отработанных сотрудником часов за месяц (при этом за дни болезни, отпуска и других неявок, приходящихся на рабочие дни, в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню);
y — количество рабочих часов в месяце по нормативному графику работы
Допустим, сотрудница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, вышла на неполный рабочий день на 5-дневный график с 6-часовым рабочим днем взамен 8-часового.
Если в таких условиях сотрудница отработала весь июнь 2015 года (в июне 21 рабочий день), то ее списочная численность на 30 июня будет равна 1, а среднесписочная:
Если женщина отсутствовала с 8 по 10 июня, например, по причине временной нетрудоспособности, то эти дни все равно участвуют в расчете среднесписочной численности, и за июнь она по-прежнему будет равна 0,75.
Если женщина уволилась с 11 июня (т. е. отработала 9 рабочих дней), то ее среднесписочная численность за июнь будет равна:
Основной сотрудник с сокращенным рабочим днем, установленным законодательством (ст. 92 ТК РФ)
n — количество отработанных сотрудником календарных дней в месяце;
m — количество календарных дней месяца
Сотрудник весь июнь отработал во вредных условиях труда 36 часов в неделю.
В списочную численность на 30 июня он включается как 1.
В среднесписочную численность за июнь он включается как:
Основной сотрудник с неполным рабочим днем, установленным по инициативе работодателя (ст. 74 ТК РФ)
n — количество отработанных сотрудником календарных дней в месяце;
m — количество календарных дней месяца
Чтобы избежать массового увольнения сотрудников, работодатель вводит на июнь неполный рабочий день для ряда работников.
В списочную численность на 30 июня такой сотрудник включается как 1.
В среднесписочную численность за июнь такой сотрудник включается как:
Находящийся в отпуске по уходу за ребенком, по беременности и родам
Сотрудница весь июнь находилась в отпуске по уходу за ребенком.
В списочную численность на 30 июня она включается как 1.
В среднесписочную численность за июнь она включается как 0.
Сотрудник отработал весь июнь техником как внешний совместитель, на 0,5 ставки.
В списочную численность на 30 июня он включается как 0.
В среднесписочную численность за июнь он включается как 0.
Учитывается только по основному месту работу
Учитывается только по основному месту работу
Сотрудник отработал весь июнь в организации инженером на основной работе (на полную ставку) и лаборантом по совместительству.
В списочную численность на 30 июня он включается как 1 по должности инженера.
В среднесписочную численность за июнь он включается как 1 по должности инженера.
Для отображения в отчете П-4 итоговый показатель среднесписочной численности организации округляется до целого числа по правилам арифметики.
Иногда у кадровых работников возникает вопрос, как рассчитать среднесписочную численность работников за квартал? Этот показатель определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы работы организации в квартале и деления полученной суммы на три.
Среднесписочная численность работников за период с начала года по отчетный месяц включительно определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы, истекшие за период с начала года по отчетный месяц включительно, и деления полученной суммы на число месяцев за период с начала года.
Чтобы быстро и безошибочно рассчитывать показатели списочной и среднесписочной численности, воспользуйтесь программами автоматизации кадрового учета. Например, программа Контур-Персонал рассчитывает показатели на любую дату и за любой период, при этом учитывает все вышеперечисленные правила . Если же вы сомневаетесь в показателях, рассчитанных Контур-Персоналом, вы можете воспользоваться проверочными отчетами в программе, которые подскажут, каким образом каждый сотрудник учтен в списочной и среднесписочной численности.
Списочная численность сотрудников
Списочная численность – это показатель, на основании которого определяется среднесписочная численность работников.
- необходимо сделать расчёт списочной численности работников за каждый день месяца (с 1 по 30 или 31 число, а для февраля – по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни;
- суммировать полученные значения;
- разделить эту сумму на число календарных дней месяца.
Так выглядит формула расчёта среднесписочной численности. При этом данные о численности работников за каждый день берутся из табеля учёта рабочего времени.
Аналогичным образом рассчитывается и среднесписочная численность за неполный месяц, но суммированная списочная численность работников за каждый календарный день работы организации при этом все равно делится на общее число календарных дней в отчетном месяце. Среднесписочная численность работников за отчетный период (год) определяется путем суммирования среднесписочной численности за каждый месяц работы в отчетном периоде (году) и деления полученной суммы на число месяцев в нем (т.е. 12 мес.).
При этом отдельные категории работников не включаются в списочную численность, например, работники, выполняющие работы по гражданско-правовым договорам.
Вместе с тем некоторые работники списочной численности не включаются в среднесписочную численность, в частности, женщины, находившиеся в отпуске по беременности и родам, лица, находившиеся в отпуске в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в отпуске по уходу за ребенком.
С интернет-бухгалтерией «Моё дело» вам не нужно самостоятельно считать списочную численность работников – отчёт о среднесписочной численности будет сформирован автоматически, вам необходимо лишь проверить точность указанных данных. Вы всё сдадите вовремя – налоговый календарь напомнит о сроках представления сведений.
Отчетность по среднесписочной численности
Сведения о среднесписочной численности работников с 2021 года в качестве отдельного отчета не подаются. Эта информация теперь отражается в составе РСВ. Как заполнять РСВ.
Электронные отчеты в госорганы
Где и зачем применяется списочная численность работников
Списочная численность работающих — одна из характеристик работодателя, позволяющая решать целый ряд задач:
- оценить эффективность труда;
- рассчитать объем реальной выработки;
- произвести расчет средней заработной платы.
Показатель фактической численности персонала по списку необходим для расчета среднесписочной численности за определенный период деятельности компании. Потребуется значение списочной численности и при сдаче статистической и налоговой отчетности. Исходя из списочного количества персонала, определяется возможность медицинским и образовательным учреждениям применять ставку в размере 0 % для налога на прибыль.
Может пригодиться: как составить отчет о среднесписочной численности
Методы расчета и сбора сведений о списочной численности работников
Метод определения количества персонала по списку содержится в указаниях, утвержденных Приказом Росстата от 30.11.2022 № 872. Показатель определяется в соответствии с:
- приказами о приеме на работу и трудовыми договорами;
- распоряжениями о переводе;
- данными о прекращении трудовых отношений.
Показатель формируется за конкретный день и подтверждается данными табелей учета рабочего времени.
Может пригодиться: как заполнить табель учета рабочего времени
Показатель списочного состава — целое число вне зависимости от отработанного времени и любых других факторов.
Что такое списочная и среднесписочная численность?
Diverse group of people talking and laughing.
Списочная численность представляет собой параметр списочного состава за какое-то определенное время. Обычно формируют такую отчетность за год, месяц, квартал. Этот показатель требуется для формирования налоговой отчетности. Кроме того, по нему определяется и масса других показателей, например, уровень средней зарплаты на предприятии, оценка эффективности сотрудников и тому подобное.
К списочной численности относятся работники компании, которые в указанный период времени работали в ней. Но есть и исключения из правил. В списочной численности сотрудники заносятся как самостоятельная единица, при этом включаются те, кто непосредственно работают, а также те, кто временно отсутствуют (например, в отпуске или на больничном). Численность обязательно согласуется с той информацией, которая прописана в табеле рабочего времени сотрудников. Исключение – это сотрудники, которые оформлены по договорам.
Среднесписочный показатель рассчитывается в зависимости от списочной численности. Потребуется:
- Просуммировать число сотрудников из списочного состава. При этом считаются все дни, как выходные, так и праздничные.
- Полученную сумму делят на число дней периода, за который формируется отчетность.
Средняя численность
Этот показатель учитывается, когда организация претендует на льготы при уплате налогов за текущий календарный период. В законе указывается, что отчетность с информацией о средней численности обязательно должна включать в себя данные о среднесписочном числе, а также среднюю численность работников, которые не оформлены официально, но работают по гражданско-правовым договорам.
Эти показатели на предприятии могут исчисляться только в комплексе. Как становится понятно из изложенного выше, без какой-то точной величины будет сложно вычислить другую, кроме того, можно, зная лишь одну величину вычислить и вторую. Порядок установления показателей определяется приказами и нормативными актами страны. Поэтому тем, кто занимается вычислением этих показателей, стоит ознакомиться с документацией.
