Работодатель обязан предоставить обратившемуся сотруднику копии документов, связанных с работой. В данном материале приведен порядок выдачи работнику копии его трудового договора. Рассмотрим, как правильно ее заверить, а также в каких случаях и в какой срок она должна быть выдана.
Обязанность перед руководством фирмы или коммерсантом выдать своему специалисту надлежащим способом заверенные копии приказов о приеме на работу, переводах или об увольнении возникает в силу прямого указания нормы ст. 62 Трудового кодекса РФ. Делается это по заявлению сотрудника. Кроме того, за их предоставление и заверение нельзя брать плату.
Однако перечень документов, упомянутых в части 1 статьи 62 ТК РФ, копии которых может запросить у работодателя сотрудник, не является полным. То есть помимо непосредственно указанных в законе, работодатель обязан по желанию работника выдать и другие документы, необходимые ему для реализации тех или иных прав.
Правило о выдаче документов распространяется в том числе и на случаи, когда отношения между работодателем и сотрудником на текущий момент времени уже прекращены (Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 07.12.2020 № 56-КГ20-8-К9, Апелляционное определение Московского городского суда от 30.06.2016 по делу № 33-25456/2016).
В отношении того, какие именно документы вправе запросить сотрудник у руководства компании или коммерсанта-работодателя, есть правовая неопределенность. Позиции судов в каждом конкретном случае зависят от фактических обстоятельств дела.
Так, есть судебная практика, согласно которой работодатель обязан выдать работнику на основании его заявления только копии документов, непосредственно связанных с работой данного человека, но не всех бумаг, связанных с производственным процессом (Апелляционное определение Самарского областного суда от 10.09.2019 по делу № 33-11114/2019).
Некоторые суды исходят из того, что локальные нормативные акты, такие как коллективный договор, должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка, после увольнения человека не связаны с его работой. Поэтому они не подлежат выдаче бывшему работнику в соответствии со ст. 62 ТК РФ (Определение Московского городского суда от 20.10.2017 № 4г-12829/2017, Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 04.04.2018 № 33-6491/2018).
Другие суды полагают, что на работодателе лежит обязанность безвозмездно предоставить сотруднику по его заявлению копии бумаг, связанных с работой, то есть документов, содержащих персональную информацию о работнике. Суды не относят сюда копии локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, с которыми работодатель обязан только ознакомить сотрудника под подпись (определения Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 04.03.2021 № 88-3894/2021, Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 15.09.2021 по делу № 88-13027/2021).
ТРУДОВОЙ ДОГОВОР: подводные камни, о которых нужно знать! Как самому проверить договор на нарушения
Вместе с тем существует позиция, согласно которой работодатель, руководствуясь ст. 62 ТК РФ, обязан предоставить сотруднику также копии тех документов, которые, хотя и не содержат сведений о работе конкретного человека, однако непосредственно затрагивают его права и обязанности. Локальные нормативные акты также относятся к таким бумагам (Определение Московского городского суда от 24.08.2011 по делу № 33-25677).
Относительно предоставления работнику копии трудового договора суды единогласны. Они признают такие действия со стороны работодателя правомерными и необходимыми, исходя из положений ст. 62 ТК РФ. Поэтому руководство компании или предприниматель обязаны предоставить своему сотруднику копию трудового договора в случае такого требования с его стороны.
Это правило действует, даже несмотря на то, что экземпляр трудового договора выдавался человеку прежде, при его заключении (Апелляционные определения Московского городского суда от 12.09.2016 по делу № 33-32633/2016, от 28.10.2014 по делу № 33-38031/2014). Копия трудового договора должна быть заверена работодателем и выдана сотруднику безвозмездно (ч. 1 ст. 62, ч. 1 ст. 67 ТК РФ, Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 07.12.2020 № 56-КГ20-8-К9).
Работодателям, которые решили использовать электронный кадровый документооборот, нужно учитывать особенности взаимодействия с работниками, в том числе и при выдаче им документов, связанных с работой, и их надлежащим образом заверенных копий (ч. 10, 11 ст. 22.3 ТК РФ).
Заверенная копия трудового договора выдается сотруднику на основании его письменного заявления. То есть если сотруднику нужна такая бумага, он должен проявить инициативу и обратиться к руководству компании или к предпринимателю, которые являются его работодателем или были им прежде.
В этом документе должны содержаться: просьба выдать такую копию, личная подпись обратившегося человека, дата. Работодатель должен сделать дополнительный экземпляр трудового договора и заверить его. При этом надо соблюдать определенные правила, о которых будет рассказано в отдельном разделе нашего материала.
Сейчас подробнее остановимся на том, как работнику составить заявление о выдаче ему копии трудового договора. Такое заявление должно быть оформлено письменно в свободной форме, поскольку нормативно установленной формы нет. Но нужно учитывать, что в компании может быть разработана своя форма такого заявления. Тогда работнику нужно руководствоваться ею.
Оформляется такое заявление, как правило, в бумажном виде. Исключение предусмотрено для дистанционного работника: его заявление может быть в форме цифрового документа, подписанного его любой электронной подписью. Также дистанционный работник может указать в своем заявлении просьбу направить ему копию трудового договора также в форме электронного документа.
Такие выводы следуют из части 1 ст. 62, ч. 2, 6, 7 ст. 312.3 ТК РФ.
Законом установлен максимальный срок, в течение которого работодатель должен выдать работнику копию трудового договора: три рабочих дня со дня подачи человеком соответствующего заявления (ч. 1 ст. 62, ч. 7 ст. 312.3 ТК РФ). Это правило касается как обычного, так и дистанционного сотрудника.
Руководству компании или коммерсанту-работодателю рекомендуется зафиксировать дату подачи работником заявления. Это можно сделать в журнале входящей корреспонденции. А дату передачи работнику копии трудового договора можно зафиксировать в журнале исходящей корреспонденции, попросив человека поставить подпись о получении документа. Таким образом, у работодателя будет документальное подтверждение соблюдения указанного порядка.
В случае нарушения порядка выдачи работнику дополнительного экземпляра трудового договора существуют риски для работодателя. Так, ему может грозить привлечение к административной ответственности по части 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. Это возможно, если в нарушение части 1 ст. 62 ТК РФ сотруднику не будет выдана копию трудового договора в течение трех рабочих дней со дня подачи им письменного заявления об этом.
Копия трудового договора заверяется по определенным правилам. Рассмотрим их подробнее в данном разделе нашего материала.
Отметку о заверении на таком документе можно оформить так же, как и на выписке из трудового договора. Какие-либо особенности законом не предусмотрены. В частности, указывается слово «Верно», должность лица, которое ее заверяет, его подпись с расшифровкой, дата заверения.
Также нужно поставить печать, кроме случая, когда ее нет, и работодатель не обязан ее иметь. Если копия нужна для представления в другую организацию, потребуется указать, что оригинал документа находится в компании или у частного коммерсанта.
Копию документа работнику нужно выдать безвозмездно не позднее трех рабочих дней со дня подачи им заявления об этом.
Трудовой договор — документ, содержащий информацию об обязанностях, функциях сотрудника, условиях работы, режиме и оплате труда, а также некоторые другие аспекты взаимоотношений работодателя и работника. Его копию, заверенную определенным образом, сотрудник имеет право запросить у работодателя. В данном разделе нашего материала приведем образец того, как правильно оформить копию трудового договора для последующей выдачи ее работнику. Это поможет работодателю избежать ошибок и рисков.
Кто должен заверять
При оформлении копии трудового договора, вопрос о том, кто должен заверять документ, остается актуальным. Заверение копий трудовых договоров несет определенные функции и является важной составляющей процесса подтверждения документального статуса. Обратим внимание на нюансы решения данной задачи.
В соответствии с законодательством Российской Федерации, копии трудового договора должны быть заверены непосредственно нанимателем или лицами, уполномоченными на него. В большинстве случаев это представители кадровых служб организации.
Заверение копий трудовых договоров выполняется путем прикрепления печати организации на каждой странице документа или специального штампа, содержащего информацию о заверяющем органе. На штампе должны быть указаны полные наименование и адрес организации, а также номер и дата заверения копии.
При оформлении заверения копии трудового договора необходимо обратить внимание на следующие важные моменты:
- Подача заявления. Для заверения копии трудового договора необходимо подать заявление нанимателю или кадровым службам организации.
- Срок действия заверенного документа. Копия трудового договора должна быть заверена в течение срока действия основного документа.
- Возможные ошибки. При составлении копии трудового договора можно допустить ошибки или упущения, которые могут повлиять на правовой статус копии.
Чтобы избежать возможных ошибок при заверении копий трудовых договоров, можно использовать пошаговую инструкцию, которая поможет правильно провести данную процедуру и избежать неприятностей в будущем. При соблюдении всех обязательных требований и правил, копия трудового договора будет полностью правомерной и соответствующей действующим нормативам.
Кто заверяет документ?
При получении копии трудового договора необходимо заверить ее, чтобы избежать ошибок и допущений. В каких случаях и каким образом можно заверить копии документов?
Пошаговая инструкция по заверению копии трудового договора:
Для заверения копии трудового договора нужно обратиться к работодателю (нанимателю) в кадровые службы или к другому уполномоченному на получение и заверение документов лицу. В заявлении указывается требуемая информация: ФИО работника, дату подписания трудового договора и просьба о выдаче заверенной копии.
После подачи заявления и прохождения необходимых процедур документ выдается в виде заверенной копии. Время выдачи заверенной копии может быть различным и зависит от внутренних правил учреждения или организации.
Кто должен заверять копию трудового договора?
Заверять копию трудового договора может уполномоченное на это лицо: работодатель (наниматель) или представитель кадровых служб. Они имеют право удостоверять действия и подписи на оригинальных документах работника.
Какие документы нужны для заверения копии трудового договора?
Для заверения копии трудового договора необходим оригинал трудового договора, а также паспорт работника. Оригинал документа обязательно возвращается работнику после заверения копии.
Важно избежать ошибок при заверении копии трудового договора и оформить все документы в соответствии с законодательством.
Как доказать факт работы при отсутствии письменного трудового договора
Для признания трудовых отношений при отсутствии письменного трудового договора потребуется доказать сам факт работы, а также допуск к ней работника работодателем или его уполномоченным представителем. С указанной целью работнику необходимо запросить у работодателя документы, связанные трудоустройством. В частности, сведения о периоде работы в данной организации, размере заработной платы, начисленных и уплаченных страховых взносах.
Доказательствами трудоустройства могут являться аудио- и видеозаписи, которые подтверждают соответствующие факты. Кроме того, факт работы можно подтвердить с помощью свидетельских показаний. Доказательством также могут являться графики работы, смены, отпусков работников, расчетные листы о начислении заработной платы, сведения о перечислении денежных средств на банковскую карту работника, служебная переписка, направление работника на медосмотр.
Защита работником своих трудовых прав, свобод и законных интересов
Работник вправе осуществлять защиту своих трудовых прав, свобод и законных интересов всеми не запрещенными законом способами, в том числе путем обращения в государственную инспекцию труда или в суд. Государственная инспекция труда на основании обращения работника обязана провести проверку в отношении работодателя. При подтверждении фактов нарушения трудовых прав руководителю организации выдается предписание об устранении выявленных нарушений.
Факт работы в организации может быть установлен в судебном порядке. Для этого необходимо обратиться с соответствующим иском в суд. После установления наличия трудовых отношений между работодателем и работником, они подлежат оформлению в установленном трудовым законодательством порядке. После признания их таковыми у работника возникает право требовать взыскания задолженности по зарплате, компенсацию за неиспользованный отпуск и др.
Практикум по ТК РФ: чем отличается подпись от росписи
В Трудовом кодексе РФ есть два термина: «подпись» и «роспись». Первый в тексте встречается 20 раз, второй — 17.
В Трудовом кодексе РФ есть два термина: «подпись» и «роспись».
Первый в тексте встречается 20 раз, второй — 17.
«Подпись» — это собственноручное написание лицом собственной фамилии, имени, инициалов или их частей (элементов), как правило содержащее индивидуальные особенности, позволяющие визуально отличить подпись одного человека от подписи другого.
Посмотрим, как в Трудовом кодексе применяется термин «подпись»: «Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.» (ст. 66 ТК РФ).
Термин используется для указания на собственноручную подпись работника (представителя, опекуна и др.) в каком-либо документе, который должен быть этим лицом подписан.
А что тогда понимается под словом «роспись» в Трудовом кодексе? Является ли «росписью» собственноручная подпись работника?
Термин «роспись» применяется для подтверждения факта ознакомления работника с какой-либо информацией или документом, уже составленным и подписанным другими лицами.
Например: «Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись. При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами» (статья 68 ТК РФ).
Кадровик — самая стабильная профессия, даже в кризис!
С курсом профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП» вы с нуля освоите все тонкости кадрового учета: прием, увольнение сотрудников по новым правилам 2024 года, ведение воинского учета, работа в 1С:ЗУП, и получите диплом государственного образца, который подтвердит вашу новую профессию работодателю. Стоимость обучения сейчас снижена, успейте записаться по акции.
Кто должен делать «роспись»? Работник или работодатель? Является ли эта «роспись» каким-либо документом, например, журналом проведения инструктажей или журналом ознакомления с приказами? Или это не документ, а некая запись в документе? Где эта «роспись» должна в таком случае быть сделана?
В приказе, в журнале, в ведомости?
Например, будет ли соблюдено требование статьи 22 ТК РФ, если представитель работодателя в ведомости напишет: «С приказом № 1 от 01.01.2019 года машинист Иванов И. И. ознакомлен. Делопроизводитель Петрова А.А.»?
Где именно фиксировать факт передачи СТД-Р, решает сам работодатель. Самые распространенные варианты:
1) оформление второго экземпляра СТД-Р, на котором работник делает собственноручную запись о получении, проставляет подпись и дату получения. Он остается у работодателя и хранится в отдельном деле;
2) оформление аналогичной записи на заявлении, в котором работник ранее просил выдать СТД-Р (см. «!» в Примере 1);
3) составление реестра документов, выданных работнику при увольнении, где он расписывается за получение всего комплекта документов;
4) ведение отдельного журнала учета выданных документов по форме СТД-Р, где проставляют подпись работника и дату выдачи (Пример 2);
5) оформление отдельной расписки в получении СТД-Р.
Пример 2. Образец журнала учета выдачи работникам сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р
Ответственность за невыдачу СТД-Р при увольнении и другие последствия
Непредставление СТД-Р при увольнении является серьезным нарушением и приравнивается к невыдаче трудовой книжки. Во-первых, работодателя могут привлечь к административной ответственности (по ст. 5.27 КоАП РФ), если работник обратится в ГИТ или прокуратуру. Штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ может достичь 5000 рублей на должностное лицо и ИП, 50 000 рублей на организацию.
Если же работодатель ранее уже был уличен в аналогичном правонарушении, то будет применена ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ, где размер штрафа выше (до 20 000 и 70 000 рублей соответственно).
Некоторые специалисты считают, что невыдача сведений о трудовой деятельности наказывается только по «специальной» норме. Такая действительно существует (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ), и она достаточно лояльна (штраф на должностных лиц до 500 рублей).
Только вот применяется она по другому поводу – за непредставление или представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности в ПФР. То есть за сведения по форме СЗВ-ТД.
Связанный материал
Заполняем СЗВ-ТД: последние рекомендации ПФР
См. статью «Заполняем СЗВ-ТД: последние рекомендации ПФР» в № 1’ 2022
Во-вторых, работник может обратиться в суд с требованием выдать СТД-Р и возместить неполученный заработок (а также моральный вред и судебные издержки). В соответствии со ст.
234 ТК РФ, работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок в случаях незаконного лишения его возможности трудиться, в частности, когда заработок не получен в результате задержки предоставления сведений о трудовой деятельности. Здесь стоит учитывать, что такая ответственность наступает, если работник сможет доказать факт отказа в приеме на работу другими работодателями из-за отсутствия у него сведений о трудовой деятельности.
На практике это бывает сложно. Кроме того, работодатель – не единственный источник получения сведений о трудовой деятельности. Работник может получить СТД-ПФР через портал госуслуг, в МФЦ или непосредственно в ПФР и предъявить эти сведения потенциальному работодателю для трудоустройства. Но в любом случае судебные тяжбы отнимают если не деньги, то время и нервы. Поэтому стоит выполнить законную просьбу работника.
Связанный материал
Как направлять кандидату отклик на портале «Работа в России»?
См. ответ на вопрос, надо ли отвечать соискателям, пришедшим с сайта «Работа в России», в № 7’ 2022
Работодатель отправил СТД-Р спустя месяц после увольнения. Работница не смогла отсудить средний заработок за время задержки, потому что не было доказательств обращения к другим работодателям с целью трудоустройства и отказа в этом по причине отсутствия у нее сведений о трудовой деятельности. А вот компенсацию морального вреда в размере 5000 рублей она получила (решение Нижневартовского городского суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 08.10.2021 по делу № 2-5674/2021).
Есть еще один неприятный момент, который решит своевременное вручение работнику СТД-Р, – запуск срока течения исковой давности по спору об увольнении. Он составляет один месяц со дня получения работником копии приказа об увольнении либо трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности от работодателя (ч. 1 ст. 392 ТК РФ).
Представьте: работник был так недоволен основанием увольнения, что ушел, едва увидев приказ в руках кадровика. С приказом не ознакомили, да еще и СТД-Р не отправили. Через полгода-год работник обращается в суд, и увольнение признают незаконным. За все это время работодатель должен выплатить ему средний заработок.
А вот если бы СТД-Р выслали работнику вовремя, то через месяц со дня получения письма можно было бы вздохнуть спокойно. Конечно, суд может восстановить срок исковой давности по уважительным причинам, но такие работнику надо еще найти и доказать.
Связанный материал
Правила исчисления сроков, связанных с увольнением
См. статью «Правила исчисления сроков, связанных с увольнением» в № 12’ 2019
