Почему нельзя хранить копии документов в личном деле работника

Роструд разъяснил, вправе ли работодатель хранить копии документов сотрудников (паспорт, СНИЛС и т.п.) в их личных делах.

Порядок ведения личных дел работников законодательством не установлен. Однако хранить копии документов работников можно только при наличии их письменного согласия. В противном случае копии следует вернуть сотрудникам.

• Досрочный выход из декрета 2 февраля
• Как уволить работника в связи с выходом на пенсию 2 февраля
• Положение об аттестации 2 февраля
• На перенос отпуска нужно согласие работодателя, если он не обязан его перенести 2 февраля
• Письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 24.01.2024 № ПГ/29654/10-2762-ОБ/1426 2 февраля

Условия, при которых хранение копий безопасно

В ст. 86 ТК РФ обозначены цели, для которых работодателям разрешено использование и хранение данных сотрудников. Ими пользуются для:

• обеспечения соблюдения законов и иных нормативных актов;
• содействия в трудоустройстве; предоставления образования и продвижения по службе;
• обеспечения личной безопасности работников;
• контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

Во многих организациях, не зная, какие документы нельзя хранить в личном деле работника, держат копии паспортов и иных документов по традиции. И иногда даже после увольнения. Между тем, список целей, для которых работодателям разрешено использовать персональные данные сотрудников, и перечень документов, которые допускается хранить в личных делах сотрудников, закрытые — никак иначе пользоваться копиями нельзя. Например, ксерокопия паспорта поможет заполнить карточку работника, может, еще пару бумаг, но потом она больше не нужна.

Но теперь за хранение персональных данных сотрудника «просто так» штрафуют, и работодатели начали волноваться: что делать? Если в организации такие сведения по какой-либо причине нужны, в ЛНА перечислите, о каких бумагах идет речь, и оговорите, где хранить копии документов сотрудников, получите согласие на их хранение, а затем будьте готовы объяснить проверяющим, для чего они используются.

Кстати, информация, что ввели запрет на 9 документов в личных карточках сотрудников, — не более чем предупреждение, основанное на законодательстве. Но рекомендуем перестраховаться и убрать из дел сотрудников те бумаги, которые не нужны для реализации задач и обязанностей работодателя.

Специалисты Федеральной службы по труду и занятости подчеркивают, что хранение копий паспортов в личном деле сотрудника следует устанавливать с учетом требований нормативных актов, регламентирующих отношения в сфере неприкосновенности частной жизни, сбора и хранения персональной информации. По нормам Федерального закона от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных», собирать, хранить, использовать и распространять данные гражданина возможно, только если он сам дал согласие на обработку его личной информации.

Условия хранения копий документов работников

Штрафы за незаконное хранение

Чиновники по-своему ответили на вопрос, можно ли хранить копии документов в личном деле работника в 2020 г., но в судебной практике уже имеются случаи, когда хранение копий у работодателя судьи посчитали ненужным. В частности, в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013 заявлено, что для обработки персональных данных работников, принимаемых на работу, достаточно сверить сведения с оригиналами, и храниться копия паспорта в личном деле работника не должна.

Вкладывать в дела работников копии их персональных бумаг или нет, решать вам. Напомним только, что за нарушение норм в области персданных штрафуют по ст. 13.11 КоАП РФ. Так, за обработку информации в случаях, не прописанных законодательством, равно как и за обработку, несовместимую с установленными целями, должностных лиц штрафуют на 5000-10 000 рублей, а организацию — на 30 000-50 000 рублей.

В свете разъяснений Роструда работодателей будут штрафовать по п. 2 ст. 13.11 КоАП РФ. По ней, за обработку информации без письменного согласия субъекта персональных данных штраф для должностных лиц повышается до 10 000-20 000 рублей, а для компаний — до 15 000-75 000 рублей.

Нужно ли уничтожать копии личных документов работников (паспорт, СНИЛС, документы об образовании) после их увольнения?

В организации находятся копии личных документов работников, такие как паспорт, СНИЛС, документы об образовании. Копии данных документов хранятся не в личных делах работников. При приеме на работу сотрудник подписывает согласие на обработку персональных данных, в том числе на их хранение. Что необходимо делать с копиями данных документов при увольнении сотрудника?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Эти документы должны быть уничтожены, если иное не было оговорено в соглашении между работником и работодателем.

Обоснование вывода:

В силу ч. 4 ст. 21 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ) в случае достижения цели обработки персональных данных оператор обязан прекратить обработку персональных данных или обеспечить ее прекращение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора) и уничтожить персональные данные или обеспечить их уничтожение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора) в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, иным соглашением между оператором и субъектом персональных данных либо если оператор не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Законом N 152-ФЗ или другими федеральными законами.

Кроме того, согласно ч. 5 ст. 21 Закона N 152-ФЗ, если сохранение персональных данных не требуется для целей обработки персональных данных, оператор обязан прекратить обработку персональных данных и уничтожить их в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных.

Для этого оператору предоставляется срок, не превышающий тридцати дней с даты поступления указанного отзыва, если иное не предусмотрено соглашением между оператором и субъектом персональных данных либо если оператор не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных данным законом или другими федеральными законами. При отсутствии возможности уничтожить персональные данные в 30-дневный срок, установленный в ч. 4 или в ч. 5 ст. 21 Закона N 52-ФЗ, оператор должен их блокировать и обеспечить их уничтожение в срок не более чем шесть месяцев, если иной срок не установлен федеральными законами (ч. 6 ст. 21 Закона N 152-ФЗ).

Таким образом, если в рассматриваемом случае срок хранения персональных данных работника специально не оговорен работодателем и работником (например, в отдельном соглашении) и цели обработки персональных данных работника достигнуты работодателем, работодатель должен уничтожить персональные данные работника.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат юридических наук Сулейманов Марат

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Почему нельзя хранить копии документов с персданными в личном деле работника?

На основании чего работодатель не имеет права хранить в личном деле копии паспорта, ИНН, военного билета и прочих документов, которые содержат информацию личного характера с персональными данными?

Как такового прямого запрета на хранение копий документов работника законодательство не предусматривает.

Вместе с тем у работодателя должна иметься конкретная, заранее определенная и законная цель для хранения таких документов.

Обратите внимание

В отсутствие такой цели даже согласие работника не является достаточным основанием для их хранения.

Прежде всего отметим, что ни нормами ТК РФ, ни нормами Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных» (далее – ​Закон № 152‑ФЗ) не установлено прямого запрета на копирование работодателем документов, представляемых работником при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности, а также на хранение работодателем копий этих документов.

Однако указанные документы содержат персональные данные работника, а действия работодателя по копированию документов работника и хранению копий этих документов подпадают под понятие «обработка персональных данных» (ст. 3 Закона № 152‑ФЗ).

Обратите внимание

Таким образом, само по себе наличие у работодателя копий документов работников не является нарушением Закона № 152‑ФЗ, если им соблюдаются требования законодательства, предъявляемые к сбору и хранению персональных данных работников.

По общему правилу, сформулированному в п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона № 152‑ФЗ, обработка персональных данных может осуществляться с согласия субъекта персональных данных.

Согласие дается субъектом персональных данных или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено федеральным законом (ч. 1 ст. 9 Закона № 152‑ФЗ).

Обратите внимание

К примеру, согласие исключительно в письменной форме требуется на обработку специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, биометрических персональных данных, на трансграничную передачу персональных данных на территории иностранных государств, не обеспечивающих адекватной защиты прав субъектов персональных данных. Требования к содержанию такого согласия изложены в ч. 4 ст. 9 Закона № 152‑ФЗ.

В п. 2–11 ч. 1 ст. 6 Закона № 152‑ФЗ приведены исключения, когда оператор вправе обрабатывать персональные данные физического лица без его согласия. Одним из таких исключений является ситуация, когда обработка персонифицированной информации необходима для осуществления и выполнения возложенных законодательством РФ на оператора функций, полномочий и обязанностей (п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона № 152‑ФЗ).

Обратите внимание

Так, например, хранение заявлений работников на налоговый вычет, получение денежных средств оправдано требованиями налогового законодательства, законодательства о бухгалтерском учете.

Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ обязывает налогоплательщиков в течение 5 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.

Обратите внимание

В соответствии с ч. 1 и 2 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Соответственно, организация в силу закона обязана обеспечить хранение этих документов в течение установленных сроков.

Согласия работников для этого не требуется. Таким образом, необходимым условием для хранения копий документов работников является наличие или соответствующего согласия работника, или одного из обстоятельств, предусмотренных п. 2–11 ч. 1 ст. 6 Закона № 152‑ФЗ.

Обратите внимание

Однако даже выполнение этого условия не является достаточным. Закон № 152‑ФЗ в качестве одного из принципов обработки персональных данных постулирует то, что такая обработка должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей.

Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки.

При этом обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (ч. 2, 5 ст. 5 Закона № 152‑ФЗ). Если обработка персональных данных осуществляется на основании согласия работника, то такое согласие должно содержать информацию о целях обработки персональных данных (там же).

Статья 86 ТК РФ предоставляет работодателю право обрабатывать персональные данные работника исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

Обратите внимание

Таким образом, если работодатель не сформулировал цель хранения копий документов работников или если такое хранение является избыточным для достижения заявленных им целей, это исключает возможность такой обработки персональных данных.

Так, отдельные суды признают незаконным хранение работодателем копий документов работников, в частности, копии паспорта, копии военного билета, копии свидетельства о рождении, копии свидетельства о заключении брака и иного, даже при наличии согласия работника на обработку его персональных данных (см., например, решение Арбитражного суда Ростовской области от 14.11.2013 № А53-12557/2013, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 № Ф08-480/14 по делу № А53-10287/2013).

Имеет ли право отдел кадров хранить в личном деле работника копии документов работника?

Если у вас не открываются ссылки, обратитесь, пожалуйста, в нашу Компанию для получения доступа к материалам.

Контролирующие органы и суды считают такое хранение обработкой персональных данных, избыточных по отношению к заявленным целям обработки. В связи с этим, рекомендуется все нужные данные из документов вносить в личную карточку, в противном случае есть риск привлечения к ответственности.

Правовое обоснование.

Копии паспорта, военного билета и других документов сотрудника, не связанных с работой, в личном деле хранить не надо. Все нужные вам данные из документов внесите в личную карточку.

Ситуация из практики. Можно ли хранить копии документов в личном деле работника?

Хранить копии документов (паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) работника в его личном деле работодатель может, если работник дал согласие на хранение и обработку персональных данных (Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за II квартал 2017 г. (утв. Рострудом)).

Вместе с тем Роскомнадзор считает такое хранение обработкой персональных данных, избыточных по отношению к заявленным целям обработки, что нарушает ч. 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ. Аналогичной позиции придерживаются суды. Так, в Постановлениях Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/2013 по делу N А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу N А53-13327/2013 указано, что собирая и храня в документах кадрового учета копии страниц паспорта, военного билета и других документов, которые содержат персональные данные работника, организация превысила объем обрабатываемых персональных данных.

Учитывая неоднозначность позиции по рассматриваемому вопросу, рекомендуем не хранить в личных делах работников документы, содержащие их персональные данные, если такая необходимость не установлена нормативно. Это позволит избежать ответственности по ч. 1 — 2.1 ст. 13.11 КоАП РФ.

При заключении трудового договора гражданин, поступающий на работу, предъявляет работодателю паспорт или иной документ, удостоверяющий его личность (ст. 65 ТК РФ, Решение Коллегии Евразийской экономической комиссии от 02.04.2019 N 53 «О классификаторе видов документов, удостоверяющих личность»).

Требование, а также возможность снятия копий паспорта, как и обязанности их хранения, трудовым законодательством не предусмотрены.

Вместе с тем паспорт гражданина РФ содержит персональные данные работника, а хранение копий паспорта подпадает под понятие «обработка персональных данных» (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ (далее — Закон N 152-ФЗ)).

Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества (п. 1 ст. 86 ТК РФ).

Таким образом, само по себе наличие у работодателя копий документов работников может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с требуемыми действующим законодательством.

Обработка персональных данных в рассматриваемом случае может осуществляться только с согласия субъекта персональных данных (п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ).

Таким образом, собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспорта работника, работодатель превышает объем обрабатываемых персональных данных работника, установленный Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами (п. 2 ст. 86 ТК РФ).

Подобный вывод также был сделан и в судебной практике, в частности в Постановлениях Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/2013 по делу N А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу N А53-13327/2013.

За обработку персональных данных, несовместимую с целями сбора персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 ст. 13.11 и ст. 17.13 КоАП РФ, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, предусмотрен штраф (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ):

• на должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб.;
• на юридических лиц — от 60 000 до 100 000 руб.

Таким образом, работодатель не вправе хранить копию паспорта работника в его личном деле. Хранение копии паспорта работника может быть признано нарушением законодательства в области персональных данных и повлечь ответственность, предусмотренную ч. 1, 1.1 ст. 13.11 КоАП РФ.

Копии каких документов можно хранить в личном деле

Ст. 6 закона №152-ФЗ разрешает обработку личных данных (в том числе и хранение копий) при следующих условиях:

• цели обработки соответствуют законодательству или международному договору, ратифицированному и действующему на территории Российской Федерации;
• владелец данных дал своё письменное разрешение;

• обработка и хранение информации осуществляется судами, органами исполнительной власти;
• обработка и хранение нужны для исполнения заключённого договора.

Таким образом, получается, что хранение документов в личном деле сотрудника в общем-то не целесообразно. Все необходимые сведения можно внести в личное дело, не сохраняя копий, по которым можно идентифицировать человека.

Но при этом если сам работник дал письменное согласие, то в его личном деле можно сохранять:

• копию паспорта (как способ его идентифицировать);
• копию диплома (как способ подтвердить его образование и квалификацию);

• копию военного билета (как способ подтвердить исполнение им обязанностей по воинскому учёту) и т. д.

Всё это может храниться только с письменного согласия работника. Просто так оставлять ксерокопии и подшивать их к личному делу нельзя.

Можно ли хранить копии после увольнения сотрудника

Позиция Роструда, выраженная им в разъяснениях, подтверждает: хранить документы после увольнения сотрудника допустимо – но лишь в тех случаях, когда работник дал на это согласие, и если причины для хранения имеются и не противоречат законодательству

Почти всегда у организации нет причин для такого хранения: расторжение трудового договора обрывает все правовые связи между работником и работодателем.

Поэтому если сотрудник увольняется, он может потребовать, чтобы ранее предоставленные им копии документов были возвращены ему или уничтожены. Возвращение может быть зафиксировано с помощью передаточного акта, а уничтожение – с помощью акта о списании, копию которого получит сотрудник.

Разумеется, эти документы не гарантируют, что организация не оставит себе ксерокопию или скан документа (нереально проверить, нет ли ксерокопии или распечатки в ящике стола или скана в скрытой папке на компьютере). Но в этом случае компания уже будет нести ответственность по закону за нарушение законодательства об обработке персональных данных, если эти сканы или бумажные документы хоть где-нибудь всплывут.

Вы сталкивались с проблемами при хранении копий документов в вашем личном деле?

У меня копий не брали – внесли нужные сведения в личную карточку, и всё. Я давал(а) согласие на обработку – и копии хранили. Я отозвал(а) согласие – и копии уничтожили. Проблемы были.

Состав личного дела: что можно и что нельзя хранить

Законодательно состав личного дела в отделе кадров, а также перечень документов, которые может хранить организация, никак не урегулирован. Обычно компании хранят те документы, которые создают сами:

• трудовой договор;
• приказы о приеме на работу и других событиях;
• анкету сотрудника;
• обязательно трудовую книжку.

Но даже при приеме на работу работник приносит также другие документы: диплом, СНИЛС, справку о присвоении ИНН, паспорт, военный билет. Можно ли сделать с этих документов копии и тоже хранить их в личном деле, чтобы они всегда были под рукой? Законодательство и Роструд однозначно говорят: «нет». Поэтому, если кадровик не хочет получить штраф, например, за хранение копии свидетельства о браке работника, такие бумаги необходимо исключить из состава личного дела и отдать сотрудникам.

В частности, нарушением требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» будет хранение любого документа, который непосредственно не относится к трудовой деятельности гражданина. Ведь по нормам статьи 86 ТК РФ:

При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации , настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

А значит, лишнее может определить и проверяющий инспектор Роскомнадзор, на свой взгляд. Ведь в статье 5 ФЗ о персональных данных прямо сказано, что персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки. Запрашивать требуемые в процессе сторонние документы (свидетельства о рождении детей, свидетельства о браке и т.д) можно, но вот хранить их копии — нет. При этом суды такую позицию поддерживают (Постановление Кировского судебного района города Астрахани от 24.05.2012 по делу № 5–244/2012, Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 и др.).

Ответственность за нарушения

За приобщение к личному делу работников документов, которые работодатель не имеет права хранить, предусмотрен административный штраф по ч. 1 статьи 13.11 КоАП . Его размер может достигать 50 тысяч рублей. Полный перечень возможных наказаний выглядит так:

• предупреждение;
• наложение административного штрафа на граждан в размере от 1 тысячи до 3 тысяч рублей;
• наложение административного штрафа на должностных лиц — от 5 тысяч до 10 тысяч рублей;
• административный штраф на юридических лиц — от 30 тысяч до 50 тысяч рублей.

При этом проверяющих не заинтересует, а значит, и не спасет работодателя от наказания тот факт, что у работника было получено согласие на обработку персональных данных. Судебная практика также это доказывает.

2020-02-20 12:37:03

Отличная статья!К сожалению подавляющее большинство директоров и даже кадровиков об этом и не подозревают

2020-09-25 09:02:30

А как быть с личными делами, которые оформлены и сданы в архив, прошиты и пронумерованы? не расшивать же каждое дело.