У сотрудника приближается отпускной период. Разбираемся, обязательно ли уведомлять работника и как это правильно сделать.
Проинформировать сотрудника о предстоящем отдыхе необходимо минимум за две недели. Эта обязанность работодателя закреплена ч. 3 ст. 123 Трудового кодекса Российской Федерации. Сама форма и порядок ознакомления законодательством не установлены. Самый распространенный способ — оформление письменного документа, на котором человек подтверждает ознакомление.
Если отпускной период разделен на части, то уведомить необходимо о каждой из них. Причем сделать это можно сразу.
Важно знать: как правильно оформить работнику отпуск
Как правильно составить уведомление об отпуске
Форму документа работодатель разрабатывает самостоятельно. Обязательно необходимо указать:
- должность;
- ФИО отпускника;
- время начала отпускного периода;
- продолжительность времени отдыха.
Организация вправе уведомить иным способом: например, ознакомить персонал под роспись с графиком отпусков или соответствующим приказом. Важно соблюдать установленный трудовым законодательством срок.
Примерный бланк выглядит следующим образом:
(должность, ФИО работника)
о дате начала отпуска работника
В соответствии со ст. 123 Трудового кодекса Российской Федерации настоящим уведомляем, что в соответствии с графиком отпусков на ___________ год дата начала Вашего очередного отпуска — «___»__________ ____ года сроком __________ (__________) календарных дней. Дата выхода на работу «___» __________ ____ года.
«___»___________ ____ г.
Уведомление составляется в двух идентичных экземплярах, один из которых передается сотруднику, второй остается у работодателя.
Для сведения: когда положен первый отпуск после трудоустройства
В каких случаях формируется документ
Во многих организациях, особенно крупных, перед началом нового года составляется предварительный график отпусков. В нем прописывается, в какой период времени тот или иной сотрудник может отдохнуть от своей работы.
В графике отпусков есть определенная очередность, которая разрабатывается с учетом интересов работодателя и его подчиненных. Особенно этот документ актуален в производственных компаниях с непрерывным циклом работы.
За две недели до отпуска специалист кадрового отдела обязан проинформировать работника о намечающемся событии (в соответствии с ранее утвержденным графиком отпусков).
Таким образом будет достигнуто сразу две цели: сотруднику напомнят об отпуске, а работодатель соблюдет все необходимые формальности.
Извещение о начале отпуска – Елена А. Пономарева
В обязательном порядке уведомлять нужно в случае наступления одного из двух видов отпуска: планового оплачиваемого или же дополнительного.
Если работник уходит в отпуск по своему личному заявлению (например, в неоплачиваемый), то на его имя уведомление писать не надо.
Что будет, если не направить уведомление
Уведомление обязательно должно доводиться до сведения сотрудника организации под роспись.
В противном случае, он получит полное право на перенесение своего отдыха на то время, которое ему будет удобно – и для этого ему достаточно будет всего лишь написать соответствующее заявление с указанием того, что он не был предупрежден о начале запланированного отпуска.
Также отсутствие уведомления может послужить поводом для «разборок» в трудовой инспекции или даже суде, поэтому пренебрегать формированием данного уведомления не стоит.
Оформление приказа о предоставлении отпуска и составление записки-расчета
Для предоставления отпуска нужно выпустить приказ (распоряжение). Как правило, работодатели используют для этого форму № Т-6 (если в отпуск отправляется один работник). Также есть списочная форма – № Т-6А.
В приказе указываются: ФИО работника, структурное подразделение, к которому он относится, его должность, даты отпуска и другая информация.
Записка-расчет о предоставлении отпуска необходима для расчета зарплаты и других выплат, причитающихся работнику при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска. Она заполняется по форме № Т-60.
Расчет и выплата отпускных
При расчете отпускных учитываются различные детали, определяется отпускной стаж. Иногда приходится сталкиваться с нестандартными ситуациями. Например, когда на отпуск накладывается больничный или отпуск совпадает с праздником.
Расчет отпускных в 2021 году: правила и особенности
Уведомление об отпуске: образец, сроки выдачи, санкции
Перед наступлением нового трудового года в компании должен быть принят график отпусков. Все сотрудники должны быть с ним ознакомлены. За 2 недели до начала отпуска каждому сотруднику обязательно нужно еще раз об отпуске напомнить (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
На это указывает Роструд в письме от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1. Причем специалисты Роструда напоминают, что уведомить работника нужно даже перед отпуском, не учтенным в графике (например, дополнительным).
А вот в случае переноса отпуска (например, из-за болезни) повторно извещать работника под роспись не требуется (письмо ГИТ в г. Москве от 22.06.2023 № 77/7-18497-23-ОБ/10-21479-ОБ/1450).
Какую дату выхода из отпуска указать в уведомлении, если отпуск дается только на рабочие дни, примыкающие к выходным (например, с понедельника по пятницу без учета субботы и воскресенья): понедельник или субботу? Роструд считает, нужно указать период отпуска и дату фактического выхода на работу, то есть понедельник.
Форму для уведомления можно взять в «КонсультантПлюс» бесплатно, оформив пробный доступ:
Какие возможны риски, если нарушен порядок уведомления работника о начале ежегодного отпуска? Узнайте из готового решения «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе, оформите пробный доступ. Это бесплатно.
Когда работника нужно уведомить об отпуске
Работника уведомляют об отпуске только в том случае, если это ежегодный оплачиваемый отпуск по графику. Уведомлять работника о других отпусках не нужно.
Срок уведомления — хотя бы за 2 недели до начала отпуска или раньше, но не позднее.
Как уведомить работника о начале ежегодного отпуска, узнайте в «КонсультантПлюс». Если у вас неступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Если отпуск работника переносится на другое время, не по графику, то необходимо оформить уведомление другого типа — в нем предусматривается пункт о согласии работника на перенос отпуска (иначе нарушитьграфик отпусков нельзя, только с согласия и работника. и работодателя, см. ст. 124 Трудового кодекса РФ).
Как оформить уведомление об отпуске
Скачайте бланк уведомления в начале данной статьи, заполните пустые графы (название организации, должность и полное имя работника, даты отпуска).
Затем подпишите у работника уведомление об отпуске в строке «С уведомлением ознакомлен». Пусть рядом с подписью работник проставит своей рукой дату подписания.
Общество с ограниченной ответственностью
«Смайлик» Артеменко Е.В.
УВЕДОМЛЕНИЕ о начале ежегодного отпуска
Уважаемая Елена Владимировна!
Извещаем Вас, что в соответствии с графиком отпусков ООО «Смайлик» на 2024 год, утвержденным приказом от 07.12.2023 N 40-от, Вам будет предоставлен с 31.01.2024 ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней.
Оплата указанного отпуска будет произведена 26.01.2024.
Сообщаем о том, что Ваш первый рабочий день после окончания указанного отпуска — 01.03.2024.
Руководитель Рощин А.С. Рощин
С уведомлением ознакомлена, экземпляр уведомления получила:
Как составить уведомление
Самый предпочтительный и удобный вариант, чтобы напомнить сотруднику, когда он пойдет отдыхать по запланированному графику, — составить отдельный уведомляющий документ и вручить его подчиненному под подпись. Тогда и закон не нарушите, и докажете, что уведомление сделано своевременно, если возникнут недопонимания с подчиненными или контролирующими органами.
В законе не предусмотрена унифицированная специальная форма информативного сообщения по графику отпусков, его заполняют в свободном виде. Единственное, что требуется, — соблюсти основные правила по его составлению, принятые в делопроизводстве. Для этого необходимо включить в документ следующие обязательные сведения:
- название и реквизиты компании — например, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), код причины постановки на учет в налоговой инстанции (КПП), основной государственный регистрационный номер (ОГРН), общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), адрес местоположения;
- название документа и его порядковый номер;
- дату составления документа;
- должность и фамилию, имя и отчество трудящегося;
- дату начала и завершения отпускного периода, общую его продолжительность в календарных днях;
- подпись руководителя или иного уполномоченного лица.
В конце такого уведомления оставляют графу для проставления подписи сотрудника. При помощи личной подписи подчиненный подтверждает, что он ознакомлен с указанной в документе информацией. Письменное оповещение обязательно издают в двух экземплярах: один отдают сотруднику, который собирается отдыхать, а другой, в котором есть его подпись, оставляют на хранение в отделе кадров компании.
Примеры уведомлений
Вот как выглядит специальное сообщение про отпуск, составленное в произвольном виде, например, для детского образовательного учреждения. В нем обычно указывают не только дату начала отдыха по графику, но и дату выхода на работу:
А это бланк специального уведомления, который удобно использовать для оповещения персонала компании о начале отпускного периода:
УВЕДОМЛЕНИЕ о начале отпуска
На основании статьи 123 ТК РФ уведомляем Вас о том, что с «___»_______________20__г. Вам предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью ___ календарных дней, согласно утвержденному графику на ___________год.
Дата выхода на работу «___»_______________20__г.
______________________ ____________________ /________________/
С уведомлением ознакомлен: ____________________ /________________/
Если решили уведомить человека о начале отдыха при помощи приказа, то его удобнее всего, хоть и необязательно, составить по унифицированной форме № Т-6 (для одного работника) или Т-6а (для группы работников). В этой форме уже есть все необходимые реквизиты, включая графу для ознакомления сотрудника с приказом. При необходимости есть возможность включить в этот типовой бланк дополнительные графы.
Уведомление об отпуске образец бланк
Работнику ежегодно положен отпуск. Причём длительный и оплачиваемый. На многих предприятиях с целью наиболее эффективной работы вводится график отпусков, согласно которому периодически сотрудникам предоставляется время непрерывного отдыха.
Время пришло – обязаны известить
Если на предприятии в отпуск работники идут согласно графику, у сотрудников нет нужды самостоятельно следить за тем, когда придёт время положенного отдыха.
На администрацию компании законом налагается определённая обязанность в уведомлении заблаговременно о предстоящем отпуске. Уведомление должно быть обязательно письменным и доводиться до сотрудника под роспись. Правила устанавливают и минимальный срок, за который такое извещение должно быть сделано – две недели.
Уведомление требуется лишь в тех случаях, когда отпуск работников регламентируется графиком. Если работник самостоятельно обратился к руководителю с просьбой об отпуске, написав письменное заявление, уведомления не нужно. Одобрить отпуск руководитель может поставив визу на самом заявлении.
Как пишется уведомление об отпуске
Требований к стилю написания, правил оформления подобных бумаг у законодателя нет. Важен сам факт того, что имеется письменное свидетельство выполнения работодателем своих обязанностей, подписанное работником.
В уведомлении в форме обращения к сотруднику доводится, что он с определенной календарной даты может уйти в законный отпуск. Указывается и количество дней непрерывного отдыха с указанием конкретных дат.
Если не поставили в известность
Работник, который обнаружил, что его время отпуска вот-вот подойдёт, а уведомления за две недели до даты начала отдыха он не получил, вполне может требовать у начальника переноса отпуска на другое время. В таком случае закон на стороне работника.
Обязанность письменно ставить в известность возложена законом и в случае судебных разбирательств суд будет на стороне сотрудника, не получившего письменного напоминания о предстоящем отпуске.
Но наличие письменного извещения вовсе не означает, что работник именно с определённой даты должен непременно уйти в отпуск. Трудовые отношения – это прежде всего диалог сотрудника и руководителя.
По договорённости отпуск вполне может быть перенесён на более удобную для обеих сторон дату. В сохранении нормальных отношений в трудовом коллективе должны быть заинтересованы все его участники и не стоит при первом, малейшем нарушении правил, обращаться в суд.
В первую очередь необходимо попробовать решить вопрос самостоятельно. Возможно перенос отпуска будет выгоден самому работнику.
Ниже расположен типовой бланк и образец уведомления об отпуске, вариант которого можно скачать бесплатно.
Внесение сведений в личную карточку работника
В личной карточке (форма Т-2) отражается вся информация о работнике, в том числе и о предоставленных ему отпусках.
Информация вносится на основании приказов на отпуск. Это касается всех отпусков: и ежегодного оплачиваемого, и дополнительного, и отпуска по уходу за ребенком, и отпуска по беременности и родам, и др.
Проставление отметок в табеле учета рабочего времени
Дни, когда работник находится в ежегодном основном оплачиваемом отпуске, обозначается кодом «ОТ» (09).
Нерабочие праздничные дни, которые перечислены в ст. 112 ТК РФ, обозначаются в табеле кодом «В» (26). Ставить «ОТ» (09) в этом случае нельзя, иначе придется заплатить за эти дни средний заработок, а на нерабочие праздничные дни отпуск продлевается.
