Облагаются ли взносами не подтвержденные командированным работником расходы по найму жилья

Минфин говорит, что оплата съема жилья для работников в командировке не облагается ни страхвзносами, ни НДФЛ.

• не связаны с проживанием конкретных сотрудников;
• осуществляются каждый месяц, без привязки к дням командировок.

Данные выплаты нельзя причислить к затратам, относящимся к конкретным командированным сотрудникам и конкретной поездке, поэтому они страхвзносами облагаться не должны.

Относительно НДФЛ: при возмещении работодателем затрат, связанных с командировкой, в доходы работников не включают расходы по съему жилья. Следовательно, данные выплаты не должны облагаться подоходным налогом. Такая информация представлена в письме ведомства от 3 декабря 2020 года № 03-04-06/105682.

К сведению! Если работник до места служебной поездки добирается авиаперелетом и необходимо доплатить за выбор удобного места в салоне самолета, а нанимателю возместить такие расходы, то они не облагаются страховыми взносами. Однако только при условии, что затраты документально подтверждены и в ЛНА компании включены в расходы, относящиеся к служебным командировкам (письмо Минфина от 27 декабря 2019 года № 03-04-00/102629).

Нужно ли включать в базу по страховым взносам расходы на аренду жилья для командированных

Минфин разъяснил, надо ли включать в базу по страховым взносам оплату аренды жилого помещения, которое используется для проживания работников, направленных в командировку.

Ведомство отмечает, что если расходы по оплате аренды жилья не увязаны с проживанием конкретных работников, а оплата аренды производится независимо от начала и окончания командировки того или иного работника, то такие расходы не считаются связанными с выплатами конкретным командированным работникам или с оплатой расходов на такие командировки.

В связи с этим подобные расходы организации не признаются объектом обложения страховыми взносами.

Такие разъяснения приведены в письме от 03.12.2020 № 03-04-06/105682.

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы и среднего заработка.

Работодатель обязан возмещать своему сотруднику понесенные командировочные расходы. К расходам, подлежащим возмещению работодателем, отнесены расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, на наем жилого помещения, суточные, затраты на оформление и выдачу виз, паспортов, приглашений.

Какие выплаты не признаются объектом обложения страховыми взносами?

Также организация обязана возместить консульские расходы, аэродромные сборы и иные аналогичные платежи командированного работника. Документально подтвержденные расходы командированного сотрудника по найму жилого помещения не облагаются НДФЛ. Подтвержденные и обоснованные командировочные расходы сотрудников работодателю разрешается учесть при исчислении налога на прибыль.

Командировки работников с точки зрения НДФЛ, страховых взносов и налога на прибыль

Командировки сотрудников – одна из распространенных производственных необходимостей. Стоимость поездок работников вне места постоянной работы учитывается при налогообложении в зависимости от характера работы, продолжительности поездки и других факторов. Некоторым вопросам налогообложения НДФЛ, страховыми взносами, налогу на прибыль при командировках посвящено интервью с Сергеем Разгулиным, действительным государственным советником РФ 3 класса.

Какие затраты могут быть отнесены к командировочным расходам?

Перечень расходов, возмещаемых в связи со служебной командировкой, носит открытый характер (статья 168 Трудового кодекса). К ним могут быть отнесены любые расходы, произведенные работником с разрешения работодателя. Этим же подходом к перечню расходов можно руководствоваться и при налогообложении.

Пунктом 3 статьи 217 НК РФ, подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ, соответствующими нормами глав НК РФ о ЕСХН, УСН, страховых взносах в расходы на командировки включены:
— суточные;
— расходы на проезд до места назначения и обратно;
— сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы;
— расходы на проезд в аэропорт, на вокзал или иные места отправления, назначения, пересадок и на провоз багажа;
— расходы по найму жилого помещения;
— оплата услуг связи;
— расходы на получение и регистрацию служебного заграничного паспорта, получение виз;
— расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Командировочные расходы могут быть признаны, если они фактически произведены, документально подтверждены, носят целевой характер.

Ограничены ли расходы на командировки для целей налогообложения в абсолютном выражении?

Нормируемыми для целей НДФЛ, то есть содержащими предел, выше которого выплаты включаются в доход физического лица, являются: суточные, возмещение при однодневных командировках, оплата найма жилого помещения (при отсутствии документального подтверждения расходов). В доход, подлежащий налогообложению НДФЛ, не включаются суточные, но не более 700 рублей за каждый день командировки на территории России и не более 2 500 рублей за каждый день заграничной командировки. В размере 700 рублей и 2500 рублей в день ( при внутрироссийской и заграничной командировках соответственно) освобождаются от НДФЛ суммы в счет оплаты найма жилого помещения в случае непредставления работником подтверждающих документов. Освобождение от обложения страховыми взносами суточных ограничено размерами, установленными для НДФЛ. Суммы возмещения неподтвержденных командировочных расходов по найму помещения к освобождаемым от обложения страховыми взносами не относятся (пункт 2 статьи 422 НК РФ).

Может ли организация в локальном акте предусмотреть больший или меньший размер суточных?

Может. В расходах по налогу на прибыль учитывается вся сумма суточных, размер которой установлен в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Но сумма свыше 700 рублей для суточных при командировках внутри России и 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

В коллективном договоре или локальном нормативном акте может определяться порядок расчета размера суточных, выплачиваемых сотруднику, в том числе и за день отъезда в командировку и день возвращения из командировки. При определении суммы суточных следует принимать во внимание пункт 18 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. В частности, при следовании работника с территории России дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте. При возвращении обратно на территорию России дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Полагаются ли суточные при однодневной командировке на территории России?

При командировках, когда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Но при однодневных командировках денежные средства могут выплачиваться в качестве возмещения иных расходов работника.

Допустимо ли суточные по однодневной командировке на территории России учитывать в затратах организации и не учитывать в доходах физического лица?

Такие расходы без их документального подтверждения освобождаются от налогообложения в размерах, установленных статьей 217 НК РФ для суточных.

Данный вывод сделан в постановлении Президиума ВАС от 11.09.2012 № 4357/12.

Таким же подходом можно руководствоваться применительно к освобождению выплаты при однодневных командировках от страховых взносов.

Расходы по возмещению затрат, произведенных работником в служебной однодневной командировке, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (письмо Минфина от 21.05.2013 № 03-03-06/1/18005). Документальным подтверждением расходов являются документы о командировке.

Однако в настоящее время со стороны Минфина есть примеры иного толкования. По мнению Минфина, для освобождения от НДФЛ и страховых взносов необходимо документальное подтверждение расходов работника, в счет возмещения которых выплачиваются денежные средства при однодневных командировках (письмо от 17.05.2018 № 03-15-06/33309).

В свою защиту работодатель может использовать уже упомянутое решение Президиума ВАС, иную судебную практику, в том числе по страховым взносам. Например, согласно определению Верховного Суда от 21.02.2015 № 301-КГ15-2791 денежные средства, выплаченные предприятием своим работникам при направлении их в служебные поездки сроком на один день, представляют собой возмещение в установленном размере расходов работника, связанных с необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы. В постановлении АС Западно-Сибирского округа от 04.07.2016 № Ф04-2774/2016 указано на отсутствие дохода (экономической выгоды) у работника при получении выплат за однодневную командировку при наличии в качестве доказательств приказов, маршрутных листов, авансовых отчетов.

Если суточные выплачиваются в иностранной валюте, то как определить размер выплаты, освобождаемый от обложения?

При направлении работника в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов для проезда, найма жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Соответствующая выплата при заграничной командировке может быть произведена в иностранной валюте.

Авансовый отчет работник обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней по возвращении из командировки. Срок утверждения авансового отчета устанавливается руководителем организации (подпункт 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Датой получения дохода при расчете НДФЛ считается последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (подпункт 6 пункта 1 статьи 223 НК РФ). Таким образом, размер освобождаемых от налогообложения сумм рассчитывается исходя из курса соответствующей валюты к рублю, установленного Центральным банком на дату получения дохода.

Этой датой признается последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет (последний день месяца, в котором этот авансовый отчет должен был быть утвержден — для случая его несвоевременного представления). Исчисление и удержание НДФЛ должно производиться на ближайшую дату выплаты работнику дохода. Минфин считает, что применительно к страховым взносам дату утверждения авансового отчета следует считать датой начисления выплаты работнику (письмо от 29.05.2017 № 03-15-06/32796). Тем самым, из-за колебания валютного курса для освобождения от НДФЛ и страховых взносов может различаться размер суточных, выплаченных в иностранной валюте , и пересчитанный в рубли.

Если работник в командировке приобретал валюту, то для налога на прибыль как рассчитывается сумма для выплаты компенсации расходов?

При отсутствии первичных документов на покупку валюты (справки) пересчет суммы осуществленных работником валютных расходов в рубли может быть произведен по курсу, установленному ЦБ на дату выдачи работнику подотчетных сумм (письмо Минфина от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059). Расходы, которые понесены работником за свой счет (в части, не покрытой авансом, то есть в сумме перерасхода), пересчитываются по курсу на дату утверждения авансового отчета (письмо Минфина от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324).

Если работник поехал в командировку перед выходными, то какой день считается началом командировки? Нет ли сложностей с учетом расходов по оплате стоимости проезда в этом случае?

Отъезд работника в командировку накануне выходных дней, так и выезд из места командировки после выходных дней, не должен создавать каких-либо сложностей: расходы принимаются в общеустановленном порядке (пункт 2 письма ФНС от 20.08.2014 № СА-4-3/16564).

Споры с налоговыми органами может вызвать ситуация, когда работник в месте командировки до ее начала или после ее окончания проводит отпуск. В этом случае оплата проезда может рассматриваться как доход, полученный физическим лицом в натуральной форме (письмо Минфина от 05.08.2008 № 03-04-06-01/246).

Для учета в качестве командировочных иных расходов, приходящихся на дни перед началом или после окончания командировки, необходимо изменение ее сроков приказом работодателя.

Предусмотрены ли ограничения на выбор вида транспорта, класса его комфорта при отправлении работника в командировку?

По общему правилу, порядок и размеры возмещения работникам коммерческих организаций расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Если специальных норм указанные документы не содержат, то к расходам могут быть отнесены расходы на проезд любым классом, включая пользование залом повышенной комфортности (письмо Минфина от 05.03.2014 № 03-03-10/9545).

Возможно, что ограничения, в частности, на пользование бизнес- классом, установлены организацией для всех или некоторых категорий работников. Однако, при наличии решения работодателя о возмещении работнику расходов на командировку в размерах, превышающих определенные в локальном нормативном акте, от обложения освобождается вся сумма возмещенных работнику расходов (письмо Минфина от 30.12.2011 № 03-04-06/6-364).

Если проезд осуществлялся на служебном или личном транспорте, командированным работником оформляется служебная записка с приложением путевых листов, кассовых чеков о приобретении ГСМ, других оправдательных документов.

Какой документ подтверждает расходы на проезд, если билет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет)?

Оправдательными являются следующие документы:
— для железнодорожного билета − контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети;
— для авиабилета − сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, где указана стоимость перелета (по сути, это договор перевозки). Подтверждает перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту и посадочный талон со штампом о досмотре.

С 25 февраля 2019 года появилась возможность не распечатывать посадочный талон, оформленный в электронном виде, при наличии в аэропорту информационной системы, включающей в себя электронную базу данных досмотра, и устройства, сканирующего штриховой код, содержащийся в посадочном талоне, оформленном в электронном виде (приказ Минтранса от 14.01.2019 № 7). Однако посадочный талон лучше по-прежнему распечатывать, чтобы ставить на нем штамп о досмотре. При отсутствии посадочного талона потребление услуги по перевозке может подтверждаться справкой авиаперевозчика. Если ее нет, то иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими фактическое использование приобретенных билетов (письмо Минфина от 28.02.2019 № 03-03-05/12957). Например, счетами на оплату услуг, полученными работником в месте командирования.

Включаются ли в состав командировочных расходы на такси?

В командировке работник может воспользоваться услугами транспорта, включая услуги такси (письма Минфина от 28.09.2011 № 03-04-06/6-241, от 11.07.2012 № 03-03-07/33). Поскольку транспортные услуги произведены в интересах работодателя, то расходы на их оплату возмещаются наравне с прочими командировочными расходами. Для подтверждения расходов на оплату такси работник должен иметь кассовый чек. Квитанция в форме бланка строгой отчетности, подтверждающая оплату пользования легковым такси, возможна по услугам, оказанным до 1 июля 2019 г. Указанная квитанция должна содержать обязательные реквизиты, которые представлены в приложении № 5 к Правилам перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденным постановлением Правительства от 14.02.2009 № 112. Электронные кассовый чек или бланк строгой отчетности, сформированные автоматизированной системой для БСО следует распечатать на бумажном носителе.

Могут компенсироваться расходы на питание в командировке?

В числе самостоятельного вида командировочных расходов оплата питания как выплата, освобождаемая от НДФЛ, страховых взносов, не предусмотрена. Однако предоставление питания в составе другой услуги закреплено, например, правилами оказания услуг по перевозке.

Оплата работодателем командированным сотрудникам стоимости проезда в вагонах повышенной комфортности с включенной в нее стоимостью сервисных услуг, предоставляемых в таких вагонах, освобождается от обложения НДФЛ. Стоимость дополнительных сервисных услуг (набор питания, предметы первой необходимости и гигиены), формирующая единую стоимость услуги по проезду (билета), учитывается для целей налога на прибыль в полном объеме (письмо Минфина от 19.06.2017 № 03-03-06/1/37945).

Аналогичный подход следует применять в отношении распространенной в большинстве гостиниц практики включения в стоимость проживания завтрака. В этой ситуации налоговые риски фактически исключаются при предъявлении налогоплательщиком счета, в котором никакие дополнительные услуги не выделены.

Если в гостиничный счет отдельно включена стоимость дополнительных услуг, например, посещение бассейна, то оплата работодателем подобных расходов не уменьшает налоговую базу по прибыли и формирует подлежащий налогообложению доход физического лица (статьи 211, 270 НК РФ). Иное регулирование действует при участии командированного работника в представительских мероприятиях. Доходы работника, полученные в связи с проведением такого мероприятия (обеда, ужина), не подлежат налогообложению (письмо Минфина от 11.12.2012 № 03-04-06/4-348). Участие работника в представительских мероприятиях в интересах организации определяется отчетом о проведении представительского мероприятия, наличием непосредственной связи между предметом переговоров, которые проводятся в рамках представительского мероприятия, и служебными обязанностями, предусмотренными в трудовом договоре (контракте) с работником — участником мероприятия.

Какими документами подтверждается продолжительность командировки?

Срок командировки указывается в письменном решении работодателя (приказе, распоряжении руководителя) о направлении работника в командировку. Сведения о направлении работника в командировку отмечаются в табеле учета рабочего времени (форма № Т-13, утвержденная постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1).

Факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден, в частности: − проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения; − путевым илимаршрутным листом при проезде в командировку на служебном или личном транспорте (включая транспортное средство, которым работник управляет по доверенности). В данных листах отражают маршрут следования транспорта.

При этом информация о направлении работника в командировку на служебном или личном транспорте должна содержаться в решении о командировке; − служебной запиской работника. В ней должны быть е обязательные реквизиты первичного документа, перечисленные в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». При определении длительности командировки на основании проездных билетов следует учитывать время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта. При отсутствии проездных документов срок командировки может подтверждаться документом по найму жилья, подтверждающим период проживания в месте командирования, в том числе счетом гостиницы (письмо Минфина от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7).

Как быть, если документы о проезде и найме жилья отсутствуют?

Для установления фактического срока пребывания в месте командирования, а тем самым для расчета суточных, может быть использован документ, на котором имеется отметка принимающей стороны о прибытии и убытии работника. Для получения соответствующей отметки документ может быть отправлен в принимавшую организацию и получен от нее по почте. Такой вариант для случаев подтверждения фактического срока пребывания в командировке при отсутствии проездных билетов предусмотрен пунктом 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки и приказом Минфина от 10.03.2015 № 33н. На практике срок командировки может подтверждаться совокупностью имеющихся документов: проездными документами, документами о найме жилого помещения, письменным подтверждением принимающей стороны о прибытии и убытии командированного работника.

Какие документы требуются для признания в налоговом учете командировочных расходов?

Авансовый отчет выступает первичным документом, на основании которого принимается к учету хозяйственная операция в виде командировочных расходов: начисление организацией задолженности перед работником на сумму понесенных расходов или списание подотчетной суммы с работника (письмо Минфина от 14.09.2009 № 03-03-05/169). Датой признания расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета (подпунктом 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ).

Для утверждения авансового отчета, в свою очередь, необходимы первичные документы о расходах во время командировки: счета, квитанции, кассовые чеки, путевые листы. Представление чеков, квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется (письмо Минфина от 11.11.2011 №03-03-06/1/741).

Цель командировки должна подтверждать направленность деятельности на извлечение дохода (пункт 1 статьи 252 НК РФ). Количество учетных форм, составляемых при командировках, было сокращено за счет отмены командировочного удостоверения, служебного задания для направления в командировку, отчета о его выполнении. Не применяется также порядок ведения журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы. Командировочное удостоверение по форме № Т-10, утвержденной постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, может продолжать оформляться при условии, что принимающая сторона будет его заполнять.

А если работником после командировки не представлены оправдательные документы на средства, выданные под отчет?

Если оправдательные документы не представлены в связи с их утерей, то рекомендуется предпринять меры по их восстановлению. В соответствии с трудовым законодательством работодатель может производить удержание из заработной платы работника для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (статья 137 Трудового кодекса). Следовательно, выданные под отчет суммы становятся задолженностью работника перед работодателем. При возврате работником денежных средств, полученных под отчет, доходов, подлежащих налогообложению, у работника возникать не будет (письмо Минфина от 01.02.2018 № 03-04-06/5808).

В какой срок нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы

Датой фактического получения дохода, подлежащего обложению НДФЛ, является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (п. 1 ст. 223 НК).

Если НДФЛ удержан с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего месяца, то перечислить его нужно не позднее 28 числа текущего месяца.

Начисленные страховые взносы необходимо уплатить не позднее 28 числа следующего месяца.

Отчетность по НДФЛ и страховым взносам с командировочных расходов

Суммы командировочных расходов, подпадающие под обложение НДФЛ и страховыми взносами, необходимо отразить в расчете 6-НДФЛ, РСВ и разделе 2 ЕФС-1.

Сдавайте отчетность во все контролирующие органы без ограничений и всегда на актуальных бланках через Такском. Наши специалисты удаленно и оперативно настроят рабочее место и бесплатно проконсультируют по всем вопросам работы с сервисом в режиме 24/7.

Научитесь заполнять ЕФС-1 по договорам ГПХ

Когда сдавать, какие разделы заполнять и за кого

Получите бесплатный гайд по ЕФС-1

Заполните форму — гайд придет на ваш e-mail:

Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: LjN8KNDnm

• #НДФЛ
• #страховые взносы
• #учетная политика
• #суточные
• #командировочные расходы
• #авансовый отчет
• #6-НДФЛ
• #РСВ
• #оплата командировки
• #ЕФС-1

Неподтвержденные расходы командированного работника облагаются страховыми взносами

Минтруд России указал на необходимость обложения страховыми взносами расходов командированного работника по найму жилого помещения, если эти расходы не подтверждены документально.

По правилам, установленным трудовым законодательством, в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы, в частности, по найму жилого помещения. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ).

Специалисты ведомства обращают внимание, что работодатель возмещает именно понесенные расходы работника, которые необходимо подтвердить документально. Если документальное подтверждение целевого использования работником денежных средств отсутствует, теряется непосредственно компенсационный характер таких денежных выплат. Соответственно, такие выплаты рассматриваются как выплаты в рамках трудовых отношений и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке, независимо от их размеров, определенных в коллективном договоре или в локальном нормативном акте.»

Услуги Правовой защиты

С 1997 года мы помогаем нашим клиентам в сфере охраны труда и кадрового делопроизводства. Оказываем услуги по всей России. Удаленно, в короткие сроки, наши специалисты помогут решить любой вопрос.

Ниже вы можете выбрать интересующую вас услугу.

Компенсация работникам расходов на оплату абонементов в спортзалы, по содержанию детей в детских садах, стоимости путевок

Если работодатель компенсирует своим работникам их расходы на оплату стоимости абонементов в спортивные залы, по содержанию детей в детских садах, по оплате стоимости путевок работников и членов их семей, то такие выплаты должны облагаться страховыми взносами (Письмо Минфина России от 20.01.2022 № 03-15-06/3209). На основании пп. 1 п. 1 ст. 420 и п. 1 ст.

421 НК РФ представители Минфина заключили, что перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами в соответствии со ст. 422 НК РФ, является исчерпывающим. В связи с тем, что суммы вышеназванных выплат не поименованы в перечне сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами, в ст.

422 НК РФ, они облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке как выплаты организацией физическим лицам в связи с наличием трудовых отношений с ними. При этом финансисты отмечают, что к выплатам в рамках трудовых отношений относятся не только суммы оплаты труда, но и выплаты социального, компенсационного характера, производимые также на основании трудового или коллективного договоров, локальных актов организации.

А что насчет обложения страховыми вносами оплаты организацией стоимости обучения детей своих работников в вузе? Если стороной договора с высшим учебным заведением на обучение ребенка выступает сам работник и организация производит за него оплату по договору, то поскольку данная выплата не поименована в перечне не подлежащих обложению страховыми взносами выплат и иных вознаграждений, приведенном в ст. 422 НК РФ, оплата обучения ребенка работника облагается страховыми взносами в общеустановленном порядке как выплата в рамках трудовых отношений. Такое мнение приведено в Письме Минфина России от 10.01.2022 № 03-04-06/116.

Суточные, выданные работникам организации, работа которых имеет разъездной характер, не облагаются страховыми взносами. Такое мнение приведено в Письме Минфина России от 30.12.2021 № 03-04-06/107896. При этом есть нюансы. Понятие компенсаций, связанных с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей, а также случаи их предоставления определены ТК РФ. Согласно ст.

168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы по проезду, найму жилого помещения, дополнительные затраты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие), а также иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. Размеры и порядок возмещения указанных расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий и должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашением, локальными нормативными актами.

Размеры и порядок возмещения данных расходов могут также определяться трудовым договором. На основании пп. 2 п. 1 ст.

422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды предусмотренных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Из приведенных положений следует, что суточные, выданные согласно ст.

168.1 ТК РФ работникам организации, работа которых имеет разъездной характер, в связи со служебными поездками, не облагаются страховыми взносами в размере, установленном локальным актом организации. При этом согласно ст. 164 ТК РФ компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей. При разработке и определении организацией размеров суточных работникам, работа которых носит разъездной характер, нужно учитывать оценку соответствующих затрат, а также наличие иных гарантий данным работникам.

Возмещение работникам командировочных расходов (по найму жилья)

Исходя из положений ст. 168 ТК РФ в случае направления работников в служебную командировку работодатель возмещает указанным лицам связанные со служебными командировками расходы, в частности, по найму жилого помещения.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам организаций, не относящихся к бюджетной сфере, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ. Как уже сказано выше, положениями пп. 1 п. 1 ст. 420 и п. 1 ст.

421 НК РФ предусмотрено, что объектом и базой для начисления страховых взносов для организаций, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, подлежащим обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые, в частности, в рамках трудовых отношений, за исключением сумм, указанных в ст. 422 НК РФ.

Пунктом 2 ст. 422 НК РФ предусмотрено, что при оплате расходов на командировки работников как в Российской Федерации, так и за ее пределами не подлежат обложению страховыми взносами, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по найму жилого помещения. Соответственно, на основании п. 2 ст. 422 НК РФ в случае командирования работника выплаты, направленные на возмещение/компенсацию работодателем расходов по найму жилья, не облагаются страховыми взносами при документальном подтверждении данных расходов (Письмо Минфина России от 18.11.2021 № 03-01-10/93335).

Отметим также, что суммы возмещения организацией документально подтвержденных расходов по найму жилого помещения работника, направляемого в служебную командировку, освобождаются от обложения НДФЛ на основании п. 1 ст. 217 НК РФ при соблюдении условий, установленных данной нормой.

Оплата организацией физическим лицам – исполнителям по ГПД стоимости проезда к месту выполнения работ по таким договорам и проживания в данном месте

Пунктом 1 ст. 420 НК РФ определено, что объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов – организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц, в частности, в рамках гражданско-правовых договоров (ГПД), предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг. Согласно п. 1 ст.

421 НК РФ база для исчисления страховых взносов для плательщиков страховых взносов – организаций определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных п. 1 ст. 420 НК РФ, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в ст. 422 НК РФ. Так, на основании пп. 16 п. 1 ст.

422 НК РФ в перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами, включены суммы, выплачиваемые организацией на возмещение фактически произведенных и документально подтвержденных расходов физического лица, связанных с выполнением работ, оказанием услуг по договорам гражданско-правового характера, а также оплата организацией данных расходов. Таким образом, суммы расходов организации на оплату стоимости проезда (например, авиабилетов) и проживания на месте выполнения работ (например, проведения обучающего семинара) физическому лицу в рамках ГПД не облагаются страховыми взносами в соответствии с пп. 16 п. 1 ст. 422 НК РФ (Письмо Минфина России от 24.11.2021 № 03-04-06/95080).

Расходы организации по оплате услуг такси/каршеринга для работников не поименованы в перечне сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами, указанных в ст. 422 НК РФ. Соответственно, они облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Такой вывод сделан в Письме Минфина России от 03.11.2021 № 03-01-10/89249 все на том же основании, что перечень необлагаемых выплат, приведенный в ст. 422 НК РФ, является закрытым. Отметим, что полученный в данном случае доход в виде сумм оплаты организацией стоимости услуг такси/каршеринга, используемых сотрудниками для проезда от места жительства до места работы и обратно, подлежит обложению НДФЛ в порядке, предусмотренном ст. 211 НК РФ.

Когда сотрудник в командировке или в разъездах: выплаты и налоги

У некоторых работодателей возникает искушение сэкономить на налогах и взносах, оформляя часть зарплаты в виде выплат, не подлежащих налогообложению. Какими рисками чреват такой подход, знают Евгений Кивенко и Елена Ситникова (Юникон)

Случается, что у работодателя возникает потребность направить работника выполнять трудовые обязанности вне места постоянной работы, а то и места проживания: к клиенту в другой город, в суд, на стройплощадку и т.п. Существуют и профессии, у представителей которых вся работа проходит в пути (водители-дальнобойщики, курьеры и др.). Как в первом, так и во втором случае, ряд выплат таким работникам не подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами — с учётом установленных НК РФ особенностей.

Как следствие, у некоторых работодателей возникает искушение сэкономить на налогах и взносах, оформляя часть зарплаты в виде выплат, не подлежащих / частично не подлежащих налогообложению (суточные, полевое довольствие и пр.). Давайте попробуем разобраться, какими рисками чреват такой подход.

Командировка

Самый простой случай — командировка, т.е. поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Важно: командировка не может быть бесконечной. Ее срок определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Хотя законодательно срок командировки не ограничен и сотрудник может быть командирован в другой город хоть на день, хоть на полгода, командировка не может быть приравнена к переезду на работу в другую местность. Ведь переезд, как правило, связан с переводом работника в другое структурное подразделение работодателя, расположенное в этой местности. Там работник занимает новую должность в соответствии со штатным расписанием, при этом в его трудовой договор вносятся соответствующие изменения и т.д., чего не бывает в случае командировки. К тому же при переезде заработная плата, как правило, выплачивается работнику уже на новом месте, и положены ему не суточные, а совсем иные выплаты — расходы по переезду, подъёмные и др. (ст. 169 ТК РФ).

Представляется, что слишком долгие командировки одного и того же работника в одну и ту же местность могут вызвать у проверяющих органов подозрения: не скрывают ли работодатели таким образом его переезд, чтобы сэкономить на НДФЛ и страховых взносах при выплате суточных?

В обычной ситуации и сам работодатель, как правило, не заинтересован в слишком длительных поездках сотрудников — ведь командированному, помимо зарплаты, приходится компенсировать ещё и расходы, связанные с командировкой (ст. 168 ТК РФ):

• по проезду;
• по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

При этом компенсировать расходы на гостиницу (квартиру) и выплачивать суточные нужно будет постоянно. Размер суточных, выплачиваемых работникам коммерческих организаций, законодательно не установлен и отдан на откуп сторонам трудового договора (как правило, устанавливается в локальных актах конкретной организации). То есть, помимо зарплаты, работодатель всё время должен выплачивать работнику дополнительные суммы.

Сэкономить на НДФЛ и страховых взносах при оплате командированному гостиницы и проезда (например, выплатив больше, чем было потрачено) невозможно — ни первым, ни вторым не облагаются только суммы, указанные в соответствующих подтверждающих документах.

Кроме того, НДФЛ и страховыми взносами, по общему правилу, не облагаются суточные в пределах установленных норм: 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации, 2500 руб. — за каждый день нахождения в командировке за границей (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ). Если же локальным актом работодателя предусмотрена выплата суточных в размере, превышающем указанные нормативы, то суммы превышения указанных лимитов облагаются НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Отправить в командировку можно любого сотрудника[1], в т.ч. работающего дистанционно. При этом поездка в пределах административно-территориальных границ населенного пункта, где сотрудник постоянно работает, командировкой не является (Письмо Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1). Иными словами, для дистанционного работника, проживающего в Москве, поездка в московский офис работодателя не будет считаться командировкой, а для проживающего, например, в Орле — будет. Если поездка сотрудника, работающего дистанционно, к месту нахождения работодателя для выполнения служебного поручения работодателя признается командировкой, к суммам возмещения командировочных расходов применяются нормы пункта 1 статьи 217 НК РФ (Письмо Минфина России от 23.07.2021 № 03-04-05/59241).

Как мы видим, для выплат командированным установлен чёткий порядок налогообложения. Сложные случаи налогообложения или освобождения от налогообложения тех или иных выплат рассмотрены в многочисленных письмах федеральных органов и судебной практике.

В то же время, НК РФ не ограничивает работодателя в части обеспечения работнику комфортабельных условий поездки (билет в вагон повышенной комфортности, люксовый номер в гостинице и т.п.) и не предполагает обложения компенсации таких расходов НДФЛ и страховыми взносами. Исключением является стоимость отдельно выделенных в документах дополнительных услуг (питания, пользования различными дополнительными опциями — например, бассейном в гостинице и пр.).

Разъездной характер работы

Законодательство РФ не приводит точного определения разъездной работы. Со своей стороны, Минтруд России разъяснил: разъездной может считаться работа, при которой работник выполняет должностные обязанности вне расположения организации. Такая работа должна носить постоянный характер (Письмо Минтруда России от 18.09.2020 № 14-2/ООГ-15047).

Здесь речь не идёт о сотрудниках, которые работают дистанционно, но их работа не проходит в пути. Последнее не следует из комментария Роструда прямо, но соотносится с понятием разъездной работы. Классические примеры разъездной работы — курьер, проводник, стюардесса и др.

Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути / имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы (ст. 168.1 ТК РФ):

• по проезду;
• по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
• иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

Выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов работника, связанных со служебными поездками, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в случае документального подтверждения (билеты на проезд, оплата гостиницы и пр.). Например, компенсация организацией своему курьеру затрат на месячный проездной билет не подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами. Но если подтверждающих документов не окажется, НДФЛ и страховые взносы следует начислить в общеустановленном порядке (Письмо Минфина России от 27.04.2022 № 03-04-06/38439).

Важно: надбавки к зарплате за разъездной характер работы, установленные коллективным или трудовыми договорами, рассматриваются не как компенсации, о которых говорит ст. 164 ТК РФ, а как повышение зарплат работникам, чья работа носит разъездной характер (Письмо Минфина РФ от 26.03.2012 № 03-04-06/9-76). Имеется и прецедент, когда суд посчитал, что простое установление надбавки за разъездной характер работы работникам (в т.ч. кладовщику, директору, финансовому директору и др.), причём в фиксированном размере и в зависимости от фактически отработанного времени (200% от должностного оклада), не освобождает такие выплаты от НДФЛ. По мнению суда, такая надбавка входит в систему оплаты труда и подлежит обложению НДФЛ в общем порядке (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 11 февраля 2020 г. № Ф08-218/20 по делу № А32-22252/2019, определение Верховного Суда РФ от 18 июня 2020 г. № 308-ЭС20-9499 по делу № А32-22252/2019).

А вот суточные, выплаченные работникам, чья работа носит разъездной характер, не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами, причём лимит, установленный для командировок, здесь неприменим. В Минфине РФ указывают, что суточные, выданные в связи со служебными поездками (ст. 168.1 ТК РФ) работникам, чья постоянная работа осуществляется в пути или имеет разъездной характер, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в размере, установленном локальным актом организации (Письма Минфина России от 08.02.2022 № 03-04-06/8485, от 30.12.2021 № 03-04-06/107896).

Важно: услуги, например, по проживанию командированного обычно оплачиваются работодателем не в его интересах, а в своих — ведь командированный находится в поездке по распоряжению руководства, а не по собственной инициативе. Случаи, когда проживание оплачивается в интересах самого работника, бывают — например, если речь идет о жилье с повышенным комфортом, когда работнику предоставляются дополнительные услуги, не обязательные для обеспечения нормальных условий проживания. Но если компенсируются расходы работника, произведенные исключительно в интересах работодателя, выплаченные суммы не признаются доходом, полученным работником в натуральной форме (Письмо Минфина России от 08.02.2022 №03-04-06/8485).

Таким образом, суды и налоговые органы проверяют:

• перечень работников с разъездным характером работы (это не могут быть все сотрудники организации — лишь те, чья работа носит разъездной характер и/или осуществляется в пути);
• суммы, выплачиваемые в связи с разъездным характером работы (это должна быть действительно компенсация расходов на проезд и проживание, а не выплата фиксированной суммы).

Итак, сэкономить на НДФЛ и страховых взносах при выплатах работникам, имеющим разъездной характер работы, можно. Но это должны быть именно выплаты сотрудникам, призванные компенсировать им затраты, связанные с особенностями такой работы. Доказать, что кладовщик проводит большую часть рабочего времени в пути, будет достаточно сложно.

Полевое довольствие

Сотрудникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает дополнительные расходы, связанные со служебными поездками и проживанием вне места постоянного жительства (ст. 168.1 ТК РФ).

Трудовое законодательство РФ не раскрывает понятие полевого довольствия. Мы полагаем, что ориентиром может стать утратившее силу Положение о выплате полевого довольствия работникам геолого-разведочных и топографо-геодезических предприятий, организаций и учреждений Российской Федерации, занятым на геолого-разведочных и топографо-геодезических работах, утвержденное Постановлением Минтруда РФ от 15.07.1994 № 56. Согласно этому акту, полевыми признаются особые условия производства геолого-разведочных и топографо-геодезических работ, связанные с необустроенностью труда и быта, а также с размещением производственных объектов за пределами населенных пунктов городского типа.

Перечень полевых работ, а также профессий и должностей работников, работающих в полевых условиях, устанавливается соответствующими документами организации: коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения расходов таким работникам могут также устанавливаться трудовым договором (ст. 168.1 ТК РФ). Работа в полевых условиях не считается командировкой, однако работодатель обязан возместить такому работнику расходы, связанные со служебными поездками (ст. 168.1 ТК РФ):

• по проезду;
• по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
• иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

Размеры полевого довольствия, выплачиваемого работникам, закон оставляет на усмотрение сторон трудового договора. При этом полевое довольствие не облагается НДФЛ и страховыми взносами — с учётом тех же лимитов, что и суточные по территории РФ, т.е. не более 700 рублей за каждый день нахождения в полевых условиях (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ НК РФ).

Однако, как и при выплате компенсаций за разъездной характер работы, труд работника в полевых условиях должен быть подтвержден документально (трудовой договор, локальный акт, предусматривающий подобные выплаты, табели учёта рабочего времени).

Кроме того, важно понимать специфику полевых выплат — на них могут претендовать работники, занимающие определённые должности / выполняющие специфичную работу. Выплата полевого довольствия геологу, занимающемуся разведкой нового месторождения, выглядит логично, а такая же выплата бухгалтеру-кассиру — странно. Мы, пожалуй, не знаем аргументов, которые помогли бы обосновать выплату такому работнику полевого довольствия.

Резюмируя, считаем необходимым отметить, что трудовое законодательство, защищая интересы работников, предусматривает для них различные виды выплат — в зависимости от особенностей выполняемой ими работы. С другой стороны, налоговое законодательство устанавливает льготы в части обложения НДФЛ и страховыми взносами выплат, призванных компенсировать работникам неудобства, связанные с их трудом.

Однако попытки выдать один вид работы за другой и выплачивать работникам суммы, не соответствующие характеру выполняемой работы, приведут только к дополнительным начислениям налогов и взносов, а также пеней и штрафов. Это обстоятельство мы рекомендуем принять во внимание перед тем, как направлять работников в служебные поездки и решать вопросы об обложении налогами и взносами причитающихся им выплат.

Авторы: Евгений Кивенко, Елена Ситникова, эксперты аудиторско-консалтинговой группы Юникон