Обязательно ли вести карточку т2 на работников

Содержание

В кадровом учете с 01.09.2021 заполнение карточки Т-2 стало необязательным, но в воинском учете эта обязанность работодателей сохранилась.

С 01.09.2021 вступил в силу приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н, который обновил порядок ведения и хранения трудовых книжек и их бумажный бланк. В этом документе больше нет упоминания личных карточек работников. Новым порядком кадрового учета не предусмотрена обязанность работодателей заполнять при приеме на работу и вести личные карточки по форме № Т-2. Знакомить сотрудников под личную подпись с записями в форме № Т-2 о приеме, переводе и увольнении тоже больше не требуется.

Форма № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 и применяется с 03.04.2004. Она состоит из нескольких разделов:

Общие сведения о сотруднике, данные о приеме на работу, отпусках, увольнении.
Сведения о воинском учете.

Воинский учет в организациях в форме Т-2

Кроме кадрового документа, дублирующего во многом информацию из трудовой книжки, форма Т-2 играет важную роль в воинском учете. Ее заполнение предусмотрено п. 23 методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017, которые, по состоянию на 01.09.2021, никто не отменял.

Возникает правовая коллизия, когда нормы приказа Минтруда, которые являются обязательными для всех работодателей, вступают в противоречие с методичкой по воинскому учету, которая является рекомендованной. Конечно, руководитель каждой организации самостоятельно решает, в каком объеме вести кадровый учет в соответствии с требованиями законодательства. За отсутствие карточки Т-2 с 01.09.2021 никто не накажет. Но ее ведение поможет в составлении отчетности, в том числе по воинскому учету. Тем более, что в большинстве учетных программ сведения в форму Т-2 вносятся автоматически, в момент приема на работу сотрудника, там же аккумулируются данные обо всех движениях и изменениях.

Хотя раздел о воинском учете в Т-2 совсем небольшой, в нем собрана вся самая важная информация. Если отказаться от ведения формы № Т-2 в целом, необходимо сохранить этот раздел в качестве самостоятельного документа.

Дидух Юлия

2021-09-13 11:11:28

Лишние документы создают дополнительные сложности для кадровиков и руководителей и вызывают ненужные вопросы у проверяющих. Если Минтруд отменил обязанности вести карточки Т-2, значит, от них можно смело отказаться. А как вы считаете?

2021-09-13 12:34:47

Дидух Юлия, считаю, что нет, не можно. Воинский учет в организациях ведется по документам, перечень, формы, порядок заполнения и хранения которых устанавливается Минобороны, однако до настоящего времени перечень этих документов Минобороны не утвердило. Поэтому, личная карточка на данный момент является основным учетным документом и ее отсутствие может быть квалифицировано как правонарушение

Личная карточка работника Т-2: картон или бумага — Елена А. Пономарева

2021-09-13 13:30:54

Никита Костров, Но она не является обязательным документом, а только рекомендованным. За отсутствие рекомендованных документов штрафовать не имеют права. Поэтому, при желании можно применять свою форму или учитывать данные как-то еще. Например, только в разделе 2 той же Т-2.

2021-09-14 07:46:40

Юлия, если предлагаете все же учитывать эти данные в той же Т-2, то зачем от нее смело отказываться или изобретать «велосипед», пока Минобороны не придумает и не утвердит свои формы, считаю, что отказываться от имеющейся унифицированной формы не стоит, какая никакая, но она уже есть. Хотите придумать свою — никто не запрещает, но зачем? А штрафуют не за отсутствие Т-2, а за отсутствие учетных форм (речь про воинский учет), которых пока от Минобороны нет, а есть всем известная Т-2

2021-09-15 05:19:50
А как вести учет отпусков?
2021-09-29 08:30:57

Дидух Юлия, Внимательно прочитала Приказ 320Н. Исходя из какого пункта сделан вывод о необязательности ведения Т-2? И о необязательности подписей сотрудников.

Действительно ли Т-2 нужно оформлять

С 1 сентября 2021 личные карточки сотрудников формы Т-2 не обязательны для оформления. Это связано с отменой Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства 225 от 16.04.2004.

По п. 12 отмененных Правил работодатель был обязан знакомить работника под роспись в его личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе и увольнении.

Теперь применяются новые Правила, утвержденные Постановлением Правительства 320н от 19.05.2021. Они не упоминают личную карточку и не обязывают работодателя знакомить работника с записями в трудовой книжке по форме Т-2.

Как оформить отказ от ведения карточек Т-2

Правила 225 отменили, но автоматическая отмена карточек не произошла. Надо издать приказ об отказе от ведения Т-2. А если обязанность по ведению Т-2 упоминается где-то в локальных актах компании, тогда их тоже надо изменить.

Приказ об отказе от ведения личных карточек

В приказе указывают дату, с которой прекращают ведение карточек на действующих работников и отказываются от оформления карточек на новых сотрудников.

Оформлять приказ рекомендовал Роструд на своем официальном сайте при ответе на вопрос № 153572 от 30.08.2021.

Локальные нормативные акты компании

Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об отпусках могут предусматривать обязательное ведение Т-2 работодателем.

Исключить ненужное условие из локального акта можно 2 способами: издать новую редакцию ЛНА или приказ.

С новой редакцией ЛНА или приказом работников нужно ознакомить «под роспись». Это требование ст. 22 ТК РФ.

Ознакомить можно за пару кликов электронно, если в компании внедрен кадровый электронный документооборот.

Электронно или на бумаге — как лучше, если не отказались от формы Т-2?

не нужно использовать бумагу;
не нужно хранить документы в архиве;
исключается потеря документов;
сотрудник подпишет электронную Т-2 в несколько кликов (если это необходимо), и с такой подписью документ будет иметь юридическую силу.

Поэтому, если работодатель считает нужным продолжить вести личные карточки Т-2, лучше перейти на электронный формат. Так и отпуска учитывать легче, и в суде такие документы при необходимости использовать можно.

Личная карточка Т-2

Личная карточка Т-2 — это кадровый документ, который работодатель составляет в первый рабочий день на сотрудника, которого приняли на работу в штат по трудовому договору. Эту карточку кадровик ведет на протяжении всего периода работы данного сотрудника в фирме.

В карточке Т-2 содержатся все персональные данные работника и информация о его трудовой деятельности.

Как заполнять карточку в 2023 году рассказали эксперты по кадровому учету в курсе «Кадровик с нуля до профи». Научим всему, что должен знать кадровик в новом году.

Типовая форма № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1.

В карточке указывают:

фамилию, имя, отчество работника;
год его рождения;
пол;
образование;
семейное положение;
детей;
паспортные данные;
ИНН и номер свидетельства пенсионного страхования;
стаж работы (общий и непрерывный).

Соответственно, данные берут из приказа о приеме сотрудника на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об образовании, пенсионного свидетельства, свидетельства о постановке на налоговый учет.

Прежними правилами ведения трудовых книжек было предусмотрено, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись . А роспись проставляли в его личной карточке, где запись, внесенная в трудовую книжку, повторяется.

Но эти старые правила ведения и хранения трудовых книжек, которые были утверждены постановлением Правительства от 16 апреля 2003 г. № 225, с 1 сентября 2021 года утратили силу.

На смену пришел приказ Минтруда от 19 мая 2021 г. № 320н.

Как изменились правила работы с формой Т-2

Первое — это, конечно, отмена обязанности вести личную карточку по форме Т-2. Как документ она больше в новом порядке не упоминается. В новом порядке нет положений, обязывающих работодателей вести личные карточки работников.

Отсюда следует, что и знакомить сотрудников с записями в форме № Т-2 о приеме, переводе и увольнении не требуется.

Тем не менее, Роструд считает, что работодатель — организация или ИП — вправе продолжить после 1 сентября в2021 года вести карточки № Т-2 (ситуация повторяет ситуацию с отменой командировочных удостоверений, которые фирма по желанию может продолжать оформлять).

Нарушением это не будет, но уже без ознакомления работников. И это второе изменение порядка работы с личной карточкой.

А вот третье — самое существенное.

Если увольняющийся сотрудник попросит выдать ему копию личной карточки, работодатель обязан это сделать. Об этом написали чиновники Роструда — к документам, связанным с работой, наряду с приказами о приеме на работу, о переводах на другую работу, увольнении, а также и выпиской из трудовой книжки. Следовательно, если сотрудник подал соответствующее заявление, работодатель должен выдать ему копию Т-2.

#личная карточка Т-2
#кадровые документы

Можно не вести карточки Т-2, подписи работников в трудовой книжке тоже не нужны

Действующими с 01.09.2021 правилами ведения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н) ознакомление работника под подпись с вносимыми в бумажную трудовую книжку записями о работе не предусмотрено (раньше работники расписывались под записью об увольнении).

Важно! Это не единственное нововведение по трудовым книжкам. Проверьте, ведете ли вы их согласно новому порядку, с помощью подсказок от экспертов КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, оформите пробный доступ. Это бесплатно.

С 1 сентября проставление подписи работника требуется только на титульном листе трудовой книжки в сведениях о нем — при оформлении вкладыша или дубликата (напомним, новые бумажные книжки вновь поступающим на работу сотрудникам больше не оформляются).

Также отменено требование знакомить работника с каждой вносимой в трудовую книжку записью в его личной карточке по форме Т-2. Означает ли это, что карточка Т-2 с 1 сентября 2021 года не нужна? Да, отвечает Минтруд, обязанности вести личные карточки теперь у работодателей нет (письмо от 24.12.2021 № 14-6/В-1487).

Напомним, что ранее этот документ был востребован и в целях воинского учета. Но с 08.01.2022 для этого используются специальные карточки по форме 10.

Но вообще-то форма Т-2 — привычный первичный документ по учету кадров. Поэтому если не хотите от него отказываться, то и не надо. Просто подписи с работников можно больше не собирать.

Важно! Рекомендации от КонсультантПлюс
В организациях воинский учет должен вестись по документам, перечень, формы, порядок заполнения и хранения которых устанавливается Минобороны России (п. 27 Положения о воинском учете). В частности, формы документов воинского учета, по которым ведется воинский учет граждан в организациях, порядок их хранения и заполнения установлены разд. IV Инструкции по воинскому учету. При ведении воинского учета следует применять также документы, предусмотренные для данных целей Методическими рекомендациями, если положения этих Рекомендаций не противоречат положениям Инструкции по воинскому учету.
Согласно разд. IV Инструкции по воинскому учету каждой организации для осуществления воинского учета необходимы:
1) карточки граждан, подлежащих воинскому учету в организации (форма карточки приведена в Приложении N 22 к Инструкции по воинскому учету);
2) картотека указанных карточек.
Кроме того, Инструкцией по воинскому учету предусмотрено, что в организациях должны храниться вторые экземпляры списков граждан, пребывающих в запасе, с указанием регистрационного номера и даты отправки. Форма списков установлена Приложением N 23 к указанной Инструкции (п. 36 этой Инструкции).
В организации также должен быть журнал проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе Вооруженных Сил РФ. В нем отражаются результаты соответствующих проверок. Форма журнала установлена Приложением N 29 к Инструкции по воинскому учету.

Указанный журнал должен быть зарегистрирован, пронумерован, прошнурован, опечатан и заверен подписью руководителя организации. Результат проверки может также отображаться в акте, составляемом по результатам проверки. При составлении такого акта в журнале проверок делается запись о его наличии (п. 62 Инструкции по воинскому учету).
Согласно п. 39 Методических рекомендаций каждой организацией для осуществления воинского учета разрабатываются (ведутся), в частности:
1) приказ об организации воинского учета граждан, в том числе бронирования граждан, пребывающих в запасе (форма приказа приведена в Приложении N 4 к Методическим рекомендациям).
Приказ об организации воинского учета издается при образовании организации и далее ежегодно перед началом календарного года (п. 39 Методических рекомендаций). Проект приказа нужно согласовать с военным комиссаром муниципального образования, который осуществляет деятельность на территории, где расположена организация (ее структурное подразделение). Если военного комиссариата нет, следует обратиться в орган местного самоуправления, который ведет первичный воинский учет на этой территории (п. 22 Методических рекомендаций).
См. образец заполнения приказа;
Полный список и образцы документов для воинского учета смотрите в К+. Пробный доступ к системе бесплатен.

Распространенные ошибки при заполнении формы Т-2

Случается так, что сотрудники кадровой службы допускают ошибки в личной карточке работника. Особых последствий это не имеет, а самому работнику – тем более не вредит. Но если ошибок много, то при внешней проверке кадровая служба может быть оштрафована за некачественную работу.

Основные ошибки, встречающиеся наиболее часто:

Использование спецсимволов

Косая черта (/), двоеточие (:), знак равенства (=) и другие спецсимволы нельзя использовать в форме Т-2. Особенно строго они запрещены в зоне кодирования.
Неаккуратное заполнение. Текст может выходить за пределы предназначенных полей, если это необходимо. Но в зону кодирования он выходить не должен. Если в этой зоне окажется хотя бы одна буква, формально карточка будет считаться испорченной, и ее потребуется переписать заново.

Прочерки

Эта распространенная ошибка вызвана тем, что в многих других документах прочерки допустимы или даже необходимы. В форме Т-2 их не должно быть. Если в графе нечего написать, то ее следует оставить полностью пустой.

Заполнение формы на компьютере

Первичное заполнение Т-2 (при приеме на работу) можно проводить на компьютере или вручную. Но записи, сделанные в процессе работы сотрудника, нужно делать строго от руки! С этими записями сотрудника нужно ознакомить под расписку.

Важно! Испорченную карточку (см. ошибку 2) можно переписывать лишь при первичном заполнении. Если документ был испорчен при последующем внесении записей, то переписывать или перепечатывать его нельзя.

Надеемся, данный материал помог вам оформить личную карточку работника. Не забудьте сохранить страницу в социальных сетях — пригодится!

Отказ от ведения личных карточек Т-2

Организация рассматривает вопрос об отказе ведения личных карточек Т-2, форма которой была до 01.09.2021 года документом, который обязаны были вести все работодатели. Хотим убедиться, что при отказе ведения Т-2, у нас отсутствуют какие-либо риски. Какой алгоритм действий при отказе карточек Т-2, и на что нужно обратить внимание?