В Трудовом кодексе РФ появится понятие «юридически значимые сообщения», благодаря чему работодатели смогут информировать работников и знакомить их с кадровой документаций в электронном формате.
На рассмотрение Государственной Думы поступил законопроект № 736455-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ », авторами которого является группа депутатов Госдумы во главе с Павлом Крашенинниковым. Инициатива направлена на цифровизацию трудовых отношений между работодателями и работниками, в частности, введение в ТК РФ понятия «юридически значимые сообщения».
Что такое «юридически значимые сообщения»?
Авторы инициативы предлагают дополнить Трудовой кодекс РФ несколькими новыми статьями, посвященными регламентации юридически значимых сообщений сторон трудового договора, то есть работодателя и работника. До сих пор электронный документооборот был предусмотрен только для взаимодействия организаций-работодателей с государственными органами. В ТК РФ не было норм, которые бы регулировали обмен информацией и документами в электронном виде между работниками и работодателями.
При этом юридически значимыми кадровыми сообщениями являются:
- заявления;
- уведомления;
- обращения;
- разрешения;
- требования;
- иные сообщения, которые могут передаваться сторонами трудового договора.
В частности, это может быть ознакомление под роспись или непосредственное направление документов. Сейчас разрешено направлять эти данные по почте или с использованием электронных или иных технических средств при возможности их воспроизведения на материальном носителе в неизменном виде. Но конкретного регулирования электронного взаимодействия между работниками и работодателями в ТК РФ нет.
Депутаты предлагают закрепить в трудовом законодательстве норму о том, что во всех случаях, когда трудовое законодательство требует письменной формы юридически значимого сообщения, для его составления и доставки будет разрешено использовать электронные или иные технические средства. Можно будет пользоваться не только электронной почтой, но и чатами в мессенджерах и смс-сообщениями. Порядок обмена сторонами юридически значимыми сообщениями нужно будет обязательно прописывать в трудовом договоре. Как отметил Павел Крашенинников:
Эти изменения позволят шире применять в трудовых отношениях новые, удобные и быстрые способы коммуникации, а также защитят права работников при таких способах взаимодействия.
Дистанционная работа 2021 — прием и оформление работника
Дистанционный работник и работодатель не видят друг друга, отсюда сложность заключения трудового договора с дистанционщиком — вся процедура происходит удаленно. В этой связи меняется весь порядок оформления, он происходит в электронном виде, следовательно, при оформлении договора с удаленным работником целесообразно использовать электронный документооборот. А это подразумевает использование электронной подписи.
Теме ЭДО посвящен отдельный онлайн-курс Валентины Митрофановой.
Пробелы законодательства
В настоящий момент существуют законодательные пробелы, не позволяющие компаниям осуществлять переход на электронный кадровый документооборот, не опасаясь претензий со стороны контролирующих органов.
В соответствии с п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».
- информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации,
- кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Таким образом, согласно буквальной трактовке Закона N 63-ФЗ квалифицированная электронная подпись является полным аналогом собственноручной подписи и, соответственно, может быть использована для подписания кадровых документов.
Но отношения между работодателем и работником регулируются, прежде всего, ТК РФ, который предусматривает использование электронной подписи только в трудовых отношениях с дистанционными работниками.
В отношениях с работниками, не являющимися дистанционными, применение электронной цифровой подписи ТК РФ не предусмотрено.
Такие разъяснения также давал Минтруд на запросы нескольких компаний по данному вопросу.
Принятие рисков
В настоящий момент внедрять использование электронных подписей на тех документах, для которых ТК РФ установлена необходимость подписания: трудовом договоре, дополнительных соглашений к нему, приказов о приеме на работу и увольнении, уведомления о сокращении штата, а также ознакомления сотрудников с локальными нормативными актами компании, высоко рискованно.
Т.е. у компании есть выбор: либо принять рисковый подход, и внедрять электронный кадровый документооборот до принятия законодательных изменений, либо выбрать консервативную позицию и ожидать окончания эксперимента Минтруда и принятия соответствующего закона.
С какими сотрудниками можно организовать электронный обмен документами
Трудовой кодекс позволяет организовать электронное взаимодействие с любым сотрудником компании. Однако есть правила такого взаимодействия, и они зависят от категории сотрудника.
Существует три категории сотрудников:
- Категория №1. Сотрудники, работающие по договору гражданско-правового характера, и самозанятые.
- Категория №2. Сотрудники, оформленные по трудовому договору на дистанционную работу.
- Категория №3. Сотрудники, работающие по трудовому договору.
Список документации для электронного обмена между сотрудниками и руководством, как и особенности такого обмена, зависят от категории сотрудника
Документы КЭДО для сотрудников категории №1: согласно части 2 статьи 160 и части 2 статьи 434 Гражданского кодекса РФ, всю документацию с сотрудниками этой категории работодатель может подписывать в электронном формате без дублирования на бумаге.
Для категории №2. Согласно статьям 312.2-312.9 Трудового кодекса РФ, все кадровые документы с сотрудниками работодатель может подписывать в электронном формате без дублирования на бумаге. Но есть исключение! Оно касается трех документов:
- копии приказа об увольнении;
- трудового договора иили дополнительного соглашения;
- бумажную трудовую книжку, если у работника она в бумажном виде.
Эту документацию работодатель обязан отправлять сотруднику в бумажном формате. Принципы электронного взаимодействия должны быть закреплены трудовым договором, дополнительным соглашением, коллективным договором или иным локально-нормативным актом компании. Главное, чтобы весь порядок был детально прописан, а обмен электронной документацией отражал факт получения сотрудником (работодателем) электронного документа или документа в электронном формате.
Дистанционный работник может получить копии всей документации, связанной со своим рабочим процессом в HR-отделе. Документация готовится в бумажном формате, и направляются сотруднику заказным письмом или в электронном формате в течение трех рабочих дней.
Для категории №3. Согласно статьям 22.1–22.3 ТК РФ всю кадровую документацию с сотрудниками работодатель может подписывать в электронном формате, без дублирования на бумаге. Но есть исключение! Оно касается пяти документов из части 3 статьи 22.1 ТК РФ, а именно:
- приказ об увольнении;
- акт о несчастном случае на производстве;
- журнал инструктажа по охране труда;
- бумажная трудовая книжка, если у сотрудника она в бумажном формате;
- сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
Как правильно организовать обмен документами с дистанционным работником без ЭЦП
Существует два варианта организации электронного обмена документацией с удаленными сотрудниками:
- Электронная почта. При обмене документами через электронную почту необходимо учитывать следующую особенность, которая прописана в части 3.4 статьи 312.3 ТК РФ, а именно: получатель электронной документации должен в ответ направить в электронном формате документ, подтверждающий получение документации в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе. Например, работодатель отправил сотруднику трудовой договор, получил подтверждение от сотрудника о получении и только после этого получил подписанный договор.
- Информационная система работодателя. Может использоваться как вариант обмена электронной документацией с удаленными сотрудниками.
В информационной системе (ИС) можно организовать отправку, получение, ознакомление, подписание документов без использования электронной подписи. Факт авторизации в системе является аутентификацией сотрудника, а подписание документации там приравнивается к подписанию простой электронной подписью (ПЭП).
При документообороте через ИС работодателя есть одна важная особенность – подписать в ней трудовой договор или дополнительное соглашение без применения ЭП нельзя. ПЭП для этих целей не подходит. Для такой документации потребуется усиленная квалифицированная или неквалифицированная электронная подпись.
Переход на кадровый электронный документооборот
Калькулятор стоимости внедрения цифрового кадрового самообслуживания сотрудников и КЭДО. Прямая интеграция с 1C
Чтобы внедрить кадровый ЭДО с действующими сотрудниками необходимо:
- Подписать Соглашение об электронном взаимодействии (о применении НЭП или ПЭП). Это необходимо оформить для всех дистанционных сотрудников, самозанятых и офисных работников.
- Для офисных сотрудников кроме соглашения потребуется оформить положение о КЭДО, Приказ о переходе документации на электронную и согласие подписанное всеми сотрудниками.
Чтобы сделать электронный обмен документами с новыми работниками официальным вам потребуется:
- Подписать Соглашение об электронном взаимодействии.
- Положение о кадровом ЭДО.
- Согласие нового сотрудника на ведение документов в электронном формате. По закону, работники, не имеющие трудового стажа до 31.12.2021 года, могут не подписывать согласие.
Возможность перехода на кадровый ЭДО остается за каждой компанией и несет за собой ряд дополнительных преимуществ. КЭДО упрощает оформление документации, повышает эффективность работы HR-службы, ускоряет подписание и проведение документов на всех этапах их оформления. А для сотрудников, работающих дистанционно, такое взаимодействие является единственным возможным и удобным.
Нюансы дистанционной работы
Поскольку во время трудовой деятельности общение между работодателем и дистанционным работником осуществляется посредством электронной связи, предполагается, что любые документы как работник, так и работодатель направляет в электронной форме. Но в ст. 312.1 ТК РФ уточняется, что такими документами, помимо трудового договора, приказов, уведомлений и других документов, в частности, являются заявления, объяснения и иная информация от работника. А еще установлено, что если работник направил такой документ, как заявление о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ), работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа.
Если работник заболел или собирается в отпуск по беременности или родам или по уходу за ребенком, он должен направить работодателю оригиналы соответствующих документов (листок нетрудоспособности, заявление и т. п.) по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312.1 ТК РФ).
Отдельно внимание уделено соблюдению работодателем в отношении дистанционных работников норм охраны труда.
В силу ст. 312.3 ТК РФ в целях обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных работников работодатель исполняет лишь некоторые обязанности, установленные ст. 212 ТК РФ, в частности:
– расследование и учет в определенном Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ порядке несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 17 ч. 2);
– выполнение предписаний должностных лиц федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор) в установленной сфере деятельности, и рассмотрение представлений органов общественного контроля в установленные ТК РФ, иными федеральными законами сроки (абз. 20 ч. 2);
обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 21 ч. 2).
Кроме этого, работодатель должен ознакомить дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.
Другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда, установленные Трудовым кодексом, федеральными законами, другими нормативными правовыми актами Российской Федерации и субъектов РФ, на дистанционных работников не распространяются, если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе.
Особенности при увольнении
Имеются особенности при увольнении дистанционных работников, в частности, по инициативе работодателя.
По общему правилу трудовой договор с такими работниками можно расторгнуть по основаниям, установленным Трудовым кодексом. При этом в трудовом договоре могут быть предусмотрены дополнительные основания для увольнения дистанционного работника по инициативе работодателя (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ). Например, увольнение за неоднократное невыполнение плановых показателей, за регулярное несоблюдение формата отчета о выполненном задании.
Отметим: дополнительные основания увольнения должны быть установлены именно трудовым договором. Если же они будут установлены не трудовым договором, а другим документом, например должностной инструкцией или локальным актом организации, уволенный будет восстановлен.
Например, дистанционный работник, уволенный за неоднократное невыполнение плановых показателей, был восстановлен судом, поскольку такое дополнительное основание увольнения было предусмотрено не трудовым договором, а должностной инструкцией. Работодатель считал, что она является неотъемлемой частью трудового договора.
Однако суд сделал вывод: должностные инструкции с учетом их содержания, порядка принятия, формы, сроков утверждения работодателем, порядка ознакомления с ними работника не могут быть квалифицированы как неотъемлемая часть заключенного сторонами трудового договора и не отвечают требованиям ст. 56 ТК РФ (не являются соглашением сторон), поэтому увольнение по правилам ч. 1 ст. 312.5. ТК РФ, предусматривающей право работодателя уволить дистанционного работника по дополнительным, согласованным сторонами основаниям, прописанным исключительно в трудовом договоре, незаконно (Апелляционное определение Свердловского областного суда от 11.05.2017 по делу № 33‑7310/2017).
Должностная инструкция будет неотъемлемой частью трудового договора, если она в соответствии с этим договором является приложением к нему. Однако в любом случае обязательной она становится только в части должностных обязанностей и требований к работнику. Если должностной инструкцией установлены основания увольнения, они не подлежат применению, поскольку такая инструкция, в отличие от трудового договора, не считается соглашением сторон.
Прекращение трудовых отношений с дистанционным работником оформляется приказом (унифицированная форма Т-8), в качестве основания которого следует указать конкретное положение договора или статьи ТК РФ. С приказом работник должен быть ознакомлен под подпись. Если данный документ невозможно довести до сведения работника или тот отказывается ознакомиться с ним под подпись, в приказе (распоряжении) делается соответствующая запись.
Если взаимодействие между работодателем и дистанционным работником осуществляется путем обмена электронными документами с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей, приказ об увольнении необходимо заранее направить работнику в электронном виде для ознакомления. Работник, в свою очередь, заверив приказ электронной подписью, обязан переслать его обратно.
В день увольнения бумажную копию приказа необходимо выслать работнику по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 2 ст. 312.5 ТК РФ).
На основании приказа, если заполнялась трудовая книжка работника, в ней делается запись об увольнении. Приведем образец записи при увольнении по дополнительному основанию, установленному трудовым договором.
записи
Дата
Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
Новые правила дистанционной работы
Дистанционная (удалённая) работа подразумевает выполнение трудовых функций вне рабочего места, предоставленного и контролируемого работодателем. Работник сам определяет, где будет находиться рабочее место, и может его в любой момент изменить, если это не скажется на выполнении условий трудового договора.
Обязательное условие дистанционной работы заключается в том, что свои трудовые функции и взаимодействие с работодателем работник осуществляет с помощью информационно-телекоммуникационных сетей и сетей связи. Проще говоря, удалённая работа ведётся через интернет, электронные системы и сервисы, с использованием почтовых отправлений, мессенджеров и других средств и способов дистанционного взаимодействия.
С дистанционным работником, который только устраивается на работу, заключается трудовой договор. При переводе действующих сотрудников подписывается дополнительное соглашение к трудовому договору. Допускается принудительный перевод на дистанционную работу, если того требуют чрезвычайные обстоятельства (авария, пожар, наводнение, эпидемия и т. п.).
При найме на работу или переводе на дистанционную работу обмен документами может проходить:
- в обычной форме. Работник приходит в офис, приносит необходимые документы, подписывает трудовой договор или дополнительное соглашение;
- посредством составления, подписания и направления бумажных документов без визита работника в офис. В этом случае документы отправляют и получают, например, через курьерские службы или Почту России;
- в электронной форме — посредством обмена электронными документами или документами в электронной форме, подписанными электронной подписью работника и работодателя.
Дистанционная работа может быть постоянной, временной (до 6 месяцев) и комбинированной (временной периодической). Формат согласовывается при найме или переводе на дистанционную работу.
Дистанционный работник может быть уволен, если более двух рабочих дней без уважительной причины не выходит на связь с работодателем. Еще одно специальное основание для увольнения — переезд работника в другую местность, если это приводит к невозможности исполнять трудовые функции на прежних условиях. Применительно к удалённым работникам действуют и общие основания увольнения.
Электронное взаимодействие работодателя и работника
Удалённая работа фактически существует в России уже много лет. Все это время преимущество отдавалось заключению с работниками гражданско-правовых, а не трудовых договоров. Отчасти это было связано с отсутствием чёткого регулирования дистанционных трудовых отношений. С принятием нового закона предполагается, что ситуация изменится. Важно, что наработанная практика электронного взаимодействия в рамках договоров ГПХ оказалась полезной и нашла отражение теперь уже в трудовом законодательстве.
Дистанционная работа по трудовому договору может быть полностью построена на электронном взаимодействии работника и работодателя.
Статья 312.3 ТК РФ разрешает использовать электронные документы и, если нужно, дополнять их бумажными. В электронном виде можно заключать, изменять, расторгать трудовые договоры, допсоглашения, договоры о материальной ответственности, договоры о получении образования. При заключении договоры подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя и такой же ЭП или усиленной неквалифицированной подписью работника. После этого стороны обмениваются подписанными электронными документами, используя согласованный для этого способ, например по электронной почте.
Обмен электронными документами или документами в электронной форме можно использовать и для других целей. Например, если работнику нужно отослать отчёт о работе, подготовленные рабочие документы, заявление, уведомление работодателя и так далее. Либо работодателю нужно ознакомить работника с каким-либо локальным актом или другим документом.
При использовании электронного документооборота получатель документа обязан ответно направить в электронной форме документ — подтверждение получения документа.
Порядок электронного взаимодействия, а также используемые сторонами виды электронной подписи должны быть урегулированы трудовым договором, дополнительным соглашением, коллективным договором или иным локальным актом. Главное, чтобы порядок был закреплён, а обмен электронными документами обеспечивал фиксацию каждого факта получения работником (работодателем) электронного документа или документа в электронной форме.
Дистанционный работник вправе запросить у работодателя копии документов, связанных с работой. В этом случае документы готовятся и направляются работнику в трёхдневный срок в бумажном виде заказным письмом или, если на это указано работником, в виде электронных документов.
Как заключить договор с удалённым сотрудником: электронный документооборот
Если удалённый сотрудник находится в одном городе с работодателем, то личные встречи для подписания документов — не проблема. Совсем иная ситуация, если работник находится в другом регионе. Стандартный обмен документами по почте или через мессенджеры не будет иметь юридической силы и не заменит настоящую подпись.
У компании есть два способа коммуникации с дистанционным работником. Первый — обмен оригиналами документов для подписи с помощью курьерских услуг. А второй — подписание документов электронной подписью. О нём расскажем подробнее, поскольку есть особенности.
Согласно закону, работодатель и работник могут заключать договоры с помощью электронного документооборота (ЭДО). Для этого у работодателя должна быть усиленная квалифицированная электронная подпись, а у сотрудника может быть один из трёх вариантов электронной подписи:
- Усиленная квалифицированная электронная подпись, которую можно получить в удостоверяющем центре, аккредитованном в Министерстве связи и массовых коммуникаций РФ. Получение такой подписи стоит денег, и, если компании принципиально, чтобы использовался этот вид подписи, работодатель обязан оплатить её. Такая подпись даёт максимальную степень защищённости документа от подделки.
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись имеет меньшую степень защищённости документа и возможностей, но подписывать кадровые бумаги ей допустимо. Оформление такой подписи обойдётся дешевле, и она тоже полностью оплачивается работодателем.
- Электронная подпись на портале «Работа в России». Работодатель должен сформировать ЭДО на портале и пригласить сотрудника присоединиться. Работнику нужно зарегистрироваться на сайте «Госуслуги», верифицировать учётную запись и присоединиться к ЭДО компании. Такая подпись бесплатна для обеих сторон.
Для найма удалённого сотрудника требуется тот же перечень документов, что при приёме в офис:
- паспорт;
- трудовая книжка (с 1 января 2020 года допустима электронная трудовая книжка);
- СНИЛС;
- военный билет и другие документы/справки по требованию.
Работник может предоставить все документы в виде сканов, скриншотов, файлов PDF, XML и так далее.
По письменному заявлению дистанционного работника работодатель обязан направить дистанционному работнику оформленный надлежащим образом экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения к трудовому договору на бумажном носителе не позднее трёх рабочих дней со дня получения заявления.
Документы, подписанные посредством электронной подписи, приравниваются к оригиналу. Главный бонус при работе с ЭДО — подписи невозможно подделать, а значит, в спорных ситуациях с сотрудником можно доказать, что он собственноручно подписывал документ.
Взаимодействие с сотрудниками, находящимися за рубежом
Сегодня всё больше квалифицированных специалистов уезжают за пределы России, не прекращая сотрудничество с российскими компаниями. Согласно положению Минтруда РФ, заключить трудовой договор со специалистом, находящимся за рубежом, нельзя. Причём вне зависимости от того, гражданином РФ или иностранцем он является. При данных обстоятельствах правительство советует заключать договор гражданско-правового характера. Важно помнить, если гражданин России живёт за пределами РФ 183 дня и более в течение последних 12 месяцев, то его доходы не облагаются НДФЛ.
Вакансии дня
- Поиск сотрудников
- Помощь
- Пользовательское соглашение
- Каталог компаний
- Работа по профессиям
- Работа рядом с метро
- Уведомления в мессенджер
HeadHunter
- О компании
- Наши вакансии
- Реклама на сайте
- Требования к ПО
- Защита персональных данных
- Безопасный HeadHunter
- Этика и комплаенс
- HeadHunter API
- Партнерам
- Инвесторам
- Условия оказания услуг
- Условия использования сайтов
Новости и статьи
- Рынок труда
- Жизнь в компании
- ИТ-проекты
- Рейтинг работодателей России
Сервисы для соискателей
- Готовое резюме
- Все сервисы
- Профориентация
- Продвижение резюме
- Хочу у вас работать
- Производственный календарь
- Экспертная рекомендация
Молодым специалистам
- Карьера для молодых специалистов
- Школа программистов
- Карьера в некоммерческих организациях
- Поиск сотрудников
- Помощь
- Пользовательское соглашение
- Каталог компаний
- Работа по профессиям
- Работа рядом с метро
- Уведомления в мессенджер
На информационном ресурсе hh.ru применяются рекомендательные технологии (информационные технологии предоставления информации на основе сбора, систематизации и анализа сведений, относящихся к предпочтениям пользователей сети «Интернет», находящихся на территории Российской Федерации)
Сегодня на сайте 1460100 вакансий , 67241625 резюме , 2136559 компаний и за неделю 4123351 приглашение
