У одного работника было 248 неотгулянных дней отпуска. Работодатель утвердил график отпусков и запланировал работнику отпуск почти на 4 месяца. Работник не желал долго отдыхать и обратился в суд. Работодатель суд выиграл. Потому что правильно составил график отпусков.
Узнайте в статье, как составить график отпусков на 2024 год с выгодой для работодателя и не нарушить ТК РФ.
- Правила составления графика отпусков
- Обязательно ли составлять график отпусков каждой организации и ИП
- Как в 2024 накажут за отсутствие графика отпусков
- Каких сотрудников можно не включать в график
- Как включать в график отпусков совместителей
- Когда задолженность по отпускам сгорает
- Включать ли в график отпуска прошлых лет
- На сколько частей можно разделить отпуск
- Можно ли спланировать отпуск только на выходные или 1 день
- Как оформить и утвердить график отпусков
- Как ознакомить сотрудников с графиком отпусков
Правила составления графика отпусков
Обязательно ли составлять график отпусков каждой организации и ИП
График отпусков должен быть у всех работодателей по ч. 1 ст. 123 ТК РФ. Срок утверждения графика — не позднее чем за 2 недели до начала календарного года. На 2024 год срок утверждения выпадает на 17 декабря 2023 года. Это воскресенье.
Поэтому рекомендуем утвердить график не позднее 15 декабря. Если утвердите 18 декабря, ошибки не будет (письмо Минтруда от 08.12.2017 № 14‑2/ООГ‑9399).
Но есть исключение. Без графика отпусков могут работать компании и ИП, микропредприятия, некоммерческие организации. По ст. 309.2 ТК РФ они вправе отказаться от принятия локальных нормативных актов, в том числе графика отпусков. Для отказа от графика они должны заключить с работниками трудовой договор по типовой форме, утвержденной Постановлением Правительства 858 от 27.08.2016.
В п. 22 этой типовой формы прописать, что для согласования отпуска применяют письменное соглашение с работником. См. письмо Роструда ПГ/01488-6-1 от 15.02.2021.
Автоматизируйте работу с отпусками
Удобный модуль согласования графика отпусков, уведомление за 2 недели до начала, автоматическая подготовка документов и онлайн‑подписание
Узнать больше Записаться на демо
Как в 2024 накажут за отсутствие графика отпусков
Штраф за отсутствие графика отпусков по ст. 5.27 КоАП РФ:
- от 1 до 5 тысяч рублей — для ИП или руководителя;
- от 30 до 50 тысяч — для организации.
Выявляют такие нарушение инспекции труда при проверках. До 2030 года большинство проверок приостановлено. Но вы же знаете, что график отпусков нужен не только из-за штрафов ГИТ. График помогает учесть пожелания работников, не допустить пересечения отпусков, избежать переносов отпусков и оформления дополнительных документов.
Составляем график отпусков — Елена А. Пономарева
Вебинар «График отпусков в электронном кадровом документообороте»
Как за 1 день собрать пожелания от 1 000 сотрудников, проконтролировать пересечения, составить график и ознакомить с ним работников — смотрите на бесплатном вебинаре СБИС.
Каких сотрудников можно не включать в график
Не включать в график отпусков можно:
- Граждан, принятых в компанию по договору гражданско-правового характера, подряда или оказания услуг.
- Работниц в отпуске по уходу за ребенком, если они находятся там полный календарный год. Нельзя находиться в 2 отпусках одновременно, указал Верховный суд.
- Мобилизованного работника, с которым приостановлен трудовой договор. На это время приостанавливается исполнение обязанностей работодателя в силу ч. 3 ст. 351.7 ТК РФ. Так же ответил Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф».
При этом не забываем, что обязательно нужно включать в график отпусков работников, трудоустроенных по трудовым договорам, в том числе:
- Дистанционных работников. См. письмо Роструда ПГ/12255-6-1 от 14.05.2021.
- Тех, кто уволится в течение года. См. письмо Роструда ПГ/03709-6-1 от 09.03.2021.
- Внутренних и внешних совместителей.
- Работниц в отпуске по беременности и родам. Это вид отпуска длится 140 дней, меньше года.
Как включать в график отпусков совместителей
Мы выяснили, что совместителей в график отпусков включать нужно, они тоже имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Но есть особенности.
Про внутренних совместителей
Внутренних совместителей лучше включать в график отпусков двумя строчками: по основной должности и совместительству. Тогда сможете раздельно учитывать предоставление дней отпуска по основному месту работы и совместительству. Это важно для ситуаций, когда различается количество «заработанных» дней ежегодного отпуска по внутреннему совместительству и по основной должности. Такое бывает, если работник трудоустроился по основному месту работы раньше, чем по совместительству. Или по основной должности имеет право на дополнительные дни отдыха за ненормированный график.
Роструд считает достаточным указать внутреннего совместителя в графике отпусков в одной строчке. Объясняет свою позицию тем, что по ч. 1 ст. 286 ТК РФ работодатель обязан предоставлять одновременно отпуска по основному месту работы и по совместительству. Но Роструд не объясняет, как работодателю фиксировать продолжительность таких отпусков, если они различаются. См. письмо Роструда ПГ/60005-6-1 от 25.12.2020.
- Предложите работнику оформить отпуск без сохранения зарплаты по совместительству. Но работник вправе отказаться и выйти на работу по совместительству, а по основному месту числиться в отпуске. Аналогично ответил Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф».
- Предоставьте отпуск по совместительству авансом, если работник не отработал по совместительству 6 месяцев и просит о таком отпуске. Ст. 286 ТК РФ.
Про внешних совместителей
У внешних совместителей лучше запросить пожелания по дате отпуска и только потом включить их в график отпусков. Поскольку по ч. 1 ст. 286 ТК РФ отпуск совместителю должен быть предоставлен одновременно с отпуском по основному месту работы. Но даже если график утвержден, работник с ним ознакомлен, внешний совместитель вправе в любой момент потребовать перенос отпуска. На том основании, что изменились даты его отпуска по основному месту работы.
Когда задолженность по отпускам сгорает
Дни отпуска, которые работник не использовал, сохраняются за работником и могут быть использованы им в следующие годы. Это обязанность работодателя предоставить работнику неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды.
Работник не имеет право отказаться от отпуска и взять его деньгами. Компенсацию за неиспользованный отпуск в денежном выражении работник может получить только в случае увольнения. Основание — ч. 1 ст. 127 ТК РФ.
Включать ли в график отпуска прошлых лет
Работодатель сам решает, отражать ли в графике отпусков неиспользованные отпуска прошлых периодов. ТК РФ это не запрещает, но и не разрешает. Минтруд рекомендует урегулировать этот вопрос в ЛНА. См. письма Минтруда 14-2/ООГ-17800 от 08.12.2020, Роструда 473-6-0 от 01.03.2007.
Неиспользованные отпуска прошлых лет выгоднее включить в график отпусков, если ожидаете разногласий с работником. Например, бывает так. У работника накопилось 248 дней неотгулянного отпуска. Работодатель без согласования с работником утвердил график отпусков, в котором запланировал этому работнику 4 отпуска за год по 28 дней каждый.
Отпуска по 28 дней работодатель не обязан согласовывать с работником. Работник не хотел так долго отдыхать и обратился в суд. Суды 3 инстанций отказали работнику в иске. См. определение третьего КСОЮ 88-8007/2022 от 11.05.2022.
На сколько частей можно разделить отпуск
Ежегодный оплачиваемый отпуск можно разделить на любое количество частей, но по соглашению с работником. Одна из частей отпуска должна быть не менее 14 дней. Это условие ст. 125 ТК РФ.
Продолжительность остальных частей отпуска закон не устанавливает. Некоторые работодатели определяют минимальную продолжительность ежегодного отпуска в локальных-нормативных актах. Например, пишут «продолжительность ежегодно отпуска должна быть не менее 7 дней» или «отпуск должен включать выходные дни». Минтруд не запрещает вводить такие ограничения, рекомендует не дробить отпуск чрезмерно, чтобы работник успел отдохнуть. См. письмо Минтруда 14-2/ООГ-6958 от 24.09.2019.
Можно ли спланировать отпуск только на выходные или 1 день
Можно 14 дней отпуска разделить и предоставлять только в выходные или по 1 дню. Закон не запрещает, Минтруд не возражает. См. письмо Минтруда 14-2/ООГ-9754 от 07.12.2018, письмо Роструда 2143-6-1 от 17.07.2009. Остальные 14 дней ежегодного отпуска — это неделимая часть по ст. 125 ТК РФ.
Их работник должен отгулять полностью.
Профсоюз
В шапке графика формы Т-7 есть строка для мнения профсоюза.
Это поле надо заполнять, если в организации в принципе есть профсоюз и он представляет интересы всех или большинства работников.
Для выдачи мотивированного мнения у профсоюза есть 5 рабочих дней.
Если в профсоюзе состоят менее половины сотрудников, то его мнение о графике запрашивать не нужно, сообщает Роструд.
Мнение иных представительных органов (не профсоюза) учету не подлежит, разъясняет ГИТ в г. Москве в письме от 08.12.2022 № ПГ/30618/10-42828-ОБ/18-964.
Запланированная дата отпуска
В табличной части графика работодатель должен заполнить дату начала отпуска.
Здесь надо указать конкретную дату, а не просто месяц.
Причем для одного сотрудника может быть несколько дат.
Во-первых, по договоренности работника и работодателя отпуск можно разделить на части. Главное, чтобы одна из частей была не менее 14 дней.
Во-вторых, Если у сотрудника остались неиспользованные дни отпуска с прошлого года, их тоже надо включить в график. Об этом можно сделать комментарий в графе 10 (примечание).
Впрочем, взять отпуск за прошлый год можно и вне графика по соглашению с работодателем. Об этом говорит Роструд в письме от 11.10.2023 № ПГ/21367-6-1.
Что учесть при формировании графика отпусков
— В график включают ежегодный оплачиваемый отпуск и дополнительные дни отдыха. Последние предусмотрены для работников вредных производств и других категорий специалистов — ст. 116-119 ТК РФ.
— Работодателям запрещено отказывать сотрудникам в отпуске два года подряд, даже если сотрудники сами об этом просят — ст. 124 ТК РФ. Если остались дни отдыха с прошлого года, их указывают в графике в первую очередь.
— В график включают сотрудников, которым разрешено уйти в отпуск в любой момент:
- несовершеннолетние;
- воспитывающие несовершеннолетних детей-инвалидов;
- воспитывающие трёх и более детей до 18 лет, пока младшему не исполнится 14 лет;
- почётные доноры;
- женщины перед отпуском по беременности;
- усыновившие детей в возрасте до трёх месяцев;
- другие, предусмотренные Трудовым кодексом РФ или иными нормативными актами.
Для переноса дня выхода на отдых сотрудники подают заявление, а в график вносят исправленную дату.
— Нерабочие праздничные дни не учитывают в продолжительности отдыха.
— В графике указывают точный день начала отпуска. По мнению Роструда, указывать только месяц неправомерно.
— В график не включают сотрудников, которые в следующем году точно не пойдут в отпуск. Например, кто длительно отсутствует по уходу за ребёнком.
— Если известно, что работник уволится в январе-феврале, его всё равно указывают в графике.
Как составить график отпусков
1. Опрос сотрудников
Формирование графика отпусков начинают с опроса сотрудников о желаемом периоде отдыха. Если в компании работает больше 10-15 человек, для упрощения задачи каждого работника просят направить информацию в письменном виде.
После сбора данных составляют черновую версию графика. Отпуска распределяют так, чтобы в один момент не остаться без важных сотрудников.
Работодатели не обязаны учитывать пожелания сотрудников. Но в хороших компаниях стараются учитывать пожелания, чтобы поддерживать хорошую корпоративную атмосферу.
2. Заполнение формы графика
Унифицированная форма Т-7 — это таблица со списком сотрудников и их отпусками на предстоящий год. Сначала заполняют шапку:
- название организации или ФИО предпринимателя;
- ОКПО — только для юридических лиц;
- год, на который составляют график.
В таблице заполняют:
- графу 1 — наименование структурного подразделения, в котором работает сотрудник;
- графу 2 — должность специалиста по штатному расписанию;
- графу 3 — фамилия, имя и отчество работника;
- графу 4 — табельный номер сотрудника;
- графу 5 — количество дней отдыха. Если отпуск делят на несколько частей, то по каждой отдельно указывают количество дней;
- графу 6 — дата начала отдыха.
В графе 7 указывают фактическую дату начала отдыха — это делают простой ручкой в назначенный день. Графы 8 и 9 отведены для корректировок, например, если сотрудник ушёл в отпуск раньше, чем планировалось. В графе 10 указывают примечания.
3. Согласование с профсоюзом
Если в организации нет профсоюза, в шапке указывают «Профсоюз в организации не утверждён».
Для согласования графика с профсоюзом ответственному лицу предоставляют проект на ознакомление и два сопроводительных письма. Одно он оставляет у себя, на втором ставит отметку и дату принятия.
Профсоюз проверяет график в течение пяти рабочих дней. Кадровику возвращают документ с мотивированным мнением. Если просят внести правки, есть два варианта:
- согласиться, скорректировать проект и отправить на повторное рассмотрение;
- отказаться, составить акт разногласий и утвердить план в первоначальном виде.
Во втором случае профсоюз может обжаловать решение в Государственной инспекции труда (ГИТ) или суде.
4. Утверждение и подписание
Проект утверждает руководитель кадровой службы. Под таблицей специалист указывает свою должность, заверяет документ подписью и указывает расшифровку.
Дальше документ передают руководителю или ИП. Он устанавливает порядковый номер и дату составления — момент утверждения проекта. Слева указывает должность, ставит подпись и расшифровку.
Вместе с графиком издают приказ:
5. Донесение информации до сотрудников
Работодатели не обязаны ознакомить сотрудников с графиком отпусков. Закон требует лишь уведомлять о начале отдыха как минимум за две недели до начала. Однако, лучше сделать это заранее, чтобы избежать споров.
Для подтверждения донесения информации:
- создают журнал, в котором сотрудники указывают ФИО и дату ознакомления. Запись заверяют подписью, ставят расшифровку;
- в форму Т-7 добавляют графу 11, в которой работники ставят подпись для подтверждения ознакомления с информацией.
Сторонам запрещено отказываться от обязательств: работодателю — предоставлять отпуск, а сотруднику — уходить на отдых. Но по предварительному соглашению разрешено перенести дату начала отпуска.
Разъяснения чиновников про график отпусков
Прежде чем рассказать, как заполнять бланк и кого в него включить, предлагаем небольшой обзор некоторых последних писем контролирующих органов.
Мнение каждого нанятого лица при формировании графика отпусков принимать во внимание необязательно (письмо Минтруда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17854). Однако если в организации есть профсоюз, то документ необходимо согласовать с ним, причём независимо от количества его членов (письмо Минтруда от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17785). Главное, чтобы этот орган представлял интересы как минимум половины работников. Если представитель трудового коллектива в организации один, документ с ним согласовать также необходимо (при условии, что этого представителя выбрали тайным голосованием не менее 50% сотрудников).
В график отпусков нужно вносить всех, кто состоит в трудовых отношениях с организацией при его утверждении. Включая тех, кто уволится в течение года, например, при окончании срочного трудового договора. И даже тех, кто на момент составления графика отпусков уже отдыхает и в последующем увольняется (письмо Росруда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1).
При этом в более ранних письмах Минтруда (от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17851, от 10.12.2020 № 14-2/ООГ-17893, от 10.12.2020 № 14-2/ООГ-17895, от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17800) говорится о том, что работодатели могут сами решать, следует ли включать в график отпусков отдельные категории работников. Соответствующее регулирование необходимо закрепить в локальных нормативных актах.
Такой же ответ Минтруд дал и на следующие вопросы:
- нужно ли отражать в документе не использованные сотрудником дни отдыха за предыдущий год (письмо от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17850);
- должна ли форма содержать конкретную дату начала отдыха (письмо от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17783).
Таким образом, в ведомстве считают, что принимать решения по данным вопросам работодатели могут самостоятельно, но это нужно закрепить в ЛНА. Поэтому если соответствующих актов нет, то будет безопаснее заполнять график отпусков на очередной год в отношении всех лиц, кто работает в организации, учесть в нём все неиспользованные ранее дни, а также отразить даты.
В документ следует включить и совместителей, в том числе внутренних (письмо Роструда от 25.12.2020 № ПГ/60005-6-1).
Утверждённый график отпусков доводится до сведения коллектива. Кроме того, нужно известить каждого работника о времени начала его отдыха не позднее, чем за две недели (письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1). Вместе с тем в письме Минтруда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846 говорится, что Трудовой кодекс не содержит прямых указаний на необходимость ознакомления нанятых лиц с графиком.
Сотрудники, которые могут выбрать период отдыха, имеют право на изменение фигурирующей в документе даты его начала (письмо Минтруда от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786).
Чьё мнение учитывать
Ежегодный отдых сотрудников, как правило, планируется с учётом их мнения, хотя такой обязанности у работодателя нет. По понятным причинам все пожелания учтены быть не могут, особенно в крупных организациях. Но всё же работодатели по возможности стараются пойти навстречу коллективу.
А вот мнение профсоюзной организации, если она создана, при составлении графика отпусков учесть нужно. Есть важный нюанс: согласовать его следует лишь с тем профсоюзом, который представляет более половины всех сотрудников.
Выше мы привели основные правила составления документа. Далее предлагаем разобрать этот процесс поэтапно.
Минтруд и Роструд о графике отпусков
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
- его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
- все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Рекомендовано для вас
Наступил ноябрь, работа над новым графиком отпусков в самом разгаре. Он хоть и утверждается руководителем организации (или его приказом), но составителем, как правило, выступает кадровик. Соблюдение норм трудового законодательства при планировании отпусков – это зона ответственности кадровика. Порою она бывает очень ощутима.
Мы отобрали 5 наиболее часто встречающихся у наших читателей-кадровиков вопросов, касающихся графиков отпусков, и подготовили ответы них. В частности, необходимо ли включать в график на следующий год ранее перенесенные части отпуска; обязан ли работодатель учитывать пожелания работников по времени отпуска; должен ли он перед составлением графика разъяснять работникам-льготникам их право выбирать удобное время отдыха; надо ли планировать отпуска декретниц и работников в отпусках по уходу за ребенком в графике и если да, то как это осуществить; можно ли включать в график отпуска за рамками рабочего года (спойлер: нельзя, это будет нарушением трудового законодательства, но есть варианты, как попытаться соблюсти баланс интересов работодателя и сотрудников).
Вакансии дня
- Поиск сотрудников
- Помощь
- Пользовательское соглашение
- Каталог компаний
- Работа по профессиям
- Работа рядом с метро
- Уведомления в мессенджер
HeadHunter
- О компании
- Наши вакансии
- Реклама на сайте
- Требования к ПО
- Защита персональных данных
- Безопасный HeadHunter
- Этика и комплаенс
- HeadHunter API
- Партнерам
- Инвесторам
- Условия оказания услуг
- Условия использования сайтов
- Рынок труда
- Жизнь в компании
- ИТ-проекты
- Рейтинг работодателей России
Какое значение имеет мнение работника в вопросах отпуска?
Помогите разобраться, пожалуйста. Должен ли руководитель учитывать мнение работника по поводу отпуска? Допустим, руководитель заставляет идти в отпуск с 1 июня, хотя заявление написано мной с 15 июня?
Ответы на вопрос (7):
22.05.2020, 11:23,
Конечно, должен, но только в случае, если в организации не утвержден график отпусков, по которому Ваш отпуск должен начаться с 1 июня.
Согласно ст. 123 Трудового кодекса РФ,
График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.
Однако в случае, если график отпусков не утверждался, отпуск должен быть предоставлен работнику в дату, указанную в заявлении на отпуск.
Пожаловаться
22.05.2020, 11:24,
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.
График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.
Учет мнения работника только в исключительных случаях.
Пожаловаться
22.05.2020, 11:25,
В трудовом кодексе РФ не обязанности работодателя учитывать мнение работников при составлении графика отпусков.
ТК РФ Статья 22. Основные права и обязанности работодателя
соблюдать трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров;
предоставлять работникам работу, обусловленную трудовым договором;
обеспечивать безопасность и условия труда, соответствующие государственным нормативным требованиям охраны труда;
обеспечивать работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей;
обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности;
выплачивать в полном размере причитающуюся работникам заработную плату в сроки, установленные в соответствии с настоящим Кодексом, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, трудовыми договорами;
вести коллективные переговоры, а также заключать коллективный договор в порядке, установленном настоящим Кодексом;
предоставлять представителям работников полную и достоверную информацию, необходимую для заключения коллективного договора, соглашения и контроля за их выполнением;
знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью;
своевременно выполнять предписания федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор) в установленной сфере деятельности, уплачивать штрафы, наложенные за нарушения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;
рассматривать представления соответствующих профсоюзных органов, иных избранных работниками представителей о выявленных нарушениях трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, принимать меры по устранению выявленных нарушений и сообщать о принятых мерах указанным органам и представителям;
создавать условия, обеспечивающие участие работников в управлении организацией в предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами и коллективным договором формах;
обеспечивать бытовые нужды работников, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей;
осуществлять обязательное социальное страхование работников в порядке, установленном федеральными законами;
возмещать вред, причиненный работникам в связи с исполнением ими трудовых обязанностей, а также компенсировать моральный вред в порядке и на условиях, которые установлены настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
исполнять иные обязанности, предусмотренные трудовым законодательством, в том числе законодательством о специальной оценке условий труда, и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и трудовыми договорами.
