Нужно ли уведомлять работников о переходе на электронный документооборот

Содержание

Роструд дал разъяснения по уведомлению новых сотрудников о ведении в компании кадрового электронного документооборота (КЭДО).

Статья 22.2 ТК РФ обязывает работодателя сообщать новым работникам о том, что в компании ведется КЭДО.

Как информировать

Любым способом, удобным работодателю. Например, это может быть локальный нормативный акт, с которым сотрудника нужно ознакомить под подпись. Работник имеет право как согласиться, так и отказаться от ведения в отношении него КЭДО.

Не получать согласия работника можно только в том случае, если он не имеет трудового стажа до 31 декабря 2021 года.

Поделиться в соцсетях
Поделиться
Тест-драйв отчётности
30 дней БЕСПЛАТНО отправляйте электронную отчётность в ФНС, СФР (ПФР, ФСС) и Росстат
Новости по теме

ЭДО для самозанятых – простое и удобное решение от «Такском»
Подготовлена новая форма счёта-фактуры
Подпишитесь на рассылку
Согласие на обработку персональных данных

Совершая действия по отправке заявки в ООО «Такском», я даю свое согласие на получение от ООО «Такском» информационных и рекламных сообщений на указанный выше мой абонентский номер и/или адрес моей электронной почты, а также выражаю свое согласие с обработкой моих персональных данных (ФИО, абонентский номер, адрес электронной почты) ООО «Такском» включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение) извлечение, использование, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение в целях оказания мне консультации по выбору тарифа и информировании меня об услугах и продуктах ООО «Такском». Я извещен о возможности отзыва мной настоящего согласия путем обращения в ООО «Такском» и подачи заявления об отзыве согласия по утвержденной форме. Настоящее согласие действует с момента отправки мной заявления в ООО «Такском» до момента подачи мной заявления об отзыве этого согласия.

Принимаю Не принимаю
Мы всегда готовы вам помочь
Оставьте контакты, если возникли вопросы. Мы свяжемся с вами и поможем со всем разобраться.
Согласие на обработку персональных данных

Вебинар: «Алгоритм и документы при переходе на ЭДО (электронный документооборот)»

Принимаю Не принимаю
API для интеграции в учётные и информационные системы клиента
Согласие на обработку персональных данных

Что такое кадровый ЭДО

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ дополнил ТК РФ новыми статьями 22.1–22.3, раскрывающими сущность и устанавливающими порядок внедрения и осуществления электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений закон понимает создание, подписание, использование и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).

В частности, закон позволяет оформлять в электронном виде, без дублирования на распечатанном бланке:

трудовой договор, в том числе срочный;
ученический договор;
договор о полной материальной ответственности;
приказ о предоставлении отпуска;
распоряжение о направлении в командировку и т.д.

По сути, оформить в электронном виде можно любой кадровый документ, за рядом исключений, прямо указанных в законе.

Какие документы нельзя перевести в электронную форму

Положения закона об ЭДО не применяются в отношении следующих документов (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):

трудовых книжек;
актов о несчастном случае на производстве по установленной форме;
приказов (распоряжений) об увольнении работника;
документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

Все эти документы, за исключением трудовых книжек, как и прежде, требуют обязательного составления на бумажном носителе. Что касается трудовых книжек, то они также продолжают вестись на бумажном носителе, если работники не изъявили желания перейти на электронную трудовую книжку.

Переход на кадровый ЭДО

Переход к кадровому ЭДО может быть осуществлен любым работодателем – организацией или ИП на основании их добровольного волеизъявления. Заставить работодателя отказаться от бумажного кадрового учета в пользу электронного никто не может.

Чтобы перейти от бумажного к электронному кадровому документообороту, работодатель должен разработать и утвердить специальный локальный нормативный акт, определяющий порядок такого перехода, который в обязательном порядке должен содержать следующую информацию (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ):

сведения об информационной системе, с помощью которой осуществляется ЭДО;
порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭДО;
срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО;
сведения о конкретной дате введения ЭДО.

Определившись с порядком перехода на ЭДО, работодатель должен будет определить и утвердить сам порядок кадрового ЭДО.

Утверждение порядка кадрового ЭДО

Порядок осуществления электронного документооборота утверждается работодателем в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. В данном порядке прописываются (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ):

сроки подписания работниками электронных документов и ознакомления с ними. Периодичность такого подписания и ознакомления;
порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем через ЭДО;
исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, переведенных в электронный формат, на бумажном носителе.

Утвердив порядок перехода на ЭДО и, собственно, сам порядок осуществления кадрового ЭДО, работодатель должен будет уведомить своих работников и получить их согласие на переход к составлению кадровых документов в электронной форме.

Риски, о которых стоит знать

Пару слов хотелось бы также сказать о проблемных аспектах, связанных с переходом на КЭДО. Если не все сотрудники дадут согласие на электронный документооборот, работодатель не сможет массово перейти на КЭДО. Поэтому важно заинтересовать их плюсами перехода на онлайн-формат, продемонстрировать удобство для них, подготовить инструкции с простым объяснением, как работать в новой системе.

Также рекомендуем сначала протестировать КЭДО в компании на части сотрудников. Для пилотного запуска лучше выбирать подразделение из следующих двух вариантов:

удаленное, с которым часто возникают проблемы в обмене бумажными документами, или
наиболее близкое, лояльное и инновационное – обычно это ИТ-служба или сотрудники самого отдела кадров. Участники пилота быстро почувствуют эффект и поделятся положительным опытом с остальными подразделениями.

Но имейте в виду, либо для тестирования вы оформляете полный комплект необходимых документов, и конкретная группа работников у вас полностью переходит на ЭДО, либо такие документы вы не делаете, но тогда во время тестирования все документы дублируются на бумажном носителе.

Еще один нюанс – согласия нужно собирать в бумажном виде. Например, в нашей компании сотрудники уже привыкли подписывать почти все документы в электронном виде. Получение подписей на бумаге потребует больше контроля и трудозатрат со стороны кадровых специалистов. Но сделать это нужно будет однократно.

Кроме того, существует разница в требованиях при работе на удаленке и в офисе: отличаются перечни документов, к которым применяется УКЭП, для офисных сотрудников есть исключения – не все документы можно перевести в цифровой вид (см. ст. 312.3 и 22.3 ТК РФ). Это тоже добавляет хлопот кадровику.

Пока неизвестны требования к форматам электронных документов. Если посмотреть на практику ЭДО с контрагентами, то в случае с бухгалтерскими документами есть утвержденные форматы для счета-фактуры, УПД, товарной накладной и некоторых других.

Их применение позволяет автоматизировать обработку на стороне контролирующих органов (налоговой инспекции) и в информационной системе компании. Сейчас работодатели ждут, когда будут введены единые форматы для кадровых документов. Мы предполагаем, что 100% кадровых документов государство не сможет унифицировать, так как активно используются десятки их разновидностей и многие работодатели разработали собственные формы отдельных документов под свои потребности. Введение единых форматов может усложнить запуск КЭДО в организациях.

Что важно при выборе системы для КЭДО

Переход на КЭДО – это не только вопрос скорости и удобства, но и обеспечение доказательной базы для кадровой службы в случае трудовых споров. Для этого система в момент подписания документа должна уметь обращаться в удостоверяющий центр (УЦ), выпустивший сертификат электронной подписи. Подписание происходит, только когда система получает ответ от УЦ, что сертификат валидный (действительный), его срок действия не закончился, он не был отозван раньше времени по какой-то причине. Так формируется протокол подписания и согласования документа, который может стать реальным доказательством в случае судебных разбирательств. Мы рекомендуем проверить, работает ли система КЭДО с тем типом электронных подписей, которые вы выберете для электронного документооборота с сотрудниками.

Связанный материал
Аудио- и видеозаписи как доказательства в трудовом споре

См. статью «Аудио- и видеозаписи как доказательства в трудовом споре» в № 7’ 2018

Как уже отмечали выше, организационная часть подготовки к запуску проекта КЭДО может оказаться сложнее технической реализации. Плюсом будет, если компания-разработчик сервиса выделяет персонального менеджера, который поможет вести проект. Работодателю может понадобиться помощь на этапе подготовки нормативной базы и при информировании сотрудников. Узнайте, предлагает ли оператор свои методические материалы для обучения сотрудников, готов ли провести тренинги и отвечать на вопросы 24/7. Самый высокий уровень экспертности в вопросах перевода сотрудников на КЭДО покажет компания-разработчик, участвовавшая в государственном эксперименте и рабочих группах при Минтруде России.

Кроме того, информационная система должна обладать надежной инфраструктурой и регулярно проверяться на предмет безопасности. Важно, чтобы разработчики имели опыт и знания, как хранить электронные документы долгосрочно. Это необходимое условие, ведь у некоторых кадровых документов срок хранения по закону доходит до 75 лет. Получается, что работодатель выбирает систему на многие десятилетия. Лучше всего, если ее предоставляет оператор КЭДО со статусом системообразующего предприятия, тогда его поддержит государство в моменты экономических кризисов, которые могут случиться в будущих десятилетиях.

Связанный материал
Анализируем новые сроки хранения кадровых документов по Перечню 2019 г.

См. статью «Анализируем новые сроки хранения кадровых документов по Перечню 2019 г.» в № 8’ 2020

Мнение эксперта
Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической компании BLS

надо учесть мнение профсоюза (выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ) при вводе КЭДО и установлении правил его осуществления;
получить согласие у работников,
такое согласие не нужно для тех, у кого нет трудового стажа или он начнется с 2022 г.

Таким образом, чтобы ввести электронный документооборот, надо не просто принять ЛНА о нем, но заблаговременно уведомить сотрудников о переходе и получить от них согласие. Это немного усложняет задачу. Сроков для уведомления и самого перехода нет, и компания сама решает, за какой период предупреждать. Но если работник не согласится или не ответит на уведомление, то это считается отказом, тогда с ним надо продолжить обмен документами на бумаге. Таким образом, даже если компания решит перейти в целом на КЭДО, с некоторыми сотрудниками (которые откажутся) дальнейшее взаимодействие придется продолжить, как и раньше, в бумажном формате.

Кроме того, некоторые документы также нельзя будет перевести полностью в электронный вид. Их перечисляет новая статья ТК РФ – 22.1. В частности, упомянутые документы по инструктажам в сфере охраны труда, акт о несчастном случае и приказ об увольнении.

Кстати, что интересно, приказ о приеме на работу из ТК РФ исключили (он теперь не нужен), сам трудовой договор можно оформить в электронном виде, а вот приказ об увольнении должен остаться бумажным с живой подписью. В старом виде останется и трудовая книжка, если работник не перешел на электронную.

Из этих фактов можно сделать вывод, что работы у HR, по крайне мере в ближайшее время, не убавится, а только будет больше. Представьте, с кем-то из сотрудников ведется КЭДО, с кем-то – бумажный, но ведь должна быть общая база документов в едином формате – для удобства работы. Значит, что-то придется дублировать. Пока что оптимизацией это сложно назвать.

Другой пока не до конца понятный момент – новые правила КЭДО работодатель может в том числе распространить и на дистанционных сотрудников (на основании ст. 312.1 ТК РФ, в которую внесли дополнение). Но как это правильно и законно сделать, непонятно. Напомним, что с «удаленщиками» работа ведется на основании обновленной гл.

49.1 ТК РФ, где указан порядок взаимодействия с ними, использование электронной подписи и другие правила. Придется внимательно изучить и сравнить гл. 49.1 и новые статьи про КЭДО, т. к. возможны нестыковки по использованию этой самой ЭП. В соглашениях с «удаленщиками» надо оставлять ссылку на гл. 49.1 ТК РФ или же указывать новые ст. 22.1–22.3 ТК РФ?

Согласно новой ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ работодатель вправе принять решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками правил осуществления КЭДО в соответствии с положениями новых статей. Но что будет выгоднее, покажет время.

Есть сложности и по использованию информационной платформы для работы. Новый закон предполагает, что это может быть внутренняя система в компании (разработанная или купленная на рынке) или же портал «Работа в России». Причем этот портал будет обязательным почти для всех с 2022 г. Там надо размещать вакансии и отчеты о выполнении закона о квотировании.

И по логике – многим будет проще и удобнее использовать именно портал «Работа в России». Но у нас здесь есть как минимум два вопроса. Первый – не придется ли получать отдельное согласие у сотрудников на обработку персональных данных, ведь их информация будет загружаться на внешний ресурс? И что делать, если сотрудник не согласится?

Второй – разрешает ли политика безопасности компании размещать внутренние документы на сторонних ресурсах? Ведь портал «Работа в России» – внешняя платформа. Более того, человек может получить ЭЦП через госуслуги, имея там личный кабинет, и закон предполагает формат документооборота, где документы направляются сотруднику именно в этот кабинет.

Насколько безопасен и реален такой вариант для работодателя? Также нужно учитывать, что «Работа в России» и ИС работодателя начнут взаимодействовать с гос- и муниципальным порталом услуг только с 01.09.2022. Технически это означает, что при необходимости вы не сможете совмещать эти платформы, например, для работы с электронными подписями.

И, наконец, правила применения самих электронных подписей. Закон прямо говорит, что компания обязана обеспечить хранение цифровых документов, а также несет расходы на внедрение и использование электронных подписей. То есть это дополнительная финансовая нагрузка на бюджет компании. И надо считать, окупится ли она в ближайшее время и даст ли эффект и экономию от цифрового обмена документами. Более того, у работодателя в любом случае должна быть усиленная подпись, а сотрудник иногда может применять и ПЭП (для некоторых документов, и если он получил электронную подпись через госуслуги).

Не исключаем, что сейчас многим старый формат работы покажется удобнее. А для текущих задач (приказы, заявления) будет проще просто внедрить / легализовать ПЭП. Поэтому движение к цифровизации – правильное и актуальное, но вопросов пока остается больше, чем ответов. Хочется получить разъяснения от профильных ведомств в самое ближайшее время, чтобы инициатива была действительно полезной.