ОТВЕТ: Если в организации есть локальный нормативный акт (либо коллективный договор) о порядке премирования или депремировании, то необходимо производить оформление в соответствии с ним. Несмотря не то что, обязанность по изданию приказов о премировании в законодательстве прямо не предусмотрена, рекомендуем их оформлять во избежание претензий налоговых органов при исчислении налога на прибыль.
Работодатель не обязан ознакамливать работников под роспись с приказом о выплате предусмотренной системой оплаты труда премии, за исключением случаев, когда такая обязанность предусмотрена трудовым договором, локальным нормативным актом работодателя, коллективным договором, соглашением.
МАТЕРИАЛЫ:
Универсальные ссылки:
В статье узнаете
- Как оформлять, чтобы менять условия премирования в любой момент
- Как премировать, чтобы не придралась налоговая
- Чтобы премию не отсудил работник
- Премии директору
- Как правильно лишать премии
- Как изменить условия премирования
Работодатели устанавливают премии в Трудовых договорах или Локальных нормативных актах. Лучше устанавливать в Локальном нормативном акте (ЛНА).
Локальный акт работодатель принимает сам, работников с ним просто знакомит. А чтобы изменить условия премирования, установленные трудовым договором, нужно собрать согласия со всех работников. Если кто-то не согласен, уведомить его за 2 месяца, обосновать изменения условий премирования сменой технологических или организационных условий труда по ст. 74 ТК РФ.
Работник еще получит право отказаться от продолжения трудовых отношений. Сможет потом обратиться в суд и оспаривать прекращение трудового договора. Поменять локальный акт проще.
При этом премии все равно нужно упомянуть в трудовом договоре. Почему это важно, разобрали вот здесь.
Ст. 57 ТК РФ требует указывать в трудовом договоре условия оплаты труда. Речь и об окладах, и о поощрительных выплатах — премиях. Если условия оплаты не указать в трудовом договоре, то при проверке инспекция труда оштрафует. Штрафы для директора от 10 тыс.рублей, для организации выше. Оштрафовать смогут только в течение года с даты заключения ТД.
Есть и налоговый риск. По ст. 255 НК РФ только предусмотренные трудовым договором выплаты можно включить в состав расходов на оплату труда и учесть в расчетах по налогу на прибыль или УСН.
Но тут есть хитрость. Премии можно упомянуть в трудовом договоре, а конкретный размер, условия премирования установить отдельным документом. Это соответствует ст. 135 ТК РФ: «системы премирования устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами…»
Трудовое право. Условия для законного лишения премии сотрудника. Юрист для Вас. Наталья Гузанова.
И тут легко совершить ошибку. Надо упомянуть премии так, чтобы локальный акт о премировании не стал частью трудового договора. Иначе изменить такой ЛНА сможем только с согласия работника и в том же порядке, что трудовой договор.
Вот примеры, как формулируют условия премирования в трудовом договоре:
| Порядок премирования установлен Положением о премировании № 5 от 01.06.2021. | Собрать со всех работников согласия с новой редакцией Положения о премировании |
| Условия премирования установлены в Положении о премировании, являющемся неотъемлемой частью настоящего трудового договора. | |
| Работнику могут быть выплачены стимулирующие, компенсационные и поощрительные начисления, бонусы и премии (единовременные и периодические), установленные внутренними документами работодателя, а также иные выплаты, которые утверждаются работодателем. | Меняете без согласия, просто знакомите работников с новым Положением о премировании. |
Собирать согласия или знакомить с локальными актами ваше дело. Сделать это за пару кликов поможет кадровый электронный документооборот в СБИС.
Вы загружаете Положение в СБИС. Работник подписывает его с телефона или рабочего компьютера. У вас появляется лист ознакомления или допсоглашение к трудовому договору с электронными подписями работников.
Ознакомить сотрудников с ЛНА в пару кликов
В СБИС КЭДО — автоматическая отправка ЛНА согласно занимаемой должности, а также подписание кадровых документов в электронном виде.
Узнать больше Записаться на демо
Как премировать, чтобы не придралась налоговая
Выплаченные работнику премии работодатель учитывает в расходах по налогу на прибыль или УСН по ст. 255 НК РФ, платит с них страховые взносы по ст. 420 НК РФ, ст. 20.1 закона 125-ФЗ, удерживает НДФЛ по ст. 210 НК РФ.
Если премия не связана с производственной деятельностью, ее нельзя учитывать в расходах по налогам, но и платить страховые взносы с нее не нужно. НДФЛ придется удерживать в любом случае.
Иногда выгоднее оформить не премию, а подарок по договору дарения. Например, подарить сотруднику деньги на день рождения или 8 Марта. Тогда не придется платить страховые взносы. С первых 4 тыс. рублей не надо удерживать НДФЛ по п. 4 ст. 420 НК РФ.
Но и в расходы по налогу на прибыль учесть не получится.
Прикинем налоговую нагрузку для выплаты в 8 тыс. рублей.
| Страховые взносы | 2416 | 0 | 0 |
| НДФЛ | 1040 | 1040 | 520 |
| Налог на прибыль 20% | -2083 | 0 | 0 |
| Налоговая нагрузка | 1373 | 1040 | 520 |
Как сделать так, чтобы премии учитывали в расходах по налогу
- Предусмотреть премии в ТД или ЛНА.
- Увязать премии с производственными результатами по ст. 255 НК РФ.
Ст. 255 Налогового кодекса РФ: «К расходам на оплату труда в целях настоящей главы относятся, в частности: 2) начисления стимулирующего характера, в том числе премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели».
Если эти условия не выполнены, премии в расходах не примут. Минфин регулярно на это указывает. Какие премии не принимают:
- Премия за победу организации в публичном конкурсе не предусмотрена ЛНА или ТД. См. Письма Минфина от 08.05.20 № 03-03-06/1/37404, от 08.07.19 № 03-03-06/1/49986, от 01.04.11 № КЕ-4-3/5165.
- Премия к юбилею организации, на день рождения не связана с производственной деятельностью , не стимулирует трудиться. Письма Минфина 03-03-06/1/33167 от 09.07.14., 03-03-06/1/42954 от 22.07.16.
Когда можно не платить страховые взносы
За премии, не связанные с производственной деятельностью, страховые взносы не нужно платить. Хотя Минфин и ФСС считают, что платить надо всегда и облагать взносами надо все виды премий. См. Письмо Минфин 03-15-06/76608 от 25.10.18, Письмо ФСС РФ 02-09-11/06-5250 от 14.04.15. Поэтому важно во внутренних документах компании назвать премии так, чтобы они подтверждали «непроизводственный» характер премии, не являлись «стимулирующими».
Что делают работодатели, чтобы не платить страховые взносы за премии:
| За участие в публичном конкурсе | В трудовые обязанности воспитателя не входит участие в различных конкурсах. См. Определение ВС РФ 310-КГ15-6710 от 26.06.15. |
| К юбилейным датам | Премия не зависит от квалификации работников. Выплачиваются «суммы единовременного вознаграждения по случаю юбилейной даты со дня рождения 55 лет (для женщин) и 60 лет (для мужчин), или в связи с юбилеем трудовой деятельности на предприятии». См. Определение ВС РФ 304-КГ14-4977 от 11.12.14. |
Когда можно не платить НДФЛ
С премий НДФЛ надо удерживать всегда (пп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ). НДФЛ облагаются премии годовые, квартальные, премии к юбилею организации, дню рождения сотрудника и иные.
Чтобы сэкономить на НДФЛ, некоторые работодатели оформляют не премии, а подарки по договору дарения. Например, дарят сотруднику деньги на день рождения или на 8 Марта. За подарки сотрудникам не платят страховые взносы, НДФЛ с суммы до 4 тысяч рублей, но и не учитывают в расходах по налогу на прибыль или УСН.
Тут надо помнить, что при проверке налоговая может усмотреть в подарках связь со стимулирующими выплатами и доначислить и взносы, и НДФЛ. Как произошло вот в этом деле. Налоговая доказала, что размер подарков зависел:
- от занимаемой должности, квалификации (уборщице платили меньше, бухгалтеру больше);
- стажа работы на предприятии (новичкам подарки не дарили);
- фактического трудового вклада работника в конкретном периоде (декретницам дарили меньшие суммы).
Приказ на премию
Приказ руководителя оформляется по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1: Форма Т-11 или Форма Т-11А (для премирования группы работников).
В Указаниях по применению и заполнению форм говорится, что Форма Т-11 и Форма Т-11А:
- применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе;
- составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает сотрудник;
- подписываются руководителем или уполномоченным лицом;
- объявляются работнику под расписку.
На основании приказа вносится запись в личную карточку работника (Форма Т-2 или Форма Т-2ГС (МС)) и его трудовую книжку.
При оформлении всех видов поощрений, кроме денежных вознаграждений (премий), допускается исключение из Формы Т-11 реквизита «в сумме ______ руб. _____ коп».
При заполнении Формы Т-11 указываются ФИО, структурное подразделение, вид поощрения (благодарность, ценный подарок, премия и т.д.). Если речь идет о материальной помощи и ценных подарках как элементах премирования, то, согласно п. 28 ст. 217 НК РФ, НДФЛ не исчисляется, если материальная помощь не достигла 4 000 руб. в год, а если достигла, то НДФЛ начисляется только с превышения и отдельно льготируется, тоже в размере 4 000 руб., нарастающем с начала года, подарок.
Арбитражная практика показывает, что подарок — это не деньги, а вещь. Тем не менее иногда налоговая расценивает как подарок и деньги. Поэтому нужно быть готовыми к неоднозначному подходу налоговой к подобным ситуациям.
Алгоритм премирования сотрудников
Если с работником заключается трудовой договор, то нужно учитывать несколько важных деталей. Согласно ст. 57 ТК РФ, условия оплаты труда, в том числе надбавки, доплаты и поощрительные выплаты, являются обязательными для включения в трудовой договор.
Трудовой договор должен ясно давать понять, при каких условиях и в каком размере будет выплачиваться премия.
Правильно обозначить в трудовом договоре условия о премировании можно следующими способами:
- Указать премию в трудовом договоре.
Такой вариант используется редко, так как не дает возможности при необходимости изменить текст трудового договора. Работодатель может это сделать только в том случае, если точно будет уверен в готовности работника подписать измененный вариант.
Если работодатель все же принимает решение включить премию в трудовой договор, то он должен указать ее размер: сумму или порядок ее определения — формулу. Это может быть сумма, которая умножается на определенные коэффициенты, зависящие от того, какие работы выполняются сотрудником, где он работает (допустим, на Крайнем Севере).
Если премия прописана в трудовом договоре, то не выплатить её компания не имеет право. В противном случае работник может обратиться в суд.
- Прописать в трудовом договоре, что премии выплачиваются в соответствии с коллективным договором.
При этом в коллективном договоре указывается, кто, как и за что премируется. Однако внести изменения в коллективный договор еще сложнее, чем в трудовой договор. Поэтому большинство организаций выбирают третий вариант.
- Разработать Положение о премировании.
Документ удобен тем, что не является двусторонним и подписывается одним лицом. Но в трудовом договоре обязательно должна быть ссылка на Положение.
Нужно ли ежемесячно знакомить сотрудника с приказом о премировании?
Нет, такое действие является лишним.
Работодателю достаточно только ознакомить сотрудника с системой оплаты труда при приеме на работу и получить от него подпись, то есть подтверждение факта ознакомления с порядками организации.
Следовательно, работодателю не нужно ежемесячно получать от сотрудника подпись-подтверждение ознакомления с приказом о премировании.
Обратите внимание: если же премия не имеет ежемесячного характера, а выплачивается нерегулярно и не включена в систему оплаты труда, тогда работодателю целесообразно знакомить работника каждый раз при появлении соответствующего приказа.
Резюмируя
- Сведения о порядке и размерах ежемесячного премирования должны быть отражены в Положении об оплате труда.
- До подписания трудового договора работодатель должен ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами и получить подпись сотрудника, подтверждающую факт ознакомления.
- Если премирование осуществляется ежемесячно, то уведомлять сотрудника каждый месяц не надо.
- Если премирование носит нерегулярный характер и не включено в систему оплаты труда, уведомлять сотрудника нужно.
Подписывайтесь на Telegram-канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает », чтобы не пропустить новые выпуски.
Обязательно ли знакомить работников с приказами о премировании? (Роструд) | Кадровик-практик , Тема №71328
13.12.2023
Трудовой кодекс РФ не обязывает издавать приказы о премировании и знакомить с ним работников, упомянутых в приказах. Однако на практике такие приказы у многих издаются ежемесячно. В то же время руководители не хотят знакомить с ними сотрудников, чтобы они не знали, у какой размер премии получился у коллег.
Поэтому из старой привычной формы приказа, утвержденной постановлением Госкомстата России 05.01.2004 № 1 (№ Т-11 или № Т-11а), исключают реквизит ознакомления. В настоящее время работодателя сами утверждают свои формы приказов (ч.4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Однако кадровики и бухгалтеры то и дело высказывают опасения по поводу того, как при проверке Гострудинспекция отнесется к отсутствию подписей работников на приказах о премировании.
Мы изучили разъяснения консультантов ведомства на портале Роструда.
Большинство считают, что работодатель вправе издавать приказы о премировании, не содержащие реквизита ознакомления работника, не обязан знакомить с ними работников, если иное не установлено его собственными локальными нормативными актами.
Приведем цитаты разъяснений с портала Роструда, данных на частные запросы.
«Можем ли мы разработать форму приказа о премировании, в которой не будет предусмотрена личная подпись работника? …
Ответ:
1. Да, можете…» (Портал Роструда Онлайнинспекция.рф, вопрос № 168230 от 17.08.2022)
«Нормами действующего законодательства не установлена обязанность работодателя знакомить под роспись работника с приказом о переводе и приказом о премировании. Однако такая обязанность может быть установлена работодателю трудовым договором, коллективным договором, соглашением и/или локальным нормативным актом организации» (Портал Роструда Онлайнинспекция.рф, вопрос № 138016 от 06.10.2020)
«Работодатель не обязан знакомить работников с приказами о премировании, поскольку они не являются локальными нормативными актами» (Портал Роструда Онлайнинспекция.рф, вопрос № 89255 от 23.08.2017)
«Если премия предусмотрена системой оплаты труда работодателя и начислена согласно Положения о премировании, то знакомить работников с приказом о премировании нет необходимости» (Портал Роструда Онлайнинспекция.рф, вопрос № 85416 от 20.04.2017)
«Обязан ли работодатель знакомить работников с приказами о премировании под подпись? Унифицированные формы Т11 и Т11а, которые содержали обязательное требование об ознакомлении сотрудников с приказом под подпись, в настоящее время не обязательны для использования работодателем.
Ответ:
Законодательством такая обязанность работодателя не предусмотрена. При этом работодатель обязан при выплате заработной платы извещать в письменной форме каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период (в том числе о размерах премиальной части заработной платы)» (Портал Роструда Онлайнинспекция.рф, вопрос № 70753 от 14.04.2016)
Рекомендуем почитать:
- Как вносить премии, надбавки и доплаты в штатное расписание? Те, которые не в твердой сумме. Есть премии, которые могут быть, а могут не быть (доступ свободный)
- Копию приказа о премировании выдавать работнику нельзя, если. (доступ свободный)
- Сомнительное правило в положении о премировании
- Можно ли изменить критерии и условия премирования? Если да, то как?
- Ежемесячная премия за период командировки
- Внесение изменений в форму расчетного листка
- Упоминание «лишенных» премии работников в приказе о премировании
Если Вы еще не подписчик, то подпишитесь и сразу получите доступ >>
Книги «Курс кадрового делопроизводства. Самоучитель» в электронном виде доступны подписчикам журнала «Кадровик-практик» в разделе «Книжная полка». Подписчикам также доступны другие книги, большая справочная база по кадрам и другие ресурсы ИКС.
Цена подписки на журнал ~10 руб./день при годовой подписке. Подписаться >>
6888
Вы в рубрике: ОПЛАТА ТРУДА. ИНЫЕ ВЫПЛАТЫ РАБОТНИКАМ
Когда издается приказ о премировании работников
Приказ о премировании сотрудников обычно издается по результатам работы за определенный временной промежуток: месяц, квартал, год. Дополнительно с различной регулярностью и разово могут выплачиваться и иные виды премий.
Для того чтобы премия имела законную форму, возможность ее выплаты предусматривается во внутреннем локальном акте — положении о премировании или об оплате труда.
О том, как составляется положение об оплате труда, читайте здесь.
Алгоритм оформления приказа о премировании работников включает несколько этапов:
- формирование первоначальных списков на премирование по подразделениям;
- проверка соблюдения условий премирования;
- корректировка списка работников, достойных материального вознаграждения, связанная с наличием по некоторым из них оснований для лишения премии;
- согласование и уточнение окончательного размера премиальной выплаты персонально по каждому работнику из списка с руководителями подразделений;
- представление окончательной редакции приказа на утверждение руководителю.
О том, по каким основаниям работник может быть лишен премиальных, читайте в статье «Какие в ТК РФ есть основания для лишения работника премии?».
Разновидности «премиальных» приказов
Разновидности приказов о премировании таковы:
1. По объему информации:
- массовые — составляются в случае премирования группы работников или большинства членов трудового коллектива;
- единичные — оформляются при поощрении отдельного работника за определенные достижения или заслуги.
2. По регулярности оформления:
- плановые — издаются с установленной внутренними локальными актами периодичностью (приказы о ежемесячных, квартальных или годовых премиях);
- внеплановые — оформляются в случае необходимости по решению руководства.
3. По основанию для вознаграждения:
- производственные — за достижение производственных показателей, рационализаторские разработки и др.;
- организационные — за активное участие в общественной жизни коллектива, спортивные достижения и т. д.;
- праздничные — к профессиональному празднику, юбилею и в связи с иными аналогичными датами.
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, смотрите как составить приказ о премировании к юбилею работника, а также образец такого приказа. Если доступа нет, получите бесплатно пробный доступ.
Все указанные разновидности «премиальных» приказов, несмотря на разные формулировки их оснований и разную периодичность издания, имеют общую структуру
Как уведомить работника о премировании
Вопрос. Нужно ли уведомлять работников о получении премии и знакомить с приказом о премировании?
Рекомендация эксперта ИПК . Акты о поощрении конкретных работников организации и премиях не имеют нормативного характера. Это – индивидуальные организационно-распорядительные документы. Вместе с тем, работодатель обязан ознакомить с приказом о премировании, если такое условие предусматривает ЛНА, коллективный, трудовой договор, соглашение.
Если премии входят в систему оплаты труда, то уведомить о премии можно будет через расчетный листок. В данном случае это обязательный документ при начислении премии.
Как направить расчетные листки . Закон не указывает для этого конкретного способа. Известно, что подходит любая письменная форма. В частности:
- бумажный документ;
- электронный документ;
- электронное сообщение.
Самая удобная форма – электронный документ или электронное сообщение. Разница между ними в том, используется ли электронная подпись или нет.
Положение о направлении расчетного листка должно быть закреплено в приказе организации. Для осуществления рассылки сотрудникам в их карточке в разделе «Личные данные» необходимо указать электронные адреса. Предварительно адрес электронной почты следует согласовать в договоре или ином соглашении. Так при необходимости можно подтвердить его принадлежность.
Минтруд считает, что расчетный листок должен выдаваться в форме электронного документа с соблюдением требований статей 22.1 – 22.3 Трудового кодекса. Направление расчетного листа по электронной почте правомерно только при введении ЭДО. Однако статья 136 Трудового кодекса не требует подписи работника на этом документе. Поэтому статьи 22.1 – 22.3 на расчетный лист не распространяются.
Образец приказа об утверждении положения о стимулирующих выплатах
