Нужно ли ознакамливать работников с графиком отпусков

Содержание

11.08.2020

Обязательно знакомить с графиком отпусков работников? Какова позиция Роструда по этому вопросу? Гострудинспекция штрафует за неознакомление? А как правильно знакомить? Рассмотрим эти вопросы.

Обязательно ли знакомить с графиком отпусков?

Кадровики часто спорят, обязательно ли знакомить работников с графиком отпусков.

Согласно ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Является ли график отпусков таким локальным актом?

«Да» — отвечают в инспекциях труда, в Роструде.

Позиция Роструда. Штрафы ГИТ

Письмо Роструда (ответ на запрос нашей редакции) о том, что график отпусков считается локальным нормативным актом и с ним нужно знакомить работников, размещено в большой справочной базе ИКС, доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик».

На информационном портале Роструда в изобилии представлены консультации, подтверждающие обязательность ознакомления:

«Работодатель обязан знакомить работников с утвержденным графиком отпусков. … соответствии с абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью» ( февраль 2019 )

«…работодатель обязан был ознакомить работников с графиком отпусков, поскольку этот документ является локальным нормативным актом организации…» ( декабрь 2016 )

Подобных консультаций там много.

При проведении проверок инспекторы Гострудинспекции штрафуют работодателей, если работники не ознакомлены с графиком отпусков (пример). Обжалование таких решений не приносит успеха.

Как знакомить?

Порядок ознакомления работников конкретно с графиком отпусков не установлен. На практике используют следующие варианты:

1) работодатели ведут журнал ознакомления с локальными нормативными актами или даже отдельный журнал ознакомления с графиками отпусков, в котором работники ставят подпись, подтверждающую ознакомление;

2) к графику отпусков прикрепляются листы ознакомления, в которых работники расписываются в подтверждение факта ознакомления;

3) в график отпусков включается графа ознакомления, в которой работники расписываются в строке со своей фамилией в подтверждение ознакомления.

Есть и другие варианты.

Образцы этих документов представлены в справочной базе ИКС.

Отличное качество, плотная обложка + ПВХ, чёткая разлиновка, правильные графы.

Доставка во все регионы РФ.

10503

Вы в рубрике: ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

№ 14-2/ООГ-17846 от 09.12.2020

Вопрос: Многие специалисты считают, что работников необходимо знакомить с графиком отпусков как с локальным нормативным актом во исполнение требований ст. 22 ТК РФ. Справедлива ли такая позиция?

Ведь график нигде в законе не именуется локальным нормативным актом и не отвечает необходимым для этого критериям (не содержит норм права, рассчитанных на неоднократное применение в отношении неопределенного круга лиц). Нужно ли знакомить работников с графиком отпусков?

Ответ: Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации рассмотрел Ваше обращение по вопросу о порядке предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска и сообщает. В соответствии с Положением о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610, Минтруд России дает разъяснения по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Мнение Минтруда России по вопросам, содержащимся в Вашем обращении, не является разъяснением и нормативным правовым актом. Условия и порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам, работающим по трудовому договору в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (далее – Кодекс), регулируется главой 19 Кодекса. Согласно статье 123 Кодекса очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 Кодекса для принятия локальных нормативных актов. Трудовой кодекс не содержит прямых указаний на необходимость ознакомления работников с графиком отпусков в соответствии со статьей 22 Кодекса. Вместе с тем частью третьей статьи 123 установлено, что о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Заместитель директора
Департамента оплаты труда,
трудовых отношений и
социального партнерства

Т.В. Маленко

Дата начала отдыха в графике отпусков

Роструд считает, что указание в графике только месяца отпуска, без точных дат начала и окончания отдыха, неправомерно.

Эксперты рекомендуют вносить в форму для графика отпусков конкретные даты, чтобы избежать разногласий с работниками.

О праве переноса отпуска на следующий год

Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2024 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2025 год. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда.

Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, то только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.

Обязательно ли знакомить работников с утвержденным работодателем графиком отпусков под подпись?

О.Я. Решетова,
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению в бюджетных организациях

#Специалист по кадрам В избранное Поделиться PDF 72 72

Возможно, вам будут интересны эти темы:

Как отдыхаем в феврале
95 02.02.2024
День защитника Отечества в 2024 г. приходится на пятницу.
Закон о компенсации за задержку не начисленных работнику выплат вступил в силу
96 02.02.2024

Работодатель обязан выплатить проценты, если не начислил сотруднику деньги вовремя, а суд подтвердил право на них.

Как заполнить ЕФС-1 при комбинированном режиме работы
166 30.01.2024

Код «ДИСТ» в графе «Код выполняемой функции» подраздела 1.1 формы ЕФС-1 нужно указывать в том числе в случае, когда работник часть времени работает дистанционно, а часть – в офисе.

При продлении срочного трудового договора нужно сдать ЕФС-1
256 30.01.2024

В случае продления срока действия срочного трудового договора в СФР необходимо представить ЕФС-1 с подразделом 1.1.

Официальный сайт поставщика системы КонсультантПлюс в Санкт-Петeрбурге

Выполняем базовые требования Стандарта безопасной деятельности +7(812) 703-3834

Можно ли изменить график отпусков

Работодатели корректируют график, если:

стороны договорились о переносе даты начала отдыха;
сотрудник со льготами ушёл на отдых раньше, чем планировалось;
сотрудник заболел в отпуске и хочет перенести потерянные дни отдыха на другой период.

В подобных ситуациях указывают:

документ-основание изменения сроков — графа 8;
новую дату начала отпуска — графа 9;
причину изменения сроков — графа 10.

Если компания принимает на работу нового сотрудника, закон не требует изменения графика. Работнику предоставляют отдых на основании заявления и приказа, а период предварительно обсуждают с руководителем. Альтернативный вариант — заполнить для сотрудника отдельный бланк как дополнение к основному графику.

Как хранить график отпусков

График хранят в течение трёх лет — Приказ Росархива РФ от 20.12.2019 г. № 236. Порядок хранения не отличается от других локальных нормативных актов. Например, можно выделить отдельный шкаф или помещение под архив.

За отсутствие графика отпусков или нарушение срока хранения штрафуют — ст. 5.27 КоАП РФ:

должностных лиц и ИП — на 1-5 тыс. руб.;
компании — на 30-50 тыс. руб.

График отпусков: пошаговая инструкция

Составление графика отпусков начинают со сбора заявлений сотрудников о желаемых периодах отдыха. Если предприятие крупное, то такая работа может быть возложена на руководителей структурных подразделений. Затем вся информация передаётся в кадровую службу. На её основании составляется проект документа.

Шаг 1. Заполнение на примере унифицированной формы

Теперь разберёмся, как следует заполнять график отпусков, и за основу возьмём бланк Т-7. Прежде всего нужно вписать данные в «шапку» – название работодателя, его ОКПО (только для организаций) и год, на который составляется документ. Дату и номер ставить пока не надо.

Унифицированная форма содержит таблицу – в ней отражаются сведения по каждому работнику. На момент составления проекта заполняются такие графы:

графа 1 – название структурного подразделения (отдела), в котором работает сотрудник;
графа 2 – его должность (специальность) по штатному расписанию;
графа 3 – имя, фамилия и отчество;
графа 4 – табельный номер;
графа 5 – количество дней отдыха. Если он делится, последовательно указывают каждую часть;
графа 6 – запланированная дата начала отпуска. Работодатели не всегда сразу вносят в график отпусков даты, ведь правила составления документа этого не требуют. Однако вообще не указывать конкретный период, на который сотрудник освобождается от работы, нет смысла. Поэтому рекомендуем указывать не только месяц, но и дату. Если в дальнейшем возникнет необходимость, в график отпусков можно будет внести изменения.

Графы 7-9 на момент составления документа не заполняются. Графа 7 предназначена для указания фактической даты начала отдыха, графы 8 и 9 – для отражения информации о его переносе. В графу 10 при необходимости можно вписать примечание. Например, сколько дней перенесено с прошлого года.

Шаг 2. Согласование с профсоюзом

Готовый бланк нужно направить в профсоюзный комитет. Для этого составляется сопроводительное письмо в двух экземплярах. Один передаётся в профсоюз вместе с графиком, а на другом его представитель поставит отметку о принятии документов. Это необходимо для фиксации даты их передачи. В течение 5 рабочих дней профсоюз должен рассмотреть график и вынести своё мотивированное мнение в письменном виде.

Допустим, представительный орган с проектом не согласен и предлагает его доработать. Работодатель может принять замечания и скорректировать график в соответствии с ними. Если же он на это не идёт, в течение трёх дней надо провести консультации с выборным органом профсоюза для урегулирования всех вопросов. Однако если стороны не придут к консенсусу, руководитель всё равно сможет утвердить документ, но придётся составить протокол разногласий. За профсоюзом останется право обжаловать это решение в ГИТ или в суде, а также инициировать коллективный трудовой спор.

Шаг 3. Подписание

Теперь документ передаётся руководителю кадровой службы для подписания. Он указывает свою должности и ставит подпись с расшифровкой.

Шаг 4. Утверждение

Следующий этап – утверждение графика отпусков. На нём проставляется номер документа в соответствии с принятой у работодателя нумерацией, дата и должность руководителя. Также делается отметка о том, что мнение профсоюза учтено, с указанием даты и номера документа. Руководитель ставит свою подпись и делает её расшифровку.

Шаг 5. Ознакомление

Как уже сказано, ТК РФ напрямую не обязывает работодателя знакомить коллектив с графиком отпусков. Однако сделать это всё же следует. Во-первых, разъяснения чиновников на это счёт неоднозначны, и лучше обезопасить себя от возможных претензий ГИТ. Во-вторых, работнику удобно заранее знать, когда именно он будет отдыхать. Ведь срок, за который его нужно предупреждать по закону (а это две недели), очень мал.

Ознакомить коллектив с утверждённым документом можно разными способами, к примеру:

завести специальный журнал, в котором каждый сотрудник поставит подпись;
предусмотреть в форме Т-7 дополнительную графу, откорректировав стандартный бланк в excel;
собрать подписи сотрудников на оборотной стороне документа.

Исполнение и изменение

За 2 недели до наступления даты отпуска о нём следует напомнить, направив работнику уведомление. Как вариант, можно сразу выпустить приказ. Главное – сделать это как минимум за 14 дней до начала периода отдыха. Его фактическая дата отмечается в графе 7 формы Т-7.

Исполнение утверждённого документа является обязательным для обеих сторон трудовых отношений. Это значит, что работодатель не может отказать в запланированном отдыхе, а сотрудник – отказаться от него. Но по соглашению сторон время отдыха может быть перенесено. В этом случае работник пишет заявление, а в график вносятся изменения.

Для корректировки документа выпускается приказ руководителя, в котором указывается суть изменений. В графах 7-10 формы Т-7 отражаются новые данные. Аналогичным образом график отпусков может быть изменён для внесения сотрудника, который был принят в штат после утверждения документа. Однако делать это необязательно – предоставить ему период отдыха можно на основании приказа.

Прокуратура разъясняет: «Порядок составления и утверждения работодателем графика отпусков»

Надзор за соблюдением трудовых прав граждан является одним из приоритетных направлений деятельности органов прокуратуры. За нарушения работодателем норм трудового законодательства предусмотрены различные виды ответственности, вплоть до уголовной.

Трудовой кодекс РФ гарантирует и регламентирует право каждого на труд, а также на отдых. Одним из видов отдыха работника является ежегодный оплачиваемый отпуск, очерёдность предоставления которого определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков. Работодатель обязан составлять график отпусков, это позволяет исключить как претензии самих работников, так и замечания надзорных органов.

График отпусков на следующий календарный год должен быть утверждён не позднее, чем за две недели до наступления нового года. Следовательно, график отпусков на следующий календарный год должен быть утвержден не позднее 17 декабря текущего года (Письмо Минтруда от 08.12.2017 N 14-2/ООГ-9399).

А значит, не позднее 17 декабря 2020 года приказ об утверждении графика отпусков на 2021 год должен быть издан. По мнению Минтруда РФ, если 17 декабря выпадет на нерабочий день, то в силу п. 4 ст. 14 ТК РФ днём окончания срока утверждения считается ближайший рабочий день. Трудовой кодекс не запрещает работодателю утвердить график заранее, не дожидаясь 17 декабря.

Несоблюдение сроков утверждения графика отпусков, установленных ч.1 ст. 123 ТК РФ, является самой распространённой ошибкой при его составлении.

Второй наиболее часто встречающейся и, пожалуй, самой досадной ошибкой работодателя при работе с графиком отпусков является отсутствие ознакомления работников с этим категорически важным для них кадровым документом. Так как именно графиком отпусков определяется очерёдность предоставления им оплачиваемых отпусков.

В соответствии со ст. 123 ТК РФ и работник, и работодатель обязаны чётко следовать графику отпусков. Это означает, что работник фактически должен использовать отпуск в тот период, который указан в графике, а работодатель, в свою очередь, обязан отпустить его в отпуск в означенный период. Ни одна из сторон не может отказаться в одностороннем порядке от обязательств, определённых в документе. Изменить период отпуска стороны могут, только придя к взаимному соглашению.

При несоблюдении работником очерёдности отпусков, зафиксированной в графике, он может быть привлечён к дисциплинарной ответственности. А если нарушение обязательств допустит работодатель, его, при возникновении споров, могут привлечь к административной ответственности.

Поэтому в интересах работодателя ознакомить сотрудников с графиком отпусков, утверждённым в организации на следующий календарный год, и сделать это своевременно. Для ознакомления с графиком отпусков недостаточно вывесить его на всеобщее обозрение. Необходимо чтобы работники поставили свои подписи непосредственно в графике отпусков (в том случае, если в нем предусмотрена для этого специальная графа, например, «С графиком отпусков ознакомлен»), либо ознакомить сотрудников с утверждённым графиком отпусков, воспользовавшись ведомостью (листом) ознакомления или подписью в журнале ознакомления с локальными нормативными актами организации.

Очень часто в графике отпусков указывают только месяц предоставления отпуска. В Трудовом кодексе не содержится прямого требования указывать в графике даты начала отпусков работников. Но по мнению специалистов Роструда у всех работников, включённых в график, в обязательном порядке следует указывать точные даты начала и окончания для каждого вида отпуска. В случае же, если в графике отпусков вообще не указаны ни дата, ни месяц начала отпуска работника — это уже будет являться прямым нарушением трудового законодательства, которое может повлечь наложение административного штрафа на организацию и на должностных лиц.

Несоблюдение требований к порядку составления и утверждения графика отпусков может обернуться для организации и её руководителя штрафом за нарушение трудового законодательства. В соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ этот штраф составляет для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей; для должностных лиц и ИП — от 1 000 до 5 000 рублей. Наказать за такой проступок могут в течение 1 года со дня совершения административного правонарушения, то есть с момента утверждения графика отпусков.

В ходе проведенных прокуратурой района в течение истекшего периода 2020 г. проверок трудового законодательства в деятельности 7 работодателей выявлены нарушения сроков утверждения графиков отпусков, в деятельности 2 работодателей выявлены факты отсутствия конкретных дат отпусков работников в графиках отпусков, а при проверке еще 7 работодателей установлены факты неознакомления работодателем работников с утверждёнными графиками отпусков (по указанным фактам в адрес руководителей данных организаций внесены представления).

Минтруд и Роструд о графике отпусков

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!