Нужно ли отражать данные о предоставленном отпуске без сохранения заработной платы в личной карточке работника

Статья будет полезна бухгалтерам, сотрудникам кадровых служб и руководителям.

С 2023 года в отношении сотрудников раз в месяц в налоговую инспекцию подаются персонифицированные сведения. Новый выпуск от линии консультаций «1С‑Рарус» посвящен разбору частного кейса: нужно ли подавать сведения в отношении сотрудников, находящихся в административном отпуске (отпуске за свой счет)?

Кто должен подавать персонифицированные сведения?

Работодатели, которые признаются плательщиками страховых взносов, должны подавать в налоговую инспекцию персонифицированные сведения.

Плательщики страховых взносов — это страхователи, которые производят выплаты физическим лицам.

В отношении кого подавать персонифицированные сведения?

Страхователи подают сведения в отношении застрахованных лиц. К ним относятся и те, в пользу которых в отчетном периоде были произведены выплаты.

Обратите внимание: на застрахованных лиц, которым не производились выплаты в отчетном периоде, также должны быть поданы сведения в налоговую инспекцию.

Застрахованными лицами признаются:

• граждане РФ;
• временно пребывающие иностранные граждане;
• постоянно проживающие иностранные граждане.

Обратите внимание: в этом случае иностранные граждане должны работать на территории РФ по трудовым договорам.

Подавать ли персонифицированные сведения на сотрудников, находящихся в отпуске за свой счет?

Сотрудник может взять отпуск за свой счет, если работодатель предоставил письменное соглашение.

Обратите внимание: срок отпуска за свой счет устанавливается соглашением между работодателем и сотрудником.

При этом сотрудник, который находится в таком отпуске, продолжает оставаться работником организации. Отпуск за свой счет не является основанием для признания сотрудника уволенным.

Если сотрудник находится в отпуске за свой счет, работодатель должен представлять в отношении него персонифицированные сведения.

Что указывать в строке 070?

Работодатели должны отражать в строке 070 персонифицированных сведений суммы выплат, начисленных организацией сотруднику за месяц.

Если сотрудник не получал выплат в отчетном периоде, то в строке 070 необходимо проставить прочерк.

Заявление работника

• в одних компаниях практикуют заполнение работником специально разработанного для таких случаев бланка (в том числе утвержденного в составе локального нормативного акта организации – Правил внутреннего трудового распорядка, Положения о персонале и т.п.);
• в других заявление пишется от руки (в том числе с использованием образца для правильного написания текста).

С точки зрения защиты от рисков оспаривания работником в суде добровольности подачи такого заявления, целесообразно использовать второй из перечисленных способов, так как он с большей достоверностью подтверждает волю работника отдохнуть за свой счет. Очевидно, что заставить работника просто подписать заранее распечатанный бланк (либо подделать на нем подпись работника) несравненно легче, чем вынуждать его написать весь текст собственноручно да еще и без ошибок.

Максимальная продолжительность отпуска без сохранения заработной платы

Далее остановимся на ключевых моментах содержания заявления. В зависимости от ситуации в нем рекомендуется указывать:

• либо семейные и другие уважительные причины, которые побудили сотрудника обратиться с просьбой об отпуске (см. Пример 1);
• либо ссылку на обстоятельства, которые в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами и/или коллективным договором обязывают работодателя предоставить отпуск (см. Пример 2).

Пример 1. Заявление на отпуск за свой счет по семейным обстоятельствам, написанное от руки работником и согласованное у непосредственного руководителя, с положительной резолюцией

Пример 2. Заявление на отпуск за свой счет со ссылкой на нормативный правовой акт, который обязывает работодателя предоставить такой отпуск (с положительной резолюцией руководителя)

При наличии документов, подтверждающих соответствующие основания предоставления отпуска, будет лучше приложить их копии к заявлению. При оформлении документов в последующем в заявлении можно написать, что их копии будут предоставлены заявителем после получения подлинников.

Информация о работнике, ставшая известной работодателю из заявления работника об отпуске, относится к конфиденциальной, – это персональные данные работника, порядок хранения, обработки и использования которых осуществляется в соответствии с требованиями главы 14 ТК РФ, Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Кроме того, целесообразно указывать в заявлении продолжительность отпуска (с какой даты сотрудник просит его предоставить и сколько он составит). Продолжительность определяется с учетом рамок, которые установлены ТК РФ, иными федеральными законами и/или коллективным договором. Отсутствие сведений о периоде отпуска может в дальнейшем вызвать споры между работником и организацией.

На практике нередко возникает вопрос, можно ли предоставить отпуск без сохранения заработной платы не в календарных днях, а скажем, в часах? В некоторых публикациях вы встретите точку зрения авторов, которые ссылаются на то, что это законодательством не запрещено. Однако мы не рекомендуем оформлять работникам отпуск за свой счет продолжительностью в несколько часов. Во-первых, для трудового законодательства, в отличие от гражданского, характерен принцип «запрещено все, что не разрешено». Во-вторых, в судебной практике есть примеры, когда суды расценивают предоставление отпуска в часах как незаконное.

Пример 3. из судебной практики

03.11.2010 Ф. обратился к работодателю с заявлением о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы на один день 08.11.2010 в связи с необходимостью его явки в суд в качестве истца. Однако отпуск был предоставлен не в виде одного календарного дня, а в часах. Ф. отсутствовал на работе 08.11.2010 весь день, за что был уволен как за совершение дисциплинарного проступка в виде самовольного ухода в отпуск «за свой счет». При этом основанием расторжения трудового договора был выбран п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (за неоднократное неисполнение без уважительных причин трудовых обязанностей).

Ф. обратился в суд и выиграл дело: было принято решение признать увольнение Ф. по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ незаконным, восстановить его на работе, взыскать с работодателя средний заработок за время вынужденного прогула в размере 45 977,52 руб., компенсацию морального вреда в размере 3000 руб. (остальные требования Ф. суд оставил без удовлетворения).

В кассационной жалобе работодатель просил отменить решение суда первой инстанции, считая, что оно основывалось на неправильном толковании статьи 128 ТК РФ, определяющей правовое регулирование отпусков без сохранения заработной платы. Но при рассмотрении этого дела во второй раз было отмечено: во-первых, Ф. отсутствовал на работе 08.11.2010 по уважительной причине, заблаговременно предупредив об этом работодателя заявлением; во-вторых, уважительность причины была работодателем признана; в-третьих, по общему правилу отпуск предоставляется в календарных днях (предоставление отпуска в часах трудовым законодательством не предусмотрено) и, обращаясь к работодателю, Ф. просил о дне отпуска, а не о часах. Таким образом, увольнение Ф. было опять признано необоснованным (кассационное определение Пермского краевого суда от 16.05.2011 по делу № 33-4431).

Наконец, в заявлении в обязательном порядке указывается дата его составления, заявление должно быть подписано работником лично (поручить подписать данный документ представителю по доверенности нельзя).

Приказ, личная карточка и табель

На основании заявления сотрудника в случае согласования отпуска либо в ситуации, когда предоставление отпуска работнику по его заявлению является обязательным, организация издает приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику по унифицированной форме № Т-6 1 , с которым сотрудника знакомят под личную подпись. Образец оформления приказа приведен в Примере 4. Если же в отпуск уходят сразу несколько человек, то на всех них можно издать общий приказ по форме № Т-6а.

Как и любой другой, данный отпуск следует отразить в личной карточке работника, которая ведется по унифицированной форме № Т-2 (или № Т-2ГС(МС)), утвержденной Постановлением Госкомстата (см. заполненный фрагмент этого документа в Примере 6).

Отметим значение отражения сведений о предоставленном отпуске в табеле учета рабочего времени (должен вестись в каждой организации по унифицированной форме № Т-12 (или № Т-13), утвержденной Постановлением Госкомстата): в случае судебного разбирательства по спору с работником факт отражения отпуска в табеле будет одним из доказательств согласия работника на его предоставление и отсутствия со стороны сотрудника прогула. Образец правильного отражения сведений об отпуске без сохранения заработка вы найдете в Примере 5.

Отсутствие оформления любого из перечисленных документов само по себе может повлечь привлечение работодателя к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Наличие же правильно составленных документов поможет отстоять свою правоту в суде в споре с нерадивым сотрудником.

Пример 4. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику по форме № Т-6

Пример 5. Табель учета рабочего времени по форме № Т-13

Пример 6. Фрагмент личной карточки работника по форме № Т-2

Учет отпуска

Продолжительность времени неоплачиваемого отпуска важна не только для фиксирования явки на работу в табеле. От нее зависит стаж, исчисляемый в целях предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков. В соответствии с ч. 1 ст. 121 ТК РФ в такой стаж включается только время предоставления по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года. Рассмотрим порядок учета отпуска за свой счет на конкретном примере.

Фокина Т.В. принята на работу начальником канцелярии в ООО «Салют» 26.11.2010. Ее первый рабочий год длился с 26.11.2010 по 25.11.2011. В течение этого периода работница два раза была в отпуске без сохранения заработной платы: в июне 2011 г. (11 календарных дней) и в сентябре 2011 г. – 12 календарных дней. Общая продолжительность отпусков за свой счет у Фокиной Т.В. составила 23 календарных дня.

Поэтому продолжительность рабочего года должна быть увеличена на число календарных дней, превышающих 14 (в нашем случае – на 9). В результате следующий период для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска начинается 05.12.2011 и закончится 04.12.2012.

Отметим, что дни неоплачиваемого отпуска исключаются из расчетного периода при исчислении среднего заработка вне зависимости от его продолжительности (подп. «е» п. 5 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922). Кроме того, период пребывания в таком отпуске не включается в страховой стаж, учитываемый при назначении пенсии. Это следует из ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ.

Связанный материал
Предоставление отпуска без сохранения заработной платы

Когда организация обязана отпустить работника в отпуск «за свой счет», а когда нет? Когда самовольный уход в отпуск будет считаться прогулом? Ответы на эти и др. вопросы, связанные с предоставлением отпуска без сохранения заработной платы, вы найдете в статье «Предоставление отпуска без сохранения заработной платы» на стр. 46 журнала № 12’ 2011

Как в 1С 8 3 отразить и провести отпуск без сохранения заработной платы

Отпуск без сохранения зарплаты оформите документом Отпуск , раздел Зарплата и кадры — Зарплата — Все начисления — кнопка Создать — Отпуск .

• Самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3;
• Самоучитель по 1С ЗУП 8.3.

В документе укажите:

• от — дата создания документа, при этом программа не позволит поставить дату позднее, чем за три дня до начала отпуска, но для отпуска за свой счет — это значения не имеет;
• Отпуск с _ по — период отпуска без сохранения зарплаты.

По ссылке Начислено откройте форму расчета отпускных. Так как документ предназначен для начисления очередного отпуска, программа автоматически рассчитает и начислит сумму отпускных. Чтобы обнулить проводки, очистите значение в графе Сумма .

Поля Начислено , НДФЛ и К выплате обнулятся.

Движения по регистрам

Отработанное время по сотрудникам

Документ формирует движения по регистру накопления Отработанное время по сотрудникам :

• Начисление — Отпуск основной, будет отражен в табеле;
• Время (дн.) — 8,00 — за это время заработная плата начисляться не будет;
• Время (чс.) — 64,00.

Параметры периодов стажа ПФР

Документ формирует движения по регистру сведений Параметры периодов стажа ПФР :

• Начало — 12.11.2018 — первый день отпуска;
• Окончание — 21.11.2018 — последний день отпуска;
• Сотрудник — работник, которому оформляется отпуск;
• Вид стажа ПФР — Пребывание в оплачиваемом отпуске — ставится автоматически и не поддается редактированию в данном документе, однако в отчет СЗВ-СТАЖ период будет внесен, что нам и нужно.

После заполнения и проверки документа Отпуск нажмите Провести отпуск без сохранения заработной платы.

Начисление заработной платы и страховых взносов с учетом отпуска

В конце месяца при начислении зарплаты документ Начисление зарплаты автоматически учтет время пребывания работника в отпуске без содержания.

• 21 — 8 = 13, где

• 21 раб. день — норма рабочего времени в днях в ноябре 2018;
• 8 раб. дней — Михайлов П.А. был в отпуске без содержания.

Как оформляется отпуск без содержания

1. Работник пишет заявление с просьбой об отпуске без содержания, включающее указание даты начала этого периода, продолжительности, повода или основания.
2. Руководство предприятия дает резолюцию, если запросивший отдых сотрудник не относится к льготным категориям. А также если причина не относится к несомненно удовлетворяющимся ситуациям.
3. Производится издание приказа по форме № Т-6 и подписание его.
4. Работник ставит подпись об ознакомлении с документом.
5. Все данные заносятся в личную карту.

Оформление табеля

При внесении записи в табель учета свободные для ушедшего в отпуск сотрудника дни, не подлежащие оплате, кодируются. Есть два варианта общепринятых кодов: сочетание букв или цифр, отражающее виды отпусков без сохранения зарплаты.

1. Для обучения – УД или 13.
2. На основании разрешения руководства предприятия – ДО или 16.
3. Основания, изложенные в ст. 128 ТК РФ – ОЗ или 17.
4. Ежегодный дополнительный для соц. категорий – ДБ или 18.
5. Самовольный, не соответствующий закону (прогулы) – ПР или 24.

Для каждой разновидности административного отпуска принят буквенный или цифровой код.

Документация

Для оформления отпуска без оплаты обязательна инициатива сотрудника, которому он требуется. В случае, если работодатель хочет временно освободить работника от обязанностей, имеет место нарушение законодательства. Для компромисса в некоторых ситуациях, к примеру, при снижении объема работ на предприятии, начальству понадобится заявление от сотрудника. В поданном документе должно быть выражено желание уйти в отпуск, причины такой инициативы, даты начала и окончания. На основании изложенного повода работодатель принимает решение, обосновав его.

Руководство может выразить согласие с заявленной просьбой или его отсутствие. На заявлении делается соответствующая запись «Не возражаю» или иная. Заявление с резолюцией является основанием для издания приказа. Используются формы Т-6, Т-6а или иная, утвержденная предприятием. Приказ отражает вид отпуска, число дней, даты начала и окончания.

Внимание! Иногда работник идет в отпуск, не дождавшись приказа. Тогда к нему могут быть приняты меры, соответствующие ситуации прогула. Это меры дисциплинарного воздействия или даже увольнение. Исключение составляют случаи, когда сотрудник относится к льготным категориям, пользующимся гарантией предоставления.

Соглашение не может считаться достигнутым до момента издания приказа.

Документ, разрешающий неоплачиваемый отпуск, подписывается руководителем учреждения или уполномоченным лицом (ст. 20 ТК РФ, ч. 4). Ознакомление сотрудника с приказом обязательно, по поводу этого факта он ставит подпись. Существуют организации, где граждане работают в дистанционной форме. Тогда оформление отпуска без содержания может производиться в электронном виде. Согласно ст.

312.1 ТК РФ, ч. 4 и 5 стороны обмениваются документацией с усиленными квалифицированными подписями. Данные об отпуске без содержания вносятся в личную карточку, раздел VIII.

Заявление на отпуск без сохранения заработной платы

Просьба об отпуске может быть оформлена на имя работодателя, к примеру, генерального директора предприятия. В заголовке указывается должность руководителя, его фамилия с инициалами и аналогичные данные о подателе. После слова «Заявление» идет просьба сотрудника о предоставлении отпуска, указание на число требуемых календарных дней, даты начала и окончания периода.

Излагается основание или причина. К примеру: «В связи с моим бракосочетанием». Далее идет фамилия подателя с инициалами, дата подачи, проставляется подпись.

Внимание! К примеру, если для проведения бракосочетания запрошено 10 дней, а закон безусловно и гарантировано предполагает лишь 5, остальные дни выделяются по усмотрению работодателя, который не возражает в удовлетворении.

Принуждение к отпуску без сохранения зарплаты

Наниматели не имеют законного права вынуждать сотрудников уходить в неоплачиваемые отпуска. К примеру, нужно сэкономить на выплатах за простои. За соблюдением законодательства должна следить трудовая инспекция. Работник может подать жалобу. В случае обнаружения фактов нарушений прав сотрудников на предприятие накладывается штраф от 30 до 50 тысяч рублей, а руководитель заплатит от 1 до 5 тысяч рублей.

Годовой отчет СЗВ-СТАЖ предназначен для направления данных в пенсионный фонд. В нем содержатся сведения о периодах работы по каждому сотруднику. Отпуск без содержания отмечается буквенным кодом «НЕОПЛ». Такую же надпись делают по поводу других периодов отсутствия работника:

• простой по его вине;
• отстранение от выполнения обязанностей;
• отсутствие допуска к работе;
• отпуск за свой счет для педагогов.

Раздел 3 формы отчета предполагает внесение сведений о периодах работы застрахованных. Код «НЕОПЛ» выставляется в графе 11 «Дополнительные сведения». Графы 6 и 7 содержат информацию о неоплачиваемом периоде. Административный отпуск не регламентируется ограничениями по длительности. Требуется лишь соглашение между сотрудником и работодателем на определенный срок, указанный в заявлении вместе с причиной.

Предприятие не имеет права на отказ при наличии предписанных законом обстоятельств, а также ряду категорий работников. Это бракосочетание, рождение детей, статус пенсионера, инвалида (ст. 128 ТК РФ) и другое. При наличии согласия руководства издается приказ о предоставлении отпуска на конкретный срок без сохранения зарплаты.

Сведения в СЗВ-СТАЖ вносятся на основании данного документа. Период не включают в общий стаж работника, предопределяющий начисления по оплачиваемому отпуску, если он превышает 14 дней в году.

Как вносить в отчет СЗВ-СТАЖ сведения о неоплачиваемом отпуске

Указывается фамилия и инициалы работника, его должность и название предприятия. Далее отражаются периоды отпусков на протяжении конкретного года: дата начала и окончания. Затем переходят к заполнению раздела 3:

• в первой графе проставляются порядковые номера для каждой строки;
• во 2,3,4 графах прописываются фамилия, имя и отчество;
• в 5 графе указывают СНИЛС;
• в 6 графе пишут периоды работы в виде перечня;
• графа 11 содержит дополнительные сведения, если периоды не оплачивались, проставляется «НЕОПЛ».

Куда и когда передается СЗВ-СТАЖ

Отчет по форме СЗВ-СТАЖ сдают ежегодно. При этом укладываются в срок до 1 марта следующего после отчетного периода года. Законодательство отражает это в Постановлении Правления Пенсионного Фонда России № 507п от 6 декабря 2018 года. Данный документ может быть также предоставлен работнику или другим физическим лицам в следующем ряде случаев:

• если сотрудник оформляет пенсию в текущем году – на протяжении 3 дней с момента подачи заявления о назначении выплат;
• при увольнении не позже того же дня;
• при оказании услуг физическим лицом – подрядчиком, в момент окончания.

Индивидуальный предприниматель должен подать отчет СЗВ-СТАЖ в отделение Пенсионного фонда по месту прописки. Организации сдают форму в то же учреждение по месту своего нахождения. При числе застрахованных, не превышающем 25, отчет можно сдать как в бумажном, так и в электронном виде, если в списке более 25 лиц, допускается лишь электронная форма. Одновременно с СЗВ-СТАЖ подается опись ОДВ-1, включающая перечень документов и данные страхователя.

Наличие ошибок в отчетности или несвоевременность сдачи может повлечь штраф 500 рублей за каждого застрахованного. Это отражено в Федеральном законе № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 года, ст. 17 п. 3. К примеру, если в ИП числится 6 работников, предпринимателя оштрафуют на 3000 рублей при отправке ведомости после 1 марта.

Но при своевременной отправке и обнаружении ошибки в сведениях всего 1 сотрудника из списка накладывается штраф 500 рублей. Дополнительно возможно взимание административного штрафа от 300 до 500 рублей с руководителя или главного бухгалтера предприятия (по ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Дополнения и уточнения

При заполнении формы СЗВ-СТАЖ принято выделять оплачиваемые отпуска кодом ДЛОТПУСК в графе 11. А также отмечаются периоды получения больничных, декретных выплат, пособий по уходу за детьми (коды ВРНЕТРУД, ДЕКРЕТ, ДЕТИ). В форме отражают сведения о внешних (имеющих другое основное место работы) сотрудниках по совместительству. Ведь они – застрахованные лица.

Работники регионов Крайнего Севера имеют право на досрочный выход на пенсию, поэтому все отработанные ими дни учитываются в разделе 3. Некоторые предпочитают продолжать трудовую деятельность в отпуске по уходу за детьми, что также подлежит занесению в СЗВ-СТАЖ. Форма отчетности предназначена для передачи ПФР. Ее заполнение является обязательным для работодателей.

Ошибки в форме отчетности

При выявлении ПФР несоответствий в СЗВ-СТАЖ специалистами фонда высылается письмо. Ошибки имеют коды:

• 10, 20 означает принятие отчета;
• 30, 40 – частично принято, требуются исправления;
• 50 – не принимается, страхователь должен сдать ведомость повторно.

Иногда того или иного сотрудника не включают в отчет, вписывают лишних, отображают неверные данные. При неправильном заполнении формы документ возвращается на внесение исправлений или переоформление.

Санкции за нарушения по отпускам без содержания

При нарушениях норм законодательства в сфере предоставления неоплачиваемых отпусков предусмотрены штрафы, что отражает ст. 5.27 КоАП РФ:

• первичное нарушение, допущенное должностными лицами и ИП обязывает выплатить от 1 до 5 тысяч рублей, повторное – от 10 до 20 тысяч рублей;
• компании платят от 30 до 50 тысяч, нарушив закон впервые, от 50 до 70 тысяч рублей – при неоднократном несоответствии действий ФЗ.

При наличии коллективного договора

Ситуация наличия коллективного договора предполагает использование статьи 263 ТК РФ. А именно: могут быть установлены дополнительные нюансы по отпускам. Особенно оговаривается ситуация их продолжительности не более 14 дней, что актуально для:

• отцов, единолично воспитывающих детей до 14 лет;
• одиноких матерей;
• сотрудников с детьми-инвалидами до 18 лет;
• работников с 2 и более детьми до 14 лет.

В коллективном договоре описываются и другие случаи. А также конкретизируются положения по соглашениям относительно предоставления неоплачиваемых отпусков.

Сроки

Следующий этап – согласование сроков. Во всех случаях, когда срок отпуска без сохранения заработной платы не оговорен законом, решение остается за работником и работодателем, и обе вправе договориться о любой продолжительности данного отпуска.

Когда договоренность достигнута и письменное заявление от работника о предоставлении отпуска принято и одобрено работодателем, необходимо издать приказ. Данный приказ оформляется на бланке унифицированной формы Т-6 (такая же форма, как и для ежегодных оплачиваемых отпусков). Даная форма утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. С января 2013 года применение унифицированных форм перестало быть обязательным (за некоторым исключением), таким образом, приказ может быть издан и в другой утвержденной форме приказов, при условии, что все необходимые реквизиты указаны.
Приказ необходимо зарегистрировать в журнале регистрации приказов.
После регистрации, работник ознакомляется с приказом под роспись.

Табель учета рабочего времени

Дни отпуска без сохранения заработной платы отмечаются в табеле буквенным кодом «ДО», цифрой «16» — Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя.
Если же работник относится к лицам, которым отпуск без сохранения заработной платы предоставляется обязательно Дни отпуска отмечаются в табеле буквенным кодом «ОЗ», цифрой «17».

Сведения об отпусках, в том числе и об отпуске без сохранения заработной платы вносятся в Личную карточку работника. По причине того, что данный отпуск может быть продлен, или прекращен ранее запланированной даты, отметку об окончании отпуска лучше вносить после выхода на работу сотрудника.
На этом, оформление кадровой документации по предоставлению отпуска без сохранения заработной платы окончено.
Изменение стажа работы, дающего право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска.
При ведении кадрового делопроизводства, важно учитывать: в стаж работы, который дает право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время предоставляемых работнику отпусков без сохранения заработной платы. Однако оно не должно превышать 14 календарных дней в течение рабочего года (абз. 6 ч. 1 ст. 121 ТК РФ).
Если общий срок отпусков без сохранения заработной платы в течение рабочего года составит более упомянутых выше двух недель, то при расчете стажа, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, календарные дни начиная с 15-го дня не учитываются.
При этом дата окончания рабочего года смещается на число дней, исключенных из указанного стажа.

Заполняете личную карточку сотрудника? Отвечаем на основные вопросы при заполнении

В этом посте мы отвечаем на основные вопросы, которые интересуют кадровиков и бухгалтеров при заполнении формы № Т-2 «Личная карточка работника». Перед стартом напомним, что форма № Т-2 и Указания по ее заполнению (далее — Указания по заполнению личной карточки) утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Вопрос № 1. Личная карточка работника: унифицированная форма или самостоятельно разработанная?

Согласно части 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» коммерческие организации с 1 января 2013 года вправе самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов.

При этом обязательными к применению согласно письму Минфина России от № ПЗ-10/2012остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами (например, формы кассовых документов).

Личная карточка работника (форма № Т-2) в упомянутом письме не названа. Возникает вопрос: можно ли разработать личную карточку самостоятельно? Специалисты Роструда России в письме от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1 считают, что да.

Совершенно видоизменять этот документ нет необходимости. Тем более что в некоторых нормативных документах содержится требование об использовании именно унифицированной формы № Т-2, например:

— в пункте 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. В нем говорится, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, вносимая в трудовую книжку. Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики;

— пункте 23 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом Вооруженных сил РФ от 11.04.2008. Согласно данной норме организации ведут воинский учет призывников и военнообязанных запаса по личным карточкам работников (форма № Т-2) в разделе II «Сведения о воинском учете».

Полагаем, что целесообразнее всего взять за основу унифицированную форму, немного доработать ее, устранив недостатки: убрать лишние строки и добавить недостающие.

Вопрос № 2. С какого момента нужно вести личную карточку работника?

Указаниями по заполнению личной карточки конкретного срока, с которого нужно ее завести, не предусмотрено. Как правило, ее заводят после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. В ней дублируют записи о приеме на работу, внесенные в трудовую книжку работника.

Вопрос № 3. Какие документы и сведения необходимы для заполнения личной карточки работника?

Личная карточка заполняется на основании:

— приказа (распоряжения) о приеме на работу по форме № Т-1 или форме, самостоятельно разработанной работодателем; — паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

— трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;

— страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

— документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

— документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);

— сведений, сообщенных о себе работником.

В отдельных случаях может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

Вопрос № 4. Сколько нужно хранить личные карточки работников?

Согласно пункту 658 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 личная карточка работника должна храниться 75 лет.

Вопрос № 5. Можно ли вести личную карточку в электронном виде?

Указания по заполнению личной карточки не содержат рекомендаций, в каком виде нужно вести этот документ — электронном или бумажном. Поэтому возможны оба варианта. Но учитывая, что с некоторыми записями работник должен быть ознакомлен под роспись, а работник, ответственный за ведение личной карточки, должен заверять все вносимые исправления под роспись, использование формы № Т-2 на бумажном носителе неизбежно.

Вопрос № 6. Что делать, если работник отказывается заверить своей подписью сведения, внесенные в личную карточку?

Указания по заполнению личной карточки, а равно иные нормативные правовые акты не предусматривают правовых последствий отказа работника в проставлении личной подписи в разделах III «Прием на работу и переводы на другую работу» и XI «Основания прекращения трудового договора (увольнения)» личной карточки. Следовательно, правила, как оформлять такой отказ, нормативно не установлены.

В этой ситуации возможны следующие варианты действий:

— нужно внести в личную карточку отметку о том, что работник отказывается от проставления подписи;

— составить акт (форма акта не установлена, следовательно, он может быть составлен в свободной форме) об отказе работника от проставления подписи;

— одновременно внести в личную карточку указанную запись и составить акт об отказе работника от проставления подписи.

Вопрос № 7. Как вносить исправления в личную карточку?

Если у работника изменились какие-то данные (например, фамилия в связи с вступлением в брак), новые сведения в его личную карточку вносит работник кадровой службы и заверяет их своей подписью с указанием даты внесения изменений. Неправильный текст или суммы он зачеркивает одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Над зачеркнутым надписывает исправленный текст или суммы (п. 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.83 № 105).

Вопрос № 8. Как быть, если строк для внесения записей недостаточно?

В этом случае разрешается включить в форму № Т-2 дополнительные строки. Согласно постановлению Госкомстата России от 24.03.99 № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

Вопрос № 9. Сведения об образовании: как заполнить код ОКСО?

Сведения об образовании нужно вносить в пункт 6 «Образование» раздела «Общие сведения». При этом необходимо указать код по ОКСО, соответствующий специальности работника, выбрав его из Общероссийского классификатора специальностей по образованию ОК 009-2003(документ утвержден постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 № 276-ст).

Но в некоторых случаях этот код не заполняется.

Вопрос № 10. Как рассчитать стаж работы?

Чтобы заполнить пункт 8 «Стаж работы (по состоянию на «__» ________20__ г.)» раздела «Общие сведения», понадобится рассчитать стаж работы сотрудника по состоянию на дату заполнения его личной карточки.

Согласно Указаниям по заполнению личной карточки стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет и на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

Для подсчета стажа может быть использован порядок, установленный в пункте 61 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденной постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п. В соответствии с этим порядком продолжительность общего трудового стажа определяется путем суммирования отдельно дат конца и дат начала указанных периодов. Разница этих сумм составляет продолжительность общего трудового стажа. Поскольку днем увольнения считается последний день работы, необходимо к общему трудовому стажу по каждому случаю увольнения, добавить еще один день. Если сотрудник устроился на работу впервые, вместо стажа работы в пункте 8 личной карточки проставляются нули.

Один день по случаю увольнения добавляется только к периодам, относящимся к трудовой деятельности застрахованного лица, к иным периодам это правило не применяется.

Вопрос № 11. Сведения о составе семьи: нужно ли получать согласие родственников работника на внесение персональных данных в его личную карточку?

Пункт 10 «Состав семьи» раздела «Общие сведения» заполняется на основании паспорта сотрудника и иных документов, а также сведений, которые он сообщил.

В графы для указания состава семьи могут быть вписаны родственники, находящиеся на иждивении работника или проживающие вместе с ним.

При этом работодателю не нужно получать согласие близких родственников работника на обработку персональных данных в объеме, предусмотренном унифицированной формой № Т-2″Личная карточка работника».

Такие разъяснения Роскомнадзора по вопросам, касающимся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве, опубликованы на сайте http://www.rsoc.ru.

Вопрос № 12. В какой раздел внести сведения о работе по совместительству?

В личной карточке работника не предусмотрено специального раздела для сведений о работе по совместительству. На практике такие сведения вносят в один из разделов:

— в раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу»;

— раздел X «Дополнительные сведения».

Вопрос № 13. Работник повышал квалификацию у предыдущих работодателей: как внести информацию об этом в его личную карточку?

В Указаниях по заполнению личной карточки этот вопрос не рассмотрен. На практике в раздел V «Повышение квалификации» обычно вносят сведения о повышении квалификации только во время работы сотрудника в данной организации.

Вопрос № 14. У работника есть поощрения: как внести сведения о них в его личную карточку?

Указания по заполнению личной карточки не содержат рекомендаций, какие награды, поощрения и почетные звания заслуживают внесения в раздел VII «Награды (поощрения), почетные звания» личной карточки работника. Логично предположить, что вносить нужно те же, что внесены в трудовую книжку работника, а именно:

— сведения о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

— почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;

— других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

При этом записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, ни в трудовую книжку, ни в личную карточку не вносятся (п. 24 и 25 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Вопрос № 15. Сведения об отпусках: как правильно отразить?

В разделе VIII «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых сотруднику в период работы в организации, в том числе и отпусков без сохранения заработной платы.

Отпуск за свой счет. При заполнении сведений об отпуске без сохранения заработной платы не всегда возможно указать период, за который предоставляется такой отпуск (при рождении ребенка, регистрации брака и других случаях, перечисленных в абзаце 6 части 2 статьи 128 ТК РФ). В такой ситуации некоторые специалисты в графах 2 и 3 раздела VIII проставляют прочерки. Но это неправильно.

Поскольку из расчетного периода для предоставления отпуска исключаются отпуска свыше 14 календарных дней в году без сохранения содержания, то просто необходимо указывать, за какой рабочий год эти отпуска предоставлялись.

Оплачиваемый отпуск для санаторно-курортного лечения. В разделе VIII «Отпуск» также указываются сведения об отпуске, который работодатель предоставляет работнику для лечения в соответствии с подпунктом 10 пункта 2 статьи 17 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ. Напомним, что данной нормой предусмотрено предоставление оплачиваемого отпуска для санаторно-курортного лечения (сверх ежегодного оплачиваемого отпуска, установленного законодательством РФ) на весь период лечения и проезда к месту лечения и обратно.

Если все строки заполнены. Для учета всех видов отпусков работника в разделе VIII предусмотрено всего 12 строк.

Если все они заполнены и для новых записей в данном разделе нет места, заводить новую личную карточку не нужно. Достаточно вложить в нее дополнительный лист со строками и графами, аналогичными строкам и графам раздела VIII «Отпуска».

На вкладыше указать его номер, когда он заведен и кем: «Вкладной лист в личную карточку работника № 1. Заведен …….», напротив записи поставить подпись и дату.

Директор по оказанию услуг по расчету заработной платы и кадровому администрированию.

Оформление приказов на отпуск

Чаще при оформлении приказа на отпуск сложности возникают со строкой «за рабочий период». Если ее неверно заполнить, запутается и кадровик, и бухгалтерия. Но это не единственная проблема. Если вы не используете правильную нумерацию, у вас будут сложности при сдаче документов в архив. Вы будете их хранить слишком долго либо уничтожите раньше положенного времени.

Наш материал поможет вам распутать эти и другие трудности.

Посмотрите, как вы указываете рабочий период сотрудника

В приказе на отпуск по унифицированной форме № Т-6 есть строка «за период работы» (постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). В зависимости от вида отпуска заполняют строку по-разному. А в некоторых случаях и вовсе информацию в нее не записывают, если сведения будут лишними для конкретного вида отдыха. Поясним, как действовать в таких ситуациях.

Удлиняйте рабочий год из-за отсутствия сотрудника. Для каждого сотрудника считайте индивидуально рабочий год. Он начинается со дня приема на работу и по общему правилу длится 365 дней. Если работник пришел в компанию 04.06.2018, его первый рабочий год будет длиться с 04.06.2018 по 03.06.2019.

Но если в течение этого периода сотрудник уходил в отпуск по уходу за ребенком, брал отпуск за свой счет суммарно больше чем на 14 дней или его отстраняли от работы, считайте рабочий период иначе (ст. 121 ТК). Увеличивайте его на продолжительность названных перерывов.

Вписывайте все периоды, когда оформляете отпуск за несколько лет. Если предоставляете отпуск за два рабочих года, в приказе отразите оба периода. Это поможет правильно учитывать использованные дни отдыха и избежать претензий ГИТ при проверке. В унифицированной форме приказа только одна строка для периода, за который работник использует отпуск. Поэтому выберите один из трех вариантов, как будете указывать рабочие периоды.

Первый вариант: вы можете в строке «за период работы» написать дату начала первого рабочего года и дату окончания второго, например, «за период работы с 13.06.2016 по 12.06.2018». Это вариант безопасен, если остатки отпусков за рабочие периоды вы отслеживаете по отдельным таблицам или каким-то иным способом.

Второй способ – дополнить унифицированную форму приказа еще одной строчкой «за период работы», в которую вносить второй рабочий год (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, постановление Госкомстата от 24.03.1999 № 20). Третий вариант: на отпуск за разные рабочие периоды вы можете сделать два отдельных приказа. Отдельные приказы часто используют, если нельзя перенастроить программу, в которой компания ведет кадровый учет.

Второй и третий способы позволят вам точно вести учет использованных дней отпуска и заносить об этом сведения в личную карточку работника.

Всегда указывайте полный рабочий год, даже если работник использует только часть ежегодного отпуска.

Не указывайте рабочий год, если от него не зависит отпуск. В приказах на отпуск по уходу за ребенком, по беременности и родам строчку «за период работы» оставляйте пустой или ставьте прочерк. Эти отпуска предоставляют в связи с определенными событиями по заявлению работника, и они не зависят от продолжительности работы в компании (ст. 121, 255, 256 ТК). Если программа подставляет даты рабочего года автоматически, не удаляйте их, это не будет нарушением.

В приказах об отпуске без сохранения заработной платы строчку «за период работы» лучше заполнить. Количество дней такого отпуска в течение одного рабочего периода влияет на продолжительность рабочего года (ч. 2 ст. 121 ТК). И если в приказах на отпуск и личной карточке сотрудника сразу будут сведения об этом, вы сможете без ошибок отслеживать, нужно ли увеличивать рабочий год.

Решите, будете ли вы оформлять общие приказы на отпуск

В унифицированной форме приказа об отпуске есть отдельная строка «А» для ежегодного отпуска и строка «Б» для всех остальных видов отпусков. Такое деление позволяет оформить одним приказом сразу два вида отпуска. Но не всегда выгодно объединять отпуска в одном документе. Есть ситуации, когда этого делать вовсе нельзя.

Создавайте общий приказ, если отпуска идут один за другим. Включить в один приказ два разных отпуска можно, если один из них – ежегодный. Его вы впишете в строку «А». Второй вид отпуска указывайте в строке «Б», это может быть учебный отпуск, по беременности и родам, дополнительный за ненормированный рабочий день, за особый характер работы, без сохранения заработной платы и т. п.

Одним из условий единого приказа для двух отпусков будет то, что по датам они идут друг за другом, без разрыва. Причем не обязательно, чтобы первым начинался ежегодный отпуск. Например, сотрудник по графику идет в отпуск с 15.06.2018 по 28.06.2018, а на 14.06.2018 берет отпуск за стаж работы. Общая продолжительность отпуска будет 15 календарных дней с 14.06.2018 по 28.06.2018.

Эти сведения вносите в строку «В». Если между отпусками будет разница хотя бы в один день, нельзя оформлять их одним приказом. Иначе вы не сможете правильно заполнить строку «В».

Убедитесь, что вы правильно определили сроки хранения приказов на отпуск

Когда все приказы об отпусках нумеруют сплошным методом, позже их приходится разбирать по срокам хранения. Перечень, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, устанавливает сроки хранения не всех приказов на отпуск. Например, нет срока для приказа на отпуск по беременности и родам. Его храните 50 (75) лет.

Ведь для этого вида отпуска нужен больничный лист, без которого сотрудник не получит выплаты. Все, что влияет на выплаты, хранить необходимо 50 (75) лет, чтобы подтверждать хозяйственные операции. Остальные приказы на отпуск в большинстве случаев храните 5 лет (таблица ниже).

Чтобы не распределять все приказы по срокам хранения в конце года, заранее введите порядок регистрации и группируйте их в папки. Вначале внесите в номенклатуру дел все виды приказов об отпуске, которые вы будете составлять. Это поможет правильно их нумеровать и сортировать. Например, за основу нумерации можете взять индекс дела по номенклатурной папке.

Тогда приказы будут с номерами «№ 02-03-. », где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела, а далее порядковый номер документа. Либо в качестве основы нумерации приказов используйте кодировки из табеля учета рабочего времени.

Откажитесь от общего приказа, если не хотите долго хранить документ. Не все приказы об отпуске совпадают по сроку хранения. Если оформите их одним документом, то хранить придется в соответствии с большим сроком. Например, приказ о ежегодном отпуске хранят 5 лет, а об отпуске за свой счет – 50 (75) лет. Чтобы не запутаться со сроками хранения документов и правильно сдавать их в архив, рекомендуем не объединять в один приказ два, если они не совпадают по продолжительности хранения.

Неудобно одним приказом оформлять два отпуска, если право на один из отпусков появилось у сотрудника не со дня приема на работу. Возникнет неясность, как указать рабочий период. Например, вы не сразу установили сотруднику ненормированный рабочий день. Если будете одним приказом оформлять ежегодный отпуск и отпуск за ненормированный режим работы, потребуется вписать два разных периода, а в приказе есть только одна строка для этого. Поэтому удобнее оформлять отдельные приказы на каждый вид отпуска.

Посмотрите, как вы указали дату приказа

На каждом приказе об отпуске вы указываете его реквизиты. После того как распечатаете приказ, посмотрите на дату, верно ли вы указали месяц и год документа.

Сравните даты приказа и начала отпуска. Когда заполняете приказы в специальной кадровой программе, дата проставляется автоматически. Но если вы создаете новый приказ в отдельном файле, есть риск не поменять месяц и год от предыдущего документа. Инспектор при проверке смотрит даты приказов.

Ведь отпуск компания должна оплачивать минимум за три дня до его начала, поэтому приказ не может быть позже этой даты (ч. 9 ст. 136 ТК).

В приказах по унифицированной форме отражают дату арабскими цифрами, сначала день месяца, потом месяц и год. Поэтому день месяца и месяц пишите двумя цифрами через точку, а год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 4 июня 2018 года отражайте как 04.06.2018. Букву «г» или слово «года» ставить не нужно.

Словесно-цифровой способ, когда название месяца прописывают полностью, применяют чаще в приказах, для которых нет унифицированных форм или вы разработали собственные формы вместо рекомендованных Госкомстатом. Не будет ошибкой, если в любых приказах дата будет написана цифровым способом.

Если датой приказа вы проставляете число регистрации документа после того, как его подписал руководитель, приказы на отпуск готовьте заблаговременно (п. 3.11 ГОСТ Р 6.30-2003). Ведь при таком способе первоначально эту графу вы оставляете пустой, а заполняете ее позже вручную. И пока руководитель подпишет документ, может пройти время. Поэтому все чаще компании отказываются от такой системы регистрации приказов.

Вычитайте из отпуска праздничные дни

Нерабочие праздничные дни не входят в ежегодный основной и дополнительный отпуск (ст. 120 ТК). Поэтому вписывайте в пустую ячейку в строках «А» и «Б» приказа об отпуске именно количество дней отпуска, а не количество дней, когда сотрудник будет отсутствовать. Например, если работник на период с 04.06.2018 по 13.06.2018 написал заявление на ежегодный основной отпуск, он использует его в размере 9 календарных дней, потому что в этот период попадает 12 июня – День России, нерабочий праздничный день (ст. 112 ТК).

Нумеруйте приказы в зависимости от сроков их хранения. Приказы следует подшивать в отдельные дела с учетом сроков хранения документов, поэтому заранее присваивайте им разные номера. Срок хранения приказа о предоставлении ежегодного или учебного отпуска – 5 лет. Приказы об отпуске без сохранения заработной платы, отпуске по уходу за ребенком относятся к приказам с длительным сроком хранения, то есть 50 (75) лет (ст. 19 Перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Регистрационный номер приказов можете сделать цифровым или буквенно-цифровым. Второй вариант удобнее, тогда вы сразу по типу номера документа будете понимать, в папку с каким сроком хранения его подшивать. Например, для приказов со сроком хранения 5 лет присваивайте цифровой номер с буквой «о», то есть отпуск. Для приказов со сроком хранения 50 (75) лет указывайте буквенную часть «од» – приказ об отпуске длительного хранения.

Буквенно-цифровую нумерацию вводите отдельно по каждому виду приказа. Присваивать цифровую часть по порядку всем приказам, а менять только буквенную часть рискованно, можете запутаться и не заметить ошибки.

Если ежегодно оформляете много приказов на разные виды отпусков, разделите их не только по сроку хранения, но и по виду отпуска. В этом случае приказы на ежегодный отпуск, на отпуск без сохранения зарплаты, на отпуск по беременности и родам и другие приказы нумеруйте отдельно. Для каждого вида отпуска определите свою систему нумерации. Например, в приказах о предоставлении отпуска за работу во вредных условиях труда после номера через тире ставьте букву «в» (вредность), а в приказах по уходу за ребенком – «д» (декрет) и др.

Важные выводы

1. Когда предоставляете отпуск за несколько рабочих периодов, отразите их в приказе. Дополните форму документа еще одной строкой «за период работы» или издавайте на каждый рабочий год отдельный приказ.

2. Не оформляйте одним приказом два вида отпуска, которые идут подряд, если в компании много сотрудников. Иначе будет сложнее искать нужный документ и вести учет использованных отпусков.

3. Решите, будете ли вы распределять приказы на отпуск по сроку их хранения или еще по виду. В зависимости от этого вводите систему нумерации приказов.

Отражаем в СЗВ-М отпуск за свой счет

СЗВ-М и отпуск без сохранения заработной платы — как соотносятся эти понятия? Изучим ответ на этот вопрос, попутно выяснив, на основании каких сведений формируется указанная отчетная форма.

Вам помогут документы и бланки:

• Какая информация находит отражение в СЗВ-М?
• Указывается ли работник в отпуске без содержания в СЗВ-М?
• Сотрудника в административном отпуске в СЗВ-М не включили — будет ли штраф?
• Итоги

Статья актуальна до 31.12.2022 включительно. С 01.01.2023 форма СЗВ-М не применяется, а вместо неё действует форма отчета о персонифицированных сведениях. Подробнее о ней читайте здесь.

Какая информация находит отражение в СЗВ-М?

Отчет СЗВ-М хозяйствующие субъекты представляют ежемесячно уже на протяжении почти пяти лет. За прошедшие годы наработана обширная практика по составлению и сдаче указанной формы инспекторам ПФР.

Отчет представляет собой реестр сведений о работниках, которые в отчетном месяце трудились в организации или у предпринимателя в рамках заключенных трудовых договоров или договоров гражданско-правового характера.

Важно! Отчитаться по оговариваемой форме необходимо абсолютно всем организациям. Предприниматели ее сдают только при наличии наемных работников.

Сведения о работниках, отражаемые в разделе 4 отчета, включают:

В некоторых случаях допустимо не указывать ИНН по сотруднику, если, например, такой информацией работодатель не владеет.

В раздел 1 СЗВ-М входят данные о работодателе:

• наименование организации или Ф.И.О. предпринимателя;
• регномер в ПФР;
• ИНН;
• КПП (при наличии).

Раздел 2 отчета предназначен для указания отчетного периода — месяца и года.

В разделе 3 приводится тип представляемой формы:

• исходная,
• дополняющая,
• отменяющая.

Указывается ли работник в отпуске без содержания в СЗВ-М?

Как мы уже выяснили, в СЗВ-М попадают все работники, трудившиеся в течение отчетного месяца по трудовым договорам и договорам ГПХ. Работники, принятые по трудовому договору, имеют право, согласно ст. 128 Трудового кодекса, заручившись согласием руководства организации или ИП, на отпуск без сохранения заработной платы.

При нахождении работника в отпуске за свой счет в СЗВ-М его обязательно включают, поскольку трудовой договор продолжает действовать. Факт нахождения сотрудника в отпуске без сохранения заработной платы не прерывает трудовые отношения, поэтому представление формы СЗВ-М является обязательным (п. 2.2 ст. 11 закона «Об индивидуальном. » от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Как указал суд в Постановлении Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 29.11.2019 N Ф04-5685/2019 по делу № А75-7182/2019, сведения по форме СЗВ-М должны быть представлены вне зависимости от фактического осуществления выплат и иных вознаграждений за отчетный период в пользу лица, с которым возникли трудовые отношения, даже вне зависимости от наличия письменного трудового договора.

В январе 2021 года инженер Смирнов А. В. написал заявление с просьбой предоставить ему неоплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам. На формирование СЗВ-М административный отпуск работника никак не повлияет — он попадет в отчет в любом случае, даже если напишет заявление с 9 по 31 января.

Невключение сотрудника в отчет может быть вызвано лишь одним фактором — увольнением. Причем данные о нем перестанут фигурировать в отчете только со следующего месяца после даты увольнения.

Нужно ли сдавать СЗВ-М на директора — единственного учредителя, если деятельность на предприятии не ведется? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ и бесплатно узнайте экспертное мнение.

Сотрудника в административном отпуске в СЗВ-М не включили — будет ли штраф?

А что делать, если специалист, оформляющий отчетность, забыл внести пребывающего в отпуске без сохранения зарплаты в СЗВ-М? Для исправления такой оплошности предусмотрена дополняющая форма. Бухгалтер или кадровик должен:

1. Аналогично исходному отчету заполнить разделы 1 и 2.
2. Проставить код «ДОП» в разделе 3.
3. Внести сведения на забытого сотрудника в раздел 4. Информацию по сотрудникам, включенным в исходную форму, повторно приводить не нужно.
4. Передать форму в Пенсионный фонд.

Напомним, что до 2019 года в случае сдачи дополняющих форм после крайнего срока (15-е число месяца с учетом переносов) штраф выписывали независимо от того, кто первым находил ошибку — страхователь или контролер. В 2019 году вышло определение ВС от 08.02.2019 № 301-КГ18-24864, согласно которому при сдаче дополняющей формы СЗВ-М позже установленного срока, но до обнаружения ошибки инспекторами ПФР штраф на работодателя накладываться не должен. Однако территориальные органы фонда не всегда учитывают данное определение и продолжают выписывать штрафы за дополняющие формы, переданные после 15-го числа.

Величина штрафа — 500 руб. за каждую ошибку (ст. 17 закона № 27-ФЗ). Общая сумма санкций рассчитывается умножением 500 руб. на количество лиц, по которым допущены ошибки, например, не включенных в отчет.

Помимо основного штрафа КоАП предусмотрена административная ответственность для должностного лица страхователя (штраф — от 300 до 500 руб.), которая накладывается практически всегда при допущении ошибок в форме и их последующем исправлении.