Можно ли выдавать подотчетные средства путем перечисления на зарплатные карты работников

Содержание

Новые правила выдачи подотчетных сумм с 2023 года не вводили. Порядок подотчета поменяли еще в конце 2020 года. Разбираемся, как выдать деньги подотчет.

Указание Центробанка № 3210-У от 11.03.2014 устанавливает новый порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2023 году, в последний раз этот норматив меняли Указанием № 5587-У от 05.10.2020 . ЦБ РФ разрешил вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работников. Теперь кассиры вправе не требовать от получателей денег удостоверение личности, хотя и обязаны убедиться, что перед ними лицо, указанное в расходном ордере.

Кассирам запретили выдавать денежные купюры с повреждениями: загрязнением поверхности лицевой или оборотной сторон, которые привели к снижению яркости изображения на 8% и более, с посторонними надписями или рисунками, состоящими из двух и более знаков или символов, с оттисками штампа или пятнами диаметром 5 мм и более. Если банкнота содержит одно и более из указанных повреждений и другие, которые описаны в пункте 2.9 Положения Банка России № 630-П от 29.01.2018 , ее надо сдать в банк. Принимать в кассу наличные деньги, признанные неплатежеспособными, запрещено — это предусматривают новые правила работы с подотчетниками из указаний Центробанка.

Как работать по новым правилам

Порядок кассовых расчетов изменился еще с 30.11.2020: расчеты с подотчетными лицами в 2023 году, с учетом последних изменений, подробно рассмотрели в статье «Как вести учет расчетов с подотчетными лицами».

Важные правила подотчета:

выдать деньги под отчет разрешено только работнику, с которым работодатель подписал трудовой договор ( ст. 15 ТК РФ ), или физлицу, работающему по договору гражданско-правового характера ( письмо ЦБ РФ № 29-Р-Р-6/7859 от 02.10.2014 );
для выдачи денег сотрудники не должны подавать заявление, основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем;
срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом в 2023 году устанавливает организация;
деньги под отчет выдают, даже если есть задолженность по прошлым подотчетным суммам.

И хотя заявка под отчет больше не нужна, многие продолжают писать такие заявления — и это не нарушение. В заявке подотчетного лица о выдаче денег больше не обязательна запись о сумме и о сроке, на который выдаются наличные. Подписывать заявление у руководителя тоже необязательно. Организации вправе оформить один приказ сразу на несколько процедур выдачи наличных одному или нескольким подотчетным лицам. В таком распоряжении указывают:

фамилии и инициалы получателей наличных;
суммы наличных;
сроки, на который выданы средства под отчет.

Перечисление подотчетных средств на зарплатную карту I Крысанова Анастасия. РУНО

Отдельный приказ не нужен, если есть заявление о выдаче денег под отчет от работника, которое подписал руководитель ( пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У ).

Требование об обязательном авансовом отчете в трехдневный срок больше не применяется. Теперь организации и ИП самостоятельно устанавливают срок, через который подотчетное лицо отчитывается и возвращает остаток денег в кассу. Этот срок утверждает руководитель организации или индивидуальный предприниматель: указывает его в распоряжении о выдаче денег под отчет. Если приказ не делали, сроки оговаривают в заявлении подотчетника.

Как выдают деньги под отчет

Для организаций новые правила подотчета в 2023 году представляют собой определенный алгоритм:

Сотрудник предоставляет в бухгалтерию приказ на выдачу денег под отчет или свое заявление за подписью руководителя учреждения в произвольной форме. В приказе разрешено указывать несколько сумм или несколько работников.
Подотчетникам разрешили выдавать деньги, даже если у них есть долг по ранее выданным авансам. Но поскольку отменили 3-дневный срок для авансового отчета, рекомендуется провести полную сверку взаиморасчетов перед выдачей денег.
К авансовому отчету надо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги возвращаются в кассу организации. Бухгалтер создает приходный кассовый ордер.
Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.

Если руководство организации хочет обезопасить себя от невозврата, утвердите запрет на выдачу денежных средств при наличии у работника действующей задолженности. Вы сможете это сделать в локальном положении о расчетах с подотчетными лицами.

Работник вправе получить авансом любую сумму денежных средств без ограничений. Если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя компании, наличная сумма ограничивается 100 000 рублей по одному контракту.

Можно ли подотчетные суммы перечислить на карту

Каждая организация самостоятельно определяет, каким способом сотруднику можно выдать сумму под отчет, — налично или безналично. Нормативно-правовое регулирование не устанавливает никаких запретов на перечисление денежных средств подотчет на корпоративную или дебетовую пластиковую карту работника ( письмо Минфина № 03-11-11/42288 от 25.08.2014 ). О возможности перевода авансовых денег на зарплатную карту говорит и Минфин ( письмо № 09-01-07/46781 от 21.07.2017 ). Но для этого надо закрепить локальный порядок, по которому операции с подотчетными средствами (выдача и отчет) проводятся безналично. Сделайте это:

в своей учетной политике;
в положении о расчетах с подотчетными лицами;
в приказе о разработке бланков стандартной авансовой отчетности.

Безналичный перевод подотчетных средств отмечают дополнительным пунктом.

Возможно ли использование личной «зарплатной» карты для перечисления денежных средств под отчет?

ИА «Гарант» Директор взял деньги в подотчет путем перечисления с расчетного счета организации на свою личную «зарплатную» карту. Часть денежных средств взял на выплату зарплаты себе.

Возможно ли использование личной «зарплатной» карты для перечисления денежных средств под отчет? Каков порядок оформления бухгалтерских документов при использовании подотчетным лицом перечисленных ему средств не в соответствии с их целевым назначением?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Организация вправе перечислять денежные средства под отчет на «зарплатные» (личные) карты своих сотрудников при наличии письменных заявлений от них с указанием реквизитов банковской карты, суммы и срока, на который выдаются деньги, подписи руководителя и даты. Такой способ предоставления денежных средств под отчет должен быть предусмотрен в локальном нормативном акте организации и в ее учетной политике.

При отсутствии документального подтверждения целевого использования перечисленных «подотчетных» средств и их невозврате организация вправе удержать соответствующую сумму из заработной платы, издав соответствующий распорядительный документ.

В соответствии с п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание N 3210-У) для выдачи наличных денег работнику под отчет (подотчетное лицо — в понимании Указания N 3210-У) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

При этом какие-либо нормы, регламентирующие порядок предоставления безналичных денежных средств работнику под отчет, отсутствуют; не урегулирован также и срок, в течение которого подотчетное лицо должно отчитаться по полученным им, не связанным с командировками, денежным средствам.

Согласно п. 2.3 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием» клиент — физическое лицо осуществляет с использованием банковской карты следующие операции:

получение наличных денежных средств в валюте РФ или иностранной валюте на территории РФ;
получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ;
оплату товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) в валюте РФ на территории РФ, а также в иностранной валюте — за пределами территории РФ;
иные операции в валюте РФ, в отношении которых законодательством РФ не установлен запрет (ограничение) на их совершение;
иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.

В настоящее время каких-либо запретов на оплату или компенсацию общехозяйственных и иных документально подтвержденных расходов посредством перечисления организацией денежных средств на банковские карты сотрудников ТК РФ не содержит. Поэтому организации вправе перечислять денежные средства на банковские карты своих сотрудников, в том числе на их «зарплатные» карты, в целях осуществления этими сотрудниками с использованием таких карт расходов, связанных с задачами и нуждами организаций.

Все положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами, как и сам способ предоставления подотчетных сумм (путем перечисления денежных средств на банковские («зарплатные») карты сотрудников), устанавливаются организацией самостоятельно в локальном нормативном акте и в учетной политике (п. 7 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций», ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», письмо Минфина России и Федерального казначейства от 10.09.2013 NN 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554, письма Минфина России от 31.03.2016 N 02-03-09/18115, от 28.01.2014 N 02-03-09/3057, от 05.10.2012 N 14-03-03/728). В платежном поручении следует указать, что перечисленные средства являются подотчетными, при этом организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов (письмо Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288).

Частью 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) предусмотрено: каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Обязательные реквизиты первичного учетного документа перечислены в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, сам документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). В качестве такого первичного документа может быть использована как унифицированная форма, так и форма, самостоятельно разработанная на основе унифицированной.

Согласно Указаниям по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма N АО-1), утвержденным постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 (далее — Указания), данная форма применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Как разъяснено в ранее упомянутом письме Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288, при безналичном перечислении средств под отчет сотруднику к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой.

На практике встречаются ситуации, схожие с рассматриваемой — когда на основании заявления сотрудника (в том числе являющегося руководителем) производится зачет заработной платы в счет погашения задолженности по ранее полученным в подотчет денежным средствам (постановления Арбитражного суда Северо-Западного округа от 26.07.2016 N Ф07-2887/16 по делу N А56-17622/2012, Шестого арбитражного апелляционного суда от 21.03.2011 N 06АП-662/2011, апелляционной инстанции Арбитражного суда Томской области от 17.01.2007 N А67-6240/06). Оформлялись такие действия приказом, соглашением о прекращении обязательств.

На наш взгляд, при удержании сотрудником аванса по заработной плате из выданных на его банковскую карту подотчетных сумм не соблюден установленный законодательством способ выплаты сотрудникам заработной платы. Ведь выплата заработной платы является безусловной обязанностью работодателя, и ТК РФ не предусматривает возможности зачета выданных работнику денежных средств в счет задолженности перед ним работодателя по заработной плате (Апелляционное определение Московского городского суда от 28.02.2014 N 33-4562/14) (смотрите также рекомендуемый к ознакомлению материал). В Апелляционном определении СК по гражданским делам Суда Ханты-Мансийского автономного округа от 09.04.2013, например, сказано, что довод ответчика (организации) о том, что работник не представлял авансовые отчеты по полученным им на хозяйственные расходы суммам, не влечет отказ в удовлетворении иска о взыскании заработной платы, поскольку по требованию работника о взыскании заработной платы не допускается зачет выданных работнику подотчетных сумм.

Кроме того, типовая схема проводок не предусматривает операции по направлению подотчетных средств на выплату заработной платы сотруднику или проведение зачета расчетов по соответствующим счетам. Поэтому мы считаем, что в таком случае при отсутствии оправдательных документов неиспользованный аванс должен быть возвращен подотчетным лицом.

В случае нарушения работниками установленного порядка использования средств, полученных под отчет (невозвращения сумм и непредставления оправдательных документов об израсходованных суммах), организация вправе произвести удержания таких сумм. На основании абзаца третьего части второй ст. 137 ТК РФ работодатель может не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. При удержании из заработной платы своевременно не возвращенных подотчетных сумм необходимо соблюдать ограничение размера удержаний, предусмотренные ст. 138 ТК РФ (письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).

Иными словами, организация вправе удержать не подтвержденную оправдательными документами сумму из заработной платы при ее невозврате, издав соответствующий распорядительный документ (например приказ), определив в нем срок и сумму возможного удержания (с учетом ограничения).

В бухгалтерском учете при удержании из заработной платы не возвращенных сумм, выданных под отчет, делаются записи:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
— учтена сумма средств, выданная работнику под отчет и не возвращенная в срок;

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 94
— удержаны подотчетные средства из заработной платы работника.

При невозможности удержания невозвращенных подотчетных сумм из заработка работника по каким-либо причинам организация может требовать возврата такого рода денежных средств в судебном порядке (ст. 248 ТК РФ).

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:

— Энциклопедия решений. Учет перечисления подотчетных сумм на банковские карты сотрудников;

— Энциклопедия решений. НДФЛ с невозвращенных подотчетных сумм;

— Энциклопедия решений. Учет при перечислении заработной платы на банковские карты сотрудников.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волкова Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

29 сентября 2016 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Авансовый отчет

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3-х рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу после командировки, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (абз. 2 п. 6.3 Указания ЦБ РФ N 3210-У).

Авансовый отчет — документ, в котором работник отчитывается за использование аванса, выданного на выполнение поручения организации. Авансовый отчет относится к первичным учетным документам (ПУД). Бланк авансового отчета АО-1 не является обязательным к применению. Организация в Учетной политике обязана утвердить форму отчета об использовании подотчетных сумм. Это может быть АО- 1 или самостоятельно разработанная форма, которая должна содержать обязательные реквизиты ПУД.

Отчет по выданным денежным документам представляется подотчетным лицом в том же порядке, что и по денежным средствам. Форма отчета может быть аналогичной авансовому отчету или разработана отдельно.

В 1С для отчета по выданным подотчетным суммам и денежным документам используется бланк АО-1, утвержденный Госкомстатом РФ (Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55). Он отвечает всем требованиям Закона N 402-ФЗ, и утвердить именно его будет удобным для организации.

Подтверждающие документы

Кроме авансового отчета работник должен приложить подтверждающие расходы документы: товарные и кассовые чеки, билеты, посадочные талоны, квитанции БСО, путевые листы, маршрутные карты и т.п.

Все прилагаемые документы должны быть оригинальными. Если оригинал утерян, то подтвердить расходы в целях налога на прибыль может другой подтверждающий документ, например, справка перевозчика при утере посадочного талона (Письмо Минфина РФ от 27.02.2012 N 03-03-07/6, Письмо Минфина РФ от 13.01.2012 N 03-03-06/1/11) или дубликат.

Кассовые чеки

Кассовый чек будет считаться надлежаще оформленным, если он составлен не только в соответствии с требованиями Федерального закона 402-ФЗ, но имеет ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» (далее — Федеральный закон N 54-ФЗ).

Кассовый чек, полученный покупателем в электронной форме и распечатанный им на бумаге, приравнивается к кассовому чеку, отпечатанному ККТ, при условии, что сведения, указанные в таком кассовом чеке, идентичны направленному покупателю в электронной форме кассовому чеку (п. 4 ст. 1.2 Федерального закона N 54-ФЗ).

В 2017 году (с 01 июля до 01 сентября) в связи с отсутствием в продаже достаточного количества фискальных накопителей ФНС РФ разъясняла, что при невозможности применения ККТ, отвечающей требованиям законодательства, организации и ИП обязаны выдавать покупателю на бумажном носителе подтверждение факта осуществления расчета между организацией (ИП) и покупателем (Письма от 26.06.2017 N 03-01-15/40115, от 14.06.2017 N 03-01-15/36887). Может ли выданный документ подтвердить расходы покупателя за данный период?

Если чек оформлен с нарушениями законодательства, то налоговая инспекция, скорее всего, будет оспаривать расходы по такому документу, учтенные при расчете налога на прибыль. Вместе с тем при отсутствии искажения сведений о факте хозяйственной жизни, а также при выполнении условий п. 2 ст. 54.1 НК РФ налогоплательщик имеет право на уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Этот аргумент при необходимости можно привести контролерам или в суде.

НДС, предъявленный продавцом в чеке ККТ, не может быть принят к вычету. Списать НДС можно только в расходы, не уменьшающие налогооблагаемую базу (Письмо Минфина РФ от 24.01.2017 N 03-07-11/3094).

Аргументы ведомства следующие:

НДС принять к вычету можно только по счету-фактуре. Исключение — п. 3, 6-8 ст. 171 НК РФ. Особенности вычета НДС по покупкам в рознице Кодексом не предусмотрены.
НДС нельзя принять в расходы в целях налога на прибыль, так как п. 2 ст. 170 НК РФ не предусматривает возможности учесть в стоимости товара (работы, услуги) НДС, предъявленный без счета-фактуры.

Организации, готовые спорить с налоговиками в суде, могут использовать аргументы Постановления Президиума ВАС РФ от 13.05.2008 N 17718/07. В нем указано, что если при реализации в розницу продавец выдал покупателю чек ККТ установленной формы, он выполнил обязательства по выставлению счета-фактуры (п. 7 ст. 168 НК РФ). А значит, чек может заменить счет-фактуру в целях расчета НДС.

Компенсация расходов работников в интересах организации

Часто в организации возникает необходимость компенсировать работнику суммы, которые не выдавались ему авансом, а были потрачены из его личных средств на нужды компании.

Трудовой кодекс определяет «компенсацию» как денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

Расходы компании, при наличии деловой цели и документального подтверждения можно признать в налоговых расходах (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Компенсация работнику произведенных затрат не является его доходом и не облагается НДФЛ и страховыми взносами (Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65).

Законодательство не регламентирует порядок компенсации затрат работников, которые использовали личные денежные средства в интересах организации. Организация сама должна в локальном нормативном акте (ЛНА) установить порядок компенсации таких затрат. В ЛНА целесообразно предусмотреть:

цели, на которые можно делать приобретения для организации из личных средств;
круг лиц, которые могут производить расчеты в интересах организации из личных средств;
порядок предоставления компенсации произведенных затрат;
форму заявления на компенсацию затрат;
документы, которые необходимо приложить к заявлению на компенсацию затрат.

Так как на затраты, произведенные работником, аванс не выдавался, сумму нельзя признать подотчетной, и использовать счет 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами «не уместно (Инструкция по применению Плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н).

В этом случае лучше воспользоваться счетом 73.03 «Расчеты по прочим операциям» (рабочий план счетов 1С). На данном счете допускается сальдо как по дебету, так и по кредиту, следовательно, задолженность организации перед работником по такому счету отразить можно.

Авансовый отчет по командировке за наличные
Авансовый отчет по командировке (корпоративная карта)
Авансовый отчет по приобретению электронных услуг у иностранца
Командировка: поездка за границу, расчеты в валюте
[06.04.2021 запись] Учетная политика на 2021 в 1С

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Способы выдачи подотчетных сумм

Подотчет выдается работнику безналичным перечислением с расчетного счета АО «Лютик» на зарплатную карту сотрудника (Письмо Минфина РФ от 21.07.2017 г. № 09-01-07/46781).

В последнее время встречаются судебные разбирательства, связанные с блокировкой банковской карты, на которую перечисляются подотчетные деньги.

Блокировка карты является процедурой технического ограничения на совершение операций с её использованием, предусматривающая отказ банка в предоставлении авторизации (получения от банка разрешения, необходимого для использования операции с картой, и обязывающая банк исполнить распоряжение ее держателя), то есть ограничение дистанционной возможности управления счетом.

Это связано с тем, что банк обязан документально фиксировать информацию, полученную в результате реализации правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, в случаях выявления необычных операций.

По этой причине банк вправе запросить, а клиенты обязаны предоставить в банк необходимую информацию (п. 14 ст. 7 Закона от 07.08.2011 г. № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма», п. 4.1 Положения о требованиях к правилам внутреннего контроля кредитной организации в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, утв. Банком РФ от 02.03.2012 г. № 375-П).

Важно! При этом действующее законодательство в сфере противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма не ограничивает кредитные организации в части объема запрашиваемых у клиентов документов.

В свою очередь, клиенты обязаны предоставлять организациям, осуществляющим операции с денежными средствами или иным имуществом, информацию, необходимую для исполнения указанными организациями требований данного федерального закона, включая информацию о своих выгодоприобретателях и бенефициарных владельцах (п. 14 ст.7 Закона № 115-ФЗ).

Например, в одном из рассмотренных судебных дел, в период с ноября 2016 г. по январь 2017 г. на счет банковской карты физического лица производились регулярные зачисления крупных денежных сумм. Перечисления осуществлялись ровными суммами, с назначением платежа «В под отчет на хозяйственные нужды». Общая сумма денежных средств, перечисленных на счет, составила: 2 платежа по 250 тысяч рублей, 17 платежей по 100 тысяч рублей.

Банком запрошены пояснения по операциям зачисления денежных средств, а также документы, подтверждающие экономический смысл проведенных операций.

В ответ на запрос Банка клиентом предоставлены следующие документы: приказ о приеме на работу на должность главного бухгалтера, трудовой договор, квитанции к приходным кассовым ордерам с назначением «возврат от подотчетного лица». Иные документы, подтверждающие оприходование денежных средств в кассу организации, не были представлены. Пояснения о причинах многократного возврата в кассу предприятия полученных в под отчет денежных средств клиентом представлены не были.

Из анализа представленных документов Банком был сделан вывод, что операции клиента не имели явного экономического смысла. Представленная информация и документы не позволили исключить подозрения в сомнительном характере проведенных клиентом операций. С учетом всей имеющейся в распоряжении Банка информации было принято решение о признании операций клиента подозрительными.

Впоследствии, в судебном заседании работница подтвердила, что данные денежные средства в наличной форме ею использовались для расплаты с контрагентами по хозяйственным договорам. Если контрагент не мог принять оплату, деньги она сдавала в кассу, но делала это только для банка, продержав их некоторое время у себя.

Судом действия ПАО «Сбербанк» признаны законными (Решение Буденновского городского суда (Ставропольский край) от 07.06.2018 г. №2-563/2018).

Но если представить своевременно в банк все документы и пояснить суть операций, то оснований для блокировки карты не будет. Как отмечено в Определении Московского городского суда от 07.09.2016 г. № 4г-10455/2016 «…физическое лицо не занимается предпринимательской деятельностью и перечисление денежных средств на его личную карту не может считаться предпринимательской деятельностью, равно как и доводы об отсутствии запрета на перечисление организацией подотчетных сумм на личные карты сотрудников, поскольку они основаны на неверном толковании норм материального права и не подтверждены доказательствами».

Что нужно написать в платежном поручении на перечисление подотчетных денег?

Для того чтобы исключить возможные проблемы с банком, при перечислении подотчетных сумм на карточку работника в платежном поручении необходимо в поле 24 «Назначение платежа» указать «Перечисление средств под отчет на оплату хозяйственных расходов».

Такая формулировка позволить исключить налоговые риски, ведь при налоговых проверках, денежные средства, перечисленные как подотчетные, на банковские карты сотрудников, налоговые органы могут квалифицировать как заработную плату. Соответственно на эти суммы, по мнению налоговых органов, могут быть начислены НДФЛ и страховые взносы.

Может ли организация перечислить подотчетные денежные средства на зарплатную карту сотрудника?

И. Г. Володькина
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению

Наша организация (ООО, ОСНО) хочет перечислить на карту сотруднику денежные средства под отчет для приобретения услуги у другого юридического лица за наличный расчет. Есть ли ограничения по данной операции и какие документы необходимо оформить, получить при совершении такой операции?

Ответ

Организация может перечислить подотчетные денежные средства на зарплатную карту сотрудника. Если при внесении наличных подотчетное лицо выступает как представитель организации, то он должен соблюдать лимит расчетов наличными. При оплате подотчетным лицом услуг к авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие как оплату, так и оказание услуг. Такими документами могут быть: чек ККТ, акт приемки-сдачи оказанных услуг, документы, используемые при оказании услуг населению.

взять реквизиты для перечисления из заявления подотчетного лица или из приказа руководителя (в них они должны быть указаны);
в платежном поручении в поле 24 «Назначение платежа» написать, что средства выдаются под отчет. Например, так: «Под отчет на оплату услуг».

При перечислении на банковскую карту подотчетных сумм или сумм возмещения работнику перерасхода по авансовому отчету указывать код вида дохода не нужно.

Лимит расчета наличными при выдаче подотчетных сумм работникам можно не соблюдать, так как п. п. 1, 4 Указания N 5348-У не распространяется на физических лиц. Тем не менее, подотчетное лицо при расчете от имени организации (на основании доверенности) обязано соблюдать лимит, иначе организации и ее руководителю грозят штрафы.

Конкретный перечень документов, которые подотчетное лицо должно приложить к авансовому отчету, не установлен.

При оплате подотчетным лицом услуг к авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие как оплату, так и оказание услуг.

Если подотчетное лицо оплатило расходы своей банковской картой, то к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату. Такими документами могут быть, например:

чек ККТ (ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2 Закона о применении ККТ);
документ, полученный при расчетах в отдаленных или труднодоступных местностях;
слип (квитанция электронного терминала) (Письма Минфина России от 24.03.2021 N 03-03-07/21069, от 06.10.2017 N 03-03-06/1/65253, от 24.06.2016 N 03-03-06/1/36877);
выписка с банковского счета сотрудника о совершении транзакции с указанием назначения и получателя платежа.

В зависимости от условий подотчетное лицо может приложить к авансовому отчету, например:

чек ККТ и документы, подтверждающие оказание услуг (например, акт приемки-сдачи оказанных услуг, документы, используемые при оказании услуг населению, проездные документы, билеты, талоны для проезда в общественном транспорте);
другие первичные документы, подтверждающие оплату и оказание услуг, которые содержат все необходимые реквизиты (например, документы, полученные при расчетах в отдаленных или труднодоступных местностях).

И. Г. Володькина
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению

Безналичные расчеты с подотчетными лицами

Александр Жигачев,

к. ю. н., налоговый юрист, доцент ФГБОУ ВО «Саратовская государственная юридическая академия»

Индивидуальный предприниматель планирует выдавать денежные средства под отчет работникам в безналичном порядке (на «зарплатные» или иные банковские карты работников) в целях осуществления командировочных расходов, расходов по приобретению товарно-материальных ценностей для работодателя и др. Допустима ли такая форма выдачи денежных средств под отчет? Обязательно ли в данном случае оформлять от работников заявления о выдаче денежных средств под отчет на конкретные цели?

В нормативных актах урегулирован порядок выдачи работникам под отчет наличных денежных средств (пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»).

Выдача денежных средств под отчет работникам в безналичном порядке в нормативных актах прямо не урегулирована, но и не запрещена.

Минфин РФ считает возможной выдачу денежных средств под отчет работникам в безналичном порядке, путем их перечисления на банковские карты работников (письма от 21.07.2017 № 09-01-07/46781, от 25.08.2014 № 03-11-11/42288, от 05.10.2012 № 14-03-03/728).

Косвенно эта позиция подтверждается в судебных актах по вопросам взыскания судебных расходов (см., например: Постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 21.09.2016 по делу № А66-6449/2014, Постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.07.2016 № 12АП-4514/2016 по делу № А57-10281/2014).

Учитывая позицию Минфина РФ и отсутствие прямого запрета в нормативных актах, выдачу (перечисление) денежных средств под отчет работникам в безналичном порядке можно считать разрешенной операцией.

Однако, повторимся, конкретный порядок для такой операции не установлен.

Соответственно, если работодатель планирует выдавать денежные средства под отчет работникам в безналичной форме, порядок такой выдачи следует урегулировать локальным нормативным актом или распорядительным документом работодателя (например, это может быть положение о выдаче денежных средств под отчет, приказ и др.).

При перечислении денежных средств под отчет работникам важно обозначить, что это не доход работника и не заем работнику, а именно денежные средства под отчет для последующего осуществления операций в интересах работодателя.

В противном случае между работодателем и работником может возникнуть спор о квалификации выданных сумм либо налоговый орган может усмотреть возникновение налогооблагаемого дохода у работника (в виде самой полученной суммы или в виде материальной выгоды при беспро-центном пользовании такой суммой).

Применительно к рассматриваемой ситуации Минфин РФ в Письме от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 отмечает, что в платежном документе при безналичном перечислении денежных средств работнику важно указать, что это именно подотчетные денежные средства. При этом от работника необходимо получить письменное заявление о перечислении именно подотчетных сумм.

Приведенная позиция Минфина РФ напрямую не следует из законодательства (как мы отметили выше, перечисление денежных средств под отчет работникам в безналичном порядке в нормативных актах вообще не урегулировано).

Тем не менее позиция Минфина РФ представляется логичной, поскольку предложенный Минфином РФ порядок перечисления подотчетных сумм позволяет отграничить их от доходов работников, займов или иных перечислений.

Напротив, несоблюдение этого порядка может повлечь спорную ситуацию при квалификации выплаченных работникам сумм.

В качестве примера можно привести Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 15.10.2019 № 09АП-49005/2019 по делу № А40-113464/2016, в котором суд не подтвердил позицию о перечислении подотчетных средств, поскольку в платежном документе было указано иное назначение платежа, а заявление о выдаче подотчетных сумм вообще отсутствовало. Понятно, что по факту расходования средств работник должен представить отчет с приложенными подтверждающими документами.

При этом, на наш взгляд, не обязательно, чтобы при осуществлении расходов работник рассчитывался именно с использованием той же карты, на которую ему были перечислены подотчетные средства. Это не имеет принципиального значения для документальной подтвержденности понесенных расходов.

Срок представления работником отчета по выданным в безналичной форме подотчетным суммам установлен только для расходов в связи с командировкой — три рабочих дня по возвращении из командировки (п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Этот срок общий, поэтому, полагаем, он применим как при наличной, так и при безналичной форме выдачи подотчетных сумм.

Для других случаев срок представления работником отчета по выданным в безналичной форме подотчетным суммам не установлен.

Соответственно, во избежание возникновения спорных ситуаций, этот срок следует установить в локальном нормативном акте или распорядительном документе работодателя, о которых мы уже упомянули выше.

Исходя из изложенного, можно сформулировать следующие итоговые ответы по поставленным вопросам.

Выдачу денежных средств под отчет на «зарплатные» или иные банковские карты работников, по нашему мнению, следует считать разрешенной операцией, учитывая, что в нормативных актах этот вариант не запрещен, при этом Минфин РФ и судебная практика признают такую форму выдачи подотчетных средств допустимой. Однако, учитывая, что в нормативных актах безналичная форма выдачи подотчетных сумм не урегулирована, соответствующее регулирование следует предусматривать в локальном нормативном акте или распорядительном документе работодателя.
При безналичной форме выдачи подотчетных сумм следует оформлять письменное заявление от работника о перечислении таких сумм на конкретные цели, а в платежном документе важно указать, что это именно подотчетные денежные средства. В противном случае между работодателем и работником, либо между работодателем и налоговым органом может возникнуть спор о квалификации выданных сумм.
Выдача работникам денежных средств под отчет только на основании локального нормативного акта или распорядительного документа работодателя в размере неких заранее лимитированных сумм, без указания конкретных целей на момент выдачи, но с последующим отчетом работника о расходовании средств на конкретные цели в интересах работодателя, — по нашему мнению, рискованный вариант.

В данном случае такие выданные суммы могут быть неверно квалифицированы.

Например, налоговый орган может усмотреть возникновение налогооблагаемого дохода у работника — в виде самой полученной суммы или в виде материальной выгоды при беспроцентном пользовании такой суммой.

И если доказать отсутствие у работника дохода в части самих «лимитированных» подотчетных средств, скорее всего, будет несложно (помогут документы, подтверждающие последующее расходование таких средств в интересах работодателя), то доказать отсутствие у работника материальной выгоды при беспроцентном пользовании денежными средствами будет гораздо сложнее (особенно в ситуациях, когда между выдачей «лимитированных» подотчетных средств и их расходованием пройдет продолжительный период времени).

Для исключения таких рисков следует оформлять письменное заявление от работника о перечислении подотчетных средств на конкретные цели.

Расчеты с подотчетными лицами

Подотчетные суммы

Подотчетная сумма — денежные средства, выданные работнику (подотчетному лицу) авансом на расходы организации, например, на:

хознужды;
покупку или оплату товаров (работ, услуг);
командировочные расходы.

За выданные суммы подотчетник в установленный срок должен отчитаться в случае:

выдачи ему денежных средств из кассы организации;
перечисления подотчетных средств на личную карту;
снятия (оплаты) денежных средств работником с корпоративной карты;
получения денежных документов из кассы организации.

Выдача денежных средств под отчет наличными

Основными документами, регламентирующими порядок выдачи подотчетных сумм из кассы предприятия, являются:

Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У (далее — Указание ЦБ РФ N 3210-У).
Указание ЦБ РФ от 09.12.2019 N 5348-У (далее — Указание ЦБ РФ N 5348-У).

Наличные денежные средства выдаются из кассы только на основании распорядительного документа либо по письменному заявлению подотчетного лица (п. 6.3 Указание ЦБ РФ N 3210-У). Документ-основание может иметь произвольную форму, но должен содержать следующие реквизиты (Письмо ЦБ РФ от 06.09.17 N 29-1-1-0Э/20642): PDF

фамилию, имя и отчество (при наличии) подотчетного лица;
сумму наличных денег;
срок, на который они выдаются;
подпись руководителя;
дату и регистрационный номер документа.

Ни сроки, ни сумма выдачи под отчет Банком России не ограничиваются.

Самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3;
Самоучитель по 1С ЗУП 8.3.

Кому выдаются денежные средства под отчет?

Денежные средства под отчет могут быть выданы работникам, заключившим с организацией трудовой или гражданско-правовой договор (Письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859).

Целесообразно, но не обязательно издать Приказ руководителя со списком лиц, которым организация будет выдавать подотчетные суммы.

С 2017 года разрешено выдавать денежные средства под отчет сотруднику, не отчитавшемуся по предыдущей выданной сумме — исключен абз. 3 п. 6.3 Указания ЦБ РФ N 3210-У (Указание ЦБ РФ от 19.06.2017 N 4416-У).

Подотчетные суммы могут быть выданы из наличной выручки предприятия (п. 1 Указания ЦБ РФ N 5348-У).

Выдача подотчетных сумм безналичным способом

Указание ЦБ РФ N 3210-У (порядок выдачи сумм, ограничения и др.) при безналичных операциях выдачи в подотчет не применяется. К таким операциям относятся:

перечисление средств на личную карту работника;
снятие (оплата) с корпоративной карты организации.

с оплатой расходов организаций по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг;
с командировочными расходами;
с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов.

Выпуск корпоративных карт, держателем которых может являться физическое лицо, разрешен п. 1.5, 1.6 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 N 266-П (далее — Положение 266-П). Положение устанавливает операции, которые можно производить с корпоративных карт:

снятие наличных денежных средств;
оплата расходов в целях предпринимательской деятельности, в т. ч. оплата командировочных и представительских расходов;
иные операции, разрешенные законодательством РФ (п. 2.5 Положения 266-П).

Снятие наличных денежных средств с карты предприятия не является кассовой операцией, и действие Указания ЦБ РФ N 3210-У на нее не распространяется.

Порядок расчетов с подотчетными лицами посредством банковских карт необходимо закрепить в Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 N 03-11-11/42288). В учетной политике необходимо предусмотреть:

способы выдачи подотчетных сумм с применением банковских карт;
форму распорядительного документа на выдачу подотчетных сумм;
сроки отчета по выданным суммам;
способы возврата неиспользованных подотчетных сумм.

Также полезно издать Приказ руководителя об утверждении списка лиц, которым выдаются денежные средства под отчет и списка банковских карт, на которые указанным лицам перечисляются подотчетные суммы PDF.

со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса не прошло месяца;
работник не оспаривает основания и размеров удержания.

Авансовый отчет

В 1С для отчета по выданным подотчетным суммам и денежным документам используется бланк АО-1, утвержденный Госкомстатом РФ (Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55). Он отвечает всем требованиям Закона N 402-ФЗ, и утвердить именно его будет удобным для организации.

Подтверждающие документы

Кассовые чеки

Кассовый чек, полученный покупателем в электронной форме и распечатанный им на бумаге, приравнивается к кассовому чеку, отпечатанному ККТ, при условии, что сведения, указанные в таком кассовом чеке, идентичны направленному покупателю в электронной форме кассовому чеку (п. 4 ст. 1.2 Федерального закона N 54-ФЗ).

В 2017 году (с 01 июля до 01 сентября) в связи с отсутствием в продаже достаточного количества фискальных накопителей ФНС РФ разъясняла, что при невозможности применения ККТ, отвечающей требованиям законодательства, организации и ИП обязаны выдавать покупателю на бумажном носителе подтверждение факта осуществления расчета между организацией (ИП) и покупателем (Письма от 26.06.2017 N 03-01-15/40115, от 14.06.2017 N 03-01-15/36887). Может ли выданный документ подтвердить расходы покупателя за данный период?

НДС, предъявленный продавцом в чеке ККТ, не может быть принят к вычету. Списать НДС можно только в расходы, не уменьшающие налогооблагаемую базу (Письмо Минфина РФ от 24.01.2017 N 03-07-11/3094).

Аргументы ведомства следующие:

НДС принять к вычету можно только по счету-фактуре. Исключение — п. 3, 6-8 ст. 171 НК РФ. Особенности вычета НДС по покупкам в рознице Кодексом не предусмотрены.
НДС нельзя принять в расходы в целях налога на прибыль, так как п. 2 ст. 170 НК РФ не предусматривает возможности учесть в стоимости товара (работы, услуги) НДС, предъявленный без счета-фактуры.

Организации, готовые спорить с налоговиками в суде, могут использовать аргументы Постановления Президиума ВАС РФ от 13.05.2008 N 17718/07. В нем указано, что если при реализации в розницу продавец выдал покупателю чек ККТ установленной формы, он выполнил обязательства по выставлению счета-фактуры (п. 7 ст. 168 НК РФ). А значит, чек может заменить счет-фактуру в целях расчета НДС.

Компенсация расходов работников в интересах организации

Расходы компании, при наличии деловой цели и документального подтверждения можно признать в налоговых расходах (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Компенсация работнику произведенных затрат не является его доходом и не облагается НДФЛ и страховыми взносами (Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65).

цели, на которые можно делать приобретения для организации из личных средств;
круг лиц, которые могут производить расчеты в интересах организации из личных средств;
порядок предоставления компенсации произведенных затрат;
форму заявления на компенсацию затрат;
документы, которые необходимо приложить к заявлению на компенсацию затрат.

Авансовый отчет по командировке за наличные
Авансовый отчет по командировке (корпоративная карта)
Авансовый отчет по приобретению электронных услуг у иностранца
Командировка: поездка за границу, расчеты в валюте
[06.04.2021 запись] Учетная политика на 2021 в 1С

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Можно ли выдавать подотчетные средства путем перечисления на зарплатные карты работников

Как работать по новым правилам

Как выдают деньги под отчет

Можно ли подотчетные суммы перечислить на карту

Возможно ли использование личной «зарплатной» карты для перечисления денежных средств под отчет?

Авансовый отчет

Подтверждающие документы

Кассовые чеки

Компенсация расходов работников в интересах организации

Похожие публикации

Семинары

Способы выдачи подотчетных сумм

Что нужно написать в платежном поручении на перечисление подотчетных денег?

Может ли организация перечислить подотчетные денежные средства на зарплатную карту сотрудника?

Ответ

Безналичные расчеты с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами

Подотчетные суммы

Выдача денежных средств под отчет наличными

Выдача подотчетных сумм безналичным способом

Авансовый отчет

Подтверждающие документы

Кассовые чеки

Компенсация расходов работников в интересах организации

Похожие публикации

Семинары

Можно ли выдавать подотчетные средства путем перечисления на зарплатные карты работников

Как работать по новым правилам

Как выдают деньги под отчет

Можно ли подотчетные суммы перечислить на карту

Возможно ли использование личной «зарплатной» карты для перечисления денежных средств под отчет?

Авансовый отчет

Подтверждающие документы

Кассовые чеки

Компенсация расходов работников в интересах организации <img decoding="async" src="https://buhexpert8.ru/wp-content/themes/sparkling-buhexpert8-new/img/button-video-popup.png"/>

Похожие публикации

Семинары

Способы выдачи подотчетных сумм

Что нужно написать в платежном поручении на перечисление подотчетных денег?

Может ли организация перечислить подотчетные денежные средства на зарплатную карту сотрудника?

Ответ

Безналичные расчеты с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами <img decoding="async" src="https://buhexpert8.ru/wp-content/themes/sparkling-buhexpert8-new/img/button-video-popup.png"/>

Подотчетные суммы

Выдача денежных средств под отчет наличными

Выдача подотчетных сумм безналичным способом

Авансовый отчет

Подтверждающие документы

Кассовые чеки

Компенсация расходов работников в интересах организации <img decoding="async" src="https://buhexpert8.ru/wp-content/themes/sparkling-buhexpert8-new/img/button-video-popup.png"/>

Похожие публикации

Семинары

Компенсация расходов работников в интересах организации

Расчеты с подотчетными лицами

Компенсация расходов работников в интересах организации