Может ли работодатель запросить сведения о трудовой деятельности работника в ПФР

Содержание

Эти сведения предоставляются за период работы у данного работодателя.

Если на работника ведется трудовая книжка в бумажном виде, то указанные сведения работодатель предоставлять не обязан (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности работник подает письменно или направляет по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем. В заявлении указывается форма получения: на бумажном носителе (при этом сведения заверяются надлежащим образом) или в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью (при ее наличии у работодателя). Если работник не выбрал форму предоставления сведений, полагаем, что работодатель самостоятельно вправе решить, в какой из двух форм их предоставить (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

Сведения планируется предоставлять по форме СТД-Р (Информация ПФР «О введении с 2020 года электронной трудовой книжки»).

Нужно соблюдать сроки предоставления работнику сведений о трудовой деятельности (ч. 5 ст. 66.1, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ):

не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления — в период работы;
в день прекращения трудового договора — при увольнении.

Если в день прекращения трудового договора предоставить сведения невозможно (в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения), работодатель обязан направить их на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. При этом сведения следует заверить надлежащим образом. Со дня направления письма работодатель освобождается от ответственности за задержку предоставления сведений (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Работодатель также не несет ответственности за задержку предоставления сведений, когда последний день работы не совпадает с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ):

работника по основанию, предусмотренному пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 или п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ;
женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности или до окончания отпуска по беременности и родам в соответствии с ч. 2 ст. 261 ТК РФ.

Если работник после увольнения не получил сведения о трудовой деятельности, он может в любое время обратиться к работодателю в письменной форме. Также он вправе направить обращение на его электронную почту в порядке, установленном работодателем. Способ выдачи сведений работник указывает в обращении.

Работодатель обязан выдать сведения не позднее трех рабочих дней со дня обращения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Если сведения выданы работнику лично, рекомендуем фиксировать это под подпись.

Если работник выявит неверную или неполную информацию в сведениях о трудовой деятельности, представленных в ПФР, работодатель обязан исправить или дополнить их по его письменному заявлению (ч. 6 ст. 66.1 ТК РФ).

Важное о форме СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности)

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

Где можно посмотреть записи из ЭТК

Чтобы посмотреть данные, которые хранятся в электронной трудовой книжке, нужно заказать выписку из трудовой. Сделать можно четырьмя способами:

в режиме онлайн через портал Госуслуг;
в отделении МФЦ;
через работодателя;
с помощью запроса в ПФР.

В МФЦ выдают выписку только в бумажном виде. На Госуслугах, у работодателя и в ПФР можно получить как бумажную, так и электронную выписку.

Работодатель может предоставить сведения из электронной трудовой книжки своего сотруднику только о текущем месте работы. Проверить данные о работе в других организациях таким способом нельзя.

Как получить сведения

Госуслуги

Чтобы посмотреть ЭТК на Госуслугах, необходимо проделать следующие шаги:

Зарегистрируйтесь и авторизуйтесь на портале «Госуслуги».
Перейдите в раздел «Выписка из электронной трудовой книжки».
Нажмите «Отправить запрос» или «Получить услугу».
Проверьте сведения о застрахованном лице и при необходимости измените их.
Нажмите «Подать заявление».

Выписка о трудовой деятельности будет готова через несколько минут. Ознакомится с результатом можно будет в разделе «Мои заявления».

ПФР

Предварительно нужно зарегистрироваться на Госуслугах. После этого необходимо выполнить следующие шаги:

Авторизуйтесь на сайте ПФР с помощью
аккаунта Госуслуг.
Перейдите на страницу получения выписки.
Нажмите «Запросить»

Сведения будут предоставлены в течение нескольких секунд в формате PDF. Посмотреть данные из ЭТК можно в файле. При необходимости документ можно скачать и использовать в качестве справки.

Также гражданин может лично посетить территориальное отделение ПФР для получения бумажной выписки.

Работодатель

Работодатель может предоставить сведения о трудовой деятельности по текущему месту работы. Однако, работодатель не обязан предоставлять эти данные, если работник не отказался от бумажной трудовой книжки.

Для того чтобы посмотреть информацию из ЭТК, работник должен подать письменное заявление, в котором будет указан формат предоставления данных: бумажный или электронный.

Важно: работник может получить данные от работодателя в электронном формате, только при наличии КЭП — квалифицированной электронной подписи. Информацию работодатель предоставит в течение 3-х рабочих дней в формате СТД-Р — сведения о трудовой деятельности.

МФЦ

Работник может получить информацию из электронной трудовой книжки в отделении МФЦ. Для этого ему необходимо иметь при себе паспорт и заполнить заявление, которое выдаст сотрудник многофункционального центра. В этом случае ответ от ПФР поступает сразу.

Получить сведения о трудовой деятельности можно в цифровом и бумажном виде. Быстрее всего получить услугу на сайте ПФР или «Госуслугах», однако выписку также выдают в отделениях МФЦ и ПФР и на месте работы.

Как сделать копию электронной трудовой книжки

Итак, сведения о трудовой деятельности предоставляются гражданам по формам СТД-СФР либо СТД-Р. По содержанию они похожи, но, как уже отмечалось, выдаются разными лицами и содержат информацию о разных периодах работы гражданина: СТД-СФР охватывает весь трудовой путь, а СТД-Р только период работы у конкретного работодателя. Порядок заполнения указанных форм определен в Приложении № 3 к Приказу Минтруда России от 10.11.2022 № 713н .

Форма СТД-ПФР

По запросу гражданина выдается Социальным Фондом РФ – на основании информационных ресурсов ведомства. В форме СТД-СФР указываются:

ФИО гражданина;
дата его рождения и номер СНИЛС;
вид трудовой книжки, который он пожелал вести – бумажный или электронный, дата подачи соответствующего заявления.

Затем следует информация о его трудовой деятельности (с момента первого трудоустройства и до дня подготовки справки):

наименование работодателя;
дата и вид кадрового события (прием на работу, увольнение, перевод);
трудовая функция гражданина в поименованной компании, ее код (при наличии), структурное подразделение;
причины расторжения трудового договора;
документ, на основании которого произведено увольнение;
признак отмены ранее сделанной записи в электронной ТК.

Справка подписывается уполномоченным лицом СФР. Если она запрашивается в цифровом виде, документ заверяется электронной квалифицированной подписью.

Форма СТД-Р

Данная форма – это «копия» трудовой книжки в электронном виде, выдаваемая сотруднику работодателем. Сведения о работе указываются в том же объеме, что и в форме СТД-СФР, но только в отношении его работы на данном предприятии. Периоды трудовой деятельности, осуществляемой гражданином в других местах, в форму СТД-Р не включаются. Бумажный вариант копии электронной ТК заверяется подписью руководителя или его доверенного лица, цифровой – квалифицированной электронной подписью.

В форме СТД-Р заполняется более подробная «шапка». Помимо сведений о работнике, в ней указывают информацию о работодателе: наименование, регистрационный номер в СФР, ИНН, КПП.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как правильно заполнить СТД-Р

В справке СТД-Р можно выделить три группы сведений, которые обязательно указывают при заполнении: о работнике, работодателе и трудовой деятельности сотрудника. Рассмотрим подробнее каждый блок.

Сведения о работнике

Нужно указать ФИО – на русском языке, в именительном падеже, без сокращений и инициалов. Пишем так, как указано в паспорте. СНИЛС записывается в виде 11 цифр в формате «ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ» (как на самом документе). Дата рождения вносится в виде «ДД.ММ.ГГГГ».

Сведения о работодателе

Наименование юридического лица указывают так, как прописано в учредительных документах. Если работодателем является ИП, адвокат, нотариус или глава крестьянского (фермерского) хозяйства, то прописывают ФИО в соответствии с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность. Сокращения, инициалы или аббревиатуры недопустимы: к примеру, писать «Иванов И.И.» или «ООО «Ромашка»» нельзя.

Далее заполняются остальные поля:

регистрационный номер страхователя в ПФР – он состоит из 12 цифр в формате «ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ»;
ИНН – берется из свидетельства о постановке на учет в налоговых органах, если после заполнения номера в конце остались пустые знаки, в них нужно поставить прочерки;
КПП – указывается в соответствии с уведомлением о постановке на учет по месту нахождения подразделения;
если сотрудник подавал заявление о предоставлении СТД-Р ранее, либо о продолжении ведения трудовой книжки, заполните соответствующие поле (формат даты — «ДД.ММ.ГГГГ»).

Сведения о трудовой деятельности

В табличном разделе нужно указать все кадровые мероприятия с момента устройства сотрудника и до момента его увольнения (либо до момента оформления справки). Всего в таблице 10 граф.

Графа 1. Порядковый номер кадрового мероприятия. Заполняется в хронологическом порядке: от самых ранних к самым последним.

Графа 2. Дата кадрового мероприятия — информацию берем из соответствующего приказа.

Графа 3. Вид кадрового мероприятия. Возможны пять вариантов:

ПРИЕМ – прием сотрудника на работу или службу;
ПЕРЕВОД – перевод на другую работу;
ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ – изменение наименования страхователя;
УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) – при получении новой профессии, квалификации, обязательно прописываются разряды, классы, категории и пр.;
УВОЛЬНЕНИЕ – при увольнении с работы.

Графа 4. Указываем название специальности, профессии, либо вид работы и название подразделения. Информацию следует брать из штатного расписания. Название подразделения указывается только в том случае, если это прописано в трудовом договоре.

Если работник имеет право на льготы, либо есть ограничения, связанные с работой или должностью, то при заполнении графы нужно руководствоваться квалификационным справочникам или отдельным положениям профессиональных стандартов (ст. 57, ст. 195.3 ТК РФ).

В случае если причиной увольнения стало решение суда (например, работника лишили права занимать определенную должность), то в графе нужно указать эту информацию: что запретили, на каком основании и на какой срок.

Графа 5. Эту часть таблицы заполняют начиная с 1 января 2021: указывают код выполняемой функции в формате «ХХ.ХХХ-Х-Х»:

первые пять символов – это код наименования вида профессиональной деятельности в соответствии с первым разделом профстандарта;
если в документе нет точной формулировки трудовой функции, её можно подобрать по профессии, должности, специальности (раздел III профстандарта);
шестой символ – буквенное обозначение кода трудовой функции;
седьмой символ – цифровой знак уровня квалификации.

К примеру, для директора по персоналу в графу 5 вписывают 07.003-Н-7. Профстандартом для этой специальности является «Специалист по управлению персоналом». Первые пять символов указаны в разделе I документа. Шестой и седьмой символы соответствуют обобщенной трудовой функции – «Стратегическое управление персоналом организации» из раздела III этого же документа.

Графа 6. Статья Трудового кодекса, на основании которой работник увольняется.

Графы с 7 по 9. Сюда вносят реквизиты приказа об увольнении.

Графа 10. Отводится для исправления ранее поданных сведений.

Как исправить ошибочные сведения в СТД-Р

При обнаружении ошибки, неверную информацию нужно либо исправить, либо аннулировать. Порядок действий при этом такой:

Сначала исправляют СЗВ-ТД: так как СТД-Р формируется на основании данных из СЗВ-ТД, то перед исправлением самой справки, нужно отправить в ПФР уточненные данные. Если этого не сделать, то сведения из СТД-Р будут отличаться от сведений СТД-ПФР, а значит работодателю будет грозить ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП.
Затем повторно оформляют СТД-Р: ошибочную запись делают в том же виде, в каком сведения были указаны в первый раз. При этом напротив записи в графе 10 ставят знак «Х». После этого в следующей строке указывают правильную информацию, а графу 10 уже не заполняют.
Если событие вписано по ошибке, то есть, его не было, то в СТД-Р вносят лишь одну запись с отметкой в 10 графе.

Справку СТД-Р вы всегда сможете сформировать в Небе. Для этого нужно зайти в «Раздел Персонал — Электронные трудовые книжки».

Как завести электронную трудовую книжку?

Для каждого работника создаётся индивидуальный отчёт по форме СЗВ-ТД, в который далее вносят изменения. СЗВ-ТД формируется и для внешних и внутренних совместителей, и для удалённых сотрудников. Исключением являются лица, работающие по договорам на оказание услуг и ГПХ.

В отчёте работодатель указывает свой регистрационный номер в ПФР, название компании, ИНН, КПП, а также данные сотрудника — ФИО, дату рождения, СНИЛС. Обязательно указывают дату приёма на работу и все важные изменения в процессе трудовой деятельности (смена должности, новая специальность или квалификация), вносят отметку об увольнении. Указывают основания для оформления кадрового события, например, данные приказа.

Как подавать отчёт в ПФР?

Если количество работников юрлица превышает 25 человек, отчёты направляются только в электронном виде, в обязательном порядке заверенные ЭЦП. Организациям и ИП с численностью сотрудников до 25 человек СЗВ-ТД можно подавать как в электронном, так и в бумажном виде. Бумажный документ заверяется подписью руководителя юрлица или его доверенного лица, а в случае с ИП — личной подписью.

Отчитаться перед ПФР работодатель обязан на следующий день после издания приказа о приёме на работу или увольнении. Также необходимо отчитываться ежемесячно до 15 числа о наличии или отсутствии изменений. За нарушение сроков предусмотрены штрафы по ч.2 ст. 15.33.2 КоАП РФ.

Как должна выглядеть справка

СТД-Р выдают на бланке, утвержденном Приказом Министерства труда и социальной защиты от 20.01.2020 № 23н. В этом же документе прописаны правила заполнения формы.

Справку заполняют индивидуально для работника. В документе указывают сведения о его трудовой деятельности в период работы в конкретной компании. Эти сведения могут взять из трудовой книжки и форм СЗВ-ТД.

В первой части документа указывают:

информацию о работнике — Ф. И. О., дату рождения, СНИЛС;
информацию о работодателе — наименование, ИНН, КПП, номер в СФР;
сведения о том, ведется ли трудовая книжка в электронном виде. В этом случае указывают данные заявления. Эти сведения вносит только тот работодатель, который получил соответствующее заявление от сотрудника.

В нижней части указывают все данные о трудовой деятельности работника в виде таблицы.

№ графы	Тип сведений
1	Порядковый номер кадрового мероприятия в хронологическом порядке
2	Дата кадрового мероприятия
3	Наименование кадрового действия
4	Должность, профессия, специальность сотрудника
5	Код выполняемой сотрудником функции в соответствии с общероссийским классификатором занятий
6	Причина увольнения со ссылкой на статью ТК РФ или другого закона
7—9	Наименование, дата и номер приказа кадрового события
10	Отметка об отмене записи

В графе № 3 можно указать только пять вариантов кадровых мероприятий:

прием — прием на работу;
перевод — перевод на другую службу;
переименование — изменение данных страхователя;
установление (присвоение) — установление или присвоение сотруднику новой профессии, специальности или квалификации;
увольнение — увольнение с работы.

Как исправить ошибку в СТД-Р

При возникновении ошибок или недостоверных данных информацию в СТД-Р нужно аннулировать.

Такая справка формируется на основании данных в ЕФС-1. Поэтому в первую очередь нужно исправить ошибку в ней и направить документ в СФР, а затем заново сформировать СТД-Р.

Если исправить только последнюю форму, могут возникнуть расхождения с данными Социального фонда и формой СТД-СФР.

Чтобы полностью аннулировать запись, в отношении кадрового мероприятия заполняются графы от 1 до 9, а в графе 10 ставят «Х».

Чтобы исправить запись, нужно отменить неправильную запись, поставив «Х» в графе 10, а затем внести в следующие строки верные данные.

Как исправить ошибочные сведения в СТД-Р

Сначала исправляют СЗВ-ТД: так как СТД-Р формируется на основании данных из СЗВ-ТД, то перед исправлением самой справки, нужно отправить в ПФР уточненные данные. Если этого не сделать, то сведения из СТД-Р будут отличаться от сведений СТД-ПФР, а значит работодателю будет грозить ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП.
Затем повторно оформляют СТД-Р: ошибочную запись делают в том же виде, в каком сведения были указаны в первый раз. При этом напротив записи в графе 10 ставят знак «Х». После этого в следующей строке указывают правильную информацию, а графу 10 уже не заполняют.
Если событие вписано по ошибке, то есть, его не было, то в СТД-Р вносят лишь одну запись с отметкой в 10 графе.

Что грозит работодателю за отказ в выдаче справки?

Нарушение сроков выдачи СТД-Р, либо отказ от оформления документа влечет за собой административную ответственность по ст. 5.27 КоАП:

за первое нарушение ИП оштрафуют на сумму от 1 до 5 тыс. руб., юридическое лицо – от 30 до 50 тыс. руб.;
за повторное нарушение ИП грозит штраф в размере от 10 до 20 тыс. руб., а юридическому лицу – от 50 до 70 тыс. руб.

Если сотрудник докажет в суде, что из-за проволочек с выдачей СТД-Р не смог устроиться на работу, работодателю придется выплатить бывшему работнику денежную компенсацию. Её размер определяет суд.