Могут ли первичные документы быть изъяты работниками правоохранительных органов

Содержание

1. Инспекторы Счетной палаты при проведении бюджетно-финансового контроля. Это право регламентировано статьей 26 Федерального закона от 11 января 1995 года № 4-ФЗ «О Счетной палате Российской Федерации».

В начале проверки Счетная палата направляет фирме уведомление о проведении контрольного мероприятия. Его форма приведена в приложении № 6 к Стандарту внешнего государственного аудита (контроля) («СГА 101. Стандарт внешнего государственного аудита (контроля). Общие правила проведения контрольного мероприятия» (утв. постановлением Коллегии Счетной палаты РФ от 7 сентября 2017 года № 9ПК)).

В ходе контрольных действий – при обнаружении подделок, подлогов, хищений и злоупотреблений – проверяющие имеют право изъять документы. В этом случае они составляют «Акт изъятия документов» и копии или опись изъятых документов. Форма акта содержится в приложении № 12 к Стандарту внешнего государственного аудита (контроля) («СГА 101. Стандарт внешнего государственного аудита (контроля). Общие правила проведения контрольного мероприятия» (утв. постановлением Коллегии Счетной палаты РФ от 7 сентября 2017 года № 9ПК)).

Обратите внимание: попасть под контроль Счетной палаты могут организации любой формы собственности, если они:

получают, перечисляют или используют средства, выделяемые из федерального бюджета;
используют федеральную собственность либо управляют ею;
имеют налоговые, таможенные и другие льготы;

2. Следователи из Следственного комитета РФ.

Выемка бухгалтерских и иных документов сотрудниками Следственного комитета возможна в рамках проведения мероприятий по расследованию налоговых преступлений (ответственность за них предусмотрена статьями 198–199.2 УК РФ). Напомним, что для ведомства такие преступления – относительно новая сфера работы. До 2011 года подобными нарушениями занимались следователи ОВД.

Как правило, следователи изымают документы до проведения иных мероприятий (например, допросов). Ведь именно своевременное изъятие всех бухгалтерских документов обеспечивает полноту доказательственной базы, предотвращает их возможное уничтожение или фальсификацию, то есть является залогом успешного (для контролеров, разумеется) окончания расследования в разумные сроки.

В первую очередь изымаются бухгалтерские и налоговые регистры, кадровые документы и другие бумаги, относящиеся к деятельности компании. При их последующем изучении следователи особое внимание уделяют:

исправлениям и допискам;
подчисткам;
другим признакам подлога.

Насторожит следователей и нехватка некоторых регистров, не говоря уже о полном отсутствии финансовых документов или, напротив, наличии явных свидетельств ведения двойной бухгалтерии. Не забывают следователи и об электронном документообороте.

Так, еще перед началом проведения своих мероприятий на территории компании блокируется доступ к щиту напряжения, а также ко всем серверам, компьютерам и иной технике. Позже следователи либо проводят копирование данных, либо изымают жесткие диски и иные носители информации (флэшки, CD- и DVD-диски и т. п.). Отметим, что если какой-либо работник будет заподозрен в сокрытии информации, следователи вправе его обыскать (ст. 184 УПК РФ).

Первичные учётные документы

Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора

Изъятие бухгалтерских документов работниками правоохранительных органов

В практической деятельности часто возникает необходимость в получении бухгалтерских и иных документов, которое осуществляется путем их изъятия.

Изъятие представляет собой принудительное лишение организаций, предприятий и учреждений независимо от формы собственности возможности пользоваться и распоряжаться бухгалтерскими документами.

Три этапа изъятия бухгалтерских документов.

Первый этап состоит из комплекса организационных мероприятий, обеспечивающих дальнейшую реализацию решения об изъятии бухгалтерских документов.

Второй этап предусматривает совокупность действий, направленных на внешний осмотр и непосредственное изучение необходимых документов, которым завершается составление документа об изъятии или выемке документов.

В соответствии с ч. 8 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, должностные лица имеют право также дооформить документы, прошить их, пронумеровать, опечатать, сделать опись и т.д.

Лица, допускаемые к документам, содержащим коммерческую и банковскую тайну, либо изымаемые их, должны дать соответствующие письменные обязательства в отношении их защиты.

Третий этап предусматривает упаковку изъятых документов, их доставку и хранение до принятия решения по материалам проверки.

Доставка документов осуществляется в условиях, исключающих их утрату, а также повреждение.

Хранение бухгалтерских документов производится в условиях, исключающих доступ к ним посторонних лиц. Для хранения могут использоваться сейфы, металлические шкафы, специальные помещения и др.

В случаях пропажи или повреждения бухгалтерских документов приказом руководителя организации, изъявшей документы, назначается комиссия по расследованию причин данного события.

Изъятие бухгалтерских документов правоохранительными и контролирующими органами может осуществляться:

1) до возбуждения уголовного дела.

Большую сложность представляет изъятие документов и получение необходимых сведений из банковских учреждений. Статья 26 Закона «О банках и банковской деятельности», которая называется «Банковская тайна», говорит, что справки по операциям и счетам клиентов выдаются Счетной палате органам налоговой инспекции и налоговой полиции, таможенным органам в случаях, предусмотренных законодательными актами об их деятельности, а при наличии согласия прокурора органам предварительного следствия по делам, находящимся в их производстве.

Таким образом, до возбуждения уголовного дела изъятие документов может быть оформлено актом, запросом, протоколом.

2) после возбуждения уголовного дела.

После возбуждения уголовного дела изъятие документов может осуществляться в ходе осмотра места происшествия (ст. 176, 177 УПК РФ), обыска (ст. 182) и выемки (ст. 183), личного обыска (ст. 184).

По уголовному делу для изъятия документов следователь выносит постановление. Постановление о производстве выемки предъявляется главному бухгалтеру, который расписывается на нем о том, что ознакомлен с ним.

Таким образом, знание сотрудниками контролирующих и правоохранительных органов порядка изъятия бухгалтерских документов позволяет своевременно и на законном основании получить их, определить круг подозреваемых лиц, установить причину несоответствий, приобщить необходимые документы к материалам проверки или материалам уголовного дела с целью своевременного принятия обоснованного процессуального решения.

Изъятие бухгалтерских документов сотрудниками контролирующих и правоохранительных органов

Бухгалтерские документы, имеющие признаки подлога, могут использоваться в уголовном и гражданском процессе в качестве источников доказательств. Это обусловлено следующими обстоятельствами:

– бухгалтерские документы имеют существенное значение при проведении документальных ревизий и проверок по уголовным и гражданским делам;
– бухгалтерские документы, изученные оперативными сотрудниками в процессе наведения справок, могут способствовать эффективному решению конкретных задач оперативно-розыскной деятельности и в конечном итоге послужить основанием для возбуждения уголовного дела (п. 3

ч. 1 ст. 140 УПК РФ);

– все виды документов (первичные, сводные, учетные регистры, документы оперативного и неофициального учетов) являются объектами исследования не только судебно-бухгалтерской экспертизы, но и других видов экспертиз;
– бухгалтерские документы могут способствовать установлению истины по уголовному либо гражданскому делу, хозяйственному спору и иметь существенное значение в качестве источников доказательств (ч. 3. ст. 81, ст. 84 УПК РФ, гл. 6 ГПК РФ, гл. 6 АПК РФ), а также в процессе судебного следствия при их оглашении судом.

В связи со значимостью бухгалтерских документов особое значение приобретает процесс их изъятия.

Изъятие бухгалтерских документов – это основанные на законах и подзаконных нормативных актах действия правоохранительных и контролирующих органов по принудительному лишению граждан, организаций, предприятий и учреждений независимо от формы собственности возможности пользоваться и распоряжаться бухгалтерскими документами.

В случае изъятия первичных учетных документов (бумажных, электронных) уполномоченными органами с них в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете (ч. 8 ст. 9 Закона № 402-ФЗ) снимаются копии, которые включаются в документы бухгалтерского учета. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, должностные лица имеют право также дооформить документы, прошить их, пронумеровать, опечатать, сделать опись и т.д.

Федеральные законодательные и подзаконные акты наделяют правом изъятия бухгалтерских документов такие органы, как Счетная палата РФ, Федеральное казначейство, ФАС России, таможенные органы и др.

Процесс изъятия первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности включает несколько этапов:

1) подготовительный этап, на котором определяется перечень документов, подлежащих изъятию, конкретные места их нахождения и хранения;
2) основной (рабочий) этап включает выбор и осмотр документов, подлежащих изъятию, оформление документа об изъятии (протокол, постановление, акт), снятие с документов копий представителем экономического субъекта;
3) заключительный этап предусматривает упаковку, доставку и хранение изъятых документов.

Изъятие бухгалтерских документов правоохранительными и контролирующими органами может осуществляться до возбуждения уголовного дела либо после его возбуждения.

1. Изъятие бухгалтерских документов до возбуждения уголовного дела.

Правовое основание: Инструкция «О порядке изъятия должностным лицом государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения у предприятий, учреждения и граждан», утвержденная письмом Минфина России от 26 июля 1991 г. № 16/176 (разд. 3); Закон о бухучете (п. 8 ст. 9); НК РФ (ст.

93, 94); КоАП РФ (ст. 27.10.); Федеральный закон от 12 августа 1995 г. № 144-ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности» (и. I ч. 1 ст. 15); Закон о полиции (п. 37, ч. 1 ст. 12; п. 10 ч. 1 ст.

13); УПК РФ (ч. 2 ст. 176) и др.

Выемка (изъятие) документов сотрудниками налоговой инспекции осуществляется на основании постановления должностного лица налогового органа, утвержденного руководителем налогового органа или его заместителем. В ходе процедуры изъятия составляется протокол изъятия.

Несоблюдение должностными лицами налоговой инспекции порядка изъятия (выемки) документов или оформления протокола может служить поводом к обжалованию их незаконных действий в суде [1] .

Согласно п. I ч. 1 ст. 15 Федерального закона «Об оперативно-розыскной деятельности» в случае изъятия документов, предметов, материалов при проведении гласных оперативно-розыскных мероприятий должностное лицо, осуществляющее изъятие, составляет протокол в соответствии с требованиями уголовно-процессуального законодательства РФ. При изъятии документов в процессе проведения оперативно-розыскных мероприятий с них изготавливаются копии, которые заверяются лицом, изъявшим документы, о чем делается запись в протоколе. В случае если изготовить и передать копии одновременно с изъятием документов невозможно, должностное лицо передает заверенные копии документов лицу, у которого были изъяты документы, в течение пяти дней после изъятия, о чем делается запись в протоколе.

Полиция также обязана изымать у граждан и должностных лиц документы, имеющие признаки подделки, с составлением протокола и вручением его копии указанным гражданам и должностным лицам (п. 37 ч. 1 ст. 12 Закона о полиции), а также производить при осуществлении оперативно-розыскных действий изъятие документов (п. 10 ч. 1 ст. 13 Закона о полиции).

Изъятие документов на основании уголовно-процессуального законодательства до возбуждения уголовного дела возможно только в случаях, не терпящих отлагательства при осмотре места происшествия (ч. 2 ст. 176 УПК РФ).

2. Изъятие бухгалтерских документов после возбуждения уголовного дела.

Правовое основание: УПК РФ (ст. 176, 177 – осмотр; ст. 182 – обыск, ст. 183 – выемка, ст. 184 – личный обыск).

Для изъятия документов следователь выносит постановление (ч. 2 ст. 182 УПК РФ) о производстве обыска или выемки, которое предъявляется главному бухгалтеру или иному лицу, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета, для ознакомления и росписи. Результаты производства обыска и выемки документов оформляются протоколом (ч. 12 ст.

182 УПК РФ).

Изъятие бухгалтерских документов позволяет своевременно и на законном основании получить их, определить круг подозреваемых лиц, установить причину несоответствий, приобщить необходимые документы к материалам проверки или материалам уголовного, гражданского дела с целью своевременного принятия обоснованного процессуального решения.

[1] См.: Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 9 декабря 2004 г. № АЗЗ-6654-СЗ-Ф02/04-С1; Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 4 июля 2002 г. № А79-223/02-СК1-282.

Официальный сайт
Администрации городского округа Чапаевск 12+

Опубликовано: 18 октября 2018 Просмотров: 628

Отвечает на вопрос начальник управления по надзору за следствием, дознанием и оперативно-розыскной деятельностью прокуратуры Самарской области Антон Атяскин.

Воспрепятствования законной предпринимательской деятельности может происходить путем необоснованного проведения проверочных мероприятий. В связи с этим, предпринимателям необходимо понимать, на каких основаниях сотрудники правоохранительных органов пришли к ним с проверкой и изымают документы носители электронной информации. От этого зависит объем полномочий полицейских, а также объем прав самих предпринимателей.

Это могут быть совместные мероприятия с налоговыми органами или проверки в порядке административного производства. Учитывая тему вопроса, я бы хотел подробнее поговорить о полномочиях полиции при проведении оперативно-розыскных мероприятий.

Проведение изъятий может осуществляться как в рамках уголовно-процессуальной деятельности, например, по поручению следователя или в ходе осмотра места происшествия, так и в рамках оперативно-розыскной деятельности.

При наличии необходимости осмотра помещений и изъятия документов у юридического лица при осуществлении ОРД, как правило, используется такой вид оперативно-розыскных мероприятий как обследование помещений, зданий, сооружений, участков местности и транспортных средств.

Что предъявляет сотрудник полиции перед проверкой?

Перед началом обследования оперативный сотрудник обязан предъявить распоряжение о его проведении , в котором указаны основания для его проведения, наименование юридического лица, его юридический и фактический адреса, в отношении которых осуществляется обследование и данные должностных лиц, которым поручено его проведение.

Кроме того, в распоряжении в обязательном порядке конкретизируется предмет обследования (помещение, здание, сооружение, участок местности или транспортное средство) и его принадлежность. А его копия под роспись вручается представителю юридического лица, в отношении которого данное обследование проводится.

Какие документы остаются «на руках» у предпринимателя в случае изъятия оргтехники?

При изъятии документов, предметов, материалов составляется соответствующий протокол. С изъятых документов и электронных носителей сотрудниками полиции снимаются копии, которые должны быть переданы представителю организации. Обязанность копирования законом возложена на оперативных сотрудников.

Перечень изъятых предметов и документов отражается в протоколе с указанием их количества и индивидуальных признаков, который предъявляется для ознакомления всем лицам, участвовавшим в обследовании. При этом указанным лицам разъясняется их право делать вносить в протокол замечания о его дополнении и уточнении, в том числе и собственноручно. После подписания протокола изготавливается его копия, которая передается юридическому лицу либо физическому лицу, указанному в протоколе, о чем в нем делается запись. При невозможности изготовления копии протокол составляется в двух экземплярах.

Это единственный порядок изъятия документов и предметов сотрудниками полиции?

Нет, изъятие предметов и документов может осуществляться при проведении проверки в порядке ст. ст. 144, 145 УПК РФ, в ходе осмотра места происшествия. Перед началом осмотра должностное лицо обязано разъяснить, в связи с чем организована процессуальной проверка, сообщить номер регистрации соответствующего сообщения в книги учета сообщений о преступлениях и дату такой регистрации.

Все обнаруженное и изъятое при осмотре должно быть предъявлено участникам осмотра.

Также изъятие оперативными сотрудниками ОВД возможно в ходе исполнения отдельного поручения следователя, в производстве которого находится либо материал проверки, либо уголовное дело. В данном случае оперативные сотрудники могут действовать на основании постановления следователя о производстве обыска или выемки.

Изъятие документов на стадии проверки до возбуждения уголовного дела

До возбуждения уголовного дела основными видами изъятия документов являются:

изъятие документов налоговыми органами;
изъятие документов органами, наделёнными правом осуществления оперативно-розыскной деятельности (органы МВД, ФСБ и др.).

Порядок изъятия документов налоговыми органами регламентирован Налоговым кодексом РФ. Изъятие может производиться исключительно в рамках выездной налоговой проверки. Изъятие документов в ночное время исключается. Изъятие документов производится на основании Постановления о производстве выемки. По общему правилу, закрепленному в ст.

94 НК РФ, оригиналы документов не изымаются; изъятие подлинников допускается исключительно в случаях, когда имеются основания полагать, что документы будут утрачены, скрыты или уничтожены. При этом в случае изъятия подлинников с них изготавливаются копии, которые после заверения передаются лицу, у которого было произведено изъятие, не позднее пяти рабочих дней с момента изъятия. В ходе производства выемки составляется протокол выемки, копия которого вручается по завершении лицу, у которого произведена выемка.

Порядок изъятия документов органами, наделёнными правом осуществления оперативно-розыскной деятельности регламентирован прежде всего ст. 15 Закона «Об оперативно-розыскной деятельности», законами, посвящёнными деятельности отдельных правоохранительных органов (например, Закон «О полиции» и др.), а также внутренними приказами и инструкциями министерств и федеральных служб.

Так, порядок изъятия документов органами внутренних дел описан в «Инструкции о порядке проведения сотрудниками органов внутренних дел РФ гласного оперативно-розыскного мероприятия обследование помещений, зданий, сооружений, участков местности и транспортных средств», утверждённой приказом МВД РФ N 199 от 01.04.2014 года с последующими изменениями и дополнениями.

Основанием для проведения изъятия документов органами полиции является Распоряжение о проведении гласного оперативно-розыскного мероприятия обследование помещений, зданий, сооружений, участков местности и транспортных средств. Распоряжение подписывается одним из руководителей центрального или территориального подразделения органов внутренних дел при наличии сведений о совершении действий, влекущих уголовную ответственности, если оснований для возбуждения уголовного дела не имеется.

В отличие от выемки налоговыми органами изъятие документов сотрудниками полиции в рамках обследования может в исключительных случаях проводится в ночное время. Документы изымаются как в подлинниках, так и в копиях; при изъятии документов в подлинниках копии передаются лицу, у которого произведено изъятие.

При необходимости в изъятии могут принимать участие силы специального назначения МВД РФ, поэтому адвокат при доследственной проверке — это лицо, чьей помощью пренебрегать не следует.

В ходе изъятия документов ведётся протокол обследования, копия или второй экземпляр которого вручается лицу, у которого произведено изъятие.

Изъятие документов в ходе расследования по возбужденному уголовному делу.

Изъятие документов в ходе расследования уголовного дела осуществляется при производстве следственных действий, а именно: обыска, выемки, осмотра места происшествия. Порядок производства следственных действий и изъятия в ходе них предметов и документов указан в соответствующих статьях УПК РФ.

В завершение, несколько советов на случай проведения изъятия документов в Вашей организации:

Не следует держать документы организации по месту нахождения самой организации. Наиболее защищённый в этом смысле вариант, который не запрещён законом: передача документов на хранение специализированным организациям на основании заключённого договора, хранение информации на удаленных серверах.
Если к Вам пришли сотрудники контролирующих или правоохранительных органов, проверьте и запишите данные их удостоверений, внимательно ознакомьтесь с документом, на основании которого производится изъятие (Распоряжение о проведении обследования, Постановление о производстве выемки, Постановление о производстве обыска и др.).
Свяжитесь с адвокатом и попросите его срочно прибыть для участия в изъятии документов. Участие адвоката в предварительном следствии, и, в частности, при проведении изъятия, значительно повысит ваши шансы на удачный исход дела.
Внимательно следите за процедурой изъятия, требуйте, чтобы все участники изъятия, все изъятые предметы и документы, все действия в ходе изъятия были отражены в протоколе.
При подписании протокола укажите в нем те ошибки или нарушения, которые, на Ваш взгляд, были допущены в ходе изъятия документов.
Если обеспечить участие адвоката в ходе изъятия документов не получилось, свяжитесь и проконсультируйтесь с ним по окончании изъятия документов: не забывайте, изъятие документов производится для документирования допущенного правонарушения, поэтому зачастую за ним может последовать возбуждение уголовного дела.

Во всех случаях, когда к Вам, в Вашу организацию пришли сотрудники налоговых органов, органов ГУЭБиПК и иных подразделений МВД РФ, органов ФСБ РФ, Следственного комитета РФ для изъятия документов и предметов, обследования помещения, производства следственных действий, Вы можете рассчитывать на помощь наших специалистов. Звоните, и адвокат оперативно подъедет к Вам для оказания правовой помощи в любое время суток семь дней в неделю.

Какие документы могут быть изъяты при обыске в офисе?

Поскольку основная причина обысков в офисе – поиск доказательств нарушения компанией законодательства, в том числе в сфере налогообложения, то наиболее часто изымают такие документы:

первичная бухгалтерская документация – обычно прежде всего правоохранителей интересует информация относительно сделок, которые проводила компания за период, который относится к расследуемому уголовному делу. Потому очень часто изымаются квитанции, счета-фактуры, транспортные и товарные накладные, копии договоров, чеки и другие бумаги, относящиеся к первичным бухгалтерским документам. По ним достаточно легко установить, когда проводилась та или иная операция, какая была сумма сделки, что в нее входило и т.д.;
зарплатные ведомости и другие документы, относящиеся к вознаграждению работников – часто обыски связаны с нарушениями в трудовой сфере: правоохранители ищут работников, оформленных по «серым» или «черным» схемам, сотрудников, которые получают зарплаты в конвертах, сотрудничающих с предприятием как ИП и т. д. Потому могут изымать ведомости с суммами зарплат, выписки о получении средств, трудовые контракты и другие документы, так или иначе связанные с трудовым законодательством;
неофициальная бухгалтерия – некоторые компании, вопреки требованиям законодательства, ведут две системы учета: одну официальную, а вторую «черную», где фиксируются операции, которые не показываются налоговикам, с них не уплачиваются налоги и т. д. Для правоохранителей обнаружить такие документы – большая удача, ведь они свидетельствуют об очевидных нарушениях закона со стороны бизнеса. И, конечно, эти бумаги будут изъяты для дальнейшего изучения;
приказы и распоряжения руководства – чтобы подтвердить факт нарушения законодательства, лица, проводящие обыск, могут искать и изымать различные распоряжения, выданные руководителем предприятия. Такие распоряжения могут касаться заключения сделок, назначения ответственных за те или иные направления, исполняющих обязанности на время его отсутствия. Эти документы могут быть важной уликой в уголовном деле, а потому подлежат изъятию правоохранителями.

Следует понимать, что перечисленные выше группы документов – далеко не единственные, которые могут изыматься. По закону правоохранители имеют право изымать практически любые бумаги, если они имеют отношение к предмету обыска.

Как вернуть изъятые документы?

По закону если документ признан вещественным доказательством по уголовному делу, он не возвращается обратно компании по окончанию экспертизы, а присовокупляется к делу и затем становится частью обвинительной базы. Все другие документы следователи обязаны вернуть в установленные сроки: до 10 дней на определение, является ли документ вещественным доказательством (срок может быть продлен до 30 дней решением руководителем по ходатайству следователя), до 3 дней на проведение экспертизы. Еще 5 дней дается следователю, чтобы вернуть документы. Но на практике документы, изъятые при обыске, могут находиться у правоохранителей намного дольше, даже если они не являются доказательствами по уголовному делу.

В таких случаях возможен возврат изъятых документов правоохранительными органами в принудительном порядке. Вначале готовится жалоба на действия следователя на имя его руководителя, и по факту жалобы проводится проверка. В случае выявления нарушений документы возвращаются владельцу.

Если это не дало результата, можно обратиться в суд с иском, в котором потребовать вернуть документы согласно действующим нормам законодательства. Обычно с в подобных ситуациях суды идут навстречу предпринимателям и принимают решения в их пользу. А если воспользоваться услугами адвоката, шансы на возврат документов возрастут еще больше.

Как изымают бухгалтерские документы

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года.

В случае если в соответствии с законодательством Российской Федерации изымаются первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, в том числе в виде электронного документа, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в состав документов бухгалтерского учета.

Изыматься должны копии документов. Подлинники изымаются, если у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены ( п. 8 ст. 94 НК РФ ).

Если изымаются подлинники, с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом уполномоченного органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение 5 дней после изъятия ( п. 8 ст. 94 НК РФ ).

В случае если по истечении 5 дней после изъятия документов заверенные копии документов не были переданы лицу, у которого изъяты документы, заверенные копии документов в течение 3 дней должны быть направлены по почте заказным почтовым отправлением , о чем делается запись в протоколе с указанием номера почтового отправления.

Копии документов направляются по адресу места нахождения юридического лица или адресу места жительства физического лица, указанному в протоколе.

Несоблюдение должностными лицами налоговой инспекции порядка выемки документов или оформления протокола может послужить поводом к обжалованию в суде. В судебной практике не так редки случаи принятия судом стороны налогоплательщика.

Если к вам пришли за документами

Не паникуйте и постарайтесь оттянуть время, не отказывая органам в выдаче документов. Переговоры желательно записывать с помощью звукозаписывающего устройства. Попросите сотрудников предъявить личные документы (удостоверения). Перепишите все указанные в них данные.

Потребуйте предъявить документ на изъятие с печатью, подписанный руководителем. Если такого документа нет, а сотрудники настаивают на выполнении своих действий, попросите их связаться с руководителем. Если в предоставлении документа на изъятие вам отказывают — звоните в полицию (они записывают все вызовы) и просите помочь разобраться в ситуации.

В общем, сплошной стресс. Но можно обойтись и без него, если заранее подготовиться к изъятию документов. Что можно предпринять?

Снизить эффект внезапности и решить проблему нехватки времени можно создав территориально распределенный архив. Т.е. передать документы на внеофисное хранение . Такой способ хранения предполагает, что архивная компания вывозит архив документов за пределы вашего офиса и размещает их в специализированном помещении с повышенным уровнем безопасности.

Компания «Делис Архив» обладает огромным опытом оценки и надежного хранения бухгалтерской документации. Для этого у нас есть все что нужно: профессиональный персонал, современный оборудованный архив с контролем температурного режима и влажности, лучшие программные комплексы для учета и поиска необходимых архивных материалов, надежная охрана.

Контролирующие органы приезжают по месту фактического пребывания компании, что позволяет руководству — пригласить адвоката, юриста или иным образом позаботиться о снижении рисков изъятия, а то и совсем отказать в нем, если проверяющие грубо нарушают регламент..

Не забывайте вовремя уничтожать документы с истекшими сроками хранения . Согласно законодательству вы имеете на это право, но для грамотного уничтожения документов важно не ошибиться в определении сроков хранения. Своевременное выделение дел к уничтожению позволит компании минимизировать риски, возникающие вследствие доступа уполномоченных органов к документам с истекшими сроками хранения.

«Делис Архив» проведет экспертную оценку сроков хранения, выделит документы с истекшими сроками, подготовит соответствующие акты, а также проведет утилизацию документов в удобном для вас месте — в офисе компании или на своей территории.

Существует еще комплексное решение для выхода из ситуации, когда изымаются подлинники документов.

С целью решения этой проблемы компании все чаще прибегают к созданию системы электронного архива , которая позволяет всегда иметь под рукой копии документов независимо от того, где находятся их оригиналы. Специалисты «Делис Архив» помогут в организации системы электронного архива вашей организации,. Это существенно сократит время на работу с документами и точно не оставит вас без их копий при изъятии.