Личные карточки уволенных работников срок хранения

01.10.2021

Личные карточки уволенных работников надо же перекладывать в отдельное дело? Это дело надо закрывать в конце года? Или можно вести несколько лет?

Личные карточки имеют определенный срок хранения. «Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством…» (п. 2 ст. 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

В п. 5.4.4.4 Основных Правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) указано, что:

«…Личные дела и личные карточки уволенных сотрудников относятся к году увольнения и систематизируются в пределах каждой группы по алфавиту фамилий».

Таким образом, чтобы соблюсти требования закона, необходимо формировать отдельное дело с личными карточками уволенных работников. И данное дело будет подлежать закрытию после окончания календарного года.

Напомним, что личные карточки работников хранятся 50 лет, а если работник был уволен до 01.01.2003 — 75 лет (п. 444 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).

• Роструд о личных карточках в электронном виде для отказавшихся от бумажной трудовой книжки (доступ свободный)
• Надо ли в личных карточках работников, отказавшихся от ведения трудовых книжек, делать записи о приеме, переводе, увольнении? (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик»)
• Личные карточки и личные дела заводились на «физлицо», которое работало и «основником», и совместителем. Что теперь делать? (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик»)
• Личные карточки не оформляли никогда. Восстанавливаем к приходу ГИТ… (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик»)
• Личные карточки: популярные вопросы (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик»)

Книги «Курс кадрового делопроизводства. Самоучитель» в электронном виде доступны подписчикам журнала «Кадровик-практик» в разделе «Книжная полка». Подписчикам также доступны другие книги, большая справочная база по кадрам и другие ресурсы ИКС.

Цена подписки на журнал ~10 руб./день при годовой подписке. Подписаться >>

4785

Вы в рубрике: ДРУГОЕ

Оформление дел на хранение. Фрагмент семинара — Елена А. Пономарева

Как хранить личные карточки до увольнения

Личная карточка работника относится к документам по личному составу, отражающим трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»).

Обычно для этого применяется унифицированная форма № Т-2 (№ Т-2 ГС (МС) для государственных или муниципальных служащих). Содержит личная карточка информацию о сотруднике: паспортные данные, сведения о составе его семьи, переводах, дисциплинарных нарушениях и других кадровых событиях, произошедших за все время его работы у данного работодателя.

Весь период работы сотрудника в компании его личная карточка хранится в кадровой службе в несгораемом шкафу, закрывающемся на ключ, или в сейфе с трудовыми книжками и другими важными бумагами.

Кадровик — самая стабильная профессия, даже в кризис!

С курсом профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП» вы с нуля освоите все тонкости кадрового учета: прием, увольнение сотрудников по новым правилам 2024 года, ведение воинского учета, работа в 1С:ЗУП, и получите диплом государственного образца, который подтвердит вашу новую профессию работодателю. Стоимость обучения сейчас снижена, успейте записаться по акции.

Порядок хранения личных карточек уволенных работников

В день увольнения сотрудника в личной карточке производится последняя запись — о выдаче трудовой книжки на руки. Затем специалисты кадровой службы должны изъять личную карточку сотрудника из общей картотеки и подготовить к передаче в архив.

Перед тем, как отправить личные карточки на хранение, их нужно систематизировать ─ сформировать отдельное дело с личными карточками уволенных сотрудников, которое будет закрыто после окончания календарного года. Личные карточки уволенных работников систематизируются в пределах каждой группы по алфавиту фамилий (п. 2.1.1 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ, утв. Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

Требования к формированию и оформлению дел содержатся в п. 4.19-4.26 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ, утв. Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526, и в разделах 1.1.2 и 1.2 Методических рекомендаций к Правилам.

Кадровые документы

Определить срок хранения кадровых документов можно по разделу 8 Перечня Росархива.

1 год хранят заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой. 3 года:

• приказы о дисциплинарных взысканиях, кроме увольнения;
• уведомления и предупреждения работников, например, о предстоящем увольнении, о сокращении;
• согласие на обработку персональных данных — 3 года после истечения срока согласия или его отзыва;
• переписка по вопросам приёма на работу, перевода и увольнения;
• графики отпусков.

5 лет:

• приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, об отзыве из них, продлении и перенесении, об ученических отпусках, о направлении в командировку, о служебных проверках;
• отчёты о командировках;
• договоры о полной материальной ответственности — 5 лет после увольнения или смены материально ответственного лица;
• журналы учёта чистых бланков трудовых книжек и вкладышей в них, отпусков, выдачи справок работникам;
• документы по ведению воинского учёта;
• табели учёта рабочего времени по всем работникам, кроме «вредников».

45 лет:

• документы о проведении спецоценки при нормальных условиях труда;
• журналы регистрации несчастных случаев на производстве;
• журналы учёта инструктажей по охране труда.

75 или 50 лет:

• приказы о приёме на работу, переводе, совмещении, совместительстве, увольнении, отпусках без сохранения зарплаты и по уходу за ребёнком, повышении квалификации, об установлении зарплаты или её изменении;
• приказы обо всех отпусках и командировках «вредников»;
• личные карточки работников, их должностные инструкции,
• личные дела, в том числе руководителей;
• сведения о трудовой деятельности и стаже;
• трудовые договоры, допсоглашения к ним;
• табели учёта рабочего времени по «вредникам»;
• журналы учёта приёма, переводов и увольнения работников, личных дел, личных карточек, трудовых договоров, движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• документы о проведении спецоценки при вредных условиях труда;
• трудовые книжки, которые работники не забрали после увольнения.

Постоянно:

• положения о работе с персональными данными, об оплате труда, премировании работников;
• коллективный договор;
• штатное расписание и изменения к нему.

Вместе с приказами нужно хранить приложенные к ним документы-основания: заявления, докладные записки, справки. Например, для приказа об увольнении основанием может быть заявление об увольнении.

Налоговые документы

Сроки их хранения прописаны в разделе 4.3 Перечня Росархива, в Постановлении Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 года и в отдельных пунктах Налогового кодекса. Если для одного документа в нормативке указаны разные сроки хранения, лучше ориентироваться на максимальный.

5 лет:

• счета-фактуры;
• книги покупок и продаж, дополнительные листы к ним;
• журнал учёта счетов-фактур;
• налоговые декларации и расчёты;
• документы по НДФЛ;
• КУДиР организаций и ИП на упрощёнке;
• расчёты, заявления, решения, ведомости, переписка и другие документы об освобождении от уплаты налогов, льготах, отсрочке уплаты или отказе в ней.

6 лет:

• документы для расчёта и уплаты страховых взносов;
• карточки индивидуального учёта выплат и начисления страховых взносов;
• справки, заявления, переписка по реструктуризации задолженности по налогам и взносам.

75 или 50 лет:

• документы по НДФЛ, если по работникам нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты;
• расчёты по страховым взносам.

Документы, подтверждающие полученный убыток, должны храниться в течение всего срока, пока вы уменьшаете налоговую базу на сумму убытка.

Формирование личного дела работника: образец 2023 — 2024

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

• На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
• Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
• Каждый лист дела нумеруется.
• В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
• Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти здесь.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

Какие документы затребуют трудовики в случае проверки? Как правильно их оформлять и сколько времени они должны храниться? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в Путеводителе по кадровым вопросам от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

• сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
• пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
• составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
• оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

Подробнее о сроках хранения документов в организации, а также о процедуре их уничтожения по окончании сроков хранения мы рассказывали здесь.

Что делать, когда истек срок хранения документов

Бумаги с истекшим сроком хранения уничтожают. Руководитель создает приказом экспертную комиссию из сотрудников организации, которая отбирает такие бумаги и составляет об этом протокол с повесткой и решением. Протокол подписывают все участники.

Затем составляют акт с перечисление бумаг для уничтожения. Компания может передать их для утилизации специальной организации или уничтожить самостоятельно:

• сжечь;
• обработать химическими веществами;
• измельчить с помощью шредера.

После уничтожения составляют еще один акт о фактическом уничтожении, в нем тоже указывают данные о компании и уничтоженных документах.

14 дней бесплатно пользуйтесь всеми возможностями Экстерна

Срок хранения первичных документов

Срок хранения первички — 5 лет после отчетного периода, в котором их последний раз использовали (ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, пп. 8 п. 1 ст. 23 НК, стр.

277 Перечня). Такой же срок установлен для оправдательных документов: банковских, кассовых документов и книг, ордеров, табелей, актов о приеме, сдаче, списании имущества и материалов.

После истечения 5 лет первичку можно уничтожить, но только после завершения ее проверки налоговыми и другими контролирующими органами, а также аудиторской проверки (письмо Росархива от 26.03.2020 №7/905). Экспертная комиссия организации не обладает полномочиями по проведению проверок. При разногласиях первичку хранят до разрешения спора. За ее уничтожение без выездной налоговой или аудиторской проверки компании может грозить штраф.

Ошибки кадровиков при хранении

Сроки хранения электронных кадровых документов такие же, как у бумажных, поэтому перечисленные ошибки кадровики допускают с любым форматом архива.

1. Неправильно определяют момент, с которого считать срок хранения По закону сроки считают с 1 января года, следующего за годом завершения документа. И тут некоторые совершают ошибку. Год завершения надо определять не по дате подписания документа, а по дате, когда документ стал не нужен. Например, график отпусков на 2022 год составили и подписали 1 декабря 2021. Трехлетний срок хранения графика считаем после выполнения графика, то есть с 1 января 2023 года и уничтожаем график после 31.12.25.
2. Устанавливают разные сроки для документов одного комплекта Действующий договор добровольного страхования работников хранят, а допсоглашение к нему уничтожают через 5 лет, после заключения. Нужно хранить и договор, и соглашения к нему 5 лет после расторжения договора.
3. Нельзя отсканировать и уничтожить бумажные документы до истечения сроков хранения Бумажный архив нужно хранить, даже если он оцифрован. Потому что закон устанавливает сроки хранения для оригиналов электронных документов. Как отличать электронные оригиналы документов от копий? Оригиналы изначально созданы в электронном виде, подписаны электронными подписями. Копией будет ПВТР в doc‑формате с факсимиле директора или график отпусков, подписанный на бумаге и отсканированный.
4. Не надо хранить все и всегда Не вовремя уничтоженный график отпусков и приказы на отпуск могут стоить фирме сотни тысяч рублей штрафа. По графикам видно, когда работники накапливают больше 56 дней неиспользованных отпусков, что запрещено ст. 124 ТК РФ. Или ходят в отпуск меньше чем на 14 дней, чем нарушают ст. 125 ТК РФ. Штраф за такое по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ составляет для организаций 30‑50 тысяч рублей за каждого работника.

Мифы про электронные кадровые архивы

Когда появились электронные счета‑фактуры, бухгалтеры беспокоились, задавали те же вопросы, которые волнуют сейчас кадровиков. Прошло 6 лет и никто уже не переживает, бизнес подписывает по 15 миллиардов электронных счетов‑фактур в год, экономит время, бумагу и место в офисе.

Обсудим популярные сомнения кадровиков.

• Формат электронного кадрового документа устареет, и мы не сможем его открыть. Существует специальный формат длительного хранения PDF/A. Он соответствует международным стандартам. В этом формате принимают документы на хранение госархивы и портал «Работа в России». До 1 марта 2023 года Минтруд, Минкомсвязь и Росархив разработают единые требования к составу и форматам электронных документов в сфере трудовых отношений. Это их обязанность по статье 22.1 Трудового кодекса РФ.

Подписывайте кадровые документы в любом формате с помощью системы кадрового электронного документооборота СБИС. СБИС интегрирован с порталом «Работа России». А в СБИС Архиве можно хранить документы в том формате, в котором они созданы.

• Срок действия ЭП истечет, и документ станет недействительным Юридическая значимость подписанного электронного кадрового документа останется, даже если срок действия ключей ЭП со временем закончится. По ст. 11 закона 63‑ФЗ Об Электронной подписи, квалифицированная ЭП признается действительной, если квалификационный сертификат действителен на момент подписания электронного документа или на день проверки действительности сертификата. Подтвердить юридическую значимость электронного кадрового документа поможет штамп времени. Это отметка о дате подписания электронного документа и информация о сроке действия сертификата ЭП. СБИС умеет визуализировать этот штамп на электронном документе.
• Вирус уничтожит электронный документ Чтобы защитить электронный кадровый архив, храните его в облачном архиве, который защищен профессионально, в промышленных размерах. Документы в облаке СБИС защищает мощный центр обработки данных. Узнать больше о ЦОД СБИС.

Сроки хранения документов

Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения», установленных законодательством.

Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень). Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице на с. 89.

В разделе 8.1 Перечня приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет.

Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив. Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.

Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.

Сроки хранения кадровых документов

и выписки из них, копии личных документов, характеристики,

листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):

а) руководителя организации; членов руководящих,

исполнительных, контрольных органов организации;

работников, имеющих государственные и иные звания,

премии, награды, ученые степени и звания

заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц,

копии приказов, выписки из приказов, заявления,

командировочные заявления, командировочные удостоверения

* ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

** Невостребованные — не менее 50 лет.