Лицевые карточки счета работников срок хранения

Содержание

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ (далее — Закон) документы по личному составу — архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.

Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются перечнями типовых документов, но в разные периоды были различными. До 1967 года основные виды документов по личному составу (личные дела, лицевые счета, карточки учета работников) имели постоянный срок хранения. С 1967 года до середины 90-х годов 20 века срок их хранения соответствовал «75 лет-Возраст ЭГЖ», а с середины 90-х годов установлен срок «75 лет ЭПК». В настоящий момент в соответствии с Законом документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, а документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, при этом документы работников руководящего состава (высшего и среднего звена), работников, имеющих награды, звания, степени, как и ранее, имеют постоянный срок хранения. Перечень типовых управленческих документов с новыми сроками хранения в настоящий момент находится в разработке.

Практически во всех государственных и муниципальных архивах находится на хранении значительный объем документов по личному составу, не являющихся документами Архивного фонда Российской Федерации, но при этом подлежащих хранению, поскольку они имеют особую важность для государства, общества и граждан.

Сохранность документов первой половины XX века, наряду с более ранними документами, вызывает особую обеспокоенность, поскольку качество бумаги в 20-30 годы было, как правило очень плохое. Для

машинописных документов использовались некачественная копировальная бумага, а для письма — разбавленные чернила и карандаш. И самое главное — не соблюдались нормативные условия хранения, поскольку документы не рассматривались как исторически важные источники.

В настоящее время документы по личному составу, срок хранения которых истек, возможно, и потеряли свою практическую ценность, но при этом нередко имеют научную, историческую и культурную ценность. В дальнейшем такие документы могут быть использованы для историкобиографических, генеалогических, социологических, статистических и иных видов исследований.

В целях сохранности такого комплекса документов по итогам проведения экспертизы ценности осуществляется перевод документов по личному составу на постоянное хранение.

По нашему мнению, одинаково нецелесообразны уничтожение всех документов с истекшим сроком хранения или перевод их всех на постоянное хранение в полном объеме.

В Нижегородской области работа по переводу дел по личному составу на постоянное хранение в государственных архивах начата с 2011 года, при этом мы руководствовались критериями экспертизы ценности, которые были определены в 1976 году методическими рекомендациями ВНИИДАД.

Особые отметки сроков хранения документов — Елена А. Пономарева

Первоначально архивы оформляли описи дел по личному составу при переводе на постоянное хранение как усовершенствование, в дальнейшем этому виду работы предшествовала проверка наличия дел и к описям составлялись акты переработки. Дела по личному составу переводились на постоянное хранение в полном объеме.

В 2013 году решением научно методического совета архивных учреждений Приволжского федерального округа было рекомендовано планомерно проводить экспертизу ценности и отбор на постоянное хранение документов по личному составу, срок временного хранения которых истек.

При этом был предусмотрен максимальный отбор на постоянное хранение документов по 1953 год включительно.

Работа в этом направлении стала осуществляться более активно.

С 2014 года при отборе документов по личному составу на постоянное хранении архивисты руководствуются методическими рекомендациями ВНИИДАД «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу».

Проведение экспертизы ценности при переводе дел по личному составу на постоянное хранение усложняется значительным объемом документов и изменением их состава, нехваткой квалифицированных специалистов и необходимого бюджета рабочего времени.

Неясны и перспективы: с одной стороны, в результате выделения к уничтожению дел по личному составу будут освобождены площади для дальнейшего комплектования, а нехватка площадей — это одна из основных проблем всех архивов во все времена. А с другой стороны, существует большой риск потерять ценнейший источник информации в результате уничтожения.

Общий объем документов, находящийся на хранение в архивах составляет 7789911 единиц хранения (25192 фондов), в том числе в государственных архивах 5 359 941 единиц хранения (14876 фондов), а в муниципальных 2 429 970 единиц хранения (10316 фондов).

На 01.01.2019 на постоянное хранение в государственных архивах переведено 211 фондов, 11348 ед.хр. с 1843 года.

Муниципальные архивы приступили к переводу дел по личному составу на постоянное хранение с 2015 года. На 01.01.2019 года переведено 4559 ед.хр. с 1926 года.

По итогам мониторинга фондов муниципальных архивов, имеющих в своем составе дела по личному составу по 1953 год, было выявлено 2790 фондов, из них:

36% составляют фонды колхозов, совхозов, СПК, МТС;
17% различные предприятия и организации;
12,5% райсполкомы и его отделы;
менее 10% сельсоветы, поссоветы, учреждения ЖКХ и бытового хозяйства, учебные и лечебные учреждения, детские дома, артели и кооперативы.

Мониторинг также выявил наличие на учете документов с самой ранней датой 1905 год и ряд документов за 1916-1919 годы, перевод этих документов на постоянное хранение вряд ли ставится под сомнение, более того: при переводе необходимо провести полистный просмотр на предмет выявления в таких делах и особо ценных документов.

Согласно учетным данным, остается на хранении в государственных и муниципальных архивах 1828 тыс. ед. хранения документов по личному составу.

И в общей сложности на сегодняшний день подлежат экспертизе ценности с целью перевода на постоянное хранение более 30% документов, находящихся на хранении в архивах в том числе:

в государственных архивах — 1189 фондов с 1913 года, что составляет в среднем около 30% — от общего количества документов по личному составу, находящихся на хранении. При этом самый большой процент таких документов — 93,6% в Центральном архиве Нижегородской области, что также вполне объяснимо, так как изначально все документы поступали на хранение в облгосархив (ныне Центральный архив Нижегородской области).
в муниципальных архивах — 2790 фондов с 1905 года, здесь процент несколько выше и составляет около 40%.

Но иногда переводились дела на постоянное хранение не только по 1953 г., но и за более поздние годы:

как документы, имеющие несомненную значимость для исторических исследований;
если организация ликвидирована, и поступлений дел по личному составу больше не планируется;
документы по личному составу подшиты в дело за несколько лет.
Проведя анализ состава переведенных на постоянное хранение архивных дел, следует отметить, что:
среди документов по личному составу встречаются документы постоянного хранения (протоколы общих собраний, информации с количественными сведениями, отчеты, акты обследований, штатные расписания, инструкции, сметы, списочный состав работников, переписка по основной деятельности и др.);
документы до 1929 года содержат много биографических сведений: учетные, вступительные, опросные, личные карточки, личные листки по учету членов профсоюза, в которых содержатся: фио, дата и место рождения, образование, профессия, семейное положение, дата вступления в профсоюз, партийность, занимаемая должность и название предприятия, с какого времени работал в указанной должности, наличие в прошлом недвижимости и собственного дела, занятия (до империалистической войны, во время империалистической войны и во время Октябрьской революции), служба в армиях (старой, красной, белой или зеленой) и другие сведения.
среди документов по личному составу встречаются особо значимые и ценные документы, например, в Государственном общественно- политическом архиве Нижегородской области в фонде № Р-879Г — Волжский бассейновый комитет профсоюза рабочих морского и речного флота «Баскомфлот» среди ведомостей на выдачу заработной платы рабочим и служащим пароходств обнаружены 2 требовательные ведомости на выдачу жалованья рабочим судоходного предприятия Павла Григорьевича Чкалова, отца В.П. Чкалова.

Некоторые архивы в субъектах Российской Федерации применяют свои методики. В частности, Государственный архив социально-правовых документов Удмуртской Республики проводит анализ всех хранящихся в архиве документов в разрезе «временных пластов» вместо выборочной экспертизы ценности отдельных видов документов за определенный хронологический период. Данный вид работы требует значительного бюджета рабочего времени, как на дополнительное описание, так и на усовершенствование научно-справочного аппарата, но при экспертиза ценности проводится тщательнее.

Возникает необходимость разработки индивидуальных методик в каждом архиве, поскольку необходимо учитывать еще и специфику хранящихся документов, а также разноплановость фондов. Данную методику целесообразно рассмотреть и утвердить на методической секции экспертнопроверочной методической комиссии органа управления архивным делом. Но при этом суть данной методики должна состоять в том, что отбор документов по личному составу на постоянное хранение должен быть максимально полным. Также целесообразно создать рабочую группу, в которую включить членов экспертных методических комиссий архивов и экспертно-проверочной методической комиссии органа управления архивным делом.

В результате документы по личному составу в фондах государственных архивов должны быть включены в путеводители по фондам архива, так как используются как сотрудниками архивов при исполнении запросов и подготовке выставок и публикаций, так и пользователями читальных залов.

Документы по личному составу относятся к числу массовых, однородных по видам и содержанию, образующихся в достаточно большом количестве. К массовым документам возможно применение дифференцированного подхода к отбору документов.

В методических рекомендациях ВНИИДАД критерии ценности документов по личному составу подразделяются на общие и дополнительные. Возможно, имеет смысл при необходимости предусмотреть и индивидуальные критерии отбора.

В качестве критериев можно предусмотреть следующее:

отбор документов по личному составу должен проводиться с учетом значимости организации-фондообразователя;
определение групп фондов, имеющих однотипные функции, компетенции, структуры, ведомственную принадлежность.

Целесообразно было бы переводить на постоянное хранение выборочно с учетом видового состава документов, ввиду их большого количества и однородности, может быть, с заданной периодичностью, например, за 1940, 1945, 1950 годы следующее:

лицевые счета;
ведомости по начислению заработной платы;
ведомости уплаты членских взносов;
удостоверения, мандаты;
заявления о приеме и увольнении с работы;
переписка по личному составу,

т.к. они утратили научную и социальную значимость, а также большая часть из них находится в неудовлетворительном физическом состоянии (нечитаемый текст).

К документам по личному составу определенных хронологических периодов следует подходить с особой осторожностью в силу их значимости (отражение переломных, судьбоносных, чрезвычайных периодов развития России и ее конкретных регионов).

В переводе на постоянное хранение нуждаются документы по личному составу:

имеющие несомненную культурно-историческую ценность и значимость для региона, общества, государства;
личные дела сотрудников (особенно руководящего состава), в первую очередь с учетом полноты состава личных дел.

В качестве критериев должны учитываться личность сотрудника, его роль и значение в деятельности конкретной организации;

организационно-распорядительные документы (приказы и распоряжения по личному составу);
различные карточки, анкеты, листки по учету кадров и списки, как наиболее востребованные документы.

В первую очередь подвергаются экспертизе ценности личные дела работников и взаимосвязанные с ними документы (приказы, лицевые счета, карточки учета работников). При этом надо использовать: сведения приказов, договоров, штатных расписаний и расстановок, карточек учета работников, списков, наградных документов и др.

В результате необходимо проводить полную переработку фондов, то есть новое описание, с составлением новой описи, а на неотобранные документы составлять акт об уничтожении. Акт о выделении к уничтожению рассматривается и утверждается ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, является документом строгой отчетности, помещается в дело фонда, где хранится постоянно.

Эта работа требует не только комплексного подхода, но и перспективного планирования, так как, учитывая объемы документов, эту работу невозможно выполнить за короткий срок.

Наряду с переводом дел по личному составу на постоянное хранение в государственных и муниципальных архивах, не менее важной является экспертиза ценности документов по личному составу с истекшим сроком хранения в организациях, во избежание их невосполнимой утраты. Организации источники-комплектования вообще не заинтересованы в дополнительной работе и зачастую просто не хотят ее проводить. И здесь опять это ложится на плечи архивистов, причем не только методические консультации, но и практическая работа, поскольку зачастую документы по личному составу не описаны должным образом, не упорядочены и в некоторых случаях даже не стоят на учете.

Документы по личному составу по 1953 год включительно в большом объеме имеются: в акционерных обществах (бывших заводах), учебных учреждениях высшего и среднего образования, медицинских учреждениях.

На данный момент дела по личному составу по 1953 год выявлены в 59 организациях — источниках комплектования Центрального архива Нижегородской области в количестве около 70 тысяч дел. Ознакомления с целью выявления документов по личному составу по 1953 год и определению их объема проведены не во всех организациях, и соответственно, их объемы, могут изменится в сторону увеличения.

Например, прошли утверждение описи постоянного хранения по личному составу нескольких заводов, ныне акционерных обществ (ПАО «Красный якорь» за 1934-1953 годы, Нижегородский авиастроительный завод «СОКОЛ» — филиал акционерного общества «Российская самолетостроительная корпорация «МиГ» (АО «РСК «МиГ») за 1944-1953 годы, ПАО «ГАЗ» (бывший Горьковский автомобильный завод») за 1931- 1937 годы. Здесь отбор документов по личному составу производится по следующим критериям: удовлетворительное физическое состояние,

достаточная информационная ценность. Так, например, лицевые счета и расчетные ведомости не отбираются в полном объеме на постоянное хранение. Размеры составляющих (тарифных ставок, должностных окладов, надбавок и др.) заработной платы и других выплат работникам организаций, действовавших в условиях государственного регулирования доходов граждан при социализме, могут быть установлены исследователями из документов постоянного хранения (в том числе из государственных и отраслевых нормативных документов по нормированию и оплате труда, приказов по основной деятельности и др.) или переведенных на постоянное хранение (приказов по личному составу). Благодаря этой работе к составу Архивного фонда Российской Федерации отнесен комплекс документов, который позволит объективно оценить экономические и социальные факторы, уровень жизни населения и другие значимые моменты той эпохи.

В настоящее время проводится работа по переводу документов по личному составу в документы постоянного хранения в нескольких учебных учреждениях высшего и среднего образования. Здесь объемы существенно ниже — около 5 тысяч единиц хранения.

Еще раз хочется подчеркнуть, что данный вид работы носит комплексный характер и требует больших временных затрат и высокой квалификации. Но в итоге, затратив дополнительный бюджет рабочего времени, подключив к этой работе по максимуму работников с достаточным опытом и знаниями, проработав четкий алгоритм действий, мы сможем сохранить для потомков наиболее полный комплекс документов, который в дальнейшем будет востребован и сохранит на века научную, историческую и культурную ценность. А отобранные на постоянное хранение документы могут быть использованы для историко-биографических, социологических, статистических и иных видах исследований и иметь большое значение для государства, общества и граждан.

См. также:

Отчеты по зарплате
Сведения о невозможности удержания НДФЛ
Новые отчеты и расшифровки по НДФЛ (ЗУП 3.1.8)
Новые отчеты и расшифровки по НДФЛ (ЗУП 3.1.8)
Расчет по страховым взносам: заполнение в 1С 8.3 на примере
Составление графика отпусков в 1С 8.3 ЗУП пошагово
Оформление приказа на отпуск (кадры)
Расчет и выплата отпускных (расчет)
Учет и оформление командировок (кадры)
Оплата времени командировки (расчет)

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Как подготовиться к хранению документов

Важно определить правила, сроки хранения каждого типа бумаг, затем закрепить положения в локальных актах компании. Если в нормативных актах обозначены разные сроки хранения, безопаснее применять максимальный из них (письма Минфина от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2598 и Росархива от 13.03.2020 № 7/693).

Закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».
Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Налоговый кодекс РФ.
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.
ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».

Если в Перечне Росархива срок определен как «до минования надобности», организация сама определяет срок хранения, но он не может быть меньше 12 месяцев (п. 4.6 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

Компании должны обеспечить сохранность всех документов: бумажных и электронных — независимо от способа их создания и вида носителя (ст. 5 Закона 125-ФЗ). Срок хранения не зависит от формы — электронной или бумажной (п. 4.2 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237). Хранить их следует в том виде, в котором они были составлены: бумажные нельзя оцифровать, а электронные распечатать.

Для бумаг компании понадобятся папки, стеллажи, площади — к помещениям есть особые требования в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Электронным файлам, подписанным цифровой подписью, тоже нужно обеспечить режим хранения, исключающий утрату или уничтожение информации и перезаписывать данные на новые носители по мере устаревания прежних.

Отчитайтесь легко и без ошибок. Удобный сервис для подготовки и сдачи отчётов через интернет. Дарим доступ на 14 дней в Экстерн!

Как определить начало срока хранения

Для разных типов бумаг и файлов будет отличаться момент, с которого начинается отсчет срока хранения. По общему правилу этот срок отсчитывается с 1 января следующего года, после того как по документам закончилось делопроизводство. Например:

для отчетности, аудиторских заключений, регистров бухучета отсчитывать срок хранения начинают после отчетного периода (п. 1 ст. 29 402-ФЗ);
для учетной политики, стандартов компании, других документов, связанных с организацией и ведением бухучета, а также для средств воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной подписи срок начинает течь, после того как они в последний раз использовались для составления отчетности (п. 2 ст. 29 402-ФЗ);
для бумаг по основным средствам, нематериальным активам (акты, ведомости, заключения об определении амортизации и пр.) срок отсчитывается с года, следующего после продажи, списания или выбытия имущества (стр. 323 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236);
для бумаг и файлов по безнадежным долгам контрагентов (договоры, письма, платежки) отсчет идет после периода, когда долги признали безнадежными.

Ответственность за нарушение правил хранения документации

За ненадлежащее хранение ключевых бумаг предприятия полагается административная ответственность. Рассмотрим статьи, которые регулируют данный вопрос:

Статья 15.11 КоАП. За нарушение сроков хранения учетных бумаг полагается наказание в виде административного штрафа в размере 2-3 тысяч рублей. Данный штраф вменяется должностным лицам.
Статья 13.20 КоАП. При уничтожении бумаг раньше срока или нарушении условий их хранения полагается штраф в размере 100-300 рублей для рядовых сотрудников, 300-500 рублей – для должностных лиц.
Статья 120 НК РФ. Отсутствие первичной документации и прочих важных бумаг – правонарушение и с точки зрения Налогового кодекса. Если нарушение закона выявлено на протяжении одного налогового периода, штраф составит 10 тысяч рублей. Если же правонарушение выявляется не в первый раз, штраф увеличивается до 30 тысяч рублей. Если в результате уничтожения документов произошло уменьшение налоговой базы, уплачивается штраф в размере 20% от размера налоговых отчислений, которые не были перечислены. Однако этот штраф не должен быть больше 40 тысяч рублей.
Пункт 6.8 Положения о бухгалтерских документах №105. Согласно ему при утрате документов руководитель обязан организовать комиссию по расследованию причин произошедшего.

ВАЖНО! Документы могут быть уничтожены неумышленно. К примеру, причинами их пропажи может быть форс-мажор (пожар, наводнение) или кража, поджог, совершенный злоумышленниками. В этом случае нужно зафиксировать факт происшествия. Понадобится заключение соответствующих служб. К примеру, если произошел пожар, нужна справка от службы пожарного надзора.

Если же документы похищены или уничтожены злоумышленником, понадобится справка из полиции. Данные документы необходимы для того, чтобы подтвердить факт непричастности руководителей предприятия к инциденту.

Санкции за нарушение порядка хранения документов

Каждая организация обязана хранить документы, иначе придется нести ответственность.

В соответствии со статьей 120 НК РФ, налогоплательщик наказывается штрафом в размере 10 тысяч рублей, если не представит налоговые и бухгалтерские документы учета за один налоговый период. Если налогоплательщик не может представить документы учета за несколько налоговых периодов, его ждет штраф в размере 30 тысяч рублей. Кроме того, если это привело к снижению налогооблагаемой базы, ФНС вправе оштрафовать организацию в размере 20% от суммы недополученных налогов, но не меньше 40 тысяч рублей.

Согласно статье 15.11 КоАП РФ, за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету должностные лица несут административную ответственность и наказываются штрафом от 5 до 10 тысяч рублей, а при повторном нарушении штрафом от 10 до 20 тысяч рублей или дисквалификацией на срок от 1 до 2 лет.

За нарушение правил хранения архивной документации по статье 13.20 КоАП РФ предусмотрен штраф от 300 до 500 рублей.

Срок хранения налоговых документов

Для удобства все нормативно-правовые акты, регулирующие хранение налоговой отчётности и сроки хранения документов, мы собрали в одной таблице.

Таблица сроков хранения налоговой отчетности

Вид документа Срок хранения Основание

Счета-фактуры	5 лет	пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, стр. 317 Перечня
Книги покупок и продаж	5 лет	пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ
Документ об исчислении и уплате страхового взноса	6 лет	подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ
Налоговый регистр	5 лет после снятия задолженности. Налоговые регистры по НДФЛ без лицевого счёта или ведомости начисления зарплаты: 75 лет — если документ оформлен до 2003 года,50 лет — если оформлен с 2003 года.	Стр. 303, 311 Перечня
Документы об освобождении от уплаты налогов и сборов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в них	5 лет	пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, стр. 304 Перечня
Декларации по всем видам налогов	5 лет, ИП по 2002 год включительно — 75 лет	пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, стр. 310 Перечня
Первичные документы на уменьшение стоимости приобретённых товаров, работ, услуг, имущественных прав в целях восстановления НДС	5 лет	пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ
Сведения о доходах физических лиц	5 лет, если нет лицевых счетов: 50 лет — если документы оформлены с 2003, 75 лет — если оформлены до 2003	пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, стр. 312 Перечня
Реестр сведений о доходах физлиц, представляемый налоговым агентом	5 лет	Стр. 313 Перечня
Акты налоговых проверок	5 лет	стр. 139 Перечня
Книга учёта доходов и расходов по УСН организации или ИП	5 лет	Стр. 318 Перечня
Документ о налоговых льготах для региональных инвестиционных проектов	6 лет	П. 3 ст. 89.2 НК РФ

Перечень Приказа Росархива от 20 декабря 2019 года № 236 позволяет узнать о том, сколько хранятся типовые управленческие архивные документы. Документы, которые содержат в себе информацию о компании, хранятся не менее 5 лет. Порядок регулирует п.2 ст. 29 402-ФЗ. К ним относят:

учётную политику;
стандарты;
бухгалтерский учёт;
средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов и проверку подлинности ЭП.

Срок хранения статистической отчётности

В 2021 году юридическими лицами и ИП первичная статистика по организации предоставляется в форме электронного документа, заверенного усиленной ЭП.

В таблице указаны виды статистической отчётности и сроки хранения.

Пометка (1) означает, что отчёт нужно хранить постоянно при отсутствии годового, пометка (2) — при отсутствии годового, полугодового и квартального

Таблица сроков хранения статистической отчетности

Вид документа Срок хранения

Отчёт организации о выполнении перспективных, целевых и текущих программ, планов и годовых планов; анализ отчётов:
— сводный годовой и с большей периодичностью	постоянно
— годовой и с большей периодичностью	постоянно
— полугодовой	5 лет (1)
— квартальный	5 лет (1)
— месячный	1 год (2)
Отчёт филиалов, представительств, дочерних предприятий:
— сводный годовой	-постоянно
— годовой	постоянно
— квартальный	5 лет (1)
— месячный	1 год (2)
Отчёт руководителя организации о деятельности федерального государственного унитарного предприятия и представителя интересов РФ в органах управления ОАО, представляемый в федеральные органы исполнительной власти, государственных унитарных предприятий субъектов РФ, муниципальных образований	постоянно
Отчёт статистический, статистические сведения и таблицы по всем основным направлениям и форм деятельности организации и документы к ним:
— сводный годовой и с большей периодичностью	постоянно
— годовой и с большей периодичностью	постоянно
— полугодовой	5 лет (1)
— квартальный	5 лет (1)
— месячный	1 год (2)
— единовременный	постоянно
Доклад, аналитическая таблица и справка, статистическая бюллетень об итогах деятельности организации	постоянно
Статистический отчёт и таблица по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности организации и документы к нему:
— сводный годовой и с большей периодичностью	5 лет
— годовой и с большей периодичностью	5 лет
— полугодовой	5 лет
— квартальный	3 года
— месячный	1 год
— единовременный	1 год
Документ о выполнении целевых программ	5 лет ЭПК
Отчёт о выполнении государственных или муниципальных заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг:
— годовой	постоянно
— квартальный	5 лет
— отчёт о выполнении грантов	постоянно
Документ о составлении сводного статистического отчёта и сведений	5 лет
Оперативный статистический отчёт, сведения, сводки о выполнении планов организации и её структурных подразделений	До минования надобности
Годовой отчёт о работе структурного подразделения организации	5 лет (1)
Индивидуальный отчёт работников	1 год
Журнал учёта передаваемых статистических данных	5 лет
Вспомогательная книга по оперативному и статистическому учёту и отчётности	1 год
Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчётности	5 лет
Бланк формы статистической отчётности:
— по месту разработки и утверждения	постоянно
— в других организациях	До замены новыми

Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации

В практической деятельности ООО «Ландшафтный дизайн» были случаи реализации основных средств с убытком. Для целей бухгалтерского и налогового учета по основным средствам применяются одни и те же документы. Различие заключается только в признании расходов, связанных с их выбытием. Этот факт также необходимо учесть при определении сроков хранения документов.

Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене. Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.

ВАЖНО! Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.

Об особенностях группировки расходов для целей налогового учета читайте в этом материале .

Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.

Рассмотренный случай не единственный, когда сроки хранения документов удлиняются. В следующем разделе приведем другие ситуации.

Иные случаи увеличения срока хранения первички

Если бы ООО «Ландшафтный дизайн» работало с убытком, а потом учитывало бы его при расчете налога на прибыль, хранить документы пришлось бы весь период переноса убытка плюс 4 года после его полного списания. При этом нельзя избавиться ни от первички, подтверждающей полученный убыток, ни от иных справок и расчетов, на основании которых этот убыток был перенесен.

Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2021 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2035 года.

Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2021 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2026 года.