Кто входит в списочную численность работников за месяц

Содержание

А теперь он и тебя посчитал! Как в известной сказке козленку было необходимо посчитать количество пассажиров, так и работодателю бывает необходимо знать точное количество работников. Показатель списочной численности персонала необходим при решении ряда задач, в том числе и при сдаче статистической отчетности.

Списочная численность персонала — это количество всех работников, отработавших минимум 1 день у данного работодателя, на определенную дату. В показатель численности персонала по списку включаются:

наемный персонал, принятый на работу;
собственники компании, получающие в ней зарплату.

В расчет показателя включаются все работники вне зависимости от того, постоянный или срочный трудовой договор с ними заключен. Не имеет значения, находился ли человек в это время на работе или отсутствовал по причине болезни или отпуска.

Где и зачем применяется списочная численность работников

Списочная численность работающих — одна из характеристик работодателя, позволяющая решать целый ряд задач:

оценить эффективность труда;
рассчитать объем реальной выработки;
произвести расчет средней заработной платы.

Показатель фактической численности персонала по списку необходим для расчета среднесписочной численности за определенный период деятельности компании. Потребуется значение списочной численности и при сдаче статистической и налоговой отчетности. Исходя из списочного количества персонала, определяется возможность медицинским и образовательным учреждениям применять ставку в размере 0 % для налога на прибыль.

Может пригодиться: как составить отчет о среднесписочной численности

Что такое среднесписочная численность работников

Под среднесписочной численностью работников (ССЧ) понимается усредненное число сотрудников, которые работали на протяжении отчетного периода. Показатель нужен для отражения в РСВ и 4-ФСС. Отдельный отчет о среднесписочной численности с 2021 года не подается, все необходимые сведения контролирующие органы получат из Расчета страховых взносов. Так как отчеты по взносам подаются по итогам 1 квартала, полугодия, 9 месяцев и года, показатель ССЧ надо выводить за аналогичные периоды.

Заполнение и подача 4-ФСС регламентируется Приказом ФСС от 26.09.2016 г. № 381. В соответствии с этим нормативным документом на титульном листе надо ввести значение среднесписочной численности за период с начала отчетного года. Форма подается в ФСС не позднее 20 числа после окончания отчетного периода при сдаче на бумажных носителях или до 25 числа после отчетного периода при сдаче в электронном виде.

Алгоритм расчета ССЧ за месяц и иные отчетные периоды описан в Приказе Росстата от 27.11.2019 г. № 711.

Сведения о среднесписочной численности работников нужны субъекту хозяйствования в следующих случаях:

для заполнения отчетности по всем видам страховых взносов — РСВ и 4-ФСС;
при определении доли прибыли, приходящейся на обособленное подразделение в соответствии с нормами ст. 288 НК РФ;
при подтверждении права на льготы по НДС в виде освобождения от налогообложения отдельных операций (сравнивается среднесписочная численность инвалидов с показателем общей ССЧ в соответствии с требованиями п. 3 ст. 149 НК РФ);
информация о среднесписочной численности важна при подаче налоговых деклараций и расчетов на бумажных носителях — ССЧ должна быть не более 100 человек (ст. 80 НК РФ);
для заполнения форм статистической отчетности, например, П-4, которая подается всеми юридическими лицами (за исключением тех, кто относится к малому бизнесу) до 15 числа после отчетного периода (ежемесячно);
для отнесения к малым или средним предприятиям — ССЧ не должна превышать 100 или 250 человек соответственно (ст. 4 Закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ);
для применения пониженных тарифов страховых взносов. Например, для ИТ- компаний ССЧ должна быть не менее 7 человек (п. 5 ст. 427 НК РФ).

Списочная численность и среднесписочная численность — разные показатели. Списочный состав персонала является основой для выведения ССЧ. Частая ошибка — отождествление понятий средней и среднесписочной численности.

При расчете первого показателя учитываются все оформленные у работодателя физические лица по трудовым контрактам, по договорам ГПХ и внешние совместители, а среднесписочная численность ориентируется только на штатных работников, то есть ССЧ является составляющим элементом средней численности. Средняя численность нужна субъектам хозяйствования, например, при оценке возможности перехода на УСН (не более 100 человек в соответствии с пп. 15 п. 3 ст. 346.12 НК РФ) или ПСН (не более 15 человек — п. 5 ст. 346.43 НК РФ).

Как наказывают за непредставление сведений о ССЧ

Срок сдачи среднесписочной численности в 2021 году не установлен, так как эта форма отчетности как самостоятельный документ отменена с января текущего года. Информация подается в составе Расчета по страховым взносам (РСВ). За срыв срока при сдаче РСВ ответственность предусмотрена ст. 119 НК РФ — штраф в размере от 5% до 30% от суммы неуплаченных вовремя взносов, но не менее 1000 руб.

Если субъект хозяйствования не подаст сведения по форме П-4, к нему могут быть применены меры воздействия в соответствии со ст. 13.19 КоАП РФ:

административный штраф в отношении должностных лиц выписывается в сумме от 10 до 20 тыс. руб.;
штраф применительно к юридическим лицам в размере от 20 до 70 тыс. руб.;
при повторном нарушении максимальный уровень взыскания для должностных лиц возрастает до 50 тыс. руб., для предприятий до 150 тыс. руб.

Создавайте РСВ в СБИС. Программа сама сформирует отчет по данным бухучета и сведениям о сотрудниках. Узнать подробнее.

Порядок расчета среднесписочной численности работников

В общем случае среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца. При этом численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день.

Однако из общего правила подсчета есть некоторые исключения, которые подробно перечислены в п. 81 приказа. Так, например, в среднесписочную численность не включаются сотрудники, находящиеся в отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком (п. 81.1).

Кроме того, сотрудники, работающие неполное рабочее время (в соответствии со ст. 93 ТК РФ), учитываются пропорционально отработанному времени. Но при этом если неполное рабочее время установлено по инициативе работодателя (в соответствии со ст. 74 ТК РФ) или работнику сокращенная продолжительность рабочего времени устанавливается законодательством (например, инвалидам I и II группы, а также другим категориям работников в соответствии со ст. 92 ТК РФ), такие работники учитываются в среднесписочной численности по общему правилу.

Рассмотрим схему расчета среднесписочной численности для наиболее частых случаев:

Тип сотрудника

Учет в списочной численности

Учет в среднесписочной численности

Пример

Основной сотрудник с полным рабочим днем

n — количество отработанных сотрудником календарных дней в месяце;

m — количество календарных дней месяца

Сотрудник увольняется с 20 июня.

В списочную численность на 30 июня он включается как 0 (поскольку на 30 июня уже не работает в организации).

В среднесписочную численность за июнь он включается как:

Основной сотрудник с неполным рабочим днем, установленным по соглашению сторон (ст. 93 ТК РФ)

x — количество отработанных сотрудником часов за месяц (при этом за дни болезни, отпуска и других неявок, приходящихся на рабочие дни, в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню);

y — количество рабочих часов в месяце по нормативному графику работы

Допустим, сотрудница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, вышла на неполный рабочий день на 5-дневный график с 6-часовым рабочим днем взамен 8-часового.

Если в таких условиях сотрудница отработала весь июнь 2015 года (в июне 21 рабочий день), то ее списочная численность на 30 июня будет равна 1, а среднесписочная:

Если женщина отсутствовала с 8 по 10 июня, например, по причине временной нетрудоспособности, то эти дни все равно участвуют в расчете среднесписочной численности, и за июнь она по-прежнему будет равна 0,75.

Если женщина уволилась с 11 июня (т. е. отработала 9 рабочих дней), то ее среднесписочная численность за июнь будет равна:

Основной сотрудник с сокращенным рабочим днем, установленным законодательством (ст. 92 ТК РФ)

n — количество отработанных сотрудником календарных дней в месяце;

m — количество календарных дней месяца

Сотрудник весь июнь отработал во вредных условиях труда 36 часов в неделю.

В списочную численность на 30 июня он включается как 1.

В среднесписочную численность за июнь он включается как:

Основной сотрудник с неполным рабочим днем, установленным по инициативе работодателя (ст. 74 ТК РФ)

n — количество отработанных сотрудником календарных дней в месяце;

m — количество календарных дней месяца

Чтобы избежать массового увольнения сотрудников, работодатель вводит на июнь неполный рабочий день для ряда работников.

В списочную численность на 30 июня такой сотрудник включается как 1.

В среднесписочную численность за июнь такой сотрудник включается как:

Находящийся в отпуске по уходу за ребенком, по беременности и родам

Сотрудница весь июнь находилась в отпуске по уходу за ребенком.

В списочную численность на 30 июня она включается как 1.

В среднесписочную численность за июнь она включается как 0.

Сотрудник отработал весь июнь техником как внешний совместитель, на 0,5 ставки.

В списочную численность на 30 июня он включается как 0.

В среднесписочную численность за июнь он включается как 0.

Учитывается только по основному месту работу

Сотрудник отработал весь июнь в организации инженером на основной работе (на полную ставку) и лаборантом по совместительству.

В списочную численность на 30 июня он включается как 1 по должности инженера.

В среднесписочную численность за июнь он включается как 1 по должности инженера.

Для отображения в отчете П-4 итоговый показатель среднесписочной численности организации округляется до целого числа по правилам арифметики.

Иногда у кадровых работников возникает вопрос, как рассчитать среднесписочную численность работников за квартал? Этот показатель определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы работы организации в квартале и деления полученной суммы на три.

Среднесписочная численность работников за период с начала года по отчетный месяц включительно определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы, истекшие за период с начала года по отчетный месяц включительно, и деления полученной суммы на число месяцев за период с начала года.

Чтобы быстро и безошибочно рассчитывать показатели списочной и среднесписочной численности, воспользуйтесь программами автоматизации кадрового учета. Например, программа Контур-Персонал рассчитывает показатели на любую дату и за любой период, при этом учитывает все вышеперечисленные правила . Если же вы сомневаетесь в показателях, рассчитанных Контур-Персоналом, вы можете воспользоваться проверочными отчетами в программе, которые подскажут, каким образом каждый сотрудник учтен в списочной и среднесписочной численности.

Списочная численность сотрудников

Списочная численность – это показатель, на основании которого определяется среднесписочная численность работников.

необходимо сделать расчёт списочной численности работников за каждый день месяца (с 1 по 30 или 31 число, а для февраля – по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни;
суммировать полученные значения;
разделить эту сумму на число календарных дней месяца.

Так выглядит формула расчёта среднесписочной численности. При этом данные о численности работников за каждый день берутся из табеля учёта рабочего времени.

Аналогичным образом рассчитывается и среднесписочная численность за неполный месяц, но суммированная списочная численность работников за каждый календарный день работы организации при этом все равно делится на общее число календарных дней в отчетном месяце. Среднесписочная численность работников за отчетный период (год) определяется путем суммирования среднесписочной численности за каждый месяц работы в отчетном периоде (году) и деления полученной суммы на число месяцев в нем (т.е. 12 мес.).

При этом отдельные категории работников не включаются в списочную численность, например, работники, выполняющие работы по гражданско-правовым договорам.

Вместе с тем некоторые работники списочной численности не включаются в среднесписочную численность, в частности, женщины, находившиеся в отпуске по беременности и родам, лица, находившиеся в отпуске в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в отпуске по уходу за ребенком.

С интернет-бухгалтерией «Моё дело» вам не нужно самостоятельно считать списочную численность работников – отчёт о среднесписочной численности будет сформирован автоматически, вам необходимо лишь проверить точность указанных данных. Вы всё сдадите вовремя – налоговый календарь напомнит о сроках представления сведений.

Кто входит в списочную численность работников за месяц

В HR с 2011 года. Ex-HR team lead в EPAM. Работал руководителем группы по подбору и адаптации персонала в ООО «Брянская Мясная Компания» (агрохолдинг «Мираторг»).

Мир HR переживает цифровую трансформацию. Мы слышим слова agile, распределенные команды, вовлеченность, марчар и другие. Идти в ногу со временем очень здорово, я только за. Но есть базовые понятия и принципы, от которых никуда не деться. Одно из таких — штатная численность и структура штата организации.

Рекомендации от экспертов topcareer на открытых уроках. Регистрируйтесь бесплатно →

ВЫБРАТЬ УРОК

Цели и нормативы расчета

За свою карьеру я успел поработать и в крупных холдингах, и в малом бизнесе — на разных этапах развития. Бизнес постоянно меняется, возникают новые задачи и направления, или приходится делать то, что изначально не предусматривалось бизнес-планом.

В качестве примера можно посмотреть на развитие HR функции. Все традиционно начинается с кадрового делопроизводства, потом отделяется рекрутмент, затем обучение, а дальше могут появиться и event managers, и фасилитаторы, и специалисты по well being. Такие же примеры можно найти и digital сфере и IT.

Казалось бы, появляются люди, и что здесь такого? Внес новую строчку в штатное расписание и забудь. Но не все так просто.

Мы все действуем в рамках правового поля.

Чтобы избежать неприятных ответов в ГИТ, нам нужно выполнить ряд формальных требований в плане подготовки локальных нормативных актов до того, как мы примем человека на работу.

Но личный опыт показывает, что между желанием заказчиков вакансии должен состояться внутренний фильтр. Важно, чтобы было точное название новой должности, ее функционал, административное и функциональное подчинение. И не общими шаблонными фразами («решать цели и задачи в плане маркетинга в социальных сетях. »), а конкретными пунктами:

ведение корпоративного аккаунта в Инстаграме (4 поста в день),

Если в компании есть система грейдов, нужно понять, какой грейд присвоен новой должности и почему?

Если есть нормы по соотношению руководителей и линейного персонала, надо понять, насколько введение новой должности изменит пропорции.

На этих простых примерах мы видим, как изменение численности влияет на структуру штатного расписания, и какие затраты и риски мы берем на себя при изменении численности организации.

Регистрируйтесь на БЕСПЛАТНЫЕ УРОКИ
Научитесь планировать численность персонала под задачи компании

ВЫБРАТЬ УРОК

Методики расчета штатной численности

Про цели расчета численности мы поговорили выше. Понятно, что это необходимо. Следующий вопрос — как рассчитать штатную численность?

Здесь мы соприкасаемся с университетской дисциплиной «Экономика труда» и реальностью жизни. Советская и российская экономическая школа (Бухалков, М. И, Бычин, В.Б.Либерман) дают хорошо разработанный базис для нормирования производства, АПК, отчасти — инженерно-технических работников. Но, как показывает практика, к данным нормам надо подходить с осторожностью.

Например, в животноводстве количество рабочего персонала базируется на понятии условная голова. Теленок = 0,5 у. г, бык-производитель = 2 у.г., и количество людей рассчитывается, исходя из планируемой численности поголовья в условных головах. А количество техники, и соответственно механизаторов, — из обрабатываемой площади, количества операций, сроков выполнения сельхозработ.

Кто их рассчитывает?

Профильные специалисты на основе своего мнения. Заглянем в IT-индустрию. Принцип рынка прост, работает по схеме time and material, или по-русски — человекочасы. Из них складывается стоимость разработки. А как рассчитывают человекочасы?

Их сообщают либо сами разработчики, либо СТО (технический директор).

Как мы видим, в основе всего лежит все тот же человеческий фактор. Лучшим решением для своей собственной нормы видится комплексный анализ с привлечением экспертов.

Что такое штатная численность работников и ее отличия от других видов

Среднесписочная численность работников — это показатель, рассчитываемый за определенный период. Его получают путем подсчета работников, для которых место работы является основным + работники с неполной занятостью.

Списочная численность работников предприятия — это почти все, кто на нем работает, кроме отдельных категорий.

Фактическая численность — те, кто действительно работают в организации.

Штатная численность — наиболее сложный для расчета показатель. В нем применяются знания из экономики труда. Мы рассчитываем планируемый объем работ и делим его на норму. Для полного понимания того, сколько нам потребуется персонала, мы должны учесть коэффициент невыполнения и коэффициент абсентеизма.

Тогда мы получим то число работников, которое надо вносить в штатное расписание. Но стоит учесть и коэффициент текучести персонала, чтобы не сесть в лужу.

Среднесписочная численность вновь созданной организации: важная особенность

Вновь созданные организации при расчете суммируют среднесписочную численность за все отработанные в соответствующем году месяцы и делят полученную сумму на 12, а не на количество месяцев работы , как можно было бы предположить (п. 79.10 указаний Росстата № 832, п. 77.10 указаний Росстата № 872).

Например, организация создана в сентябре. Среднесписочная численность работников в сентябре составляла 60 чел., в октябре — 64 чел., в ноябре — 62 чел., в декабре — 59 чел. Среднесписочная численность работников за год составит 20 человек:

(60 + 64 + 62 + 59) / 12.

Порядок расчета среднесписочной численности может определяться спецификой режима налогообложения. Так, есть нюансы при применении ПСН.

Списочная численность работников: что это и как ее посчитать

Списочная численность — это численность персонала организации на определенный календарный день месяца. В нее включаются все работники, с которыми заключены трудовые договоры, включая временных и сезонных, а также работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату в данной организации. Причем не только те, кто фактически отработал этот день, но и те, кто отсутствовал на работе, например, был в командировке, на больничном, в отпуске (в т. ч. за свой счет) и даже прогулял работу (полный перечень см. в п. 77 указаний Росстата № 832, в п. 75 указаний Росстата № 872).

Категории работников, не учитываемых в списочной численности, приведены в п. 78 указаний Росстата № 832 и в п. 76 указаний Росстата № 872. В частности, это:

внешние совместители;
работающие по договорам ГПХ;
собственники, не получающие в организации зарплату и др.

Работницы, находящиеся в декрете или «детских» отпусках, в общем случае включаются в списочную численность, но не учитываются в среднесписочной. Но если они трудятся неполный день или на дому с сохранением пособия, в ССЧ их учитывают (п. 79.1 указаний Росстата № 832, п. 77.1 указаний Росстата № 872). С 2020 года работника, уволенного в пятницу, включать в списочную численность за субботу и воскресенье не надо (п. 76 указаний Росстата № 711, п. 74 указаний Росстата № 872).

Где и зачем применяется списочная численность работников

Списочная численность работающих — одна из характеристик работодателя, позволяющая решать целый ряд задач:

оценить эффективность труда;
рассчитать объем реальной выработки;
произвести расчет средней заработной платы.

Может пригодиться: как составить отчет о среднесписочной численности

Методы расчета и сбора сведений о списочной численности работников

Метод определения количества персонала по списку содержится в указаниях, утвержденных Приказом Росстата от 30.11.2022 № 872. Показатель определяется в соответствии с:

приказами о приеме на работу и трудовыми договорами;
распоряжениями о переводе;
данными о прекращении трудовых отношений.

Показатель формируется за конкретный день и подтверждается данными табелей учета рабочего времени.

Может пригодиться: как заполнить табель учета рабочего времени

Показатель списочного состава — целое число вне зависимости от отработанного времени и любых других факторов.

Когда нужна среднесписочная численность

Во-первых, показатель ССЧ входит в ряд отчетов, которые сдают предприятия в контролирующие органы. Например, ССЧ отражается в расчете по страховым взносам, расчете 4-ФСС, некоторых формах отчетности в Росстат (П-4, П-5 и т. д.)

Во-вторых, на основе величины ССЧ бухгалтер определяет способ подачи отчетности в госорганы.

Так согласно п. 3 ст. 80 НК РФ налогоплательщик обязан сдать декларацию электронно, если его ССЧ за предшествующий год больше 100 человек.

А расчет 4-ФСС в Соцстрах сдают электронно, если ССЧ за предшествующий расчетный период больше 25 человек (ст. 24 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Важен показатель ССЧ и для применения некоторых льгот.

Так, вновь созданные IT-компании вправе претендовать на льготу по страховым взносам, если их ССЧ не меньше 7 человек (ст. 427 НК РФ).

А предприятия, на которых трудятся инвалиды, могут получить освобождение от НДС, если ССЧ инвалидов среди работников не меньше 50% (письмо Минфина № 03-01-11/82904 от 22.09.2020).

Когда нужна средняя численность

Средняя численность важна для организаций и ИП, которые применяют спецрежимы.

Так, компания (ИП) потеряет право на применение УСН, если по итогам отчетного (налогового) периода ССЧ превысит 130 человек. А лимит ССЧ для применения патента предпринимателем — не более 15 человек.