В компаниях на одну и ту же должность могут быть разные требования и обязанности сотрудника. Помочь сотруднику успешно влиться в работу, а работодателю обозначить свои ожидания может должностная инструкция.
Такая инструкция для многих отраслей документ не обязательный, но очень полезный и важный. Она может ощутимо упростить управление персоналом и избежать многих проблем и вопросов в коллективе.
В статье даем подробный гайд, как составить должностную инструкцию, какие пункты обязательно нужно внести, а какие разрабатываются индивидуально под нужды компании, делимся примерами.
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция — это документ, который может содержать:
- обязанности сотрудника на конкретной должности;
- требования к уровню его образования и навыкам;
- требования к имеющимся разрядам и квалификации, опыту работу;
- информацию о возможных поощрениях и штрафных санкциях;
- описание персональной ответственности;
- порядок ухода в отпуска, на больничные и увольнение.
Инструкция может быть двух типов:
- типовая;
- индивидуальная.
Первая пишется под конкретную должность и все сотрудники, занимающие эту должность, обязуются соблюдать единые правила и стандарты. Вторая может быть написана индивидуально под конкретного человека. Должностная инструкция — это своего рода договор между сторонами, который регламентирует взаимодействие сторон подробнее, чем официальный трудовой и содержит более простые и понятные формулировки. Она может быть как приложением к трудовому договору, так и отдельным документом. По-другому должностную инструкцию могут называть также должностными обязанностями, должностным регламентом, инструкцией сотрудника.
Простыми словами, должностная инструкция — это список прав и обязанностей сотрудника.
Кто такой интернет-маркетолог, сколько зарабатывает и как им стать, обязанности
Зачем нужна должностная инструкция
Сотруднику документ помогает в доступной форме понять:
- что от него требуется и как это должно быть выполнено;
- за что он отвечает, в том числе материально;
- как ему взаимодействовать с начальством и коллегами;
- за что его похвалят;
- за что накажут или оштрафуют.
Работодателю инструкция может помочь:
- При масштабировании компании, для средних и крупных компаний.
В маленьких коллективах и стартапах часто управление персоналом происходит в «ручном» режиме. В тот момент, когда сотрудники перестают помещаться в одном небольшом кабинете, контролировать каждого сотрудника индивидуально становится невозможно и требуется разработка единых требований, правил и стандартов.
Про должностные инструкции — Елена А. Пономарева
Например, работодателю быстрее написать одну должностную инструкцию для 5 сотрудников одной должности и контролировать ее выполнение, чем постоянно повторять сотрудникам правила, дублировать информацию для новичков и отвечать на кучу возникающих рабочих вопросов.
Обосновать отказ при приеме на работу.
Должностная инструкция может содержать требования к деловым качествам работника, его навыкам, опыту работы и квалификации. При ее наличии работодателю проще отказать в должности кандидату, избежать спорных ситуаций и обосновать отказ наличием документа.
Периодически у работодателя возникает необходимость обосновать причину увольнения или, в крайних случаях, доказать в суде законность увольнения. Должностная инструкция помогает доказать, что человек не выполнял своих обязанностей и не соответствовал должности.
Должностная инструкция поможет проверить сотрудника на соответствие должности во время испытательного срока: понять справляется ли, все ли знания и навыки из резюме подтвердились, насколько сотрудник обучился и влился в работу и т.д.
Когда и для кого она обязательна
Согласно письму Минтруда России от 25.04.2022 № 14-2/ООГ-2707 и письму Роструда от 31.10.2007 N 4412-6, написание должностной инструкции не является обязательным требованием к работодателю. Но по трудовому кодексу — это локальный правовой акт, который компания вправе принять.
Единых требований к составлению документа и его содержанию нет, каждая компания может разрабатывать их исключительно под свои нужды. При разработке инструкции можно опираться на Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих.
Должен ли работодатель составлять должностные инструкции
В Письме Минтруда РФ от 25.04.2022 N 14-2/ООГ-2707 уточняется, что поскольку Трудовой кодекс РФ не регулирует вопросы ведения должностной инструкции, работодатель не обязан составлять такой документ.
При этом Роструд рассматривает должностную инструкцию как «неотъемлемый инструмент регулирования трудовых отношений», который определяет задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника (Письмо от 09.08.2007 N 3042-6-0).
Отсутствие должностной инструкции не является нарушением трудового законодательства и не влечет за собой ответственность, но может иметь негативные последствия. Но все же для некоторых профессий наличие должностной инструкции обязательно. Например, для частных охранников (Закон РФ от 11.03.92 N 2487-I), работников ядерных объектов (Приказ Ростехнадзора от 08.09.2015 № 343).
Важно, чтобы должностная инструкция содержала только деловые качества работника. Это позволит, в случае необходимости, доказать в суде обоснованность отказа в приеме на работу (п. 10 абз. 3 Постановление Пленума ВС от 17.03.2004 № 2).
Кроме того, такой документ позволяет работодателю объективно оценивать эффективность работника во время испытательного срока, распределять трудовые функции и определять, насколько добросовестно работник выполняет свои трудовые функции.
С учетом имеющихся рисков Роструд дает рекомендации:
- Разрабатывать должностные инструкции по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании.
- Использовать в качестве основы для разработки должностных инструкций квалификационные характеристики из Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих.
Отличия между должностной инструкцией и рабочей инструкцией
В Письме Роструда от 24.11.2008 № 6234-ТЗ уточняется, что понятие «должностная инструкция» используется для определения содержания выполняемой трудовой функции работника на определенной должности.
При этом для определения содержания выполняемой трудовой функции рабочих применяются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Такие справочники нужны для тарификации работ, присвоения квалификационных разрядов рабочим и составления программ по подготовке и повышению квалификации рабочих.
Эксперты Роструда советуют для определения содержания выполняемой трудовой функции работников, замещающих определенные должности, составлять должностные инструкции, а для определения содержания выполняемой трудовой функции рабочих разрабатывать производственные (по профессии) инструкции.
Как разработать должностную инструкцию
Должностные инструкции разрабатывают и согласовывают с юристами (юридическим отделом) руководители отделов или их заместители. Также должностная инструкция может быть разработана кадровой службой. В таком случае документ необходимо согласовывать с соответствующими подразделениями или должностными лицами, курирующими соответствующее направление компании.
При составлении должностной инструкции нужно использовать квалификационные характеристики различных должностей из справочника.
Документ обычно состоит из нескольких разделов.
Общие положения. Включает наименование должности, нормативные акты, в соответствии с которыми работник исполняет обязанности, подчиненность и т.д.
Требования к квалификации. Раздел подразумевает уровень образования, навыков и умений, которым должна соответствовать должность.
Права работника. Здесь указывается перечень прав, которые предоставлены работнику для выполнения обязанностей во взаимоотношении с другими работниками организации.
Права и обязанности — разделы, в которых не следует использовать общие и противоречивые фразы, так как они могут быть истолкованы двусмысленно. Роструд рекомендует подходить рационально к распределению трудовых функций: не возлагать одни и те же задачи на разных работников, опираться на опыт и квалификацию сотрудника.
Ответственность. Определенные санкции прописываются за невыполнение обязанностей и за неиспользование прав для качественного и своевременного выполнения обязанностей.
Для утверждения должностной инструкции издается приказ. Каждая инструкция должна иметь гриф «Утверждаю» и подпись руководителя.
Для ознакомления работника с должностной инструкцией можно использовать журнал ознакомления. Также нужно выдать работнику его экземпляр должностной инструкции.
Изменение должностной инструкции
Порядок внесения изменений в должностную инструкцию зависит от способа ее оформления. Если она оформлена как приложение к трудовому договору, то придется вносить изменения в договор и заключать допсоглашение к нему.
Если должностная инструкция — отдельный документ, для внесения изменений потребуется приказ о внесении соответствующих изменений.
Причиной внесения изменений в должностную инструкцию могут быть изменения обязательных условий трудового договора: содержания трудовой функции, режима рабочего времени и т.д. (Письмо Минтруда РФ от 27.09.2022 N 14-6/ООГ-6058).
Изменение трудовой функции будет считаться переводом на другую работу, что требует обязательного согласия работника (ст. 72.1 ТК РФ). В этом случае нужно заранее письменно уведомить об этом работника. Изменения в должностную инструкцию вносятся только после того, как работник выразил согласие на продолжение трудовых отношений.
Автоматизация большинства кадровых бизнес-процессов, регламентированная отчетность, гибкая настройка внутренней аналитики.
Реклама 16+. АО «ПФ «СКБ Контур». Реквизиты ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.
Автоматизация большинства кадровых бизнес-процессов, регламентированная отчетность, гибкая настройка внутренней аналитики.
Реклама 16+. АО «ПФ «СКБ Контур». Реквизиты ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.
Обязательное применение профстандартов при составлении должностных инструкций
- закон предусматривает компенсацию, льготы или ограничения для работы на данной должности.
- обязанности по должности могут выполнять только работники с определенным образованием, знаниями или опытом.
Если работодатель обязан применять профессиональные стандарты к должности работника, он должен подготовить инструкцию, разъясняющую требования профессиональных стандартов для конкретной должности.
Разработка и утверждение должностных инструкций
Чтобы утвердить должностную инструкцию как отдельный локальный акт, создайте распоряжение в свободной форме об утверждении должностной инструкции.
Инструкция должна быть подписана всеми сотрудниками, которые будут занимать данную должность. Обязательно предоставьте каждому работнику копию его должностной инструкции.
Положение о разработке и утверждении должностных инструкций: что должно быть в документе
Положение о разработке должностных инструкций — необязательный документ, но в нем излагаются общие требования к процедурам подготовки, согласования, утверждения и пересмотра должностных инструкций. При наличии такого документа должностные инструкции могут упорядочить работу, сделать ее четкой и единообразной. Кроме того, само создание должностной инструкции станет упорядоченным, несложным процессом. Например, сделайте обязательным включение в должностную инструкцию следующих ключевых разделов:
- Ключевые положения (цель и задачи, ради которых составляется документ).
- Требования к должностным инструкциям в компании.
- Порядок разработки, согласования и визирования инструкций.
- Заключительные положения.
1. Должностная инструкция руководителя ООО
ДИ руководителя организации в ООО как ЛНА вправе утвердить единственный участник/общее собрание или совет директоров в зависимости от структуры органов управления ООО (п. 2.1 ст. 32, п. 2 ст. 33 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).
Если ДИ оформляется как приложение к ТД с руководителем, то она подписывается от имени ООО лицом, председательствовавшим на общем собрании участников ООО, на котором был избран руководитель, или участником ООО, уполномоченным решением общего собрания участников ООО, либо, если решение этих вопросов отнесено к компетенции совета директоров ООО, председателем совета директоров ООО или лицом, уполномоченным решением совета директоров ООО.
При утверждении новой ДИ не забывайте проверить полномочия членов совета директоров, актуальность представителей участников ООО, в также проверить ранее подписанные аналогичные документы.
2. Должностная инструкция руководителя АО
Если ДИ оформляется как приложение к ТД с руководителем, то подписывается от имени АО председателем совета директоров АО или лицом, уполномоченным советом директоров АО.
Оставьте заявку и получите консультацию от экспертов СберРешений в области трудового права. Грамотно разработанная должностная инструкция позволяет эффективно контролировать работу сотрудников, привлекать недобросовестных работников к ответственности и защитить свою позицию в случае судебного спора. Эксперты помогут грамотно оформить отношения с работником, чтобы избежать взаимных претензий.
Канал «Разумное управление» для владельцев бизнеса и топ-менеджеров
Кто составляет должностную инструкцию на работника в организации
Один из самых серьёзных внутрикорпоративных споров – кто же должен писать должностные инструкции? Отдел кадров? Юристы? Руководство компании?
Отвечаем: Должностная инструкция составляется непосредственным руководителем сотрудника или его заместителем, после чего согласовывается с юридическим отделом (если таковой имеется) или другими подразделениями компании. Неправильно привлекать для работы над составлением инструкции отдел кадров, как часто бывает на практике. Кадровики не могут знать специфики работы каждого сотрудника компании и вынуждены подходить к составлению инструкции формально, из-за чего этот инструмент управления не работает.
Для чего нужны должностные инструкции?
Основная функция должностной инструкции – подробное описание обязанностей, полномочий, а главное, сферы ответственности сотрудника организации, занимающего конкретную должность. Но помимо этого должностные инструкции помогают лучше организовать связи между сотрудниками, определить критерии оценки полноты и качества работы сотрудника, служат основой при трудовых спорах или при проверках контролирующими органами. К сожалению, зачастую работодатель не придает значения должностным инструкциям, из-за этого часто возникают разногласия между сотрудниками и руководством: сотрудники отказываются выполнять какую-либо работу, ссылаясь на то, что это не их обязанности. Поэтому мы рекомендуем разработать должностную инструкцию перед приемом нового сотрудника на работу, чтобы избежать неприятных ситуаций в дальнейшем.
Все мы помним известную сказку Дж. Р. Толкиена «Властелин Колец». Мы решили показать вам важность наличия у сотрудника должностной инструкции на примере хранителя кольца Фродо Беггинса. Эта должностная инструкция шуточная, образцы настоящих должностных инструкций, которые вы можете скачать и отредактировать, представлены внизу статьи.
Правила оформления должностных инструкций
Должностная инструкция печатается на фирменном бланке предприятия, который содержит информацию о наименовании и местонахождении компании. В правом верхнем углу обязательно поставить гриф утверждения. В тексте самой инструкции указываются общие положения (о чем настоящая инструкция, о какой должности идет речь, какие требования выдвигаются к сотруднику, кому подчиняется и т.д.), должностные обязанности, права и ответственность.
Подписывается инструкция руководителем структурного подразделения, для которого написана должностная инструкция. В обязательном порядке указывается его ФИО, должность, ставится его подпись и дата. Ниже располагаются визы лиц, согласовавших должностную инструкцию (также с указанием ФИО, должности, проставлением подписи и даты).
В самом конце должностную инструкцию подписывает сам сотрудник, занимающий эту должность (он пишет: с инструкцией ознакомлен. Должность, подпись, расшифровка подписи и дата ознакомления). Документ должен быть составлен в трех экземплярах, один экземпляр хранится у сотрудника, второй – у руководителя, третий – в отделе кадров.
Как и обещали, вот примеры должностных инструкций:
- Должностная инструкция Бухгалтера (скачать в word)
- Должностная инструкция Директора (скачать в word)
- Должностная инструкция Заведующего складом (скачать в word)
- Должностная инструкция Инженера по строительству (скачать в word)
- Должностная инструкция Маркетолога (скачать в word)
- Должностная инструкция Менеджера (скачать в word)
- Должностная инструкция Мастера участка (скачать в word)
- Должностная инструкция Начальника отдела кадров (скачать в word)
Как применять правильные должностные инструкции. Скачайте бесплатно памятку
10 страниц
С примерами
Для чего и как использовать должностные инструкции
1. Описание вакансии или рассказ о вакансии
2. Вопросы для собеседования
3. При вводе в должность
4. Оценка и контроль работы сотрудника (самое важное)
5. Наведение порядка и введение новых требований
6. Аттестация и планирования развития сотрудника
7. В трудовых конфликтах
8. Для накопления опыта вашей компании
9. Для анализа и оптимизации работы
Рекомендуемые материалы из Базы знаний
Процессное управление и его отличие от ручного
Что вообще такое это загадочное процессное управление? Как оно конкретно выглядит, в чём состоит? Отличие начинается с того, как именно распределяются и ставятся задачи сотрудникам, и как принимается по ним работа.
Переход от ручного управления к системе
Бизнес-кейс: Пример оптимизации бизнес-процессов на складе. Переход от ручного управления к системе. Оценка должностной инструкции по качеству
Чеклист и пример оценки. Проверьте ваши должностные инструкции
Получайте полезные материалы
Наша рассылка «Приёмы и методы настройки бизнеса»
Выходит 1 раз в месяц:
→ Новые статьи в Базе знаний
→ Кейсы и примеры из практики
→ Инфографика
→ Чеклисты и формы
Любое использование либо копирование материалов или подборки материалов сайта, изображений, текстов и др. допускается лишь с разрешения правообладателя и только с активной ссылкой на источник: spb-progressor.ru
Соглашение о конфиденциальности | Понравился сайт? Связь с разработчиком сайта
Порядок утверждения и подписания должностной инструкции
Обычно гриф с отметкой «Утверждаю» размещен на первой странице должностной инструкции. Там ставит подпись руководитель компании, также должна быть указана его должность. Отметим, что иногда гриф на титульнике должностной инструкции отсутствует – это не нарушение. В этом случае руководитель компании может поставить свою подпись в другом месте.
Бывают случаи, когда работник отказывается подписывать должностную инструкцию. Однако выполнять ее требования ему так или иначе необходимо, ведь ответственность никто с него не снимает. Нужно зафиксировать факт отказа ставить подпись в соответствующем Акте. В случае споров этот документ может помочь компании.
Как внести изменения в должностную инструкцию
При смене названия организации, трудового функционала работников, его должностных обязанностей, наименования должностей и т.д., естественно, нужно вносить соответствующие изменения в документ.
При смене названия предприятия необходимо:
- внести изменения в титульник должностной инструкции;
- утвердить документ у директора предприятия;
- письменно ознакомить работника с новой редакцией.
При изменении той или иной текстовой части должностной инструкции необходимо:
- либо выпустить приказ о том, что изменена текстовая часть должностной инструкции, сделать приложение к уже утвержденному документу и письменно ознакомить работника с приказом;
- либо принять решение об утверждении новой должностной инструкции, а предыдущую редакцию считать недействительной.
При изменении трудовых обязанностей работника в одностороннем порядке сотрудник должен быть уведомлен об этом в срок не менее 60 дней.
При кардинальной смене должностной инструкции необходимо разработать и утвердить новую.
В каких случаях помогла должностная инструкция: судебная практика
Исходя из судебной практики, можно сделать вывод, что наличие должностной инструкции (ДИ) является своеобразным «спасательным кругом» для компании, то есть повышает шансы стать стороной, выигравшей судебный спор.
Если в ДИ точно прописаны обязанности работника и требования, предъявляемые к кандидату на должность, то такой документ уже не будет считаться формальным, а станет для работодателя действенным инструментом для обоснования тех или иных кадровых решений. Рассмотрим несколько спорных ситуаций.
Первая ситуация. ДИ как обоснование отказа в приеме на работу
Кандидат на должность шефа-кондитера, которому отказали в приеме на работу, обратился с иском судебный орган, добивался признать процесс подбора персонала в компании противоречащим закону и обязать работодателя заключить с ним ТД.
В этом споре должностная инструкция сыграла на руку работодателю, т.к. в ней были подробно прописаны все требования к кандидату на должность. Так как кандидат не соответствовал большей части из них, ему было отказано в приеме на работу. Суд выиграл работодатель.
Вторая ситуация. ДИ как обоснование дисциплинарного взыскания
Специалист IT-отдела подал исковое заявление, желая оспорить дисциплинарное взыскание, которое предъявил ему работодатель. Однако ДИ, с которой ознакомился и которую подписал специалист IT-отдела, содержала пункт о том, что, в случае невыполнения сотрудником определенных обязанностей, работодатель вправе применить к работнику дисциплинарное взыскание. Суд принял во внимание данный факт и встал на сторону компании.
Как подобрать благонадежных сотрудников и сохранить репутацию компании?
Составление должностных инструкций – это один из шагов на пути к формированию надежного кадрового состава организации. Документ помогает закрепить, каким требованиям должен соответствовать будущий работник, какими профессиональными знаниями владеть и какими будут его задачи на рабочем месте. Должностная инструкция обеспечивает защиту от рисков при судебных разбирательствах, да и просто вносит ясность во взаимоотношения работодателя и сотрудника.
Также защитить от рисков репутацию компании помогает оценка уровня благонадежности будущих сотрудников еще на этапе подбора персонала.
Используя сервис проверки соискателей и сотрудников от SpectrumData, вы сможете убедиться в надежности кандидата или, наоборот, – отказаться от сотрудничества с ним. Проверка займет всего три минуты – именно через такое время после запроса вы получите развернутый отчет о соискателе.
Информация об интересующем вас кандидате или сотруднике выгружается из более чем 70 государственных и коммерческих баз данных, при этом с соблюдением всех требований закона о персональных данных. Вы сможете без труда проверить правовую благонадежность гражданина, начиная от различного рода правонарушений до участия в арбитражных делах и нахождения в розыске, действительность его документов, финансовое положение, а также выполнить проверку соцсетей и мессенджеров.
Выбор пакета проверок зависит от потребностей компании – доступны несколько вариантов: базовый, расширенный и максимальный. Оставьте заявку на демо-доступ, чтобы познакомиться с наполнением отчетов.
Чтобы оценить достоверность и объективность данных, предоставляемых сервисом, оформите бесплатный тестовый доступ, с помощью которого можно провести несколько бесплатных проверок реальных кандидатов.
