Кто должен составлять должностные инструкции в организации на работников

Содержание

Должностная инструкция — это документ, определяющий обязанности, полномочия, ответственность, права, квалификационные требования и формы поощрения работников на занимаемых в компании должностях.

Должностная инструкция составляется и согласовывается руководителем отдела или его представителем совместно с юристом (юридическим отделом). Должностная инструкция может быть также подготовлены отделом кадров. В этом случае она должна быть утверждена соответствующим отделом организации или руководителем.

Необходимо иметь три экземпляра этой инструкции: один для отдела кадров, один для руководителя отдела и один для работника . Набор должностных инструкций должен охватывать все функции отдела и равномерно распределять нагрузку между сотрудниками в зависимости от их квалификации.

Контроль за предоставлением должностных инструкций в организацию возлагается на директора по персоналу.

Как составить должностную инструкцию

При подготовке должностной инструкции следует учитывать уставной документ, описывающий обязанности и функции компании, имеющиеся квалификационные характеристики и требования к должности, а также стандартные трудозатраты для данной должности на выполнение работ.

Необходимо соблюдать очередность выполнения задач, избегая дублирования обязанностей между сотрудниками и поручая более сложные задачи более высококвалифицированным сотрудникам.

Каждый сотрудник должен быть наделен всеми полномочиями и правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения своих обязанностей.

У работника должен быть один непосредственный руководитель.

Должностная инструкция обычно состоит из пяти разделов.

— точное и полное наименование должности работника;

— уровень оплаты труда, условий премирования, методы поощрения;

— подчиненность работника и наличие у работника подчиненных;

— порядок замещения работника в случае его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т д.);

— перечень документов, которыми руководствуется работник в своей деятельности (законодательные акты РФ, устав учреждения, инструкции, рекомендации и т п.).

Основные задачи и должностные обязанности:

— задачи, выполнение которых возлагается на работника;

Оставьте заявку на консультацию юриста:

— конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач.

— перечень прав, предоставляемых работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

— ответственность работника за невыполнение обязанностей;

— ответственность данного работника за действия его подчиненных, если таковые есть.

— требования к уровню образования, квалификации, стажу работы и иным характеристикам, позволяющим успешно выполнять обязанности по должности.

Должностные инструкции составляются на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационном справочнике или профессиональных стандартах.

Если должность, для которой работодателю необходимо составить должностную инструкцию, отсутствует в квалификационном справочнике, то организация может использовать квалификационные характеристики аналогичной (смежной) должности или создать их на основе тех прав и обязанностей, которые она намерена предоставить работнику, принятому на эту должность. Законодательных ограничений на этот счет нет.

Обязательное применение профстандартов при составлении должностных инструкций

закон предусматривает компенсацию, льготы или ограничения для работы на данной должности.
обязанности по должности могут выполнять только работники с определенным образованием, знаниями или опытом.

Если работодатель обязан применять профессиональные стандарты к должности работника, он должен подготовить инструкцию, разъясняющую требования профессиональных стандартов для конкретной должности.

Внедряем профстандарты: как составлять и вносить изменения в должностные инструкции работников

Кто должен составлять должностные инструкции в организации на работников

Один из самых серьёзных внутрикорпоративных споров – кто же должен писать должностные инструкции? Отдел кадров? Юристы? Руководство компании?

Отвечаем: Должностная инструкция составляется непосредственным руководителем сотрудника или его заместителем, после чего согласовывается с юридическим отделом (если таковой имеется) или другими подразделениями компании. Неправильно привлекать для работы над составлением инструкции отдел кадров, как часто бывает на практике. Кадровики не могут знать специфики работы каждого сотрудника компании и вынуждены подходить к составлению инструкции формально, из-за чего этот инструмент управления не работает.

Для чего нужны должностные инструкции?

Основная функция должностной инструкции – подробное описание обязанностей, полномочий, а главное, сферы ответственности сотрудника организации, занимающего конкретную должность. Но помимо этого должностные инструкции помогают лучше организовать связи между сотрудниками, определить критерии оценки полноты и качества работы сотрудника, служат основой при трудовых спорах или при проверках контролирующими органами. К сожалению, зачастую работодатель не придает значения должностным инструкциям, из-за этого часто возникают разногласия между сотрудниками и руководством: сотрудники отказываются выполнять какую-либо работу, ссылаясь на то, что это не их обязанности. Поэтому мы рекомендуем разработать должностную инструкцию перед приемом нового сотрудника на работу, чтобы избежать неприятных ситуаций в дальнейшем.

Все мы помним известную сказку Дж. Р. Толкиена «Властелин Колец». Мы решили показать вам важность наличия у сотрудника должностной инструкции на примере хранителя кольца Фродо Беггинса. Эта должностная инструкция шуточная, образцы настоящих должностных инструкций, которые вы можете скачать и отредактировать, представлены внизу статьи.

Правила оформления должностных инструкций

Должностная инструкция печатается на фирменном бланке предприятия, который содержит информацию о наименовании и местонахождении компании. В правом верхнем углу обязательно поставить гриф утверждения. В тексте самой инструкции указываются общие положения (о чем настоящая инструкция, о какой должности идет речь, какие требования выдвигаются к сотруднику, кому подчиняется и т.д.), должностные обязанности, права и ответственность.
Подписывается инструкция руководителем структурного подразделения, для которого написана должностная инструкция. В обязательном порядке указывается его ФИО, должность, ставится его подпись и дата. Ниже располагаются визы лиц, согласовавших должностную инструкцию (также с указанием ФИО, должности, проставлением подписи и даты).

В самом конце должностную инструкцию подписывает сам сотрудник, занимающий эту должность (он пишет: с инструкцией ознакомлен. Должность, подпись, расшифровка подписи и дата ознакомления). Документ должен быть составлен в трех экземплярах, один экземпляр хранится у сотрудника, второй – у руководителя, третий – в отделе кадров.

Как и обещали, вот примеры должностных инструкций:

Должностная инструкция Бухгалтера (скачать в word)
Должностная инструкция Директора (скачать в word)
Должностная инструкция Заведующего складом (скачать в word)
Должностная инструкция Инженера по строительству (скачать в word)
Должностная инструкция Маркетолога (скачать в word)
Должностная инструкция Менеджера (скачать в word)
Должностная инструкция Мастера участка (скачать в word)
Должностная инструкция Начальника отдела кадров (скачать в word)

Что подарить коллегам на Новый год? 10 вариантов подарков до 500 рублей

Выбрать подарки коллегам на Новый год до 500 рублей с учетом индивидуальных особенностей каждого работника невозможно. Сотрудники различаются между собой полом, характерами, темпераментом, интересами, трудятся в разных отделах и имеют соответствующий круг общения. Если […]

Кажется, взаимным упрекам на интернет-форумах нет конца — рекрутеры недовольны кандидатами, а кандидаты то и дело возмущаются поведением HR-менеджеров. В чем причины этого противостояния и как сделать рекрутера своим другом, […]

Комментариев пока нет, но вы можете стать первым

Источник: osnovap.ru

Получайте полезные материалы

Наша рассылка «Приёмы и методы настройки бизнеса»

Выходит 1 раз в месяц:
→ Новые статьи в Базе знаний
→ Кейсы и примеры из практики
→ Инфографика
→ Чеклисты и формы

Любое использование либо копирование материалов или подборки материалов сайта, изображений, текстов и др. допускается лишь с разрешения правообладателя и только с активной ссылкой на источник: spb-progressor.ru
Соглашение о конфиденциальности | Понравился сайт? Связь с разработчиком сайта

Как разработать должностную инструкцию

Должностные инструкции разрабатывают и согласовывают с юристами (юридическим отделом) руководители отделов или их заместители. Также должностная инструкция может быть разработана кадровой службой. В таком случае документ необходимо согласовывать с соответствующими подразделениями или должностными лицами, курирующими соответствующее направление компании.

При составлении должностной инструкции нужно использовать квалификационные характеристики различных должностей из справочника.

Документ обычно состоит из нескольких разделов.

Общие положения. Включает наименование должности, нормативные акты, в соответствии с которыми работник исполняет обязанности, подчиненность и т.д.

Требования к квалификации. Раздел подразумевает уровень образования, навыков и умений, которым должна соответствовать должность.

Права работника. Здесь указывается перечень прав, которые предоставлены работнику для выполнения обязанностей во взаимоотношении с другими работниками организации.

Права и обязанности — разделы, в которых не следует использовать общие и противоречивые фразы, так как они могут быть истолкованы двусмысленно. Роструд рекомендует подходить рационально к распределению трудовых функций: не возлагать одни и те же задачи на разных работников, опираться на опыт и квалификацию сотрудника.

Ответственность. Определенные санкции прописываются за невыполнение обязанностей и за неиспользование прав для качественного и своевременного выполнения обязанностей.

Для утверждения должностной инструкции издается приказ. Каждая инструкция должна иметь гриф «Утверждаю» и подпись руководителя.

Для ознакомления работника с должностной инструкцией можно использовать журнал ознакомления. Также нужно выдать работнику его экземпляр должностной инструкции.

Изменение должностной инструкции

Порядок внесения изменений в должностную инструкцию зависит от способа ее оформления. Если она оформлена как приложение к трудовому договору, то придется вносить изменения в договор и заключать допсоглашение к нему.

Если должностная инструкция — отдельный документ, для внесения изменений потребуется приказ о внесении соответствующих изменений.

Причиной внесения изменений в должностную инструкцию могут быть изменения обязательных условий трудового договора: содержания трудовой функции, режима рабочего времени и т.д. (Письмо Минтруда РФ от 27.09.2022 N 14-6/ООГ-6058).

Изменение трудовой функции будет считаться переводом на другую работу, что требует обязательного согласия работника (ст. 72.1 ТК РФ). В этом случае нужно заранее письменно уведомить об этом работника. Изменения в должностную инструкцию вносятся только после того, как работник выразил согласие на продолжение трудовых отношений.

Автоматизация большинства кадровых бизнес-процессов, регламентированная отчетность, гибкая настройка внутренней аналитики.

Реклама 16+. АО «ПФ «СКБ Контур». Реквизиты ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.

2. Должностная инструкция руководителя АО

Если ДИ оформляется как приложение к ТД с руководителем, то подписывается от имени АО председателем совета директоров АО или лицом, уполномоченным советом директоров АО.

Оставьте заявку и получите консультацию от экспертов СберРешений в области трудового права. Грамотно разработанная должностная инструкция позволяет эффективно контролировать работу сотрудников, привлекать недобросовестных работников к ответственности и защитить свою позицию в случае судебного спора. Эксперты помогут грамотно оформить отношения с работником, чтобы избежать взаимных претензий.

Канал «Разумное управление» для владельцев бизнеса и топ-менеджеров

Проект «Разработка должностных инструкций»

Поможем грамотно оформить отношения с работником, чтобы избежать взаимных претензий

Реклама: АО «Интеркомп», ИНН: 7709688816, erid: LjN8JxKds

Кто пишет должностную инструкцию?

Как отмечалось в начале статьи, вопрос разработки должностной инструкции в компании лежит на руководителе подразделения. Именно начальник должен составлять документ для починенных в течение 3-х суток с момента оформления трудового договора. После разработки инструкция передается на согласование вышестоящему лицу, начальнику отдела кадров, а также юристконсульту. После прохождения всех процедур утвержденный документ передается для изучения сотруднику.

В инструкции должны содержаться следующие разделы:

Общие положения — название компании, подчиненность, квалификационные требования, перечень нормативных актов, которым должен следовать сотрудник при выполнении своих обязательств.
Цели и обязанности. В этом разделе отражаются обязательства организационного характера и функциональные задачи.
Права и полномочия. При оформлении этого раздела важно четко описать, какую ответственность несет руководство и подчиненный при подведении итогов работы предприятия. Важно указать возможность принятия решений, наличие права подписи документов и так далее.
Подчиненность, руководство. Здесь требуется указать, кто является непосредственным руководителем. Если сотрудник по результатам деятельности должен сдавать какие-либо отчеты, этот момент также требуется отразить в инструкции.
Взаимодействие с другими службами. Здесь рассмотрены действия, которые работник может осуществлять самостоятельно в сфере взаимодействия с другими службами без предупреждения руководства.
Ответственность. Наиболее важный раздел, в котором рассматривается ответственность сотрудника в случае невыполнения обязательств. Здесь же может перечисляться группа различных правонарушений.

Сколько действует документ?

Одним из ключевых моментов является срок действия должностной инструкции на предприятии. Законодательно этот период не оговаривается и не ограничивается. На практике срок действия заканчивается тогда, когда руководитель принимает решение о необходимости пересмотра документа.

В свою очередь, частота и сроки пересмотра установлены положением о разработке таких инструкций. Некоторые предприятия прописывают сроки, когда должна выполняться такая работа. Это может быть раз в год или раз в три года. На практике такой подход применяется редко. Чаще всего в приказе о разработке инструкций указываются обстоятельства, когда должен производиться пересмотр.

Причиной может быть изменение наименования компании, условий труда, штатного расписания или прочих особенностей работы предприятия.

Виды должностных инструкций

Рассмотрим виды должностных инструкций. Они бывают двух видов:

индивидуальная именная: разрабатывается под определенного человека;
типовая должностная инструкция: составляется для конкретной должности и обязательна для всех сотрудников, занимающих эти должности.

Работодатель решает, какую именно ДИ оформить в каждом отдельном случае. Так, лучше составить типовую для 15 операторов call-центра, выполняющих одни и тех задачи и индивидуальную в случае, когда необходимо как можно точнее написать обязанности того или иного специалиста.

В компании работают два секретаря — Ольга и Наталья. У Ольги главная обязанность — это подготавливать ответы на запросы в различные ведомства.

Вот почему в ее ДИ детально прописано, в какой именно срок она должна создать ответ, каким образом она должна его отправить — через e-mail или заказным письмом, а также в какое время сотрудница может уйти с работы на почту, чтобы отправить письма. А вот у Натальи основной задачей является работа с системой электронного документооборота, что и указано в ее ДИ.

Должности у Ольги и Светланы при этом называются совершенно одинаково — секретарь. Однако они делают разную работу. Соответственно, чтобы всем было ясно, кто чем занимается, в данном случае требуются индивидуальные ДИ. В каждой из них прописывается фамилия работника, перечисляется, чем он будет заниматься.

Из каких разделов состоит должностная инструкция

Конкретные правила составления этого документа отсутствуют. Кроме того, ТК РФ не содержит понятия «должностная инструкция». И потому компания может самостоятельно составить должностную инструкцию. Вместе с тем, существует список обязательных разделов, которые обязательно следует учесть в таком документе.

Его начальный раздел — титульный лист должностной инструкции. В таблице ниже мы рассмотрим подробно, как должна выглядеть заполненная форма документа, и что он должен содержать.

Структура инструкции: что она в себя включает

Общие положения инструкции

В штатном расписании следует отыскать точное название должности и указать его в этом разделе, в его вводной части. Пропишите, кто вправе заключать и расторгать трудовой договор (ТД) с работником. Не забудьте перечислить требования к сотруднику.

Распишите структуру подчинения специалиста — это такая типовая структура, когда указывается, кто у сотрудника в подчинении, и кому именно он подчиняется. Также нужно установить порядок замещения работника в случае его отсутствия. Укажите документы, которыми сотрудник должен руководствоваться в своей работе.

Список должностных обязанностей

Четко пропишите все ключевые и дополнительные обязанности согласно должностной инструкции, которые сотрудник выполняет на своей должности. Используйте профессиональные стандарты, Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), а также Квалификационный справочник. В данных документах содержится исчерпывающий перечень должностных обязанностей.

Что должен знать сотрудник

Тут нужно перечислить требования к знаниям специалиста. Можно написать, что он обязан знать конкретный СанПиН, СНИП или ГОСТ, правила противопожарной безопасности либо, к примеру, ведомственный приказ. Важно, чтобы указанные знания имели непосредственное отношение к осуществляемой работе.

Пропишите права специалиста в пределах компетенций должности этого уровня. Можно использовать квалификационный справочник и те или иные формулировки из существующих образцов ДИ.

Ответственность в должностной инструкции

Перечислите любые случаи, в которых может наступить дисциплинарная, административная или уголовная ответственность работника, занимающего данную должность. Следует опираться на ТК РФ и КоАП.

Фото для оформления такого документа не потребуется.

Для примера вы можете посмотреть ниже, как выглядит унифицированная примерная форма бланка ДИ бухгалтера. При необходимости воспользуйтесь представленным шаблоном в своих целях:

Образец заявления
Образец оформления ДИ бухгалтера по ГОСТу: макет в 2024 году

Правильное оформление должностной инструкции: порядок процедуры

Чаще всего такая бумага оформляется либо как приложение к ТД, либо как самостоятельный документ. Далее расскажем о трех способах составления документа.

1. По квалификационному справочнику. HR, составляющий документ, может использовать образец и квалификационные справочники. В них содержатся точные квалификационные характеристики для определенных должностей, включая редкие и узкоспециальные.

Бывает так, что должность, для которой необходимо составить ДИ, отсутствует в квалификационном справочнике. В таком случае можно взять за основу характеристики схожих либо смежных должностей.

2. На основании прав и обязанностей будущего работника. Можно оформить документ, используя права и обязанности нового сотрудника. Вед закон никак не ограничивает составителя в том, что именно писать в таком документе.

3. По профессиональным стандартам. Одни организации обязаны использовать в работе профстандарты, а другие делают это просто по собственной инициативе для усиления персонала. И те, и другие периодически сталкиваются с необходимостью обновления таких документов.

Существует три основных способа составления должностных инструкций . Наши юристы дистанционно вникнут в нюансы рабочего процесса вашей компании и помогут подготовить все необходимые документы с учетом целей и задач организации, а также российского законодательства.