Комплекс документов содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже это

Содержание

Как в течение работы, так и после увольнения работнику может понадобиться документ, подтверждающий тот или иной факт его трудовой деятельности. И работодатель независимо от причины такого запроса обязан предоставить работнику запрашиваемые им документы: копии приказов, справки, выписки и т. д. В статье рассмотрим, какие же документы или их копии выдаются работнику, в какие сроки и как оформляются.

приказа о приеме на работу;
приказов о переводах на другую работу;
приказа об увольнении с работы.

2.2. Выписки из трудовой книжки.

о заработной плате;
о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
о периоде работы у данного работодателя.

2.4. Другие документы.

3. Расчетные листки (ст. 136 ТК РФ).

4. Информация об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц (в случае их уплаты), – предоставляется одновременно с расчетным листком (ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»).

5. Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (ст. 230 НК РФ).

6. Справка о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» (далее – Закон № 1032-1)).

7. Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой (ст. 4.1, 4.3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).

8. Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже (Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Обратите внимание

Работодатель не может отказать в выдаче копий, выписок или справок работнику, который уже уволился из организации. Отказавший в этом работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

А теперь рассмотрим более подробно, каким образом оформляются копии, выписки из документов и справки и в какие сроки работодатель должен их предоставить работнику.

Кадровик — самая стабильная профессия, даже в кризис!

С курсом профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП» вы с нуля освоите все тонкости кадрового учета: прием, увольнение сотрудников по новым правилам 2024 года, ведение воинского учета, работа в 1С:ЗУП, и получите диплом государственного образца, который подтвердит вашу новую профессию работодателю. Стоимость обучения сейчас снижена, успейте записаться по акции.

Копии документов

В статье 62 ТК РФ перечислены всего лишь три документа, копии с которых работник может запросить: приказы о приеме на работу, о переводе и об увольнении. Однако перечень этот открыт, поскольку в течение трудовой деятельности могут быть оформлены не только указанные приказы, но и, например, приказы о наложении дисциплинарного взыскания или поощрении, о предоставлении отпуска или отзыве из него, о поручении дополнительной работы, о привлечении к работе в выходные, а также приказы, связанные с аттестацией работника. Часто работники просят копию трудовой книжки.

Какие документы необходимо выдать сотруднику при увольнении

Напомним, что копии документов, связанных с работой, выдаются работнику на основании его письменного заявления, которое пишется в произвольной форме. Срок выдачи запрашиваемых копий не может составлять более трех рабочих дней. Копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Обратите внимание

В силу ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику надлежащим образом заверенную копию приказа об увольнении в последний день работы. Такое требование работник может заявить устно.

Копия – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы. Юридическую силу имеют копии, заверенные надлежащим образом. В определенных случаях копии должны быть заверены нотариально.

Порядок выдачи и освидетельствования копий, выдаваемых работодателем работнику, определен Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ № 9779-Х). Кроме этого, можно руководствоваться ГОСТ № 51141-98, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Рекомендации) и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В соответствии с Указом № 9779-Х государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся граждан.

К сведению

В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Право на заверение копий учреждения имеет руководитель организации или уполномоченное им лицо – работник кадровой службы, юрист, бухгалтер, секретарь, руководитель подразделения и др. Полномочия по заверению копий работниками (кроме руководителя) можно установить в локальном акте учреждения, например инструкции по делопроизводству.

Согласно Рекомендациям и Указу № 9779-Х запись о верности копии – соответствии подлиннику документа осуществляется на свободном месте под текстом и включает в себя: указание о месте нахождения подлинника документа; слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать организации (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию). Слово «Верно» обычно заменяют словами «Копия верна», что не является ошибкой. Запись может выглядеть следующим образом:

Специалист отдела кадров Галкина М. Н. Галкина

Подлинник документа находится в деле № 25/к за 2012 год.

Если документ, с которого снимаются копии, содержит несколько листов, существует два варианта заверения: или заверить каждый лист, или прошить и пронумеровать все листы и скрепить последний лист заверительной надписью с указанием количества прошитых и пронумерованных листов.

Отметим, что не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, а также составляющих государственную или служебную тайну или содержащих персональные данные других работников.

Что касается печати, может возникнуть вопрос о том, какой печатью заверять копии документов. В соответствии с Рекомендациями в учреждении может быть несколько печатей: печать организации, печать для договоров, печать структурных подразделений, отдельная печать для копий и т. д. Поэтому в локальном акте учреждения по делопроизводству следует предусмотреть, какой печатью заверяют тот или иной документ. Документы, связанные с трудовой деятельностью работников, как правило, заверяются печатью отдела кадров.

Отдельно рассмотрим заверение копии трудовой книжки. Ее выдача помимо Трудового кодекса установлена п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее – Правила ведения трудовых книжек), согласно которому по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

Специальный порядок заверения для копий или выписок из трудовой книжки не установлен, поэтому применяется порядок, аналогичный предусмотренному Указом№ 9779-Х и Рекомендациями. Таким образом, рекомендуем делать на отдельном листе копию с одного разворота трудовой книжки и заверять каждый лист под текстом. На последнем развороте копии, кроме заверительной записи снизу, в сам текст трудовой книжки вносится запись о том, что сотрудник работает по настоящее время. Приведем образец.

записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

здравоохранения «Поликлиника № 2»

(МУЗ «Поликлиника № 2»)

Принята на должность

от 05.11.2010 № 12/к

Работает по настоящее время.

Специалист отдела кадров

Галкина М. Н. Галкина

Часто у работодателей возникает вопрос, обязаны ли они выдавать работнику копии таких документов, как коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, штатное расписание. Ясность в этот вопрос до сих пор не внесена, разрешается он, как правило, в судебном порядке. Оптимальным вариантом для работодателя будет выдача выписки из запрашиваемого работником локального акта.

В любом случае нужно помнить, что выдача работнику персональных сведений других сотрудников недопустима (ст. 88 ТК РФ). Если работник попросит выдать ему копию, например штатного расписания, работодатель не может это сделать, поскольку в расписании указываются оклады других работников и пр. Также нельзя выдавать копии документов, содержащих сведения, составляющие государственную или служебную тайну.

Документы по личному составу и их основные виды

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели, постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Информационные показатели, используемые в кадровых службах, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно — биографические данные о работниках, сведения об образовании и т.д.

Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные учетные документы, плановые и отчетно — статистические, организационно — распорядительные.

Документы по личному составу — это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками.

При подготовке кадровой документации необходимо руководствоваться статьями Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). Важно подчеркнуть, что ТК РФ прямо указывает на необходимость документирования трудовых правоотношений: трудовой контракт заключается в письменной форме; прием на работу оформляется приказом администрации предприятия и т.д.

При подготовке организационно — распорядительных документов необходимо руководствоваться требованиями государственного стандарта на эту систему документации — ГОСТ Р.6.30 — 2003.

Указания ГОСТа Р.6.30-2003 по оформлению ОРД дополняются рекомендациями общегосударственной инструкции по ведению делопроизводства — «Государственной системы документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Основные положения», включающей две составные части: общие требования к документам и службам документационного обеспечения и альбом с образцами форм основных организационно — распорядительных документов.

Помимо нормативно — методических документов по вопросам составления и оформления кадровой документации, специалисты — практики должны учитывать требования действующих нормативов по систематизации, хранению и подготовке к сдаче в архив документов кадровой службы. В «Основных правилах работы ведомственных архивов» излагается порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение.

Важной составной частью предархивной обработки документов является оформление обложек дел постоянного и длительного сроков хранения, требования к которым изложены в ГОСТе 17.9.14-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования».

Нормативно — справочным пособием при определении сроков хранения документов кадровой службы является «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков их хранения».

Законодательные акты и нормативно — методические документы по ведению кадрового делопроизводства должны учитываться специалистами кадровых служб, организаций и предприятий всех форм собственности. Одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия является документирование трудовых правоотношений.

Виды документов по личному составу: приказы, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.п.

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается:

прием, перевод и увольнение работников;

При приеме на работу фиксируются основные анкетно — биографические данные работника, условия его приема и оплаты труда. Вся эта информация может в дальнейшем меняться, поэтому к документации, оформляющей процессы движения кадров, можно отнести документы об изменении анкетно — биографических данных, условий и оплаты труда.

Рассмотрим отдельно процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения персонала предприятия, и создаваемые при этом документы.

Прием на работу не допускается без предъявления трудовой книжки и паспорта. Для военнообязанных предусмотрено предъявление военного билета.

Основанием приема на работу является заключенный письменно трудовой договор (контракт). Поступающие на работу пишут личное заявление с просьбой о приеме. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (анкета) и составляется автобиография.

Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах:

прием на работу;
перемещение по работе;
увольнение с работы;
установление должностных окладов;
отпуска;
командировки;
изменение фамилии;
поощрения;
взыскания и т.д.

Номер (индекс) пишется с буквой «к», что значит приказ по кадрам.
Заглавие — «По личному составу».
Констатирующей части в приказе может не быть.
Распорядительные пункты оформляются в последовательности — прием на работу, перевод и перемещения, установление разрядов, предоставление отпусков и т.д.
Каждому пункту приказа дается основание (заявление сотрудника, докладная записка и т.д.).
В приказе (пункте) о приеме на работу следует указывать на какую должность, в какое подразделение, с какой оплатой и с какого числа оформляется работник, при необходимости — вид работы (постоянная, временная, по совместительству и т.д.), особые условия работы (материальная ответственность и т.п.).
При переводе сотрудника на другую работу в приказе указываются вид и причина перевода, устанавливаемый оклад; в случае временного перевода на вышестоящую должность дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения. При поощрении сотрудника в основании к приказу дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения; при наложении взыскания — ссылка на докладную записку руководителя структурного подразделения. При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения, за какой период предоставлен отпуск. При увольнении — причина (со ссылкой на статью ТК) и дата.
Фамилии, имена и отчества пишутся полностью.
Благодарности и взыскания оформляются отдельными приказами.
К тексту приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.
Приказы по личному составу готовятся отделами кадров или должностными лицами, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров.
Приказы вступают в силу с момента их подписания.
Вместе с тем в распорядительной части текста приказа встречаются пункты со своими сроками вступления в силу приказа. Например, приказ подписан 13 сентября, а назначение работника на должность произведено 5 октября.
Нумеруются приказы в течение календарного года.
Приказы визируются юристом, заместителем директора по кадрам. Начальник ОК должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, в котором тот должен поставить свою визу: «С приказом ознакомлен», подпись работника, дата ознакомления.
Срок хранения приказов по личному составу обусловлен рациональными соображениями продолжительности работоспособности и самой жизни человека и составляет 75 лет.
Приказы оформляются на бланках формата А4.

наименование министерства или ведомства;
название организации;
наименование вида документа;
место составления;
дата, номер;
заголовок;
текст;
подпись;
визы;
подписи сотрудников, ознакомленных с приказом;
отметка о направлении в дело.

наименование министерства или ведомства;
наименование организации;
выписка из приказа;
дата и номер подлинного документа;
место составления;
заголовок;
констатирующая часть текста;
распорядительная часть (необходимый пункт);
подпись;
заверительная надпись.

слово «Верно»;
наименование должности сотрудника, заверившего выписку;
дата заверительной надписи.

Пишется от руки в произвольной форме.
На трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.

название вида документа;
дата;
адресат;
от кого направлено;
текст;
подпись.

адресат (кому направлено);
от кого (Ф.И.О., адрес);
наименование вида документа;
текст;
дата составления;
подпись.

о работе по одной или нескольким специальностям;
квалификации;
месте работы;
сроке действия;
виде трудового договора;
об условиях оплаты труда.

место работы;
конкретная работа по профессии, должности;
дата начала работы и ее окончания;
оплата труда;
обязанности предприятия по охране труда.

сведения о работнике;
сведения о работе;
сведения о награждениях и поощрениях;
сведения об открытиях, на которые выданы дипломы;
взыскания в трудовую книжку не вносятся.

внутренняя опись документов дела;
дополнения к анкете;
заявление о приеме на работу;
анкета с фотокарточкой;
трудовой договор;
приказ о приеме на работу (копия);
документы об образовании (копии);
характеристики или рекомендательные письма.

название вида документа;
текст;
дата;
подпись и ее расшифровка.

название вида документа;
дата;
Ф.И.О.;
почтовый адрес претендента;
телефон;
текст;
подпись.

Цель резюме.
Образование.
Трудовая деятельность.
Специальные знания.
Семейное положение.

наименование вида документа;
текст;
подписи;
дата;
печать.

вводной, где указываются Ф.И.О., год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии;
основной, где указываются деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград и поощрений, отношения с сотрудниками.

Документация по личному составу ведется в организациях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности, при этом руков

Документация по личному составу
ведется в организациях независимо от их
организационно-правовой формы и вида
деятельности, при этом руководитель
несет персональную ответственность за
правильное ведение, хранение и
использование документов.

К документам по личному составу
относятся:
• трудовые договоры, заключенные
предприятием с работником;
• личные дела;
• личные документы (трудовая книжка,
диплом, аттестат);
• приказы по личному составу (о приеме,
увольнении, переводе сотрудника);
• лицевые счета по заработной плате;
• документы по аттестации сотрудников;
личные карточки формы № Т-2;
• документы по социальному
обеспечению (назначению пенсий) и др.

Трудовой договор (контракт) – соглашение между работником и работодателем, которое устанавливает их взаимные права и обязанности. Станд

Личное дело – совокупность документов,
содержащих необходимые сведения о работнике
и его трудовом стаже.
Первоначально в личное дело помещаются
документы, оформленные при приеме на работу.
В процессе трудовой деятельности работника его
личное дело может дополняться другими
документами.
Для удобства ведения личного дела и
справочной работы рекомендовано документы
включать в дело в следующей
последовательности:
— внутренняя опись документов дела;
— дополнение к анкете;
— заявление о приеме на работу;
— анкета с фотокарточкой;
— трудовой договор;
— приказ о приеме на работу (копия);
— документы об образовании (копия);
— характеристики или рекомендательные письма.

Трудовая книжка
Основной
документ,
подтверждающий
стаж
работы.
Трудовые книжки ведутся на всех
работников, проработавших свыше 5
дней. Законом запрещается иметь
несколько трудовых книжек. Лица,
поступающие на работу, обязаны
предъявить
администрации
предприятия трудовую книжку, сдать
её в отдел кадров. Поступающие на
работу
впервые,
представляют
документ о последнем занятии,
уволенные из рядов ВС — военный
билет.

Комплекс документов содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже это

91. Интервал — это:
• расстояние между основаниями смежных строк

92. Информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов — это:
• акт

93. Исполнительное делопроизводство — это:
• работа с документами, проводившаяся в министерствах

94. Используются при формировании документов в дела следующие признаки
• номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический

95. Исходящими документами называют:
• отправляемые из фирмы документы

96. Кадровая документация в организациях ведется по:
• учету бланков трудовых книжек

97. Когда все регистрационные операции осуществляются в одном месте или одним работником, то это:
• централизованная форма регистрации

98. Коллежское делопроизводство — это:
• работа с документами, проводившаяся в коллегиях

99. Комплекс документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже — это:
• личное дело

100. Комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документационных процессов на предприятии — это:
• ЕГСД

101. Комплекс работ по документированию деятельности управления и по организации документов в учреждении — это:
• делопроизводство

102. Копия части подлинного документа — это:
• выписка

103. Личная карточка — это:
• основной учетный документ, используется для анализа состава и учета движения кадров

104. Личное дело ведется:
• в одном экземпляре

105. На ПК поиск документа осуществляется по:
• любому поисковому признаку, заложенному при регистрации

Хайруллина (Шильтенова) Л. Н.
Работа в формате PDF

Текст работы размещён без изображений и формул.
Полная версия работы доступна во вкладке «Файлы работы» в формате PDF

Личное дело сотрудника представляет собой комплекс документов, содержащих наиболее полную информацию о работнике предприятия, организации, учреждения, складывающийся в процессе его деятельности [2].

Технологическая цепочка процесса организации работы с личными делами включает в себя:

— внесение в опись (журнал) инвентарного учета личных дел записи о заведении нового личного дела;

— подготовка обложки личного дела: оформление обложки в соответствии со стандартом, указание учетного номера личного дела и даты его заведения; обозначение номера личного дела на корешке папки;

— подшивка в папку чистых листов внутренней описи документов личного дела, заполнение и помещение в конверт на оборотной стороне обложки контрольной карточки выдачи личного дела;

— получение сотрудником кадровой службы от руководителя этой службы первоначального комплекта документов для включения в личное дело;

— систематизация полученных документов, внесение во внутреннюю опись документов сведений о помещаемых в личное дело документах;

— валовая нумерация листов документов и обозначение листов расположения документов во внутренней описи;

— подшивка документов в папку личного дела в последовательности номеров листов; проверка правильности нумерации листов;

— помещение личного дела в закрывающийся шкаф для хранения;

— дополнение по мере получения документов личного дела;

— систематизация документов, подлежащих включению в каждое личное дело, в соответствии с необходимой последовательностью их расположения в деле;

— внесение очередных записей во внутреннюю опись документов личного дела. Подшивка документов в личное дело, проверка правильности нумерации листов;

— ведение личного дела: внесение необходимых записей и отметок о проверке наличия документов личного дела в дополнение к личному листку по учету кадров;

— выдача личного дела руководству организации и кадровой службы под роспись в контрольной карточке дела; при возвращении дела — проверка наличия и целостности документов;

— ознакомление в помещении кадровой службы работников организации с документами их личных дел в соответствии с действующей системой доступа к личным делам;

— внесение отметки об ознакомлении в дополнение к личному делу по учету кадров; заверение отметки росписями сотрудника, ответственного за ведение личных дел, и ознакомившегося с личным делом;

— закрытие личного дела: проверка наличия всех документов личного дела, оформление листа-заверителя в конце дела и внесение итоговой записи во внутреннюю опись документов дела, брошюровка комплекта документов, оформление обложки личного дела в соответствии с требованиями архивной службы;

— сдача личного дела в архив организации под роспись руководителя архива в сдаточной описи и (или) журнале инвентарного учета личных дел;

— регистрация личного дела в описи личных дел архива; проставление номера описи и номера единицы хранения на обложке личного дела;

— внесение архивного номера личного дела в журнал инвентарного учета личных дел кадровой службы [1].

Но делопроизводитель при работе с личными делами сотрудников может столкнуться с некоторыми трудностями. Вследствие недостатка времени, знаний при формировании и оформлении личных дел допускаются ошибки. Рассмотрим их более подробно:

1. Нарушение состава личного дела сотрудника и правил оформления:

— неверные сроки формирования личного дела – в том случае, если личное дело работника сформировано до заключения с ним трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность);

— несоблюдение порядка и фактического наличия документов в личном деле работника – отсутствуют основные документы, необходимые для личного дела (внутренняя опись документов личного дела; дополнение к личному листку по учету кадров; личный листок по учету кадров; автобиография; заявление о приеме на работу и др.) или же они расположены в неправильной последовательности;

— несоблюдение порядка ведения личных дел и отсутствие в них дополнительных документов (характеристики, аттестационные листы, заявления работника о переводе, увольнении и др.);

— нарушен порядок оформления личных дел – неверные данные на обложке личного дела;

— отсутствует в наличии или нарушен порядок ведения внутренней описи документов личного дела;

— отсутствует в наличии или нарушен порядок ведения дополнения к личному листку по учету кадров – не отражены данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров;

— отсутствует в наличии или нарушен порядок ведения личного листка по учету кадров;

— отсутствует или не в полной мере описана автобиография;

— отсутствуют или неполный набор документов об образовании – отсутствие аттестата, диплома, свидетельства и др.;

— отсутствие или неправильное оформление заявления о приеме на работу;

— отсутствие или неправильное ведение книги (журнала) учета личных дел сотрудников [5, c.7-8].

2. Ненадлежащее хранение личных дел сотрудников (не в специализированных сейфах или металлических шкафах, совместно с трудовыми книжками, нехронологическое хранение и др.) [5, c.8].

3. Неограниченный доступ к личным делам сотрудников.

4. Нарушение порядка выдачи личных дел сотрудников для ознакомления.

5. Изъятие документов, внесение изменений, дополнений, правок в личное дело сотрудника без необходимых на то оснований или же посторонними лицами [3].

Данный перечень обозначает ряд моментов, которым следует уделять повышенное внимание. Кадровики с большим опытом утверждают, что предвосхищение ошибок способствует качественному выполнению профессиональных обязанностей и исключению судебных разбирательств по трудовым вопросам.

Личное дело сотрудника как систематизированный комплекс необходимых персональных и исходных учетных документов характеризует трудовую деятельность работника на различных должностях в данной организации или на руководящих должностях в определенной отрасли хозяйства. Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

В свою очередь формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Следует учесть, что ответственные за ведение и хранение личных дел имеют доступ к неограниченному объему, в том числе и конфиденциальной информации [4, с. 60]. Формирование (последующее ведение, оформление и хранение) личных дел сотрудников в РФ возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

Литература

Делопроизводство. Личное дело [Электронный ресурс] – Режим доступа, URL: http://www.bibliotekar.ru/deloproizvodstvo-2/76.htm
ИП-информ.Ру. Как формируется и ведется личное дело работника? [Электронный ресурс] – Режим доступа, URL: http://ipinform.ru/kadry/kadrovyj-uchet/kak-formiruetsya-i-vedetsya-lichnoe-delo-rabotnika.html
Консультант. Особенности ведения и учета личных дел в кадровом делопроизводстве [Электронный ресурс] – Режим доступа, URL: http://www.nalog2000.ru/article-hr-accounting/personal-employee/
Макарова А.К. Этический кодекс архивиста / А.К. Макарова // Документоведение и архивоведение: традиции и перспективы развития : материалы научно-практической конференции (г. Астрахань, 23-25 марта 2010 г.) отв. ред. Р.А. Коканова. – Астрахань : Астраханский государственный университет, Издательский дом Астраханский университет», 2010. – С. 60-64.
Янковская В.Ф. Опись дел по личному составу. Оформляем без ошибок / В.Ф. Янковская / Справочник кадровика. — 2011. — №5. – С.7-10.

Личное дело

Личное дело — это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Первоначально в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может пополняться другими документами, свидетельствующими об изменении его образования, семейного положения и др.

Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу.

За правильное оформление личных дел несут ответственность работники, ведущие кадровую документацию.

Для удобства ведения личного дела и справочной работы можно рекомендовать документы включать в дело в следующей последовательности:

— внутренняя опись документов дела;

— заявление о приеме на работу;

— анкета с фотокарточкой;

— приказ о приеме на работу (копия);

— документы об образовании (копии);

— характеристики или рекомендательные письма.

В процессе трудовой деятельности работника в его дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС и т.д., аттестационные листы, копии актов ревизий и т.п.).

Т.к. изменения в служебном положении фиксируются в дополнении к анкете, где делается ссылка на соответствующий номер и дату приказа, копии приказов о переводах по службе в личное дело не включаются.

Не подлежат приобщению к личному делу справки учебных заведений о предоставлении учебного отпуска, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т.п.

На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую документацию, с указанием даты формирования личного дела. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, а конечной — дата увольнения.

Личное дело ведется в одном экземпляре.

Работник, ответственный за ведение кадровой документации, обязан своевременно:

— вносить записи в личное дело об изменениях в служебном положении работника, биографических данных, семейном положении, месте жительства и т.п.

— приобщать к делу полученные документы. Основанием для внесения изменений и дополнений в личное дело является:

— о служебном положении — приказ руководителя организации о переводе;

— об образовании — документы учебных заведений (диплом, аттестат, удостоверение, свидетельство);

— об изменении фамилии, имени, отчества — приказ по личному составу, изданный на основании документов органов ЗАГС.

Внесение в документы личного дела изменений и дополнений со слов сотрудника не допускается.

Изъятие документов из личного дела может быть произведено лишь с разрешения руководства организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, с указанием с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан.

При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении и копия приказа об увольнении.

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Количество номеров в журнале должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении работника номер его дела используется для личного дела вновь принятого сотрудника.

На лицевой стороне обложки личного дела и в личной карточке (форма № Т-2) проставляется номер, за которым дело учтено в журнале.

Раз в год проводится проверка наличия и состояния личных дел, о чем составляется соответствующий акт.

Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения руководства организации.

Выдача личного дела во временное пользование учитывается по контрольной карточке, которая ставится на место выданного дела. В контрольной карточке указывается когда, куда и кому выдано дело и ставится подпись лица, получившего дело. При возвращении дела в контрольной карточке указывается дата его возвращения и она вкладывается в дело.

Для хранения личных дел отводятся специальные шкафы. Дела располагаются по порядку номеров слева направо сверху вниз. Хранятся личные дела только работающих сотрудников.

Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются на хранение в архив учреждения или междуведомственный архив по личному составу, о чем делается отметка в журнале учета личных дел.

При подготовке к архивному хранению на каждого уволенного может быть оформлено самостоятельное дело. Однако рациональнее индивидуальные личные дела объединять в одно дело, не превышающее 250 листов. В этом случае отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения. Внутри дела они располагаются в строгом алфавите фамилий и отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием на нём фамилии, имени и отчества лица, на которое заведено личное дело. К объединённому делу составляется внутренняя опись включённых в него личных дел с перечислением по алфавиту фамилий, имён и отчеств и указанием соответствующих страниц в деле, где имеются сведения на это лицо.

На архивное хранение передаются и невостребованные трудовые книжки.

Трудовые книжки хранятся в строгом алфавите фамилий. Каждая трудовая книжка является самостоятельно хранящейся единицей и в дела не подшивается. Для удобства хранения трудовые книжки можно помещать в папки с клапанами, коробки или ящики, на которых указывается: «невостребованные трудовые книжки -. шт». При изъятии трудовой книжки в их количество вносится исправление.

Многие документы по личному составу имеют длительный срок хранения и подлежат особому учету. Чаще всего ведутся журналы:

— учета приказов о приеме, переводе, увольнении;

— учета приказов о командировании;

— учета трудовых книжек и вкладышей к ним;

— учета личных дел.

Журнал учета приказов по личному составу ведется по годам и является документом долговременного хранения (75 лет).

Журнал регистрации приказов о командировании ведется по годам и имеет срок хранения 3 года.

Журналы учета трудовых книжек и личных дел имеют срок хранения 75 лет.

Все кадровые документы, имеющие кратковременный срок хранения (до 10 лет), могут быть уничтожены по истечении одного календарного года после окончания срока их хранения. Эти документы не сдаются в архив, а уничтожаются сотрудниками, ответственными за ведение кадровой документации, на основании акта о выделении дел к уничтожению, имеющего типовую форму.

Для удобства при определении сроков хранения документов в приложении к книге дана таблица основных документов по личному составу со сроками их хранения. Таблица составлена на основании «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения» и вышедших в 1994-1995 гг. ведомственных перечней: «Перечня документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы» и «Перечня документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения».

Учитывая особую значимость кадровой документации 21 марта 1994 г . Председателем Правительства РФ В.С.Черномырдиным подписано распоряжение об улучшении организации хранения документов по личному составу. В распоряжении указывается: «В целях обеспечения сохранности документов по личному составу.

1 Рекомендовать учредителям вновь образующихся юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, включать в свои учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу.

2 Рекомендовать федеральным органам исполнительной власти, органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации осуществлять государственную регистрацию учредительных документов на приобретение права юридического лица при наличии в них положений, предусмотренных в п. 1 настоящего распоряжения.»

Таким образом, в уставы создаваемых фирм, товариществ и т.д. обязательно должны быть включены пункты по работе с кадровой документацией и обеспечению ее сохранности, что предотвратит гибель кадровой документации.

Смотрите также:

Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового-положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в .
bibliotekar.ru/biznes-58/18.htm

Учтены Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, . Пособие предназначено для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент, .
bibliotekar.ru/biznes-58/index.htm

Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления . Тема 7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН .
bibliotekar.ru/biznes-60/index.htm

Судопроизводство и делопроизводство в Конституционном Суде РФ, . Судопроизводство и делопроизводство у мировых судей и в других судах субъектов Российской .
www.bibliotekar.ru/osnovy-prava-3/121.htm

Но позже менеджмент распадается на множество подфункций — планирование, делопроизводство, сбыт, закупки, организацию, статистический анализ производства. .
bibliotekar.ru/menedzhment-2/19.htm

делопроизводство , которое состоит в приеме поступивших в цех документов и доставке их исполнителям, оформлении и отправке исходящих документов, .
bibliotekar.ru/kodex-11-4/155.htm

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО , БЕЗБУМАЖНОЕ. — информационная управленческая технология, позволяющая выполнять хранение, поиск и отображение информации средствами ЭВМ без .
bibliotekar.ru/kodex-11-4/154.htm

Осуществляет методическое руководство за организацией делопроизводства в . Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной .
bibliotekar.ru/biznes-60/5.htm

Ответы на тесты по предмету «Делопроизводство. Тест 4»

Коля 2 часа назад

Здравствуйте, сколько будет стоить данная работа и как заказать?

Иван, помощь с обучением 2 часа назад

Инкогнито 5 часов назад

Сделать презентацию и защитную речь к дипломной работе по теме: Источники права социального обеспечения. Сам диплом готов, пришлю его Вам по запросу!

Иван, помощь с обучением 6 часов назад

Василий 12 часов назад

Здравствуйте. ищу экзаменационные билеты с ответами для прохождения вступительного теста по теме Общая социальная психология на магистратуру в Московский институт психоанализа.

Иван, помощь с обучением 12 часов назад

Анна Михайловна 1 день назад

Нужно закрыть предмет «Микроэкономика» за сколько времени и за какую цену сделаете?

Иван, помощь с обучением 1 день назад

Сергей 1 день назад

Здравствуйте. Нужен отчёт о прохождении практики, специальность Государственное и муниципальное управление. Планирую пройти практику в школе там, где работаю.

Иван, помощь с обучением 1 день назад

Инна 1 день назад

Добрый день! Учусь на 2 курсе по специальности земельно-имущественные отношения. Нужен отчет по учебной практике. Подскажите, пожалуйста, стоимость и сроки выполнения?

Иван, помощь с обучением 1 день назад

Студент 2 дня назад

Здравствуйте, у меня сегодня начинается сессия, нужно будет ответить на вопросы по русскому и математике за определенное время онлайн. Сможете помочь? И сколько это будет стоить? Колледж КЭСИ, первый курс.

Иван, помощь с обучением 2 дня назад

Ольга 2 дня назад

Требуется сделать практические задания по математике 40.02.01 Право и организация социального обеспечения семестр 2

Иван, помощь с обучением 2 дня назад

Вика 3 дня назад

сдача сессии по следующим предметам: Этика деловых отношений — Калашников В.Г. Управление соц. развитием организации- Пересада А. В. Документационное обеспечение управления — Рафикова В.М. Управление производительностью труда- Фаизова Э. Ф. Кадровый аудит- Рафикова В. М. Персональный брендинг — Фаизова Э. Ф. Эргономика труда- Калашников В. Г.

Иван, помощь с обучением 3 дня назад

Игорь Валерьевич 3 дня назад

здравствуйте. помогите пройти итоговый тест по теме Обновление содержания образования: изменения организации и осуществления образовательной деятельности в соответствии с ФГОС НОО

Иван, помощь с обучением 3 дня назад

Вадим 4 дня назад

Пройти 7 тестов в личном кабинете. Сооружения и эксплуатация газонефтипровод и хранилищ

Иван, помощь с обучением 4 дня назад

Кирилл 4 дня назад

Нашел у вас на сайте задачу, какая мне необходима, можно узнать стоимость?

Иван, помощь с обучением 4 дня назад

Oleg 4 дня назад

Требуется пройти задания первый семестр Специальность: 10.02.01 Организация и технология защиты информации. Химия сдана, история тоже. Сколько это будет стоить в комплексе и попредметно и сколько на это понадобится времени?

Иван, помощь с обучением 4 дня назад

Валерия 5 дней назад

ЗДРАВСТВУЙТЕ. СКАЖИТЕ МОЖЕТЕ ЛИ ВЫ ПОМОЧЬ С ВЫПОЛНЕНИЕМ практики и ВКР по банку ВТБ. ответьте пожалуйста если можно побыстрее , а то просто уже вся на нервяке из-за этой учебы. и сколько это будет стоить?

Иван, помощь с обучением 5 дней назад

Инкогнито 5 дней назад

Здравствуйте. Нужны ответы на вопросы для экзамена. Направление — Пожарная безопасность.

Иван, помощь с обучением 5 дней назад

Иван неделю назад

Защита дипломной дистанционно, «Синергия», Направленность (профиль) Информационные системы и технологии, Бакалавр, тема: «Автоматизация приема и анализа заявок технической поддержки

Иван, помощь с обучением неделю назад

Дарья неделю назад

Необходимо написать дипломную работу на тему: «Разработка проекта внедрения CRM-системы. + презентацию (слайды) для предзащиты ВКР. Презентация должна быть в формате PDF или формате файлов PowerPoint! Институт ТГУ Росдистант. Предыдущий исполнитель написал ВКР, но работа не прошла по антиплагиату. Предыдущий исполнитель пропал и не отвечает.

Есть его работа, которую нужно исправить, либо переписать с нуля.

Иван, помощь с обучением неделю назад

Комплекс документов содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже это

Виды документов по личному составу: приказы, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.п.

прием, перевод и увольнение работников;

Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах:

прием на работу;

перемещение по работе;

увольнение с работы;

установление должностных окладов;

Особенности приказа по личному составу. Допустимы разные варианты его оформления (оговоренные в инструкции).

Номер (индекс) пишется с буквой «к», что значит приказ по кадрам.

Заглавие — «По личному составу».

Констатирующей части в приказе может не быть.

Распорядительные пункты оформляются в последовательности — прием на работу, перевод и перемещения, установление разрядов, предоставление отпусков и т.д.

Каждому пункту приказа дается основание (заявление сотрудника, докладная записка и т.д.).

В приказе (пункте) о приеме на работу следует указывать на какую должность, в какое подразделение, с какой оплатой и с какого числа оформляется работник, при необходимости — вид работы (постоянная, временная, по совместительству и т.д.), особые условия работы (материальная ответственность и т.п.).

При переводе сотрудника на другую работу в приказе указываются вид и причина перевода, устанавливаемый оклад; в случае временного перевода на вышестоящую должность дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения. При поощрении сотрудника в основании к приказу дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения; при наложении взыскания — ссылка на докладную записку руководителя структурного подразделения. При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения, за какой период предоставлен отпуск. При увольнении — причина (со ссылкой на статью ТК) и дата.

Фамилии, имена и отчества пишутся полностью.

Благодарности и взыскания оформляются отдельными приказами.

К тексту приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.

Приказы по личному составу готовятся отделами кадров или должностными лицами, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров.

Приказы вступают в силу с момента их подписания.

Вместе с тем в распорядительной части текста приказа встречаются пункты со своими сроками вступления в силу приказа. Например, приказ подписан 13 сентября, а назначение работника на должность произведено 5 октября.

Нумеруются приказы в течение календарного года.

Приказы визируются юристом, заместителем директора по кадрам. Начальник ОК должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, в котором тот должен поставить свою визу: «С приказом ознакомлен», подпись работника, дата ознакомления.

Срок хранения приказов по личному составу обусловлен рациональными соображениями продолжительности работоспособности и самой жизни человека и составляет 75 лет.

Приказы оформляются на бланках формата А4.

Состав реквизитов приказа по личному составу:

наименование министерства или ведомства;

наименование вида документа;

подписи сотрудников, ознакомленных с приказом;

отметка о направлении в дело.

Выписка из приказа по личному составу — это копия части подлинного документа.

Реквизиты выписки из приказа:

наименование министерства или ведомства;

выписка из приказа;

дата и номер подлинного документа;

констатирующая часть текста;

распорядительная часть (необходимый пункт);

Элементы заверительной надписи:

наименование должности сотрудника, заверившего выписку;

дата заверительной надписи.

Следующим видом документа по личному составу является заявление.

Заявление — документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Правила оформления заявления:

Пишется от руки в произвольной форме.

На трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.

название вида документа;

от кого направлено;

Документ «заявление» бывает разных видов. Например, заявление с просьбой о приеме на работу, с просьбой об увольнении, с просьбой о переводе на другую должность и т.д.

Реквизиты заявления о приеме на работу:

адресат (кому направлено);

от кого (Ф.И.О., адрес);

наименование вида документа;

Особенность заявления о переводе на другую должность — в адресате сотрудник указывает занимаемую в данный момент должность, а в тексте — причины перевода. Заявления о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и т.п. должны содержать в тексте указания на соответствующие документы.

Следующим видом документа по личному составу является трудовой контракт.

Трудовой контракт (договор) — соглашение между трудящимся и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством. ТК употребляет термины «трудовой договор» и «контракт» как равнозначные понятия, синонимы.

Основные условия договора включают соглашения:

о работе по одной или нескольким специальностям;

виде трудового договора;

об условиях оплаты труда.

Дополнительные условия могут касаться любых вопросов оплаты труда и социально — бытового обслуживания работника. Все перечисленные данные взяты из комментария к Кодексу законов о труде РФ. Контракты заключаются на неопределенный срок; на определенный срок; на время выполнения определенной работы.

Срочные договоры заключаются в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы. Срочные договоры заключаются тогда, когда работа не имеет постоянного характера. Разновидностью срочных договоров являются договоры о временной и сезонной работе.

Основные условия, которые рекомендуется указывать в договорах:

конкретная работа по профессии, должности;

дата начала работы и ее окончания;

обязанности предприятия по охране труда.

Могут быть дополнительные условия сторон: испытательный срок, совмещение профессий, дополнительный отпуск, повышение квалификации и т.д.

Контракт составляется в 2 экземплярах (первый экземпляр в организации, второй — у работника), подписывается руководителем и работником, заверяется печатью организации. Трудовые контракты включаются в состав личных дел.

Если личные дела не заводятся, то контракты формируются в отдельное дело по алфавиту. Трудовые контракты хранятся 75 лет, если отсутствует приказ по личному составу, или 5 лет после увольнения при наличии приказа по личному составу.

Следующим видом документа по личному составу является трудовая книжка.

Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий стаж работы. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Лица, поступаю на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, сдать её в отдел кадров. Поступающие на работу впервые, представляют документ о последнем занятии, уволенные из рядов ВС — военный билет.

В трудовые книжки вносятся следующие данные:

сведения о работнике;

сведения о работе;

сведения о награждениях и поощрениях;

сведения об открытиях, на которые выданы дипломы;

взыскания в трудовую книжку не вносятся.

Все записи вносятся в трудовую книжку после издания приказа. Если в трудовой книжке заполнены все страницы, то она дополняется вкладышем. Без самой трудовой книжки вкладыш не действителен. При утере трудовой книжки выдается дубликат.

Не позднее 15 дней работнику обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью «дубликат» в правом верхнем углу титульного листа.

Изменения записей производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов со ссылкой на номер и дату этих документов. Ссылки на документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяются подписью руководителя, ставится печать организации или отдела кадров. Администрация предприятия обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения, сделав запись об увольнении.

В организациях ведется документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек.

Личное дело — совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу.

Документы рекомендуется включать в личное дело в следующей последовательности:

внутренняя опись документов дела;

дополнения к анкете;

заявление о приеме на работу;

анкета с фотокарточкой;

приказ о приеме на работу (копия);

документы об образовании (копии);

характеристики или рекомендательные письма.

Вначале в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно — биографических данных (копии дипломов, свидетельства, аттестационные листы). Копии приказов о переводе по службе в личное дело не включаются. На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Личное дело ведется в одном экземпляре, внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается. Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Заверительная надпись пишется только на листе — заверителе.

Автобиография — документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Реквизиты автобиографии:

название вида документа;

подпись и ее расшифровка.

В тексте освещаются вопросы: Ф.И.О., год рождения, образование, с какого времени началась трудовая деятельность, причины перехода с одной работы на другую, воинское звание, награды, поощрения, семейное положение, домашний адрес.

Резюме — документ, содержащий сведения биографического характера, представляется лицом при трудоустройстве. Реквизиты резюме:

название вида документа;

почтовый адрес претендента;

Текст излагается по разделам:

Характеристика — документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение организации о нем. Реквизиты характеристики:

наименование вида документа;

Текст состоит из двух частей:

вводной, где указываются Ф.И.О., год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии;

основной, где указываются деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград и поощрений, отношения с сотрудниками.

Характеристику подписывает руководитель предприятия, структурного подразделения, ведущий специалист, руководитель общественной организации. Подпись заверяется печатью.

Личный листок по учету кадров — перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.п.

Анкета — аналогичная форма «личного листка по учету кадров», содержит те же графы.Дополнение к личному листку по учету кадров — документ, в котором отмечаются сведения об изменениях, касающихся работника после заполнения личного листка. Первый раздел дополнения к личному листку фиксирует перемещение по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности. Второй раздел дополнения к личному листку фиксирует изменения в образовании, изучении иностранных языков; наличие воинского звания, пребывание в загранкомандировках, награждение, повышение квалификации.

Личная карточка — основной учетный документ, использующийся для анализа состава и учета движения кадров.

Заявление о приёме на работу

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 — это формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу.

В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать» и т.п.).

Для заявления о приеме на работу характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, место проживания заявителя, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

Согласие на прием нового работника дает будущий непосредственный руководитель. Свое согласие он выражает визированием письменного заявления претендента.

Виза руководителя подразделения о согласии с указанием оклада или иного способа оплаты труда

Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).

Такое заявление может быть написано на общем бланке или на стандартном листе бумаги формата А5. В адресате заявления о переводе на другую должность заявитель указывает занимаемую им должность.

Анкета — составляется собственноручно при оформлении на работу. Все записи в анкете должны быть подтверждены документально. Данные проверяются инспектором отдела персонала, заверяются его подписью и печатью.