При нарушении сотрудниками трудовой дисциплины, например, в случае опоздания, появления на рабочем месте в нетрезвом состоянии, наниматель должен потребовать у них письменное объяснение. Это нужно сделать до наложения на работников дисциплинарного взыскания. Об этом говорится в ч. 1 ст. 193 ТК РФ. Как правильно работодателю составить требование о предоставлении письменного объяснения, расскажем в статье.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Когда необходимо такое требование и почему
Требовать с сотрудника объяснительную наниматель может только в тех случаях, когда имело место нарушение трудового законодательства:
- несоблюдение норм охраны труда;
- опоздание на работу;
- отсутствие на работе 4 часа и больше;
- появление на рабочем месте в состоянии опьянения (имеется в виду наркотическое и алкогольное);
- нанесение ущерба имуществу нанимателя.
Потребовать объяснения работодатель может как устно, так и письменно. Однако письменное требование предпочтительнее, поскольку оно будет служить доказательством того, что оно действительно было составлено и объяснения были затребованы. Кроме того, на таком документе фиксируют дату совершения дисциплинарного проступка и указывают, до какого времени сотрудник должен дать письменные объяснения. На это дается 2 рабочих дня.
Если работник действительно дорожит своим рабочим местом, то в его интересах дать объяснения. Работодатель должен понимать, каковы его дальнейшие действия, поэтому объяснительная от сотрудника необходима. Но если тот ее так и не предоставит, то это не нужно трактовать в качестве доказательства вины работника в том или ином происшествии.
Когда нужна объяснительная
Объяснительные пишут в двух случаях.
Чаще всего руководитель требует написать объяснительную, когда сотрудник совершил проступок: опоздал, прогулял или еще как-то «накосячил». Правильно составленный документ поможет объяснить работодателю причины проступка.
Дело в том, что для применения любого дисциплинарного взыскания должна быть выполнена определённая процедура.
- Сначала работника уведомляют, что он должен написать объяснительную. На это ему дают два рабочих дня.
- Если сотрудник не уложится в срок или вовсе не предоставит объяснительную, работодатель составит акт об отсутствии объяснительной.
Отказ от написания объяснительной не избавит от дисциплинарного взыскания, просто усложнит процедуру. Просто выпустить приказ, например, о выговоре, работодатель не вправе. Ведь сотрудник, совершивший проступок, имеет право привести аргументы в свою защиту или признать свою вину. Для этого и нужны объяснительные.
Как запросить и получить объяснительную работника — Елена Пономарева
Напомним, что в Трудовом кодексе предусмотрены три вида взысканий: замечание, выговор, увольнение. Срок действия взыскания — год с даты издания приказа. Если за этот срок нового взыскания не было, оно автоматически считается снятым.
Несмотря на то что среди взысканий нет лишения премии, в ряде случаев провинившийся сотрудник может остаться без выплаты. Дело в том, что работодатель вправе указать отсутствие неснятого дисциплинарного взыскания как одно из условий начисления премии. Это должно быть зафиксировано в трудовом или коллективном договоре или локальном нормативном акте компании.
Также объяснительные потребуются, если в неприятной ситуации задействовано несколько лиц и работодателю надо понять, что на самом деле произошло. Тогда объяснительные попросят написать не только непосредственных участников, но и свидетелей.
Процедура
Объяснительная — документ, имеющий юридическую силу. Иногда объяснительная становится доказательством в споре с работодателем в суде.
Всё просто: если работник хочет оспорить наказание, любое отклонение от установленной процедуры может быть рассмотрено в его пользу. Поэтому и грамотный работодатель заинтересован в том, чтобы затребовать объяснительную.
Рассмотрим на примере. Секретарь Иванова прогуляла работу. На следующий день она явилась как ни в чём не бывало. Что делать работодателю, чтобы наложить на Иванову дисциплинарное взыскание?
1. Зафиксировать нарушение. Это может быть акт или служебная записка, где указано, что случилось, время события, и перечисляются все участники.
2. Издать приказ о необходимости написать объяснительную. Иванову надо с ним ознакомить под подпись.
Именно приказ и под подпись! Устно нельзя: Иванова может проигнорировать это требование или отказаться, а потом говорить, что у неё вообще не просили объяснительную. В мессенджеры требование написать объяснительную тоже отправлять нельзя. В Роструде полагают, что телефоном (и, соответственно, мессенджером) вместо работника может пользоваться другой человек. Поэтому, если сотрудник пропал, то требование о даче пояснений можно направить по почте или вручить лично по месту его жительства.
3. Дать Ивановой два рабочих дня на то, чтобы написать объяснительную. За это время она может ознакомиться со своими должностными инструкциями, всё взвесить и, если посчитает нужным, обратиться к юристу за консультацией. Болезнь или отпуск сотрудника продлевают время, отведённое на написание объяснительной. Отзывать из отпуска или требовать от человека на больничном срочно объясниться нельзя.
4. Если Иванова всё же отказалась писать объяснительную, через два рабочих дня можно составить акт об отказе. С ним Иванову тоже надо ознакомить под подпись.
5. Не позднее, чем через месяц после обнаружения проступка, издать приказ о взыскании. Позднее работодатель уже не может воспользоваться своим правом на наложение дисциплинарного взыскания. Например, уволить за прогул через год после написания объяснительной нельзя.
Как составить объяснительную
Установленной формы для объяснительной нет. Она может быть написана от руки или напечатана в произвольной форме. Либо кадровик может дать вам бланк, принятый в компании.
Мы рекомендуем писать объяснительную коротко, без эмоций, простыми предложениями. Остроумные фразы, троллинг работодателя и сложносочинённые обороты делу только помешают. Пишите только по делу, не отклоняясь от сути: что, где, когда.
Структура
1. В верхнем правом углу листа указываем должность руководителя и название организации. Ниже свою фамилию, имя, отчество и должность.
2. Ниже в середине листа название документа «Объяснительная».
3. В тексте напишите суть произошедшего, причины и свою роль в ситуации. Если задействованы другие лица, их тоже укажите. Опишите последствия нарушения. В некоторых случаях это может помочь смягчить ответственность. Например, если негативные последствия от нарушения незначительны или вовсе отсутствуют. В некоторых случаях стоит указать место, где вы пишете объяснительную.
Например, если находитесь на больничном. Если вы пишете её по устному указанию, то это тоже надо отразить.
4. Поставьте дату, город, полное ФИО и подпишитесь.
5. К объяснительной приложите максимум документов, подтверждающих ваши слова. Справки от врача, акты о ДТП и др. Документы, подтверждающие вину, вы не обязаны предоставлять.
Отказ от объяснительной
Сотрудник имеет право отказаться от объяснений. Тогда работодатель собирает комиссию минимум из трёх человек, комиссия составляет акт. С ним работника знакомят под подпись. Если он отказывается и от этого, члены комиссии отразят ситуацию в акте.
Отказ от объяснительной обычно воспринимается негативно и ведёт к конфликту с работодателем. Вряд ли начальство посчитает, что работник переживает из-за случившегося, вынес какой-то урок и проступок в будущем не повторится. Кроме того, если работник отказался писать объяснительную, могут возникнуть сложности с оспариванием взыскания.
ТК РФ Статья 193. Порядок применения дисциплинарных взысканий
До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.
Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.
Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.
Дисциплинарное взыскание, за исключением дисциплинарного взыскания за несоблюдение ограничений и запретов, неисполнение обязанностей, установленных законодательством Российской Федерации о противодействии коррупции, не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки — позднее двух лет со дня его совершения. Дисциплинарное взыскание за несоблюдение ограничений и запретов, неисполнение обязанностей, установленных законодательством Российской Федерации о противодействии коррупции, не может быть применено позднее трех лет со дня совершения проступка. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.
За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.
Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.
Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.
(редакция Трудового кодекса РФ от 01.01.2024)
. применения дисциплинарного взыскания, установленного ст. 193 ТК РФ. Необходимо помнить, что при . применения дисциплинарных взысканий, установленный ст. 193 ТК РФ. Если такой порядок будет . дисциплинарного взыскания, установленные ст. 193 ТК РФ. Уволить за прогул можно . взыскания (часть вторая ст. 193 ТК РФ). На практике также прибегают . работе (часть шестая ст.
193 ТК РФ). Отсутствующему работнику следует направить . дисциплинарного взыскания, установленных ст. 193 ТК РФ. А вот датой увольнения .
. требует соблюдения процедуры, установленной ст. 193 ТК РФ. При этом в ст . должна предшествовать процедура, установленная ст. 193 ТК РФ, по сокращению штата – ст .
. нарушены положения ч. 5 ст. 193 ТК РФ о том, что за . дисциплинарной ответственности, установленный ст. 192, 193 ТК РФ.
. сможет соблюсти некоторые требования ст. 193 ТК РФ , например, касающиеся сроков. Как . дисциплинарного взыскания, предусмотренный в статье 193 ТК РФ. Напомним требования данной статьи .
. нужно исполнить обязанность, установленную ст. 193 ТК РФ, – запросить у сотрудника объяснения .
. под подпись ( ст. 68 , ст. 193 ТК РФ). Ознакомить работника под подпись .
. соответствующий акт (часть 1 статьи 193 ТК); непредоставление объяснительной – не является . дисциплинарного взыскания (часть 2 статьи 193 ТК).
. сотрудников и другое. Согласно статье 193 ТК до применения дисциплинарного взыскания работодатель .
Кто составляет требование объяснительной
Оформляет документ наниматель. Если в мелких фирмах все задачи ложатся на плечи руководителя, то в крупных организациях это делает не сам генеральный директор, а начальник отдела кадров или непосредственный руководитель провинившегося, начальник подразделения и т. д.
Нельзя точно сказать, кто подписывает требование о даче объяснений от работника, обычно это директор компании. Но подпись вправе ставить и другой сотрудник, на которого возложены такие обязанности директором, например кадровик. Это зависит от ситуации и установленной на предприятии практики ведения документации.
На основании этого документа руководство определяет, насколько человек виноват в сложившейся ситуации и какое взыскание на него наложить. Все необходимо делать строго по закону. Если нарушитель не согласится с решением руководителя компании, он вправе обратиться в ГИТ или в суд.
Порядок передачи требования работнику
В законодательстве не указан четкий порядок, как передать документ работнику. Нельзя точно сказать, понадобится ли специальный приказ о взятии объяснительных с работников, этот вопрос оставлен на усмотрение руководства организации. По закону, такое распоряжение не обязательно.
Основное правило — вручить уведомление провинившемуся сотруднику. Поскольку закон не обязывает работника писать пояснения, он вправе этого не делать. Но руководству компании необходимо сохранить подтверждение о вручении объяснительной и о том, что она не написана вовремя.
Есть несколько способов, как взять такое подтверждение:
- отдать уведомление лично в руки для ознакомления под подпись. Обычно это делает или сам глава компании, или уполномоченный им сотрудник (кадровик или непосредственный начальник работника);
- отправить по почте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении (если работник отсутствует на рабочем месте или не желает подписывать его);
- зачитать вслух при свидетелях (если подчиненный отказывается знакомиться с документом). Об этом необходимо составить акт.
Объяснительная записка. Порядок ее предоставления по трудовому праву
Право работодателя истребовать у работников объяснения до момента дисциплинарного взыскания предусмотрено в статье 193 Трудового кодекса. На основании объяснительной записки определяется степень вины работника в случившемся, и выбирается наказание для него.
Работодатель обязан затребовать объяснительную у работника перед тем, как наложить на него дисциплинарное взыскание, но форма запроса законодательно не установлена: можно передать требование и в письменной, и в устной формах. Как правило, работодатели предпочитают оформлять свои требования в письменной форме, чтобы у них сохранились доказательства на случай судебных споров с работниками о законности увольнения или объявления выговора.
Уведомить работника о необходимости дать объяснения через приказ или требование бывает не так просто: некоторые работники умышленно уклоняются от его получения. Тогда работодателю следует направить требование альтернативным способом: по смс, сообщением в мессенджере, заказным письмом и пр.
Причины истребования
Работодатель может потребовать объяснительную от работника только при наличии обстоятельств, связанных с нарушением трудового законодательства. Это:
- опоздание на работу;
- отсутствие на рабочем месте в течение четырех часов и более;
- нахождение на работе в состоянии опьянения;
- нанесение ущерба личному имуществу работодателя;
- нарушение правил охраны труда;
- представление руководству недостоверных сведений о состоянии дел.
Объяснительная помогает работодателю посмотреть на случившееся глазами работника и сделать вывод о степени его вины. Какие из доводов работника можно считать уважительной причиной нарушения трудовой дисциплины, а какие – нет, работодатель определяет по своему усмотрению.
Обязан ли сотрудник писать объяснительную
Законодательно не установлено требования о том, что работник обязан написать объяснительную. Поэтому он может не передавать никаких разъяснений работодателю о причинах случившегося, если посчитает ненужным давать пояснения или полагает, что они могут только навредить (статьи 21, 192 Трудового кодекса РФ). Но отказ в написании документа не означает вины работника в случившемся и того, что он совершил проступок намеренно. Как и не лишает работодателя права привлечь работника к дисциплинарному взысканию по нормам абзаца 2 статьи 193 Трудового кодекса РФ (многие ошибочно полагают, что при отказе от написания объяснительной работодатель не сможет объявить работнику выговор или уволить его). Уволить сотрудника за отказ от оформления объяснительной не могут – сделать это возможно только за проступок, причины которого требовалось объяснить.
Если после поступления требования от работодателя работник решил не писать объяснительную, то об этом факте составляется специальный акт об отказе. Этот документ послужит доказательством того, что работнику дали возможность объясниться, но он ее не реализовал.
Акт составляется не ранее, чем через два дня после получения работником требования о подготовке акта. Обычно документ готовит специально созданная для этого комиссия, состоящая из трех человек.
Акт об отказе от дачи объяснения содержит:
- Описание нарушений, которые отказался объяснять сотрудник.
- Причины отказа (если таковые озвучивались работником).
- Регистрационные сведения заявителя.
- Дата подготовки документа.
- Подписи руководства и членов комиссии.
Как рассчитывается срок предоставления объяснений для применения дисциплинарного взыскания?
Ю.Ю. Лата,
автор ответа, консультант Аскон по юридическим вопросам ВОПРОС При истребовании объяснений по нарушению ПВТР как рассчитываются 2 рабочих дня? Имеет ли значение время вручения уведомления об истребовании объяснений?
Например, вручили уведомление в 15.00 в понедельник, когда крайний срок подачи таких пояснений сотрудником: в среду в 09.00 можно составлять акт или нужно после 15.00 часов? ОТВЕТ Если в организации установлена пятидневная рабочая неделя и рабочий день с 09.00 до 18.00, а уведомление об истребовании объяснений вручено в понедельник в 15.00, то работник должен представить объяснение не позднее 18.00 среды.
День вручения уведомления работнику о необходимости представить объяснение в эти два дня не входит. ОБОСНОВАНИЕ До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение.
Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не представлено, то составляется акт, подтверждающий, что работник объяснения так и не представил (ч. 1 ст. 193 ТК РФ). Трудовой Кодекс не разъясняет, входит ли в эти два дня день вручения уведомления работнику.
Статья 14 ТК РФ, регулирующая исчисление сроков, не содержит норм о начале течения сроков, выраженных в рабочих днях и не связанных с прекращением или возникновением трудовых прав и обязанностей. В такой ситуации суды применяют ст. ст.
190, 191 ГК РФ (Определение Московского городского суда от 06.07.2010 по делу N 33-19977 , Решение Братского городского суда Иркутской области от 28.01.2013 по делу N 2-200/2013). Так, согласно нормам ГК РФ, течение срока, определенного периодом времени, начинается на следующий день после календарной даты или наступления события, которыми определено его начало (ст. 191 ГК РФ).
Если срок установлен для совершения какого-либо действия, оно может быть выполнено до 24 часов последнего дня срока. Однако если это действие должно быть совершено в организации, то срок истекает в тот час, когда в этой организации по установленным правилам прекращаются соответствующие операции (п. 1 ст. 194 ГК РФ).
Таким образом, день вручения уведомления работнику о необходимости представить объяснение в эти два дня не входит. И срок для дачи объяснения работником начинает исчисляться, начиная со дня, следующего за днем вручения такого уведомления. При этом для работника организации день начинает исчисляться с часа начала рабочего дня и заканчивается часом окончания рабочего дня. Эта позиция находит подтверждение в вышеназванных судебных решениях.
Ю.Ю. Лата,
автор ответа, консультант Аскон по юридическим вопросам
#Специалист по кадрам В избранное Поделиться PDF 62 70
Возможно, вам будут интересны эти темы:
Как отдыхаем в феврале
35 02.02.2024
День защитника Отечества в 2024 г. приходится на пятницу.
Закон о компенсации за задержку не начисленных работнику выплат вступил в силу
52 02.02.2024
Работодатель обязан выплатить проценты, если не начислил сотруднику деньги вовремя, а суд подтвердил право на них.
Как заполнить ЕФС-1 при комбинированном режиме работы
144 30.01.2024
Код «ДИСТ» в графе «Код выполняемой функции» подраздела 1.1 формы ЕФС-1 нужно указывать в том числе в случае, когда работник часть времени работает дистанционно, а часть – в офисе.
При продлении срочного трудового договора нужно сдать ЕФС-1
227 30.01.2024
В случае продления срока действия срочного трудового договора в СФР необходимо представить ЕФС-1 с подразделом 1.1.
Официальный сайт поставщика системы КонсультантПлюс в Санкт-Петeрбурге
Выполняем базовые требования Стандарта безопасной деятельности +7(812) 703-3834
Истребование работодателем письменных объяснений у работника в период его временной нетрудоспособности запрещено
Определением Верховного Суда РФ от 17.08.2020 № 69-КГ20-3 суд указал, что порядок применения работодателем дисциплинарных взысканий к работнику регламентирован ст. 193 ТК РФ, которой установлено, что до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не представлено, то составляется соответствующий акт.
Согласно ч. 1 ст. 193 ТК РФ дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.
Суд признал ошибочным мнение о том, что истребование работодателем письменных объяснений у работника в период его временной нетрудоспособности законом не запрещено, поскольку положения ч. 3 ст. 193 ТК РФ специально исключают время болезни работника из срока применения дисциплинарного взыскания.
