Какую должность нужно указывать в графике отпусков если работник занимает сразу несколько

О графике отпусков написано множество статей, проведено огромное количество вебинаров, тем не менее при кадровом аудите в компаниях проверяющие органы неминуемо находят ошибки. В этой статье мы разберем основные нюансы по порядку составления графика отпусков и на что необходимо обратить особое внимание практикующему кадровику.

Ну а, если вы делаете первые шаги в кадровом деле, то мы настоятельно рекомендуем вам пройти в нашем центре РУНО практический экспресс-курс «Основы кадрового делопроизводства + 1С 8.3» и Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам

Когда утверждается график отпусков

График отпусков, согласно Трудовому Кодексу ( статья 123 ), должен быть утвержден не позднее, чем за две недели до нового года (раньше можно).

Берем в руки календарь, находим 31 декабря и отсчитываем назад 2 недели. Это 17 декабря. Но это суббота!

Следовательно, последний день утверждения графика отпусков — предшествующий рабочий день (16 декабря). Существует штраф за то, что график отпусков отсутствует или он утвержден не вовремя и составляет от 30 000 до 50 000 руб ( статья 5.27 КоАП ).

Если у вас в компании есть профсоюзный орган, то необходимо учесть его мнение (до утверждения), а это занимает время. Ведь профсоюзный орган может внести свои коррективы по переносу отпусков сотрудников.

Должны ли совместители быть в графике отпусков

Нужно ли включать в график отпусков работников-совместителей, разъясняется в письме Роструда от 25.12.2020 № ПГ/60005-6-1.

Чиновники напоминают, что согласно ст. 123 TK РФ, даты предоставления отпусков определяются ежегодно в соответствии с графиком отпусков. Утвержденный график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работников.

К обязательным к ведению кадровым документам относятся и приказы о предоставлении отпусков, и основания для их издания (в данном случае — графики).

Следовательно, в графике отпусков должны быть отображены периоды отдыха не только основных работников, но и совместителей.

При этом внутренние совместители отмечаются в графике один раз, т.к. по TK РФ отпуск по основному месту работы должен совпадать с отпуском по совместительству.

Чтобы запланировать в графике даты отпуска совместителя, можете попросить его предоставить, например, выписку из графика отпусков или соответствующую справку с основного места работы.

Как правильно предоставить отпуск внешнему совместителю? Ответ на данный вопрос узнайте из Готового решения «КонсультантПлюс», оформив бесплатный пробный доступ к системе.

3 вопроса по графику отпусков — Елена Пономарева

Дата начала отдыха в графике отпусков

Роструд считает, что указание в графике только месяца отпуска, без точных дат начала и окончания отдыха, неправомерно.

Эксперты рекомендуют вносить в форму для графика отпусков конкретные даты, чтобы избежать разногласий с работниками.

О праве переноса отпуска на следующий год

Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2024 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2025 год. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда.

Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, то только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.

Какие отпуска и каких работников включают в график

В график отпусков включают все ежегодные оплачиваемые отпуска:

1. Основной — у большинства его продолжительность 28 календарных дней. Но есть категории работников, у которых он удлинённый, например, у инвалидов и несовершеннолетних — по 30 дней.
2. Дополнительный — добавляется к основному отпуску. Предоставляется за вредные и опасные условия труда, за ненормированный рабочий день, за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к нему местностях, в особых климатических условиях и в других случаях.

В график можно включать и остатки отпусков, не использованных в прошлые годы. Другие виды отпусков (учебный, без сохранения зарплаты) не включают.

График составляют по всем работникам, которым полагаются ежегодные оплачиваемые отпуска, в том числе по внешним совместителям и дистанционщикам. Включают всех, у кого на день утверждения графика есть действующий трудовой договор, даже если работник находится в отпуске с последующим увольнением или планирует после нового года увольняться.

У отдельных работников есть право брать отпуск в удобное для них время, например:

• несовершеннолетние ( ст. 267 ТК РФ );
• воспитывающие ребёнка-инвалида в возрасте до 18 лет ( ст. 262.1 ТК РФ );
• воспитывающие троих и более детей до 18 лет, если младшему ещё не исполнилось 14 лет ( ст. 262.2 ТК РФ );
• награждённых знаком «Почётный донор» ( п. 1 ч. 1 ст. 23 № 125-ФЗ от 20 июля 2012 г. ).

Несмотря на это, их тоже нужно включать в график. Если потом работник воспользуется своим правом и захочет перенести даты отпуска, ему нужно написать заявление.

Точно такая же ситуация с работниками, у которых есть право брать отпуск авансом, то есть до того, как они отработают шесть месяцев с даты приёма на работу. Это, например:

• женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него ( ст. 260 ТК РФ );
• усыновившие ребёнка в возрасте до трёх месяцев ( абз. 3 ст. 122 ТК РФ );
• мужья в период, когда их жёны в отпуске по беременности и родам ( абз. 4 ст. 123 ТК РФ );
• жёны военнослужащих — они могут брать отпуск одновременно с мужьями ( п. 11 ст. 11 № 76-ФЗ от 27 мая 1998 г. );
• работник, которому нужен отпуск для сопровождения своего ребёнка до 18 лет, поступающего в учебное заведение среднего или высшего образования в другой местности ( ч. 5 ст. 322 ТК РФ );
• внешним и внутренним совместителям — им положен отпуск одновременно с основным местом работы ( ч. 1 ст. 286 ТК РФ ).

Таким сотрудникам по письменному заявлению работодатель обязан предоставить оплачиваемый отпуск в удобное им время, даже если в графике были запланированы другие даты.

В график не нужно включать:

• работников, про которых точно известно, что в будущем году они не пойдут в отпуск. Например, тех, кто находится в отпуске по уходу за ребёнком. Если работник сразу после такого отпуска захочет взять очередной оплачиваемый отпуск, его нужно предоставить по заявлению, а не по графику;
• исполнителей по договорам гражданско-правового характера. Это не трудовые отношения, поэтому прав на отпуск не возникает.

Новых работников, которых приняли уже во время действия графика, можно в него добавить или предоставить им отпуск в первом рабочем году просто по заявлению — это не нарушение.

Моё дело Бюро

Справочно-правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг

Минтруд и Роструд о графике отпусков

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

• его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
• все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Наступил ноябрь, работа над новым графиком отпусков в самом разгаре. Он хоть и утверждается руководителем организации (или его приказом), но составителем, как правило, выступает кадровик. Соблюдение норм трудового законодательства при планировании отпусков – ​это зона ответственности кадровика. Порою она бывает очень ощутима.

Мы отобрали 5 наиболее часто встречающихся у наших читателей-кадровиков вопросов, касающихся графиков отпусков, и подготовили ответы них. В частности, необходимо ли включать в график на следующий год ранее перенесенные части отпуска; обязан ли работодатель учитывать пожелания работников по времени отпуска; должен ли он перед составлением графика разъяснять работникам-льготникам их право выбирать удобное время отдыха; надо ли планировать отпуска декретниц и работников в отпусках по уходу за ребенком в графике и если да, то как это осуществить; можно ли включать в график отпуска за рамками рабочего года (спойлер: нельзя, это будет нарушением трудового законодательства, но есть варианты, как попытаться соблюсти баланс интересов работодателя и сотрудников).

Как хранить график отпусков

График хранят в течение трёх лет — Приказ Росархива РФ от 20.12.2019 г. № 236. Порядок хранения не отличается от других локальных нормативных актов. Например, можно выделить отдельный шкаф или помещение под архив.

За отсутствие графика отпусков или нарушение срока хранения штрафуют — ст. 5.27 КоАП РФ:

• должностных лиц и ИП — на 1-5 тыс. руб.;
• компании — на 30-50 тыс. руб.

Коротко

1. График отпусков — это план отдыха сотрудников.
2. Документ составляют все работодатели, кроме микропредприятий, отказавшихся от локальных нормативных актов.
3. График утверждают по унифицированной форме Т-7, но работодателям разрешено создавать собственные бланки.
4. Фирмы и ИП не обязаны учитывать мнение работников при составлении плана отпусков.
5. Проект графика утверждают с профсоюзом, если он утвержден в организации.
6. За отсутствие графика или нарушение сроков хранения должностных лиц и ИП штрафуют на 1-5 тыс. руб., организации — на 30-50 тыс. руб.

Статья актуальна на 23.11.2022

Если сотрудник уходит в отпуск по основной должности, должен ли он брать отпуск по внутреннему совместительству?

Ю. И. Удалова
автор ответа, консультант Аскон по юридическим вопросам

Сотрудник работает в организации на основной должности, и по двум внутренним совместитель. Когда он уходит в отпуск с основной должности, должен ли писать заявления и на должности по совместительству? Может ли он уйти в отпуск с основной должности, с должностей по совместительству не уйти?

Ответ

1. Считаем, что заявление на отпуск внутренний совместитель может написать в случае, когда работник принят на работу после утверждения графика отпусков и в него еще не успели внести дополнения, или когда совместитель хочет воспользоваться ежегодным оплачиваемым отпуском вне графика отпусков. Однако оформлять такое заявление не обязательно.

Так как вы являетесь для него работодателем как на работе по совместительству, так и на основной работе, вам достаточно знать даты его отпуска на основной работе и параллельно предоставить отпуск на работе по совместительству. То есть достаточно заявления на отпуск по основной должности.

2. Нет, работа по внутреннему совместительству во время ежегодного отпуска на основной работе законом не предусмотрена. Единственное исключение — когда отпуск на работе по совместительству короче отпуска на основной работе и работник не хочет брать отпуск за свой счет, чтобы компенсировать недостающую часть. Отправить его в такой отпуск по своей инициативе вы не вправе. Поэтому в этот период работник будет трудиться на работе по внутреннему совместительству во время отпуска по основной работе.

Ю. И. Удалова
автор ответа, консультант Аскон по юридическим вопросам

#Специалист по кадрам В избранное Поделиться PDF 64 65

План составления графика отпусков

График отпусков составляется в несколько этапов:

1. Сбор информации о пожеланиях сотрудников. Его можно выполнить разными способами:

1. 1. Через руководителей структурных подразделений. Руководители самостоятельно собирают предпочтения сотрудников, желательно в письменном виде. Затем информация с разных структурных подразделений объединяется в одном документе менеджером по персоналу.
2. 2. Через информирование по электронной почте. Работодатель присылает бланк графика по электронной почте всем работником. Сотрудники самостоятельно его заполняют и отсылают обратно. На его основе составляется полный график отпусков.

В график отпусков можно внести изменения. Причиной для изменений может служить, например, болезнь сотрудника, из-за которой он захочет перенести часть отпуска. По этой причине графу «фактическая дата отпуска» лучше заполнять после того, как сотрудник вышел на работу.

Внести изменения можно даже после того, как «фактическая дата отпуска» была заполнена. Если сотрудник вышел в отпуск не по графику отпусков, то запись нужно зачеркнуть. После этого нужно внести новую запись с пометкой «исправленному верить», указав должность и оставив подпись.

Штрафы

График, утверждённый после 16 декабря, считается нарушением в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Штрафы назначаются при нарушении срока составление графика:

• на должностных лиц — от 1 тысячи до 5 тысяч рублей, за повторное нарушение — от 10 тысяч до 20 тысяч рублей;
• на индивидуальных предпринимателей — от 1 тысячи до 5 тысяч рублей, за повторное нарушение — от 10 тысяч до 20 тысяч рублей;
• на юридических лиц — от 30 тысяч до 50 тысяч рублей, за повторное нарушение — от 50 тысяч до 70 тысяч рублей.

Должностные лица могут вместо штрафа получить предупреждение, а при повторном нарушении — дисквалификацию на срок от одного года до трёх лет.

Если график отпусков не был утверждён и после срока, то штраф от 30 тысяч до 50 тысяч рублей грозит всем.