Разбираемся в статье, что такое «Т-2 личная карточка работника», и нужно ли ее вести работодателю. Объясняем, как заполнить личную карточку работника, если вы продолжаете ее вести, и как правильно оформить отказ от формы.
Личная карточка работника — это кадровый документ, суммирующий все сведения и сотруднике предприятия. Его форма № Т-2 специально разработана Федеральной службой государственной статистики РФ, или Росстатом. В личной карточке содержатся персональные данные работника и исчерпывающие сведения о его кадровых перемещениях внутри предприятия: изменение должности, карьерный рост, профессиональная переподготовка и подобные данные, имеющие прямое отношение к работе специалиста.
Несмотря на существование полноценной росстатовской формы карточки, с 2013 года работодателям разрешено изменять ее, удалять отдельные блоки, добавлять свои и в целом разрабатывать актуальные бланки самостоятельно.
Быть в курсе последних изменений в законодательстве, первыми получать разъяснения, как действовать на практике, бесплатно смотреть вебинары с Валентиной Митрофановой и посещать «Кадровый форум» – все это наш сервис « Кадровый обзор »
Законодательная база
Необходимость заведения личной карточки работника по форме Т-2 определялась несколькими документами:
С 1 сентября 2021 года действует новый порядок ведения трудовых книжек в ред. приказа Минтруда от 19.05.2021 №320н взамен Постановления №225. В нем нет упоминания о личных карточках работников по форме Т-2.
А с 8 января 2022 года воинский учет сотрудников осуществляется по форме 10, утвержденной Инструкцией Минобороны России в ред. приказа от 22.11.2021 №700 . С этого момента пропала необходимость в заполнении личной карточки Т-2.
Как заполнять новые формы №10, читайте в нашем экспертном материале .
Зачем нужна личная карточка
1. Хранение и систематизация информации. Личная карточка является своеобразным досье сотрудника. В сжатой форме в карточке указывается вся информация о нем: паспортные данные, адрес регистрации, специальность, номер диплома, уровень владения иностранными языками, сведения о семье и т.д. Личную карточку имеет право использовать в своей работе сотрудник отдела кадров.
Например, кадровик может сформировать какие-либо льготы для работника, исходя из состава семьи, указанного в карточке. Так же ей может пользоваться бухгалтер — в Т-2 могут быть сведения, являющиеся основаниями для каких-либо дополнительных выплат. Отдельные записи о квалификации специалиста могут помочь ему занять более высокую должность или расширить функционал.
2. Документирование важных изменений . Дата поступления на работу, номер приказа, перевод с одной работы на другую, повышение в должности, награды и поощрения — все это важные сведения о работнике.
Разумеется, они сопровождаются своевременными приказами, графиками, актами и прочим — однако вся сумма знаний об этих изменениях содержится именно в личной карточке — их можно увидеть хронологически. Хранение данных на едином бланке Т-2 поможет избежать недоразумений или конфликтных ситуаций. Большое количество информации можно будет восстановить в случае утери. Обо всех изменениях, происходящих в его карьере, сотрудник расписывается в личной карточке, удостоверяя своей подписью принятие этих изменений и согласие с ними.
Организация картотеки личных карточек Т-2 – Елена А. Пономарева
3. Статистика и информация к размышлению. В целом информация из Т-2 может служить своеобразной базой данных о человеческих ресурсах организации. Проанализировав эти данные, администрация предприятия может сделать выводы о квалификации своих специалистов, об их успехах и движении по карьерной лестнице и использовать эти знания в целях развития компании.
Вести Т-2 необязательно. Работодатель сам решает, нужна ли ему с 2022 года личная карточка работника. На это прямо указал Роструд в разъяснениях на сайте «Онлайнинспекция.рф».
Какие бывают карточки
Есть две официальные формы карточек — обычная Т-2 и на государственного служащего Т-2ГС (МС). Бланки отличаются только тем, что для государственного служащего отдельно указывается стаж работы на госслужбе, который дает право на надбавки за выслугу лет и на доплаты к пенсии.
Бланк личной карточки работника (форма Т-2) скачать можно по ссылке
Как было раньше
Без личной карточки было не обойтись. Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках» обязывало работодателей дублировать записи из трудовой в личную карточку Т2. Если происходило кадровое событие — прием, увольнение, перевод — то сотрудника знакомили с изменениями под подпись, которая ставилась именно в карточке.
Кроме того, на основании Постановления правительства № 719 от 27.11.2006, на военнообязанных или подлежащих призыву на военную службу сотрудников в форме Т2 нужно было заполнять раздел 2 — «Сведения о воинском учете».
Курс молодого ИП
11 видеоуроков для уверенного старта бизнеса
Начать учиться
Что изменилось
Приказ Министерства труда и соцзащиты № 320 Н от 19.05.2021 утвердил новый порядок ведения трудовых книжек. Про личные карточки работников в приказе больше не упоминалось, что вызвало закономерный вопрос — а нужны ли они вообще. Специалисты сервиса Роструда «Онлайнинспекция.рф» дали следующие разъяснения:
- вести личные карточки теперь не обязательно;
- по желанию вести можно, при этом работодатель сам решает, знакомит сотрудников с записями под подпись или нет;
- если карточки уже ведутся, то отказываться от них нужно правильно (например, путем издания соответствующего приказа);
- формат не имеет значения — можно заполнять как в электронном, так и в бумажном виде;
- карточки Т2 относятся к документам длительного хранения, поэтому в случае отказа выбрасывать их нельзя;
- если сотрудник состоит на воинском учете, то на него необходимо продолжать заполнять раздел 2.
Последний пункт создал работодателям неудобства. Получалось, что полностью отказаться от карточек нельзя в отношении военнообязанных сотрудников. А из формы Т2, состоящей из нескольких разделов, нужно было вести только второй, либо заполнять карточку полностью.
Приказ Министра обороны РФ № 700 от 22.11.2021 урегулировал этот момент окончательно путем утверждения новой формы № 10, по которой организации должны вести воинский учет своих работников. Форма № 10 содержится в приложении 22 к приказу. Теперь при желании карточки Т2 можно не использовать совсем.
Документы для заполнения личной карточки
Личная карточка работника заполняется работником кадровой службы на основании следующих документов:
- приказа (распоряжения) о приеме на работу;
- паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;
- страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
- документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
- документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
Порядок заполнения личной карточки
Начинается заполнение карточки с наименования организации согласно учредительным документам.
Затем заполняется таблица, в которой указываются:
- дата составления личной карточки;
- табельный номер, который присваивается работнику;
- ИНН работника и номер страхового свидетельства государственного страхования;
- в графе «Алфавит» проставляется первая буква фамилии работника;
- в графе «Характер работы» указывается «постоянно», если работник принимается по бессрочному трудовому договору, или «временно», если по срочному;
- в графе «Вид работы» — «основная» или «по совместительству»;
- в графе «Пол» — «М» (мужской) или «Ж» (женский).
Раздел I личной карточки начинается с внесения номера и даты трудового договора.
Затем заносятся общие сведения о работнике:
- Ф.И.О., дата и место рождения, гражданство;
- знание иностранного языка;
- образование и сведения о документе об образовании;
- профессия (основная и другая);
- стаж работы;
- сведения о наличии брака и составе семьи;
- паспортные данные;
- адрес места жительства (регистрации и фактический);
- номер телефона.
Далее заполняется раздел II личной карточки «Сведения о воинском учете»
Правильность заполнения разд. II заверяется подписями кадровика и самого работника.
В разделе III «Прием на работу, переводы на другую работу» записи вносятся на основании соответствующих приказов — о приеме на работу, о переводах. При этом с каждой внесенной записью работник должен быть ознакомлен под роспись, которая вносится в графу 6 раздела.
Раздел IV «Аттестация» заполняется, если нормативными правовыми актами или локальными актами организации для работников организации предусмотрено проведение аттестации.
Разделы V «Повышение квалификации в организации» и VI «Профессиональная переподготовка» заполняются, если работник соответственно проходил повышение квалификации или осуществлял профессиональную переподготовку. Основанием внесения записей будет документ об обучении работника.
В разделе VII «Награды (поощрения), почетные звания» дублируются записи о наградах и поощрениях, которые вносятся в трудовую книжку. Это сведения:
- о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
- о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;
- о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.
В разделе VIII «Отпуск» делаются записи о всех видах отпусков (ежегодном оплачиваемом, дополнительном, отпуске без сохранения заработной платы, за ненормированный рабочий день). Здесь указываются вид отпуска, период, за который он предоставляется, количество дней, даты начала и окончания и основание, то есть приказ работодателя.
Запись в раздел IX «Социальные льготы» вносится, если работник в соответствии с действующим законодательством имеет право на социальные льготы, например, является инвалидом, донором, подвергся воздействию радиации на Чернобыльской АЭС. Основанием внесения записи будет документ, подтверждающий право работника на такую льготу.
В раздел X «Дополнительные сведения» могут быть перечислены любые сведения о работнике, которые не нашли отражения в иных разделах личной карточки.
Раздел XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» заполняется при увольнении работника в соответствии с формулировкой увольнения и со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ. Данная запись также заверяется подписями кадровика и работника.
Электронно или на бумаге — как лучше, если не отказались от формы Т-2?
- не нужно использовать бумагу;
- не нужно хранить документы в архиве;
- исключается потеря документов;
- сотрудник подпишет электронную Т-2 в несколько кликов (если это необходимо), и с такой подписью документ будет иметь юридическую силу.
Поэтому, если работодатель считает нужным продолжить вести личные карточки Т-2, лучше перейти на электронный формат. Так и отпуска учитывать легче, и в суде такие документы при необходимости использовать можно.
Личная карточка Т-2
Личная карточка Т-2 — это кадровый документ, который работодатель составляет в первый рабочий день на сотрудника, которого приняли на работу в штат по трудовому договору. Эту карточку кадровик ведет на протяжении всего периода работы данного сотрудника в фирме.
В карточке Т-2 содержатся все персональные данные работника и информация о его трудовой деятельности.
Как заполнять карточку в 2023 году рассказали эксперты по кадровому учету в курсе «Кадровик с нуля до профи». Научим всему, что должен знать кадровик в новом году.
Типовая форма № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1.
В карточке указывают:
- фамилию, имя, отчество работника;
- год его рождения;
- пол;
- образование;
- семейное положение;
- детей;
- паспортные данные;
- ИНН и номер свидетельства пенсионного страхования;
- стаж работы (общий и непрерывный).
Соответственно, данные берут из приказа о приеме сотрудника на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об образовании, пенсионного свидетельства, свидетельства о постановке на налоговый учет.
Прежними правилами ведения трудовых книжек было предусмотрено, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись . А роспись проставляли в его личной карточке, где запись, внесенная в трудовую книжку, повторяется.
Но эти старые правила ведения и хранения трудовых книжек, которые были утверждены постановлением Правительства от 16 апреля 2003 г. № 225, с 1 сентября 2021 года утратили силу.
На смену пришел приказ Минтруда от 19 мая 2021 г. № 320н.
Как изменились правила работы с формой Т-2
Первое — это, конечно, отмена обязанности вести личную карточку по форме Т-2. Как документ она больше в новом порядке не упоминается. В новом порядке нет положений, обязывающих работодателей вести личные карточки работников.
Отсюда следует, что и знакомить сотрудников с записями в форме № Т-2 о приеме, переводе и увольнении не требуется.
Тем не менее, Роструд считает, что работодатель — организация или ИП — вправе продолжить после 1 сентября в2021 года вести карточки № Т-2 (ситуация повторяет ситуацию с отменой командировочных удостоверений, которые фирма по желанию может продолжать оформлять).
Нарушением это не будет, но уже без ознакомления работников. И это второе изменение порядка работы с личной карточкой.
А вот третье — самое существенное.
Если увольняющийся сотрудник попросит выдать ему копию личной карточки, работодатель обязан это сделать. Об этом написали чиновники Роструда — к документам, связанным с работой, наряду с приказами о приеме на работу, о переводах на другую работу, увольнении, а также и выпиской из трудовой книжки. Следовательно, если сотрудник подал соответствующее заявление, работодатель должен выдать ему копию Т-2.
- #личная карточка Т-2
- #кадровые документы
Как быть со старыми карточками. Сколько хранить Т-2
Личные карточки уволенных сотрудников надо хранить 50 лет. Срок установлен в Приказе Росархива 236 от 20.12.2019.
Карточки работников, уволенных до 19.02.2020, хранят еще дольше — 75 лет. Такой срок установлен действовавшими в тот период Приказом Минкультуры РФ 55 от 25.08.2010 и Приказом Главархива СССР от 15.08.1988.
Кадровый электронный документооборот от СБИС
Подписывайте кадровые документы сотрудников онлайн от приема до увольнения. С офисными и удаленными, с самозанятыми и на ГПХ.
Общие правила заполнения
Небольшая ремарка перед тем, как обсудить, как заполнить карточку Т-2. Существует унифицированная форма бланка, которую рекомендуется использовать. Работодатель имеет возможность его менять, а точнее, дополнять той информацией, которой, по его мнению, не хватает.
Вместе с тем, важно понимать, что утвержденный на государственном уровне бланк разрабатывался с учетом обеспечения защиты персональных данных гражданина. И работодателю, если он хочет внести дополнения в форму Т-2, следует учитывать особенности законодательства в этой области. Представленный в этой статье пример заполнения личной карточки работника Т-2 дается на базе унифицированного бланка.
Следующий момент, который необходимо знать, — личную карточку ведет лицо, уполномоченное на ведение кадрового учета в организации. Документ оформляется в бумажном варианте. Если удобно дублировать сведения из него в электронном формате, следует воспользоваться компьютером.
Но пока цифровые подписи в России в рамках трудовых взаимоотношений не распространены, и работники подписываются собственноручно. Карточки Т-2 ведут на бумаге и вписывают в них все данные вручную. В связи с этим отметим, что требований к цвету используемых чернил нет.
Что касается ошибок и исправлений, от них, к сожалению, не уйти. Поскольку специальная инструкция по заполнению личной карточки Т-2 не разработана, ориентируемся на правила заполнения трудовых книжек. Если при заполнении допустили неточность, неверную запись необходимо зачеркнуть одной линией (запись должна оставаться читаемой), рядом написать корректную формулировку, затем дописать «Исправленному верить» и расписаться.
Как заполнить по пунктам
Допустим, в ООО «ППТ.ру» в августе 2021 года устраивается экономист Иванов Иван Иванович. При приеме на работу от нового сотрудника потребуются следующие документы (на их основании записываются данные в форму):
- удостоверение личности;
- трудовая книжка (при наличии);
- СНИЛС;
- документы воинского учета;
- документы о полученном образовании и квалификации;
- иные бумаги, если они требуются для допуска к выполнению трудовой функции.
Также кадровику необходим приказ о приеме на работу.
Когда все бумаги собраны, приступайте к оформлению бланка.
Начинаем заполнять бланк с шапки. Здесь следует указывать:
- полное и сокращенное наименование организации-работодателя;
- дату составления карточки;
- табельный номер, ИНН (при наличии) и СНИЛС нового сотрудника, его пол (сокращенно — «М» или «Ж»);
- обязательно уточнить, какой бывает характер работы в личной карточке Т-2, — постоянный или временный;
- вид работы — основная или по совместительству. В этой ячейке слова надо писать полностью, сокращение недопустимо;
- поле «Алфавит» заполняется той буквой, с которой начинается фамилия работника (в нашем примере это «И»).
Раздел I носит название «Общие сведения». Здесь указываются:
- номер трудового договора и дата его заключения;
- Ф.И.О. сотрудника, дата и место его рождения, гражданство;
- степень владения иностранным языком (одним или несколькими);
- информация об образовании и профессии.
Уже со второй строчки у кадровиков возникают сложности, потому что они не понимают, какие коды необходимо вписывать и откуда их брать. Код ОКАТО — номер населенного пункта (его района) в Общероссийском классификаторе объектов административно-территориального деления. В него часто вносят изменения, поэтому при заполнении желательно узнать точные сведения из проверенных источников.
Что касается аббревиатуры ОКИН, то она расшифровывается как Общероссийский классификатор информации о населении. Из этого списка кодов, которые поделены на 293 категории, и берут сведения для заполнения. Для удобства читателей приведем пример заполнения карточки Т-2: сводную таблицу кодов, которые понадобятся при оформлении строк 4, 5 и 6.
Что писать в строке
Какой код по ОКИН указывать
Гражданин РФ и иностранного государства (Республики Беларусь) (в скобках указать ту страну, подданным которой является работник)
Иностранный гражданин Республики Беларусь (указать ту страну, подданным которой является работник)
