Все вливаются в новый коллектив по-разному. Один через три дня уже душа компании, неформальный лидер и всеобщий любимец. Но это редкость. Обычно для новичка первое время на новом месте — тот еще стресс. Человек никого не знает, в работу еще не вник.
Давайте вместе разбираться, как помочь новому сотруднику адаптироваться в коллективе, разобраться в особенностях работы и стать частью команды. Вперед!
Работа с адаптацией состоит из двух больших частей. Часть первая — помочь новому работнику влиться в коллектив. Вторая — освоиться с профессиональными обязанностями. Эти части можно и нужно совмещать — все должно происходить параллельно. Начнем с социализации.
Социализация
Правило первое — начните с себя
В первый день на новом месте пригласите человека к себе и проведите с ним беседу. Расскажите о компании, ее структуре, корпоративной культуре, особенностях направления работы. Проведите его по отделам, покажите, где и что находится. Это вам как руководителю понятно и известно, где отдел кадров, где бухгалтерия, а где уборная. А новенькому — нет!
Не нужно, чтобы он тратил время на поиски необходимого кабинета — пусть лучше займется изучением должностных обязанностей.
Правило второе — представьте нового сотрудника коллективу
Как руководитель, это тоже должны сделать вы. Сразу предостережем от распространенной ошибки. Не используйте школьный формат, когда новенького ставят к доске и говорят всему классу: “Познакомьтесь, это Маша, наша новая ученица”. Такое знакомство — сильнейший стресс. А начинать знакомство со стресса — не самая лучшая идея.
Поэтому мы советуем поступить по-другому.
На первое время лучше закрепить нового работника за опытным наставником. К этому вопросы мы вернемся чуть ниже, когда будем рассказывать о профессиональной адаптации. А сейчас главное — знакомство. Пригласите обоих к себе в кабинет и представьте их друг другу. И пусть идут работать. Поверьте: дальше сами разберутся и без вас.
И перезнакомятся, и общий язык найдут. Это тонкий психологический момент — в присутствии начальника подчиненные ведут себя иначе, чем без него. Они чувствуют себя свободнее и раскованнее. Поэтому знакомство произойдет в самой легкой форме.
Правило третье — вовлекайте нового сотрудника в неформальную жизнь коллектива
Итак, первое знакомство прошло, новый сотрудник уже некоторое время работает в коллективе. Чтобы закрепить эффект и ускорить адаптацию, переходим к следующему этапу. Мы уже писали о том, как важны неформальные мероприятия для формирования командного духа. Корпоративы, выезды на природу, спортивные состязания — все это способствует сплочению сотрудников.
Поэтому сразу же приглашайте новых работников на такие мероприятия. И постарайтесь, чтобы им было максимально комфортно. Не дело, когда новичок стоит у стеночки и скучает.
Как проводить адаптацию сотрудников?
Правило четвертое — оградите человека от токсичных сотрудников
На первых порах новички рады любому знакомству в коллективе. И могут подружиться с теми, кто не очень хорошо на них повлияет, изначально задав негативный настрой. Почти в каждой команде есть те, кто вечно ноет о маленькой зарплате, некомпетентности руководства, субъективном отношении и так далее. Мы уже писали про токсичных сотрудников — оградите новеньких от их влияния.
Вы как руководитель как никто другой знаете коллектив. Поэтому постарайтесь мягко направлять нового сотрудника в его первых знакомствах. Опишите, кто что из себя представляет. Мол, это Иван Иванов, наш лучший работник месяца. А это Петр Петров, он первый кандидат на увольнение. Делай выводы сам, чувак.
Если чувак умен — он поймет ваши тонкие намеки.
Делать это надо максимально мягко. Скорее всего, ваши слова дойдут до всех — работники любят потрепаться и пообсуждать слова руководителя за перекуром или обедом.
Теперь перейдем к более важной части — профессиональной адаптации. Здесь также есть несколько правил.
Виды адаптации
ВАЖНО! Образец положения об адаптации работников предприятия от КонсультантПлюс доступен по ссылке Поскольку условия существования человека многогранны, приспосабливаться ему приходится ко множеству различных факторов. Отсюда можно выделить и различные типы адаптации.
- первичную – человек приобрел новый для себя статус сотрудника впервые, только выпустившись из учебного заведения или приступая к работе в первый раз в жизни;
- вторичную – опыт работы у человека есть, но изменились условия деятельности (другая должность, более высокий ранг, новый коллектив, возможно, иная специализация).
В зависимости от того, к условиям какой сферы человек вынужден применяться или пытаться «согнуть» их под себя, рассматриваются такие виды адаптации:
- профессиональная – сотрудник «встраивается» в новую для себя сферу умений и навыков, освоения возможностей, оценивает свой профессиональный «багаж» с точки зрения соответствия новой работе;
- производственная – работник в новой организации включается в непривычную организацию деятельности, усваивает новые правила и нормы труда, ориентируется на рабочем месте, находит «общий язык» с инструментами, документами, механизмами и др. производственными факторами;
- социальная – получая новую для себя психологическую «роль», а именно члена коллектива, коллеги, а также подчиненного, человек должен научиться и новым для себя правилам этой «игры», принять ценности новой среды и, в свою очередь, также начать оказывать на нее влияние (в обиходе это называют «стать своим»);
- финансовая – с новыми обязанностями меняется и экономическая составляющая жизни человека, нужно будет брать в расчет не только фактор заработной платы (ее размер и своевременность) и других увеличений бюджета, но и дополнительные расходы, например, на проезд к месту работы;
- психофизиологическая – перестраивается не только психика человека, но и особенности его биологического функционирования в новой среде, где он будет проводить значительную часть своего времени. Для себя нужно решить множество вопросов, касающихся физического существования. Придется приноровиться к новому режиму и особенностям, например, графика подъема и отхода ко сну, времени и условиям принятия пищи, привыкнуть носить спецодежду (если это предусмотрено), и даже свыкнуться с нюансами отправления естественных надобностей.
Зачем необходима адаптация персонала в организации
Поскольку адаптация – «встроенный» в человека биологический и психологический механизм, он в большинстве случаев происходит сам собой. Может напрашиваться вопрос, зачем в таком случае заострять внимание на проблеме адаптации, разрабатывать ее программы, стремится повысить ее эффективность?
Действительно, человек чаще всего рано или поздно, так или иначе адаптируется к любым условиям или же адаптирует их под себя. Для этого ему нужно несколько факторов: достаточно времени, мотивация, воля к переменам и их естественные возможности. Но в процессе профессиональной деятельности все эти факторы могут слишком дорого стоить работодателю, поэтому он стремится максимально сократить и облегчить этот сложный процесс.
СПРАВКА! Исследования показывают, что 9 из 10 уволившихся, не проработав и года, приняли это решение в свои первые дни нахождения на службе.
Виды адаптации персонала
Профессиональная адаптация
Профессиональная адаптация направлена на то, чтобы помочь новым сотрудникам освоиться с профессиональными аспектами их работы. Это включает в себя знакомство с рабочими процессами, техническими аспектами должности, спецификой выполнения рабочих задач в данной организации. Профессиональная интеграция часто включает в себя обучение и наставничество, а также предоставление ресурсов и инструментов, необходимых для успешного выполнения рабочих обязанностей. Целью является достижение высокой продуктивности работы сотрудника в кратчайшие сроки.
Организационная адаптация
Организационная адаптация фокусируется на интеграции сотрудника в корпоративную культуру, социальную среду компании. Это включает в себя ознакомление с миссией, ценностями, стандартами, нормами поведения в организации. Также сюда относится интегрирование во внутреннюю иерархию, установление коммуникации с коллегами, а также вхождение в неформальные корпоративные сети. Играет ключевую роль в формировании чувства принадлежности к компании, дает чувство удовлетворенности работой.
Смешанная адаптация
Смешанная адаптация сочетает элементы профессиональной и организационной адаптации. Этот подход признает, что успешное интегрирование нового сотрудника зависит не только от умения выполнять конкретные рабочие задачи, но и от его способности интегрироваться в коллектив. Смешанная интеграция направлена на создание сбалансированного подхода, который способствует всестороннему развитию нового сотрудника как профессионала и как нового члена команды.
Методы адаптации персонала
Индивидуальные методы
Индивидуальные методы сосредоточены на особенностях каждого нового сотрудника. К таким методам можно отнести индивидуальные встречи с HR-менеджером или непосредственным руководителем, наставничество, коучинг, менторство, персонализированные планы развития и обучения. Эти подходы позволяют учитывать уникальные карьерные цели, навыки нового сотрудника, обеспечивая более глубокое понимание корпоративной культуры, а также специфики работы в организации.
Групповые методы
Групповые методы включают в себя организацию семинаров, тренингов, корпоративных мероприятий, командообразующих активностей, нацеленных на коллективное введение новых сотрудников в корпоративную среду. Эти методы способствуют установлению связей и коммуникации между сотрудниками. Групповые мероприятия часто служат платформой для обмена опытом, создания сети профессиональных контактов внутри компании.
Комбинированные методы
Комбинированные методы объединяют элементы индивидуального и группового подходов, предоставляя комплексный опыт. Например, новый сотрудник может участвовать в групповых обучающих сессиях для освоения общих стандартов работы, в то же время получая индивидуальное наставничество по специфике своей должности. Такой подход позволяет максимально эффективно использовать ресурсы организации, предоставляет сотрудникам более полное понимание рабочего процесса.
Основные проблемы новых сотрудников
Почти все сотрудники испытывают на новом месте одни и те же проблемы. В первую очередь они страдают из-за психологического дискомфорта от требований даже очень лояльного руководства (просто за счет того, что они им в новинку), боятся проявлять себя и привлекать лишнее внимание. Новички часто ощущают себя не на своем месте, из-за чего дистанцируются от коллег, а иногда даже задумываются об уходе еще до окончания испытательного срока.
Среди наиболее частых проблем новых сотрудников можно выделить:
- недостаток навыков самоорганизации;
- слабый уровень адаптации к новой среде;
- стеснение при общении с коллегами и руководителями;
- отсутствие практических навыков или недостаточный уровень компетентности.
Затруднять процесс адаптации могут и субъективные переживания:
- неуверенность в собственных силах;
- боязнь допустить простую ошибку, показаться коллегам непрофессионалом;
- страх не понравиться руководству или другим сотрудникам, стать изгоем в коллективе;
- опасение потерять работу, грубо нарушить правила компании;
- нежелание сближаться с командой, эмоциональная отстраненность.
Что влияет на адаптацию нового сотрудника
То, насколько быстро новичок адаптируется к новым условиям, зависит от множества факторов. Ответственность за это в равной степени берут на себя компания и специалист.
С позиции компании на процесс адаптации влияют:
- масштабы организации и стандартизированность рабочих процессов;
- наличие корпоративной культуры, технологий интеграции новых сотрудников, программ обучения и наставничества;
- открытость команды к появлению в коллективе новых людей;
- заинтересованность руководства и других сотрудников в адаптации нового персонала;
- условия труда, график и комфорт на рабочем месте;
- качество микроклимата в команде;
- управленческие навыки руководителей среднего и высшего звена.
Факторы, которые влияют на адаптацию со стороны сотрудника:
- наличие опыта работы на похожих должностях и в аналогичных компаниях;
- готовность учиться (в том числе и на собственных ошибках);
- настрой человека на длительную работу в коллективе, желание стать частью команды;
- должность, обязанности, объем ответственности и задач на рабочем месте;
- соответствие знаний и навыков сотрудника занимаемой в компании должности;
- образование и уровень квалификации новичка;
- психологические качества — устойчивость к стрессу, эмоциональный интеллект, эмпатия;
- коммуникативные способности, открытость новому.
Как оценить адаптацию персонала
Оценка адаптации персонала должна быть объективной и непредвзятой. Для достижения наилучшего результата рекомендовано использовать таблицу, в которой возможно будет провести параллель между сотрудниками и их успехами. В дальнейшем эту же таблицу возможно использовать не только при введении нового эксперта в коллектив, но и повышении. А чтобы правильно всё сделать, следует опираться на несколько потенциально важных критериев.
- оценка по 10-ти и 20-балльной шкале — решение, позволяющее грамотно провести оценку, особенно, в сравнении с 5-балльной системой оценивания;
- разбивка на важные и второстепенные моменты — принципиальный аспект, с которым каждый эйчар получает возможность выбрать из всего многообразия проблем наиболее весомые (проработав их досконально, можно будет обеспечить наилучший исход событий);
- проведение исследования при введении специалиста в работу и спустя время — через 1, 3, 6+ месяцев. Этого времени вполне достаточно для полной адаптации.
Какие виды адаптации персонала существуют
Выделяют несколько типов классификаций адаптации работников:
С учётом опыта нового сотрудника адаптация может быть:
- первичной. Человек только получил диплом, ещё нигде и никогда не работал;
- вторичной. Сотрудник имеет стаж трудовой деятельности. У него есть определенные представления о том, что и как ему предстоит делать.
Но приведённая выше классификация я не принимает в расчёт реалии, предлагаемые новому работнику. С учётом этого фактора выделяют следующие виды адаптации персонала:
- профессиональная. Работодателю предстоит проверить имеющиеся у сотрудника компетенции, дать ему знания, необходимые для работы;
- производственная. Работник узнаёт, с каким оборудованием ему предстоит работать. Обязательно проводятся инструктажи по ОТ и ТБ;
- социальная. Не менее важно стать частью коллектива, влиться в него;
- финансовая. Смена компании-работодателя или даже должности в большинстве случаев сопряжена с изменением доходов. Где-то приходится корректировать и расходы, например, приходится делать пересадку с метро на автобус. Либо в новой компании больше платят, но не предусмотрена компенсация обедов;
- психофизиологическая. Например, на работу необходимо теперь приезжать на час раньше. Из-за этого меняется режим сна и отдыха. В новой компании могут быть и иные требования к внешнему виду.
Адаптация новых сотрудников: как ускорить
Найм сотрудника – длительная и сложная процедура. Работник еще не приступил к своим обязанностям, а в него уже вложены финансовые и временные ресурсы. Любой работодатель заинтересован в том, чтобы адаптация новых сотрудников проходила как можно быстрее. Что для этого можно предпринять:
1. Разработать план адаптации
Это пособие для кадровой службы и руководителя новичка, где поэтапно отражены мероприятия по введению сотрудника в курс дела. Сюда можно включить:
- Ознакомительную экскурсию. Не стоит пренебрегать этим, часто сотрудник стесняется спросить, где находится столовая или комната отдыха.
- Внутренние правила и нормы: режим труда и отдыха, правила пользования мобильным телефоном в рабочее время, график совещаний и мероприятий по тимбилдингу, принятый в компании дресс-код.
- Прием сотрудника на работу: подписание трудового договора, выпуск приказа о приеме на работу, запись в трудовой книжке.
- Знакомство сотрудника с тем, как происходит обмен информацией в компании: через мессенджеры, почту или с помощью CRM-системы, а также выдача логина и пароля от корпоративной почты.
Любая компания развивается, вместе с ней меняются и регламенты, поэтому план нужно периодически актуализировать: убирать лишнее и дополнять новой информацией.
2. Провести обучение или тренинг
Это могут быть мероприятия, разработанные для обучения новых сотрудников или общие занятия для всех работников. Они могут быть индивидуальными или групповыми, например, готовый вводный видео-курс в корпоративной системе обучения.
3. Прикрепить наставника
Именно наставнику новый сотрудник может задать любые вопросы по организации работы, коммуникации с другими отделами и прочим важным нюансам.
Бесплатные инструменты для предпринимателя
Скачайте бесплатно шаблоны финансовых отчетов, калькуляторы скидок, пошаговые инструкции и методички от экспертов ПланФакта и зарабатывайте больше.
Получить Скачано
>15 000 раз
4. Наладить общение с непосредственным руководителем
Новичок должен получать обратную связь от своего начальника. Возможно, на это стоит выделить специальное время, когда можно будет задать все вопросы и получить отзыв о своей работе. Руководителю важно обратить внимание на признаки дезадаптации в поведении сотрудника:
- снижение работоспособности в течение последнего времени;
- плохие отношения с коллективом;
- пренебрежение нормами корпоративной культуры;
- нарушения дисциплины;
- зависимость от наставника или руководителя;
- снижение мотивации.
5. Включить новичка в жизнь коллектива
Нужно обязательно представить сотрудника коллективу, рассказать, что будет входить в его обязанности, по каким вопросам к нему можно будет обращаться. Если организация большая, лучше продублировать эту информацию в рассылке по электронной почте.
Также для этого подходят мероприятия по тимбилдингу. Новичок может проявить себя в спортивных состязаниях или творческих проектах. Не все готовы сразу активно включаться в корпоративную жизнь, но если человек проявляет инициативу – нужно дать ему эту возможность.
Анна Леонова, сотрудник отдела мотивации и адаптации персонала ICL Services:
«Новая работа – это всегда стресс, будь ты senior-специалистом или стажером. Новый коллектив, офис, обязанности или процессы – все это потенциальный риск, что новичку не понравится, и он уйдет в другую компанию. Именно поэтому организации делают все возможное, чтобы свести эти риски к минимуму.
В ICL Services адаптация новых сотрудников отработана до мелочей. Мы понимаем, что, чем меньше времени новичок потратит на вход в должность, тем быстрее и эффективнее начнет работать и приносить пользу бизнесу.
Первое, что видит новый сотрудник после HR в компании – это его наставник. Программа наставничества длится 3 месяца и помогает социализироваться в коллективе. Рядом всегда есть тот, кто подскажет: как пользоваться внутренним порталом, как подать заявку на тренинг, к кому обратиться по рабочему вопросу или где находится столовая. ICL Services получила за эту программу престижную премию IT HR Awards.
Портал изучен, набор новичка на столе, оборудование получено, и вот первое письмо приходит на почту. В нем сотрудник видит, что его ждали на новом месте. Кстати, всем коллегам тоже приходит рассылка с фотографией новичка, чтобы понимать, в какой команде он работает.
Вводный тренинг рассказывает о работе всех отделов компании, о социальной ответственности, процессах и проектах. Сюда приходят руководители отделов и топы, чтобы вживую рассказать о миссии компании, что тут и зачем. Проводят такой тренинг по мере набора группы.
Чтобы легче понять неофициальные правила поведения в open space, компания разработала комикс, где объясняет, что хорошо, а что не очень.
Также у нас есть электронный курс адаптации. В нем сотрудник видит какие тренинги он должен пройти и какую информацию изучить, чтобы работа стала понятнее и проще.
После испытательного срока сотрудник проходит оценку «360», которая призвана оценить его успехи за этот период. Оценивает сотрудника его руководитель, коллеги, с которыми довелось поработать, и, конечно, он сам.
Всегда нужно помнить, что в найме и адаптации участвуют две стороны. И новичок тоже оценивает компанию, когда сюда приходит. И если он не смог адаптироваться, это вопрос к компании»
Резюмируем
Адаптацию нельзя рассматривать как процесс обучения новой работе. Она предполагает погружение сотрудника в новую среду, понимание им правил поведения, взаимодействие в коллективе, принятие корпоративных норм, установку отношений с коллегами и партнерами.
Процесс адаптации обоюдный: организация оценивает сотрудника, а сотрудник – организацию. На поиски подходящего специалиста, особенно высококвалифицированного, тратится много времени, поэтому каждый работодатель заинтересован в том, чтобы сотрудник как можно быстрее начал работать с максимальной эффективностью и приносить пользу.
Адаптация новых сотрудников может идти по-разному: где-то новичка бросают в гущу событий, надеясь, что он разберется сам; где-то относятся бережно, чтобы стресс, который испытывает сотрудник, был минимальным.
Важно понимать, что длительность адаптации не совпадает с длительностью испытательного срока, она может занимать до четырех месяцев и более. Ускорить ее поможет разработанный план адаптации, прикрепление наставника, система тренингов и корпоративного обучения.
Интеграция сотрудника в команду
Следующий этап адаптации сотрудника в компании — период его интеграции в команду.
Понимание ролей
Для знакомства с коллективом можно дать новому сотруднику список коллег с их должностями и видами ролей, чтобы он мог быстро всех запомнить. Но еще удобнее это реализовано в Compass — в корпоративном мессенджере есть профили сотрудников. Карточка показывает его имя, должность и статистику активности работы человека.
Профиль сотрудника в мессенджере также может содержать полезную информацию о статусе — кто находится в отпуске, к примеру, а кто доступен для общения. Эта функция эффективна на этапе адаптации, когда новый сотрудник может быстро узнать, с кем можно связаться для решения проблем.
Приветствие в общем чате
Процесс знакомства новичка с командой можно эффективно организовать через общий для всех сотрудников чат в мессенджере. Менеджер по персоналу, пригласивший сотрудника, может сделать пост-знакомство в общем чате.
В посте стоит анонсировать приход нового участника команды — так его будущие коллеги смогут представиться и поделиться информацией о себе. Это создаст дружелюбную и открытую атмосферу, способствуя быстрой интеграции новичка в коллектив.
Например, в известных компаниях интеграция в команду удаленных сотрудников через корпоративный мессенджер стала обыденной практикой. Сотрудники могут нажать на аватарку коллеги и увидеть его название отдела, должность и контактную информацию. В компании FusionTech знакомство с удаленными сотрудниками тоже проходит с форме поста-знакомства в общем чате.
Чаты отделов и процессов
Одним из шагов в интеграции является добавление нового сотрудника в чаты отдела. На этом этапе новичок становится частью команды, получает доступ к общению, обмену опытом и совместной работе. Это позволит ему сразу войти в рабочий процесс и чувствовать себя на одном уровне с остальными сотрудниками.
Наставник
Адаптация и взаимодействие на рабочем месте зависит и от непосредственных членов коллектива. Именно они помогают новому сотруднику наладить общение, показать, как работает проект, рассказать о правилах и особенностях работы в офисе. Наставничество играет очень важную роль в этом процессе, и часто успешно введенная практика наставничества позволяет сократить время адаптации.
Наставник – это опытный коллега, который помогает новичку ориентироваться в рабочей среде, разъясняет особенности работы, поддерживает в решении задач, дает оценку результатам и помогает лучше увидеть и исправить ошибки.
Итоги
Продуманная руководством система адаптации новых сотрудников должна помочь новичкам быстрее адаптироваться в коллективе и начать полноценно выполнять свои обязанности. Ответственные за управление персоналом обычно принимают во внимание как особенности новичка, так и особенности проекта. Организация тренингов, встреч, бесед — все это инструменты, необходимые для знакомства и адаптации новеньких, решения возникающих вопросов.
Важной частью онбординга является также оценка успешности адаптации. Как правило, компания по истечению определенного срока проводит анализ, рассматривая, насколько успешно работник справляется с новыми задачами и условиями. Это дает возможность корректировать процессы адаптации с учетом конкретных потребностей и ресурсов.
Во время испытательного срока сотруднику в течение нескольких месяцев нужно должным образом понять свои обязанности и как они вписываются в общую картину работы компании. В этот период такие условия, как эффективная программа обучения, введение в культуру компании и опытный наставник становятся ключевыми элементами. Испытательный срок помогает организации оценить, насколько новый работник соответствует ожиданиям и как он проявляет себя в коллективе.
Организация менторской поддержки и содействие в решении первых вопросов помогут создать более комфортное окружение для адаптации.
Систематическая работа по адаптации новых сотрудников способствует формированию слаженного коллектива, готового к решению сложных вопросов. В конечном итоге, успешная адаптация способствует укреплению профессионализма персонала, повышению продуктивности и достижению общих целей компании.
На каждом этапе адаптации, начиная с первого дня на новом месте работы и заканчивая работой с наставником, корпоративный мессенджер может стать надежным проводником новичка в компании. Новый сотрудник быстро освоится на рабочем месте, познакомится с коллегами и начнет полноценно выполнять свои задачи. Каждый этап адаптации, подкрепленный обратной связью и поддержкой, поможет новому сотруднику почувствовать себя частью команды в первые месяцы работы.
