Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами.
Работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом и иными федеральными законами. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
Комментарии к ст. 116 ТК РФ
Текст комментария: Отв. ред. Ю.П. Орловский «КОММЕНТАРИЙ К ТРУДОВОМУ КОДЕКСУ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ», изд.6-е
Авторы: Орловский Ю.П., Чиканова Л.А., Нуртдинова А.Ф., Коршунова Т.Ю., Серегина Л.В., Гаврилина А.К., Бочарникова М.А., Виноградова З.Д.
Издание: 2014 год
1. Предоставление ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков призвано, главным образом, компенсировать или нейтрализовать воздействие тех или иных неблагоприятных факторов на здоровье работника в процессе трудовой деятельности. В отдельных случаях предоставление дополнительных оплачиваемых отпусков имеет целью стимулировать длительную работу в определенной сфере, т.е. за продолжительный стаж работы. Продолжительность дополнительных ежегодных оплачиваемых отпусков зависит от основания их предоставления.
2. В соответствии с ч. 1 комментируемой статьи ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам:
— занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (см. коммент. к ст. 117);
— имеющим особый характер работы (см. коммент. к ст. 118);
— с ненормированным рабочим днем (см. коммент. к ст. 119);
— работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (см. коммент. к ст. 321).
Дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам и в других случаях, предусмотренных ТК и иными федеральными законами.
Так, педагогические работники организации, осуществляющей образовательную деятельность, не реже чем через каждые 10 лет непрерывной педагогической работы имеют право на длительный отпуск сроком до одного года. Порядок и условия предоставления такого отпуска определяются в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере образования (см. коммент. к ст. 335).
В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 30.12.1998 N 1588 врачам общей практики (семейным врачам) и медицинским сестрам врачей общей практики (семейных врачей) предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый трехдневный отпуск за непрерывную работу в этих должностях свыше трех лет.
Статья 122 ТК РФ Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков
3. При наличии производственных и финансовых возможностей работодатели вправе предоставлять дополнительные отпуска тем или иным категориям работников и в других случаях. Условия и порядок предоставления таких отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
При этом следует иметь в виду, что положения коллективных договоров, а также локальных нормативных актов, регулирующие условия и порядок предоставления ежегодных дополнительных отпусков, ухудшающие по сравнению с законодательством о дополнительных отпусках положение работников (например, установление меньшей, чем в соответствующем законодательном акте, продолжительности дополнительного отпуска), в соответствии со ст. ст. 8 и 9 ТК не подлежат применению (см. коммент. к ним).
Кто вправе претендовать
Статья 116 Трудового кодекса Российской Федерации определяет, кто имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск и каким категориям он предоставляется.
1. Работники, занятые на работах с вредными и(или) опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ). Речь идет о гражданах, чьи условия труда по результатам спецоценки рабочих мест признаны вредными или опасными (2, 3 и 4 степени). Им положено отдыхать дополнительно не менее 7 календарных дней. Причем продолжительность добавочного отдыха за вредные условия труда должна устанавливаться трудовым договором на основании отраслевого, межотраслевого соглашения и коллективного договора с учетом результатов проведенной спецоценки.
2. Работники, имеющие особый характер работы (ст. 118 ТК РФ) Правительство РФ, которое определяет, кому положен дополнительный отпуск, зафиксировало для него минимальную длительность и условия (количество дней определяется отдельно для каждой группы трудящихся).
Так, например, врачам общей практики полагается дополнительно три дня в году оплачиваемых выходных при условии, что в этой должности человек непрерывно трудился свыше трех лет (Постановление Правительства РФ от 30.12.1998 № 1588). Работникам, командированным в Чеченскую Республику, придется выделить два добавочных оплачиваемых календарных дня за каждый полный месяц работы (в соответствии с п. 5 все еще действующего Постановления Правительства РФ от 31.12.1994 № 1440 «Об условиях оплаты труда и предоставлении дополнительных льгот работникам, находящимся в Чеченской Республике»). До сих пор отсутствует общее Постановление Правительства РФ с единым перечнем таких работников, поэтому выделять бонусные выходные за особый характер работы затруднительно.
Важно! Если предприятие самостоятельно разработает правила об очередных и дополнительных отпусках и укажет в них перечень специалистов и длительность выходных, то оплата этих дней производится за счет собственных средств после уплаты налога на прибыль.
3. Работники с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ). В этом случае ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется в соответствии с коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации (не менее 3 календарных дней). Если человек трудится в условиях ненормируемого рабочего дня, то добавочные выходные ему полагаются, даже если за год он ни разу не привлекался к деятельности за пределами рабочего дня (Письмо Роструда от 24.05.2012 № ПГ/3841-6-1).
4. Работники, занятые в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст. 321 ТК РФ и Закон РФ от 19.02.1993 № 4520-1).
Требования: сотрудникам, постоянно работающим на Крайнем Севере, необходимо предоставлять дополнительно не менее 24 календарных дней; сотрудникам, работающим в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, необходимо выделить не менее 16 календарных дней; сотрудники, трудящиеся в остальных районах Севера, должны отгулять не менее 8 календарных дней. Право на дополнительные дни отпуска на общих основаниях имеют лица, работающие в этих районах по совместительству и выезжающие туда для выполнения работ вахтовым методом (ст. 302 ТК РФ). В стаж работы, дающий лишние выходные, включаются календарные дни работы в перечисленных регионах.
5. Работники, имеющие право в иных случаях, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. Здесь речь идет о гражданах, помимо перечисленных выше, чья привилегия на дополнительный отдых зафиксирована законодательно. Часть постановлений, регулирующих этот вопрос, была утверждена еще во времена существования СССР, и до сих пор имеет свою юридическую силу.
Например:
- инвалиды любой группы (общая продолжительность их отдыха составляет не меньше 30 дней в году);
- лица, подвергшиеся радиационному заражению во время ликвидации Чернобыльской катастрофы (от 7 до 14 дней в зависимости от статуса, указанного в удостоверении);
- спортсмены и тренеры (не менее 4 дней в году);
- служащие органов внутренних дел (от 3 до 15 дней в зависимости от стажа службы).
Установленные законодательством дополнительные отпуска должны предоставляться работодателем обязательно. Помимо этого, решение выделить сотрудникам лишние выходные руководство компании имеет возможность принять самостоятельно (ч. 2 ст. 116 ТК РФ).В этом случае правила требуется зафиксировать в локальных нормативных актах предприятия.
При наличии профсоюза в организации его представителей тоже необходимо привлечь к обсуждению. И если уж на предприятии принято решение о выделении бонусных дней отдыха, то люди должны оповещаться об этом, и впоследствии отказать им в таких выходных работодатель не сможет.
Что еще надо знать
Право на отпуск возникает у сотрудника после 6 месяцев работы в компании. Если добавочные дни приходятся на государственные праздничные дни, то они не включаются в число календарных дней отдыха и не оплачиваются (статья 151 «Исчисление продолжительности отпусков», часть первая статьи 147). Можно как объединять положенные дни с регулярным отпуском, так и воспользоваться своим правом в удобное время по согласованию с работодателем. Важно, чтобы один из периодов составлял 14 дней непрерывно.
В табеле учета рабочего времени добавочные выходные дни обозначаются буквенным кодом «ОД» или цифровым кодом «10». Если на время дополнительного оплачиваемого отпуска выпадают нерабочие праздничные дни, то в табеле это обозначается буквенным кодом «В» или цифровым кодом «26».
Сколько дней дополнительного отпуска положено за вредные и опасные условия труда
По федеральному закону условия труда по степени вредности и опасности делятся на четыре класса:
- оптимальные;
- допустимые;
- вредные;
- опасные.
Дополнительный отпуск дают только тем сотрудникам, которые работают в трех последних условиях. За такой труд положено не менее семи дней, но срок уменьшается в зависимости от стажа. Если работник проработал менее 11 месяцев в таких условиях, то дополнительный отпуск пересчитывается пропорционально отработанному времени.
Пример расчета. Иванов в 2023 году дважды был в отпуске по семь дней и один раз на больничном 14 дней, все остальные рабочие дни проработал во вредных условиях. Чтобы рассчитать положенный дополнительный отпуск, нужно узнать количество полных месяцев работы во вредных условиях. Для этого узнаем среднемесячное количество рабочих дней в 2023 году: 247 рабочих дней / 12 месяцев = 20,5 дня. Далее определяем, сколько Иванов проработал во вредных условиях: 247 рабочих дней в году − 14 дней отпусков − 10 дней больничных (четыре дня больничного выпали на выходные) = 223 дня. Наконец, получаем среднемесячное количество рабочих дней, которые Иванов провел во вредных условиях:
223 дня / 20,5 дня = 10,8 месяца. Округляем до 11. По коллективному договору сотрудники, которые отработали 11 месяцев и более, получают максимальные семь дней дополнительного отпуска. Если бы во вредных условиях Иванов провел только 10 месяцев, то дней было бы меньше, а именно:
7 дней / 12 месяцев × 10 отработанных месяцев = 5,8 дня с округлением до 6.
Оценку условий труда проводят раз в пять лет. Ее проводят специализированные организации, которые нанимает работодатель. Протокол оценки работодатель должен хранить все пять лет.
Важно! Если вы не успели в течение года использовать дополнительные дни, они переносятся на следующий год. Однако компенсацию получить за эти дни нельзя. Минтруд настаивает, что работники на вредных и/или опасных производствах должны отдыхать все положенные дни и восстанавливать здоровье.
Сколько дней дополнительного отпуска положено за работу в условиях Крайнего Севера
Во-первых, не все районы с повышающими коэффициентами или дополнительными днями отпуска находятся на Крайнем Севере, там есть также муниципалитеты на Алтае, в Тыве или в Центральной Сибири. Полный перечень утвержден еще в СССР и пересмотрен правительством в 2021 году. Здесь полный список таких районов.
Дополнительный отпуск распространяется на всех, кто трудится на этих территориях — по основному месту работы, вахтой или по совместительству. Исключение — сотрудники, которые отправлены в командировку в такую местность, кроме специалистов нефтегазовой сферы.
Если вы трудитесь на Крайнем Севере, то вам положено дополнительно 24 дня отпуска за полный отработанный год, а если это районы, приравненные к нему, то 16 дней. При этом дни суммируются, если это вредные или опасные условия труда. Вахтовикам дополнительные дни отпуска считают пропорционально тому, сколько они отработали в такой местности. Если шесть из 12 месяцев в году вахтовик провел в районах Крайнего Севера, то дополнительный отпуск составит 12 дней.
Важно! Если вы не успели в течение года использовать дополнительные дни, они переносятся на следующий год. Кроме того, за них можно попросить денежную компенсацию, то есть в отпуск не идти, а отпускные получить.
Как оплачиваются дополнительные отпуска?
Ежегодные дополнительные отпуска (которые предоставляются на основании Трудового кодекса) оплачиваются исходя из среднего заработка. Специальных правил на этот счет законом не установлено.
Как и в случае с обычными отпускными, начисленные отпускные по дополнительному отпуску должны быть выплачены как минимум за 3 календарных дня до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, Письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1).
Что касается дополнительных отпусков, предусмотренных коллективным договором (локальным актом), порядок их оплаты работодатель устанавливает самостоятельно и закрепляет в названном документе. Данное право работодателя обусловлено ч. 2 ст. 116 ТК РФ.
Налоговый учет затрат на оплату дополнительных отпусков
По общему правилу, установленному п. 1 ст. 252 НК РФ, в целях применения гл. 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). При этом расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст.
265 НК РФ, – убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Пунктом 7 ст. 255 НК РФ установлено, что в затраты организации на оплату труда включаются суммы средней зарплаты, сохраняемой за работниками на период отпуска, предусмотренного ТК РФ, а также суммы оплаты проезда к месту отпуска на территории РФ.
Одновременно п. 24 ст. 270 НК РФ определено, что в расходах организации не засчитываются затраты на оплату дополнительных отпусков, предоставляемых сотрудникам по коллективному договору сверх установленной законом нормы.
Таким образом, если оплачивается дополнительный отпуск, предоставление которого обусловлено требованиями закона, то расходы на его оплату в целях уплаты налога с прибыли учитываются в затратах на оплату труда. В противном случае расходы на оплату дополнительного отпуска не могут быть учтены в облагаемой базе (см. письма Минфина России от 12.10.2021 № 03-03-06/2/82420, от 09.09.2021 № 03-03-06/1/73062, от 06.09.2021 № 03-03-06/1/71954).
В расходах для целей налогообложения прибыли организаций не могут учитываться затраты на оплату дополнительных отпусков, предоставляемых по коллективному договору (сверх предусмотренных действующим законодательством) работникам, в том числе женщинам, воспитывающим детей (п. 24 ст. 270 НК РФ, Письмо Минфина России от 30.07.2021 № 03-03-06/1/61146).
Дополнительные оплачиваемые отпуска работодатели обязаны предоставлять сотрудникам в установленных ст. 161 ТК РФ случаях. Кроме того, исходя из производственных и финансовых возможностей, работодатели могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников (условия и порядок предоставления которых определяются в локальных нормативных актах).
Поскольку специальные правила по оплате дополнительных отпусков законом не установлены, они оплачиваются исходя из среднего заработка.
Если предоставление дополнительного отпуска обусловлено требованиями закона, то расходы на его оплату в целях уплаты налога на прибыль учитываются в затратах на оплату труда. В противном случае расходы на оплату дополнительного отпуска не могут быть учтены в облагаемой базе.
Какова длительность отдыха для сотрудников с ненормированным рабочим днем?
Рассматриваемый вид дополнительного оплачиваемого отпуска назначается специалистам с ненормированным рабочим графиком, и длительность такого отдыха не должна быть менее 3 дней (ст. 119 ТК РФ, п. 3 Правил предоставления дополнительного отпуска, утвержденных постановлением Правительства РФ от 11.12.2002 № 884).
Список должностей, на которых работа ведется по ненормированному графику, устанавливается фирмой-работодателем в локальном нормативе (ст. 101 ТК РФ). В контрактах сотрудников, занимающих такие должности, также указываются сведения о соответствующем графике (ст. 57 ТК РФ).
При этом не имеет значения, в какие часы фактически работали сотрудники по «ненормированным» должностям: даже если часы их работы полностью совпали с установленными для работников со стандартным 8-часовым графиком, тем не менее их график считается ненормированным и дает право на рассматриваемый вид отдыха (письмо Роструда от 24.05.2012 № ПГ/3841-6-1).
Какова длительность дополнительного отдыха на Крайнем Севере?
В общем случае трудящимся на Крайнем Севере назначается 24 дня дополнительного оплачиваемого отпуска, а трудящимся в тех частях страны, что приравнены к нему, — 16 дней (ст. 321 ТК РФ). Если регион ведения человеком работы — не северный, но для него законом определен районный коэффициент и надбавка, то продолжительность дополнительного отпуска составит 8 дней (ст. 14 закона РФ «О государственных гарантиях для лиц на Крайнем Севере» от 19.02.1993 № 4520-1).
При этом если законом для тех или иных категорий работников на Крайнем Севере закреплены прочие привилегии в части определения длительности отдыха, то они могут дополнять те, что отражены в ст. 321 ТК РФ.
Так, выше мы отметили, что сотрудники силовых структур на Крайнем Севере в соответствии с п. 1 ст. 57 закона 342-ФЗ получают основной (удлиненный) отдых длительностью 45 дней. Трудящийся, имеющий право на данную привилегию в силу своего статуса, также сможет воспользоваться и отдельным дополнительным периодом отдыха в 24 дня на основании ст. 321 ТК РФ.
Можно ли заменить дополнительный отпуск деньгами
Если и дополнительный, и основной оплачиваемый отпуск превышают 28 дней, то дни дополнительного отпуска можно заменить деньгами. Вам нужно написать заявление, однако работодатель вправе отказать в компенсации. Если дополнительные дни положены за опасные и вредные условия труда, то заменять дни отдыха деньгами нельзя. Запрещено это также для беременных и несовершеннолетних сотрудников.
Если вы трудитесь во вредных условиях на Крайнем Севере, то ваш дополнительный отпуск составляет 30 дней: семь дней за условия и 24 дня за местность. Вы должны «отгулять» семь дней, а за остальной срок можете попросить деньги.
Заменять основной отпуск деньгами нельзя. За это работодателей наказывают денежным штрафом.
Как рассчитывают отпускные за дополнительный отпуск
Специальных методов расчета отпускных за дополнительные дни отпуска нет. Сумма рассчитывается исходя из среднего дневного заработка в течение 12 месяцев. Соответственно, отпускные не равны зарплате. При расчете первых берутся все совокупные рабочие доходы: оклад, премии, надбавки, выплаты за особые условия труда.
Единственное, в расчет не берутся выплаты по больничному листу и отпускные за предыдущий период. Поэтому сумма за один день отпуска может быть как больше, так и меньше, чем среднедневной заработок только от зарплаты.
В отдельном материале мы подробнее рассказываем, как правильно посчитать отпускные.
НДФЛ и страховые взносы
Что касается НДФЛ и страховых взносов, то в большинстве случаев их нужно начислять на выплаты, осуществляемые работникам при предоставлении дополнительных отпусков.
Исключение составляют отпускные, которые относятся к разряду установленных законодательством компенсационных выплат, связанных, в частности, с возмещением вреда, причиненного увечьем или иным повреждением здоровья, а также с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (п. 1 ст. 217 НК РФ).
- Как оплачивать дополнительный отпуск работникам на окладе и на сдельной системе
- Работодатель оплатил работнику дополнительный отпуск для лечения: нужно ли удерживать НДФЛ
Нарушение сроков выплаты
В соответствии со ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее, чем за три дня до его начала. Применяется ли этот срок при выплате отпускных за дополнительные дни отпуска?
Вопрос особенно актуален для «инициативных» отпусков, приуроченных к определенным событиям. Ведь не любое событие, по которому работодатель устанавливает допотпуск, можно заранее предугадать (например, если отпуск связан со смертью родственника). Очевидно, что вина работодателя в несвоевременной выплате отпускных здесь явно отсутствует. Возникают ли у него в этом случае риски? Однозначно сказать сложно.
С одной стороны, в ст. 136 ТК РФ говорится в целом об отпусках, без конкретизации, что речь идет исключительно о ежегодных оплачиваемых и дополнительных отпусках, предоставленных только в соответствии с законодательством. Поэтому можно предположить, что этот срок установлен в отношении любых отпусков, в т.ч. и тех, которые предоставляются по инициативе работодателя. Но, с другой стороны, работодатель не мог выполнить эту норму, если сотрудник написал заявление на отпуск накануне самого отпуска. И если в случае обычного ежегодного отпуска срок уже заранее определен графиком отпусков, то «инициативный» отпуск может случиться внезапно.
В этой связи обращаем внимание на письмо Минтруда России от 16.11.2020 № 14-2/ООГ-16941, в котором рассмотрена ситуация с предоставлением работнику отпуска с сохранением зарплаты в связи со смертью близкого родственника (деда). В нем чиновники заключают, что ст. 236 ТК РФ устанавливает материальную ответственность работодателя за нарушение срока оплаты отпуска, определенного ст. 136 ТК РФ (не позднее чем за три дня) и применяется к работодателю независимо от наличия его вины. Также они отмечают, что «в целях соблюдения Трудового законодательства Российской Федерации, а также обеспечения права работника на выплату заработной платы своевременно и в полном размере работодатель вправе установить разумный срок для подачи заявления на дополнительный оплачиваемый отпуск работниками».
Таким образом, судя по этому письму, Минтруд все равно считает, что срок, установленный ст. 136 ТК РФ, применим и к «инициативным» отпускам. Но при этом он предлагает компаниям установить разумный срок для подачи сотрудниками заявления на допотпуск. Видимо, чиновники имеют ввиду такой срок, который позволил бы работодателю соблюсти норму ст. 136 ТК РФ.
Но в любом случае для внезапных событий, дающих право на допотпуск, это не решение.
Кстати, в сервисе Онлайн-обращений в трудовую инспекцию данная ситуация также была разъяснена не в пользу работодателя. Там был задан вопрос о том, как соблюсти норму ст. 139 ТК РФ при предоставлении работникам отпусков с сохранением заработной платы в случае свадьбы работника (детей работника) до 5 дней, на похороны близких родственников до 5 дней.
Ответ был такой: «указанные Вами виды отпусков необходимо оформлять соответствующим приказом. Если это будут оплачиваемые отпуска, то в любом случае необходимо будет оплачивать их не менее чем за три дня до начала. Если работник обратится за предоставлением указанных видов отпуска позднее чем за три дня до начала, то оплатить отпуск необходимо будет в день обращения работника. Если работодатель не хочет нарушать срок оплаты отпуска, то в описанной Вами ситуации он может заменить его на отпуск без сохранения заработной платы, и к такому отпуску осуществлять выплату материальной помощи в размере, эквивалентном оплате обычного отпуска».
Получается, что идеально — это не нарушать сроки, но если вдруг возникла необходимость в срочном допотпуске, то выходом может быть выплата не отпускных за дополнительные дни отдыха, а материальной помощи.
