Какие задачи возлагаются на работников ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства

Содержание

Хранение документов, содержащих коммерческую тайну, личные данные работников или иную конфиденциальную информацию, требует особого контроля со стороны руководителя и ответственных сотрудников. Значительная часть материалов используется в повседневной работе, что увеличивает вероятность утечки данных.

Основные принципы хранения конфиденциальной электронной документации

Регламент, определяющий порядок делопроизводства и архивного хранения документов, содержит ряд предписаний по работе с конфиденциальными материалами.

Использование пометок (грифов): «секретно», «для служебного пользования», «не для печати» и другие.
Назначение ответственных лиц.
Разграничение доступа сотрудников к документам различных категорий (в соответствии с должностной инструкцией).
Определение порядка работы (внутреннего регламента организации) с конфиденциальными материалами.
Создание перечня документов, которые запрещено выносить из офиса или архива.

Конфиденциальность электронной документации

При использовании электронного документооборота возрастает риск несанкционированного доступа к документарной базе организации. Во избежание этого требуется уделить особое внимание безопасности.

Использование только лицензионного программного обеспечения. Регулярное обновление его до актуальных версий.
Ведение журнала доступа, его проверка внутренней службой безопасности.
Обеспечение доступа сотрудников только к тем материалам, которые необходимы для выполнения рабочих задач.
Ограничение возможности скопировать, распечатать, передать по электронной почте документы, содержащие конфиденциальную информацию. Реализуется с использованием специализированного программного обеспечения.
Контроль за сотрудниками, имеющими доступ к конфиденциальной информации, ответственных за оцифровку документов.

При выполнении этих требований документация будет надёжно защищена от несанкционированного доступа и попадания её третьим лицам.

Порядок хранения бумажных документов

Для бумаг, обладающих высокой ценностью или содержащих конфиденциальную информацию, требуется организовать особый режим хранения. Необходимо выделить отдельное помещение и оборудовать его в соответствии с требованиями законодательства. Особое внимание нужно уделить пожарной безопасности (установка сигнализации, систем пожаротушения, запрет на использование нагревательных электроприборов). Конфиденциальная документация должна размещаться в сейфах или металлических шкафах.

Помещение должно быть оборудовано системой видеонаблюдения. Внутренняя служба безопасности обязана проводить регулярные проверки условий хранения документов. Доступ в помещение должен быть ограничен. Выдача документов сотрудникам производится в соответствии с внутренними правилами. Факт выдачи или возврата отмечается в соответствующем журнале.

3 лучших способа контролировать выполнение задач сотрудниками

Оформление конфиденциальных документов

Материалам, содержащим секретную информацию, должен быть присвоен соответствующий гриф конфиденциальности. К оформлению подобной документации существует ряд требований:

При наличии оформленных конфиденциальных документов в различных филиалах организации, в каждом из них организуется хранилище и ведётся книга лицевых счетов.

Снятие секретности

Перевод конфиденциальных документов в категорию стандартных производится распоряжением руководителя организации. Для этого должна быть проведена ревизия, определяющая ценность документа. По её итогам гриф секретности может быть снят.

Для ряда документов устанавливается срок секретности, по истечении которого информация более не нуждается в дополнительной защите.

Экономьте на хранении документов от 50 000 ₽

Какие задачи возлагаются на работников ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства

конфиденциальный документ сохранение архив

Основные принципы работы с конфиденциальной информацией, так и требования, выдвигаемые самой организацией, например, в данном разделе можно прописать следующее:

обязанности по ведению конфиденциального делопроизводства в структурных подразделениях возлагаются на работников, назначаемых руководителями подразделений;

ответственность за организацию работы с конфиденциальными документами, своевременное их исполнение, их сохранность в структурных подразделениях возлагается непосредственно на руководителей подразделений;

права и обязанности лиц, ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства, закрепляются в их должностных инструкциях;

документооборот конфиденциальных документов осуществляется только через работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства в подразделении;

? запрещается выдавать конфиденциальные документы работникам, не допущенным к таким документам;

? исполненные документы возвращаются исполнителями ответственному за ведение конфиденциального делопроизводства;

? учет документов конфиденциального делопроизводства осуществляется в книгах и журналах учета (журнальный учет). Журнальный учет может дублироваться автоматизированным учетом с применением средств вычислительной техники;

? при автоматизированном учете учетные формы заносятся на носители информации СВТ (средства вычислительной техники) и хранятся на них;

? документы учитываются по количеству листов, издания — поэкземплярно, а дискеты, CD/DVD и другие внешние электронные накопители, аудио- и видеокассеты — поштучно;

? все журналы учета должны быть прошнурованы, а все страницы в них пронумерованы;

? регистрация документов в журналах ежегодно начинается с первого номера, а по окончании года делается итоговая запись о количестве документов;

? в формах учета конфиденциальных документов запрещается производить подчистки и исправления с применением корректирующей жидкости. Ошибочная запись зачеркивается одной чертой, а вносимые работником, ответственным за конфиденциальное делопроизводство, исправления описываются и заверяются его подписью с проставлением даты;

? перед уходом в отпуск или отъездом в командировку работники структурных подразделений должны передавать через работника конфиденциального делопроизводства все находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения;

? при увольнении или переводе в другое структурное подразделение работник должен сдать все числящиеся за ним документы работнику конфиденциального делопроизводства;

? при смене работника, ответственного за конфиденциальное делопроизводство, передача документов новому ответственному производится по Акту приема-передачи;

? в случае реорганизации или ликвидации структурного подразделения все имеющиеся в нем конфиденциальные документы передаются вновь созданному подразделению вместе с журналами учета и штампами для ведения конфиденциального делопроизводства или сдаются в архив компании в порядке, определенном локальными нормативными документами компании;

? конфиденциальные документы и дела и другие конфиденциальные материалы должны храниться в служебных помещениях и (или) архивах в запираемых шкафах и сейфах;

? не допускается запись на внешние электронные накопители, имеющие грифы «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», файлов, которые не содержат конфиденциальной информации (исключение составляют случаи, когда эти файлы являются приложением к конфиденциальным документам);

? черновики конфиденциального документа должны быть уничтожены работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, в присутствии исполнителя документа, с подтверждением факта уничтожения в виде записи на экземпляре документа, подшиваемого в дело: «Черновики на ___ листах уничтожены». Данная запись заверяется исполнителем документа и работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, с проставлением даты уничтожения;

? работник, ответственный за ведение конфиденциального делопроизводства, готовит предложения о снятии грифа конфиденциальности с документа. Гриф конфиденциальности снимается по истечении указанного в Перечне информации, составляющей коммерческую тайну, и иной конфиденциальной информации компании (далее — Перечень) срока действия режима ограничения доступа в отношении информации, содержащейся в документе, либо в связи с исключением информации из Перечня.

Организация конфиденциального делопроизводства

Организация конфиденциального делопроизводства — это создание необходимых условий для изготовления и получения конфиденциальных документов, организации работы с ними и предотвращения утраты и утечки документированной конфиденциальной информации.

Организация конфиденциального делопроизводства включает в себя осуществление ряда мероприятий: создание структурного подразделения, обеспечивающего изготовление, учет, хранение, обработку и использование конфиденциальных документов, установление его статуса, структуры, численного и должностного состава; разработку положения о подразделении и должностных инструкций сотрудников; выделение для подразделения помещения, обеспечение необходимых условий труда; разработку или приобретение нормативных документов, организационной и методической литературы по организации и ведению конфиденциального делопроизводства; создание постоянно действующей экспертной комиссии; оформление допуска работников к коммерческой тайне и обучение их правилам работы с конфиденциальными документами.

Конфиденциальное делопроизводство в целях обеспечения условий для сохранности и конфиденциальности документов должно быть организованным, т.е. сконцентрированным в самостоятельном подразделении организации.
Подразделение конфиденциального делопроизводства может быть структурным подразделением организации, подчиненным непосредственно руководителю организации, или входить в состав других подразделений, как правило, осуществляющих защиту конфиденциальной информации: службу безопасности, службу защиты информации и др.

Наименование подразделения конфиденциального делопроизводства, его статус и, при необходимости, структуру определяет руководитель организации, исходя из объема конфиденциального делопроизводства и общей структуры организации.
Подразделение конфиденциального делопроизводства является составной частью системы защиты коммерческой тайны, органом, осуществляющим, координирующим и контролирующим работу с конфиденциальными документами. Оно должно рассматриваться как структурное подразделение, непосредственно участвующее в основной деятельности организации.

Численный состав сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства должен определяться объемом выполняемой работы с учетом норм времени на её выполнение.

Поскольку государственные нормативы времени на работы, связанные с конфиденциальным делопроизводством, отсутствуют, следует использовать государственные нормативы времени, установленные для открытого делопроизводства, только нормативы применительно к конфиденциальному делопроизводству должны быть увеличены приблизительно на 20%, что обосновано большим количеством и сложностью действий с конфиденциальными документами.

Обоснованное определение численности сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства на основе нормирования их труда обеспечивает оптимальную загрузку сотрудников, что влечет за собой повышение оперативности и качества работы.

Состав должностей сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства должен определяться характером и сложностью выполняемой работы. Для более многообразной и сложной работы следует устанавливать и более значительные должности. При определении должностей следует руководствоваться «Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов» и нормативными документами, в которых содержатся квалификационные требования к должностям.

При незначительном объеме конфиденциального делопроизводства подразделение конфиденциального делопроизводства может не создаваться. В этом случае издание, обработка и хранение конфиденциальных документов возлагается на назначенных приказом руководителя организации нескольких или одного сотрудника других подразделений, как правило, службы безопасности. На этих лиц распространяются все задачи, функции, права и ответственность, возлагаемые на подразделение конфиденциального делопроизводства.

Если ведение конфиденциального делопроизводства возложено на одного сотрудника, то для выполнения отдельных действий, в которых требуется участие двух лиц (проверки наличия, уничтожение документов) необходимо привлекать (лучше на постоянной основе) второго сотрудника данного или другого подразделения, имеющего доступ к этим документам. Такое привлечение оформляется приказом по организации.

Следует подчеркнуть, что в целях обеспечения сохранности и конфиденциальности документов на подразделение конфиденциального делопроизводства или на специально выделенных для ведения конфиденциального делопроизводства сотрудников должны быть возложены все мероприятия по печатанию, учету, размножению, хранению, передаче, отправлению, систематизации, проверке наличия и уничтожению конфиденциальных документов. Функции исполнителей и пользователей конфиденциальных документов в сфере изготовления и обработки документов ограничиваются подготовкой документов и их исполнением.

Основные задачи и функции подразделения конфиденциального делопроизводства, а также права и ответственность его руководителя должны быть закреплены в положении о подразделении, а обязанности, права, ответственность сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства или специально назначенных для ведения конфиденциального делопроизводства лиц — в должностных инструкциях, разрабатываемых на конкретные должности. В должностных инструкциях могут устанавливаться и квалификационные требования к сотрудникам — образование и стаж работы на аналогичной должности.

Положение о подразделении конфиденциального делопроизводства и должностные инструкции сотрудников являются организационно-правовыми документами, регламентирующими статус подразделения в целом и каждого из его сотрудников.
При определении задач и функций подразделения конфиденциального делопроизводства необходимо исходить из того, что оно должно не только организовывать и осуществлять документационное обеспечение управленческой и производственной деятельности организации, но и участвовать во всех мероприятиях по предотвращению утраты конфиденциальных документов и утечки содержащейся в них информации. Это участие не ограничивается разработкой и осуществлением соответствующих мероприятий только в рамках подразделения конфиденциального делопроизводства.

Утрата и утечка конфиденциальной информации в большинстве случаев происходят по вине исполнителей и пользователей конфиденциальных документов, нарушающих по разным причинам правила обращения с такими документами. Поэтому значительная часть функций подразделения конфиденциального делопроизводства связана с обучением исполнителей и пользователей правилам работы с конфиденциальными документами и осуществлением контроля за их выполнением. Этим обусловлены и соответствующие права подразделения конфиденциального делопроизводства, в том числе такие, как участие в подборе кадров для работы с конфиденциальной информацией, внесение предложений об отстранении от конфиденциальных работ, поощрении и привлечении к ответственности исполнителей и пользователей конфиденциальных документов, участие в проведении расследований по фактам утраты и утечки конфиденциальной информации. В целом комплекс задач, функций, прав и ответственности подразделения конфиденциального делопроизводства вытекает из содержания его работ.

При разработке должностных инструкций следует учитывать, во-первых, необходимость специализации сотрудников по отдельным видам работ, что ускоряет их выполнение и повышает качество, и, во-вторых, нормативы времени на работы с тем, чтобы все сотрудники были привлечены к выполнению работ равномерно, в соответствии с должностью и не было перезагруженности, которая отрицательно сказывается на качестве работы. При установлении квалификационных требований к должностям необходимо иметь в виду сложность выполнения некоторых видов работ, требующих специальной подготовки. На соответствующие таким работам должности следует, как правило, назначать специалистов с высшим или средним специальным образованием в области защиты информации.

В соответствии с законодательством сотрудники подразделения конфиденциального делопроизводства несут дисциплинарную, административную или гражданско-правовую ответственность за утрату конфиденциальных документов или разглашение содержащейся в них информации, поэтому в должностных инструкциях должна быть установлена персональная ответственность сотрудников за сохранность конфиденциальных документов и содержащейся в них информации.

Все сотрудники, принимаемые на работу в подразделение конфиденциального делопроизводства, а также при отсутствии подразделения, специально назначенные для ведения конфиденциального делопроизводства лица должны дать письменное обязательство по соблюдению режима коммерческой тайны. Это обязательство фиксируется в трудовом договоре (контракте) или специальном соглашении о соблюдении режима коммерческой тайны. Сотрудники могут допускаться к работе только после изучения в части, их касающейся, требований действующих в организации нормативно-методических документов по вопросам организации и ведения конфиденциального делопроизводства, обеспечения режима конфиденциальности проводимых работ и проверки знаний этих требований соответствующим руководителем.

Подразделение конфиденциального делопроизводства должно быть обеспечено помещением (при необходимости — несколькими помещениями) для хранения конфиденциальных документов и работы сотрудников подразделения, а также помещением для исполнителей, если работа с конфиденциальными документами не разрешена в служебных помещениях исполнителей. В помещении следует создавать и поддерживать необходимые условия труда, включающие совокупность компонентов, обеспечивающих работоспособность и здоровье сотрудников. Размещение помещения, предназначенного для хранения конфиденциальных документов, и его оборудование должны исключать возможность бесконтрольного проникновения в эти помещения посторонних лиц и гарантировать сохранность находящихся в них носителей сведений, содержащих конфиденциальную информацию. Помещение должно быть оборудовано охранно-пожарной сигнализацией и первичными средствами пожаротушения.

Помещение, в котором будет вестись конфиденциальное делопроизводство должно обеспечивать необходимую площадь на каждое рабочее место, быть оснащенным мебелью, а также оборудованием и техническими средствами, включая объекты информатизации, для оперативного изготовления, размножения, обработки документов, надежного их хранения, быстрого поиска.

Организация трудового процесса включает: разработку технологии выполнения работ, рациональное размещение рабочих мест сотрудников, установление правильного режима труда и отдыха, обеспечение техники безопасности.

Важной составной частью организации конфиденциального делопроизводства является создание постоянно действующей экспертной комиссии (далее — ПДЭК). Задачами такой комиссии должны быть:
— разработка перечня сведений, составляющих коммерческую тайну;
— разработка перечня издаваемых организацией конфиденциальных документов;
— снижение или снятие степени конфиденциальности сведений и грифа конфиденциальности документов;
— разработка Положения о разрешительной системе доступа к конфиденциальной информации;
— экспертиза ценности конфиденциальных документов с целью установления сроков их хранения и отбора документов на основе этих сроков для архивного хранения и уничтожения;
— проведение аналитической работы по предотвращению утечки и утраты конфиденциальной информации.

Учитывая важность задач ПДЭК, в ее состав следует включать наиболее квалифицированных сотрудников, в первую очередь, руководителей подразделений, имеющих доступ к конфиденциальной информации. Кроме того, в состав комиссии должны входить руководитель службы безопасности организации и руководитель подразделения конфиденциального делопроизводства, а также руководитель архива организации (при наличии архива). Председателем комиссии необходимо назначать одного из заместителей руководителя организации, допущенного ко всем конфиденциальным документам.

ПДЭК создается приказом руководителя организации и должна работать на постоянной основе с заменой в необходимых случаях отдельных ее членов. Задачи, функции и порядок работы комиссии определяются положением о ней. На ПДЭК может быть возложено и проведение экспертизы ценности открытых документов с тем, чтобы она могла оценивать значение документов, образующихся в деятельности организации, в их совокупности и таким образом более правильно определять сроки их хранения.

Работники организации, допущенные к работе с конфиденциальными документами, должны иметь допуск к коммерческой тайне в целом.

Допуск работников организации к коммерческой тайне осуществляется с их согласия и предусматривает:
— принятие работниками обязательств по соблюдению установленного в организации режима коммерческой тайны, которые закрепляются в трудовом договоре (контракте) или специальном соглашении о соблюдении режима коммерческой тайны;
— ознакомление работников с положениями законодательства о коммерческой тайне, предусматривающими ответственность за нарушение режима коммерческой тайны;
— ознакомление работников с перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну организации и к которым сотрудники имеют право доступа.

Порядок изготовления конфиденциальных документов, режим обращения с ними требуют определенных знаний, которые должны быть приобретены до начала работы с документами и постоянно пополняться. С этой целью необходимо организовывать различные формы обучения работников: техническую учебу, семинары, самостоятельную подготовку со сдачей зачетов и др. Для проведения занятий следует привлекать не только сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства, но и руководителей соответствующих подразделений организации, а также специалистов по конфиденциальному делопроизводству, работающих в соответствующих научно-исследовательских и учебных заведениях.

Поэтому правильная организация конфиденциального делопроизводства в организации является составной частью комплексного обеспечения безопасности информации и имеет важное значение в достижении цели ее защиты.

Вопросы конфиденциального документооборота в организации несомненно играют важную роль в достижении ее экономических успехов.

Проверить свои знания в области законодательства о персональных данных Вы можете в уникальном сервисе тестирования. Тест на знание нормативных актов, регулирующих обработку персональных данных, является бесплатным и не имеет аналогов.

Организация конфиденциального делопроизводства

Организация конфиденциального делопроизводства означает создание необходимых условий для изготовления и получения конфиденциальных документов, организации работы с ними и предотвращения утраты и утечки документированной конфиденциальной информации.

Организация конфиденциального делопроизводства включает:

создание подразделения, обеспечивающего изготовление, учет, хранение, обработку и использование конфиденциальных документов;

установление его статуса, структуры, численного и должностного состава;

разработку положения о подразделении и должностных инструкций сотрудников;

выделение для подразделения служебного помещения;

обеспечение необходимых условий труда;

разработку или приобретение нормативных документов и методической литературы по организации и ведению конфиденциального делопроизводства;

создание постоянно действующей экспертной комиссии;

оформление допуска сотрудников к коммерческой и служебной тайне и обучение их правилам работы с конфиденциальными документами.

Конфиденциальное делопроизводство в силу небольшого по сравнению с открытым делопроизводством объема документов и в целях обеспечения условий для сохранности и конфиденциальности документов должно быть централизованным, т.е. сосредоточенным в едином подразделении предприятия.

Наименование подразделения конфиденциального делопроизводства, его статус и при необходимости структуру определяет руководитель предприятия, исходя из объема конфиденциального делопроизводства и общей структуры предприятия.

Подразделение конфиденциального делопроизводства является составной частью системы защиты коммерческой и служебной тайны, органом, осуществляющим, координирующим и контролирующим работу с конфиденциальными документами. Оно должно рассматриваться как структурное подразделение, непосредственно участвующее в основной деятельности предприятия.

Численный состав сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства должен определяться объемом выполняемой работы с учетом норм времени на ее выполнение.

Поскольку государственных нормативов времени на работы, связанные с конфиденциальным делопроизводством, нет, следует использовать государственные нормативы времени, установленные для открытого делопроизводства, например: «Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию», утвержденные постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/1742 (изданы в 1988 г.); «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления», утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72 (изданы в 1995 г.), и др. Как показывает практика, содержащиеся в названных и других документах нормативы применительно к конфиденциальному делопроизводству должны быть увеличены в среднем примерно на 20-25%, что вызывается большим количеством и большей сложностью операций с конфиденциальными документами.

Должностной состав сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства должен определяться характером и сложностью выполняемой работы. Для более многообразной и более сложной работы следует устанавливать и более высокие должности. При определении должностей следует руководствоваться «Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов» (ОК 01694), регламентирующим наименования должностей, а также использовать «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденный постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г., в котором содержатся квалификационные требования к должностям.

Основные задачи и функции подразделения конфиденциального делопроизводства, а также права и ответственность его руководителя должны быть закреплены в положении о подразделении, а обязанности, права, ответственность сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства или специально назначенных для ведения конфиденциального делопроизводства лиц — в должностных инструкциях, разрабатываемых на конкретные должности. В должностных инструкциях устанавливаются и квалификационные требования к сотрудникам — образование и стаж работы на аналогичной должности.

При определении задач и функций подразделения конфиденциального делопроизводства необходимо исходить из того, что оно должно не только организовывать и осуществлять документационное обеспечение конфиденциальной управленческой и производственной деятельности предприятия, но и участвовать во всех мероприятиях по предотвращению утраты конфиденциальных документов и утечки содержащейся в них информации. Это участие не ограничивается разработкой и осуществлением соответствующих мероприятий только в рамках подразделения конфиденциального делопроизводства. Утрата и утечка конфиденциальной информации в большинстве случаев происходят по вине исполнителей и пользователей конфиденциальных документов, нарушающих по разным причинам правила обращения с такими документами. Поэтому значительная часть функций подразделения конфиденциального делопроизводства связана с обучением исполнителей и пользователей правилам работы с конфиденциальными документами и осуществлением контроля за их выполнением. Этим обусловлены и соответствующие права подразделения конфиденциального делопроизводства, в том числе такие, как участие в подборе кадров для работы с конфиденциальной информацией, внесение предложений об отстранении от конфиденциальных работ, поощрении и привлечении к ответственности исполнителей и пользователей конфиденциальных документов, участие в проведении расследований по фактам утраты и утечки конфиденциальной информации.

При разработке должностных инструкций следует учитывать, во-первых, необходимость специализации сотрудников по отдельным видам работ, что ускоряет их выполнение и повышает качество, и, во-вторых, нормативы времени на работы с тем, чтобы все сотрудники были загружены равномерно, в соответствии с должностью и не было перезагруженности, которая отрицательно сказывается на качестве работы. При установлении квалификационных требований к должностям необходимо иметь в виду сложность выполнения некоторых видов работ, требующих специальной подготовки. На соответствующие таким работам должности следует, как правило, назначать специалистов с высшим или средним специальным образованием в области защиты информации.

В соответствии с законодательством сотрудники подразделения конфиденциального делопроизводства несут дисциплинарную, административную либо гражданско-правовую ответственность за утрату конфиденциальных документов или разглашение содержащейся в них информации, поэтому в должностных инструкциях должна быть установлена персональная ответственность сотрудников за сохранность конфиденциальных документов и содержащейся в них информации.

В случаях особой конфиденциальности документов назначение сотрудников на соответствующие должности в подразделение конфиденциального делопроизводства целесообразно осуществлять после проведения в отношении их полномочными органами проверочных мероприятий при письменном согласии на это сотрудников.

Все сотрудники, принимаемые на работу в подразделение конфиденциального делопроизводства, а также при отсутствии подразделения, специально назначенные для ведения конфиденциального делопроизводства лица должны дать письменное обязательство по соблюдению режима конфиденциальности. Это обязательство фиксируется в трудовом договоре (контракте) или специальном соглашении. Сотрудники могут допускаться к работе только после изучения в части, их касающейся, требований действующих на предприятии нормативно-методических документов по вопросам организации и ведения конфиденциального делопроизводства, обеспечения режима конфиденциальности проводимых работ и проверки знаний этих требований соответствующим руководителем.

Подразделение конфиденциального делопроизводства должно быть обеспечено служебным помещением (при необходимости — несколькими помещениями) для хранения конфиденциальных документов и работы сотрудников подразделения, а также помещением для исполнителей, если работа с конфиденциальными документами не разрешена в служебных комнатах исполнителей. В служебном помещении следует создавать и поддерживать необходимые условия труда, включающие совокупность компонентов, обеспечивающих работоспособность и здоровье сотрудников. Эти условия можно подразделить на три группы: состояние служебного помещения, организация трудового процесса, поддержание здорового микроклимата в коллективе.

Оснащение служебного помещения должно предусматривать и изготовление необходимых учетных журналов (карточек), бланков документов, печатей, штампов, а также приобретение расходных материалов (бумаги, копировальной ленты, спецблокнотов, тетрадей и др.).

В служебном помещении необходимо иметь средства противопожарной защиты.

Технология выполнения работ складывается из описания содержания работ в последовательности их выполнения. Она может закрепляться в инструкции по конфиденциальному делопроизводству, технологических картах, картах организации трудового процесса или других документах.

Рациональное размещение рабочих мест сотрудников предполагает соответствие технологии выполнения работ, последовательности происхождения документов, взаимосвязям между сотрудниками. Оно должно способствовать и обеспечению персональной ответственности за сохранность документов.

Правильный режим труда и отдыха требует рационального распределения нагрузки в течение рабочего дня, чередования труда и отдыха, проведения, при необходимости, психофизической разгрузки.

Установление и поддержание здорового микроклимата в коллективе также способствует повышению производительности труда и сохранению здоровья сотрудников. Микроклимат зависит не только от взаимоотношений сотрудников, но и от отношения руководителя к сотрудникам Непредвзятость со стороны руководителя, равномерная загрузка сотрудников, оказание им помощи, внимание к их бытовым проблемам, своевременное устранение конфликтных ситуаций создают благоприятную почву для хорошего настроения сотрудников и нормальных, доброжелательных взаимоотношений.

Каждый сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства должен быть обеспечен нормативно-методическими документами регулирующими процесс его деятельности и технологию выполнения работ. К ним относятся нормативные документ по защите информации, а также методическая литература: книги, брошюры, журналы, которые позволяют найти ответы на вопросы, не отраженные в нормативных документах. На рабочих местах следует иметь и необходимые справочники, включая телефонные.

Важной составной частью организации конфиденциального делопроизводства является создание постоянно действующей экспертной комиссии (ПДЭК). Задачами такой комиссии должны быть:

— разработка перечней сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну;

— разработка перечней издаваемых предприятием конфиденциальных документов;

— снижение или снятие степени конфиденциальности сведений и гриф;

— разработка «Положения о системе доступа к конфиденциальны документам»;

— экспертиза ценности конфиденциальных документов с целью установления сроков их хранения и отбора документов на основе этих сроков для архивного хранения и уничтожения;

— проведение аналитической работы по предотвращению утечки утраты конфиденциальной информации.

Учитывая важность задач ПДЭК, в ее состав следует включать высококвалифицированных сотрудников, в первую очередь руководителей подразделений, имеющих доступ к конфиденциальной информации. Кроме того, в состав комиссии должны входить руководитель службы безопасности предприятия и руководитель подразделения конфиденциальной делопроизводства, а также руководитель архива предприятия (при наличии архива). Председателем комиссии необходимо назначать одного из заместителей руководителя предприятия, допущенного ко всем конфиденциальным документам.

ПДЭК создается приказом руководителя предприятия и должна работать на постоянной основе с заменой в необходимых случаях отдельных ее членов. Задачи, функции и порядок работы комиссии определяются положением о ней. На ПДЭК может быть возложено и проведение экспертизы ценности открытых документов с тем, чтобы она могла оценивать значение документов, образующихся в деятельности предприятия, их совокупности и таким образом более правильно определять сроки их хранения.

Сотрудники, работающие с конфиденциальными документами, должны иметь допуск к соответствующим видам тайны.

Допуск сотрудников предприятия к коммерческой и служебной тайне осуществляется с их согласия и предусматривает:

1. принятие сотрудниками обязательств, по соблюдению установленного на предприятии режима соответствующего вида тайны, которые

2. закрепляются в трудовом договоре (контракте) или специальном соглашении;

3. ознакомление сотрудников с положениями законодательства, предусматривающими ответственность за нарушение конфиденциальности; — ознакомление сотрудников с перечнями сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну предприятия, и к которым сотрудники имеют право доступа.

Порядок изготовления конфиденциальных документов, режим обращения с ними требуют определенных знаний, которые должны быть приобретены до начала работы с документами и постоянно пополняться. С этой целью необходимо организовывать различные формы обучения сотрудников: техническую учебу, семинары, самостоятельную подготовку со сдачей зачетов и др. Для проведения занятий следует привлекать не только сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства, но и руководителей соответствующих подразделений предприятия, а также специалистов по конфиденциальному делопроизводству, работающих в соответствующих научно-исследовательских и учебных заведениях.

studopedia.org — Студопедия.Орг — 2014-2024 год. Студопедия не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования (0.011 с) .

Подразделения и должностные лица, осуществляющие организацию работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию

Организация конфиденциального делопроизводства включает создание подразделения, обеспечивающего изготовление, учет, хранение, обработку и использование конфиденциальных документов, установление его статуса, структуры, численного и должностного состава, разработку положения о подразделении и должностных инструкций сотрудников, выделение для подразделения служебного помещения, обеспечение необходимых условий труда, разработку или приобретение нормативных документов и методической литературы по организации и ведению конфиденциального делопроизводства, создание постоянно действующей экспертной комиссии, оформление допуска сотрудников к коммерческой тайне и обучение их правилам работы с конфиденциальными документами.

Подразделение конфиденциального делопроизводства может быть самостоятельным структурным подразделением предприятия, подчиненным непосредственно руководителю предприятия, или входить в состав других подразделений, как правило, осуществляющих защиту конфиденциальной информации: службу безопасности, службу защиты информации и др.[1] Наименование подразделения конфиденциального делопроизводства, его статус и, при необходимости, структуру определяет руководитель предприятия, исходя из объема конфиденциального делопроизводства и общей структуры предприятия.

При незначительном объеме конфиденциального делопроизводства специальное подразделение конфиденциального делопроизводства может не создаваться. В этом случае издание, обработка и хранение конфиденциальных документов возлагается на специально назначенных приказом руководителя предприятия нескольких или одного сотрудника других подразделений.

На этих лиц распространяются все задачи, функции, права и ответственность, возлагаемые на подразделение конфиденциального делопроизводства.

Основные задачи и функции подразделения конфиденциального делопроизводства, а также права и ответственность его руководителя должны быть закреплены в положении о подразделении, а обязанности, права, ответственность сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства или специально назначенных для ведения конфиденциального делопроизводства лиц — в должностных инструкциях, разрабатываемых на конкретные должности. В должностных инструкциях устанавливаются и квалификационные требования к сотрудникам — образование и стаж работы на аналогичной должности.

При определении задач и функций подразделения конфиденциального Делопроизводства необходимо исходить из того, что оно должно не только организовывать и осуществлять Документационное обеспечение управленческой и производственной деятельности предприятия, но и участвовать во всех мероприятиях по предотвращению утраты конфиденциальных документов и утечки содержащейся в них информации.

— разработка перечня сведений, составляющих коммерческую тайну;

— разработка перечня издаваемых предприятием конфиденциальных документов;

снижение или снятие степени конфиденциальности сведений и грифа конфиденциальности документов;

— разработка Положения о разрешительной системе доступа к конфиденциальной информации;

— проведение аналитической работы по предотвращению утечки и утраты конфиденциальной информации.

Учитывая важность задач ПДЭК, в ее состав следует включать высококвалифицированных сотрудников, в первую очередь, руководителей подразделений, имеющих доступ к конфиденциальной информации. Кроме того, в состав комиссии должны входить руководитель службы безопасности предприятия и руководитель подразделения конфиденциального делопроизводства, а также руководитель архива предприятия (при наличии архива). Председателем комиссии необходимо назначать одного из заместителей руководителя предприятия, допущенного ко всем конфиденциальным документам.

ПДЭК создается приказом руководителя предприятия и должна работать на постоянной основе с заменой в необходимых случаях отдельных ее членов. Задачи, функции и порядок работы комиссии определяются положением о ней. На ПДЭК может быть возложено и проведение экспертизы ценности открытых документов с тем, чтобы она могла оценивать значение документов, образующихся в деятельности предприятия, в их совокупности и таким образом более правильно определять сроки их хранения.

Сотрудники, допущенные к работе с конфиденциальными документами, должны иметь допуск к коммерческой тайне в целом.

Допуск сотрудников предприятия к коммерческой тайне осуществляется с их согласия и предусматривает:

— принятие сотрудниками обязательств по соблюдению установленного на предприятии режима коммерческой тайны, которые закрепляются в трудовом договоре (контракте) или специальном соглашении о соблюдении режима коммерческой тайны;

— ознакомление сотрудников с положениями законодательства о коммерческой тайне, предусматривающими ответственность за нарушение режима коммерческой тайны;

— ознакомление сотрудников с перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия и к которым сотрудники имеют право доступа.

4. Учет конфиденциальных документов включает присвоение и проставление в учетных формах и на документах регистрационных номеров и запись учетных и поисковых данных о документах (дате, авторе, заголовке, количестве листов, местонахождении и др.).

Целями учета конфиденциальных документов являются: обеспечение сохранности документов, создание возможностей для быстрого нахождения, контроля исполнения, наведения необходимых справок о документах без привлечения самих документов, а также для проверки наличия документов, что является одним из обязательных требований к конфиденциальному делопроизводству.

Учету подлежат все без исключения изготовленные на предприятии и полученные им конфиденциальные документы.

Учет конфиденциальных документов подразделяется на 3 вида: изданных документов, поступивших документов и документов выделенного хранения.

Учет изданных документов охватывает документы, изготовленные на данном предприятии рукописным, машинописным способами или с использованием печатающих устройств ЭВМ, независимо от того, направляются эти документы на другие предприятия или являются внутренними. Учет поступивших документов охватывает документы, поступившие от других предприятий. Учет документов выделенного хранения охватывает все документы, не подлежащие подшивке в дела. Ими могут быть как документы, переведенные с учета носителей, изданных и поступивших документов, так и документы, которым сразу присваивается номер по учету документов выделенного хранения на стадии их создания или получения.

Независимо от вида учета конфиденциальные документы можно учитывать в журналах или карточках. При большом объеме документов целесообразно использовать карточный способ учета, т.к. он сокращает время на поиск документов за счет помещения карточек в соответствующие рубрики картотек, дает возможность осуществлять ручной контроль исполнения документов без изготовления специальных контрольных карточек, ускоряет и повышает качество проведения проверок наличия документов.

Журналы или картотеки учета изданных и поступивших документов ведутся погодно; не исполненные в текущем году документы подлежат переводу на учет следующего года (кроме распорядительных документов и протоколов) с отметкой об этом в учетных формах текущего года. Журнал (картотека) учета документов выделенного хранения ведется непрерывно, номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. Вызвано это тем, что выделенному хранению подлежат, как правило, документы постоянного и долговременного хранения и их ежегодная перерегистрация привела бы к увеличению трудоемкости обработки документов и созданию сложностей для их пользователей.

В формах учета конфиденциальных документов запрещается производить подчистки и исправления с применением корректирующей жидкости. Ошибочная запись зачеркивается одной чертой. Вносимые исправления должны быть заверены подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства с проставлением даты.

Листы журналов учета конфиденциальных документов должны быть перед заведением пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения конфиденциального делопроизводства. На оборотной стороне последнего листа журналов проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, подписываемая сотрудником, ответственным за ведение журнала. Заверительная надпись на картотеку учета конфиденциальных документов с указанием количества карточек в картотеке составляется по окончании года на отдельной карточке и помещается в конце картотеки.

Издаваемые на предприятии конфиденциальные распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, указания, решения), а также протоколы, помимо учетного номера, должны иметь ежегодную порядковую нумерацию в пределах каждого из этих видов документов. Для обеспечения последовательности проставления таких номеров, ускорения поиска документов необходимо вести журналы учета изданных конфиденциальных распорядительных документов и протоколов по каждому их виду отдельно. Журнал имеет следующие графы:

В графе 3 проставляется учетный номер документа, присвоенный ему по журналу учета изданных документов.

Графы 1-4 обязательны, целесообразность включения граф 5-7 должна определяться главным образом объемом и характером справочной работы по документам.

Конфиденциальные документы должны пересылаться (доставляться) между предприятиями в соответствующим образом оформленных запечатанных пакетах. Все поступающие пакеты в момент их получения целесообразно учитывать для того, чтобы можно было обнаружить их возможную утрату до регистрации содержащихся в них документов. Для этого следует вести журнал учета поступивших конфиденциальных пакетов, который предназначен, кроме того, для проставления отметок о взятии поступивших документов на различные виды учета, а также о возврате ошибочно присланных документов. Журнал имеет следующие графы:

Дата поступления пакетов

Откуда поступили

Кол- во пакетов

Подпись лица, доставившего пакеты

Порядковые номера пакетов

Номера и грифы конфиденциальности вложенных в пакеты документов

Входящие номера, присвоенные поступившим документам

Учетные номера возвращенных и взятых на учет выделенного хранения документов

Отметка о возврате ошибочно присланных документов

При получении пакетов сотрудник подразделения конфиденциального

— проверить на пакете наличие грифа конфиденциальности, соответствие адресата, проставление номеров документов и предприятия-отправителя, целостность упаковки, сохранность прошивки и оттиска печати;

— убедиться, что содержимое пакета не просматривается;

— проверить на пакете и сопроводительном документе на него (реестре и др.) соответствие наименований адресата и отправителя, номеров документов, номеров экземпляров (если указаны), грифа конфиденциальности;

— расписаться в сопроводительном документе за принятые пакеты с проставлением даты и, при необходимости, печати или специального штампа подразделения конфиденциального делопроизводства.

Если на пакетах указан другой адресат, то они не принимаются. При нарушении оформления пакетов, несоответствии данных на пакете и в сопроводительном документе, повреждении упаковки составляется в двух экземплярах акт, который подписывается сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства и лицом, доставившим пакеты. Второй экземпляр акта направляется отделению связи, доставившему пакет, или предприятию-отправителю пакета, если пакет доставлен минуя отделение связи. Если повреждение пакета дает возможность изъять документ или прочесть его, то об этом сообщается руководителю предприятия, а пакет не принимается до принятия решения.

После проставления подписи за принятые пакеты сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства заполняет графы 1-3 журнала учета поступивших пакетов[2], при этом в графе 3 количество пакетов указывается прописью, а лицо, доставившее пакеты, заверяет эти данные своей подписью в графе 4. Затем до вскрытия пакетов заполняются графы 5-6 журнала. Порядковые номера пакетов ежедневно начинаются с № 1. Рядом с номером пакета, имеющего пометку «Лично», проставляется слово «лично». Номера и грифы конфиденциальности вложенных в пакет документов проставляются напротив соответствующего пакета (при наличии двух и более номеров — столбцами). Если на пакете рядом с номером документа указаны номера экземпляров, то они переносятся в журнал. Вызвано это тем, что номера экземпляров на пакете проставляются, когда их два и более, и если их не переносить в журнал, то в случае утраты какого-то экземпляра в период после вскрытия пакета до регистрации документа обнаружить утрату будет невозможно.

При вскрытии пакетов проверяется соответствие на пакете и документе отправителя и адресата, грифа конфиденциальности, номеров документов, номеров экземпляров документа (если указаны на пакете). Пакеты должны быть развернуты таким образом, чтобы убедиться, что в них не осталось вложений. В документах проверяется наличие листов, а в документах, имеющих приложения, кроме того, соответствие учетных номеров, грифа конфиденциальности, номеров экземпляров, количества листов приложения записям в отметке о наличии приложения, содержащейся в основном документе (сопроводительном письме).

Пакеты с пометкой «Лично» вскрываются работником, которому они адресованы, или уполномоченным им лицом. По усмотрению лица, вскрывшего пакеты, вышеперечисленные данные проверяются им самим или сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства.

При несоответствии на пакете и документе или на документе и приложении учетных номеров, недостаче или излишке листов и экземпляров документа, а также в случае, если документ направлен на данное предприятие ошибочно, руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства и сотрудником, вскрывшим пакет, составляется в двух экземплярах акт, второй экземпляр которого вместе с лицевой стороной пакета (при несоответствии данных на пакете и документе) немедленно направляется отправителю. О недостаче листов или экземпляров сообщается, кроме того, руководителю данного предприятия. Ошибочно присланные документы, лишние листы и экземпляры вместе с актом направляются с сопроводительным письмом отправителю. В графе 9 журнала учета поступивших пакетов производится отметка о возврате с указанием сколько листов или какие экземпляры и почему возвращаются, номера и даты сопроводительного

письма, например: «Три листа (экз. №) возвращены как лишние с №

14КТ от 24.02.2001» или (при возврате документа полностью) «Документ возвращен как ошибочно присланный с № 17К от 26.01.2001». Ошибочно присланные документы могут по согласованию с предприятием-отправителем пересылаться по назначению за их учетными номерами в новых пакетах с вложением в них лицевой стороны пакета предприятия-отправителя. В этом случае в графе 9 журнала учета поступивших пакетов делается отметка о пересылке с указанием предприятия, которому направлен документ, номера и даты сопроводительного письма.

О несоответствии на пакете и документе или на документе и приложении грифа конфиденциальности или номеров экземпляров отправителю сообщается письмом.

После вскрытия пакета и проверки правильности вложений поступившему документу присваивается очередной входящий номер, проставляемый в графе 7 журнала учета поступивших пакетов. Одновременно данные о документе заносятся в журнал или карточку учета поступивших конфиденциальных документов, имеющих следующие графы:[3]

Учетный номер и гриф конфиден- циальности документа	Дата поступления	Вид и заголо- вок документа	Откуда поступил	Номер и дата издания документа	Количество листов
основного документа	приложений
J

Кому выдан

Кол-во листов

Подпись за получение и дата

Подпись за возврат и дата

Индекс (номер) дела, номера л иегов дела

Номер по учету документов выделенного хранения количества л иегов

Примечание

В момент регистрации заполняются графы 1-7. В графе 1 проставляются очередной порядковый номер, присвоенный документу, и аббревиатурой гриф конфиденциальности документа. В графе 5 указываются номер, присвоенный документу на предприятии, издавшем документ, и дата подписания (утверждения) документа.

Если документ прислан без сопроводительного письма, то в графе 6 проставляется количество его листов, а в графе 7 делается прочерк. Если документ имеет сопроводительное письмо, то в графе 6 проставляется количество листов сопроводительного письма, а в графе 7 количество листов приложений. При этом если все приложения имеют гриф конфиденциальности, указывается общее количество листов всех приложений, если часть приложений не имеет грифа конфиденциальности, то количество их листов проставляется через + к листам конфиденциальных приложений, например: 8+4 н/с.

При поступлении документа в двух и более экземплярах проставляется общее количество листов всех экземпляров.

На документе регистрационные данные (отметка о поступлении) проставляются в соответствии с порядком, изложенным в подразделе 3.2.3. При наличии двух и более экземпляров на одном экземпляре проставляется входящий штамп, на первых листах других экземпляров — отметка «К вх №.»

При учете документов, присланных для согласования, подписания, утверждения, ознакомления (подлежащих возврату), отметка о поступлении проставляется на обороте последнего листа основного документа и каждого приложения.

Документы, присланные в пакетах с пометкой «Лично», по усмотрению лица, вскрывшего пакет, или передаются для учета сотруднику подразделения конфиденциального делопроизводства, или регистрируются последним в учетных формах со слов лица, вскрывшего пакет. При втором варианте регистрационные данные в штампе на документе проставляет лицо, вскрывшее пакет.

Если на предприятие возвращены без сопроводительного письма отправленные ранее без сопроводительного письма все или часть экземпляров документа, то производится отметка о их возвращении без присвоения входящего номера. Эта отметка проставляется в графе 8 журнала учета поступивших пакетов напротив возвращенного номера вложенного в пакет документа и производится следующим образом: № 10 (при возвратеизданного документа) В№ 2 (при возврате документа выделенного хранения), вх. № 13 (при возврате документа, зарегистрированного по входящему номеру). Одновременно в графе 15 журнала учета изданных документов или в графе 11 журнала (карточки) учета документов выделенного хранения (см. раздел 4.4.) производится запись: «Экз № возвращены, п/ж

№___ за_______» с проставлением номеров экземпляров, порядкового

номера и даты поступления пакета, в котором находились возвращенные экземпляры. В графе 14 журнала учета поступивших документов (под отметкой об отправлении, см. раздел 5.4.) производится запись: «Возвращен,

п/ж №____ за_________» с проставлением порядкового номера и даты

поступления пакета, в котором находился возвращенный документ.

Если документ отправлялся и (или) возвращен с сопроводительным письмом, то он регистрируется за очередным входящем номером. Документ, подлежащей выделенному хранению, переводится затем без сопроводительного письма на учет документов выделенного хранения. Сопроводительное письмо подшивается в дело.

При поступлении документа, изданного другим предприятием и подлежащем выделенному хранению, ему следует сразу (без регистрации в журнале учета поступивших документов) присваивать очередной порядковый номер по журналу (карточке) учета документов выделенного хранения. Этот номер проставляется на документе, в графе 8 журнала учета поступивших пакетов и в графе 1 журнала (карточки) учета документов выделенного хранения с одновременным заполнением граф 2-7 этого журнала, при этом

в графе 5 указывается: «П/ж №_ за_______», с проставлением

номера и даты поступления пакета, в котором находился документ.

5. Проекты конфиденциальных документов могут изготавливаться рукописным способом, на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Рукописным способом изготавливаются проекты чертежно-графических документов (непосредственно на носителях) и могут изготавливаться отдельные текстовые внутренние документы, авторами которых являются должностные лица (докладные записки, справки и др.), а также может вноситься переменная часть в типовые формы документов. Проекты других текстовых документов изготавливаются печатным способом либо без использования бумажных носителей под диктовку или со звуковоспроизводящих устройств, либо в два этапа: составление на бумажном носителе черновика проекта документа рукописным способом и последующее печатание проекта документа с черновика.

Проекты документов, изготовляемые рукописным способом, и составляемые на учтенных бумажных носителях черновики проектов текстовых документов должны отвечать требованиям, предъявляемым к соответствующим видам документов как по способу воспроизведения информации, так и по порядку оформления. Они должны содержать все необходимые на стадии подготовки данного вида документа реквизиты.

Печатание проектов текстовых конфиденциальных документов производится в подразделении конфиденциального делопроизводства. При наличии черновика, составленного на любом бумажном носителе, сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства при приеме его от исполнителя проверяет соответствие черновика перечню издаваемых конфиденциальных документов, наличие и правильность оформления необходимых реквизитов.

[1] В дальнейшем – служба безопастности

[2] Дата поступления пакетов может проставляться перед началом их учета за каждый день. В этом случае графа 1 в журнал не включается.

[3] В дальнейшем вместо журнала и (или) карточки учета поступивших конфиденциальных документов употребляется «журнал учета поступивших документов», если не оговаривается особо.

Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:

Организация конфиденциального делопроизводства

Организации конфиденциального делопроизводства в информационной безопасности уделяется, как правило, наименьшее внимание, хотя получение конфиденциальной информации через пробелы в делопроизводстве является наиболее простым и малозатратным способом получения информации.

бумажное делопроизводство;
электронное делопроизводство;
системы взаимодействия и сопряжения бумажного и электронного делопроизводства.

присвоение и снятие грифа конфиденциальности должно осуществляться руководством компании;
обязательная регистрация и учет всех конфиденциальных документов, а также передача их исполнителю под расписку в реестре;
контроль не только документов, содержащих конфиденциальную информацию, но и бумаг с печатями, штампами, бланками, особенно бланков строгой отчетности, содержащих уникальный номер, зарегистрированных установленным способом и имеющих специальный режим использования;
организационное выделение конфиденциального делопроизводства из обычного;
гриф конфиденциальности документа присваивается по наивысшей степени конфиденциальности сведений, в нем изложенных;
создание конфиденциальных документов производится в изолированных, специально оборудованных помещениях, прием и выдача документов производится через специальное окно, не выходящее в общий коридор или барьер, ограничивающий доступ к рабочим местам лиц, создающих конфиденциальные документы;
уничтожение конфиденциальных документов, в том числе черновиков, в машинках для уничтожении бумаг (шредерах) в присутствии нескольких человек и с проставлением соответствующих пометок в журналах уничтожения конфиденциальных документов. При большом количестве документов возможно их сжигание;
запрещение выноса из контролируемой территории конфиденциальных документов;
к работе с конфиденциальными документами допускаются только лица, заключившие соответствующие договора о нераспространении коммерческой тайны;
хранение конфиденциальных документов только в сейфах;
в делах или в архивах конфиденциальные документы должны храниться отдельно от открытых, по завершении оформления дел на последнем листе делается запись о количестве пронумерованных в нем листов, заверенная соответствующей подписью и печатью;
включать в документы только минимально необходимую конфиденциальную информацию;
рассылка конфиденциальных документов должна быть обоснованной и сведена к минимуму;
система учета (ручная или компьютерная) конфиденциальных документов должна предоставлять необходимые удобства поиска и контроля за местонахождением каждого конфиденциального документа;
организационно исключить необоснованное ознакомление с документами лиц, не имеющих нужных полномочий;
отправку конфиденциальных документов производить только заказными или ценными письмами, по каналам специальной связи или осуществлять доставку корреспонденции нарочным из числа сотрудников, допущенных к работе с такими документами;
контроль за использованием копировально-множительной техники, а также блокирование систем ввода-вывода информации на компьютерах, обрабатывающих конфиденциальную информацию;
организация периодической проверки делопроизводства.

Порядок создания бумажного делопроизводства

1 этап — создание Секретариата (подразделения, отвечающего за делопроизводство) или введение в штат должности, в чьи функциональные обязанности будет входить обеспечение делопроизводства организации.

2 этап — закупка необходимых принадлежностей для функционирования делопроизводства (сейфы, печати, оборудование помещений и т.д.).

3 этап — создание необходимых нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и т.д.).

4 этап — доведение нормативных документов до сотрудников в рамках функциональных обязанностей.

5 этап — создание механизмов контроля за соблюдением делопроизводства.

6 этап — создание механизма ответственности за нарушение правил делопроизводства.

Делопроизводство должно быть организовано в соответствии с ГОСТами, применяемыми в Российской Федерации. Основа — ГОСТ 6.30-97 .

Порядок создания конфиденциального бумажного делопроизводства

1 этап — создание обычного бумажного делопроизводства.

2 этап — определение перечня сведений конфиденциального характера и документов, содержащих конфиденциальные сведения. Разделение сведений на несколько групп по степени конфиденциальности (например: строго конфиденциальные, конфиденциальные, для служебного пользования).

3 этап — утверждение перечня сведений конфиденциального характера у руководства, а также определение порядка и сроков переутверждения данного перечня, а также снижение и снятие грифа конфиденциальности.

4 этап — определение правил конфиденциального бумажного делопроизводства на основе общего бумажного делопроизводства.

5 этап — определение порядка допуска сотрудников к сведениям конфиденциального характера.

6 этап — заключение договоров о нераспространении конфиденциальных сведений мажду сотрудниками, которые будут допущены к работе с конфиденциальной информацией и руководством организации.

7 этап — создание необходимых нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и т.д.).

8 этап — доведение нормативных документов до сотрудников в рамках функциональных обязанностей.

9 этап — создание механизмов контроля за соблюдением конфиденциального делопроизводства.

10 этап — создание механизма ответственности за нарушение правил конфиденциального делопроизводства.

Составные части бумажного делопроизводства:

бухгалтерия;
учредительные документы;
судебно-процессуальные документы;
договорные документы и т.д.

Делопроизводство, связанное с текущей деятельностью:

доставка входящей корреспонденции (в бумажном виде, в виде факса и т.д.);
отправление исходящей корреспонденции (в бумажном виде, в виде факса и т.д.);

хранение документов:
хранение документов у сотрудников;
хранение документов в Секретариате.
создание документов у исполнителя;
издание нормативных документов руководством организации (приказы, распоряжения и т.д.);
регистрация документа в Секретариате;
движение документа внутри организации. Создание реестровой системы передачи документов;
размножение документов (снятие копий);
контроль за исполнением документов;
создание архивов документов. Экспертиза ценности документов. Возможность использования в работе документов, определенных в архив;
уничтожение документов.

Необходимые нормативные документы для функционирования делопроизводства, в том числе конфиденциального:

Устав организации;
«Коллективный договор»;
правила внутреннего трудового распорядка для сотрудников;
трудовой договор;
заключаемые договора.

Договор между руководством организации и сотрудником о сохранении конфиденциальной информации.

общие положения;
определение информации и обозначение документов, содержащих конфиденциальную информацию, и сроков ее действия;
организация работы с конфиденциальными документами;
порядок сохранности документов, дел и изданий, содержащих конфиденциальную информацию;
порядок допуска к сведениям, составляющим конфиденциальную информацию;
контроль за выполнением требований внутри объектного режима при работе со сведениями содержащими конфиденциальную информацию;
обязанности сотрудников организации, работающих со сведениями представляющими конфиденциальную информацию, и их ответственность за ее разглашение.

общие положения;
правила составления и оформления документов;
составление и оформление основных видов документов;
организация документооборота:
порядок движения и обработки входящих документов;
порядок движения и обработки исходящих документов;
порядок движения и обработки внутренних документов;
регистрация документов;
контроль исполнения документов;
систематизация документов;
разработка номенклатуры дел;
формирование дел;
подготовка документов к архивному хранению;
экспертиза ценности документов;
описание документов постоянного и временного сроков хранения;
обеспечение сохранности дел;
передача дел в архив;
приложения:

примерный перечень документов, не подлежащих регистрации;
перечень документов, на которых ставится печать;
перечень документов, подлежащих утверждению;
перечень документов, подлежащих согласованию;
форма регистрационно-контрольной карточки;
перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков хранения;
акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
внутренняя опись документов дела;
опись дел, передаваемых на архивное хранение.

порядок выноса-вноса конфиденциальных документов применительно к охраняемой территории;
порядок работы с конфиденциальными документами вне служебных помещений;
порядок изготовления и использования бланков организации, печатей и штампов;
порядок использования бланков строгой отчетности (бланков организации, подготавливаемых за подписью первых лиц организации);
порядок передачи конфиденциальных документов в случае ухода в отпуск, командировку или увольнение с работы;
порядок подготовки конфиденциальных документов, его согласование, в том числе с юристами, финансистами, корректорами, а также порядок подписи конфиденциальных документов;
порядок пересылки конфиденциальных документов вне контролируемых помещений.

Положение о Секретариате (подразделении отвечающего за бумажное и электронное делопроизводство).

Должностные обязанности сотрудников Секретариата по обеспечению делопроизводства.

системы электронного конфиденциального документооборота;
системы защиты информации, циркулирующей в системе электронного конфиденциального документооборота;
системы электронного конфиденциального информационного хранилища;
системы сопряжения конфиденциального электронного и бумажного документооборота.

возможность создания электронных документов с помощью текстовых редакторов, включая создание электронных документов по типовым формам;
возможность создания составных электронных документов, состоящих из нескольких разных по формату файлов;
возможность создания электронных документов с помощью сканирования документа на бумажном носителе;
возможность создания электронных документов с помощью иных электронных данных, полученных с помощью:
электронной почты;
корпоративной компьютерной сети;
устройств ввода компьютерной информации (дисководы и т.д.).
работу с электронными документами различных форматов (текстовых, графических и т.д.).
создание регистрационной карточки электронного документа, связки регистрационной карточки с электронным документом и присвоение необходимых реквизитов, среди которых:
дата создания, получения, исполнения;
регистрационный номер;
фамилия, имя, отчество исполнителя, адресата;
права доступа;
степень конфиденциальности;
количество листов и т.д.
разделения документов по степени конфиденциальности, присвоение каждому документу грифа конфиденциальности и разграничение права пользователей работы с конфиденциальными документами по мандатному принципу.
получения и отправления электронных документов (документооборот) по корпоративной компьютерной сети, а также по электронной почте.
работы с взаимосвязанными документами, поддержание возможности установления ссылок между учетными карточками или документами, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга (например с помощью гиперссылок с возможностью просмотра цепочки взаимосвязанных документов).
контроля передвижения электронных документов по сети и контроля ознакомления с электронными документами, а также контроля за копированием, редактированием и размножением электронных документов.
осуществления контрольных функций (контроля исполнения резолюций, поручений, сроков исполнения и т.д.), а также возможность сигнального режима, как составной части контроля.
поиска электронных документов по:

реквизитам;
ключевым словам;
содержанию;
дате создания;
контрольным срокам;
исполнителю и т.д.

тематике;
проблематике;
исполнителям;
резолюциям;
дате создания и т.д.

систематизирования поступающих в хранилище документов различных видов и форм и упорядочения работы с ними;
гарантированно сохранять документы в массивах хранилища, освободив от этой функции сотрудников;
отслеживать движение документов, выдаваемых сотрудникам, контролировать и обеспечивать их возврат (физические документы) и уничтожение выданных электронных копий;
обеспечивать эффективный поиск нужных документов в хранилище по идентификационным признакам;
организовать малозатратную технологию выдачи документов сотрудникам и возврат документов в хранилище;
уменьшить количество документов, одновременно находящихся у исполнителя за счет оперативного их получения из хранилища;
упростить работу с документами, находящимися в хранилище, и сократить временные затраты на их подборку и анализ за счет дружественного интерфейса в интерактивном режиме;
обеспечить режим безопасности документов в процессе их хранения, передачи в хранилище или получения из хранилища за счет использования современных технологий и средств информационной безопасности, а также разграничение доступа пользователей.

блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства;
блок технических средств защиты электронного делопроизводства, связанных с нейтрализацией побочных электромагнитных излучений и наводок;
блок методов защиты электронного делопроизводства, связанных с человеческим фактором и решением кадровых вопросов;
блок организационных методов защиты электронного делопроизводства.

Блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства должен быть многорубежный. Наиболее эффективной является система, состоящая из 3 рубежей:

1 рубеж — системы защиты информации, предусмотренные программным обеспечением, на которой работает компьютерная сеть (средства защиты Windows, Office и т.д.);

2 рубеж — системы защиты информации, встроенные в саму систему электронного делопроизводства;

3 рубеж — системы защиты информации, дополнительно установленные в компьютерной сети на сервере и на рабочих местах пользователя

криптографическую защиту компьютерной информации на магнитных носителях (жестких дисках, дискетах, Zip, CD-ROM и т.д.), в том числе создание защищенных пользователей на сервере;
защиту информации (в том числе криптографическими методами) при пересылки по корпоративной компьютерной сети;
защиту информации (в том числе криптографическими методами) при передаче по электронной почте;
защиту компьютерной информации от несанкционированного доступа;
защиту компьютерной сети при работе в глобальной информационной сети Интернет (в идеальном случае для работы с Интернетом, а также с электронной почтой необходим отдельный компьютер, работающий в автономном режиме);

мандатный принцип доступа пользователей к информационным ресурсам электронного делопроизводства, включающий в себя:
контроль и защиту электронного документа от просмотра;
контроль и защиту электронного документа от редактирования и отмена защиты от редактирования;
контроль и защиту электронного документа от копирования и распечатывания на принтерах;
разделение пользователей на группы и наделение каждой группы возможности работы только с электронными документами определенного грифа конфиденциальности
контроль целостности и достоверности электронного документа, а также подтверждение авторства исполнителя с помощью электронной цифровой подписи;
защиту от вредоносных программ (вирусов);
парольную защиту на включение машины, на обращение к жесткому диску и/или на открытие файлов прикладных программ с периодическим изменением используемых паролей.

системы перевода бумажного документа в электронный документ;
системы перевода электронного документа в бумажный документ;
системы электронного контроля за бумажным документооборотом;
системы параллельного хождения одного и того же документа в электронном и бумажном виде.

Представляется целесообразным хождение документа внутри организации осуществлять в электронном виде. Полученные в бумажном виде документы извне сканируются и дальнейшая работа с ними происходит в электронном виде. Полученные извне электронные документы обрабатываются в организации в электронном виде. Перед отправкой исходящие документы (письма, факсы) преобразуются из электронного в бумажное представление и их отправка производятся обычными способами. При необходимости возможна отправка документа и в электронном виде.

Институте бизнеса и делового администрирования Академии народного хозяйства при Правительстве РФ;
Высшей школе международного бизнеса Академии народного хозяйства при Правительстве РФ;
Высшей школе корпоративного управления Академии народного хозяйства при Правительстве РФ;
Центре коммерциализации технологий Академии народного хозяйства при Правительстве Российской Федерации;
Центре международного бизнеса и регионального развития Академии народного хозяйства при Правительстве Российской Федерации;
Академии народного хозяйства при Правительстве РФ (факультет академических программ обучения);
Академии народного хозяйства при Правительстве РФ (факультет финансового и банковского дела);
Академии народного хозяйства при Правительстве РФ (факультет государственного управления);
Высшей коммерческой школе Министерства экономического развития и торговли РФ;
Высшей школе бизнеса Московского государственного университета;
Классической бизнес-школе (до 2000 года)

Журнал учета проектов документов с грифом конфиденциальности

11/КТ, где 11 — порядковый номер по журналу, КТ-указание на гриф конфиденциальности «Коммерческая тайна».

Визирование документов с грифами конфиденциальности происходит под четким контролем исполнителя. Целесообразно на подобных документах получать визу подразделения, ответственного за конфиденциальное делопроизводство (на предмет контроля соответствия содержания документа проставленному на нем грифу, а также соответствия оформления документа установленным в организации нормам), или нескольких подразделений в случае распределения этих функций по нескольким подразделениям (например, службы безопасности и отдела делопроизводства).

III. Учет и регистрация документов с грифами конфиденциальности

Учет документов с грифами конфиденциальности осуществляется в специальных журналах:

● для входящего документа: 123-КТ или 453-К;

● исходящего документа: 14-12-03/1526-КТ или 12-04-ШФ/12-К;

● внутреннего документа: 123/СЗ-КТ или 14-12-52/56-СЗ-К.

В любом случае правила номерообразования для каждой группы документов необходимо прописать в Инструкции по конфиденциальному делопроизводству.

В регистрационной базе документов общего делопроизводства в этом случае делается отметка о регистрации документа с грифом конфиденциальности, информация о документе в базу не заносится.

Передача документов с грифами конфиденциальности после их учета внутри организации производится только под роспись в журналах регистрации.

IV. Передача и отправка документов с грифами конфиденциальности

Любое перемещение документов между структурными подразделениями необходимо производить через подразделение, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства, с внесением соответствующей информации в учетные формы.

Отправку конфиденциальных документов сторонним организациям целесообразно осуществлять только с сопроводительными письмами.

Отправка документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется заказными почтовыми уведомлениями с описью вложения, экспресс-почтой или нарочно.

При отправке конфиденциальных документов применяют двойное пакетирование (вкладывание конверта в конверт): на внутреннем конверте указывается номер исходящего письма и соответствующий гриф конфиденциальности, на внешнем конверте указывается адрес получателя и номер исходящего письма без грифа конфиденциальности.

При необходимости документы могут передаваться адресату лично под роспись на визовом экземпляре или на реестре передачи документов.

V. Копирование (тиражирование) документов с грифами конфиденциальности

Снятие копий с документов с грифами конфиденциальности должно производиться ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства только при наличии четкого письменного указания уполномоченного руководителя, например на основании резолюции на служебной записке заинтересованного подразделения.

Все дополнительно снятые копии должны быть обязательно учтены в журнале регистрации, в который занесены учетные данные копируемого документа: указывается номер экземпляра копии размноженного документа, реквизиты документа, на основании которого изготовлена копия.

Номер экземпляра проставляется на каждом размноженном документе и обычно состоит из номера экземпляра документа, с которого снимается копия, и порядкового номера копии через косую черту, например: экз. № 1/2, где 1 — номер экземпляра документа, с которого снимается копия, а 2 — порядковый номер снятой копии.

На обороте последнего листа подлинника документа или экземпляра, с которого снималась копия, делается запись (или проставляется штамп) с указанием количества копий, их номеров, рассылки по экземплярам, фамилии исполнителя и даты.

Дополнительно размножено_экземпляров.

Экз. № 1/1 — наименование организации, в которую будет направлена данная копия.

Экз. № 1/2 — наименование организации, в которую будет направлена данная копия.

Наименование должности Подпись И.О. Фамилия

Дата

На первом листе копий делается запись или проставляется штамп «КОПИЯ».

Передача изготовленных копий осуществляется работникам только под роспись в журнале учета.

VI. Группировка документов с грифами конфиденциальности в дела

В номенклатуру дел организации в обязательном порядке включаются дела с грифами конфиденциальности и журналы регистрации конфиденциальных документов. В номенклатуре дел в графе «Номер дела» к соответствующему номеру дела добавляется отметка «КТ» («коммерческая тайна») или «К» («конфиденциально»).

Наименование грифов конфиденциальности выносится и на обложку дела.

После исполнения документы подшиваются в соответствующие дела. Документы с грифами конфиденциальности группируются в дела отдельно от документов общего делопроизводства.

Все дела с грифами конфиденциальности независимо от срока их хранения должны иметь внутреннюю опись, которая выполняет функцию учета документов внутри каждого дела и заполняется по мере подшивки в дело документов.

На заметку!

За сохранность конкретного документа с грифом конфиденциальности отвечает работник, получивший этот документ под роспись, и его руководитель.

Во внутренней описи переходящего дела после ежегодной проверки наличия документов работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, делается итоговая запись о количестве подшитых в дело листов по состоянию на 31 декабря каждого года. Нумерация листов дела после итоговой записи продолжается от номера последнего листа прошлого года.

По окончании календарного года дела с грифами конфиденциальности просматриваются полистно Экспертной комиссией и при необходимости принимается решение о перегруппировке документов дел.

Прием дел с грифом конфиденциальности в архив осуществляется по отдельному акту приема-передачи и отдельной описи (чаще всего составляются отдельные на дела с грифом «Коммерческая тайна» и на дела с грифом «Конфиденциально»).

VII. Хранение документов с грифами конфиденциальности

Документы с грифами конфиденциальности должны храниться в запираемых шкафах и/или сейфах отдельно от дел общего делопроизводства.

Вынос документов с грифами конфиденциальности запрещается или осуществляется по специальному разрешению при уведомлении службы безопасности организации.

VIII. Уничтожение документов с грифами конфиденциальности

Проведение экспертизы ценности документов с грифами конфиденциальности, рассмотрение и утверждение ее результатов, выделение документов с грифами конфиденциальности к уничтожению производится аналогично документам общего делопроизводства (данный порядок обычно закреплен в Инструкции по делопроизводству в организации).

Непосредственно перед уничтожением необходимо произвести сверку записей в акте о выделении к уничтожению документов с грифами конфиденциальности с их фактическим наличием.

Факт уничтожения подтверждается подписями членов Экспертной комиссии в акте о выделении к уничтожению документов с грифами конфиденциальности.

После уничтожения документов в соответствующих журналах регистрации делаются записи с указанием номера и даты акта об уничтожении документов (например: «Уничтожено. Акт от № »).

IX. Контроль за состоянием конфиденциального делопроизводства

Внутренние проверки состояния конфиденциального делопроизводства проводятся в организации не реже одного раза в год.

При проведении проверки специально созданной приказом по организации комиссией осуществляются следующие действия:

● проверяется выполнение требований Инструкции по конфиденциальному делопроизводству;

● производится сверка наличия дел и документов с выборочным полистным просмотром документов;

● контролируется правильность ведения учета документов с грифами конфиденциальности;

● проверяется порядок хранения документов с грифами конфиденциальности;

● формируются предложения о снятии грифа конфиденциальности (с последующим вынесением на рассмотрение Экспертной комиссией организации).

Проверки осуществляются по имеющимся в организации учетным документам.

Результаты проверки оформляются актом, в котором подводятся итоги проверки конфиденциального делопроизводства, отмечаются выявленные недостатки и даются предложения по улучшению состояния дел по вопросам защиты конфиденциальной информации.

Важно знать!

Проверки наличия документов с грифами конфиденциальности в обязательном порядке должны проводиться при смене руководителя структурного подразделения, руководителя организации.

По факту утраты документов с грифом конфиденциальности издается приказ по организации о проведении служебного расследования, результаты которого представляются руководству организации.

На утраченные документы составляется акт, соответствующие записи вносятся в учетные формы.

Касательно машинных носителей с грифами конфиденциальности, основные этапы работ аналогичны действиям, осуществляемым с документами на бумажных носителях. Форма журнала учета машинных носителей может быть следующей:

Журнал учета машинных носителей с грифами конфиденциальности

Таким образом, конфиденциальное делопроизводство имеет немало особенностей и отличий от общего делопроизводства (как, например, учет проектов документов, поэкземплярный учет всех копий документов, документирование всех операций, производимых с документами, и т. д.). Все эти особенности и находят свое отражение в Инструкции по конфиденциальному делопроизводству.

Предложенный в данной статье алгоритм работы с документами с грифами конфиденциальности показал свою эффективность при практическом применении, позволяет выстроить четкий механизм работы с конфиденциальными документами, избежать их утраты и несанкционированного доступа к ним.