Какие документы предъявляют командированные работники по прибытии на место командировки

Содержание

Порядок оформления командировок регулируется законами РФ. Работодатель должен выплатить суточные, работник — обязательно предоставить авансовый отчет и подтверждающие документы. В статье рассказываем, как компании правильно оформить командировку сотруднику и может ли ИП отнести траты на свою рабочую поездку в расходы

Деловая среда Платформа знаний и сервисов для бизнеса
Зарплатный проект

Подключите зарплатный проект в Сбербанке и платите сотрудникам онлайн в любой день

Что такое командировка

Под командировкой подразумевается, что работодатель направляет штатного работника в место вне расположения офиса и дает деловое поручение. Командировка должна быть ограничена во времени. Это определение дано в статье 166 Трудового кодекса РФ. Командированные сотрудники выполняют свои непосредственные обязанности за пределами офиса компании.

Командировка всегда предполагает наличие служебного задания. Этим она отличается от отпуска.

Нюансы командировок регулируются Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, Письмом Минтруда от 14.02.2013 № 14-2-291, а также Письмом ФНС от 24.11.2015 № СД-4-3/20427. Важно, что официально в командировку можно отправить только человека, работающего в компании по трудовому договору.

В командировку запрещено отправлять, согласно статьям 259 и 268 Трудового кодекса:

беременных сотрудниц,
несовершеннолетних.

Согласно статьям 259 и 264, письменное согласие на командировку работодатель должен получать:

у матерей детей до трех лет;
инвалидов и родителей детей-инвалидов;
родителей-одиночек и опекунов, которые воспитывают детей до 14 лет;
работников, которые ухаживают за больными родственниками.

Если нужно продлить или перенести командировку для этих категорий работников, то требуется их письменное согласие на продление или перенос.

Деловая среда Премиум

Вступайте в закрытый клуб и получите доступ к обзорам новостей законодательства для бизнеса

Какими документами оформляется командировка в 2023 году

Документы для командировки в 2023 году — это не только приказ и авансовый отчет. Собрать полный пакет документов и правильно их оформить вам поможет наш материал.

Вам помогут документы и бланки:

Документы для командировки в 2023 году: направляем сотрудника в поездку
Документы по командировке для бухгалтерии: списываем расходы
Итоги

Документы для командировки в 2023 году: направляем сотрудника в поездку

Любая командировка начинается с оформления распорядительного документа — приказа. Если вы используете унифицированные формы, составляйте его по форме:

Командировочные #FactorAcademy#ШпаргалкаБухгалтера

Т-9, если командируете одного человека;
Т-9а, если нескольких.

Оба бланка вы найдете в этой статье. А образец приказа на командировку можно скачать здесь.

ВАЖНО! С 01.01.2013 применять унифицированные формы документов необязательно. Допустимо разработать собственный бланк и утвердить его в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в действие ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». В новом стандарте прописан перечень обязательных реквизитов первичных документов и порядок работы с ними.

О ФСБУ 27/2021 мы рассказывали в статье. Положение о том, что местом хранения документов может быть только РФ, вступает в силу с 01.01.2024. Подробнее об этом мы писали в материале.

На основании приказа выдайте работнику аванс. Его сумма должна покрывать суточные за все дни поездки, а также примерные траты, которые возникнут у сотрудника в ходе нее. На выдачу денег составьте расходный кассовый ордер.

В общем случае больше никаких документов для командировки на данном этапе не потребуется. Так, давно уже не нужны командировочные удостоверения и служебные задания. Но могут быть нюансы.

Если, к примеру, работник выезжает, возвращается из командировки или находится в пути в выходной или праздничный день либо, находясь в командировке, в такие дни он будет трудиться (и это не предусмотрено его обычным графиком), нужно получить от работника письменное согласие на работу в выходной и издать соответствующий приказ. Если в выходной или праздник командированный будет отдыхать, эти бумаги не понадобятся.

Однодневные командировки и командировки совместителей оформляются по таким же правилам. Никаких документальных особенностей для них нет. Учитывайте только, что при однодневных командировках работникам не положены суточные. Но способ оплатить им такие расходы все-таки есть.

Подготовить другие документы по командировкам вам поможет Путеводитель от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

Документы по командировке для бухгалтерии: списываем расходы

По возвращении работник должен сдать вам авансовый отчет по командировке и документы, подтверждающие понесенные им расходы. Основные из них таковы.

При авиаперелете — маршрут-квитанция и посадочный талон со штампом о прохождении досмотра. Это идеальный вариант. Что делать, если посадочного нет, мы рассказывали здесь.
При проезде железной дорогой — выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте (контрольный купон), посадочный купон.
Другой общественный транспорт — билеты, транспортные карты, чеки ККТ и т. п.
Оплата такси в командировке — кассовый чек либо квитанция в форме БСО, отвечающие требованиям законодательства о ККТ.

Аренда автомобиля — договор аренды, акт о передаче/возврате автомобиля, счета, чеки ККТ и иные документы, подтверждающие использование автомобиля для исполнения служебного поручения.
Личное авто — служебная записка, путевой или маршрутный лист (чтобы подтвердить маршрут следования), чеки, квитанции, выписка с карты и др.

По расходам на гостиницу в командировке подтверждающими документами будут счет от объекта размещения, чеки ККТ, БСО.
При проживании в арендованной квартире — договор аренды/найма, действующий в период командировки, документы на оплату: чеки, выписка с карты, расписка (если арендодатель — физлицо), другие документы, подтверждающие проживание (в т. ч. косвенно).

Документы по остальным расходам будут зависеть от вида трат в командировке. Они, кстати, должны быть согласованы с работодателем. В противном случае вы можете их не возмещать.

Не нужно подтверждать только суточные. Они устанавливаются в твердой сумме за день командировки. Размер должен быть прописан в ЛНА. А как их расходовать, это уже остается на усмотрение работника. Например, они покрывают расходы на питание.

Как быть, если питание включено в стоимость проживания, см. здесь.

Служебная командировка или выполнение работы в другой местности?

Согласно п.4 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Как в данном случае разграничивать понятия «служебная командировка» и «выполнение работы в другой местности в течение длительного времени»?

Разъяснения по этому вопросу дает Письмо Минфина России от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304: если в течение длительного времени значительную часть своих функций работник выполняет вне места постоянной работы (за границей, например), то служебную поездку нельзя считать командировкой. В данном случае лучше заключить дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе работника на определенный период времени на работу в другой местности.

Кого можно и кого нельзя отправлять в командировку

беременные женщины
работники в возрасте до 18 лет

женщины, имеющие детей в возрасте до 3-х лет (ч. 2 ст. 259 ТК РФ)
инвалиды (ч. 2 ст. 167 ТК РФ)
матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до 14 лет (ч. 3 ст. 259 ТК РФ)
работники, имеющие детей-инвалидов (ч. 3 ст. 259 ТК РФ)
работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ч. 2 ст. 259 ТК РФ)
мужчины, воспитывающие несовершеннолетних детей без матерей, а также опекуны и попечители несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ)
работники, с которыми подписан ученический договор, если поездка ему не соответствует (ч. 3 ст. 203 ТК РФ)

Данных работников следует в письменной форме ознакомить с правом отказаться от направления в командировку!

Командировка сотрудника-иностранца

Если работодатель намерен направить в командировку иностранных работников, то следует иметь в виду, что такая возможность зависит от профессии, должности и статуса иностранного работника.

Особенности командирования иностранных сотрудников мы собрали в отдельной таблице.

Статус пребывания иностранного работника в РФ

Ограничение по должностям

Ограничение по сроку командирования

Временно пребывающий в безвизовом порядке (патент)

ограничен сроком дополнительного патента в регионе командирования

Пребывающий на основании визы (разрешение на работу)

Должность или профессия должны попадать в перечень (п. 1 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н)

не более 10 календарных дней (за весь период действия разрешения);
не более 60 дней (за весь период действия разрешения), если работа имеет разъездной характер.

Должность или профессия должны попадать в перечень (п. 2 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н)

не более 40 календарных дней (за весь период действия разрешения);
не более 90 дней (за весь период действия разрешения), если работа имеет разъездной характер.

Высококвалифицированные специалисты с видом на жительство

Высококвалифицированные специалисты с разрешением на работу или временным проживанием

не более 30 календарных дней в году;
без ограничений при разъездном характере работы.

Граждане ЕАЭС, постоянно проживающие и работающие в РФ

Временно пребывающий в безвизовом порядке иностранец получает патент.

Приезжающий по визе – разрешение на работу.

В обоих случаях свобода передвижения иностранца ограничена субъектом РФ, выдавшим ему разрешение или патент.

Если работодатель хочет занять работой иностранного сотрудника в двух и более субъектах РФ, то ему придется оформить патент на каждый из них.

При этом срок нахождения работника в другом субъекте будет строго ограничен сроком действия доппатента, который, в свою очередь, не должен превышать срок ранее полученного основного патента.

С иностранцем, имеющим разрешение на работу, немного проще. Он может ехать в командировку на срок не более 10 календарных дней (за весь период действия разрешения) или на 60 дней, если его работа имеет разъездной характер и это закреплено в трудовом договоре.

Ограничением является лишь то, что его должность или профессия должны попадать в определенный перечень, поименованный в п. 1 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н.

Туда попадают такие рабочие профессии как: каменщик, машинист, механик и пр. и творческие – артист, ведущий программ, аккомпаниатор. Должности, состоя на которых иностранец может ехать в командировку – руководители учреждений, функциональных и специализированных служб.

Иностранные сотрудники, имеющие статус временно проживающих должны работать в регионе, где им выдали разрешение.

Командировать можно только представителей рабочих и творческих профессий, а также руководящих должностей. Полный перечень содержится в п. 2 Приложения к приказу № 564н.

Общий срок пребывания временно проживающих иностранцев в служебных командировках не должен превышать 40 календарных дней за весь период действия разрешения и не более 90 календарных дней при разъездном характере работы.

Если иностранный работник признается высококвалифицированным специалистом и имеет вид на жительство, то его спокойно можно отправлять в командировки без каких-либо ограничений по профессиям и должностям.

При наличии у такого специалиста разрешения на работу или на временное проживание, он не может находиться в командировке более 30 календарных дней в году.

А вот если закрепить в его трудовом договоре разъездной характер работы, то срок нахождения в командировке будет не органичен.

Граждане ЕАЭС, постоянно проживающие и работающие в РФ, могут на любой период быть направлены в служебную командировку. На них действует тот же порядок, что и для российских граждан.

Срок командировки

Сроком служебной командировки принято считать период со дня выезда сотрудника по день его возвращения, включительно. Этот срок определяет сам работодатель.
Важно, чтобы руководитель установил ее конечный срок еще до начала командировки. Сотрудник должен четко понимать когда он вернется, а бухгалтерия должна рассчитать авансовые суммы перед поездкой и правильно расставить отметки в табеле рабочего времени.

Закон не предусматривает проведения дополнительного согласования служебной командировки. Более того, у работодателя нет обязанности предупреждать о ней сотрудника заранее.

Однако, организации вправе разработать образец служебной записки, позволяющей согласовать служебную поездку и уточнить сопутствующие траты.

На практике, такую служебную записку составляет руководитель направляемого в командировку сотрудника.

В документе указывают ФИО и должность сотрудника, срок командировки, а также расшифровываются основные предстоящие расходы.

Генеральному директору ООО «СТИЛЬ»
Петрову И.И.
От руководителя отдела маркетинга
Иванова В. В.

Уважаемый Иван Иванович!

В связи с возникшей необходимостью осуществления переговоров с крупным потенциальным клиентом, который не имеет возможности посетить Санкт-Петербург, прошу командировать заместителя начальника отдела маркетинга Смирнова Д.С. в город Ростов-на-Дону. Предполагаемая длительность командировки: с 22 января по 31 января 2024 года.

Прошу дать указание о выдаче командировочных средств главному бухгалтеру в размере:

– 20 000 на проживание в гостинице.
– 6 000 на питание.
– 15 000 на транспорт.

«__» ___________________ 2024 г.

Во многих компаниях процесс согласования командировок, как и документооборот в целом автоматизирован.

Сотрудник создает онлайн заявку, подписывает и согласовывает с руководством. Далее она уходит к ответственным сотрудникам смежных подразделений.

После того, как служебная записка согласована, работнику надо написать заявление на перечисление аванса, для покупки билетов и предварительной брони жилья, если эти хлопоты не берет на себя сама компания.

Конкретного расчета данных сумм нет. Достаточно знать приблизительную стоимость аренды жилья и расходов на проезд.

При этом, категория как самой гостиницы, так и номера должны совпадать с условиями, прописанными в Положении о командировках для конкретной должности.

Также можноограничить и класс поездки. Например, рядовые сотрудники могут ездить только в плацкарте на поезде и летать эконом-классом в самолете, а руководство – в купе и бизнес-классе соответственно.

В авансовый платеж, помимо указанных расходов, включаются суточные. Размер суточных не ограничен. Но по НК не облагаются налогом только суточные в пределах 700 рублей по России и 2 500 рублей (эквивалент в валюте) за границей.

Приказ о командировке

Каждая командировка начинается с оформления приказа.

С 1 января 2013 года применять унифицированные формы документов не является обязанностью.

Законодатель позволил компаниям самостоятельно разработать бланк приказа, утвердив его в своей учетной политике.

Главное чтобы в нем были все данные, предусмотренные ФСБУ 27/2021, позволяющие идентифицировать:

ФИО сотрудника, направляемого в командировку, должность и подразделение;
куда оформлена командировка;
в какие даты и на сколько календарных дней;
цель поездки;
кто финансирует поездку (работодатель).

Но и использование уже имеющихся унифицированных форм допустимо:

Т-9, при условии, что в командировку едет один сотрудник;
Т-9а, если командированных несколько.

Ранее, помимо приказа, необходимо было оформить служебное задание и командировочное удостоверение.

Постановление Правительства № 1595 сделало их применение необязательным. Хотя есть и такие компании, которые используют эти документы и сейчас. Это не запрещено.

Если работник будет находиться в пути в выходной или праздничный день либо, будучи в командировке, в такие дни он будет занят работой (при условии, что это не предусмотрено его обычным графиком), обязательно следует взять от работника письменное согласие на работу в выходной и издать соответствующий приказ.

Если в выходной или праздник командированный будет отдыхать, эти бумаги не понадобятся.

Бронирование жилья и билетов

Эту часть оформления командировки организация полностью устанавливает сама.

Кому-то удобно назначить в отделе кадров ответственного, который будет бронировать гостиницы и приобретать билеты на общественный транспорт.

Кто-то доверяет это своим сотрудникам, отправляющимся в командировку. Они из выданного им аванса оплачивают и жилье, и проезд.

Некоторые сотрудники получают разрешение ехать на личном или служебном авто. В данном случае им оформляются путевые листы, форму которых организация вправе утвердить сама.

Для подтверждения расходов в таком случае потребуются чеки на топливо, которое будет оплачивать сотрудник во время поездки.

Служебное задание

С 2015 года служебное задание, отчёт о командировке и командировочное удостоверение не обязательны. Некоторые организации всё же продолжают придерживаться этого порядка. Также работодатель не обязан вести журнал учёта работников, отправленных в командировки.

Служебное задание – внутренний документ, в котором прописываются цели и задачи, которые ставятся перед сотрудником в поездке. В служебном задании есть следующие сведения:

Название документа, дата, номер, наименование фирмы;
Данные сотрудника, наименование структурного подразделения;
Основание для убытия в командировку;
Задание на служебную поездку;
Отчёт о проделанной работе;
Подписи сторон.

Если предстоит долгосрочное командирование и перед работником стоят важные задачи, то составляется служебное задание по каждой из них. Необходимо развернуто описать все цели, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений, а руководителю было легко контролировать их исполнение.

Данный документ является внутренним и его применение отражается только во внутрикорпоративном документообороте.

Служебное задание оформляется начальником структурного подразделения работника или самим руководителем организации. Достаточно часто его готовят кадровые сотрудники.

Количество экземпляров для подписи прописывается во внутренних актах. Задание выдаётся каждому сотруднику, даже если предстоит отправка группой. Когда в командировку отправляется руководитель, то он сам себе оформляет служебное задание и подписывает его.

После возвращения заполняется отчёт о проделанной работе.

Выплаты работнику в командировке

Командированные сотрудники имеют право на следующие выплаты:

Средний размер заработной платы за каждый день командировки, включая время в пути;
Компенсация сумм за билеты, расходов на оплату жилья;
Выплата денежных средств посуточно за каждый день нахождения в рабочей поездке. Выплачивается перед отправкой;
Компенсация иных расходов по служебной необходимости, санкционированных руководителем.

Все чеки на расходы необходимо сохранять. Сотрудник в обязательном порядке должен заполнить авансовый отчёт и передать в финансовый отдел документы о тратах по приезду.

Если предполагается отправка сотрудника на личном автомобиле, организация должна компенсировать работнику расходы на ГСМ, амортизацию машины и иные траты, связанные с поездкой. Помимо этого, необходимо до отправления чётко определить размер суммы, которая будет подлежать возмещению. При возникновении форс-мажорных ситуаций в период командировки работодатель также возмещает внеплановый ремонт транспортного средства. Данные моменты оформляются в соглашении, чтобы в дальнейшем не возникало разногласий и вопросов.

Для этого работник должен предоставить ПТС на автомобиль. Также требуется направить в организацию соглашение об использовании личного автомобиля в качестве средства передвижения в поездке или договор аренды.

* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «АэроТур» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Командировки-2023: новые правила и старые проблемы

Помогает ли положение в работе бухгалтера? Безусловно. Но только лишь на его нормах верно выстроить БУ и НУ по командировкам не получится. Еще необходимы знания НК РФ и последних разъяснений ФНС и Минфина, позиций судов.

Попробуйте пройти наш тест — он поможет проверить актуальность знаний. А в конце вас ждет главная подсказка — вы узнаете, как перестать мучиться с «командировочными» проблемами.

Тест по командировкам с ответами

Вопрос 1. Сотрудник после командировки принес из оправдательных документов только договор и кассовый чек по оплате проживания в гостинице. Могут ли они служить подтверждением срока пребывания работника в командировке?
Вопрос 2. Компания возместила сотруднику расходы на каршеринг в командировке и учла их в налоговых расходах.

К авансовому отчету был приложен полный пакет подтверждающих бумаг: договор, платежные документы, служебная записка с указанием цели поездки, детальный отчет каршеринговой компании о поездке, скриншот страницы личного кабинета с маршрутом поездки. Существуют ли налоговые риски, если среди платежных документов есть чеки по оплате эвакуации и спецстоянки автомобиля в связи с нарушением сотрудником правил парковки?

Вопрос 3. Сотрудник привез из командировки счет на оплату услуг проживания в гостинице, в котором отдельной строкой прописана стоимость завтраков. Бухгалтер на эту сумму начислил взносы и удержал НДФЛ. Правильно ли он поступил?
Вопрос 4. Работники присылают подтверждающие документы по командировкам на электронную почту компании.

Бухгалтер прикладывает к авансовому отчету их скан-копии и включает подтвержденные суммы в налоговые расходы. Допустим ли такой порядок оформления командировочных расходов?
Вопрос 5. Работодатель перечисляет подотчетные суммы по командировкам на корпоративные карты, привязанные к счету компании. Бухгалтер каждый безналичный расход видит по банковской выписке и отражает в учете, не требуя отчетов от командировочных сотрудников. Опасна ли такая схема работы с подотчетными суммами?

Самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3;
Самоучитель по 1С ЗУП 8.3.

В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке подтверждается документами по найму жилого помещения. При проживании в гостинице срок пребывания подтверждается договором, кассовым чеком или документом, оформленным на бланке строгой отчетности, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг, утв. Постановлением Правительства от 18.11. 2020 N 1853

п. 7 Постановления Правительства от 13.10.2008 N 749 (в ред. от 01.03.2023)

Да, риск существует

Если работодатель возмещает работнику расходы, связанные с нарушением им законодательства и (или) условий договора каршеринга, такие расходы для целей исчисления налога на прибыль не учитываются, так как они не признаются экономически оправданными расходами организации

Да, бухгалтер прав

Если в командировочных документах питание выделено отдельной статьей, с таких сумм необходимо исчислить НДФЛ и взносы.

В НК РФ не предусмотрено освобождение от НДФЛ и взносов возмещения расходов на питание в командировке

п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ, Письмо ФНС от 03.04.2023 N БС-3-11/4624

Скан-образ документа не может заменить бумажный оригинал. Если работник не передаст оригиналы в бухгалтерию, расходы останутся неподтвержденными, а инспекторы снимут налоговые расходы, включат сумму в доходы работника, доначислят НДФЛ и взносы

п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ, Письмо Минфина от 02.10.2020 N 03-03-06/1/86376

При проверке налоговики потребуют авансовые отчеты при расчетах корпоративной картой. При их отсутствии посчитают списанные с карты деньги доходом сотрудника, доначислят НДФЛ, взносы.

Авансовые отчеты может запросить банк. Если их не окажется, в банковском обслуживании компании могут отказать

Решение АС Пензенской области от 17.06.2021 по делу N А49-10656/2020

Получилось ответить правильно на все вопросы? Отлично! А если не все вышло удачно или есть сомнения — загляните в следующий раздел.

Как бухгалтеру справиться с «командировочным» беспокойством

Расчеты по командировочным, на первый взгляд, кажутся простыми: выдал деньги подотчетнику — получил авансовый отчет — отразил расход в учете. И все же есть много ситуаций, которые могут поставить в ступор не только новичка в бухгалтерии, а даже и опытного бухгалтера. Причем решение в каждом случае надо искать индивидуально, например:

Когда безопаснее включить в доходы сотрудника командировочные суммы, по которым он не оформил авансовый отчет?
Облагаются ли взносами деньги, выплаченные взамен суточных сотрудникам, направленным в однодневные командировки?
Можно ли принять к вычету НДС по проездным документам, если авансовый отчет представлен с опозданием?
Облагаются ли НДФЛ безотчетные суммы при командировках в ДНР и ЛНР?

А с развитием цифровых технологий вопросов становится еще больше. Так, ЦБ в ближайшее время собирается тестировать применение цифровых рублей, и командировочные расходы это точно затронет. Например, знаете ли вы ответ на вопрос — можно ли выдать подотчетную сумму на командировку цифровыми рублями?

Разобраться в законодательных тонкостях учета
командировочных расходов, получить ценные ссылки
на разъяснения чиновников и найти ответы
на волнующие вопросы вы сможете,
посетив семинар Марины Аркадьевны Климовой —
профессионала с огромным багажом практического опыта и знаний.
29 августа 2023 в 11:00 (Мск)
Командировочные расходы: разбираем типичные проблемы
Оформить заявку на участие в онлайн-семинаре →

Программа семинара

Как верно и оптимально документально оформить командировку?
Порядок работы с подотчетными суммами на командировки.
Компенсируем командировочные расходы:
требования к документированию;
расходы на проезд;
расходы на проживание;
суточные;
дополнительные расходы на командировку (оформление визы и паспорта, страховка, оплата за сверхнормативный багаж, сборы за проезд, плата за выбор мест в салоне самолета и др.);
учет так называемых безотчетных сумм в особых случаях.

Проведите последние летние деньки не с бухгалтерскими заботами,
а с удовольствием: на природе, у речки, на даче, с родными.
Сэкономьте для этого время на нашем семинаре!
По всем вопросам пишите нашим онлайн-консультантам на сайте
Прямой эфир пройдет 29 августа начало в 11:00 мск.
Запись будет доступна через 36 часов после окончания эфира!
Ждем вас и вашу компанию!

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Источник: buhexpert8.ru

Как завести новый журнал и что делать со старым?

За последнее время нормативная база претерпела значительные изменения, затрагивающие ведение обязательных журналов. Например, касательно трудовых книжек, охраны труда, пожарной безопасности и пр. Во многих случаях речь идет об утверждении новых форм или образцов журналов. Автор дает понятную пошаговую инструкцию (с примерами), как завершить старый журнал и начать новый, какие записи необходимо внести, какими датами, чтобы не запутаться, особенно в ситуации, когда в одном году с похожими названиями оказываются два журнала. А также рассказывает о правилах хранения и сдачи журналов в архив.

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Командировочные расходы

Это затраты сотрудника на выполнение служебного задания (проезд, проживание, проведение презентаций, расходные материалы, и т.д.). Компенсируются по факту предъявления документов, подтверждающих затраты – билеты, счета-фактуры, накладные, квитанции, и т.д. Можно выдать деньги авансом, а сотрудник по приезду предъявит документы и отчитается за выданные деньги.

На время командировки за работником сохраняется средняя заработная плата по основному месту работы. Как рассчитать выплаты мы рассказали в этой статье.

Компенсация расходов на жилье и транспорт

С общественным транспортом и гостиницами все понятно – расходы компенсируют по билетам и документам из гостиницы. Вопросы возникают, если сотрудник едет к месту командировки на личном транспорте, а останавливается на съемной квартире.

При поездках на личном транспорте работнику выдают путевой лист, который заполняется по факту поездки и сдается вместе с авансовым отчетом и кассовыми чеками на покупку ГСМ, охрану, приобретение запчастей, и т.д.

Работнику нужно сохранить документы для подтверждения затрат. Бухгалтерия примет:

договор найма о жилом помещении;
расписку об оплате аренды жилья;
квитанции из отелей или хостелов и т.д.

Когда сотрудник вернется из командировки

После возвращения у сотрудника есть 3 дня на то, чтобы заполнить авансовый отчет АО-1. К нему прилагаются документы в подтверждение расходов. Отчет и документы передают в бухгалтерию, которая пересчитает аванс, после чего: