Какие документы хранятся в личном деле работника в отделе кадров

Содержание

Из чего состоит личное дело? Какие документы подшивать, а какие не нужно? Как правильно организовать ведение и хранение? Эти и другие вопросы часто не дают покоя кадровикам. Разбираемся в статье.

Не все организации и работодатели ведут личные дела сотрудников. Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих.

Так как они содержат персональные данные, работодатель обязан обеспечить надежность их ведения, хранения и порядок выдачи.

Из чего состоит (структура)

Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.

Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают:

согласие на обработку персональных данных;
копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
трудовой договор (экземпляр работодателя);
копию приказа о приеме на работу;
договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
договор о материальной ответственности и т. д.

В период работы досье пополняют:

аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
копии документов о повышении квалификации;
копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
дополнительные соглашения к трудовому договору;
докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.

При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении.

Мы разобрались, какие документы хранятся в личном деле сотрудника.

Хранение документов в личном деле: что можно и что нельзя

Кадровые работники при формировании личного дела сотрудника зачастую стремятся собрать как можно больше сведений о нем. Однако существует категория документов, на хранение которых в личном деле законодатель налагает строгий запрет. За его нарушение фирма может получить штраф или даже повестку в суд. Рассмотрим, какие документы хранить в личном деле можно, а какие оттуда лучше заблаговременно удалить.

трудовой договор;
приказы, регулирующие трудовую деятельность: о приеме на работу, совмещении, переводе, премировании;
объяснительные и докладные записки.

Если подписывался документ о неразглашении сведений, в дело подшивают и его.

Где хранить копии личных документов работников — Елена Пономарева

Законом запрещено хранить документы или их копии, относящиеся к персональным данным: паспорт, ИНН, СНИЛС, документ об образовании, документы воинского учета (военный билет), документы, относящиеся к семейному положению работника (о браке, о рождении детей и т.д.). Такие сведения кадровик обязан внести в карточку, а документы вернуть владельцу (ст. 65 ТК РФ). Многие из них могут понадобиться в будущем для работы, например, для сверки каких-либо данных в оперативном режиме, для уточнения.

Чтобы не нарушать закон о персональных данных, нужно получить согласие работника на обработку, подписанное личной подписью. Пренебрегать им рискованно, кадровику и фирме придется уплатить штраф за нарушение законодательства (ФЗ № 152 от 27/07/06 ст. 9, ст. 13.11 КоАП).

Категорически запрещается хранить в личном деле любые документы, связанные непосредственно с личной жизнью, этическими аспектами, личными убеждениями гражданина (например, личные фотографии, информацию о членстве в религиозной или политической организации).

Правовые нюансы

Личные дела в большинстве случаев можно не вести. Обязательными по закону они являются для гражданских служащих (всех чиновников), военнослужащих и «силовиков», таможенников, педагогических работников.

Коммерческие фирмы освобождены от обязанности вести личное дело на каждого сотрудника, но чаще всего оформляют на добровольной основе. Работнику кадровой службы удобно иметь такие сведения и оперировать ими, в том числе и в интересах сотрудника (например, оперативно назначить ему какие-либо льготы).

При работе с данными, кроме наличия самого письменного согласия гражданина на их обработку, нужно учитывать два момента:

в согласии четко прописать цели хранения и обработки данных;
избегать избыточности данных в соотношении с этими целями.

Это следует из норм ФЗ № 152 «О персональных данных». Иначе говоря, даже при наличии согласия сотрудника суд или иные контролирующие органы могут признать ксерокопии паспортных данных, СНИЛС, ИНН и др. избыточными и наказать фирму.

Цели тоже играют свою роль. Так, размещение информации о должности, фамилии, имени и отчестве сотрудника на внутреннем ресурсе фирмы можно признать целью определенной и законной.

В ст. 13.11 КоАП можно выделить три основные причины нарушений:

избыточное, без причины хранение персональных данных (ч. 1);
хранение и обработка, если не получено письменное согласие сотрудника (ч. 2);
игнорирование или задержки с ответом на запросы сотрудника (ч. 5).

Штрафы на юрлицо по ним значительные. Может быть наказан и конкретный кадровый работник, допустивший нарушение.

В вопросе законности и незаконности хранения в личном деле тех или иных данных присутствуют нюансы, которые приходится учитывать кадровику. Они требуют внимательного подхода, поскольку допускают различные толкования. Например, работник не дал письменного согласия на обработку персональных данных.

При запросе из контролирующих органов (ФНС, трудовая инспекция и др.) ряд специалистов советует направить чиновникам ответное письмо, где будет указана причина отсутствия данных. По сути, это аргументированный отказ госорганам со стороны фирмы. Однако, существует письмо Роскомнадзора от 14 декабря 2012 года, опубликованное на сайте ведомства, в котором разъясняются вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве. В документе говорится, что фирма может свободно передавать данные в госорганы, даже если у сотрудника есть возражения – при проверках или в других ситуациях, когда чиновники законно исполняют свои обязанности. Если запрос делает не госорган, а, например, страховая компания, нужно согласие.

Или ситуация с биометрическими данными (фото, отпечатки пальцев), спецкатегориями личных данных (политические взгляды, религиозные убеждения, здоровье), трансграничной передачей данных (передача в другие страны). Хранить их в личном деле в общем случае запрещено. Однако бывают, хотя и достаточно редко, ситуации, когда приходится это делать в интересах работника или передавать данные, как сказано выше. Например, при заключении трудового договора, в котором участвует иностранная компания.

Существующие международные правовые нюансы подсказывают вывод для кадровика: письменное согласие от работника нужно, несмотря на то что речь идет о трудовом договоре. Лучше обезопасить себя и фирму, ведь с другой стороны речь идет о передаче данных, на которую требуется согласие человека.

Обратите внимание! Сотрудник не обязан соглашаться на работу со всеми личными данными сразу. Он может выбрать отдельные категории.

Заметим, что правила работы с данными соискателей практически такие же, как с сотрудниками. Согласие требуется на получение характеристики с места предыдущей работы, при работе с резюме кандидата на должность. Если фирма создает кадровый резерв, согласие соискателя, чтобы его данные были туда занесены, тоже требуется. Кандидат еще не имеет подписанного с фирмой трудового договора, поэтому согласие на обработку его данных нужно брать всегда.

Как формировать личное дело работника

Существует несколько правил, как составлять персональные дела, чтобы с ними было удобно работать и хранить их:

Документы собирают в папку отдельно на каждого сотрудника. Можно сразу завести картонную, именно в ней дела принимают в архиве.
Не стоит формировать папку толще 4 см или 250 листов (п. 4.20 правил хранения документов, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Если бумаг больше, создают еще один том.
Постоянные документы не стоит мешать с временными.
В персональном деле могут быть оригиналы и копии деловых бумаг. Специально заверять их не нужно. Также не нужно хранить несколько копий одного и того же документа.
Если у документа есть приложение, хранить их следует вместе.
Все бумаги или файлы в деле должны подшиваться в хронологическом порядке.

Какие документы включаются в состав личного дела работника

Что должно быть в личном деле сотрудника, закон не регламентирует, компании сами это определяют. Виды документов, из которых будет состоять папка, нужно закрепить в ЛНА организации.

На практике бумаги в личном деле делят на три раздела:

Документация при трудоустройстве. Сюда входит то, что предоставляет человек: паспорт, ИНН и СНИЛС, также документы воинского учета, дипломы и рекомендации с прошлой работы. И бланки, которые составляет работник кадровой службы: анкета и заявление о приеме, приказ, договор.
Текущие бумаги, которые добавляются в процессе работы. Это дополнительные соглашения, сведения о повышении квалификации, о поощрениях или дисциплинарных взысканиях, о медосмотрах, приказы о переводе, докладные, объяснительные.
Документы при увольнении. Сюда входят заявление, приказ, свидетельство о смерти сотрудника.

Если компания продолжает вести карточки Т2 после 2021 года, то в личное дело их включать не нужно, они хранятся отдельно.

Формирование личного дела работника: образец 2020-2021

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
Каждый лист дела нумеруется.
В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

Блог

Оксана Валерьевна Торгашина

Аттестованный налоговый консультант. Автор обучающих курсов «Бухгалтерский учет для продвинутых», «Бухгалтерия и налоги для руководителя. Как проверить бухгалтера?», «Финансовый анализ для экспертов кредитных организаций», «Управленческий учет и бюджетирование». Сооснователь и Генеральный директор ПрофиРост, стаж профессиональной деятельности более 20 лет.

Личное дело сотрудника, кто должен его вести и что туда входит

Начнем с того, что ведение личных дел для коммерческих предприятий совсем не обязательно, для них это дело добровольное. В отличии от государственных предприятий, на которых личные дела должны вестись в обязательном порядке.

Личное дело состоит из обложки личного дела и документов сотрудника, которые содержат сведения о работнике и о его трудовой деятельности (если же речь идёт об учащемся, то сведения о его обучении).

Так как для коммерческих предприятий ведение личных дел необязательно, их кадровые работники могут заводить личные дела не на всех сотрудников, а только на основную часть, в которую входят:

руководители и их заместители;
ведущие специалисты;
материально ответственные работники (кассиры, кладовщики и т.д.);
работники с перспективой повышения в должности и др.

Но на практике уже давно доказано, что ведение личных дел на всех сотрудников, не зависимо от должности, помогает предприятию систематизировать кадровую информацию и получать сведения о работе и документах работников в короткие сроки.

Порядок формирования личного дела работника начинается в момент принятия сотрудника на работу и продолжается до его ухода из компании. После чего личное дело помещается в архив. Личное дело каждого сотрудника удобнее располагать в отдельной папке или в отдельном файле в общей папке.

При формировании личного дела работника следует помнить о некоторых моментах:

Связанный курс

1С: Зарплата и управление персоналом (полный курс)

в личном деле не должны храниться документы временного хранения вместе с документами для постоянного хранения;
лучше исключить из личного дела оригиналы документов постоянного хранения, заменив их копиями;
каждый документ должен быть представлен в одном экземпляре;
одно дело не должно превышать по толщине 4 см;
приложения к документам должны находиться в одной папке с документами.

Не стоит забывать, что есть Федеральный закон «О персональных данных», который запрещает включать в дело и подвергать обработке такие данные о сотруднике, как политические и религиозные взгляды, информацию о частной жизни без его письменного согласия на это. А так же, важно знать, что вся личная информация физического лица может быть использована только в целях трудоустройства или продвижения работника по службе, обеспечения его безопасности и сохранности его имущества.

Состав личного дела не регламентирован законодательством, поэтому перечень документов, входящих в личное дело, определяется инструкцией по кадровому делопроизводству компании.

При оформлении трудоустройства сотрудников, работники кадровой службы включают в личное дело копии документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, документы об образовании) и резюме, далее к ним присоединяется вся остальная необходимая информация.

Вот примерный перечень документов, которые стоит включать в личные дела работников:

заполненная анкета компании;
копия паспорта (разворот с личными данными, пропиской, семейным положением);
копия ИНН;
копия СНИЛС;
копия военного билета (для военнообязанных);
диплом или иные документы об образовании;
фотография (цветная или черно-белая);
характеристика с прошлого места работы;
заявление работника о приёме на работу (если его написание является обязательным на предприятии);
копия приказа о приёме сотрудника на работу;
копия трудового договора и должностной инструкции;
опись документов в личном деле;
иные документы;
копия заявления/приказа на увольнение сотрудника.

Для упорядочивания сведений о сотруднике, в личное дело вкладывается опись личного дела с перечнем всех документов (номер документа, его наименование).

Располагаться документы должны в хронологическом порядке: самыми первыми будут документы, принятые к учёту при найме работника, дальше – документы, появляющиеся по мере его работы (приказы, заявления, справки).

Одинаковое оформление всех личных дел и аккуратное ведение журнала регистрации личных дел призвано исключить возможность потери важных документов.

Личное дело должно быть оформлено так:

на титульном листе личного дела пишется ФИО сотрудника и дата начала личного дела;
если личные дела находятся в файлах в общей папке, то располагать их удобнее по алфавиту, чтобы облегчить дальнейшую работу;
количеством страниц в личном деле не должно быть больше 250.

Журнал регистрации личных дел служит для учёта личных дел работников компании. Единой учётной формы для ведения журнала не предусмотрено, его можно изготовить самостоятельно (распечатать шаблон из интернета) либо купить в магазине. Содержимое граф журнала также может меняться в зависимости от нужд предприятия и его сферы деятельности.

В журнале содержится информация о личных делах, которые когда-либо были заведены в компании. В графы заносятся номера личных дел, дата заведения, ФИО работника и иные необходимые данные. Закрытие личного дела сопровождается пометкой в журнале, где указывается дата и причина закрытия. Если в личное дело нужно внести дополнительную информацию о сотруднике, можно использовать графу «Примечания».

Хранение личных дел должно быть организованно, в первую очередь, для сохранности документов, содержащих конфиденциальные сведения о сотрудниках и для удобства поиска личных дел. Поэтому для хранения личных дел следует выделить отдельный шкаф, запирающийся на замок.

Располагать папки с документами следует вертикально, наружу корешками. Доступ к хранилищу личных дел должен быть ограничен сотрудниками кадровой службы. Систематизировать личные дела помогает специальный журнал или реестр следующими способами:

с помощью нумерации;
в алфавитном порядке;
по структурным подразделениям компании.

При большом количестве личных дел их можно хранить в нарядах, по алфавиту. Личные дела сотрудников будут рассортированы по фамилиям в алфавитном порядке. В начале каждого наряда должна быть опись содержащихся в нём личных дел.

Личные дела уволенных работников хранятся в архиве, но копии документов можно выдать на руки работникам в последний день их нахождения на рабочем месте. Таким образом, компания больше не будет ответственна за сохранение личных данных сотрудника и уменьшит размер архива. Срок хранения личных дел работников обычно не превышает 75 лет, для руководителей он может быть увеличен.

Информацию на странице ищут по запросам: Курсы бухгалтеров в Красноярск, Бухгалтерские курсы в Красноярске, Курсы бухгалтеров для начинающих, Курсы 1С:Бухгалтерия, Дистанционное обучение, Обучение бухгалтеров, Обучение курсы Зарплата и кадры, Повышение квалификации бухгалтеров, Бухгалтерский учет для начинающих
Бухгалтерские услуги, Декларация НДС, Декларация на прибыль, Ведение бухгалтерского учета, Отчетность в налоговую, Бухгалтерские услуги Красноярск, Внутренний аудит, Отчетность ОСН, Отчетность в статистике, Отчетность в Пенсионный Фонд, Бухгалтерское обслуживание, Аутсорсинг, Отчетность ЕНВД, Ведение бухгалтерии, Бухгалтерское сопровождение, Оказание бухгалтерских услуг, Помощь бухгалтеру, Отчетность через интернет, Составление деклараций, Нужен бухгалтер, Учетная политика, Регистрация ИП и ООО, Налоги ИП, 3-НДФЛ, Организация учета

Подпишись на рассылку

Новые статьи по бухучету, оповещения об изменениях в законодательстве и другие интересные материалы по бухучету и налоговому учету.

Мы гарантируем, что адрес вашей электронной почты не будет передан третьим лицам
Аутсорсинг

Бухгалтерское сопровождение ООО и ИП
Услуги по регистрации ИП и ООО
Внутренний аудит
Ликвидация ООО и ИП
Восстановление учета
Индивидуальные консультации

Личное Дело сотрудника

Для большинства работодателей Личное дело сотрудника не относится к числу обязательных кадровых документов, исключение в тех случаях, когда его наличие предписано законом (государственные, муниципальные служащие, работники прокуратуры, таможни).
В коммерческих организациях, ведение личных дел не запрещено. Работодатель вправе самостоятельно принимать решение о необходимости данного пакета документов по работникам. Данные о работниках, которые систематизируются работодателем, являются персональными в силу Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» и гл.

14 ТК РФ: персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Работодатель при ведении кадрового делопроизводства, должен соблюдать установленные в отношении таких данных требования, в частности хранить их, при необходимости передавать, а также защищать от неправомерного использования или утраты за свой счет. В этих целях и ведутся личные дела.
Личное дело — совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Формируется кадровой службой организации после издания приказа о приеме на работу.

На каждого сотрудника организации заводится много кадровой документации, это и первичные документы, предъявляемы при приеме на работу и документы, которые формируются самой организацией в процессе трудоустройства (приказы о приеме на работу, трудовые договора) и документы, которые создаются в процессе работы сотрудника (дополнительные соглашения, справки, заявления). Все эти документы имеют определенные сроки хранения, а некоторые документы должны храниться 75 лет. Таким образом, хранение документов по личному составу необходимо любой компании. Наилучший способ хранения и систематизации документов по личному составу организации в виде сформированного личного дела сотрудника. Срок хранения данного дела составляет 75 лет и документы данного дела служат подтверждением записей в трудовой книжке сотрудника.
Личные дела формируются на протяжении всего периода работы сотрудника, являются переходящими, не могут быть завершены по окончанию календарного года. Документы в составе личных дел работников группируются в прямом хронологическом порядке (т.е. по мере их приобщения к личным делам). Фактическое завершение личного дела в делопроизводстве предприятия наступает в момент увольнения из него конкретного сотрудника. После увольнения сотрудника с предприятия его личное дело становится законченным и, как правило, в соответствии со сроками, определяемыми законодательством, передается в архив предприятия либо, при отсутствии архива, находится в кадровой службе организации до его передачи на государственное хранение. Работники должны периодически быть ознакомлены с ведущимся на них личным делом (обычно один раз в год).

Состав личного дела для сотрудников коммерческих организации не регламентирован.
При оформлении личного дела можно руководствоваться «Положением о персональных данных государственного гражданского служащего российской федерации и ведении его личного дела», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000)

Лучше всего заводить личное дело после оформления трудовых отношений, то есть после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу. Далее все документы, касающиеся работника, для обеспечения надлежащей сохранности и удобства в обращении с личным делом подшиваются и помещаются в отдельную папку.
При первичном оформлении личному делу присваивается учетный номер, заполняются соответствующие позиции на его лицевой обложке и корешке, в него вкладывается внутренняя опись.
Поскольку делом считается совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в одну обложку, прежде всего нужно оформить его обложку.
В «шапке» наименование организации полное и в скобках сокращенное.
Далее указывают номер дела (обычно табельный номер сотрудника), фамилию, имя, отчество сотрудника.
Датами начала и окончания личного являются даты приказов о приеме на работу и увольнении работника.
Кроме обложки, нужно оформить внутреннюю опись документов (оформляется при открытии дела и после издания приказа о приеме на работу) и лист-заверитель (оформляется после увольнения работника и закрытия дела), а также пронумеровать листы.
Внутренняя опись, представляет собой перечень документов, помещенных в личное дело. Она содержит информацию о номерах страниц личного дела, на которых расположен конкретный документ, и помогает быстро его найти. Опись подшивается сразу при заведении личного дела и заполняется по мере поступления документов в течение трудовой деятельности работника.

В нее необходимо вносить наименования помещаемых в личное дело документов, количество листов, дату изъятия документа из дела с указанием лица, изъявшего документ. Внутренняя опись подписывается составившим ее лицом с указанием даты составления. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно.
После увольнения работника дело закрывается, оформляется лист-заверитель и личное дело прошивается. Важно не забыть оформить лист-заверитель, так как он показывает количество листов в деле и изменения в составе и состоянии дела (повреждения документов, присоединение новых документов). Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается работником кадровой службы.

Личное дело формируется в два этапа:

в процессе приема работника на должность после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу;
в процессе ведения личного дела в течение трудовой деятельности работника.

На первом этапе документы в личном деле располагаются в следующей последовательности:

внутренняя опись документов дела;
копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные;
трудовой договор;
должностные инструкции;
копия приказа о приеме на работу.

Составление автобиографии, резюме и заявления, так же как и порядок внесения их в личное дело сотрудника, не является обязательным и зависит от принятой процедуры приема на работу в конкретной организации.
При формировании личного дела следует учитывать, что в соответствии с ТК РФ заявление о приеме на работу не является основанием для приема работника на работу (основанием является трудовой договор), то есть не обязательно, а сведения автобиографии дублируются в личной карточке, так же как и резюме.
На втором этапе документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Все эти документы имеют различные нормативно установленные сроки хранения на предприятии.
Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден — только для государственных служащих — Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609. Организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела. Так, в состав личного дела рекомендуется включать:

1. Копии документов, предъявляемых работником при приеме на работу:

паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний;
страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
документов воинского учета для военнообязанных лиц;
свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица;
справки о результатах предварительного медицинского осмотра (обследования) (если требуется в силу закона).

2. Документы, возникающие в период деятельности работника в организации:

заявление о приеме на работу (при наличии);
справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований);
копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, например свидетельство о рождении ребенка;
копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности;
экземпляры трудового договора и соглашений к нему об изменении условий трудовых отношений;
копии приказов о приеме на работу, переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий на работу и иных приказов, касающихся конкретного работника;
должностную инструкцию;
экземпляр договора о полной материальной ответственности;
соглашение о неразглашении информации (для работников, имеющих доступ к такой информации);
материалы аттестации;
докладные и объяснительные записки, заявления работника;
документы, подтверждающие анкетные данные (свидетельство о заключении или расторжении брака, перемене имени и пр.);
копия трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу и расторжении трудовых отношений.

При помещении в личное дело нового документа данные о нем первоначально вносятся в опись дела, затем листы документа нумеруются и только после этого документ подшивается.
На обложке личного дела указываются полностью: наименование организации, заголовок дела, фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, проставляется индекс дела, порядковый номер дела (как правило — табельный номер).
Под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (Журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.
Личные дела хранятся в сейфе, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек. Ответственность за их хранение возлагается на лиц, ведущих кадровую документацию.
При работе с документами, входящими в состав личных дел, необходимо учитывать, что они относятся к персональным данным работника, охраняемым в соответствии с действующим законодательством.
Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены. Работник имеет право знакомиться только со своим личным делом в помещении кадровой службы. Факт ознакомления с личным делом также фиксируется в описи дела.
При ведении кадрового делопроизводства, работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.

Оформление личных дел сотрудников: Правила и рекомендации

Добро пожаловать! Сегодня мы разберем важный аспект в управлении персоналом — оформление личных дел сотрудников. Этот процесс является неотъемлемой частью работы кадровой службы и важен как для работодателей, так и для самих сотрудников. Ведь правильно оформленные личные дела обеспечивают прозрачность трудовых отношений и укрепляют доверие между сторонами.

В нашем обзоре мы рассмотрим ключевые аспекты этой темы: начиная с того, что представляет собой личное дело, обязательно ли его ведение, и какие документы следует включить в состав. Мы также обсудим правила его оформления и ответим на вопросы о сроках и порядке хранения. Наконец, узнаем, кому можно выдать личное дело и какие данные не подлежат разглашению.

Давайте вместе разберемся в этом важном аспекте управления персоналом и убедимся, что ваши кадровые процессы работают на благо компании и всех ее сотрудников. Начнем!

Личное дело сотрудника в отделе кадров – это набор документов и информации, характеризующих его трудовую деятельность в организации. Оно представляет собой важный инструмент для управления персоналом и регулирования трудовых отношений.

В личное дело включаются основные документы, такие как трудовой договор, приказы о приеме на работу, приказы о переводах и увольнениях, а также документы, связанные с оплатой труда, отпусками, больничными и другими аспектами трудовой деятельности. Кроме того, в личном деле могут храниться документы, подтверждающие квалификацию и профессиональные навыки сотрудника.

Важно, чтобы личное дело содержало точные и актуальные данные, что позволяет эффективно управлять кадровыми процессами и решать вопросы, связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Поэтому правильное формирование и ведение личных дел – неотъемлемая часть работы отдела кадров.

Ведение личных дел сотрудников – процесс, который регламентирован законодательством и обязателен для всех организаций, независимо от их формы собственности и размера. Это неотъемлемая часть деятельности отдела кадров и предполагает систематическое собирание, обработку и хранение информации о трудовой деятельности сотрудников.

В личные дела включаются все необходимые документы, связанные с трудовыми отношениями, начиная с трудового договора и заканчивая приказами о переводах, увольнениях и награждениях. Эти документы не только подтверждают правовое положение сотрудника в организации, но и служат основой для расчета заработной платы, отпусков и социальных льгот.

Таким образом, ведение личных дел является обязанностью работодателя и предполагает строгое соблюдение нормативов и требований к документообороту в сфере кадрового учета.

В государственных организациях, вопросы связанные с ведением личных дел сотрудников регулируются не только трудовым, но и административным законодательством. Это означает, что кроме стандартной документации, присущей частному сектору, в личные дела государственных служащих могут входить иные важные документы, такие как:

Решения о приеме на государственную службу.
Решения о назначении на должность.
Служебные характеристики и отзывы о работнике.
Приказы о присвоении категорий и званий госслужащим.

Для государственных организаций важно соблюдать прозрачность и законность ведения личных дел, а также соблюдать строгие стандарты конфиденциальности. Кроме того, такие организации могут иметь свои специфические требования к оформлению и хранению личных дел сотрудников. Это необходимо для обеспечения эффективной и надежной работы аппарата управления и контроля над кадрами в государственных структурах.

У предпринимателей, особенно в индивидуальном предпринимательстве, понятие личного дела приобретает некоторые особенности. В данном случае, личное дело предпринимателя может включать в себя следующие важные документы и сведения:

Учредительные документы предприятия (Устав, свидетельство о государственной регистрации).
Документы, подтверждающие финансовую деятельность (бухгалтерская отчетность, налоговая отчетность).
Лицензии и разрешительные документы, если деятельность предпринимателя подразумевает наличие специальных разрешений.
Договоры с контрагентами, партнерами, сотрудниками.
Кадровые документы, если предприниматель имеет сотрудников (трудовые договоры, приказы о приеме на работу, трудовые книжки).
Сведения о финансовом состоянии предприятия и его деятельности.

Личное дело предпринимателя представляет собой не только историю финансовой деятельности, но и архив сведений о долгосрочных и краткосрочных планах, контрактах и партнерских отношениях. Эти документы важны для оценки финансового положения бизнеса и принятия стратегических решений в развитии предприятия.

Правила ведения личных дел – это набор установленных организацией или предприятием инструкций и положений, регулирующих сбор, обработку, хранение и использование личной информации о сотрудниках. Они имеют важное значение для обеспечения конфиденциальности и прав сотрудников.

Основные правила ведения личных дел включают:

Конфиденциальность и безопасность: Личные данные сотрудников должны храниться в надежной среде, к которой имеют доступ только уполномоченные лица. Они не должны передаваться третьим лицам без согласия работника.
Полнота и точность информации: Все данные, включенные в личное дело, должны быть актуальными и достоверными. Ошибки и устаревшая информация могут повлиять на принятие важных решений.
Обязательное уведомление сотрудника: Работник должен быть проинформирован о том, что его личная информация собирается, обрабатывается и хранится. Также сотруднику должна быть предоставлена возможность ознакомления с этой информацией.
Сроки хранения и уничтожение: Личные данные сотрудников должны храниться в течение определенного времени, после чего они должны быть уничтожены или архивированы с соблюдением всех законодательных требований.
Доступ к личным данным: Сотрудник имеет право запросить доступ к своим личным данным, а также внести коррективы в случае обнаружения ошибок.
Защита от несанкционированного доступа: Введение паролей, шифрования и других технических средств защиты помогает предотвратить несанкционированный доступ к личной информации сотрудников.

Соблюдение этих правил позволяет работодателям обеспечить законное и этичное ведение личных дел сотрудников, что важно для поддержания доверительных отношений с персоналом и соблюдения законов о конфиденциальности данных.

Личное дело сотрудника – это официальная документация, содержащая все необходимые сведения о работнике, которая используется для организации управления персоналом, а также ведения учета его трудовой деятельности. В него включаются разнообразные документы и сведения, несущие информацию о трудовой биографии и профессиональной деятельности сотрудника.

Личное дело сотрудника включает в себя следующие разделы и документы:

Анкетные данные: ФИО, дата рождения, адрес, контактная информация и прочие персональные сведения.
Копия паспорта с отметкой о регистрации по месту жительства.
Трудовая книжка: Сведения о предыдущих местах работы, записи о приеме на работу, увольнении, переводах и т.д.
Копии образовательных документов: Дипломы, аттестаты, свидетельства о профессиональной подготовке.
Медицинская карта: Сведения о состоянии здоровья, медицинские заключения, справки.
Документы по обучению и аттестации: Сертификаты, удостоверения, документы об окончании курсов и т.п.
Личные характеристики и рекомендации: Отзывы предыдущих работодателей.
Договоры и приложения к ним: Копии трудовых договоров, дополнительные соглашения.
Приказы о приеме на работу, переводах, увольнении: Документы, регламентирующие трудовые отношения.
Другие документы: В зависимости от особенностей организации, в личное дело могут включаться и другие необходимые документы.

Важно отметить, что все документы в личном деле сотрудника должны быть оформлены в соответствии с действующим законодательством и обеспечивать права и интересы как самого сотрудника, так и работодателя. Ответственность за ведение личных дел лежит на отделе кадров или специалисте, ответственном за управление персоналом.

В личные дела сотрудников не рекомендуется включать следующие документы:

Личные документы сотрудника: Например, оригиналы паспорта, свидетельства о рождении, документы воинского учета. Эти документы должны оставаться у сотрудника.
Медицинские заключения и справки: Здесь речь идет о документах, касающихся конфиденциальной медицинской информации.
Личная корреспонденция: Письма, электронные сообщения и прочие личные документы сотрудника.
Иные конфиденциальные материалы: Например, банковские выписки, финансовые документы, копии договоров с третьими лицами.
Документы, не имеющие отношения к трудовой деятельности: Например, личные фотографии, путевки, билеты и т.п.

Важно помнить, что включение конфиденциальных или неподходящих документов в личное дело сотрудника может нарушить его права на конфиденциальность и привести к негативным последствиям для организации. Рекомендуется строго соблюдать правила обработки и хранения конфиденциальной информации в соответствии с законодательством.

Оформление личных дел сотрудников – важный аспект работы отдела кадров. Этот процесс предполагает создание документальной базы, содержащей всю необходимую информацию о каждом сотруднике организации. В ходе оформления личного дела важно придерживаться определенных правил и стандартов, чтобы обеспечить надежное и удобное ведение документации. В данной части статьи мы разберем, какие этапы включает в себя оформление личных дел, какие документы следует включать в состав личного дела сотрудника, а также предоставим пример образца правильно оформленного личного дела.

Титульный лист личного дела – это первый и важный документ, который представляет собой «визитную карточку» сотрудника в организации. Он содержит основные анкетные данные о работнике. Кроме того, титульный лист включает в себя уникальный идентификационный номер дела, что обеспечивает быстрый доступ к нужной информации.

На титульном листе указываются: фамилия, имя, отчество сотрудника, его должность, дата приема на работу и другие основные данные. Этот документ служит отправной точкой при архивировании и ведении личных дел. Важно знать, как правильно заполнять и оформлять титульный лист, чтобы обеспечить надежность и удобство работы с личной информацией сотрудников.

Опись личного дела сотрудника – это документ, представляющий собой подробный перечень всех документов и материалов, включенных в состав личного дела. Она является неотъемлемой частью оформления и ведения личных дел в организации.

В описи указываются все документы, относящиеся к конкретному сотруднику, начиная от титульного листа и заканчивая любыми другими материалами, важными для его трудовой деятельности. Это может включать в себя трудовые договоры, приказы о приеме на работу, отчеты о выполненных работах, копии образовательных документов и многое другое.

Составление описи сотрудничает в точном и структурированном хранении документов, что обеспечивает легкость и оперативность работы с личными делами. Опись также позволяет быстро находить необходимые материалы в случае проверки, архивирования или предоставления информации по запросу.

Как правильно оформить личное дело сотрудника смотрите у нас в видео