Какие документы должен предоставить работник работодателю при трудоустройстве

Содержание

Согласно ч.1 ст. 65 Трудового кодекса РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, должно предъявить:

— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

— трудовую книжку. Исключением являются случаи поступления на работу впервые, оформления на условиях совместительства, утраты, повреждения трудовой книжки. Кроме того, трудовая книжка не представляется при наличии письменного соглашения между работодателем и дистанционным работником о невнесении в нее сведений о дистанционной работе (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ).

Если такое соглашение отсутствует, дистанционный работник должен предъявить трудовую книжку лично или направить ее по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 7 ст. 312.2 ТК РФ);

— страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования. Исключением являются следующие случаи: первое поступление на работу (ч. 4 ст. 65 ТК РФ), утрата свидетельства (абз. 2 п. 5 ст. 7, абз.

6 п. 1, п. 3 ст. 9 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ).

Необходимо отметить, что если с лицом, впервые поступающим на работу, заключается трудовой договор о дистанционной работе путем обмена электронными документами, то получать свидетельство он должен сам (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ). Сведения о полученном документе он может направить работодателю в электронном виде.

По требованию работодателя нотариально заверенную копию указанного свидетельства необходимо направить ему по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 3, 4 ст. 312.2 ТК РФ);

— документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

— справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям (в отдельных случаях);

— документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки). К документам об образовании и о квалификации относятся, в частности, диплом о среднем профессиональном образовании, дипломы бакалавра, специалиста, магистра. Это следует из п. п. 1 — 4 ч. 7 ст. 60 Федерального закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ.

В отдельных случаях будущий работник должен представить дополнительные документы.

Прием на работу лица, не представившего документы, которые необходимы в соответствии с Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ, является нарушением трудового законодательства. За такое нарушение предусмотрено привлечение к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, а за повторное совершение аналогичного нарушения — по ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

Кроме того, для работодателя существуют иные риски. Например, за привлечение к трудовой деятельности в России иностранного гражданина, у которого отсутствует разрешение на работу либо патент, требующиеся согласно федеральному закону, работодатель может быть подвергнут административному наказанию по ч. 1 ст. 18.15 КоАП РФ.

Документы, предоставляемые при устройстве на работу

Подготовлено начальником управления
правовой статистики прокуратуры области

О нас

Совет ветеранов

Документы
Поздравления
Вспоминая былое
В нашей памяти навсегда
Жизнь на пенсии
ПРОКУРОРСКИЕ ДИНАСТИИ
Литературная страничка

Прокуратура Рязанской области
Пенсионеры прокуратуры Рязанской области — ветераны ВОВ

Прокуратура разъясняет

Нормативные акты по вопросам противодействия коронавирусной инфекции
Видео и аудиоролики
Видеосюжеты
Буклеты. Брошюры. Баннеры.
Вопрос-ответ

Нормативные документы
Состав совета
К сведению предпринимателей

Новости Совета ветеранов
Новости прокуратуры области

О нас
Полезные ссылки

Алгоритм приема на работу

Чтобы не навлечь на компанию претензии со стороны контролирующих органов и сотрудника, надо соблюдать предусмотренный законом порядок трудоустройства. Есть два основных этапа:

Новый сотрудник предоставляет документы, необходимые для приема в компанию сотрудника.
Кадровая служба компании оформляет всю документацию.

Четкий алгоритм избавит кадровиков от неточностей при приеме сотрудника:

запросить у будущего сотрудника основные документы;
проверить, нет ли у него предусмотренных законом ограничений на выбранную вакансию;
выдать ему направление на медосмотр (если для конкретной работы это предусмотрено по закону);
дать сотруднику на подпись обязательные документы о соблюдении должностных обязанностей и трудового графика;
подписать трудовой договор;
издать приказ о приеме на работу (необязательно);
внести запись о приеме в организацию в трудовую книжку (если есть);
отправить отчет о приеме нового сотрудника в Соцфонд.

Возможны лишь некоторые изменения в процедуре приема сотрудника, в зависимости от направления деятельности и характера должности. Но основные шаги не меняются.

Шаг первый: анализ документов кандидата

Сначала кадровику предоставляют заявление о приеме на работу и пакет документов. Список обязательных документов при приеме указан в статье 65 ТК РФ . Среди них:

удостоверение личности (паспорт);
трудовая книжка или выписка из электронной трудовой (за исключением тех, кто поступает на работу впервые);
страховое свидетельство в системе пенсионного страхования (СНИЛС) или его электронный вариант;
диплом, аттестат или иной документ об образовании;
военный билет (для военнообязанных);
справка о несудимости (для должностей, где не допускают людей с судимостью).

Дополнительно кадровики вправе попросить работника предъявить иные документы, в зависимости от специфики работы. Например, ИНН, анкету или автобиографию, медкнижку или справку (например, для общепита, детских учреждений, работ с вредными условиями труда). Иногда кадровики просят принести несколько фото для личного дела.

Если осуществляют прием иностранцев, то дополнительно понадобятся полис ДМС — для высококвалифицированных специалистов, разрешение на работу или патент, разрешение на временное проживание в РФ, вид на жительство ( ст. 327.3 ТК РФ ).

Может пригодиться: как принять на работу гражданина Казахстана

Не числится среди обязательных и заявление о приеме на работу. Но во многих компаниях его используют. Если это необходимо, составьте его в свободном виде. Единого шаблона заявления нет. Пишут его на имя директора, отмечают Ф.И.О. и должность работника, день, когда он начнет работать.

Для тех, кто поступает на госслужбу, заявление о приеме в конкретное учреждение писать обязательно (ст. 26 ФЗ № 79 от 27.07.2004 ).

Вот образец, как сотруднику составить заявление о приеме в организацию:

Если работник сделал выбор в пользу электронной трудовой, то он приносит выписку из нее (справку СТД-Р или СТД-СФР). Если человек устраивается по совместительству, то трудовую приносить не обязательно. Если это первое рабочее место, то СНИЛС и трудовую ему оформит работодатель.

Особенности трудоустройства в некоторых случаях

Трудоустройство по совместительству

Совместительство разделяют на два вида: внутреннее, когда работник выполняет дополнительные функции внутри одной организации, и внешнее, когда сотрудник работает в разных компаниях. Рассмотрим, какие документы необходимо запросить при приеме на работу по внешнему совместительству.

Чтобы трудоустроиться по внешнему совместительству, потребуются (статья 283 ТК РФ):

Паспорт.
Документы, подтверждающие образование или квалификацию (при необходимости).

Дополнительно могут потребоваться:

выписка из трудовой книжки;
справка с основного места работы, которая подтверждает отсутствие опасности для жизни и здоровья соискателя, если работа совместителя связана с воздействием вредных и опасных факторов;
справка, регламентирующая взаимодействие с транспортом или промышленным оборудованием в рамках должностных обязанностей.

Запись о совместительстве в трудовой книжке делается по личной инициативе работника. Для этого ему необходимо подать заявление на имя руководителя.

Трудоустройство иностранных граждан

Чтобы официально устроиться на работу в России, иностранному гражданину нужно разрешение от Государственной Миграционной службой.

Приём иностранца на работу происходит в следующем порядке

В перечень необходимых документов для приёма на работу иностранного гражданина входят: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, миграционная карта, виза, разрешение на работу или патент, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.

работодатель проверяет, в каком статусе кандидат находится на территории РФ (временное пребывание, временное проживание, постоянное проживание) и изучает его миграционные документы;
соискатель ознакомляется с внутренними регламентирующими положениями, правилами трудового распорядка;
оформляется трудовой договор;
работодатель подготавливает и издаёт приказ о приёме сотрудника на работу;
оформляется личная карточка работника, сотрудник даёт разрешение на обработку персональных данных.

В список обязательной документации при приеме на работу несовершеннолетних входят:

паспорт;
ИНН;
медицинские документы (оригинал и копия справки по форме 086у);
трудовая книжка (если имеется);
справка, свидетельствующая об отсутствии или наличии судимости, а также административных правонарушений;
письменное согласие родителей на трудоустройство несовершеннолетнего;
письменное согласие родителей на обработку персональных данных;
направление из Центра занятости населения.

Обязательные документы при приеме на работу

Итак, соискатель с успехом прошел собеседование. К тому же в ходе беседы у обеих сторон не возникло никаких противоречий по вопросам, касающихся будущей работы, и они достигли договоренности. Первый этап пройден. Остался второй и заключительный – письменное оформление трудовых отношений.

Основанием возникновения этих отношений является трудовой или гражданско-правовой договор. При приеме на работу необходимо отнести в отдел кадров определенные документы, список которых приведен ниже.

Соискатель должен быть осведомлен о том, какие обязательные и дополнительные документы при устройстве на работу будущий начальник имеет все основания у него требовать, а какие — не полагается показывать.

В статье №65 ТК РФ представлен перечень обязательных документов при приеме на работу, предъявляемых будущим работником при заключении трудового договора. Формально его можно разбить на 2 категории.

В первой находятся самые важные документы, правила представления которых действует на всех людей, претендующих на какое-либо место; их может потребовать любой работодатель. Во второй — те, которые не обязательны к применению во всех случаях, но представленные работником с определенным социальным положением, или предъявляемые в случае необходимости с учетом специфики желаемой должности.

К первой категории принадлежат:

паспорт или любой другой документ, удостоверяющий личность;
трудовая книжка в бумажном виде или сведения о выполняемой им работе, переводе на другую работу, увольнении, если работник перешел на ее электронный вариант;
Уникальный номер индивидуального лицевого счета или попросту СНИЛС.

О СНИЛСе расскажем вам более подробно. В последние несколько лет многое изменилось. Соискателю ту самую карточку зеленого цвета предъявлять больше не нужно, потому что такой вид документов соответствующий территориальный орган — Пенсионный фонд РФ — уже попросту не производит. На смену пластиковому носителю пришел электронный номер.

С его помощью информация о физлице обрабатывается в специальном (персонифицированном) учете сведений о работнике. Его обязательно запросят при трудоустройстве. Форма АДИ-РЕГ выдается Пенсионным фондом, МФЦ, также на сайте gosuslugi.ru и удостоверяет, что человек прошел регистрацию в единой общероссийской информационной системе ПФР, и ему открыли личный электронный лицевой счет с уникальным и постоянным номером страхования.

Вся информация, которая находилась раньше в зеленой пластиковой карте, перешла на электронный носитель.

Пожалуй, еще существуют такие работники, у которых сохранился старый вид СНИЛСа. В этом случае нет нужды ничего менять или тратить свое время, получая обновленный документ. Прежние номера все еще действительны. Плохая новость: потерянный документ старого образца восстановить невозможно. Хорошая новость: если пластиковая карта утеряна навсегда, это не означает, что ее номер ждет та же участь.

Узнай, какие ИТ — профессии
входят в ТОП-30 с доходом
от 210 000 ₽/мес
Павел Симонов
Исполнительный директор Geekbrains

Команда GeekBrains совместно с международными специалистами по развитию карьеры подготовили материалы, которые помогут вам начать путь к профессии мечты.

Подборка содержит только самые востребованные и высокооплачиваемые специальности и направления в IT-сфере. 86% наших учеников с помощью данных материалов определились с карьерной целью на ближайшее будущее!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Павел Симонов
Исполнительный директор Geekbrains

Топ-30 самых востребованных и высокооплачиваемых профессий 2023

Поможет разобраться в актуальной ситуации на рынке труда

Подборка 50+ бесплатных нейросетей для упрощения работы и увеличения заработка

Только проверенные нейросети с доступом из России и свободным использованием

ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains

Список проверенных ресурсов реальных вакансий с доходом от 210 000 ₽

Получить подборку бесплатно
Уже скачали 26157

Он сохранился, но в электронном формате, и выдают его всего раз и всю оставшуюся жизнь. Вдобавок человек получит формуляр АДИ-РЕГ в качестве свидетельства тому, что он занесен в эту систему.

Но вернемся к нашей теме и бумагам из второй группы. К документам, которые требует наниматель в связи с неким особым статусом работника или особенностями будущей деятельности, относятся:

документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, которые подлежат призыву на военную службу;
документ об образовании (или) о квалификации или наличии знаний — при приеме на работу, где требуются особая подготовка;
справка об отсутствии судимости и (или) факта уголовного преследования уголовного производства в отношении работника по установленной форме (для привлечения к работе, исполнителями которой не могут быть граждане, имеющие судимость или прецедент уголовного преследования).

Некоторые из перечисленных позиций нуждаются в дополнительных комментариях.

Паспорт — это основной документ, удостоверяющий личность гражданина РФ. Иным удостоверением личности, кроме паспорта, может быть:

свидетельство о рождении — в случае оформления трудовых отношений с работником, не достигшим 14-летнего возраста;
иностранный паспорт для работников, являющихся гражданами других государств, временно пребывающих/проживающих на территории России;
военный билет, приписное свидетельство, паспорт моряка и пр. для лиц, связанных с военной службой;
справка об освобождении и другие документы, оформленные органами внутренних дел РФ.

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. В случае ее отсутствия у лица, поступающего на работу впервые, работодатель обязан по письменному заявлению, составленным этим самым лицом, оформить все, как полагается.

Начиная с 1 января 2021 года в случае первого в жизни приема на работу действует новое правило для этого типа документов: новые работники получат только электронный вариант трудовой книжки.

Пакет дополнительных документов при приеме на работу

В соответствии с законодательством, наниматель имеет все основания потребовать от работника дополнительные документы, если у работы свои, отличительные особенности. Правда, такое требование должно ссылаться на нормативно-правовые акты Президента РФ, Правительства РФ и федеральное законодательство.

Список дополнительных документов находится в открытом доступе, и важно помнить, что требование любой дополнительной бумаги должно опираться на закон. Приступим к перечислению дополнительных документов при зачислении на работу.

Чтобы работать в тяжелых условиях на Севере за Полярным кругом, обязательно нужно показать работодателю медицинское заключение, которое поможет беспрепятственно трудоустроиться в такие места. Медицинская справка нужна тем, кто пойдет работать в заведения общепита или предприятия, связанные с использованием пищевых продуктов.

Роспотребнадзор требует в таком случае завести персональную санитарную книжку. Если прием на работу осуществляется в какую-нибудь организацию, где вы — будущий водитель транспортного средства, готовьте этот документ тоже.

Если на работу устраивается иностранный гражданин, то он должен предоставить работодателю патент (разрешение на работу), как временно пребывающий на территории страны, затем ВНЖ или РВП и медицинский полис.

Запрещено преступать закон, требуя в таком случае иные дополнительные документы, кроме вышеперечисленных — обязательных и дополнительных (в соответствии с Трудовым кодексом РФ).

На работу впервые в жизни

Если гражданин не был официально трудоустроен, то его первый работодатель вправе потребовать от него только удостоверение личности. Диплом и военный билет понадобятся только в тех случаях, когда работа требует специальной подготовки, а сам соискатель военнообязанный. Остальные документы работодатель оформит сотруднику после заключения трудового договора:

трудовая книжка – в течение 5 дней после трудоустройства;
СНИЛС – в течение нескольких недель, необходимых для выпуска карточки (до месяца).

ВАЖНО! Рекомендации по оформлению первичной трудовой книжки в 2020 г. от КонсультантПлюс доступны по ссылке.

Дополнительные документы в связи со спецификой работы

Некоторые специальности и должности, связанные с определенными законодательными требованиями, нуждаются в документальном подтверждении особенностей личности соискателя. ТК РФ и отдельные нормативные акты предусмотрели для таких профессий некоторую дополнительную документацию, которую вправе затребовать работодатель при трудоустройстве:

водительское удостоверение соответствующей категории (если работник устраивается на должность, предусматривающую вождение определенного вида транспорта);
медицинская книжка, которая необходима при занятии должности в педагогической, медицинской, торговой сферах, а также для работников общественного питания;
разрешение на работу, выданное Федеральной Миграционной службой – для граждан других государств, устраивающихся работать в России;
свежая справка о прохождении медицинского осмотра (по форме 086-У) об отсутствии противопоказаний для указанной профессиональной деятельности – для видов работы, связанных с опасностью для здоровья или в неблагоприятных условиях, а также для всех несовершеннолетних соискателей;
справка об отсутствии судимости и/или уголовного преследования (возможно, о реабилитации после такового) нужна для некоторых должностей, предусматривающих ограничения по этому признаку, например, для работы в судебной системе.

Этап 6. Издание приказа о приеме на работу (при желании)

С 22 ноября 2022 года действует новая редакция ч. 1 ст. 68 ТК РФ, которая делает издание приказа о приеме на работу правом, а не обязанностью работодателя.

Если работодатель принял решение о приеме работника без издания приказа, то при заполнении формы СЗВ-ТД в графах подраздела «Основание» ему нужно указывать реквизиты трудового договора.

Оформление сотрудника на временную работу

Есть несколько вариантов заключения трудовых отношений с работником:

по срочному трудовому договору — если работа носит сезонный характер, или сотрудник устраивается на время отсутствия основного работника (декретный отпуск, болезнь);
по бессрочному трудовому договору — если должность закреплена за конкретным лицом на неопределённое время;
по договору оказания услуг — если работа ограничена определённым объёмом или конкретной задачей.

В последнем случае порядок оформления на работу будет иным — здесь потребуется подписание гражданско-правового договора. Он не предполагает оформления трудовых отношений, заменяя их фактом оказания услуг. При его заключении указывается вид работ (услуг), срок их исполнения, порядок расчётов. При необходимости в договор можно внести дополнительные положения, закрепляющие требования к качеству и регламентирующие выплату неустойки при нарушениях.

Исполнитель не имеет право на оплачиваемый отпуск, выплату больничных и социальные льготы, положенные штатным работникам. В то же время, если работодатель уплачивает за него взносы в ФСС по травматизму, можно рассчитывать на получение компенсации при профзаболеваниях или несчастных случаях на производстве.

Нельзя подменять трудовые отношения договорами оказания услуг, если они носят регулярный и постоянный характер.

Последствия нарушений при приёме на работу

Как принять на работу сотрудника и при этом не столкнуться с санкциями? Ответ один — строго соблюдать требования ТК РФ. Законом предусмотрены существенные наказания за нарушение процедуры найма:

за привлечение к работе без оформления или неправильно оформления трудового договора — штраф от 10 до 20 тысяч на должностных лиц, от 5 до 10 тысяч на ИП; от 50 до 100 тысяч на организацию (пункт 4 статьи 5.27 КоАП РФ);
то же самое по отношению к иностранным гражданам и лицам без гражданства, не имеющих разрешения на работу, предусматривает штраф от 20 до 50 тысяч на должностных лиц, от 2 до 5 тысяч на ИП; от 250 до 800 тысяч на организацию (пункт 2 статьи 18.15 КоАП РФ);
за приём на работу бывшего государственного или муниципального служащего без уведомления его последнего работодателя — штраф от 10 до 20 тысяч на должностных лиц, от 2 до 4 тысяч на ИП; от 100 до 500 тысяч на организацию; последнему работодателю;
за не отправленный вовремя отчёт СЗВ-ТД — штраф от 300 до 500 рублей на должностных лиц (статья 15.33.2 КоАП РФ).

Если претендент решит, что отказ в приёме на работу произошёл по формальным признакам, или из-за неправильно оформленных документов, он может обратиться с иском в суд. Это грозит существенной потерей времени, финансовых средств и сил. Поэтому стоит обращать особое внимание на соблюдение правильности процедуры найма и причин вынесения отказа по работе.

Аутсорсинг «Моё дело — Бухобслуживание»

Команда из бухгалтера, юриста, кадровика и бизнес-ассистента возьмёт на себя всю рутину и общение с госорганами