Какие документы должен иметь работник при устройстве на работу

Содержание

Наконец-то новый сотрудник найден, условия работы и зарплаты обговорены. Осталось оформить кадровую документацию при приеме новичка на предприятие. Разберемся, каков порядок приема на работу и как оформить сотрудника без ошибок, чтобы избежать трудовых споров и штрафных санкций. Мы подготовили простой пошаговый алгоритм.

Основной закон, который регулирует порядок приема граждан на работу, — Трудовой кодекс РФ. Правила о трудоустройстве указаны в главе 11, а конкретная процедура оформления приема на работу — в ст. 68 ТК РФ .

Непосредственно порядок оформления приема сотрудника в организацию касается многих мероприятий: работы с документацией, составления трудового договора, внесения записей в трудовую книжку, отправки отчета ЕФС-1 и т. д. В соответствии с этим, каждое направление регулируют разные НПА, например:

утверждение форм первичной учетной документации — Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 ;
правила сообщения работодателем о заключении ТД или ГПХ с госслужащим — Постановление Правительства РФ № 29 от 21.01.2015 ;
порядок ведения трудовых книжек — Приказ Минтруда РФ № 320н от 19.05.2021;
электронные трудовые книжки (ЭТК) — ФЗ № 439 от 16.12.2019 ;
формы составления сведений о трудовой деятельности и порядок их заполнения — Постановление правления ПФ РФ № 245п от 31.10.2022 , Приказ Минтруда РФ № 713н от 10.11.2022 ;
правила делопроизводства в госорганах — Приказ Росархива № 71 от 22.05.2019 ;
порядок проведения медосмотров — Приказ Минздрава РФ от 28.01.2021 № 29Н;
регулирование трудовых отношений — Постановление Правительства РФ № 511 от 30.03.2022 , Постановление Правительства РФ № 1365 от 01.08.2022 и др.

Для сведения: что проверяет служба безопасности при приеме на работу

Алгоритм приема на работу

Чтобы не навлечь на компанию претензии со стороны контролирующих органов и сотрудника, надо соблюдать предусмотренный законом порядок трудоустройства. Есть два основных этапа:

Новый сотрудник предоставляет документы, необходимые для приема в компанию сотрудника.
Кадровая служба компании оформляет всю документацию.

Четкий алгоритм избавит кадровиков от неточностей при приеме сотрудника:

запросить у будущего сотрудника основные документы;
проверить, нет ли у него предусмотренных законом ограничений на выбранную вакансию;
выдать ему направление на медосмотр (если для конкретной работы это предусмотрено по закону);
дать сотруднику на подпись обязательные документы о соблюдении должностных обязанностей и трудового графика;
подписать трудовой договор;
издать приказ о приеме на работу (необязательно);
внести запись о приеме в организацию в трудовую книжку (если есть);
отправить отчет о приеме нового сотрудника в Соцфонд.

Возможны лишь некоторые изменения в процедуре приема сотрудника, в зависимости от направления деятельности и характера должности. Но основные шаги не меняются.

Получение рабочих документов при увольнении сотрудника

Документы при приёме на работу

Устраиваясь на работу, человек несет с собой не только багаж знаний, умений и надежд, но и определенные документальные подтверждения своей личности, компетентности и законопослушности. Проходя процедуру официального трудоустройства, нужно уделить внимание документальной стороне процесса. Законодательно предусмотрен определенный перечень документов, которые должны быть на руках у каждого соискателя при установлении трудовых отношений. На практике этот перечень обычно дополнительно расширяется за счет требований работодателя. Вопрос: Какие документы об образовании возможно потребовать при приеме на работу медицинского работника для проведения предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей?
Посмотреть ответ Рассмотрим, какие бумаги при заключении трудового договора обязательны, а относительно требования каких можно поспорить, и стоит ли это делать. Какие документы работодателю надо запросить при приеме на работу гражданина Киргизии?

Документ, удостоверяющий личность соискателя, например, паспорт. В законе допускается предоставление иных документов, удовлетворяющих той же цели, но не раскрывается, каких именно. На практике в качестве такого удостоверения могут служить документы, содержащие фотографию владельца и основные сведения о нем:
заграничный паспорт примут у иностранных граждан или нерезидентов России;
свидетельство о рождении, если по каким-либо причинам трудоустраивается ребенок до 14 лет;
военный билет – для военных начиная со звания прапорщика или мичмана;
удостоверение беженца – для людей, утративших документы в результате общественных катаклизмов, которые получили документ иммигранта путем ходатайства о признании беженцем;
справка об освобождении из мест заключения – если трудоустраивается работник, вышедший после тюремного срока;
свидетельство, что в России предъявителю предоставлено временное убежище;
водительские права в некоторых случаях могут заменить паспорт.

ВАЖНО! Из всего перечня указанных в ст. 65 ТК РФ документов только этот является безусловно необходимым при устройстве на работу. Его отсутствие – абсолютная причина для отказа в трудоустройстве. Все остальные документы могут потребоваться при определенных обстоятельствах, а иногда можно обойтись и без них.

Эксперты поясняют, почему работодатель не может отказать в трудоустройстве соискателю, если он предъявил удостоверение личности военнослужащего, а не военный билет.

это первое официальное трудоустройство гражданина;
человек устраивается на работу по совместительству;
трудовая книжка утеряна или повреждена.

СНИЛС ранее не оформлялся (человек официально нигде не работал);
карточка утрачена;
со времени выпуска карточки изменились персональные данные (фамилия).

ВАЖНО! Законодательство РФ запрещает требовать от устраивающегося на работу лица любые дополнительные документы.

На работу впервые в жизни

Если гражданин не был официально трудоустроен, то его первый работодатель вправе потребовать от него только удостоверение личности. Диплом и военный билет понадобятся только в тех случаях, когда работа требует специальной подготовки, а сам соискатель военнообязанный. Остальные документы работодатель оформит сотруднику после заключения трудового договора:

трудовая книжка – в течение 5 дней после трудоустройства;
СНИЛС – в течение нескольких недель, необходимых для выпуска карточки (до месяца).

ВАЖНО! Рекомендации по оформлению первичной трудовой книжки в 2020 г. от КонсультантПлюс доступны по ссылке.

Дополнительные документы в связи со спецификой работы

Некоторые специальности и должности, связанные с определенными законодательными требованиями, нуждаются в документальном подтверждении особенностей личности соискателя. ТК РФ и отдельные нормативные акты предусмотрели для таких профессий некоторую дополнительную документацию, которую вправе затребовать работодатель при трудоустройстве:

водительское удостоверение соответствующей категории (если работник устраивается на должность, предусматривающую вождение определенного вида транспорта);
медицинская книжка, которая необходима при занятии должности в педагогической, медицинской, торговой сферах, а также для работников общественного питания;
разрешение на работу, выданное Федеральной Миграционной службой – для граждан других государств, устраивающихся работать в России;
свежая справка о прохождении медицинского осмотра (по форме 086-У) об отсутствии противопоказаний для указанной профессиональной деятельности – для видов работы, связанных с опасностью для здоровья или в неблагоприятных условиях, а также для всех несовершеннолетних соискателей;
справка об отсутствии судимости и/или уголовного преследования (возможно, о реабилитации после такового) нужна для некоторых должностей, предусматривающих ограничения по этому признаку, например, для работы в судебной системе.

Работодатель может попросить

В списке необходимых документов не содержится прямых указаний на многие бумаги, которые часто приходится на практике предъявлять по просьбе работодателя. Безусловно, непредоставление этих документов не должно повлечь отказа в трудоустройстве, а если повлекло, то это можно оспорить через суд. Но стоит подумать, начинать ли сотрудничество с судебных разбирательств. Тем более, в большинстве случаев просьба работодателя о тех или иных документах необременительна для соискателя, а часто – в его собственных интересах. Что может быть в пакете документов для трудоустройства, кроме обязательных бумаг?

Заявление о приеме. Оно будет написано сотрудником при оформлении по установленному в организации образцу. Иногда достаточно просто заполнить и подписать типовой бланк со стандартными реквизитами:
Ф.И.О. и должность работодателя;
Ф.И.О. будущего сотрудника и его адрес;
заглавие документа – заявление;
просьба принять на определенную должность в том или ином структурном подразделении в конкретной организации;
особенности трудоустройства – неполный рабочий день, работа на ставку или ее долю, по совместительству, на определенный срок и др.;
подпись и расшифровка Ф.И.О.;
дата написания.

Заявление о приёме на работу будет подшито к личному делу сотрудника, которое оформят кадровики.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Формулировка должности, указанная в заявлении (как и впоследствии в трудовом договоре, трудовой книжке и других документах) должна дословно совпадать с указанной в штатном расписании.

Зачастую бывшие работодатели оформляют характеристику по такой форме.

справка о беременности;
удостоверение многодетной семьи;
справка о наличии малолетних детей или близких родственников-инвалидов;
справка о донорстве;
свидетельство о работе в зоне радиоактивного заражения;
государственные награды и т.п.

Часто необоснованно требуют

Законодательно запрещено при приеме на работу требовать документы, не предусмотренные нормативными актами РФ: Трудовым кодексом, федеральными законами, постановлениями Правительства и указами Президента. Естественно, что и отказывать кандидату на основании отсутствия таких документов неправомерно. Тем не менее, нередко работодатели настаивают на обязательном наличии и предоставлении при трудоустройстве:

ИНН – свидетельства регистрации гражданина как налогоплательщика;
постоянной регистрации (прописки) в том регионе, где расположена организация работодателя.

Пытаться настаивать на своих правах и пытаться бороться с системой или же согласиться на требования работодателя, в каждом отдельном случае человек решает сам.

Документы при приеме на работу: обязательные и дополнительные

Какие? Определенные документы при приеме на работу должен предоставить любой человек. Список таких бумаг не слишком велик. Более того, бегать по инстанциям и собирать их нет никакой нужды: как правило, они всегда при себе или спокойно лежат дома.

На что обратить внимание? При наличии специальных требований к будущему сотруднику работодатель в праве потребовать от него предоставления некоторых дополнительных документов. Но подобное требование не должно противоречить законодательству страны.

В статье рассказывается:

Обязательные документы при приеме на работу
Пакет дополнительных документов при приеме на работу
Перечень документов при приеме на работу по совместительству
Список документов при приеме иностранного гражданина на работу
Документы для реализации социальных и налоговых гарантий работника

Пройди тест и узнай, какая сфера тебе подходит:
айти, дизайн или маркетинг.
Бесплатно от Geekbrains

Обязательные документы при приеме на работу

Итак, соискатель с успехом прошел собеседование. К тому же в ходе беседы у обеих сторон не возникло никаких противоречий по вопросам, касающихся будущей работы, и они достигли договоренности. Первый этап пройден. Остался второй и заключительный – письменное оформление трудовых отношений.

Основанием возникновения этих отношений является трудовой или гражданско-правовой договор. При приеме на работу необходимо отнести в отдел кадров определенные документы, список которых приведен ниже.

Соискатель должен быть осведомлен о том, какие обязательные и дополнительные документы при устройстве на работу будущий начальник имеет все основания у него требовать, а какие — не полагается показывать.

В статье №65 ТК РФ представлен перечень обязательных документов при приеме на работу, предъявляемых будущим работником при заключении трудового договора. Формально его можно разбить на 2 категории.

В первой находятся самые важные документы, правила представления которых действует на всех людей, претендующих на какое-либо место; их может потребовать любой работодатель. Во второй — те, которые не обязательны к применению во всех случаях, но представленные работником с определенным социальным положением, или предъявляемые в случае необходимости с учетом специфики желаемой должности.

К первой категории принадлежат:

паспорт или любой другой документ, удостоверяющий личность;
трудовая книжка в бумажном виде или сведения о выполняемой им работе, переводе на другую работу, увольнении, если работник перешел на ее электронный вариант;
Уникальный номер индивидуального лицевого счета или попросту СНИЛС.

О СНИЛСе расскажем вам более подробно. В последние несколько лет многое изменилось. Соискателю ту самую карточку зеленого цвета предъявлять больше не нужно, потому что такой вид документов соответствующий территориальный орган — Пенсионный фонд РФ — уже попросту не производит. На смену пластиковому носителю пришел электронный номер.

С его помощью информация о физлице обрабатывается в специальном (персонифицированном) учете сведений о работнике. Его обязательно запросят при трудоустройстве. Форма АДИ-РЕГ выдается Пенсионным фондом, МФЦ, также на сайте gosuslugi.ru и удостоверяет, что человек прошел регистрацию в единой общероссийской информационной системе ПФР, и ему открыли личный электронный лицевой счет с уникальным и постоянным номером страхования.

Вся информация, которая находилась раньше в зеленой пластиковой карте, перешла на электронный носитель.

Пожалуй, еще существуют такие работники, у которых сохранился старый вид СНИЛСа. В этом случае нет нужды ничего менять или тратить свое время, получая обновленный документ. Прежние номера все еще действительны. Плохая новость: потерянный документ старого образца восстановить невозможно. Хорошая новость: если пластиковая карта утеряна навсегда, это не означает, что ее номер ждет та же участь.

Узнай, какие ИТ — профессии
входят в ТОП-30 с доходом
от 210 000 ₽/мес
Павел Симонов
Исполнительный директор Geekbrains

Команда GeekBrains совместно с международными специалистами по развитию карьеры подготовили материалы, которые помогут вам начать путь к профессии мечты.

Подборка содержит только самые востребованные и высокооплачиваемые специальности и направления в IT-сфере. 86% наших учеников с помощью данных материалов определились с карьерной целью на ближайшее будущее!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Павел Симонов
Исполнительный директор Geekbrains

Топ-30 самых востребованных и высокооплачиваемых профессий 2023

Поможет разобраться в актуальной ситуации на рынке труда

Подборка 50+ бесплатных нейросетей для упрощения работы и увеличения заработка

Только проверенные нейросети с доступом из России и свободным использованием

ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains

Список проверенных ресурсов реальных вакансий с доходом от 210 000 ₽

Получить подборку бесплатно
Уже скачали 26091

Он сохранился, но в электронном формате, и выдают его всего раз и всю оставшуюся жизнь. Вдобавок человек получит формуляр АДИ-РЕГ в качестве свидетельства тому, что он занесен в эту систему.

Но вернемся к нашей теме и бумагам из второй группы. К документам, которые требует наниматель в связи с неким особым статусом работника или особенностями будущей деятельности, относятся:

документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, которые подлежат призыву на военную службу;
документ об образовании (или) о квалификации или наличии знаний — при приеме на работу, где требуются особая подготовка;
справка об отсутствии судимости и (или) факта уголовного преследования уголовного производства в отношении работника по установленной форме (для привлечения к работе, исполнителями которой не могут быть граждане, имеющие судимость или прецедент уголовного преследования).

Некоторые из перечисленных позиций нуждаются в дополнительных комментариях.

Паспорт — это основной документ, удостоверяющий личность гражданина РФ. Иным удостоверением личности, кроме паспорта, может быть:

свидетельство о рождении — в случае оформления трудовых отношений с работником, не достигшим 14-летнего возраста;
иностранный паспорт для работников, являющихся гражданами других государств, временно пребывающих/проживающих на территории России;
военный билет, приписное свидетельство, паспорт моряка и пр. для лиц, связанных с военной службой;
справка об освобождении и другие документы, оформленные органами внутренних дел РФ.

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. В случае ее отсутствия у лица, поступающего на работу впервые, работодатель обязан по письменному заявлению, составленным этим самым лицом, оформить все, как полагается.

Начиная с 1 января 2021 года в случае первого в жизни приема на работу действует новое правило для этого типа документов: новые работники получат только электронный вариант трудовой книжки.

Пакет дополнительных документов при приеме на работу

В соответствии с законодательством, наниматель имеет все основания потребовать от работника дополнительные документы, если у работы свои, отличительные особенности. Правда, такое требование должно ссылаться на нормативно-правовые акты Президента РФ, Правительства РФ и федеральное законодательство.

Список дополнительных документов находится в открытом доступе, и важно помнить, что требование любой дополнительной бумаги должно опираться на закон. Приступим к перечислению дополнительных документов при зачислении на работу.

Чтобы работать в тяжелых условиях на Севере за Полярным кругом, обязательно нужно показать работодателю медицинское заключение, которое поможет беспрепятственно трудоустроиться в такие места. Медицинская справка нужна тем, кто пойдет работать в заведения общепита или предприятия, связанные с использованием пищевых продуктов.

Роспотребнадзор требует в таком случае завести персональную санитарную книжку. Если прием на работу осуществляется в какую-нибудь организацию, где вы — будущий водитель транспортного средства, готовьте этот документ тоже.

Если на работу устраивается иностранный гражданин, то он должен предоставить работодателю патент (разрешение на работу), как временно пребывающий на территории страны, затем ВНЖ или РВП и медицинский полис.

Запрещено преступать закон, требуя в таком случае иные дополнительные документы, кроме вышеперечисленных — обязательных и дополнительных (в соответствии с Трудовым кодексом РФ).

Работодатель может попросить

Заявление о приеме. Оно будет написано сотрудником при оформлении по установленному в организации образцу. Иногда достаточно просто заполнить и подписать типовой бланк со стандартными реквизитами:
Ф.И.О. и должность работодателя;
Ф.И.О. будущего сотрудника и его адрес;
заглавие документа – заявление;
просьба принять на определенную должность в том или ином структурном подразделении в конкретной организации;
особенности трудоустройства – неполный рабочий день, работа на ставку или ее долю, по совместительству, на определенный срок и др.;
подпись и расшифровка Ф.И.О.;
дата написания.

Заявление о приёме на работу будет подшито к личному делу сотрудника, которое оформят кадровики.

Зачастую бывшие работодатели оформляют характеристику по такой форме.

справка о беременности;
удостоверение многодетной семьи;
справка о наличии малолетних детей или близких родственников-инвалидов;
справка о донорстве;
свидетельство о работе в зоне радиоактивного заражения;
государственные награды и т.п.

Часто необоснованно требуют

ИНН – свидетельства регистрации гражданина как налогоплательщика;
постоянной регистрации (прописки) в том регионе, где расположена организация работодателя.

Прием работников

При приеме на работу в отделе кадров оформляется следующий пакет документов:

Работником пишется заявление о приеме на работу (является обязательным в некоторых случаях, например, при поступлении на государственную службу).
Работника под роспись должны ознакомить с правилами внутреннего распорядка, коллективным договором и иными локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью работника.
Составляется трудовой договор в письменной форме в двух экземплярах: одна копия хранится у работника, другая у работодателя. Каждый экземпляр подписывается обеими сторонами.
На основании трудового договора издается приказ о приеме на работу по форме Т-1. Работник должен быть под роспись ознакомлен с этим приказом в течение трех дней со дня его издания.
Вносятся сведения о работе в трудовую книжку сотрудника. Трудовая книжка хранится у работодателя (по основному месту работы) до момента увольнения сотрудника.
Заполняется личная карточка сотрудника по форме Т-2. В ней также должна стоять подпись сотрудника.
На основании приказа о приеме на работу в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.
Если сотрудник подлежит воинскому учету, необходимо направить сведения о приеме сотрудника в военный комиссариат.

Какие могут быть особенности при приеме на работу

В предыдущем разделе мы рассказали об общем порядке трудоустройства. Но в трудовом законодательстве есть особенности приема на отдельные виды работ или отдельных граждан. Рассказываем про несколько частных случаев.

Прием на подземные работы

Кандидат до заключения трудового договора должен пройти проверку знаний, чтобы доказать соответствие квалификационным требованиям (ст. 330.2 ТК РФ). Та проводится в формах тестирования или экзамена в комиссии на предприятии.

в течение 2 дней после приема заявления о приеме на подземные работы сообщить кандидату дату, время и место проверки знаний;
в течение 7 дней провести тестирование или экзамен.

Результат проверки знаний сообщается кандидату незамедлительно (п. 10 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 24.05.2012 № 506).

Прием на работу бывшего госслужащего

Работодатель должен сообщать о заключении трудового договора с бывшим государственным служащим по последнему месту его службы (ст. 64.1 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 21.01.2015 № 29). Это обязательно, если работник:

занимал должности, указанные в п. 1 Указа Президента РФ от 21.07.2010 № 925;
с момента его увольнения со службы прошло не более двух лет.

Сообщение направляется в течение 10 дней после заключения трудового договора. Требования к его содержанию и оформлению приведены в Правилах по Постановлению от 21.01.2015 № 29.

Прием временного работника

Трудовые договоры бывают срочные или заключенные на неопределенный срок. По общему правилу работодатель берет сотрудника на постоянную работу. Случаи, когда можно заключить срочный трудовой договор, приведены в ст. 59 ТК РФ. Она содержит закрытый перечень оснований, по которым сотрудника оформляют временно, а не постоянно.

Работодатели — субъекты малого предпринимательства с численностью до 35 человек, а в сфере торговли или бытового обслуживания — до 20 человек, могут заключать срочные трудовые договоры со всеми работниками.

В договоре с временным сотрудником нужно обязательно указывать срок действия, иначе он будет считаться постоянным (ст. 58 ТК РФ).

Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

Прием совместителя

Совместительство — это труд в свободное от основной работы время. Оно оформляется трудовым договором. Совместительство отличается от внутреннего совмещения, когда один работник выполняет трудовую функцию по нескольким должностям в одной организации в основное время.

Документы для трудоустройства:

паспорт;
документ об образовании, если к должности есть требования о специальной подготовке;
справка о характере и условиях труда по основному месту работы, если сотрудник принимается на место с опасными или вредными условиями труда;
разрешение уполномоченного органа юридического лица или собственника компании — основного работодателя, если по совместительству на должность руководителя принимается руководитель другой организации.

Совместителями могут быть только лица в возрасте с 18-ти лет. Еще одно ограничение связано с условиями труда. Работника нельзя принять по совместительству на рабочие места с 3 и 4 классом по результатам СОУТ, если по основному месту работы он занят в таких же условиях (ст. 282 ТК РФ).

Как оформить сотрудника: алгоритм приема на работу

Когда на вакансию выбран кандидат, проведено собеседование и уже есть договоренность о трудоустройстве, остается вопрос: как оформить сотрудника на работу.

Тот, кто принимает на работу нового сотрудника, должен оформить документы о трудовых отношениях.

Вот подробная инструкция по приему на работу.

Шаг 1. Запросить у работника документы

Что нужно при устройстве на работу со стороны нового сотрудника? В первую очередь, минимальный пакет документов. В него входят:

паспорт РФ или иной удостоверяющий личность документ (случай с иностранцами рассмотрим отдельно);
регистрация по месту пребывания;
СНИЛС;
документы об образовании: аттестаты, дипломы, свидетельства о курсах повышения квалификации, присвоении разряда и т.д.;
трудовая книжка в бумажной или электронной форме.

Для несовершеннолетних работников и специалистов некоторых профессий нужна медицинская книжка со свежим медосмотром. Военнообязанным потребуется предоставить соответствующие документы (военный билет). Кроме того, у кандидатов на некоторые должности могут запросить справку об отсутствии судимости либо отсутствии дисквалификации должностных лиц.

В некоторых случаях нужно будет иметь водительские права, справку о том, что не было наказаний за употребление психоактивных и наркотических веществ. Кроме того, некоторые работодатели в порядок оформления приема на работу включают предоставление индивидуального номера налогоплательщика (ИНН) работника. А жителям других стран понадобится еще дополнительный пакет документов – об этом мы расскажем дальше.

Шаг 2. Сотрудник пишет заявление о приеме на работу

Как принять сотрудника на работу? Для этого будущий работник должен подать на имя генерального директора предприятия соответствующее заявление. Оно может быть написано в свободной форме от руки, но проще заполнить готовый бланк. Документ могут подписать и другие ответственные лица, помимо директора.

Шаг 3. Работник проходит медосмотр

Схема приема на работу в некоторых предприятиях подразумевает прохождение медицинского осмотра и оформление медкнижки. Это касается персонала сфер общественного питания, образования, розничной торговли и т.д. Разрешение от медиков придется получить тем, кто устраивается в условия тяжелого и опасного труда: например, на подземные, аварийно-спасательные и пожарные работы и пр.

Сведения о врачебном осмотре могут как внести в личную медкнижку, так и оформить на отдельном бланке – в этом случае придется продублировать результаты в книжку. Для некоторых должностей потребуется заключение психиатра.

Шаг 4. Ознакомить работника с локальными актами

Оформление сотрудника на работу включает ознакомление его с локальными актами организации, которые касаются его непосредственной работы. В обязательный перечень входят:

регламент трудового распорядка предприятия;
инструкции по охране труда и пожарной безопасности;
стандарты оплаты за труд;
правила работы с персональными данными.

В некоторых компаниях в числе локальных внутренних актов могут оказаться коллективные договоры.

Шаг 5. Издать приказ о приеме на работу

Процедура приема на работу раньше содержала обязательное издание приказа о трудоустройстве, но с 2023 года это действие является рекомендательным. Тем не менее большинство работодателей по-прежнему оформляет этот документ, потому что он упрощает ведение внутренней отчетности. Если вы хотите сохранить этот этап, можете воспользоваться образцом и скачать бланки для заполнения.

Шаг 6. Заключить трудовой договор

Каким документом оформляется прием на работу? Закон устанавливает, что заключение трудового договора обязательно входит в общий порядок приема на работу. Данный документ составляется в двух экземплярах: для работодателя и для работника, он подписывается обеими сторонами.

Договор обычно содержит:

название должности, на которую принят сотрудник;
сведения об оплате труда: размер ставки, премий, надбавок и бонусов;
данные об испытательном сроке (если он есть);
должностные обязанности;
условия работы: график, количество рабочих часов и т.д.

В договор могут быть включены дополнительные сведения, указаны какие-то особые условия. Он может быть оформлен как на бумаге, так и в электронном виде – в этом случае его подписывают усиленными электронным подписями.

Шаг 7. Внести запись в трудовую книжку

Правильное заполнение трудовой книжки работника – обязанность работодателя.

Закон устанавливает, в какой срок после приема на работу необходимо внести запись в книжку – это пять рабочих дней. Если работник впервые трудоустраивается, книжку надо будет завести, и с 2021 года она может быть только в электронной форме. Даже при наличии обычной трудовой, некоторые работодатели предлагают сотруднику перейти на электронную, потому что это удобно.

Куда нужно сообщать о сотруднике

Если вы трудоустраиваете бывшего госслужащего, то порядок устройства на работу таких сотрудников включает обязательное извещение прежнего работодателя.

Данные о сотрудниках, которые числятся на воинском учете, в течение пяти дней (раньше закон давал на это две недели) передаются в военный комиссариат муниципалитета.

О персонале с иностранным гражданством необходимо уведомить органы МВД России.

Процедура оформления на работу – это также направление информации о сотрудниках в Социальный фонд России, объединивший Фонд соцстрахования и Пенсионный фонд.

Нюансы приема на работу отдельных категорий граждан

Прием работника на работу может включать особые этапы для отдельных категорий трудящихся.

Прием на работу иностранных граждан

Порядок приема на работу иностранцев или рабочей силы без гражданства налагает дополнительные обязательства на работодателя.

В течение трех дней необходимо уведомить органы МВД о заключении трудового договора с такими работниками.
Документы об образовании иностранцев требуется перевести на русский язык и верифицировать.
Работник должен предоставить документы о законности своего пребывания в нашей стране. Если их нет, то рискует не только приезжий, но и работодатель, которого могут привлечь к ответственности за трудоустройство нелегалов.

Стоит добавить, что ряд профессий и сфер деятельности доступен только гражданам России. Этот список устанавливается государством и субъектами, поэтому в разных регионах он отличается.

Оформление тех, кто устраивается на работу впервые

Как принять человека на работу, если это его первое место? С 2021 года сотрудникам, устраивающимся на работу впервые, заводят только электронные трудовые книжки. В остальном этапы устройства на работу новичков не отличаются от стандартного порядка. Если новый работник не имеет СНИЛС, предприятие должно подать заявку на его оформление в Социальный фонд.

Прием на работу бывшего госслужащего

Порядок оформления на работу человека, который не ранее чем за два года до этого трудоустройства был на государственной службе, требует уведомить бывшего работодателя. То есть новый наниматель должен сообщить о приеме экс-госслужащего в течение десяти дней на его прежнее место работы.

Прием временного работника

Правила приема на работу временного сотрудника устанавливают заключение срочного трудового договора. Данный прием на работу (оформление временных трудовых отношений) возможен только в некоторых, установленных законом случаях. К ним относятся:

работы сроком менее двух месяцев;
сезонный труд;
работы за рамками обычных обязанностей;
командировки за рубеж;
общественные работы и альтернативная служба;
деятельность в рамках расширения производства;
стажировка;
деятельность избирательных органов.

Кроме того, срочный договор абсолютно со всем персоналом имеют право заключать организации малого предпринимательства, в штате которых не более 35 работников (в сферах розницы и бытовых услуг – до 20 сотрудников).

Вот пример оформления срочного трудового договора.

Вы можете скачать бланк срочного трудового договора для заполнения.

Прием сотрудника по совместительству

Прием сотрудника на работу по совместительству – то есть на вторую или даже третью работу – также оформляется трудовым договором. Порядок принятия на работу и перечень документов стандартный – такой же, как и по основному месту трудоустройства.

Однако для совместителей есть несколько ограничений:

несовершеннолетние не могут работать по совместительству;
руководители не могут занимать аналогичные должности на других предприятиях без письменного разрешения основного работодателя;
занятые на вредных и опасных производствах (3 и 4 класс) не могут получить вторую работу в таких же условиях.

Вот заполненный образец договора приема работника по совместительству, а также бланк трудового договора совместителя для скачивания и самостоятельного заполнения.

Возрастные ограничения при трудоустройстве

Условия приема на работу несовершеннолетних и специалистов до 20 лет мы уже подробно разобрали. Остается вопрос об оформлении пожилых работников. Отказать соискателю предпенсионного возраста можно только в случае, если он не подходит объективным причинам, деловым качествам. Сам факт достижения такого возраста – не основание для отказа в трудоустройстве.

Как проверить соискателя на благонадежность

Принятие на работу нового сотрудника – ответственное дело. Благонадежность будущего коллеги особенно важна, если речь идет о должностях, связанных с материальной ответственностью или руководящими постами. Требования к сотруднику при приеме на работу в этом случае особенно строги.

Необходимо убедиться в том, что одним из ключевых специалистов вашей организации станет порядочный человек, не имеющий судимостей, профессиональных дисквалификаций, неуплаченных штрафов, алиментов или текущих исполнительных производств. Человек с подобным прошлым может действовать в личных интересах и в ущерб компании, чтобы справиться со своими долгами. Поэтому процесс приема на работу таких специалистов обязательно проводится с участием службы безопасности предприятия. Если в вашей организации ее нет, можно легко и быстро оценить благонадежность соискателя с помощью автоматизированного онлайн-сервиса проверки соискателей и сотрудников от CheckPerson. Эта мера предосторожности сделает прием персонала менее рискованным.

Оставьте заявку на демо-доступ, чтобы оценить полноту отчетов и получите две бесплатные тестовые проверки, которые позволят убедиться в достоверности данных. Вы сможете проверить действительность документов, кредитный рейтинг, наличие исполнительных производств в отношении кандидата и многое другое. Сотрудники техподдержки помогут выбрать пакет, идеально подходящий под запросы вашей компании.